SISTEMAS INTEGRADOS: QUÉ ES EL ANEXO SL DE ISO?

Cada vez son más las organizaciones que abordan la gestión de determinadas áreas mediante la aplicación de normas internacionales ISO. 

La calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo son algunas de las áreas de gestión en las que fácil y rápidamente se pueden implantar este tipo de normas internacionales como la ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Aunque las normas ISO más utilizadas se corresponden con las áreas anteriormente mencionadas, no podemos olvidar que existen muchas normas relacionadas con la seguridad de la información (ISO 27001), seguridad e inocuidad alimentaria (ISO 22000), gestión energética (ISO 50001), gestión documental (ISO 30301), etc.

Estas normas tienen fundamentos de gestión comunes, por ejemplo todas ellas contemplan la orientación a satisfacer las partes interesadas, la filosofía de mejora continua según el ciclo PDCA y el enfoque basado en procesos. Asimismo son normas con requisitos análogos y estructuras comunes. En Julio del año 2013, ISO finalizó sus trabajos para proporcionar en sus normas una estructura idéntica, con términos y definiciones comunes para las normas de sistemas de gestión del futuro a través del Anexo SL. El Anexo SL es un documento de la ISO elaborado para simplificar la creación de nuevas normas, y hace posible que la implementación de estándares múltiples (sistemas integrados) dentro de una organización sea más fácil.

El Anexo SL sustituye a la Guía ISO 83, que proporcionaba una estructura de base y un texto normalizado para los estándares de sistemas de gestión. Los usuarios de las normas transmitieron a ISO una serie de quejas derivadas del proceso de integración actual de varios sistemas de gestión (SIG) como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001. Si bien estas normas tienen elementos comunes, están descritos y organizados de una manera diferente, por lo que es difícil para las organizaciones implementar múltiples estándares. Este documento es un producto desarrollado por un comité integrado por diferentes jefes y secretarios de los Comités Técnicos de las normas de gestión.

El Technical Management Board (TMB) estableció este comité y se denominó Joint Techical Coordination Group (JTCG). Entre las principales tareas del JTCG destacamos la de garantizar que las aportaciones de los distintos comités técnicos asociados con cada estándar se representan en el sistema de gestión resultante de un área determinada (es decir, el medio ambiente, seguridad de la información, etc).

El Anexo SL armoniza la estructura, el texto y los términos y definiciones de las normas ISO.

La estructura de alto nivel del Anexo SL está conformada por 10 cláusulas: 

Cláusula 1: Ámbito de aplicación.

Cláusula 2: Referencias normativas.

Cláusula 3: Términos y definiciones.

Cláusula 4: Contexto de la organización.

Cláusula 5: Liderazgo.

Cláusula 6: Planificación.

Cláusula 7: Soporte.

Cláusula 8: Funcionamiento.

Cláusula 9: Evaluación del desempeño.

Cláusula 10: Mejora.

Los objetivos que persigue ISO con esta estructura son:

• Garantizar la coherencia entre las futuras y actuales normas de sistemas de gestión.
• Favorecer la integración de sistemas de gestión.
• Facilitar a los usuarios la comprensión y entendimiento de las normas de gestión.

ISO ha publicado en los últimos años muchísimas normas relacionadas con los sistemas de gestión en temas que van desde la calidad y el medio ambiente a la seguridad de la información, gestión de la continuidad del negocio o la gestión de documentos. A pesar de compartir elementos comunes, estas normas vienen en muchas formas y estructuras diferentes. Esto, a su vez, da lugar a cierta confusión y dificultades en la etapa de implementación.

En las siguientes figuras podemos observar las similitudes entre los diferentes modelos de gestión de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud en el trabajo:

Todos los comités técnicos encargados del desarrollo de las normas de sistemas de gestión, tienen que seguir el Anexo SL. El Anexo SL armoniza la estructura, el texto y los términos y definiciones, dejando a los creadores de las normas la flexibilidad requerida para integrar los aspectos técnicos específicos y requisitos pertinentes.

ISO renueva en cierta manera los sistemas de gestión con nuevos conceptos enfocados a la Calidad Total y Excelencia a través del Anexo SL tales como la participación de todas las partes interesadas, el enfoque hacia empresas de servicios, la gestión del riesgo o la introducción de la tecnología. 

Se han determinado igualmente una serie de definiciones idénticas para todas las normas de gestión:

• Organización
• Partes interesadas (término preferido)
• Stakeholder (término admitido)
• Requisito
• Sistema de gestión
• Alta dirección
• Eficacia
• Política
• Objetivo
• Riesgo
• Competencia
• Información documentada
• Proceso
• Rendimiento
• Externalizar
• Monitoreo
• Medición
• Conformidad
• No Conformidad
• Corrección
• Acción correctiva
• Mejora continua

Además se establecen textos totalmente idénticos entre unas normas y otras en aspectos similares como el liderazgo. Un ejemplo de texto idéntico se expresa a continuación: “La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para las funciones relevantes se asignan y comunicadas dentro de la organización”. El nuevo Anexo SL algunos trae consigo una serie de cambios entre los que destacamos:

• El cambio de documentos y registros por el concepto de “Información documentada”.
• Se incluye el uso amplio del concepto de “riesgo” y la necesidad de comprender el riesgo en el contexto del sistema de gestión.

Anexo SL ayudará a cualquier organización a la hora de integrar sistemas, permitiendo un considerable ahorro de tiempo y costos. Ya sabemos que las normas como la ISO 9001 y la ISO 14001 tienen intenciones similares pero diferentes estructuras, texto y terminología, lo que hace que actualmente sea más complicado de implementar en conjunto.

El Anexo SL ayuda a las organizaciones a integrar sistemas, permitiendo un ahorro de tiempo y costos.

Si bien ya existen diferentes metodologías para integrar sistemas de gestión normalizados, como la integración a través de los puntos de las normas, el enfoque sistémico o el enfoque de calidad total, es necesario agilizar el proceso de implementación, mantenimiento y certificación de estándares múltiples. Desde su publicación, en unos dos / tres años, todas las normas de gestión existentes deben de armonizarse bajo el Anexo SL. 

Las nuevas normas de sistemas de gestión que se están publicando ya lo están haciendo bajo este formato, así como las normas que actualmente se están revisando como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 que pasa a ser ISO 45001.

Diversas plataformas tecnológicas del mercado facilitan la implantación y el seguimiento de los sistemas de gestión integrados a través de su sistema tecnológico de automatización. Además favorece el acceso a la documentación de forma rápida, permaneciendo centralizada y ordenada.

Tomado de: https://www.isotools.us/