lunes, 2 de abril de 2018

LA IMPORTANCIA DE REALIZAR UNA BUENA AUDITORÍA INTERNA

Más allá de un mero trámite, las auditorías internas son la piedra angular de los sistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001 o la ISO 27001.
Las Auditoría Internas de, por ejemplo, la Norma ISO 9001, la Norma ISO 14001 o la Norma ISO 27001, no son en ningún caso meros trámites, sino que son una herramienta de gran valor para la mejora continua gracias a su carácter de actividad de análisis que permite comprobar el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz del sistema de gestión, entre otros aspectos.

Comprender el objetivo de las Auditorías Internas y las características que deben tener es clave para todas aquellas empresas que tengan implantado un sistema de gestión o que estén pensando en hacerlo. Por esta razón, en el artículo de la semana voy a hablar de estos dos aspectos.

La Auditoría Interna como piedra angular
La Auditoría Interna es la piedra angular o la columna maestra que garantiza la mejora continua en las Normas ISO 9001 o ISO 14001, por ejemplo.
 En la Norma UNE-EN ISO 9000:2005, “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”, nos define la Auditoría como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.

Es decir, es un examen y, como todos los exámenes, persiguen un objetivo muy concreto: evaluar el sistema de gestión implantado en la empresa y como la empresa sigue sus indicaciones, así como su evolución en el camino hacia la mejora continua.

Como ya dije antes, no puede ser considerada como un documento sin valor o, como algunas empresas lo consideran, un mero trámite más para la certificación ya que de esta forma sólo conseguimos desvirtuarla, restarle valor y que sus aportaciones estén viciadas. Si caemos en este error, en lugar de transmitirnos una imagen fiel y verídica de la empresa, su funcionamiento y su relación con la Norma ISO que tengan implantada, se transformará en un cuento de ficción en el cuál cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.

Tampoco se debe caer en el otro lado de la moneda y ver las auditorías internas como una herramienta para buscar culpables de los incumplimientos detectados, ya que, aunque se realice siguiendo los pasos adecuados y manteniendo la objetividad y la independencia del auditor, los otros protagonistas se sentirán presionados, la verán como un proceso policial y actuarán como tal.

Sobre este aspecto, tampoco debemos olvidar que en el proceso de auditoría el protagonista único no es el auditor, sino que también juegan un papel primordial y relevante todos y cada uno de los miembros de la empresa, desde la gerencia o el equipo directivo al personal de administración o a los del sector de la producción, por poner un ejemplo.

Por lo que, no debemos restar la importancia que presenta y tienen las Auditorías Internas ya que si no las consideramos como la piedra angular del sistema de gestión implantado, lo único que haremos será minar la utilidad de esta herramienta como evaluación para el crecimiento y la mejora.

Características de las Auditorías Internas.

Tal y como se ha transmitido anteriormente, las Auditoría Interna se caracterizan por ser un:
  • examen metódico,
  • independiente,
  • documentado,
  • basado en evidencias objetivas,
  • participativo por toda la empresa,
  • marcado por la objetividad, y
  • centrado tanto en la parte positiva como en las no conformidades.
De la misma forma y para completar la visión sobre la importancia de la realización de una correcta auditoría interna, los objetivos de esta se pueden resumir en los siguientes puntos:
  • Estudiar los documentos del sistema.
  • Evaluar cuál es el punto en la capacidad para cumplir los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
  • Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos.
  • Verificar que todos los niveles de la empresa sigan los procedimientos.
  • Comprobar que se alcanzan los objetivos marcados.
  • Indicar puntos que se deben mejorar y cuáles podrían ser las acciones correctivas para corregirlos.
  • Proponer oportunidades de mejora.
  • Servir para prevenir problemas futuros.
  • Y, por último pero no por ello menos importante, ayudar a mejorar de forma continua.
Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

NORMAS ISO: ALIADAS DE LAS EMPRESAS PARA RENOVARSE Y MEJORAR

Las empresas tienen a su alcance una serie de recursos o herramientas que, como la Norma ISO 9001, la Norma ISO 14001 o la Norma ISO 22000, les ayudarán a mejorar y a que sus esfuerzos no se desperdicien.
La necesidad de renovación y de mejora continua en las empresas no puede quedarse simplemente en determinados procesos, sino que tiene que extenderse a toda la organización para que realmente contribuya a alcanzar los objetivos marcados y a llegar a una eficacia en la gestión que aporte todas las ventajas asociadas.

Para ayudar a las empresas en este propósito existen una serie de recursos que, como la Norma ISO 9001 o la Norma ISO 14001, les aportan las claves que les ayudarán en su camino hacia un próspero futuro.

En este breve artículo comparto una reflexión personal sobre este tema, así como los recursos que se encuentran al alcance de las empresas para cambiar esta realidad.

Una pequeña reflexión.
Los esfuerzos deben ejercerse por igual en todos los puntos, ya que todos generan beneficios.
Al principio de todos los años realizamos todos nuestros propósitos a la espera de que se cumplan, pero ¿por qué sólo nos centramos en el campo personal? Las empresas no tienen la costumbre de pensar en renovarse y mejorar de forma efectiva, sino que sólo realizan en el mejor de los casos pequeños cambios que en lugar de mejorar solo hacen que se estanquen.

Muchas de nuestras empresas permanecen en el siglo XIX cuando ya hemos entrado en el siglo XXI. Siguen produciendo con las técnicas del siglo pasado y, si en el mejor de los casos se ha introducido las nuevas tecnologías en los medios de producción como maquinaria e innovaciones tecnologías, estas solo quedan en la fabricación.

Hay muchas empresas que disponen de la maquinaria más puntera para fabricar su producto o para proporcionar un servicio, pero luego el departamento de facturación realiza todas las facturas a mano y realizar un abono supone una tecnología temida y poco controlada. Si estamos convencidos que es necesario adaptarnos a las nuevas tecnologías para una cosas, porque no lo aplicamos para todo.

Para hacernos una idea, da lo mismo que invirtamos todo nuestro dinero en adquirir la última tecnología en maquinaria que hace todo sola y en el menor tiempo posible, si después quien tiene que cobrar este esfuerzo hace las cuentas con el ábaco. Los esfuerzos deben ejercerse por igual en todos los puntos, ya que todos generan beneficios y las empresas buscan ante todo rentabilidad y ganancias.

Herramientas al alcance de las empresas.
Existen múltiples herramientas que, como la Norma ISO 9001, la Norma ISO 14001 o la Norma ISO 22000, pueden ayudar a las empresas a mejorar y a alcanzar los objetivos marcados.
A la hora de mejorar una organización en todos los campos y de incluirla en el siglo XXI por la puerta grande y empezar a ganar lo que de verdad se merecen todos nuestros esfuerzos, debemos empezar a utilizar los recursos que ponen a nuestro alcance todas las empresas que, como SBQ Consultores, nos ofrecen las últimas tecnologías que permitirán que nuestra empresa funcione sin errores, a pleno rendimiento, identificando los errores antes de que estos se produzcan, y aumentando los beneficios reduciendo gastos innecesarios.

La implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, un Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001, un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información según la Norma ISO 27001 o un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria según la Norma ISO 22000, permitirán que su empresa utilice los recursos más innovadores y que comience a funcionar como una empresa puntera en el presente y en futuros años.
Las empresas disponen de varios recursos para ayudarlas en su camino hacia el éxito como son las Normas ISO.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es/

5 CONSEJOS PARA FORMAR EQUIPOS EFECTIVOS

Un equipo de trabajo bien integrado ayudará a tu empresa a alcanzar su máxima productividad. Descubre cómo lograrlo.
La formación de equipos de trabajo dentro de una empresa es un asunto crítico y muy relevante, pero lo es aún más para las pequeñas y medianas compañías que en esta modalidad de trabajo encuentran una gran ventaja competitiva. Y es que trabajar en equipo puede potenciar exponencialmente los límites de productividad y eficiencia de cada individuo que colabora para un fin común.

De acuerdo con la consultora Hay Group, los beneficios de los equipos efectivos son claros: avanzan con sus tareas mucho más rápido y permiten que la empresa resista tiempos difíciles de una forma más eficiente. La pregunta es ¿cómo conformar un equipo de trabajo altamente eficaz?, ¿cuáles son las reglas para trabajar en equipo? Te damos algunos consejos que te ayudarán a lograrlo:

1. Liderazgo efectivo. Los equipos de trabajo sobresalientes tienen una clara dirección de su líder, por ello, resulta primordial encontrar a aquella persona que sea capaz de sacar lo mejor de cada individuo y del equipo en su conjunto, y que logre poner un ambiente amigable y motivante para que las ideas fluyan. De acuerdo con una encuesta realizada por OCCMundial, 60% de los profesionistas mexicanos valora el liderazgo como el principal atributo de sus superiores.

2. Estructura y límites. Es importante fijar el tamaño y los límites del equipo, establecer sus procedimientos y especificar las normas de conducta que se seguirán. En una Pyme el equipo podría estar conformado de cuatro a seis miembros, ya que en un grupo compacto la comunicación entre sus integrantes fluye fácilmente y se puede aprovechar en mayor medida el potencial de cada uno.

3. Definición de objetivos y roles. Es básico identificar claramente las necesidades y los roles a cubrir, así como los objetivos que se esperan de cada uno de estos papeles. Los objetivos deben ser reales y no demasiado ambiciosos, ya que si se incumplen se estaría frustrando el espíritu del equipo.

4. Selección de integrantes. Para seleccionar a las personas con las aptitudes más adecuadas para conformar el equipo, se deben identificar primero cuáles son las competencias requeridas para desempeñar satisfactoriamente los roles que se definieron. Ten en cuenta que cada persona tiene talentos y habilidades que, si son bien canalizados, potenciarán el trabajo del grupo. A la hora de integrar nuestro equipo hay que elegir, en la medida de lo posible, a los miembros que sean diferentes entre sí, pero que haya compatibilidad.

5. Establecer una visión común y generar compromisos. Un equipo que comparte una visión, se enfoca y genera confianza, sabe hacia dónde se dirige y por qué debe llegar ahí. Por otro lado, la mayor parte de las personas comprometidas cumplen lo acordado y se esfuerzan por lograrlo, no es así con las personas presionadas, éstas actúan con miedo al fracaso.

Resulta muy provechoso que una vez que el equipo se ponga en marcha, se organicen reuniones periódicas para conocer avances y experiencias de cada uno de los integrantes, éstas, además de evaluar la eficacia del grupo, ayudarán a detectar posibles “focos rojos”. También resulta muy útil implementar sesiones de “lluvia de ideas”, éstas no sólo sirven para que el equipo se integre mejor y se potencie, sino que de ahí pueden surgir muy buenos planes de negocios.

Ante las grandes corporaciones, es posible que las Pymes no puedan competir por volumen de producción, pero sí por calidad de sus productos o servicios y su innovación. Ante este escenario el trabajo en equipo parece ser la mejor estrategia para destacarse en un entorno de negocios cambiante y por demás competido.


DEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. ha lanzado su programa "TRANSICIÓN" para apoyar a las organizaciones que están en este proceso. Podemos ayudarle, contáctenos: www.ideaconsultores.com.co Celular: 3118116991.



Tomado de: http://ideasinversion.com/ publicado por: http://www.soyentrepreneur.com/