lunes, 27 de julio de 2020

8 RAZONES POR LAS QUE DEBES IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001 EN TU ORGANIZACIÓN

Seguro que ya estás convencido de los beneficios de implantar un sistema de gestión de calidad basándote en la norma internacional ISO 9001 en una organización, pero por si aún no lo estás al 100% hoy voy a terminar de convencerte y para ello me bastará darte tan solo 8 razones, de las mil y una que existen.

La implantación de un sistema de gestión de calidad en una organización es ante todo una manera de establecer una metodología de trabajo dentro de la empresa, una metodología basada en procesos en el que se analiza el rendimiento de cada uno de ellos para conseguir una mejora continua a lo largo del tiempo y poder ofrecer una completa satisfacción al cliente.

A pesar de ser consultor que trabaja implantando sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001 en las empresas, creo firmemente en esta forma de trabajar porque:

  • ¿A qué empresario no le interesa documentar sus procesos bajo protocolos de actuación para que todos en la empresa trabajen con los mismos procesos?
  • ¿A qué empresario no le interesa analizar el contexto de su organización e identificar posibles partes interesadas (clientes, proveedores, organismos públicos…) críticos en su día a día?
  • ¿A qué empresario no le interesa identificar riesgos y oportunidades en su negocio para posteriormente poder abordarlos?
  • ¿A qué empresario no le interesa tener todos los puestos de trabajo de su empresa descritos para que cualquier empleado sepa en todo momento lo que tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo?
  • ¿A qué empresario no le interesa establecer y trazar una estrategia empresarial para alcanzar objetivos en su empresa e indicadores de gestión que puedan medir el rendimiento de sus procesos?
  • ¿A qué empresario no le interesa tener controlada la infraestructura que forma parte de la empresa y sobre todos aquellos equipos que requieran de un mantenimiento preventivo para evitar averías innecesarias?
  • ¿A qué empresario no le interesa controlar a sus proveedores sobre todo aquellos que son subcontratados por la organización y que realizan un proceso o parte de un proceso en nombre de la organización?
  • ¿A qué empresario no le interesa identificar, analizar y poner soluciones desde la raíz a los problemas internos y externos encontrados para evitar que vuelvan a suceder?
  • En definitiva, ¿a qué empresario no le interesa mejorar su gestión empresarial?

Pues sí, implantando un sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2015 conseguirás todo esto.

# Razón 1. Documentar y protocolizar tus procesos
Trabajar bajo un sistema de gestión de la calidad requiere de documentar procesos, si no todos tus procesos sí que será necesario que que documentes una parte de tus procesos sobre todo aquellos que sean más críticos. Creo que estarás de acuerdo conmigo en que cuanto más documentes y protocolices tus procesos, más controlado tendrás el funcionamiento de tu empresa.

Si documentas procesos, todos los integrantes de tu organización trabajarán de la misma forma y en caso de la ausencia de algún empleado (por vacaciones, por enfermedad, por despido, etc.) podrá ser sustituido por otro de forma ágil y eficaz. Eliminas así la figura del “empleado clave” dentro de tu empresa, un empleado que puede convertirse en imprescindible debido a todos los conocimientos que ha adquirido a lo largo del tiempo y que no ha documentado y sólo los conoce él. ¿Estás conmigo en que esto es un riesgo o no? Uff… ojo con este tipo de situaciones…

Si quieres conocer más motivos por los que tienes que documentar tus procesos tengo un post escrito dedicado exclusivamente a este asunto.

# Razón 2. Analizar el contexto y todas las partes interesadas alrededor de la organización
¿Te has parado a pensar cómo está evolucionando tu sector? ¿y tú competencia? ¿Es posible que puedas innovar y adaptarte a las nuevas tecnologías para hacer tus procesos más ágiles? Si te haces este tipo de preguntas estás analizando el contexto de tu organización y te podrá ayudar a darte cuenta de aspectos que no detectarías si simplemente te dejas llevar por tu día a día y no levantas la cabeza para ver cómo está todo a tu alrededor.

Además de analizar tu contexto, conocer cuáles son las partes interesadas críticas en una organización creo que es un ejercicio fundamental para cualquier gerente o director de una empresa. Al identificar qué partes interesadas son críticas estarás identificando a su vez qué necesidades específicas tienen cada parte interesada y qué requisitos debe cumplir tu empresa para satisfacerlas.  Es obvio decirlo pero, no olvides que, cualquier posible incumplimiento de los requisitos de esas partes interesadas que has identificado representa un riesgo para tu organización.

Por tanto analizar bien el contexto, junto con las partes interesadas son aspectos básicos para la implantación de cualquier sistema de gestión de calidad.

# Razón 3. Identificar riesgos y oportunidades en el negocio
Seguro que has conocido a algún empresario que te ha dicho… “si lo hubiese sabido antes…”, “… si hubiese sabido que eso era un riesgo tan alto…”, “… si me hubiese dado cuenta de esa oportunidad hace un par de años…”. Pararse periódicamente a analizar qué riesgos y oportunidades existen en tu negocio es algo que ayudará enormemente a tu organización.

Haciendo consultoría he visto en más de dos y tres ocasiones empresas que van bien aparentemente pero cuando analizamos su facturación vemos que la tienen concentrada en dos o tres clientes. Imagina que pasaría si tuvieses el 80% de tu facturación en tan solo dos clientes y uno de ellos por el motivo que sea deja de trabajar con tu empresa. Pues esto pasa…

Los riesgos y oportunidades en tu empresa los puedes analizar con la herramienta que tú prefieras. Yo utilizo un análisis DAFO para hacer la identificación con mis clientes y posteriormente utilizo una hoja de cálculo para evaluar la importancia de cada uno de ellos y saber cuáles son los más altos para abordarlos posteriormente.

Bien, pues si trabajas con un sistema de gestión de la calidad verás la necesidad de realizar un análisis de riesgos y oportunidades en tu organización.

Como puedes imaginar los beneficios de realizar este análisis de riesgos y oportunidades son múltiples pero en términos generales:
  • Conseguirás mejorar la situación de tu empresa.
  • Eliminarás o minimizarás los efectos no deseados de un riesgo identificado.
  •  Potenciar los efectos deseables de las oportunidades detectadas.
  • Lograrás que el sistema de calidad cumpla los resultados previstos satisfaciendo las necesidades de tus clientes.
# Razón 4. Descripción de puestos de trabajo
Como sabes la descripción de un puesto de trabajo es la descripción de las tareas que debe realizar el empleado para ese puesto de trabajo. Pero además también deberás definir las competencias que debe tener la persona para desarrollar el puesto que estas describiendo (formación reglada, formación específica, experiencia previa y características en cuanto a su personalidad).

La descripción de los puestos de trabajo es una herramienta bastante potente ya que con ella conseguirás:

a) Redactar las principales áreas de responsabilidad tus empleados

b) Tener una visión de la carga de trabajo de cada empleado

c) Hacer más fácil el proceso de selección de personal nuevo y saber cuál es el perfil de la persona candidata.

d) Mayor facilidad para sustituir a un trabajador en caso de ausencia (enfermedad, baja o despido)

e) Detectar necesidades de formación o habilidades a adquirir por el empleado que está desarrollando el puesto de trabajo.

f) Tener la mejor base para realizar una evaluación por desempeño de cada puesto de trabajo.

g) Que todos los empleados tengan una idea clara de lo que se espera de ellos.

Si quieres trabajar con un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001 deberás invertir parte de tu tiempo en redactar la descripción de puestos de trabajo en tu organización pero creo que, de sobra, has visto los beneficios que esto te puede reportar.

# Razón 5. Establecer objetivos e indicadores de gestión
Seguramente no haga falta definir qué es un objetivo, pero tal vez sí necesites tener una idea sobre lo que es un indicador de gestión. Los indicadores de gestión son métrica que ayudan a medir el rendimiento de los procesos en una organización.

Puedes medir:
  • procesos comerciales (número de presupuestos/cotizaciones aceptadas frente a las totales).
  • procesos de soporte o apoyo (número de formaciones o personal formado en cierta materia frente al total de empleados)
  • procesos de negocio (número de alumnos que aprueban en primera convocatoria el carné de conducir [si fueses una autoescuela por ejemplo]).
  • Si quieres saber cuáles son los distintos procesos que existen en una empresa te recomiendo leer el post relacionado al mapa de procesos.
Respecto a los objetivos, tal y como te contaba en el post que hablo de cómo establecer Objetivos de calidad, si no trabajas con objetivos estás destinado a dejarte llevar por el día a día sin plantearte metas, nuevos propósitos, nuevos mercados… tan solo te ceñirás a sacar adelante el trabajo que te llega, cuando te llegue y como quiera que te llegue pero tú no serás el que tomas las riendas del progreso de tu negocio.

La mayoría de las empresas no establecen objetivos ni indicadores para medir sus procesos, simplemente se dejan llevar por la corriente del día a día sin plantearse retos y metas a conseguir para mejorar la organización. La norma ISO 9001 te exige que establezcas objetivos e indicadores de gestión y además plantear una estrategia para alcanzarlos. Por lo tanto será un tiempo muy bien invertido que realizarás internamente cuando establezcas tus objetivos, indicadores y la estrategia a desarrollar para alcanzarlos.
«… la mayoría de las empresas no establecen objetivos ni indicadores para medir sus procesos, simplemente se dejan llevar por la corriente del día a día…»
# Razón 6. Mantenimiento de los equipos que componen la infraestructura
Toda organización debería de tener establecido un plan de mantenimiento para los equipos que componen su infraestructura productiva, y si tienes implantada la ISO 9001:2015 deberás llevar un plan de mantenimiento preventivo que, créeme, es algo sumamente importante.

Esta labor no se valora todo lo que se debería en las empresas y puede tratarse de un asunto crítico en algunas organizaciones. De hecho he preparado un post solo para describirte la importancia de realizar un mantenimiento preventivo y correctivo de tu infraestructura el cual recomiendo que leas.

Imagina una panadería, aunque no lo pueda parecer, el mantenimiento preventivo de la maquinaria juega un papel importante en el proceso de negocio. En su obrador (taller de producción) tenemos máquinas mezcladoras, amasadoras, hornos, etc. Puedes imaginar lo que sucedería si una de esas máquinas falla por no haberse llevado a cabo el correspondiente mantenimiento, ya no solo es que se tenga que parar la producción sino el hecho de invertir en una reparación que a buen seguro saldrá más cara que haber efectuado su correspondiente mantenimiento. Un mantenimiento preventivo que, aunque implica parar la producción para esa máquina, es completamente necesario para alargar su vida útil.

# Razón 7. Evaluar y controlar a tus proveedores
Durante mi experiencia como consultores he podido observar como casi ninguna organización, antes del proceso de implantación de la norma ISO 9001, tienen en cuenta a sus proveedores (ni los evalúan, ni los controlan). Créeme si te digo que es un error tremendo que no controles y evalúe a ciertos proveedores con los que trabajas.

Ten en cuenta que el rendimiento de tu organización se verá supeditado al rendimiento de muchos de tus proveedores, sobre todo aquellos proveedores que realizan trabajos en tu nombre debido a la subcontratación que has acordado con ellos.

Si implantas un sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001 deberás de evaluar a tus proveedores y pensar qué criterios tendrás que imponer a aquellos procesos o parte de procesos que tienes subcontratados. Esta subcontratación será la imagen de tu organización… y supongo que querrás dar una buena imagen, ¿verdad?… así que no dejes de vigilar cómo prestan ese servicio en tu nombre. Si quieres saber más sobre cómo evaluar a tus proveedores puedes leer el post que he preparado para abordar este asunto.

# Razón 8. Analizar problemas internos y/o externos
Si tienes implantada la norma ISO 9001, tendrás ante todo una poderosa herramienta que te permitirá llevar a cabo un análisis de los problemas internos y/o externos que puedan surgir en tu empresa. Lo potente de esta herramienta es la metodología para analizar los problemas o errores que aparecen en tu organización, basados en, una vez detectado el error:

a) Establecer una acción inmediata para solucionar el error [corrección].

b) Identificar la causa raíz que ha llevado a la aparición del error [identificación causa raíz].

c) Establecer e implantar una acción que elimine la causa raíz del error detectado y por tanto evitará que aparezca una situación igual en un futuro [acción correctiva].

d) Verificar que la acción implantada ha sido eficaz ya que gracias a ella no se ha producido una situación igual en un contexto parecido [eficacia acción correctiva].

Seguro que te suena aquello de “la mejora continua”, pues es esa mejora es la que conseguirás partiendo de la metodología de este análisis, a través del estudio de las no conformidades.

Bien, ¿te he convencido para que implantes la norma ISO 9001 en tu organización?, ¿consideras que falta alguna razón más?, ¿eliminarías alguna de las razones?, ¿te ha quedado todo claro? Te invito como siempre a que me escribas con cualquier duda que tengas. Si consideras que escribo post con contenidos buenos y únicos suscríbete a este blog. Estaré encantado de avisarte cada vez que tenga algo nuevo por aquí.

Tomado de: https://iveconsultores.com/

4 CLAVES PARA IMPLEMENTAR SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS EN PYMES


Una razón recurrente por la que se implementan sistemas de gestión integrados en PYMES es que este tipo de organizaciones proveen a grandes empresas que les exigen acreditar y certificar gestión ambiental, de calidad y de salud y seguridad en el trabajo.

Los sistemas de gestión integrados en PYMES también permiten alcanzar el cumplimiento de las normativas locales, dar un valor adicional a la marca y crear cultura de excelencia en todos los empleados y partes interesadas en la organización.



La implementación de sistemas de gestión integrados en PYMES, para que resulte exitosa, requiere considerar algunos factores clave. Veamos cuatro de ellos:

4 Claves de los sistemas de gestión integrados en PYMES

Los factores son muchos. Hoy nos centramos en 4 de ellos, que también son abordados con detenimiento en el manual ISO:



1. Capacidad de adaptación a un sistema de gestión existente

Cualquier organización que desee mantenerse en el negocio, liderar el mercado y proporcionar productos y servicios de calidad a sus clientes, debe contar con un sistema de gestión, aunque este sea básico o elemental.

Este sistema debe tomarse como base y punto de partida para implementar sistemas de gestión integrados en PYMES. Para implementar ISO 9001, por ejemplo, no es preciso construir toda una estructura nueva dedicada a la gestión de la calidad, sino que se evalúe lo que propone el sistema actual, se elabore un estudio de brechas (GAP ), y se implemente lo que falte para lograr la conformidad.



2. Las diferencias en el sistema de gestión y los procedimientos documentados

Un sistema de gestión es una herramienta para ayudar a lograr los objetivos de la organización. Cualquier medida tomada debe ser coherente con el objetivo básico del sistema.

Existen muchas medidas que contribuyen a alcanzar el objetivo. Por ejemplo, aumentar la competencia del personal, adoptar dispositivos técnicos “a prueba de errores”, usar diagramas de flujo, listas de verificación, registros, etc.

Sin embargo, no todos los procedimientos, sobre todo aquellos muy extensos, se alinearán con la cultura organizacional y las prácticas diarias, lo cual es especialmente válido en PYMES.



3. Los puntos comunes entre diferentes sistemas de gestión

Aunque redactados de manera diferente, los sistemas de gestión se basan en conceptos fundamentales, sobre todo cuando están soportados por normas ISO. Algunos de esos elementos comunes son:
  • Gestión y control de procesos: garantizan que los procesos entreguen los resultados esperados y que se cumplan los requisitos aplicables.
  • El enfoque PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar): para la gestión y el control de los procesos. Esto permite establecer objetivos, definir los procesos necesarios, monitorear el progreso y el cumplimento, tomar medidas cuando sea necesario y considerar oportunidades de mejora.
  • Gestión de riesgos: identificar los riesgos que ofrecen amenazas y oportunidades, e implementar controles para minimizar los efectos negativos en el rendimiento y maximizar los beneficios potenciales.
4. En la simpleza está el secreto


Para implementar sistemas de gestión integrados en PYMES, vale la pena considerar el principio según el cual “menos es mejor y lo pequeño puede ser más funcional que lo grande”. De este modo, el sistema de gestión integrado debe adaptarse al tamaño y la complejidad de la organización, en tanto se cumpla con los requisitos de ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

En muchos casos, los diagramas de flujo y los formularios son más efectivos que los procedimientos documentados, y los registros a menudos brindan más valor agregado que las descripciones de los procesos.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

HERRAMIENTA ÚTIL PARA GESTIONAR EL RIESGO EN LAS EMPRESAS ENERGÉTICAS


El estándar ISO31000 es una norma internacional cuya finalidad es facilitar a las empresas la gestión del riesgo de una manera eficaz y eficiente, independientemente del sector en que se encuentren o de su tamaño.

Todas las empresas tienen el riesgo de que se puedan alterar la consecución de sus objetivos fijados debido a que corren el riesgo de ser atacadas por una serie de amenazas.

Las organizaciones energéticas, al igual que las otras, están expuesta a peligros como incendios, catástrofes naturales y accidentes operacionales, entre otros.

La implantación de la norma ISO-31000 proporciona al sector energético una serie de principios y directrices para gestionar el riesgo.

Los principios comunes para gestionar el riesgo de manera eficiente según la ISO31000 son:
  • Aumento y mejora del control de cada uno de los procesos para que las instalaciones sean más seguras, esto tenga como consecuencia el incremento de la seguridad del personal de la organización.
  • No olvidarse, de los factores humanos y culturales.
  • Creación de valor y ayuda a la mejora de las empresas
  • Disminución del grado de incertidumbre por medio del apoyo y cooperación con respecto a la toma de decisiones.
  • Integración en los procesos de una organización, y basarse en la mejor información disponible.
  • Es sistemática, trasparente, inclusiva y estructurada.
  • Es dinámica, interactiva, sensible a las variaciones y a los cambios.
Con la implantación de dicha norma, se quiere conseguir que las instituciones energéticas:
  • Se encuentren preparadas y tengan la habilidad de gestionar los posibles riesgos que se produzcan.
  • Cumplan con cada uno de las cláusulas reglamentarias, legales y con las normas internacionales.
  • Cumplan con todos los objetivos fijados con anterioridad de manera eficaz.
  • Mejoren sus resultados financieros.
  • Sean capaces de reconocer las oportunidades idóneas y las amenazas que se puedan producir.
  • Empleen todos los recursos dirigidos al tratamiento del riesgo.
  • Tengan mayor control de los procesos para así evitar los accidentes.
  • Mejoren en la toma de decisiones por parte de la dirección.
  • Mejoren la seguridad, protección al medio ambiente y salud.
  • Sean capaces de proporcionar una confianza mayor tanto a inversores, empleados como accionistas.


Tomado de: https://www.isotools.org/