jueves, 24 de mayo de 2018

COMPETITIVIDAD: ¿QUÉ TAN DISPERSO ERES EN TU TRABAJO? ¿QUÉ HACER?

Un estudio de Mckinsey en 2013 descubrió que los trabajadores del conocimiento en Estados Unidos dedicaban más del 60% de sus horas laborales a la comunicación electrónica y a las búsquedas por Internet. Y cerca de un 30% de ese tiempo era exclusivamente para enviar y contestar correos.
Por: JORGE IVÁN GÓMEZ  

Recuerdo que cuando era directivo de una organización muy grande tenía que disponer de mucho tiempo para el correo electrónico y cuando no lo lograba en la semana, el sábado en la tarde debía superar el rezago. Estas palabras, estimado lector, le pueden sonar familiares por la avalancha de información que debemos sortear todos los días. En un año podemos fácilmente recibir más de 30.000 correos electrónicos y contestar más de 3000.

El problema radica en que el aumento de información nos está quitando capacidad para realizar un trabajo profundo, cuyos beneficios debemos descubrir para mejorar nuestra productividad como directivos.

Evita la dispersión mediante el trabajo profundo

El trabajo profundo es la actividad profesional que realizamos en un estado de concentración desprovista de distracciones, de tal manera que las capacidades cognitivas llegan a su límite máximo. Este esfuerzo crea valor en el trabajo y mejora nuestras habilidades directivas como escuchar, dirigir una reunión o conversar. El beneficio del trabajo profundo es que aumentamos nuestra productividad de manera exponencial, debido a que el cerebro está absolutamente comprometido en algo, lo cual le permite liberar al pensamiento toda su capacidad y energía.

Por este hecho, el trabajo profundo pretende que la persona se concentre al máximo para rendir más en su jornada laboral, pero, además, obtener más tiempo para otras actividades. Dicho de manera sencilla, el trabajo profundo pretende que vivamos la vida enfocándola a una mayor productividad en el trabajo para así poder vivir con base en nuestras prioridades personales (familia, amigos, deporte, hobbies, etc.).

Bienvenido a un mundo disperso

Una gran herencia que nos ha dado la era industrial es una equivocada visión del trabajo. Muchas veces partimos de la premisa que este consiste en hacer muchas cosas de manera visible y, de esta forma, actuamos y controlamos el trabajo humano como si fuera una cadena de montaje. La realidad es que el trabajo directivo tiene una característica que descubrió hace rato Peter Drucker y es la naturaleza cerebral de la tarea directiva, es decir, la condición de trabajo basado en el conocimiento. Este hecho conlleva a repensar la manera como trabajamos. El trabajo directivo consiste en gestionar información, cuyos canales son las conversaciones, los informes y las reuniones. Así, el trabajo requiere de mucha capacidad de atención, de saber oír y preguntar y, sobre todo, de expresarse sobre hechos y criterios y no sobre emociones.

Entonces, ¿cuál es el método para el trabajo profundo?

Debes ser valiente

Lo primero que exige el trabajo profundo de la persona es valentía: apagar el celular cuando la tarea lo requiera, ser capaz de cerrar el correo electrónico mientras redacta un informe o dejar de lado las redes sociales y el WhatsApp cuando conversa. La premisa del trabajo profundo parte de una formula sencilla y es: el trabajo de calidad es igual al tiempo empleado más la intensidad de la concentración (TC=TE+ IC).

Debes ser ordenado

Un directivo debe ordenar su agenda diaria y definir qué actividades son superficiales y cuáles requieren trabajo profundo. Las segundas implican llevarlas a la agenda y desconectarse de toda fuente de distracción para evitar interrupciones. Por ello, una puerta cerrada o un tiempo sin recibir llamadas es una cura para lograr los objetivos propuestos. Asimismo, el espacio físico ayuda a la concentración; no debe extrañarnos que busquemos lugares aislados donde podamos alcanzarla.

Crea horarios y céntrate en las actividades de valor

Lo tercero implica ordenar nuestro hábitat digital. Debemos aprender a consultar y gestionar nuestro correo en la periferia de la jornada y dedicarle nuestro tiempo más productivo a aquellas tareas que más contribuyen a nuestros resultados, como visitar un cliente clave, preparar una presentación o escribir un documento. De igual modo, debemos hacer lo mismo con las redes sociales y los periódicos digitales.

El sentido del trabajo profundo

En conclusión, el trabajo profundo busca que los directivos edifiquen una vida más plena y con sentido porque su metodología pretende una labor con más intensidad y con una dedicación plena. Eso sí, cuando se termina una tarea, termina; punto. Es decir, se trata de una productividad con programación fija con el fin de liberar el tiempo del directivo para su vida personal, familiar, el descanso y los pasatiempos. Se trata de hacer, realmente, lo que se debe y estar, realmente, en lo que se hace.

El secreto al final es aprender a estar presentes, realmente, presentes.

Tomado de: https://www.dinero.com

¿QUÉ ES UN CHECKLIST Y CÓMO SE DEBE UTILIZAR?

Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática. 
Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.

Para qué sirven las listas de chequeo

Los principales de los checklist son los siguientes:
  • Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
  • Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos inspeccionados.
  • Verificar o examinar artículos.
  • Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos.
  • Verificar y analizar las operaciones.
  • Recopilar datos para su futuro análisis.
El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por algo, además de que se realice la simple obtención de datos.

La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar todas las actividades que se deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede ser revisado de manera posterior para tener constancia de las diferentes actividades que se realizan en un momento dado.

Un checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas pendientes.

¿Cómo usar las checklist?

Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara establecidas e incluyan todos los aspectos que pueden aportar datos de interés para la empresa. es por esto que se precisa que quede de forma correcta recogido en un listado de control:
  • Qué tiene que controlarse o chequearse
  • Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
  • Cada cuánto se inspecciona
  • Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables
Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder conseguir información previa sobre los posibles motivos que han causa disconformidad.
Por otra parte, si vamos a utilizar los checklist para conseguir los datos, además se pueden utilizar para construir gráficas o diagramas para controlar la evolución de una característica o actividad. Se utilizan para reportar de forma diaria el estado de las operaciones y poder evaluar la tendencia o la dispersión de la producción, sin que sea necesario realizar una estadística o gráfica de mayor complejidad.

Posibles aspectos a verificar

Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso siendo estos:
  • ¿Se han seguido los procedimientos?
  • ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
  • ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, etc. se encuentran dentro de las tolerancias?
  • ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
  • ¿Se ha rellenado los registros?
  • ¿Ha existido alguna incidencia?
  • ¿Los equipos se encuentran en correcto estado de mantenimiento? ¿Y se encuentra calibrados/verificados?
  • ¿El producto final es conforme?
Generar un listado de chequeo

El checklist del ejemplo puede servir a una fábrica para controlar de forma puntualmente sus productos una vez salidos de la línea de producción. De la manera, se comprueba los aspectos señalados de cada producto inspeccionado, identificando el producto por su código y sirviendo el propio checklist como registro, que se guardaría en el archivo y pueden dar información en el futuro sobre qué productos se ha inspeccionado cada día y cuál ha sido el resultado de la inspección.

Tomado de: https://www.isotools.org

METODOLOGÍAS ESTRATÉGICAS EN LA GESTIÓN DE RIESGOS


Contar con metodologías estratégicas en la gestión de riesgos se hace necesario dada la incertidumbre que está siempre presente en la actividad de las organizaciones y que se acentúa debido a la inestabilidad de los mercados, las innovaciones o la dinámica y ruptura de paradigmas actuales.
A pesar de que la incertidumbre está presente siempre en su día a día, tan solo el 35% de las organizaciones que participaren en una encuesta de PMI – Project Management Institute – tratan sus riesgos haciendo uso de metodologías estratégicas en la gestión de riesgos.

Lo cierto es que estas metodologías deben estar estructuradas por políticas, procedimientos y requisitos. Es importante resaltar que, de acuerdo con el estudio mencionado, un poco más del 54% de las organizaciones encuestadas administran sus riesgos de manera informal, en tanto que el 11% simplemente no trata los riesgos de ninguna forma.

Metodologías estratégicas en la gestión de riesgos – Su importancia

Muchas organizaciones y muchos miembros de la Alta Dirección creen que están gestionando los riesgos cuando hacen algún incremento marginal en la base del presupuesto, como una medida preventiva y de protección.

Pero aumentar los costos de una organización, o de un proyecto en particular en un 10%, sin considerar los resultados de un estudio real del riesgo, representa solo una medida paliativa, ya que un riesgo puede ser mayor.

La gestión eficaz del riesgo, implica la toma de acciones formales, capaces de identificarlos, prevenirlos, tratarlos y dar respuesta oportuna a sus impactos. Implementar metodologías estratégicas en la gestión de riesgos, requiere seguir los siguientes pasos:

Pasos para diseñar metodologías estratégicas en la gestión de riesgos

Planificación de la gestión de riesgos

Decidir cómo se llevará a cabo la gestión, es decir, qué metodología será utilizada, las herramientas disponibles y cómo esa gestión se desarrollará dentro de la organización. Se debe hacer junto con la definición de la estrategia de negocios de la organización, ya que es en esta etapa en la que se definen las actividades de gestión de riesgos, así como sus tiempos, frecuencias y costos.

Identificación de riesgos

Determinar qué riesgos pueden afectar a la organización y la descripción de sus características. Para ello, es necesario evaluar todos los aspectos que involucran la incertidumbre, como por ejemplo el tiempo, los costos, el alcance, la comunicación, los recursos humanos…

En esta etapa es muy importante que se haga un análisis histórico de otras organizaciones similares, tratando de identificar riesgos que ya ocurrieron, que impacto tuvieron y cómo fueron tratados.

Además, deben establecerse premisas en relación con la organización, y los riegos con ella relacionados. Algunas herramientas que aquí se pueden utilizar son: entrevistas, análisis causa-origen, análisis SWOT, técnica Delphi y brainstorming.

Análisis cualitativo de riesgos

Es aconsejable que esta etapa sea hecha en grupo, y que los participantes puedan analizar los riesgos identificados en lo que se refiere a su probabilidad de ocurrencia y su impacto en los resultados, lo que normalmente se hace siguiendo la Escala Categórica Ordinal: muy alto = 0.9, alto = 0.7, bajo = 0.3, muy bajo = 0.1.

Análisis cuantitativo de riesgos

La medición de la probabilidad de riesgos y la estimación de sus consecuencias con el fin de implementar metodologías estratégicas en la gestión de riesgos, se hace calculando el valor estimado del impacto negativo o positivo, comparado con el valor de la organización como un todo.

En este paso, el uso de plataformas de automatización para sistemas de gestión resulta de gran importancia. Con base en ellas, es posible realizar estadísticas, simular los efectos de un riesgo, y establecer posibles resultados que nos hagan establecer una probabilidad de ocurrencia.

Respuesta a la planificación de los riesgos

Este proceso tiene como objetivo generar acciones para aprovechar las oportunidades y reducir las amenazas. Es en esta parte de la gestión de riesgos, que se construyen las estrategias de respuesta para los riesgos y los planes de acciones para cada uno.

El control del riesgo

Este último paso, tiene como objetivo poner en práctica los planes elaborados de respuesta, y realizar un seguimiento a los nuevos riesgos, seguimiento a los riesgos residuales y evaluar la eficacia de las estrategias de contención que se han desarrollado.

Realizar estos pasos, garantiza el diseño de metodologías estratégicas en la gestión de riesgos eficiente y que se conviertan en parte de la rutina y de los procesos de la organización.

Si desea conocer más acerca de implementación de metodologías estratégicas en la gestión de riesgos según la norma ISO 31000, puede acceder a nuestro Curso ISO 31000 Gestión de Riesgos, a través de la sección de Oferta Formativa, donde encontrará cursos especializados para la implementación y gestión de normas ISO. No dude en escribirnos si le surge cualquier duda o quiere saber más acerca de cómo matricularse en nuestros cursos.


Tomado de: https://www.123aprende.com