martes, 6 de noviembre de 2018

APLICACIÓN DEL MÉTODO DE LAS 5’S EN LAS EMPRESAS

El método de las 5's puede parecer sencillo y excesivamente lógico, pero se trata de la base sobre la que sustenta la mejora continua.

La técnica o método de las 5's comenzó a aplicarse en Japón y su denominación proviene de las cinco iniciales de los diferentes pasos de su implantación, es decir, seiri, seiton, seisou, seiketsu y shitsuke.

Su objetivo es ayudar a alcanzar un entorno de trabajo seguro, limpio y organizado que incida de forma positiva en el desarrollo de las diversas tareas, así como que colabore en la mejora de la eficiencia y en el aumento de la calidad de los productos y/o servicios.

Si nos acercamos de una forma superficial a esta técnica podemos llevarnos la falsa idea de que es insignificante y que su valor no es muy relevante ya que es demasiado lógica, pero no puede estar más lejos de la realidad.

Por esta razón en este post vamos a exponer la importancia y la relevancia de esta técnica para la correcta evolución de las empresas y para el afianzamiento y eficacia de la mejora continua.

Método de las 5's: Derribando un mito.
Las tres primeras etapas del método de las 5's se basan en organizar, ordenar y limpiar, aspectos básicos y simples pero altamente efectivos.
En numerosas ocasiones, a la hora de plantear la implantación de esta herramienta nos encontramos con una clara resistencia que no viene asentada en su complejidad, sino todo lo contrario, en su simpleza. Y es que durante las tres primeras etapas de implantación de esta técnica los objetivos se centran en organizar, ordenar y limpiar. Es en este pensamiento tan lógico donde muchas empresas expresan su reticencia y no se dan cuenta de su relevancia hasta que no ven el cambio que se produce al seguirlas, implantarlas y convertirlas en puntos a seguir por toda la organización.

Pensemos un momento para verlo de una forma clara. Solo tenemos que ponernos en la situación de un lugar de trabajo cualquiera, ya que no hay distinciones entre el sector de actividad, localización, etc., en el que a la hora de encontrar un documento se convierta en una tarea titánica, o donde a la hora de seleccionar la materia prima con la que trabajar tengamos que revisar todo el material del almacén uno por uno para poder determinar cuál es material de desecho, producto defectuoso o materia prima adecuada, o donde no existan zonas específicas para guardar el material, desecharlo y que cada trabajador lo colocara según mejor le pareciera a él o mejor se organizará personalmente.

Esta situación es un caos que dificulta el trabajo, convirtiéndolo en una tarea que necesita más tiempo para poder hacerlo y en el que los errores no podrán ser fácilmente localizables hasta que está finalizado el proceso y, por lo tanto, no podrán establecerse medidas para remediarlo, etc.

Cuando lo vemos de esta forma resulta lógico que se adopten medidas para ordenar, organizar y limpiar el espacio, de la misma forma que lo haríamos en la vida diaria, ya que con ello no solamente mejoramos la actividad y realizamos una gestión eficiente de los recursos de que se dispone, si no que a la vez se aumenta la seguridad y se disminuyen los riesgos de accidentes laborales. Es aquí donde entra en juego la técnica o método de las 5's que comentamos en este post.

Método de las 5's: la herramienta incomprendida.
El método de las 5's se basa en los siguientes pasos: seiri (organización); seiton (orden); seisou (limpieza); seiketsu (control visual) y shitsuke (disciplina).
Y es que el método de las 5's es la herramienta incomprendida ya que, como he comentado anteriormente, muchas empresas infravaloran el valor de esta herramienta y consideran que algo tan lógico y sencillo no les aporta nada, aunque para muchas sería una mejora significativa al aportarles unos parámetros a seguir y unos cambios muy relevantes en la calidad del trabajo, seguridad y aumento de la eficiencia en la gestión.

Para comprender un poco mejor como funciona el método de las 5's debemos entender o traducir las cinco palabras e etapas que forman la denominación de este método. De esta forma, seiri es organización, seiton significa orden, seisou es limpieza, seiketsu se define  como control visual y, finalmente, shitsuke es disciplina.


Esta técnica basada en estos 5 pasos ha cobrado mucha relevancia en las empresas occidentales, aunque todavía es ignorada por algunas empresas, gracias a que no es muy complicada su aplicación, no requiere disponer de conocimientos muy técnicos por lo que es fácilmente entendido por todas las personas de la organización.

Supone un bajo coste para implantarlo y permite que se alcancen resultados espectaculares gracias a que se consigue un ahorro de costes, una gestión altamente eficaz de los recursos, se reducen de forma drástica los accidentes, se mejora el clima laboral de la empresa y se produce, a la vez, un aumento de la motivación del personal al encontrarse más a gusto en su lugar de trabajo.

Además, por último, repercute positivamente en el resultado final del producto y/o servicio al aumentar su calidad y mejorar el tiempo necesario para la producción o realización de este.

De esta forma, el método de las 5's se convierte en una filosofía de trabajo y gestión de los negocios que va a reportar grandes cambios como la eliminación de la tendencia a acumular recursos no necesarios o inservibles, es decir, el llamado pensamiento de “por si acaso”, o el mantenimiento del orden y limpieza adecuado, además de que va a permitir que el personal se involucre activamente y propicie una búsqueda activa de mejoras de forma continua.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

ISO 50001: EFICIENCIA ENERGÉTICA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA


La ISO 50001 permite realizar un buena gestión de la energía y de su eficiencia en la administración pública.
En la norma ISO50001 se incluyen los procesos a cumplir por las organizaciones para asegurar un buen uso de la energía, ejecución de planes, objetivos e indicadores de eficiencia energética. El objetivo final de su implementación es la conseguir reducir el consumo energético además de detectar las oportunidades que permitan realizar un mejor uso de la energía y en definitiva de su rendimiento.

En el sector público, sus organizaciones pueden adoptar medidas que permitan alcanzar ahorros energéticos:
  • Planes de optimización energética: Se trata de establecer una planificación de las inversiones de la organización pública, identificando y adoptando medidas de ahorro.
  • Edificios públicos: Deben ser construidos o rehabilitados para convertirse en edificios eficientes en los que se hace uso de dispositivos y equipos con una alta eficiencia energética. Sera necesario realizar un buen mantenimiento, de esta forma aseguraremos la eficiencia energética a largo plazo.
  • Alumbrado y señalización eficiente: En el sector público la iluminación es uno de los mayores gastos económicos, por ello se deben utilizar dispositivos que garanticen ahorros del 40% como los equipos reguladores de tecnología led o lámparas eficientes de vapor de sodio.
  • Transporte y movilidad: Las administraciones públicas suelen contar con una gran flota de vehículos que suponen un elevado gasto energético, será imprescindible fomentar la conducción eficiente o incluso hacer llegar a sus conductores pautas que lleven a cabo una movilidad sostenible.
La ISO-50001 también se aplica en las oficinas de los servicios públicos, haciendo necesario admitir el uso de medidas de ahorro como:
  • Apagar las computadoras siempre que los periodos de desuso sean superiores a una hora, para ello se puede configurar en el sistema el apagado automático.
  • Explotar el uso de la luz natural, puede ser necesario que se deba realizar por ejemplo una reorganización del mobiliario.
  • Ventilación natural que reduzca el uso del aire acondicionado.
  • Ajustar la temperatura del aire acondicionado o calefacción mediante termostatos, desconectar estos sistemas por la noche, etc.
  • Etc.
Como se puede ver, estas son algunas de las muchas medidas de fácil adopción que logran el ahorro energético deseado en las instituciones públicas.


Tomado de: https://www.isotools.org/

CULTURA COMPLIANCE ¿QUÉ DEBEMOS TENER EN CUENTA?


Antes de comenzar a hablar de la cultura compliance, me gustaría aclarar qué es el compliance officer, ya que se puede considerar el eje de esta cultura.
Esta figura está relacionada con ISO 19600, aquí les dejo más información

En artículos anteriores ya definimos qué es esta figura, a modo de resumen, diremos que el compliance officer o el oficial de cumplimiento en castellano, es el encargado de asegurar el cumplimiento de la normativa de aplicación a de cualquier tipo de legislación relacionada con el sector.



Conceptos de la cultura compliance

Todas o casi todas las empresas y organizaciones buscan obtener beneficios. Para ello, lo más frecuente es que la empresa intente crear valor para ofrecérselo a sus clientes. Sin embargo, esta creación de valor implica que se tengan que asumir riesgos. Por lo tanto, una empresa debe ser capaz de gestionar sus riesgos y también comprenderlospara así darle una valoración y saber qué importancia tienen para cada empresa. Por eso se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:
  • Riesgo despreciable: es aquel cuya posibilidad de que produzca efectos adversos es muy baja, tanto que las medidas que se tomen para reducir estos efectos no se apreciarían realmente. Es decir, no se considere realmente como un riesgo que pueda producir realmente daño.
  • Riesgo aceptable o tolerable: es aquel que tiene una cierta probabilidad de generar un impacto en la organización que puede ser aceptado o tolerado durante un periodo de tiempo. Siempre hay que tener en cuenta que el riesgo se puede reducir con procedimientos de control adecuados.
  • Apetito de riesgo: este concepto se refiere al nivel máximo de riesgo que la organización está dispuesta a asumir para alcanzar sus metas.
  • Tolerancia al riesgo: este es la desviación en relación al apetito de riesgo que una organización está dispuesta a aceptar. Cuando se toma un riesgo, implica que hay que tomar la decisión sobre cuál es el nivel que puede tolerarse y hasta qué nivel puede tolerarse sin que se pongan en peligro los objetivos de la organización. Existen diferentes métodos de evaluación de riesgo para considerar cuales son aceptables. Independientemente del método que siga cada organización, esta debe definir cuál será su nivel de tolerancia al riesgo.
  • Capacidad de Riesgo: Es el nivel máximo de riesgo que puede soportar la empresa, no se puede superar este nivel.
  • Riesgo residual: es el que se refiere a la probabilidad de que el riesgo se materialice, después incluso de que se haya valorado y tomado las medidas de control correspondientes.
  • Riesgo atribuible: es la diferencia entre el riesgo antes de implantar una medida y el riesgo residual que deja tras haberla implementado.
¿Cómo debe gestionar el compliance estos riesgos?

Toda empresa debe controlar en qué nivel se expone al riesgo, por lo que debe controlar en todo momento que la organización se encuentre entre los límites delimitados por el apetito de riesgo. Siempre intentando no llegar al nivel máximo de tolerancia preestablecido.

Evidentemente, no hay una fórmula universal para todas las empresas, sino que tendrán valores distintos. Es por eso que, cada empresa debe definir sus criterios propios.

Esto es más fácil de ver con un ejemplo: Una gran empresa podría catalogar un riesgo como despreciable aquel que suponga unas consecuencias económicas por valor de 5.000€. Sin embargo, para una pequeña empresa, este riesgo podría ser enorme y lógicamente se encuentra por encima del límite máximo que puede asumir. También debemos decir que estos criterios no son invariables, sino que pueden ir ajustándose según las necesidades de cada empresa. Ya que normalmente si se sigue una cultura compliance, las organizaciones suelen mejorar y reducir los valores que han establecido para valorar sus riesgos.


Tomado de: https://www.isotools.org

ISO 19011, AUDITORIA PARA LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, POR FIN ACTUALIZADA


Como sabemos, los sistemas de gestión ayudan a las empresas u organizaciones a alcanzar sus objetivos (energéticos, calidad, medio ambiente…), por lo tanto, disponer de la norma ISO 19011, que es la encargada de auditarlos, puede resultar beneficioso para que su organización mejore.
Además de disponer de una norma que ayude a auditar los sistemas de gestión, en muchos casos es necesaria la figura del compliance officer para que se cumpla toda la normativa.

Este estándar internacional para auditar los sistemas de gestión se acaba de actualizar y, ahora, proporciona más indicaciones que nunca.

Los sistemas de gestión cada vez son más populares debido a que las organizaciones se dan cuenta de que se pueden utilizar para gestionar procesos que están relacionados con los objetivos que las empresas quieren alcanzar.

La lista de normas dirigidas a ayudar a las organizaciones a establecer sistemas de gestión efectivos es cada vez más larga. Entre ellos, podemos encontrar desde los sistemas de gestión de calidad o energía hasta la seguridad alimentaria o vial.



¿Por qué es necesaria ISO 19011?

La organización ISO ha publicado unas 70 normas sobre sistemas de gestión por sí misma. Estos estándares se han publicado aprovechando la experiencia internacional de la organización y para ayudar a las empresas a que actúen de una mejor forma que les permita ahorrar dinero y crear una ventaja competitiva.

Es decir, aunque estas normas son de carácter voluntario, proporcionan grandes beneficios, por lo que muchas organizaciones querrán disponer de alguna de esas normas, y, la norma ISO 19011 es necesaria para auditar estos sistemas de gestión.

Para conseguir los mejores resultados de un sistema de gestión y asegurar la mejora continua es necesario que se realicen auditorías (teniendo en cuenta lo establecido por ISO 19011). Y esto, no es una tarea sencilla, ya que la mayoría de las organizaciones disponen de varios sistemas de gestión implementados.

Estamos hablando mucho sobre normas ISO y quizá debamos hacer un inciso para nuestros lectores que no sepan con exactitud qué son las normas ISO y para qué sirven.



¿Qué hace ISO 19011?

Sin embargo, la norma ISO 19011, que da Directrices para la auditoría de sistemas de gestión, ofrece un enfoque uniforme y armonizado que permite una auditoría eficaz en múltiples sistemas al mismo tiempo.

Denise Robitaille, presidenta del comité del proyecto de ISO que revisó el estándar, dijo que la norma ISO 19011 se actualizó para asegurar que siguiesen proporcionando directrices efectivas para abordar los cambios en el mercado, la evolución de las tecnologías y sobre los nuevos estándares publicados o revisados recientemente.



Opiniones de Denise Robitaille

Otro de los cambios principales de la versión de 2018 de la norma ISO 19011 incluye la adición de un enfoque basado en riesgos sobre los principios de auditoría para demostrar la mejora de los sistemas de gestión con ese enfoque de riesgo.

Hay consejos sobre la auditoría de riesgos y oportunidades, así como información sobre la aplicación de pensamiento basado en riesgos para el proceso de auditoría.

Además, Denise Robitaille también indica que la orientación se ha ampliado en varias áreas, como la gestión de un programa de auditoría y la realización de una auditoría.

Tomado de: https://www.isotools.org

3 CONSEJOS PARA ELEGIR INDICADORES DE CALIDAD EN ISO 9001:2015

Existe una máxima que se repite a menudo en el acontecer diario de las organizaciones: “lo que no se mide, no se puede controlar”. 

Seleccionar indicadores de Calidad en ISO 9001:2015 adecuados garantiza que el sistema funcione según lo previsto, identificando a tiempo desviaciones en la producción que afectan la calidad de los productos y la satisfacción del cliente.

La elección de los indicadores de Calidad en ISO 9001:2015 también permite al gestor anticiparse a la aparición de anomalías, que, de no detectarse a tiempo, representarán pérdidas financieras para la organización.

Si su organización no posee indicadores de Calidad en ISO 9001:2015, su Sistema de Gestión requiere una revisión profunda. La Gestión de Calidad implica procesos claros, demanda disciplina en la ejecución y requiere adoptar indicadores de Calidad en ISO 9001:2015. ¿Cómo hacerlo?… veamos tres consejos para elegir los mejores indicadores:

3 Consejos para elegir indicadores de Calidad en ISO 9001:2015



1. Defina un orden de implementación de los indicadores de calidad 

Para elegir un orden, es preciso tener en cuenta algunos criterios o una combinación de todos ellos:
Importancia del indicador para el proceso.
Facilidad en la recolección de datos.
Disponibilidad de la información.

En esta etapa de la elección de los indicadores de Calidad en ISO 9001:2015 es posible hacer una evaluación comparativa con otras organizaciones similares en tamaño o en actividad económica, para asegurar que los indicadores elegidos están en sintonía con el mercado.

El resultado de esta etapa deberá ser un cronograma de implantación de indicadores agrupados por prioridad: A, B o C, por ejemplo, con fechas, responsables y presupuesto.


2. Entrene a los empleados en la recolección de los indicadores

Es importante que los empleados entiendan el impacto de cada uno de los indicadores en el sistema de gestión de calidad, asimilando el procedimiento de recolección de datos con descripciones minuciosas de las responsabilidades, frecuencia e instrumentos de recolección y la forma de lectura de los datos.

Los procedimientos y la forma en que se hace la entrada de los datos, también deben ser conocidos por los empleados. Deben existir periodos de tiempo, responsabilidades y protocolos definidos para la inserción de los datos en el sistema.

3. Analizar los indicadores de calidad

La función principal de los indicadores de Calidad en ISO 9001:2015 es aportar información necesaria para la toma de decisiones. Este paso incluye la generación de gráficos, tablas, identificación de tendencias, definición de metas, alertas para la modificación de procesos, análisis de la causa-raíz y definición de planes de acción para evitar la repetición de defectos y no conformidades.

Es importante establecer niveles de autoridad para el análisis de los indicadores: ¿Cuáles son las responsabilidades de cada empleado?, ¿Quiénes participarán en los comités de calidad?, ¿Con qué frecuencia se solicitarán y se analizarán los indicadores?

Un consejo adicional – No olvidar la mejora continua

Así como el proceso de producción debe ser revisado con determinada periodicidad, la forma y los mecanismos de medición y la manera en que se obtienen indicadores de Calidad también deben serlo.

En la medida en que las especificaciones de productos, etapas de producción, materias primas o maquinaria cambian, surgen nuevas prioridades, cuellos de botella y complejidades que deben estar en el radar de los Gestores de Calidad.

El volumen de datos y la velocidad con la que se deben tomar las decisiones hacen que la gestión de indicadores sea una tarea cada vez más exigente, en la que el concepto de mejora continua siempre debe estar presente.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

ISO 14001: CÓMO DEFINIR LOS PRINCIPALES KPI AMBIENTALES


Es natural creer que las organizaciones que se desempeñan en diferentes sectores de la economía tengan que definir los principales KPI ambientales, utilizando métodos diferentes, que resulten compatibles con su Sistema de Gestión Ambiental.
Algunas organizaciones disponen de tecnologías que les permiten dedicar mayores esfuerzos a definir los principales KPI ambientales, haciendo que esta labor resulte sencilla en términos relativos.

Pero para otras organizaciones, sobre todo aquellas que efectúan labores de manufactura y servicios muy básicos, definir los principales KPI ambientales puede entrañar alguna dificultad, razón por la cual, en nuestra entrada de hoy, hablaremos de los KPI, qué significan, y cuál es la mejor forma de definirlos.



KPI ambientales – ¿Qué son?

Los KPI – Key Performance Indicator -, suelen ser definidos en la etapa de planificación del proyecto por la Alta Dirección. El objetivo por supuesto, es contar con instrumentos adecuados para medir la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental, y así, reducir el impacto ambiental negativo resultado de la operación de la organización.

Pero es preciso tener en cuenta algunas consideraciones antes de definir los principales KPI ambientales, sobre todo en organizaciones del sector industrial, que tienen altos impactos ambientales:
  • ¿Cómo opera la organización?
  • ¿Qué tipo de productos y servicios ofrece?
  • ¿Cómo se gestiona la cadena de suministro?
  • ¿Existen protocolos establecidos para el reciclaje de residuos?
  • ¿El proceso productivo genera emisiones de carbono?
  • ¿Se reciclan los envases o empaques una vez se entrega el producto?
De acuerdo con estas consideraciones, y teniendo en cuenta lo determinado por ISO 14001 podemos definir los principales KPI ambientales así:



Cómo definir los principales KPI ambientales

Una vez hemos planteado las consideraciones expuestas en el párrafo anterior, podemos determinar 4 KPI ambientales. Muchas organizaciones acostumbran utilizar algún tipo de medida de rendimiento, como elemento esencial en su Sistema de Gestión de la Calidad.

Esos mismos indicadores pueden ser parte del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001. Sin embargo, estos deben ser seleccionados con sumo cuidado, dependiendo del proceso sobre el que actúen, la relevancia que tenga la medición y siempre bajo la estricta supervisión de la Alta Dirección.

Cada actividad o negocio es diferente y, por ello, hace uso de procesos diferentes, que afectan en mayor o menor grado el medio ambiente. No obstante, algunas medidas típicas, como las que reportamos a continuación, pueden ser utilizadas en cualquier clase de actividad.

KPI Ambientales – Indicadores frecuentes

1-) Uso de recursos naturales:
Agua, energía eléctrica, gas, combustibles fósiles, otro tipo de combustibles.
Cantidad de papel utilizado en el proceso de producción, empaque o embalaje.

2-) Emisiones y residuos al aire, a la tierra o al agua:
Partes contaminantes tomadas por millón de medidas.
Peso de los materiales vertidos.

3-) Incidentes reales y/o potenciales que impactan en el medio ambiente:
Cantidad de incidentes reales.
Número de incidentes potenciales.
Tiempo perdido debido a la ocurrencia de incidentes reales.

4-) Medidas proactivas:
Medidas de reducción de riesgos implementadas.
Puntuación entregada por auditoría ambiental.


Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com