12 BUENAS PRÁCTICAS EN FORMACIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD EN SU ORGANIZACIÓN

Aplicar buenas prácticas en formación de gestión de calidad es clave para mejorar la capacitación de los empleados y crear una cultura organizacional de calidad y excelencia que propicie el crecimiento y solidez de las organizaciones.

Por ello, vamos a ver, 12 de estas buenas prácticas en formación de gestión de calidad que le pueden ser de utilidad en su organización. Para mayor comprensión sobre la forma y el momento de aplicarlas, las hemos dividido en tres etapas: requisitos de entrenamiento, pruebas de procesos y evaluación del desarrollo.

Buenas prácticas en formación de gestión de calidad – Requisitos de entrenamiento

1. Identificar las causas comunes de los problemas específicos que afectan la calidad y la seguridad en la organización, creando objetivos en lo relativo a costos, calidad, seguridad y capacitación.
2. Elaborar los desgloses del flujo de trabajo de la oficina junto con los empleados para ayudar a identificar los cuellos de botella que podrían abordarse posteriormente en el programa de capacitación.
3. Determinar las brechas organizativas que deben abordarse para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad y alcanzar la certificación ISO 9001: 2015.

Buenas prácticas en formación de gestión de calidad – Pruebas de procesos

En cuanto a los entrenadores

1. Contratar especialistas para capacitar y evaluar a los miembros clave del equipo seleccionados para roles de capacitación.
2. Ofrecer los recursos requeridos para asegurar el trabajo exitoso de los capacitadores, incluyendo cursos y materiales de capacitación, además de una evaluación periódica por parte de un tercero.

En cuanto a los Aprendices

1. Evaluar la tarea clave realizada por el empleado a través de demostraciones de habilidades, evaluaciones y revisiones.
2. Limitar el número de horas de capacitación que se espera que los empleados realicen para garantizar mayores tasas de retención de conocimientos.
3. Evaluar el 25% de los alumnos una vez que se completa el entrenamiento (cualquier tasa más alta de evaluación, se convertirá en falta de tiempo y de recursos). Tratar de obtener una tasa de aprobación del 90%.
4. Analizar y documentar las causas principales en los casos en que las tasas de aprobación sean inferiores al 75% y, a continuación, tomar acciones de mejora (CAPA).

Buenas prácticas de formación de gestión de calidad – Evaluación del desarrollo

1. Comparar todos los resultados de las evaluaciones y documentarlos en una ubicación centralizada, incluyendo los registros de los empleados. Esto facilitará el desarrollo continuo de la capacitación y permitirá una auditoría, sí es que se precisa en un futuro. 
2. Capacitar a un número adecuado de auditores internos para el tamaño de la organización. Tratar de contar con el 10% del número total de empleados, es decir, para una organización con 50 empleados, entrenar al menos a 5 auditores.
3. Ocupar los roles de auditores con personas que hayan demostrado excelentes habilidades y que cuenten con una hoja de vida intachable.

Considere implementar una herramienta informática para gestionar el Sistema de Gestión de la Calidad(QMS) que ofrezca una solución digital totalmente integrada para crear una cultura de calidad y una amplia gama de módulos de capacitación.

Otras recomendaciones sobre la formación de gestión de calidad

• Identificar cualquier problema de calidad dentro de los procesos de trabajo de su empresa primero, antes de crear un esquema de entrenamiento efectivo.
• Asegurar que los entrenadores están a la altura de la tarea. No permita que el término “el ciego guiando a los ciegos” se convierta en el lema extraoficial de su plan de entrenamiento.
• Adecuar el volumen de sesiones de formación y la modalidad (online por ejemplo es una opción con mayor flexibilidad) al nivel de formación previa y experiencia de los empleados, de forma que a medida que cuentan con mayor experiencia y días de trabajo acumulados son capaces de retener una mayor conocimiento. 
• Considerar la posibilidad de introducir una plataforma QMS para ayudar a crear un programa de entrenamiento coordinado, confiable, continuo y sostenible.

Al establecer procesos efectivos al comienzo de su programa de capacitación, el tiempo y los recursos necesarios para crear prácticas de trabajo que cumplan con la norma ISO 9001, su organización tendrá mayores posibilidades de éxito y el resultado final pagará dividendos en el futuro.

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