jueves, 7 de julio de 2016

Qué es la Gestión del Conocimiento, y cómo usarla eficientemente?

La  gestión  del  conocimiento  es  el proceso  a  través  del  cual  una empresa de manera  sistemática  y eficiente transmite  la  información  y habilidades a sus empleados. 

Hacer una buena gestión del conocimiento implica el compromiso de la  gerencia  mediante  el establecimiento  de  políticas, procedimientos  y  procesos que faciliten esta tarea. 

Se puede decir que cualquier actividad que se realice en la empresa está basada en la aplicación de conocimientos pero hay algunas, como la elaboración de estrategias o la innovación, que requieren con mayor rigurosidad la utilización del conocimiento. 

Es por ello que utilizar herramientas adecuadas para gestionar el conocimiento de la empresa es de gran importancia para garantizar que este proceso sea exitoso. Las herramientas y técnicas utilizadas en el campo de la gestión del conocimiento son  múltiples  y de muy  diversos  tipos  entre  las  que  se encuentran  los  llamados mapas  de  conocimiento,  cuya  utilidad  se  potencia cuando  se  vinculan  a  los denominados repositorios de conocimiento estructural. 

Además  la  empresa  puede  seguir  algunos  pasos  importantes  para gestionar  el conocimiento y garantizar que este permanezca en la misma independientemente de la rotación del personal y a la vez lograr que aumente dicho conocimiento para mejorar la calidad de los procesos, productos y servicios. 

En  este  escrito  revisaremos  estos  puntos  relacionados  con  la gestión  del conocimiento.

¿Qué es el conocimiento?  Se  puede definir  el  conocimiento  como al conjunto  de  cogniciones y  habilidades con los  cuales un individuo puede llegar a solucionar problemas. En  esto  se incluye la teoría, la práctica, las reglas cotidianas y  las instrucciones para la acción. 

El conocimiento está basado en datos e información pero, a diferencia de estos, siempre  está  ligado  a  personas.  Hace  parte  integral  de  los  individuos  y representa las creencias de estos acerca de las relaciones causales. El conocimiento dentro de una organización está formado por activos intelectuales, individuales  y  colectivos  que  la  organización  puede  utilizar  para  realizar sus actividades.  

Este  conocimiento  también  incluye  los  datos  y  la  información  sobre los cuales se han construido el conocimiento individual y el de la organización. El aprendizaje de la organización consiste en los cambios que se llevan a cabo en la base  del  conocimiento  de  la  empresa,  la  creación  de  marcos  de referencia colectivos  y  el  desarrollo  de  las  aptitudes  de  la  organización para  actuar  y solucionar problemas (Alles, 2009). 

¿Qué es la gestión del conocimiento?  La gestión del conocimiento o Knowledge management (KM) es una herramienta que le permite a las organizaciones compartir conocimiento, casi siempre a través de  una  intranet que  contiene  grandes  bases  de  datos.  Es  utilizado  por  las organizaciones que asumen el  conocimiento como pieza  clave  de su negocio como  lo  son las  grandes  consultoras,  los  centro  de  salud  o  de  investigación.  

El objetivo  de  la  gestión  del  conocimiento  es  compartir  las  experiencias bien  sean positivas  o  negativas  con  el  fin  de  utilizarlas  cuando  sea necesario  y  a  la  vez actualizar  el  conocimiento  requerido  para  las actividades  principales  de  la empresa (Rodriguez, 1999). 

La gestión del  conocimiento  se puede definir  como el  conjunto de  prácticas, apoyadas en una serie de herramientas, técnicas y metodologías, que le permiten a una empresa: 
  • Poder  identificar  los  conocimientos  más adecuados  para realizar sus actividades presentes y llevar a cabo sus planes de futuro. 
  • Lograr  que  estos  conocimientos  necesarios  estén disponibles para su uso, es decir que los poseen las personas de la propia organización  o  que  pueden  ser aportados  por  personas  u  entidades externas. 
  • Garantizar  la  permanente  disponibilidad  de  estos conocimientos, para ello es necesario su protección.  
  • Hacer uso del conocimiento de forma  eficiente, con el fin de  llevar  a  cabo  las actividades  de  la  organización  de  una  manera excelente. (Carballo, 2007).

Para poder hacer frente a los cambios rápidos del mercado es importante que la gestión del conocimiento sea organizada en tres niveles: 

La  cultura empresarial:  es  necesario  crear  políticas,  procedimientos  y procesos que garanticen la gestión del conocimiento.

Práctica  gerencial:  crear  un  equipo  para  la  gestión  del  conocimiento  que sea  responsables  del  proceso,  los  cambios  que  se  proyecten,  ,enfocar  el conocimiento más que todo en el cliente y no en el producto y determinar el valor del conocimiento adquiridos. 

Uso  de  la  tecnología:  usar  las  bases  de  datos  y  la  intranet  como herramientas estratégicas para la comunicación. En  la  siguiente  figura  se  indican  los  componentes  que  podría  tener  una  intranet para la gestión del conocimiento el cual pueden tener los ítems citados debajo de la misma: 




























1. Procedimientos, normas y procesos 
  • Aplicaciones que sirvan soporte a las actividades. 
  • Artículos y noticias 
  • Foros, chats y conversaciones en donde se comenten temas de interés 
  • Información  que  haga  parte  del    know  how  que  pueden  ser  soluciones  a problemas específicos, experiencias, metodologías y demás. 
  • Información relacionada con recursos humanos como lo son los perfiles de cargo, evaluaciones de competencias, organigrama y demás.  (Alles, 2009).

Pasos para la gestión del conocimiento: Los  procesos  que  forman  parte de  la gestión  del  conocimiento  son  el descubrimiento,  la captura, la clasificación  y almacenamiento,  la  distribución y diseminación, el compartir el conocimiento y la colaboración. 

Descubrimiento: La organización que realiza la gestión de su conocimiento, debe saber  cómo  identificar  las  fuentes  de  conocimiento  las  cuales  pueden ser  tanto internas como externas. 

Muchas organizaciones pueden tener importantes fuentes internas de conocimiento y no ser conscientes de que existan. Como por ejemplo en  las instituciones  educativas  universitarias,  algunas  veces  sus  autoridades  no conocen  con  qué  personal  cuentan,  ni  cuáles  son  sus  competencias y potencialidades. En  otras  ocasiones  no saben con qué fuentes de conocimiento pueden contar en su entorno.  

Es necesario entonces, que se desarrollen 8 mecanismos para identificar fuentes de información y conocimiento tanto internas como externas. Estas fuentes  pueden  contener conocimiento  tácito  y/o  explícito. Las  tecnologías de la información y comunicación  suministran  gran  cantidad  de herramientas para lograr el descubrimiento  del conocimiento, por ejemplo: Data mining, web mining, análisis de textos, etc. 

Captura:  La  organización  requiere  hacerse  del  conocimiento  crítico  para poder cumplir con sus acciones, por lo que no es suficiente saber donde está, sino saber ponerlo a disposición del colectivo, es necesario capturarlo. Para ello es perentorio saber en que forma se encuentra (tácito o explícito). 

Dependiendo de su estado, se pueden aplicar algunas técnicas para su captura como son: las entrevistas, en Instituciones de  educación superior  el estudio de caso, el análisis de  protocolos, las simulaciones, la observación, el análisis de documentos, entre otras. 

Clasificación y almacenamiento: Estos procesos son fundamentales para lograr el  uso  adecuado  del  conocimiento.  Consiste en establecer taxonomías y categorías  del  conocimiento  para  expresarlo  como información una  vez que ha sido capturado,  para luego  colocarlo en  dispositivos básicamente tecnológicos para  su  aprovechamiento.  

Este  aspecto  es fundamental,  sobre  todo  en instituciones de educación superior, donde se puede observar el almacenamiento de información, que en muchos casos no es utilizado por nadie, bien sea porque su  forma  de clasificación  impide  ubicar el  conocimiento  crítico  o  porque  los dispositivos de  almacenamiento  no son  los  más  adecuados  para  acceder  a  la información.

Distribución:  Cuando  la  organización  ha  pensado  en  la  GC  como herramienta para  su  eficiencia,  debe  establecer  mecanismos  adecuados para poner  a disposición de sus trabajadores, el conocimiento crítico. En términos generales la distribución  de  información  y  conocimiento  en  el  mundo global, ha generado la sobre carga de información (especialmente a través de la Internet), lo que origina una gran inversión de tiempo para poder ubicar lo que realmente se necesita. 

Sin embargo, cuando se hace GC, las organizaciones puede establecer redes internas como  la  intranet o  bases de  datos diseñadas  de acuerdo a sus características  y requerimientos,  lo  que  hace  que  la  distribución  del conocimiento  crítico  sea idónea, de acuerdo a las necesidades del usuario. 

Compartir  y  colaborar:  Estos  dos  procesos  están  relacionados  pero  son diferentes.  El  compartir,  indica  la  posibilidad  de  reproducir  un conocimiento generalmente explícitado, mientras que la colaboración supone el enriquecimiento de  un  conocimiento  ya  existente o la creación de un nuevo, basado  en  la participación  colectiva.  

Con  respecto  a  compartir  se  deben  tomar en  cuenta  dos principios fundamentales,  el  primero  se  relaciona  con  la  confianza  y  el  segundo con la retribución.  Existe mayor  probabilidad de compartir  los conocimientos  con personas en las cuales se confía y que valoran el conocimiento de los demás. Por otra parte, existe mayor probabilidad de compartir conocimientos si se sabe que se puede recibir algo a cambio, bien sea material o inmaterial. 

La colaboración es  fundamental  para  el  proceso  de GC en las instituciones de educación  superior  ya  que  permite,  sobre  la  base  de  en un  conjunto de 10 condiciones, que las personas se dispongan adecuadamente a  crear, reproducir, descubrir  y  compartir  conocimiento,  con miras  a  la  innovación  y mejoramiento continuo  de  las  organizaciones.  

Sobre las condiciones para la colaboración y su utilidad se hablará nuevamente  en  el  aspecto  referido  a  las  herramientas colaborativas. (Caicedo, 2010).

¿Por qué es importante hacer gestión de conocimiento en la empresa?Gestionar el conocimiento es importante para una organización porque va mucho más allá de un simple sistema informático o un plan de capacitación. En realidad ayuda  a  fortalecer la  estructura  de  la  empresa  ya  que  si  fluye  y  se  transmite  de forma correcta ayudará a traer mejoras en los procesos y se verá reflejado en el producto  o  servicio  que  ofrece  la  compañía.  

La  información  así  como  las habilidades  que  son  útiles  para  las actividades vitales de  la  empresa son transmitidas de un empleado a otro aumentando la posibilidad de crear nuevos conocimientos que deriva en nuevas aplicaciones, mejoras a los procesos así una nueva  forma de hacer  las actividades de la empresa para obtener nuevas oportunidades. 
El conocimiento es el único activo de la empresa que crece y no se desgasta pero que puede llegar a desaparecer una vez que las personas que lo poseen dejan la empresa si no se comparte. 
Por ello es necesario que la organización gestione el conocimiento  para  que este  permanezca  independientemente  de  las  personas  y se  conserve,  se trasmita  y  sobre  todo  crezca  con  el  tiempo.  Tanto  las  grandes, pequeñas como  medianas  empresas,  deben  implementar  estrategias  y herramientas a su alcance para lograr una gestión eficiente del conocimiento que poseen para de esta manera fortalecerse. (Archanco, 2011) 

El  hacer  una  buena  gestión  del  conocimiento  traer  ciertas    las  ventajas competitivas para la organización, entre los que se encuentran: 
  • Ayuda a mejorar la calidad en productos y servicios. 
  • Contribuye a mejorar la atención a los clientes. 
  • Permite mejorar las relaciones con los proveedores. 
  • Ayuda a crear condiciones que contribuyen a mejorar el ambiente de trabajo. 
  • Mejora la comunicación entre el personal. 
  • Al mejorarse la información y la comunicación, se estimula la participación de los trabajadores. 
  • Se reducen el número de procesos necesarios para la realización de producto o servicio 
  • Se simplifican los procesos para la realización del producto o servicio 
  • Ayudar a hacer uso eficiente de los recursos. (Rodriguez, 1999) 


Conclusión: Es necesario  que las organizaciones  gestionen el  conocimiento que se  genere como producto de realizar las actividades del día a día, con  el fin de que este se mantenga, se  fortalezca  y  aumente  cada vez  más.  Para ello  debe  usar una intranet y a la vez una serie de pasos que le ayudará en esta tarea.

Tomado de: http://www.gestiopolis.com/pasos-la-gestion-del-conocimiento/