LAS 3 TÉCNICAS PRINCIPALES PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS ISO 9001

Los Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001 han de someterse a auditorías periódicas, tanto internas como externas. 

Gracias a estas auditorías, se pueden obtener evidencias y hallazgos sobre cómo está funcionando este sistema de gestión, y en consecuencia tomar decisiones para mejorar los procesos de calidad. 

Tras una fase inicial de planificación, el auditor interno pasa a realizar el trabajo de campo, que parte de una reunión de apertura y de la aplicación de técnicas de auditoría según ISO 9001. En este artículo vas a descubrir cuántas técnicas existen y qué fuentes de información se utilizan en las auditorías de calidad.

Cuáles son las técnicas de auditoría de calidad más usadas

El auditor ISO 9001 buscará y evaluará evidencias a través de fuentes de información. Para ello, usará una serie de técnicas de auditoría principales. Entre ellas, la observación, la realización de entrevistas y el análisis de la información documentada. Estas técnicas no son excluyentes entre sí, sino complementarias. Vamos a profundizar a continuación en cada una de ellas.

1. La técnica de observación visual

A través de la observación directa, el auditor de calidad podrá verificar visualmente el ambiente de trabajo, la realización de actividades, quién las realiza, con qué se realizan y el resultado de las mismas. Para realizar esta actividad de observación, será útil que el auditor cuente con una lista de verificación, para seguir un orden específico.

Entre los diferentes aspectos que se pueden evaluar mediante una de las principales técnicas de auditoría ISO 9001 encontramos:

• La observación de actividades. Es decir, analizar si se cumplen los procedimientos, si se controlan los procesos y si esos controles son eficaces.
• Observación de instalaciones. Evaluar el estado de los almacenes, talleres o laboratorios, así como de las líneas de producción.
• La observación de equipos. Consiste en evaluar si los equipos tecnológicos utilizados en la organización están verificados y si existe algún registro de los mismos.

2. La entrevista personal como técnica de auditoría

Ya que en ocasiones la observación directa no ofrece evidencias suficientes, otra técnica de mucha utilidad es la entrevista. De esta forma, el auditor podrá contrastar si se están cumpliendo los criterios de la auditoría o no.

En la realización de entrevistas, ya sea a empleados, directivos o cargos intermedios, el auditor puede realizar distintos tipos de preguntas:

• Preguntas cerradas: Son las que se pueden responder con un sí o un no. Por ejemplo, preguntar al auditado si conoce la política de calidad de la compañía.
• Las preguntas abiertas: Dan pie a respuestas más amplias. Por ejemplo: ¿Qué controles se usan en un determinado proceso?
• Preguntas hipotéticas: Sirven para saber cómo reaccionaría el auditado ante determinadas situaciones. Por ejemplo: Si el auditor constata que no hay quejas de clientes, puede preguntar cuál sería el proceso a seguir en caso de que un cliente llamara con una queja.
• Solicitudes de información: Más allá de las preguntas, el auditor ISO 9001 también puede solicitar que se le enseñen planos, certificados o registros de controles.

Las auditorías han de contar con una muestra suficiente como para no caer en errores de muestreo, que tergiversen las conclusiones finales de la auditoría. Para ello, el mejor consejo es llevar una adecuada planificación de las acciones a realizar durante el proceso de auditoría.

3. La revisión de la información documentada

Otra técnica de auditoría de calidad es la revisión de la información que se ha documentado en las fases de entrevistas y observación visual. Es muy importante en este punto tener en cuenta la seguridad de la información documentada. Más aún, cuando se trata de auditorías en remoto. Y es que existen reglamentos sobre protección de datos que han de cumplirse. Por ello, los auditores deberían recibir inducción sobre la toma de conciencia acerca de la seguridad de la información. De igual forma, es misión de la compañía proteger sus registros contra manipulaciones y accesos no autorizados.

En la auditoría de calidad, la comunicación es un factor clave. Por ello, cada auditor debe ir intercambiando información con su equipo conforme aplica las técnicas que hemos visto. Además, es aconsejable que también comunique a la organización auditada el estado de sus avances y cualquier problema que pueda surgir.

La importancia de las técnicas de auditoría

Las técnicas de auditoría ISO 9001 permiten a los auditores obtener evidencias y hallazgos en la auditoría. Estos elementos serán analizados por el equipo auditor a la hora de determinar las conclusiones de la auditoría. Por ello, aplicar las distintas técnicas correctamente es fundamental.

plía más información sobre las auditorías ISO 9001 visionando el siguiente vídeo, impartido por la experta María Altamirano.

Tomado de: https://www.ealde.es/

CÓMO CONVERTIRSE EN UN CONSULTOR DE LA NORMA ISO9001

La Norma Internacional ISO 9001 es el sistema de gestión estándar de mayor repercusión en el mundo. Ayuda a muchas empresas a establecer un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y garantizar la calidad de los productos y servicios, así como la satisfacción del cliente. 

Dado que esta norma se utiliza en todo el mundo, es comprensible la demanda constante de las organizaciones que consideran que necesitan un consultor para ayudar a demostrar el cumplimiento de las cláusulas de la ISO9001. 

Así cómo estas necesidades concretas pueden relacionarse y ser aplicadas a la organización y al sector de esta. Por lo tanto, es lógico pensar que muchas personas desean convertirse en consultor de ISO9001. Así que, ¿cuál es la mejor manera de alcanzar este puesto?

¿Qué requisitos se necesitan?

Al principio de su carrera como consultor ISO9001, tendrá que demostrar su competencia a sus clientes. Esto puede no resultar tarea fácil si no se tiene ninguna referencia. Así, para empezar, se debe contar por lo menos con lo siguiente:

Certificados ISO9001. Por lo menos debería obtener el de auditor líder o el certificado de implementación líder, pero sería mejor si se obtuvieran los dos. La adquisición de estos certificados no es fácil, por lo que si no se tienen conocimientos previos sobre la ISO9001, se recomienda tomar alguna auditoría interna o, al menos, cursos de fundamentos o requisitos de la ISO9001.

Certificado de Gestión de Proyectos. Ya que su trabajo no será más que la entrega de proyectos, se debe aprender cómo ejecutarlos. Por ejemplo, se debe conseguir el Project Management Professional (PMP) o algún otro certificado similar.

Experiencia. El conocimiento teórico no será suficiente, por lo que debe obtener experiencia a través de al menos una de las siguientes:

• Trabajar como auditor de certificación. La realización de auditorías de certificación le dará una excelente penetración en el hacer y no hacer de la norma ISO9001 y su aplicación.
• Trabajar para otro consultor. Esta es la mejor manera de aprender acerca de los métodos de aplicación y cómo obtener nuevos clientes.
• Trabajar como gestor responsable de calidad o de garantía de calidad. Trabajar en una empresa es una excelente manera de aprender el punto de vista del cliente y todas sus dudas.
• Trabajar como responsable de un SGC. Ser responsable del SGC en una empresa ayudará a entender la norma y ver cómo se ejecutan sus necesidades en la vida real.

La implementación de la Norma internacional ISO9001 implica tener el sistema de gestión estándar de mayor repercusión en el mundo.

¿Qué habilidades se necesitan?

Es evidente que un consultor exitoso requerirá de un conjunto de habilidades especiales, así que vamos a las examinarlos con más detalle:

• Conocimiento de la norma. Obvio, pero crítico. Un consultor de la norma ISO9001 debe tener un conocimiento detallado de la norma y lo que se espera. Así como estar en la parte superior de cualquier cambio o actualización de la misma.
• Especial atención a los detalles. Se espera que un consultor pueda captar aquellas cosas que otros trabajadores pueden pasar por alto. Como consultor, se necesita tener una gran atención a los detalles para asegurarse de que se aporta un valor extra a cualquier proyecto.
• Buen líder. Es probable que como consultor ISO9001 tenga que cerrar la brecha entre la alta dirección y la fuerza de trabajo. Y «vender» los méritos de un proyecto para ambos. Las buenas habilidades de liderazgo pueden ser fundamentales para lograr esto.
• Buen comunicador. Los mejores planes pueden salir mal con una planificación ineficaz. Por ello debemos asegurarnos de que la comunicación es oportuna, precisa y concisa. La falta de comunicación puede conducir directamente a una falta de conocimiento y competencia en la fuerza de trabajo, por lo que es fundamental para garantizar que esta brecha se cierre.
• Buenas habilidades de organización. Un proyecto de la norma ISO 9001 puede ser complejo y puede no ser lineal. Se puede estar trabajando en varias líneas diferentes a la vez.
• Buen solucionador de problemas. Por encima de todo, se percibe como la persona que tiene la solución a los problemas en un proyecto de ISO9001, por lo que la capacidad de resolver problemas y dar un buen consejo es clave.

Concéntrese en lo que es mejor para el cliente

Hay que recordar que la reputación es lo que va a traer nuevos clientes. Debemos asegurarnos de que todo lo que se hace, se lleva a cabo en el mejor interés del cliente. Es decir, no se debería recomendar una nueva tecnología a un cliente sólo porque uno de nuestros socios lo comercializa. Lo que debe hacer es proteger los intereses de sus clientes y exceder sus expectativas.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

LA RETENCIÓN DEL TALENTO

En la actualidad aspectos como la tecnología, las alianzas empresariales, la gestión de los procesos internos, la relación abierta con los grupos de interés y la innovación se sitúan como variables relevantes que determinan la ventaja competitiva de una organización, sin embargo todos estos componentes “descansan” y “están manejados” por el talento humano*.

Nota*. El presente resumen se basa en el artículo de Marshall Goldsmith: Retener a los Mejores Empleados, publicado en el libro Organización del Futuro (The Drucker Foundation). Ed. Deusto 2006.

Una exitosa estrategia empresarial tiene su base en ser capaz de atraer, desarrollar y retener eficazmente a un grupo diverso de trabajadores que representen lo mejor del mercado.

Desde el punto de vista de los trabajadores la práctica desaparición de la seguridad del puesto de trabajo (el desarrollo de nuestra carrera profesional en una buena empresa es parte del pasado) y el desgaste de la fidelidad hacia la organización está haciendo desarrollar “un nuevo contrato de trabajo” por el cual los trabajadores están asumiendo la dirección de sus carreras profesionales.

Apoyando esta “inercia” se observan ciertas tendencias generalmente menos reconocidas:

En primer lugar el “descenso” del prestigio de trabajar para una empresa relevante. 

Una tendencia en alza desde mediados de ´90 y acompañada por la mayor atracción de las recompensas de las entidades pequeñas (especialmente las de reciente creación) y por el incremento de líderes que “se lanzan” a ser empresarios.

Como segundo punto a considerar está la habitual “descompensación” entre lo que se cobra y lo que se trabaja. 

La diferencia suele ser importante en cargos intermedios donde la responsabilidad correspondiente así como la carga de trabajo no suele estar valorada económicamente por la Dirección, encontrándose este aspecto agravado en muchas ocasiones en situaciones de crisis al haberse elevado en muchas ocasiones la carga de trabajo de muchos empleados eliminando personal de apoyo y algunas comodidades.

El tercer aspecto relevante lo constituye el menor número de oportunidades de ascender. 

Al “rebajarse” los niveles del organigrama en muchas entidades se ha provocado un descenso en las oportunidades de ascenso (aunque se haya incrementado la eficacia de muchas empresas). La relación directa entre el nivel de puesto y la nómina del trabajador y el no “ligar” dicha remuneración al rendimiento del trabajador (al menos en una parte relevante) ha eliminado la posibilidad de escalar de muchos buenos empleados los cuales se inclinan por la búsqueda de nuevas oportunidades fuera de la empresa.

Por último debe considerarse la mayor influencia del trabajador del conocimiento. La consciencia de los trabajadores de “manejar” su propio destino y convertir sus habilidades y conocimientos en su factor de éxito así como su relevancia en procesos de innovación y diferenciación hacen de este colectivo una de las fuentes de ventaja competitiva para cualquier empresa, sin embargo las características de su trabajo así como su “visión” del ámbito laboral hace que su “encaje” en las organizaciones se deba plantear de un modo diferente.

Teniendo en cuenta todos los puntos reseñados anteriormente el escenario, de cara a una empresa, pasa por ofrecer de oportunidades que “apoyen” la proyección profesional buscada por el trabajador. Las empresas deben marcar una estrategia con objeto de retener a los mejores talentos promoviendo acciones de liderazgo situacional y procediendo a gestionar sus activos humanos e intangibles con el mismo interés con el que se tratan los activos financieros, pudiendo considerar las siguientes actuaciones:

1.   Identificación y reconocimiento claro de los empleados a conservar. Esta actitud se sitúa en clara oposición en la tendencia del “marcaje” de los trabajadores de los cuales la entidad pretende deshacerse. Los trabajadores deben conocer su “valía” en la organización donde trabajan y se deben incentivar por parte de las direcciones aspectos más allá de los retributivos, tales como el reconocimiento de méritos en el trabajo, ofrecer oportunidades de participación y desarrollar la capacidad de gestión (aparte de ser una fuente fundamental para ideas de mejora continua).

2. Modificación del modelo salarial. Las empresas que no conviertan el rendimiento en el principal aspecto a considerar en el salario se encontrarán con mayores problemas para retener a sus mejores trabajadores. El mantenimiento de las escalas salariales bajo el prisma de la antigüedad o de la escala piramidal de la entidad se convierte en un “traje” demasiado caro para la empresa en relación a la retención del talento. Los empleados “aplicados” exigen salarios más elevados que los de sus compañeros con más baja eficiencia.

3.  Cierta relajación de las reglas. Este punto junto con la reducción de la burocracia de las empresas, la mayor libertad en las normas de vestuario, los horarios presenciales en oficinas (la llegada del teletrabajo en 2020 es prueba de ello) y demás características “encorsetadas” ofrece mayores posibilidades para el fomento del desarrollo profesional, áreas de innovación y aprovechamiento por parte de la empresa de las fortalezas de cada trabajador motivado. Por regla general las normas y limitaciones que coartan la libertad de los empleados sin elevar su productividad no se suelen llevar bien con la eficacia de los buenos trabajadores.

4.  Favorecer la generación de oportunidades para el desarrollo del emprendedor interno (definición creada por Gifford Pinchat). El fomento de “opciones” para que áreas de la propia organización funcionen de un modo relativamente independiente de la estructura general de la entidad permite a los directivos con mayores capacidades el desarrollar su liderazgo consiguiendo, generalmente, un mayor compromiso y responsabilidad del trabajador con los objetivos y resultados a obtener y apoyando de un modo activo el desarrollo profesional del trabajador (y en la mayoría de las ocasiones elevando las opciones de que dicho trabajador permanezca en la empresa).

En mi trabajo como consultor he observado la creciente toma de conciencia de los trabajadores en relación a sus propias fortalezas, en especial los situados en los cargos intermedios de muchas entidades que comparten una serie de responsabilidades funcionales y que en muchas ocasiones están dispuestos a “participar” y opinar de las tareas que desarrollan; la toma de conciencia de su capacidad y las posibilidades abre las puertas a los directores para modificar y mejorar desde dentro sus organizaciones teniendo en cuenta las opiniones y el “saber hacer” de las personas que se encuentran en la primera línea de trabajo y que además en muchas ocasiones son los que mayormente conocen las preferencias de los clientes. 

Seguramente es un activo que ninguna entidad en el siglo XXI puede permitirse desperdiciar: el camino está ahí, solo falta recorrerlo.

“El capital humano constituye una parte de la riqueza de las naciones mucho más grande que las fábricas, casas, máquinas y otro tipo de capital material”. 

Gary S. Becker economista y profesor estadounidense ganador del Premio Novel de Economía en 1992.

Tomado de: https://dbcalidad.blogspot.com/

LAS 10 COMPETENCIAS MÁS DEMANDADAS POR LAS EMPRESAS

No es extraño encontrar dentro de las competencias más demandadas, aquellas relacionadas con la tecnología, ya que en los últimos años el sector de la informática se ha mantenido en el ranking de las 10 carreras más demandadas.

leconomista.com.mx. El mundo laboral ha cambiado en los últimos años, el mercado exige ahora capital humano más competitivo y con habilidades específicas que agreguen valor a la empresa.

La carencia de capacidades en algunos profesionales los obliga a desempeñarse en áreas de baja responsabilidad o en el peor de los casos, les impide su ingreso al mercado laboral.

Con el objetivo de orientar a los colaboradores en su búsqueda de empleo y desarrollo profesional, LinkedIn analizó los datos extraídos de la experiencia de más de 330 millones de usuarios de Australia, Brasil, Canadá, Francia. India, Países Bajos, Sudáfrica, Emiratos Árabes, Reino Unido y Estados Unidos en 2015

La red social arrojó un total de 25 competencias, aquí las 10 principales:

1. Marketing en social media.

2. Desarrollo móvil.

3. Servicio y distribución en la Nube.

4. Programación en lenguaje Perl, Python y Ruby.

5. Análisis estadístico y exploración de datos.

6. Diseño de interfaces para usuarios.

7. Marketing digital y online.

8. Reclutamiento.

9. Desarrollo de negocios.

10. Pagos de retail e información de sistemas.

Aunque no se encuentre el manejo de idiomas en la lista, LinkedIn destacó la tendencia que se ha mantenido año tras año en la alta valoración que se da al conocimiento de otras lenguas.

No es extraño encontrar dentro de las competencias más demandadas, aquellas relacionadas con la tecnología, ya que en los últimos estudios realizados por el portal de empleo Trabajando.com en Argentina, Colombia, México, Perú y España, el sector de la informática se ha mantenido en el ranking de las 10 carreras más demandadas.

“El tipo de habilidades requeridas, va a depender del cargo y del perfil que necesite cada empresa. En el caso de los directivos, debe contar con aquellas que le permita ser un buen guía, capaz de aportar soluciones eficaces y de proponer estrategias, pero sobre todo, que posea la capacidad de motivar a su equipo hacia una meta en común”, concluye Margarita Chico, directora general de Trabajando.com México.

 Tomado de: https://mba.americaeconomia.com/