miércoles, 19 de septiembre de 2018

¿CUÁL ES EL MEJOR PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Una de mis labores como consultor de gestión documental es ayudar a mis clientes a elegir el mejor programa para gestionar su documentación. Fíjate en que no estoy diciendo “el mejor programa de gestión documental”, sino “el mejor programa para gestionar su documentación”. 

Como norma general, no hay programas mejores que otros, sino programas que se adaptan mejor que otros a nuestras necesidades. Por eso, si me preguntas qué programa de gestión documental te recomiendo, me permitirás que te responda con otra pregunta: ¿cuál es el problema que quieres resolver?

Cómo seleccionar y evaluar un programa de gestión documental
Conocer bien las diferentes aplicaciones disponibles en el mercado no sirve de nada si previamente no hemos definido los requisitos técnicos, funcionales y de servicio que deberá cumplir el programa para solucionar el problema del cliente. ¿Es mejor un martillo o un destornillador? Depende de lo que vayamos a hacer: un martillo nos vendrá muy bien si queremos poner un clavo a la pared, pero buscaremos un destornillador si lo que queremos es quitar la carcasa de nuestro portátil (y que siga funcionando después, claro).

Los requisitos que tiene que cumplir un programa de gestión documental pueden ser de índole técnica, funcional o de servicio, dependiendo de la pregunta a la que responden:
  • Los requisitos técnicos son aquellos que responden a la pregunta: ¿qué condiciones debe reunir el software para adaptarse a nuestra infraestructura informática? Por ejemplo: el programa debe ser compatible con el sistema operativo GNU/Linux.
  • Los requisitos funcionales son aquellos que responden a la pregunta: ¿qué necesitamos que haga la herramienta? Por ejemplo: el programa debe permitir diseñar y lanzar flujos de trabajo.
  • Por último, los requisitos de servicio son aquellos que responden a la pregunta: ¿qué servicios adicionales necesitaremos y de qué presupuesto disponemos? Por ejemplo: el programa debe contar con soporte técnico profesional.
Como es lógico, no todos los requisitos tendrán la misma importancia en tu proyecto. Si tu objetivo es automatizar el archivo de las facturas y los albaranes, descartarás de entrada cualquier programa que no sea compatible con un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Por ello, siempre hay que ponderar estos requisitos y establecer si alguno es de obligatorio cumplimiento.

Si quieres saber más sobre el tema, te recomiendo que leas esta clarificadora serie de dos entradas de Joaquín Hierro en Biblogtecarios.

Con qué programas trabajar

Aunque no te puedo decir cuál es el mejor programa de gestión documental, sí te puedo comentar con qué programas suelo trabajar.

Cuando fundé Nosturi, tenía muy claro que apostaría por un modelo de negocio open source. Siempre que existe una herramienta libre y de código abierto para solucionar el problema de mi cliente, le doy prioridad sobre su alternativa privativa. El programa de gestión documental (ECM) libre y de código abierto que más suelo implementar es OpenKM y, recientemente, también he comenzado a dar soporte a OpenProdoc. Ambos programas cuentan con las funcionalidades necesarias para gestionar la documentación de una organización, a saber:
  • Captura, descripción, clasificación y búsqueda de documentos.
  • Integración con OCR.
  • Control de versiones de los documentos.
  • Creación y automatización de tareas.
  • Establecimiento de reglas de acceso.
  • Establecimiento de reglas de conservación.
  • Trazabilidad de los documentos durante todo su ciclo vital.

Desde el punto de vista de la arquitectura, estas soluciones están construidas para integrarse fácilmente con múltiples aplicaciones y sistemas. Todas ellas están desarrolladas en Java, que posibilita su ejecución como servicio en servidores y contenedores de aplicaciones Java, así como su compatibilidad con un amplio ecosistema de software de código abierto. De hecho, estas aplicaciones están concebidas como sistemas modulares que conectan diferentes programas de terceros con un núcleo, al que el usuario accede por medio de una interfaz gráfica.

Otra de las ventajas de estos programas es su buena optimización: en ambos casos, una instalación pequeña puede funcionar con tan solo 1GB de RAM.


Alfresco y Nuxeo también son dos alternativas interesantes a los ECM privativos, pero el coste de los servicios ofrecidos directamente por los fabricantes es más elevado y no todos los clientes con los que trabajo pueden afrontarlo. Debo admitir, además, que no me siento muy cómodo con la política de Alfresco, que ofrece un producto de código abierto con funcionalidades recortadas como gancho para que el cliente lo pruebe y se pase a la versión de pago. El propio Jeff Potts reconoce que sacaron al mercado Alfresco como software libre para conseguir más cuota de mercado y que “el código abierto no es uno de los principios rectores” de la compañía.

Otro programa con el que trabajo es AtoM, que permite a los archivos ofrecer a través de una plataforma web una descripción de su documentación ajustada a los estándares del Consejo Internacional de Archivos (ICA), como la norma ISAD(G). También estoy considerando comenzar a ofrecer soporte al programa de gestión de bibliotecas Koha.

Estas herramientas informáticas resuelven con una buena relación coste-efectividad la mayoría de situaciones que me encuentro en mi trabajo como consultor. Con todo, en ocasiones ninguno de estos programas cumple algún requisito importante del cliente y tengo que recomendar una herramienta con la que estoy menos familiarizado. Aunque todos tenemos preferencias, es importante recordar que no existe un programa de gestión documental mejor que los demás, sino un programa más adaptado a cada necesidad.

Espero que esta entrada te haya resultado interesante y, como siempre, te animo a compartir tus opiniones y sugerencias en la sección de comentarios.

Tomado de: https://nosturi.es

¿QUÉ SE CONSIGUE CON EL PROGRAMA GESTIÓN DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS MUNICIPALES?


La estrategia empelada para establecer un desarrollo de los Municipios es el Programa de Gestión de Calidad para los Servicios Municipales, el cual se aplica en cualquier país con éxito demostrado.
En anteriores publicaciones comentamos que el Modelo Gestión de Calidad de los Servicios Municipales se trataba de un grupo de actividades que juegan un papel fundamental para mantener un desarrollo de la Mejora Continua y alcanzar la Excelencia.

Los municipios son instituciones del Estado que tienen como objetivo dar respuesta a las necesidades de los ciudadanos, proporcionando un servicio de calidad para la sociedad. Para ello se establece un ciclo PDCA de mejoramiento continuo.

Aunque siempre ha existido la necesidad de mejorar la gestión de los Municipios, es a partir de los años 90 cuando se inicia el trabajo para lograr una mejora de la gestión de los municipios más destacados, a su vez se procedió a fortalecer aquellos municipios que presentaban carencias en su gestión.

Cuando se tiene la intención de mejorar la calidad es imprescindible contar con la colaboración humana y económica.

Fue en el año 2000 cuando los municipios comenzaron a experimentar una evolución importante en el tema de la gestión. Por otro lado, la decisión de no haber realizado una adecuada inversión de capital humano que estuviese a favor de la iniciativa supuso un incremento o una desviación del esfuerzo, lo que dio como resultado que los municipios presentaran ciertas carencias.

A partir del 2006 se trabajó apostando por el desarrollo de un programa que contribuyera con herramientas fundamentadas en Modelos de Gestión de Excelencia. Con ello, se alcanza una correcta gestión de los municipios y es un año después cuando se da comienzo con las certificaciones de los servicios municipales.

Todos los procesos de Autoevaluación, Diseño e Implementación de Planes de Mejora se encuentran apoyados técnica y económicamente.

Para realizar una actualización de todos los Municipios, este proceso debe estar asociado a determinados objetivos y métodos que estén respaldados política y económicamente. Atendiendo sobre todo al uso de indicadores concretos con los que obtener mejoras y por lo tanto la modernización de las Municipalidades.


Tomado de: https://www.isotools.org 

HSE EN LATINOAMÉRICA


La gestión del HSE en Latinoamérica siempre ha estado rodeado de controversia, por lo que todas las decisiones al respecto, son bastante delicadas. 
Y, aún más, con la llegada de la ISO 45001 sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

A este respecto, un factor esencial es el hecho de que cada país disponga de leyes, estatutos o de referencias específicas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.



Esto es, cada país toma de referencia para establecer su normativa en HSE, las especificaciones técnicas y normas de los distintos sectores laborales, la legislación estatal en Seguridad Laboral y Medio ambiente, las normas ISO y, en menor medida, las recomendaciones de los Institutos de Seguridad e Higiene y otros organismos medio ambientales no nacionales.

Si bien es cierto, en la actualidad se está avanzando a grandes pasos en la gestión del HSE en Latinoamérica.

En primer lugar, con intención de incorporar algunos de los cambios de la nueva ISO 45001 sobre Seguridad y Salud en el Trabajo, adaptándolos a sus circunstancias y necesidades.

En segundo lugar, con la elaboración de un tratado en materia medio ambiental: Acuerdo Regional sobre el Acceso a la Información, la Participación Pública y el Acceso a la Justicia en Asuntos Ambientales en América Latina y el Caribe. Este fue aprobado por 24 países de Latinoamérica y El Caribe el pasado mes de marzo en Costa Rica.

Normativa HSE en Latinoamérica

La gestión del HSE en Latinoamérica cobra especial relevancia en algunos de estos países, desarrollando normativas con matizaciones concretas que crean mayor concienciación en el ámbito de la Seguridad Laboral y el medio ambiente.

Es así el caso de Ecuador, Perú, Chile y Colombia, en los cuales realmente se ha normativizado algunos aspectos esenciales, como los procedimientos correctivos y/o preventivos, así como la ratificación del tratado medio ambiental anteriormente citado.

Normativa SST en Ecuador: Reglamento SGRT

Este reglamento denominado Seguro General de Riesgos del Trabajo (SGRT), sustituye a la anterior ley SART (Reglamento para el Sistema de Auditorías de Riesgos del Trabajo).

Con elaboración de esta nueva norma, la intención del Gobierno de Ecuador es reducir la cantidad de burocracia necesaria en las empresas para llevar a cabo la gestión de la Seguridad y Salud.

Adicionalmente, pretende garantizar en gran medida, que tanto afiliados como empleadores dispongan de seguridad laboral, a través de acciones y programas preventivos, y la mejora de la protección de los mismos, frente a posibles accidentes o enfermedades profesionales.

No obstante, sigue estando vigente la necesidad de implementación de:
  • Identificación y evaluación de riesgos y sus factores.
  • Medición y análisis de factores de riesgo.
  • Control Operacional integral.
  • Vigilancia de la Salud y del medio ambiente laboral.
  • Evaluaciones periódicas para el seguimiento de la seguridad laboral.
Además, se refuerza el papel de los técnicos de Riesgos del Trabajo, involucrándose en mayor medida en la investigación de accidentes o enfermedades laborales.

Normativa SST en Perú: Ley 29783

En este caso, sigue vigente la Ley 29793 de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como su Reglamento, aprobado por D.S. Nº 005-2012-TR. Esta Ley tiene como objetivo establecer, de manera general, una cultura prevencionista a nivel nacional.

Es aplicable a todos los sectores, tanto públicos como privados, y a sus empleados y empleadores.

Bien es sabido, que Perú forma parte de la Comunidad Andina de Naciones (CAN). Este ente, dispone de herramientas para la gestión de la Seguridad y Salud Laboral. En concreto, ésta establece que, para todos los miembros que formen parte, es obligatorio:
Implementación de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, realizando un seguimiento del cumplimiento de los objetivos en ella descritos.
Identificar, evaluar, prevenir y comunicar los riesgos a los empleados.
Capacitar a los empleados sobre los riesgos inherentes a su puesto de trabajo.

Normativa SST Chile: Ley 16744

Igualmente, en Chile sigue siendo vigente la Ley 16744 de Seguro Social contra Accidentes del trabajo y Enfermedades Profesionales.

Por tanto, sigue siendo obligatorio el Seguro Social, con el cual se protege de los riesgos por accidente laboral a los trabajadores, ya sean estos por cuenta propia o a través de una empresa.

A este respecto, matizar que, para la protección del empleado en materia de SST, existen una serie de normas específicas:
  • Ley 16.744 de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales y sus decretos auxiliares.
  • Código del Trabajo (artículos 184 y demás)
  • Código Sanitario Libro III: “De la Higiene y Seguridad del Ambiente y de los Lugares de Trabajo”
  • Otros textos legales particulares dependientes del sector económico vinculado a la empresa.
Normativa SST Colombia: Ley 1562/2012 y Decreto 1072 de 2015

En Colombia, la Ley 1562/2012 de Prevención de Riesgos Laborales destaca por la publicación del Decreto 1072 de 2015 o Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

En este caso, el Decreto 1072 de Colombia hace una recopilación de todas las normativas relacionadas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de establecer un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El Decreto 1072 de 2015 es de aplicación obligatoria, y actualmente se encuentra en la fase de ejecución, por lo cual se recomienda a todos los responsables de SST de las empresas, capacitarse para poder llevar a cabo esta implementación.


Tomado de: https://www.isotools.org

6 PASOS PARA TENER REUNIONES MÁS EFECTIVAS


El tiempo es oro. Si usted todavía es víctima de las reuniones tediosas e infructíferas, seguir estos consejos y aplicar la teoría de los ‘6 sombreros para pensar’ le cambiarán la vida laboral. 

Bostezos, personas mirando celulares y debates sin conclusiones. Este suele ser el panorama de muchas reuniones laborales que más que sacar frutos, terminan desperdiciando tiempo. 

Y muchos jefes o líderes sufren de la llamada “reunionitis”, lo que termina afectando el flujo de trabajo de todos los colaboradores ya que estos encuentros no solo suelen durar más de lo estipulado si no que muchas veces se pierde el norte de los objetivos y termina primando la opinión o el ego de las personas. 

Estos ambientes, que realmente sirven para promover la creatividad, asignar roles y tareas y buscar soluciones, se convierten en un juego de arena movediza donde o solo muy pocos participan y o cada uno está en su cuento aparte. 

Según Alejandro Arévalo, Executive Manager de DNA Human Capital Colombia, “en el 84% de los casos, las reuniones tardan más del 30% del tiempo previsto inicialmente, y en el 34% se hablan de temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión. Además el 8% de las reuniones deben ser agendadas nuevamente por falta de asistentes”. 

Estas cifras demuestran lo tedioso de la actualidad de las reuniones laborales. Y teniendo en cuenta que esto ocurre, ¿qué se puede hacer para evitarlo? 

El método de los sombreros 

Edward de Bono, un reconocido psicólogo maltés graduado de la Universidad de Oxford y doctor en medicina de la Universidad de Cambridge, desarrolló en 1983 la llamada teoría de los 6 sombreros para pensar. 

Estos, aplicados a las reuniones dentro de las organizaciones ayudan a la toma de decisiones y mejoran la comunicación al lograr una visión integral del tema que se está abordando. Además, promueven la participación, creatividad y da protagonismo al personal. 

Los expertos aconsejan que en cada reunión se impriman unos pequeños sombreros cada uno del respectivo color (blanco, rojo, negro amarillo, azul y verde) para que todos los asistentes estén en la misma línea, y además, se pueda lograr el objetivo en menos tiempo. 

Sombrero azul: Este lo usa el moderador que será el encargado de decidir en qué momento se usa cada sombrero dependiendo al tema y por cuánto tiempo. Además monitorea el proceso, establece los pasos, toma nota de todo lo dicho y finaliza con las conclusiones. 

Sombrero blanco: Se presentan los hechos y las cifras objetivamente. No se hacen interpretaciones ni se dan opiniones. Es de neutralidad. 

Sombrero rojo: Los asistentes dicen los sentimientos, emociones y presentimientos como por ejemplo: esto me gusta, creo que fallará, sin necesidad de justificarse. 

Sombrero verde: Es el de la creatividad y las ideas. Se dan nuevas alternativas y se expresan las posibilidades. 

Sombrero negro: Es el de la evaluación crítica y la negatividad. Se precisa lo que está mal, lo incorrecto y lo erróneo, los riesgos y peligros. 

Sombrero amarillo: Es el de el optimismo y las ventajas. Se habla de la factibilidad y de los beneficios y se construyen propuestas a partir de esto. 


Tomado de: http://www.finanzaspersonales.co


LA ISO 15489 EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Con el avance tecnológico de los últimos tiempos, la generación y demanda de altos volúmenes de información y la necesidad de tener siempre organizada la información importante de las organizaciones, cobra importancia la necesidad de tener un buen proceso de "gestión documental".
Necesidad que aplica a todo tipo y tamaño de organización, de todos los tamaños y sectores de la economía, publicas o privadas, grandes o chicas, de servicios ¿o del sector real, en fin, la "gestión documental" es un proceso inherente la buena gestión de las organizaciones.

Según la definición de la norma ISO 15489, los documentos de archivo deben ser auténticos, completos, no modificados, y se tienen que poder utilizar y acceder. Los documentos deben tener metadatos que definan y categoricen la información del documento y también tiene que quedar registrado la auditoria y procesos que se realizan con el documento.

Esta norma ISO 15489 nos ofrece una guía sobre la gestión documental electrónica, es decir cómo administrar los documentos y la relación que estos tienen con los sistemas electrónicos. El objetivo es normalizar los procedimientos y prácticas de la gestión documental de archivos con la finalidad de asegurar la protección de los documentos, y permitir que la información que contienen pueda recuperarse de un modo más eficaz.

El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para la implantación. Adicionalmente, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y añade más importancia a los metadatos asociados a los documentos.

Introducción a la norma ISO 15489 para gestión documental

Como la información es una de las partes más importantes en las empresas, la manera de crear, administrar y almacenar la información, registros o documentos tiene un efecto fundamental en el éxito de la empresa y los proyectos y operaciones de esta.

La información y documentos mal gestionados en todos los niveles de una empresa, y el descontrol que supone no tener estos datos catalogados pueden ser una desventaja y marcar la diferencia en un mercado competitivo.

La base de la norma ISO 15489 para gestión documental tiene diferentes objetivos para abordar la problemática con la documentación.

Uno de los objetivos de la gestión documental según la norma ISO 15489 es ayudar a las empresas a reconocer la importancia de su información comercial (ya sea de datos electrónicos, formularios, imágenes o documentos) y promover las mejores prácticas en la gestión de los documentos y archivos.

Los beneficios de la gestión documental según la norma ISO 15489

Los beneficios de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y documentos de la empresa y la gestión de la información y los procesos de archivos serán más eficaces, dando lugar a ahorros por eficiencia, reducción de costos y aumento de los beneficios.

Los objetivos de la norma ISO 15489

La información contenida en la Norma ISO 15489 reconoce que cada empresa tendrá una problemática individual y sus propios requerimientos para tratar su información, datos o documentos.

Al proporcionar un marco de mejores prácticas a seguir, estas se aplican a los casos individuales de cada empresa como una norma para la gestión documental y ofrece una buena base a seguir para los procesos de la empresa.

La información contenida en la Norma ISO 15489

Los documentos que integran la Norma ISO 15489 para gestión documental se dividen en dos secciones.

La parte 1 más teórica, plantea una visión de conjunto de datos y gestión de la información y se examinan los principios y la metodología detrás de su adopción.

La parte 2 está más involucrada con los aspectos prácticos de avanzar hacia el cumplimiento de la gestión de documentos. Proporciona un análisis en profundidad, a menudo paso a paso a la aplicación de los registros electrónicos y la gestión de la información.

La norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2, fue creada por la Organización Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre de 2000. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.

La Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como son:

Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
Considerar que los documentos sean plena prueba.
Optimizar su rendimiento en la organización.

Generalidades de la Parte 1 de la Norma

La primera, denominada “generalidades”,define los resultados necesarios que se debe lograr en la gestión de registros, plantea los objetivos principales que deben regular los documentos y formatos, soportes recibidos o creados por cualquier organismo en ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear o mantener documentos; ofrece una serie de términos y definiciones relacionados con la gestión documental que aclaran el uso de la misma e impiden otras interpretaciones; indica las responsabilidades de las organizaciones respecto de los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; facilita el diseño y la administración de sistemas de gestión documental como apoyo a los sistemas de gestión de calidad, a los sistemas de gestión medioambiental y de seguridad y salud ocupacional; e incluye los beneficios de la gestión documental, los principios que debe atender un sistema de gestión documental; y llama la atención acerca de las características de los documentos, especialmente de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

La norma considera, además, aspectos formales de conformidad y cambios en un programa de gestión documental, para lo cual diseña una metodología que debe responder a las necesidades del organismo que la acoge, e incluye los siguientes aspectos:
  • Investigación preliminar.
  • Análisis de las actividades del negocio.
  • Identificación de los requisitos para registros.
  • Evaluación de sistemas existentes.
  • Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos de los registros.
  • Diseño e implantación del sistema de registros.
  • Implementación de un sistema de registros.
  • Revisión posterior a la implantación.
El sistema de gestión documental debe realizar el registro de cada documento del sistema, para luego clasificarlo, asignarle metadatos, números y códigos, definir su almacenamiento y acceso para consulta e incluir su trazabilidad y la disposición final.

Generalidades de la Parte 2 de la Norma

La segunda parte especifica la metodología para la implementación de la norma La ISO/IEC 15489-1 en todas las organizaciones, respetando la legislación y reglamentación que aplique a nivel nacional. Presenta un panorama de los procesos y factores a considerar, y productos para el diseño e implementación de un Sistema de Registros de cada uno de los puntos especificados en la parte 1 de la norma.

Además especifica los instrumentos usados en las operaciones de los registros, especificando los siguientes aspectos:
  • Instrumentos principales.
  • Clasificación de las actividades del negocio, con su respectivo método para desarrollarlo.
  • Controles de Vocabulario.
  • Tesauros.
  • Autoridad para la disposición de registros.
  • Programa de clasificación de seguridad y acceso a los registros.
  • Almacenamiento de los registros.
  • Uso y seguimiento de los registros.
  • Implementación de la disposición de los registros.
  • Monitoreo y auditoría de los registros.


Tpomado de: http://www.tbs-telecon.es y https://es.wikipedia.org