martes, 24 de octubre de 2017

HASTA CUÁNDO ES EL PLAZO PARA LA TRANSICIÓN A LA NUEVA ISO 9001:2015

El pasado mes de marzo de 2017 se dejaron de emitir nuevos certificados ISO conforme a las ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004. 
Desde ese momento las empresas con  Sistemas de Gestión que se enfrenten por primera vez a la auditoría de certificación lo hacen bajo las versiones de la norma ISO 9001:2015 e ISO 14001 2015.

Por otro lado, aquellos Sistemas de Gestión que ya estén certificados en las versiones anteriores de estas normas tienen de plazo hasta septiembre de 2018 para pasarse a la nueva versión.

Migración normas ISO (Transición)

La migración a las nuevas certificaciones tienen que ser efectivas antes de septiembre del año 2018, se dio un plazo de 3 años desde la publicación de las normas. Durante este período conviven diferentes certificaciones, pero en marzo de 2017 es la fecha señalada a partir de la cual sólo se hacen auditorías iniciales bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Para las empresas con sistemas ya certificados, las auditorías de seguimiento siempre se encuentran bajo la versión de la norma en la que se han emitido los certificados, teniendo presente que todos los certificados de las versión 2008 de calidad y 2004 de medio ambiente que pierden su validez en septiembre de 2018.

Las empresas y organizaciones deben tratar de adecuar sus sistemas a los últimos requisitos lo antes posible, ya que las auditorías de recertificación que se han llevado a cabo en el año 2016, si se realizan para las anteriores versiones, perderán su vigencia antes de los tres años habituales, es decir, en septiembre de 2018.

Lo más importante es tener claros todos los plazos con los que cuenta la empresa y planificar la transición para que no nos caduque el certificado y en el último momento nos encontremos con problemas para poder llevar a cabo la auditoría de certificación bajo las nuevas normas ISO.

Nueva norma ISO 9001 2015

El 15 de septiembre de 2015 se publicó la norma ISO 9001:2015. En ese momento se comunicó que existían tres años para realizar la transición de la norma ISO 9001 2008 a la norma ISO 9001 2015.

Las organizaciones han buscado retardar lo máximo posible su certificación en la norma ISO 9001:2008, aunque todavía disponen de tiempo suficiente para realizar la transición a la nueva ISO 9001:2015. Sus certificaciones les aclara hasta cuándo están válidas.

Un fenómeno que siempre ha estado presente en nuestra cultura es la decisión de posponer y dejar todo para el final. Existe una confianza ciega de que las empresas van a obtener la certificación antes de que llegue septiembre de 2018, la mayor parte de las organización quieren comenzar a trabajar en su transición.

Lo que desconocen algunas empresas, es que el 15 de septiembre no es la fecha límite para solicitar la auditoría de transición sino es la fecha de vencimiento de todo certificado ISO 9001:2008.


Desde el 15 de septiembre se vuelven inválidos todos los certificados bajo la norma ISO 9001:2008. Una organización inteligente y previsora, opta por trabajar desde mucho antes. Las certificadoras sugieren que la auditoría pueda tener lugar al menos 2 meses antes de este límite, para contar con tiempo suficiente para hacer los ajustes y mejoras del caso.

¿Pueden retirar el certificado ISO de la empresa?

Las empresas que no prevén lo anterior, corren el riesgo de que se les retire el certificado y queden en un pase en lo que se regulariza la situación. Esto sucedió en 2003, cuando se cumplió con la fecha límite para la transición a la norma ISO 9001:2000.

Hasta hace un tiempo ha existido poco interés por la norma ISO 9001:2015 dentro del ambiente empresarial, aunque en este momento se cuenta con avalancha de solicitudes tanto de consultoría como de auditoría para realizar la migración a la nueva ISO 9001:2015.

Durante el 2016, se mantuvo en un nivel muy conservador el flujo de organizaciones que buscan la implementación de la norma ISO 9001:2015 y que nunca lo habían hecho. Las empresas que menos se preocupan durante la migración son las que ya se encuentran certificadas bajo la norma ISO 9001:2008. Los organismos certificadores, aguardan y preparan planes de contingencia para prepararse ante la avalancha de solicitudes que fluirá a finales de 2017, solicitando la migración. Si su empresa cuenta con certificado en ISO 9001:2008 y su certificado caduca a mediados de 2017, deberían haber comenzado con la migración.

Cuando nos hacemos la pregunta de hasta cuándo tenemos que llevar a cabo la transición a la versión 2015, es necesario que nos preguntemos cuándo vence su certificado. Si se certificó hace poco, debe comenzar ya. Si se acaba de certificar en la versión de 2008, ya podía haber comenzado a implementar la norma ISO 9001:2015, no piense que tiene hasta septiembre. En julio de 2017 debía haber pasado la auditoría de migración.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ohsas 18001, y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://www.eqssa.com

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CÓMO IDENTIFICAR LOS PROCESOS EN ISO 9001:2015?

La identificación de los procesos según la norma ISO 9001 2015 es una actividad que tiene una gran importancia y relevancia durante la implantación.
Toda la información sobre los procesos debe ser registrada y guardada según establece el apartado 4.4 de la norma ISO 9001 2015:

4.4 En la medida en que sea necesario, la organización debe:

a) Mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos.

b) Conservar la información documentada para tener confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.

¿Qué es un proceso en ISO 9001 2015?

Podemos poner un ejemplo, como puede ser un postre. Es necesario que se compre la materia prima a los proveedores, es decir, los ingredientes para realizar el postre: harina, huevos, nata, etc. después se requieren ciertas herramientas como pueden ser varillas, nevera, etc. además es necesario contar con una persona que se encargue de realizar el postre, es necesario que esta persona sea feliz realizando su trabajo.

En medio de este proceso se encuentran las actividades necesarias para elaborar dicho postre y como resultado final, el postre como tal. Este puede ser un buen ejemplo de proceso.

Según la norma ISO 9001 2015, un proceso es un conjunto de actividades que se encuentran relacionadas o interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en los resultados.

¿Qué puntos hay tener en cuenta para determinar los procesos en ISO 9001 2015?

  • Identificar las entradas necesarias y salidas de cada uno de los procesos de tu organización.
  • Determinar las secuencias e interacción de todas las actividades.
  • Establecer y aplicar los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y el control.
  • Reconocer cuáles son los recursos necesarios.
  • Abordar los riesgos y oportunidades de cada proceso.
  • Definir los indicadores correctos para determinar que el proceso logra los resultados esperados.
  • Implementar los cambios necesarios para asegurar que los procesos se llevan a cabo con éxito.
  • Mantener la información documentada.
  • Conservar la información documentada para utilizarla de apoyo durante la realización de las operaciones en los procesos
Tipos de procesos:

Procesos estratégicos

Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus políticas y estrategias.
Se encuentran en relación directa con la misión/visión de la empresa.
Se debe involucrar al personal de primer nivel de la empresa.


Procesos operativos

Son procesos que facilitan la generación del producto o servicio que se entrega al cliente, por lo que deben incidir de forma directa en la satisfacción del cliente final.

Los procesos operativos también reciben el nombre de procesos clave.

Procesos de soporte

Apoyan los procesos operativos. Sus clientes son internos.

Pueden ser el control de calidad, la selección de personal, la formación del personal, las compras, etc.

Los procesos de soporte también reciben el nombre de procesos de apoyo.

Cómo documentar los procesos para ISO 9001 2015

Si quieres comenzar a documentar un proceso en ISO 9001 2015 te recomiendo sin lugar a dudas las entrevistas personales.

Como paso previo se deben identificar los procesos. Aunque se disponga de los documentos que cumplan con los requisitos esenciales para interactuar con las personas de la organización con el fin de detectar y cubrir las necesidades reales y saber cómo trabajan en el día a día.

Todas las organizaciones deben poseer un sistema de gestión natural, con el que hacer las cosas aunque no se encuentren documentadas. Las entrevistas personales nos harán descubrir si este sistema natural se encuentra en funcionamiento para después alinearlo con todos los requisitos de la norma ISO 9001 2015.

Las personas poseen habilidades, conocimiento y prácticas que debemos intentar documentar ya que afectan al buen desempeño del proceso:

  • Generamos una base sólida de conocimientos documentados que serán la clave para la formación de otros empleados.
  • Las buenas prácticas se pueden repetir y reproducir, es decir, el proceso está controlado.
Cuando queremos implementar un sistema de calidad siempre nos encontramos con una resistencia. Es importante conocer cómo se debe gestionar dicha resistencia.

Para evitar la aparición fortuita de esta resistencia se pueden contemplar las siguientes consideraciones:

  • Realiza las entrevistas con las personas adecuadas.
  • Muchas veces tienes a su superior disponible pero lo que necesitamos saber es cómo se hacen las cosas y el conocimiento y acciones de mejora.
  • Cuando sea práctico realiza la entrevista en el mismo puesto de trabajo, que te enseñen cómo hacen las cosas, sobre todo en procesos productivos.
  • Cuando empieces la entrevista dile cuál es el objetivo de la misma y coméntale que tomarás notas en todo momento.
  • Pídeles que te describan sus tareas, qué herramientas utilizan, etc.
  • Anímales a que te cuenten cuáles son sus mayores problemas.
  • Seguro que tienen alguna propuesta o idea de mejora, pídeles que las compartan contigo.
No se trata de un requisito obligatorio de la norma ISO 9001 2015 pero es de gran ayuda a la hora de trabajar para elaborar la información documentada. Es recomendable que el registro cuente con los siguientes datos:
  • Nombre del proceso
  • Persona entrevistada
  • Herramientas que utiliza o necesita
  • Descripción de las tareas que realiza
  • Problemas
  • Mejoras
  • Documentación de apoyo.
Tomado de: https://www.isotools.org