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martes, 7 de marzo de 2023

14 VENTAJAS INCOMPARABLES DE BPM PARA TU EMPRESA

Las ventajas de BPM influyen en todos los sectores de la empresa, beneficiando a la vez a toda la organización, como los procesos de transformación digital.

Seguramente aún no conoces todos esos beneficios, por eso, queremos mostrarte las 14 ventajas incomparables que el uso de BPM puede brindarle a tu empresa.

Para empezar, recordemos rápidamente el concepto y su importancia.

¿Qué es BPM y por qué es importante?


BPM es una disciplina gerencial que busca analizar, modelar, medir, monitorear y controlar todos los procesos de negocio para optimizarlos continuamente y poder ofrecerle más valor al cliente.

Es importante para cualquier empresa porque permite mantener el control de todos los procesos de extremo a extremo y optimizarlos constantemente de acuerdo con las necesidades del momento.

Actualmente, con el aumento de la competitividad, no caben procesos ineficientes y cualquier falla puede ocasionar la pérdida de clientes. Además, las ventajas que BPM proporciona hacen que esta estrategia sea cada vez más imprescindible para cualquier organización.

14 ventajas de BPM

1. Aumenta la productividad. BPM permite eliminar cuellos de botellas y facilita la automatización de diversos elementos dentro del flujo de trabajo, aumentando notablemente la productividad.

2. Agiliza la organización. Diseñar procesos flexibles forma parte de BPM. Esto proporciona la agilidad necesaria para adaptarse rápidamente a las nuevas demandas del mercado.

3. Reduce errores. El análisis y el monitoreo constante permiten identificar fallas en los procesos y corregirlas. Además, la automatización de procesos evita los errores humanos.

4. Garantiza el cumplimiento y la seguridad. Al adoptar BPM, se integra el cumplimiento a los procesos, ya que es más fácil implementar los requisitos regulatorios en cuanto surgen nuevas normativas. Además, previene amenazas de fraude y robo.

5. Reduce la microgestión. BPM elimina la necesidad de microgestión, ya que todos los procedimientos están bien documentados y el flujo de trabajo, o workflow, correctamente definido.

6. Identifica las deficiencias de los empleados. Con BPM, es fácil identificar las brechas de las fortalezas y habilidades de los colaboradores de la empresa, ya que, cuando el proceso se atasca en alguna etapa, puede identificarse el responsable.

7. Ayuda a aumentar los ingresos. BPM proporciona mayor productividad, más agilidad y menos errores contribuyendo a reducir costos. Además, la entrega de mayor valor para el cliente facilita el aumento de los ingresos.

8. Da mayor control y visibilidad. Los procesos son monitoreados desde el inicio hasta el fin, lo que permite medir el desempeño en cada etapa, facilitando la comprensión integral del negocio.

9. Facilita la transferencia de conocimiento del negocio. Al fomentar un modelado de procesos bien documentado de cada flujo de trabajo, es posible compartir el conocimiento más fácilmente.

10. Proporciona mayores oportunidades de mejora continua. Es más fácil hacer una mejora gradual y continua que un cambio drástico. BPM permite hacer refinamientos poco a poco, garantizando el éxito de las adaptaciones.

11. Mejora la comunicación interna. Con BPM, los procesos son más transparentes y se presentan con claridad ante los empleados, mejorando también la comunicación interna.

12. Facilita la gestión de proyectos y de riesgos. Al utilizar BPM, la gestión de proyectos es mucho más sencilla. Además, mejora el control de riesgo al dar soporte para una toma de decisiones más efectiva.

13. Aumenta la satisfacción de los colaboradores. Con los objetivos, los procesos y las responsabilidades bien definidas, los miembros del equipo quedan más satisfechos. Esto promueve un mejor ambiente laboral y mayor productividad.

14. Se enfoca en el cliente. Uno de los focos de BPM es aportar valor al cliente y, con eso, ayudar a las empresas a reconocer y responder a las nuevas demandas de los clientes, proporcionándoles directamente mayor valor.


Como puedes notar, son muchas las ventajas de BPM y la automatización. 


Tomado de: https://www.sydle.com/


viernes, 10 de febrero de 2023

CÓMO MEJORAR LA PRESENCIA DE TU MARCA ONLINE CON DISEÑO WEB?

Un diseño responsive o tener una buena arquitectura son algunas de las mejoras que agencias expertas en diseño web aportarán para aumentar el posicionamiento de tu web.

Uno de los primeros pasos para mejorar la presencia online y cuidar así la imagen de marca es contar con una web que dé visibilidad a tu negocio, pero que al mismo tiempo sea estética, funcional y que se mantenga actualizada.

 Conseguir aunar todos estos detalles requiere de un gran trabajo y esfuerzo que muchas veces las empresas no tienen tiempo de desarrollar, por lo que para conseguir el efecto deseado lo mejor siempre es ponerse en manos de profesionales, líder en soluciones tecnológicas de digitalización para pymes y autónomos en España, que dará una cobertura personalizada para la creación o rediseño de una web.

Ponte en manos de especialistas en diseño web

Contar con una buena web es esencial para ganar presencia en internet, ya que se trata del principal escaparate que tiene una marca. Para conseguir más visibilidad, uno de los puntos clave es ganar posiciones en los principales buscadores, sobre todo en Google. Contar con la experiencia de una agencia de diseño web permitirá realizar un trabajo mucho más especializado. Este tipo de consultoras estudiarán la situación de la empresa, si cuenta o no con una web, y los posibles cambios necesarios para que se posicione mejor en los buscadores.

Una buena arquitectura web, esencial para el posicionamiento en Google

Uno de los puntos menos conocidos, a pesar de ser de gran importancia, en la creación de una web es su arquitectura. Las páginas web no solo deben ser estéticas y funcionales, sino que deben tener una estructura que Google, como principal buscador a nivel mundial, pueda leer e identificar con facilidad. Construir una web desde cero para que todas las urls se guíen por los estándares de Google requiere de un conocimiento especializado que ofrecen las agencias de marketing digital. Y si se habla de depurar una web ya existente se complica aún más… Aun así, el rendimiento que se obtiene de una buena arquitectura web compensa con creces la inversión que se realiza.

Diseño personalizado en función de las necesidades

Además, contratar el desarrollo de una web con una consultora experta en la materia permite una gran flexibilidad a la hora de poner en marcha el proyecto. Las posibilidades de construir una nueva página web son muy extensas y totalmente adaptables a las necesidades que tenga la empresa. Es por ello que gana especial importancia contar con un equipo que pueda desarrollar funcionalidades específicas y que tenga un mantenimiento personalizado.

Mejora al máximo la experiencia de usuario

La experiencia de usuario se ha convertido en uno de los pilares fundamentales a la hora de crear una página web. Si el posible cliente no está cómodo navegando por ella o no está bien ajustada a los parámetros del dispositivo, es muy posible que se vaya antes de poder retenerle. Estas son algunas de las fórmulas para mejorar la experiencia de usuario.

Diseño responsive: Una de las funcionalidades más valoradas en los últimos tiempos es que la web sea adaptable o responsive. La era digital se vive a través de los smartphones y Google castiga el posicionamiento de las webs que no están adaptadas a las pantallas de móvil. Las agencias especializadas en diseño web se encargan de ajustar diversos parámetros para mejorar los resultados de los buscadores.

Usabilidad: El diseño responsive deriva, directamente, en una mejor usabilidad de la web por parte del usuario. Si este se siente cómodo, pasará más tiempo en la página y navegará hasta llegar a lo que necesita para conseguir el servicio o realizar la compra.

 Por todo, el diseño web debería ser uno de los pilares fundamentales en tu estrategia de marketing digital.

Tomado de: https://www.blogger.com/

 

martes, 8 de noviembre de 2022

CASOS DE DIGITALIZACIÓN EN GESTIÓN HSE

En el artículo de hoy, nos centraremos en la gestión HSE y algunos casos concretos de digitalización que implica la cuarta revolución.

La cuarta revolución industrial o industria 4.0, es el periodo por el que pasamos actualmente. Este término se aplica a las empresas y organizaciones e Implica que estas se digitalicen. Pero antes de ir tan rápido… ¿En qué consiste la digitalización?

Bien, a continuación, vamos a explicarlo, no obstante, quizá le interese leer este artículo sobre la Transformación Digital en la industria minera con un software de gestión HSE.

Digitalización empresarial.

La digitalización es un proceso de transformación que conlleva que todas las actividades que realiza una empresa de forma tradicional, pasen a ser digitales.

Queremos destacar que, no basta con simplemente tener un ordenador con conexión a internet y promocionar nuestra empresa por redes sociales. Cuando decimos todos los procesos nos referimos a todos, gestión de los clientes, publicidad, producción, página web…

Actualmente existe una importante brecha digital entre grandes empresas y pymes. Esto no debería ser así, pues no apuntarse a esta revolución digital podría traer consecuencias tales como la pérdida de clientes o incluso el cierre de la empresa. Por ello, si usted es el dueño de una pyme, o simplemente trabaja en una podría plantearse el paso a la digitalización total.

No digitalizar su empresa podría hacer que esta incluso desaparezca.

HSE

Imagino que todos conocen lo que es HSE, pero, siempre es bueno hacer un pequeño resumen para los nuevos lectores.

HSE, hace referencia a las siglas en inglés Health, Security and Environment, que en español significa Salud, Seguridad y Medioambiente. Nos proporciona un Sistema de Gestión con el fin de proporcionar un ambiente laboral seguro.

En concreto:

Health: certifica el conjunto de actividades que se relacionan con la protección de la salud mental, física y social de los colaboradores de la empresa.

Security: certifica el adecuado manejo frente a riesgo o peligros en la industria.

Environment: protege el medio ambiente o trabaja por el cuidado de los recursos naturales mediante acciones que demuestran la conservación de los mismos.

Una vez explicados estos dos conceptos, pasamos a los casos concretos de gestión HSE mediante la digitalización.

Casos gestión HSE

Primer ejemplo: Informe de un inspector de prevención de riesgos laborales

Imaginemos que un inspector de prevención de riesgos laborales debe visitar una empresa para realizar un informe sobre los riesgos. ¿Cómo podría ayudarle la gestión HSE?

  • Podría hacer fotos de la inspección para documentarla.
  • Introducir en el Smartphone o tablet datos del informe y además geolocalizarlo.
  • Seguir los expedientes de cada cliente.
  • Envío de los informes finales a través de correo u otros medios.

Segundo ejemplo: Auditoría ambiental

En este caso, imaginemos que vamos a realizar una auditoría ambiental para una gran empresa con distintas sedes que incluyen países con distintos idiomas. ¿En qué nos puede ayudar la tecnología?

  • Podemos obtener datos de las distintas sedes de forma automatizada a través de un software.
  • Se pueden recoger datos mediante dictado de voz en lugar de escribir los datos. Es más, utilizando un software para gestionar todos estos procesos encontrará numerosas ventajas como llevar a cabo registros, la administración y monitorización de forma eficiente para tomar las decisiones adecuadas. Eche un vistazo al software que le permite hacer todo esto de forma sencilla.
  • Hacer fotos para documentar el proceso de auditoría.
  • Geolocalizarla mediante GPS
  • Enviar los datos en distintos formatos.
  • Elaboración de distintos informes en un entorno Business Intelligence.

Tercer ejemplo: Encuesta de satisfacción

En casi cualquier empresa se realizan encuestas de satisfacción para descubrir tanto las fortalezas como las debilidades de la empresa y actuar en consecuencia. Veamos en qué nos puede ayudar la tecnología.

  • Se pueden introducir los datos obtenidos de las encuestas de forma inmediata en un software para analizar los resultados.
  • Se pueden enviar los resultados de forma inmediata.

Cuarto ejemplo: Auditoría HSE

En el ámbito industrial nos puede ayudar:

  • Con un software de gestión HSE se pueden introducir los datos de esta auditoría y los planes de acción a seguir sin conexión a internet, ya que en muchos casos como en el sector minero no se dispone de conexión por los lugares de trabajo. Una vez que se tenga la conexión se sincronizará de forma automática con el software y se quedarán los datos registrados.
  • Se pueden introducir estos datos en poco tiempo y observarlos en tiempo real.
  • Si la empresa dispone de varias sedes, se pueden observar todos los datos de las diferentes sedes.

Tomado de: https://www.isotools.org/

jueves, 22 de septiembre de 2022

CÓMO EVALUAR SU ORGANIZACIÓN PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

Saber en qué estado nos encontramos para determinar el gap con los objetivos establecidos y con ello poder determinar que necesitamos para recorrer ese camino.

La Transformación Digital es una gran oportunidad para conseguir nuevas ventajas competitivas que nos permitan avanzar en un mercado cada vez más globalizado y digitalizado. Esto solo se conseguirá si la organización cambia su cultura y estructuras para contar con la tecnología como principal aliada en la mejora del desempeño, el aumento del alcance y la consecución de mejores resultados.

Claves para la Transformación Digital

Para que el proceso de Transformación Digital sea exitoso será necesario cumplir con una serie de claves:
  • Implicación absoluta y convencimiento de la dirección de la organización: Los líderes de la organización son la guía de los demás, el ejemplo a seguir y quienes, con su actitud y comportamientos sientan las bases de la actitud y comportamientos de quienes forman parte de sus equipos. Si ellos no están convencidos y no apoyan el proceso de Transformación Digital de forma incuestionable, el resto de la organización tampoco lo hará y será imposible dar cumplimiento al resto de claves.
  • Participación e implicación de todo el equipo humano: Una vez los líderes están convencidos y guían el proceso, todos los integrantes de la organización deben conocerlo, compartirlo y ayudar en su consecución en la medida en la que afecte a sus propias áreas de operación y aquellas con las que se relacionan. Con la implicación no solo apoyarán su consecución si no que llegarán a verlo como una oportunidad de desarrollo personal y profesional ya que adquirirán competencias que de otro modo serían inalcanzables.
  • Cambio cultural profundo: Conseguida la implicación de las personas será más sencillo una de las claves más difíciles de conseguir para abordar con éxito la Transformación Digital, el cambio de cultura organizativa. Las reglas del juego cambiarán en la organización y ya no será admitida una cultura organizacional mediocre en la que simplemente uno haga lo que debe. Gracias a la Transformación Digital será más sencillo que cada persona conozca sus resultados, lo que aporta, cómo mejorar en su área y en aquellas con las que está relacionado.
  • Disponer de los recursos adecuados en el momento adecuado: A pesar de que el departamento de TI sea quien más tenga que decir en el proceso, estos deben contar con los medios adecuados, no solo tecnológicos, también en personas. Disponer de los perfiles correctos en cada momento será clave para avanzar en la buena dirección, evitar tener que dar pasos atrás y con todo ello maximizar la inversión realizada en la Transformación Digital.
  • Medir, medir, y volver a medir: El proceso de Transformación Digital no es barato, suele requerir gran esfuerzo e inversión, tanto en tecnología como en horas hombre. Para evitar desperdicios y llegar a los objetivos será imprescindible un gran control sobre el proyecto y los resultados que se van consiguiendo.
Evaluar el estado de Transformación Digital en función a las claves para su consecución

Para conocer el estado en el que nos encontramos y con ello la capacidad que tenemos para abordar la Transformación Digital de la organización será necesario determinar en qué punto se encuentra la organización. Para esta evaluación se deberá analizar de forma profunda las siguientes áreas:

Cultura organizacional

Deberemos determinar cómo de alineada está la organización en su conjunto con valores como la transparencia, la colaboración, diversidad, flexibilidad, pasión o innovación. Cuanto mayor sea el alineamiento con estos valores más sencillo será abordar el cambio.

Sistemas de comunicación

¿Cómo es la comunicación entre los colaboradores? ¿Se cuenta con redes sociales internas y se utilizan de forma frecuente? ¿Cómo se comparte el conocimiento?. Teniendo en cuenta que la comunicación será clave para llevar la Transformación Digital por buen camino, cuanto mejor, más completa y transversal sea la comunicación más fácil será alcanzar los objetivos.

Entornos de trabajo

¿Son flexibles los entornos de trabajo? ¿Se promueve la flexibilidad horaria, entornos colaborativos y la toma de decisiones consensuadas? ¿Qué nivel de motivación existe?. El cambio cultural está muy ligado al entorno de trabajo y al liderazgo de la organización. A más flexibilidad, empoderamiento, implicación y motivación, más fácil será el proceso.

Agilidad organizativa

¿Nos resulta fácil cambiar procesos y adaptarnos a los cambios? ¿Las estructuras son rígidas y burocráticas o son flexibles y ágiles? Cuanto más sencillo resulte aplicar cambios en la organización más fácil será avanzar en el proceso. Para ello es de extrema utilidad trabajar con sistemas como OKR, Kanban o metodologías Lean.

Responsable de Transformación Digital

Esta pregunta es sencilla. Si no existe una figura responsable del cambio el proyecto no llegará ni siquiera a terminar de plantearse. Esta persona debe contar con una serie de competencias y capacidades muy concretas, de modo que, el proceso de selección será clave.

Grado de integración de tecnologías móviles

En la Transformación Digital el uso del móvil, la conectividad y con ello la multicanalidad son esenciales. A mayor introducción de la tecnología móvil (desde redes sociales a otras aplicaciones de organización y gestión) más fácil será el avance del proyecto.

Empleo de nuevas tecnologías y herramientas en cada área

En este punto será necesario identificar si en las distintas áreas se utilizan herramientas digitales, se analizan fuentes de datos, se integran sistemas de medición o por el contrario se realiza una gestión más manual. Nos referimos al uso de herramientas digitales para recruiting, CRM, analítica de datos, CRM o automatizaciones de marketing y comunicación (tanto externa como interna).

Con esta evaluación podremos hacernos una idea del estado de Transformación Digital con el que cuenta la organización y qué necesitaremos para alcanzar los objetivos planificados.


Tomado de: https://www.isotools.org/

domingo, 18 de septiembre de 2022

GUÍA COMPLETA DE METODOLOGÍA Y FASES DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Tras varias semanas de artículos hablando sobre la importancia de las diferentes fases de la transformación digital en la empresa, hemos elaborado una guía completa que desglosa cada una de ellas facilitando así su comprensión e implementación.

Este roadmap de transformación digital será la hoja de ruta perfecta para adentrarse en cada una de las fases de digitalización y hacer de cada proyecto un éxito asegurado, siempre desde un punto de vista de innovación.

A continuación, detallamos de forma breve las fases que componen esta metodología de transformación digital:

Fase de análisis: Retos de la transformación digital

Orientada al análisis externo e interno, y llevada a cabo por profesionales del marketing, la tecnología y la estrategia con el fin de detectar retos de mejora.

Fase de definición: La definición de un Plan de transformación digital

Proceso de vigilancia tecnológica con el objetivo de definir soluciones que aporten valor al cliente.

Fase de implementación: Cómo implementar la transformación digital en tu empresa

Es el momento de pasar a la acción, materializando los proyectos e implementando las soluciones diseñadas.

Fase de seguimiento y evolución: La cultura de innovación en la empresa como principal activo de la Transformación Digital

Esta fase está orientada a mantener viva la metodología de transformación digital a lo largo del tiempo, encontrando nuevas mejoras a través de procesos ágiles de innovación.

 

Tomado de: https://www.pinchaaqui.es/

jueves, 1 de septiembre de 2022

LA DEFINICIÓN DE UN PLAN DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

En un post anterior de nuestro blog, sobre los retos de la transformación digital, hablamos de la necesidad y urgencia de abordar de forma proactiva y continuada la digitalización de la empresa, y de la importancia de una primera etapa de análisis para elaborar un buen plan de transformación digital.

Por: Ramiro Bonaque,  Innovation & Business Analyst

La sociedad, los clientes, el entorno en general, están cada vez más digitalizados, y por tanto necesariamente van a demandar servicios y productos digitalizados. Por otro lado, estamos en la era de la revolución digital, en la que la velocidad de evolución de las nuevas tecnologías es apabullante, y debemos tener muy claro cuáles adoptar y de qué modo.

Como ya vimos, lo primero es analizar las necesidades y principales puntos de dolor a los que internamente se enfrenta la organización. Debemos evaluar principalmente los procesos, centrarnos en las personas, en sus tareas, en los flujos de información y los recursos de que disponen. A su vez, es esencial conocer el estado del arte de la tecnología, y ver cómo podemos aprovecharla para definir soluciones útiles que den cobertura a los retos planteados en la fase de análisis. En esta fase de definición de soluciones es dónde vamos a profundizar un poco más en el post de hoy.

Vigilancia Tecnológica

La tecnología evoluciona tan rápido que no sabemos en qué situación nos ubicará en el medio plazo. Las nuevas aplicaciones se multiplican en la sociedad y la industria, y van moldeando poco a poco nuevos modos en los que interactuamos o trabajamos. Debemos al menos estar “vigilantes”: leer artículos o noticias de fuentes reconocidas, asistir a charlas o seminarios online, visitar ferias o asistir a congresos (esperemos que volvamos a tener pronto en formato presencial), realizar networking con colaboradores próximos, encargar un informe de vigilancia tecnológica a un experto, implantar un software de vigilancia tecnológica, entre otras muchas opciones.

Además de esto, debemos ser curiosos en nuestro día a día, mirar a nuestro alrededor, ver qué está pasando y cómo se comportan las personas, cómo se utiliza la tecnología, e intentar aplicarlo a nuestro negocio. Por ejemplo, aparece “Alexa” en los hogares. Un altavoz al que le podemos dar órdenes por voz para que ejecute acciones. Podemos pararnos a pensar, ¿cómo puedo utilizar esto en mi negocio? ¿dónde estoy tecleando o interactuando con una pantalla táctil, y podría pasar a interactuar por voz para ser mucho más ágil en mis procesos?

Otro ejemplo, se inicia la implantación de blockchain y trazabilidad en el sector alimentario para aumentar la seguridad y el control. Con un móvil podré leer el código QR de un envase alimentario, y conocer todo su historial, desde el origen de las materias primas, hasta las diferentes plantas de procesado, distribuidores, etc. En mi negocio, ¿de qué posibles elementos necesito conocer su historial en cualquier momento?, ¿dónde se encuentra, por dónde han pasado, qué incidencias o eventos tiene asociados? Por estas razones debemos definir con claridad qué proceso ideal queremos conseguir, y a continuación aplicar con inteligencia la tecnología que tenemos disponible para poder hacerlo realidad.

Definiendo soluciones

Partíamos de una situación inicial, las necesidades principales de la empresa y los retos a abordar. Hemos analizado la tecnología y obtenido algunas ideas; ahora hay que darle forma a todo. Pasamos a diseñar lo que será una situación ideal, nuevos procesos mejorados, servicios o productos que aportan más valor al cliente, qué tipo de tecnologías aplicaremos y de qué modo.

Existirán líneas de mejora que tengamos más claro cómo abordar, porque son problemas comunes a la mayoría de empresas, y simplemente debemos realizar “benchmarking” para avanzar y adoptar las mejores prácticas que ya se están implantando y son conocidas. Pero deberemos abordar también problemáticas y retos más particulares de nuestro negocio, dónde se ha de trabajar en equipo para diseñar una solución más novedosa en nuestro sector, o incluso podremos llegar a definir nuevos modelos de negocio.

Trabajaremos en workshops de análisis de soluciones, empleando técnicas como el “Design Thinking” en las que se fomenta la creatividad y el poner más foco en el usuario o cliente. Para sacar el máximo partido a este tipo de sesiones tendremos en cuenta aspectos como los siguientes:

  • Piensa “fuera de la caja”: sal de lo habitual, cuestiónate todo.
  • Sal de tu entorno de trabajo, desconecta.
  • Interactúa in situ con el problema a resolver, empatiza con el usuario o cliente.
  • Da participación al personal implicado, fomenta la motivación.
  • Invita a personal de fuera de la empresa, experto en ámbitos similares, para fomentar el pensamiento asociativo.
  • Prototipa, testea, y pivota si es necesario.

Poco a poco iremos definiendo un entorno objetivo hacia el que caminar, que por otro lado no ha de ser inamovible. Tal y como vayamos avanzando en los diferentes proyectos de digitalización, iremos modelando esa situación ideal y adaptándola cada vez más a las necesidades actuales tanto de nuestros clientes como de nuestros propios procesos.

Hacia el plan de transformación digital

Como resultados principales de esta fase de definición, obtenemos un informe final compuesto de:

  • Diagramas de flujo de procesos mejorados.
  • Detalle de los nuevos protocolos de trabajo.
  • Mapa de tecnologías a aplicar: aplicativos software a implantar o desarrollos a medida necesarios, y en qué aspectos van a dar cobertura a los nuevos procesos mejorados.
  • Especificaciones de producto o servicio mejorado que vamos a aportar a los clientes.
  • Mapa del nuevo modelo de negocio mejorado, más “digitalizado”, si es el caso.
  • Plan de proyectos a abordar para conseguir llegar a la situación ideal: detalle de las tareas, equipo participante, presupuesto y temporalización.

En definitiva, todos estos aspectos son los que debería contener un buen Plan de Transformación Digital para nuestra empresa, y que a continuación pasaremos a materializar en la siguiente fase de implantación, de la que hablaremos más adelante.

Nuestro Plan de Transformación Digital siempre ha de estar vivo, ya que estamos hablando de innovación y mejora continua, y por tanto, al menos anualmente, volveremos a evaluar el estado actual y quizás debamos volver a definir nuevas soluciones, o redefinir soluciones planteadas. Este ciclo es el que realmente permitirá a la empresa mantener siempre un alto grado de competitividad en su sector, siendo más eficientes, ahorrando costes, y aportando cada vez más valor a sus clientes.

Tomado de: https://www.pinchaaqui.es/

 

sábado, 27 de agosto de 2022

CÓMO IMPLEMENTAR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN TU EMPRESA

Hace un tiempo iniciamos en nuestro blog un ciclo de artículos relacionados con la transformación digital en las empresas. Hemos abordado ya la gran importancia de una primera fase de análisis, y en segundo lugar, cómo pasar a la definición de soluciones. 

Por: Ramiro Bonaque, Innovation & Business Analyst

Llega el momento ahora de hablar sobre la materialización de los proyectos, cómo pasar a la acción e implantar las soluciones diseñadas.

En la fase de definición de soluciones se ideó un plan de trabajo para dar cobertura a los objetivos generales, creamos el listado de proyectos a abordar y planteamos los principales hitos a alcanzar. A partir de aquí se crean equipos de trabajo que deberán profundizar, entrar en detalle y desgranar los proyectos, listando las tareas que se deberán ejecutar en un espacio temporal. 


Podemos definir un plan a tres años habitualmente, que finalice idealmente en la situación deseada para el futuro próximo de nuestra compañía. Pero debemos tener claro que esto no es el inicio y fin de la transformación digital, es cierto que llegaremos a un escenario muy optimizado, pero no se deberá parar. La supervivencia de las empresas siempre ha estado basada, y ahora cada vez más, en la mejora continua, en la innovación, y por tanto, continuaremos año tras año redefiniendo esa situación ideal futura y trabajando para alcanzarla.

La priorización de los proyectos es importante. Debemos poner foco en los problemas centrales, los que definamos como prioritarios junto a la dirección de la empresa, seguramente porque resuelven los puntos de dolor más evidentes de la compañía. Definiremos el éxito a corto plazo, intentando buscar siempre el máximo impacto positivo al mínimo coste. En Pinchaaqui.es nos gusta tener siempre en mente la máxima de buscar soluciones que cumplan las “Tres F”: fáciles, funcionales y fiables.

Por último, en esta planificación inicial, debemos de tener muy claro el presupuesto con el que contamos. Es esencial definirlo y saber con qué recursos finitos podemos trabajar. Los proyectos de mejora idealmente año a año deberían de reportar mayor rentabilidad a la empresa, bien por ahorro de costes, bien por aumento de ingresos, de lo que podemos realimentar cada nuevo presupuesto anual. No obstante, es muy interesante, y podemos aprovechar especialmente en proyectos de mayor riesgo o envergadura, la red de ayudas públicas que actualmente existen para llevar a cabo proyectos de transformación digital.

Metodologías ágiles para el desarrollo de proyectos

“Lean Manufacturing”, “Agile Innovation”, “SCRUM”, “Lean-startup”, entre otros. La mayoría habéis oído hablar de al menos alguno de estos conceptos. En general, hablamos de una filosofía que surgió hace ya bastantes años, y que no para de encontrar variaciones y aplicaciones en distintos ámbitos de la mejora continua, bien sea en optimización de procesos industriales, proyectos de desarrollo de software, mejora de procesos, mejora de producto, o el lanzamiento de nuevas líneas de negocio.

No es que tengamos que cerrarnos en banda a aplicar la teoría de una metodología al 100% en nuestros proyectos de transformación digital, no existe una receta universal, sino que escogeremos y adaptaremos aquella que mejor se adapte a nuestro perfil de empresa y tipo de proyecto. Pero sí siempre seguiremos unos principios básicos comunes a todas ellas, y que sustituyen la tradicional visión de la gestión de proyectos con unos únicos objetivos generales a cumplir a largo plazo, y numerosos y largos hitos que no paran de desarrollarse para cumplirlos. En las metodologías ágiles se fomentan los paquetes de trabajo cortos (“sprints”), la validación y aprendizaje continuado y el trabajo muy en equipo.


Los principales conceptos en los que se basa la gestión ágil de proyectos son:
  • Mantener flujo constante de tareas y resultados, que el proyecto no se atasque.
  • Flexibilidad para cambiar o pivotar de forma ágil y efectiva ante situaciones inesperadas o resultados esperados no alcanzados.
  • Equipos de trabajo multidisciplinarios, con independencia y poder de decisión para elegir la mejor forma de alcanzar los objetivos fijados.
  • Calendario prefijado de revisión y validación de pequeños paquetes de trabajo, y planificación de próximas tareas.
  • Figura de coordinador del método, encargado de que se cumplan las fechas, revisiones y objetivos fijados.
  • Prototipos o pruebas piloto lanzadas ya desde el inicio del proyecto, para obtener así una validación constante del usuario final, bien sea un cliente o de los usuarios internos del proceso que estamos mejorando.
  • Contacto continuado con el entorno real de aplicación, y aprendizaje constante sobre las pruebas piloto de validación.
En realidad, esta filosofía de proyectos debería estar presente en toda la empresa y los empleados de forma global, a través de una cultura de innovación y mejora continua bien implantada y afianzada (de esto hablaremos en el siguiente post sobre transformación digital). En la era de la transformación digital, donde las organizaciones están experimentando cambios importantes y frecuentes hacia un espacio de trabajo más digital y optimizado, la flexibilidad y el “agilísimo” son una necesidad para poder adaptarse y alcanzar los objetivos planteados de forma más eficaz.

Las principales ventajas que aportan las metodologías de trabajo ágil a los proyectos y en general a toda la compañía son:
  • Mayor flexibilidad, productividad y transparencia.
  • Resultados alcanzados de mayor calidad y de forma más rápida.
  • Mayor control de riesgos: reducción de errores y de resultados fallidos.
  • Mayor implicación y motivación del equipo, debido a la mayor independencia y a la alta participación en el intercambio de ideas, así como en la validación del trabajo realizado y resultados finales de cada paquete de trabajo.
  • Mejor gestión del cambio por parte de los usuarios finales, ya que también participan de forma continuada en las fases de validación.
  • Foco en el cliente, en sus necesidades y en los objetivos estratégicos de la compañía.
Medición de resultados

Hemos visto que la validación continua de resultados es importante para ejecutar proyectos de forma ágil y exitosa. Pero no podemos validar resultados si no nos hemos planteado objetivos e indicadores de referencia y medimos el grado de alcance. Son los que describen la situación ideal a la que queremos llegar y, por tanto, deberemos verificar que los alcanzamos o nos estamos acercando a ellos conforme avanza el proyecto.

Se deben de definir hitos, cuyo cumplimiento se analizará mediante prototipos y pruebas piloto. Las métricas más importantes en el lanzamiento de un nuevo producto software, o de una nueva herramienta que den soporte al nuevo diseño de proceso optimizado, son aquellas que miden el comportamiento de los usuarios (cliente final, o clientes internos de nuestra organización) y las consecuencias asociadas. Son métricas relacionadas con, por ejemplo, la duración de las tareas, la satisfacción del usuario ante una nueva funcionalidad, el porcentaje de interacción con una nueva herramienta, el ahorro de costes, el incremento de nuevos usuarios, entre otras.

Si no estamos cumpliendo los objetivos marcados, es cuando se deben de analizar las causas, y cambiar el plan preestablecido si es necesario. Aquí es dónde se aprende, y dónde reside la potencialidad de las metodologías ágiles: actúa a tiempo, cuando el coste de desarrollo todavía no ha sido lo demasiado alto para hacer muy difícil la vuelta atrás ante un fracaso.

El equipo: la clave para una implementación exitosa

“No triunfan las ideas geniales, sino las buenas ideas con una ejecución genial”. Un proyecto muy bien planteado, ejecutado por un equipo poco capacitado y motivado para el cambio, resultará en fracaso. Un proyecto menos ambicioso, con un equipo capacitado y motivado, generará seguro mejora en la empresa.

Si las personas que participan en el proyecto lo hacen activamente, manteniendo contacto con los resultados y el usuario final, y además tienen permiso para tomar decisiones, estarán mucho más motivadas. Si se imponen sólo decisiones por los máximos responsables y no se permite la participación activa de todo el equipo tanto en el diseño de objetivos parciales o pequeños avances, como en la validación de resultados y la celebración de los éxitos, la motivación será menor. Por tanto, conviene difuminar un poco las jerarquías y mantener una organización de equipos más plana durante la ejecución.

Es clave también que el usuario final de un desarrollo, bien sea un cliente, o un usuario interno de proceso, participe también activamente en el proyecto, como validador desde las primeras etapas, así como en el diseño del nuevo proceso o herramienta software en el caso en que sea posible. Al fin y al cabo, es lógico que la opinión y aportación del leñador sea esencial en un proceso de mejorar el diseño del hacha.

Cuando se inicie la parte “dura” de la implantación, las pruebas piloto o el cambio en los procesos a mayor escala, es dónde pueden surgir más roces, debido a la natural resistencia al cambio de las personas, en mayor o menor medida según casos. Aquí es importante detectar los “líderes capilarizantes” dentro de la empresa. Empleados muy “pro-cambio” y “pro-mejora”, que generen y transmitan a su alrededor esa motivación y esa pasión por conseguir procesos cada vez más optimizados.

Y por último y no menos importante, la capacitación. La formación es también clave, para tener un equipo más capaz, y para mostrar que realmente se confía plenamente y se aportan recursos que permitan un mayor control sobre el proyecto por parte del equipo, lo que a su vez aumenta la motivación.

En resumen, para alcanzar un mayor éxito en la ejecución e implantación de los proyectos en nuestro plan de transformación digital, es muy importante el uso de metodologías ágiles y tener un gran equipo capaz y motivado. Formado tanto por personal interno como por expertos externos que ayuden y asesoren, aportando recursos en las áreas de coordinación y desarrollo que lo requieran, así como participando en la formación y escalado de resultados a toda la organización.

Tomado de: https://www.pinchaaqui.es/