martes, 20 de agosto de 2019

COACHING APLICADO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

El Coaching profesional está teniendo tanto éxito porque ha venido a darle a las personas y a las organizaciones respuestas que otras profesiones no le están dando; el Coaching le ha aportado al mundo algo que le faltaba, esa profesión del acompañamiento, de la asociatividad en el logro de objetivos que sin la guía del coach para el coachee sería muy difícil de lograr.


Las más recientes versiones de las diferentes normas de los Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 y Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, por ejemplo, incorporan y ponen énfasis en aspectos del talento humano tales como el liderazgo, el compromiso, la gestión de las relaciones y los sistemas de competencias.

Tanto en ISO 14001:2015 como en ISO 9001:2015 adopta un real protagonismo el concepto de liderazgo, que debería asumir la condición de ser el corazón de todo el sistema de gestión, y ser la clave para alcanzar el compromiso de las personas y en la gestión de las relaciones, en mantener una fluida comunicación, en tener en cuenta el contexto de la organización y tomar las decisiones para el logro del progreso de la organización.

Así mismo, en la implementación de todo sistema de gestión existen dos grandes dimensiones donde el coaching juega un papel muy importante: los cambios a los que deberá someterse la organización y los cambios personales que cada integrante deberá realizar respectivamente.

Además, entre los principales cambios en estas normas de gestión ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015 se encuentran el desarrollo de un pensamiento basado en el riesgo y la oportunidad para apoyar la aplicación de un enfoque basado en procesos, mayor hincapié en el contexto organizacional y mayor énfasis en el logro de los resultados deseados.

Esto significa que es necesario definir las influencias de diversos elementos sobre la organización y la forma en que inciden sobre el sistema de gestión, tales como la cultura y la dimensión estratégica de la empresa.

Ante estos escenarios que demandan cambios, el factor humano es determinante. La natural resistencia a los cambios, a ser auditados por auditores internos y externos aumenta la presión y en ocasiones las tensiones entre ejecutivos y personal responsable de las áreas. En este sentido el rol del auditor en sistemas de gestión ha evolucionado de una figura de control hacia una figura que se parece más a la de un facilitador.

Las habilidades que los auditores tengan para acompañar el proceso de cambio organizacional y a sus auditados es fundamental para el éxito de la implementación de dichos sistemas de gestión.

El coaching es una profesión que aporta a los ambientes empresariales de altos niveles de empatía, escucha activa, interpretación, reconocimiento y respeto por la mirada del otro, mostrar nuevas posibilidades, miradas distintas y sobe todo permitir el proceso de auto observación del coachee para la re significación de juicios limitantes que permita abrir nuevas posibilidades.

También hay que considerar que existen diferentes clases de coaching, pero se trata de las mismas habilidades aplicadas a diferentes áreas. Un coach puede especializarse, pero es frecuente que esas áreas se superpongan, por ejemplo, entre el coaching personal y el empresarial. El coach personal no puede trabajar con su cliente sin tomar en consideración su trabajo; el coach empresarial no puede hacer justicia a su cliente a menos que le ayude a integrar su trabajo con su vida.

En cuanto al Coaching empresarial o Coaching organizacional, el coach de empresa atiende a las personas en su trabajo en relación con cuestiones profesionales.

Particularmente la mirada del Coaching Ontológico invita a la conversación con el ser a través de la perspectiva del lenguaje. El lenguaje, sostenemos que nos determina, no solo sirve para describir la realidad, sino que también crea la realidad. El ser que somos se transforma constantemente en la medida en que el ser es y así sucesivamente, el lenguaje es el medio a través del cual nos movemos y existimos, a través del que le asignamos significados a la experiencia de la vida humana. Así mismo, también propone la interconexión entre el cuerpo y la emoción.

El coaching se concentra en el individuo, no en el sistema empresarial, pero sin duda influye de manera directa en los resultados corporativos, incluso mejorándolos.

El coaching de empresa constituye asimismo el mejor seguimiento para cualquier consultoría, formación o implementación. Sin un coaching posterior, la consultoría y la formación no son a menudo más que un desperdicio económico, puesto que la inercia del sistema volverá a llevarlo a su situación anterior.

La natural resistencia al cambio no es buena ni mala, es simplemente inevitable. Un negocio necesita estabilidad, de lo contrario se colapsa, por consiguiente, es natural que se resista al cambio, a cualquier cambio, incluso al deseado. A menudo el coaching de empresa se proyecta sobre el coaching personal porque nadie puede separar su trabajo del resto de su vida.

Queda claro entonces que el Coaching es una profesión comprometida con la expansión del potencial personal, organizacional y social. Se basa en el Aprendizaje Ontológico dentro de un marco constructivista y una perspectiva sistémica que permite la transformación del ser que transforma el hacer y por ende los resultados.

En los próximos años el coaching tendrá un papel preponderante en la implementación de los sistemas de gestión, por ello sostenemos, que los auditores que posean las competencias de coaching tendrán una clara ventaja competitiva por sobre los demás.


Tomado de: https://www.isotools.org

¿CUÁLES SON LAS REGLAS A SEGUIR EN EL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD?

En el artículo de hoy queremos ofrecer 7 reglas que definen un Sistema de Gestión de Calidad según la nueva ISO 9001 2015.

La actualización de la nueva ISO 9001 trae consigo una serie de cambios y novedades que afectan desde ya, a las organizaciones que quieren implementar un Sistema de Gestión de Calidad.

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad es algo fundamental para las organizaciones que quieren hacer de la calidad su seña de identidad en el posicionamiento de los mercados. Esto derivará en una mejor percepción de los clientes, siendo una gran ventaja competitiva frente a los competidores y, por lo tanto, en mayores ingresos y reducción de costes.

Mayor importancia de la orientación al cliente

La satisfacción de las necesidades del cliente es uno es uno de los puntos fuentes de esta nueva forma de entender las normas ISO, que ahora quizá no sean simplemente algo teórico, sino que están más orientadas a conocer al cliente y tratar de ofrecerle aquello que realmente necesita. Es decir, una organización orientada al cliente no es solo cumplir con los requisitos sino sus necesidades y expectativas, también como parte interesada.

Alta dirección y liderazgo

Siempre se ha dicho que las normas ISO y la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad debe implementarse desde la iniciativa de la alta dirección, que deberá ser la que sirva de ejemplo al resto de empleados.

Pero ahora también se piensa en los líderes para desarrollar esta iniciativa, es decir, personas que son flexibles ante un cambio y no dudan o no ponen objeciones a la hora de ayudar a la organización en la implementación de un nuevo sistema de calidad. Personas proactivas que sirven de ejemplo al resto de empresa, por lo que es fundamental saber detectar a dichos trabajadores e implicarlos en el proceso general de implementación que lleve a cabo la empresa.

Participación de todos los miembros de la organización

La implementación tiene que nacer de la alta dirección y de los líderes proactivos, pero debemos de implicar a todos los empleados de la organización. Todos los trabajadores deben ser debidamente informados de la política de calidad, de los objetivos de calidad pertinentes, de su contribución a la eficacia de sistema, así como de los beneficios que generan los mismos y las implicaciones de su incumplimiento.
La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es algo fundamental para las organizaciones.
Procesos y procedimientos

Establecer todos los procesos y delimitar las tareas de cada departamento siendo una tarea fundamental para conocer en profundidad la forma de trabajar de nuestra organización. Si conocemos cada proceso que se desarrolla, estaremos capacitados para analizarlos, detectar anomalías o rutinas innecesarias y, por lo tanto, mejorarlos en la búsqueda de una mayor eficiencia de las tareas.

Toma de decisiones

A la hora de estudiar y monitorizar los procesos, es necesario realizar un análisis exhaustivo basado en todo tipo de análisis, tanto numéricos como cualitativos, utilizando, por ejemplo, entrevistas con los empleados. Solo de esta forma se podrán tomar decisiones coherentes y con una base sólida.

Mejora continua

Si seguimos esta línea seremos capaces de plasmar en mediciones objetivos nuestro trabajo, por lo que podremos analizar las desviaciones y mejoras. Este es el concepto de mejora continua que tanta importancia ha tenido de manera histórica en el mundo de la calidad y ahora también se pone de manifiesto con el Sistema de Gestión de Calidad.

Comunicación

La comunicación entre todas las partes interesadas de la empresa tiene que ser eficiente y constante.

Todas las partes de nuestro proceso productivo deben de ser informadas de manera continua y deben estar interconectadas entre sí. No sirve de nada tratar de mejorar los plazos de entrega con el cliente, si no hemos informado o contamos con un proveedor o distribuidor que pueda servir las materias primas o la mercancía final.

La empresa se debe considerar como un todo, que se mueva en la misma dirección y que esté perfectamente engrasado en aras de conseguir la calidad continua y la mejora en el proceso.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com

LOS 8 DESPERDICIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE TOYOTA (TPS)

La sobreproducción, inventario, transporte o procesos de forma incorrecta son algunos de los desperdicios a tener en cuenta para mejorar la eficacia de las actividades realizadas y el producto y/o servicio ofrecido al cliente.
Si evaluamos la empresa diseccionando por un lado aquellas actividades que generan valor de aquellas otras que no lo hacen, nos daremos cuenta que un gran número de horas de nuestra actividad diaria se centra en realizar trabajos que no aportan ninguna diferencia al producto y/o servicio ofrecido al cliente.

Desde la base de TPS (Sistema de Producción de Toyota) se concibe que el proceso de fabricación debe evaluarse no tanto por procesos sino más desde la perspectiva o visión del cliente, tanto externo como interno (para ampliar este concepto te recomiendo leer el artículo “Los proveedores y clientes internos dentro de las empresas”).

De esta forma se distingue el valor de una actividad en concreto y es posible separarla de aquellas que no lo tienen. Aunque, obviamente, existen trabajos que, aunque no aportan valor al cliente, son necesarias para garantizar la calidad y eficacia del producto y/o servicio ofrecido. Teniendo esta información es posible incluir pequeñas mejoras que supongan una gran diferencia solamente centrándonos en esas actividades que generan valor.

Además, con una adecuada objetividad distinguiremos aquellas actividades que se clasifican como desperdicios, es decir, las acciones que no aportan nada al producto y/o servicio pero suponen un aumento de tiempo, espacio, trabajo o dinero.

Reducir estos ocho desperdicios que a continuación voy a explicar permite mejorar la eficacia y eficiencia, adaptarse a las necesidades de los clientes, eliminar riesgos asociados a la actividad, aportar flexibilidad para adaptarse a los cambios y utilizar mejor los recursos disponibles, por nombrar algunos de los beneficios.

Así que, vamos a ver cuáles son los 8 desperdicios a reducir!

1º Desperdicio: Sobreproducción.



Este desperdicio se centra en la producción excesiva incluyendo todos aquellos productos y/o servicios que se realizan en mayor proporción de lo que solicita el mercado o para los que no haya pedido.

Es habitual que se produzca este desperdicio en líneas de producción que no se paran para evitar los gastos de apagado y encendido y el tiempo necesario para realizar estas actividades, o cuando se realiza para disponer de un almacén en caso de que se produzca un aumento inesperado en los pedidos.

La sobreproducción supone disponer de unas mayores instalaciones con el aumento considerable de recursos necesarios y disponer de una logística muy eficiente que puede provocar que se caiga en otros desperdicios que veremos a continuación.

2º Desperdicio: Esperas.

Este es uno de los desperdicios más frecuentes debido a que se trata de cualquier retraso o espera que pueda acabar repercutiendo en el cliente. También puede producirse de forma interna en el entorno de la producción, por ejemplo, cuando es necesario esperar para que una pieza llegue y se pueda continuar el proceso.

Algunos ejemplos de estos desperdicios son:
  • tiempo de espera por falta de recursos humanos, maquinas, materiales, información, etc., necesaria para continuar el trabajo
  • cuellos de botella en el proceso
  • retrasos debido a que es necesaria la firma de un responsable que supone la paralización de la actividad.
  • vigilancia de máquinas automáticas.

Si lo combinamos con el anterior podemos pensar que son contradictorios debido a que si eliminamos o reducimos los productos de los almacenes, se producirán periodos de inactividad esperando a que llegue una pieza o se realice un paso previo.

La clave aquí es combinar ambas actividades, disponiendo de un sistema que permita contar con los artículos justos para que no se realicen esperas y que evite caer en otros desperdicios como inventario o defectos.

3º Desperdicio: Transportes.


Como transporte se entiende al movimiento de materiales e información de un lugar a otro debido a un mal diseño o planificación.

Algunos ejemplos pueden ser:
  • envío de correos electrónicos entre varios departamentos antes de su destino final 
  • transporte de materiales de un lugar a otro.
  • flujo ineficiente.
  • movimiento de artículos acabados de un almacén a otro

Es lógico pensar que si tenemos que juntar dos piezas para crear el producto final que se ofrece al cliente, pero ambas piezas se sitúan a una hora de la localización donde se va a realizar esta última actividad, el tiempo de traslado es tiempo que se añade a la ecuación de la realización del producto. Es decir, si para el ensamblaje de la pieza se tardar 3 minutos, en este caso concreto se tardaría 1 hora y 3 minutos, a lo que habría que añadir el tiempo de juntar el pedido de piezas a enviar, la gestión del transporte, el desempaquetado y la colocación de las piezas recibidas en un almacén interno a la espera de que se utilicen. Y todo este tiempo empleado repercute al coste de realización del producto final.

4º Desperdicio: Procesar de forma incorrecta.

Este desperdicio proviene de unos procesos complejos en los que hay que realizar tareas innecesarias y pasos redundantes que no aportan valor al resultado final desde la perspectiva del cliente.

Es decir, el procesamiento extra se produce cuando es necesario completar campos extra que requieren información innecesaria de cara al cliente ya que no repercute a una mejora efectiva, pasos de procesos redundantes que suponen mayor tiempo en hacer una tarea ya realizada, un exceso de firmas necesarias y completar de forma innecesaria registros, formatos o documentos que no aportan un valor adicional, etc.

Para el TPS tampoco debemos olvidar que no todo se debe valorar desde el punto de vista de defectos, sino que producir productos con una calidad superior a la pedida también es un desperdicio, ya que el cliente no lo ha solicitado ni paga por ello.

5º Desperdicio: Inventario.

En algunas empresas, el inventario se considera un activo, sin embargo mantenerlo y gestionarlo de forma eficaz supone tiempo, dinero y recursos tanto humanos, logísticos como espaciales, lo que lo acaba convirtiéndolo en un pasivo y a la larga es un desperdicio.

Adoptar un pensamiento Just-in-Time es muy eficaz para evitar el tener que revisar, limpiar, controlar y retirar aquellos productos no necesarios, desfasados o caducados.

Además, puede enmascarar otros desperdicios como sobreproducción o defectos que no se detectarían hasta un tiempo más tarde y de los que sería muy difícil, sino imposible, determinar la causa real por la que se produjeron.

6º Desperdicio: Movimiento.

Este desperdicio hace referencia a un movimiento excesivo a la hora de realizar una tarea. No se puede confundir con el anterior desperdicio de transporte ya que este hace referencia a un exceso de movimiento de la pieza o producto a través de todo el proceso, mientras que el movimiento está centrado en las personas y los desplazamientos que tiene que realizar para completar la tarea llevada a cabo y que aumenta el tiempo para hacerlo.

Uno de los mayores ejemplos de este desperdicio son las enfermeras que caminan durante gran parte de su jornada para realizar las distintas tareas en diversas secciones de los hospitales y que suponen que una gran parte de su actividad se emplee en los desplazamientos por el edificio.

Algunos ejemplos son:
  • organización ineficaz del lugar de trabajo
  • mala ubicación de recursos, suministros, herramientas, etc.
  • lugar de papeleo
  • etc.


7º Desperdicio: Defectos.

Se entiende defecto todo aquello que no fue realizado o completado de forma correcta, lo que suele suponer volver a realizarlo empleando con ello más tiempo y recursos para conseguir el objetivo esperado.

Se puede producir por una falta de información, procesos no funcionales o servicios inadecuados que hacen que el producto y/o servicio que llega al cliente sea inadecuado o no esté completo.

Algunos ejemplos de los defectos se pueden identificar como errores que ocurren una y otra vez y que indican que el proceso es defectuoso, baja satisfacción de los cliente, la necesidad de buscar a la persona correcta para completar información sobre el producto y/o servicio debido a un fallo en la misma o errores en envío o entrega al cliente.

8º Desperdicio: Talento interno perdido.

Se trata de un desperdicio de carácter intelectual y supone el desconocimiento y falta de utilización del talento, habilidades, conocimientos y experiencia que se encuentra disponible entre el personal de la empresa y que permitiría mejorar de forma activa y constante.

La no utilización del talento disponible provoca la desmotivación debido a que la persona no se siente apreciada en este ambiente de trabajo y, con ello, la empresa pierde un saber-hacer, sugerencias, implicación activa en aumentar la eficiencia, empleo de la creatividad para la solución de problemas o falta de implicación en la formación activa, claves para el crecimiento y mayor posición en el mercado de cara al futuro.

Conclusión.

Se puede observar que todos los desperdicios se encuentran altamente relacionados entre ellos, como por ejemplo, la sobreproducción provoca la necesidad de llevar a cabo un inventario, necesita transporte o enmascara los defectos.

Podemos pensar que no existe ningún problema en que se disponga de un gran almacén de piezas para utilizar ya que agilizará el proceso de fabricación, pero si no gestiona de forma eficaz y se reduce a lo necesario, se cae en la desmotivación, falta de hábitos de eficacia, no ver la necesidad de realizar un mantenimiento preventivo de las maquinas o fallos en la detección de los errores.

Pensemos un momento en una situación en la que se detecte un fallo al ensamblar dos piezas debido a que una de ellas tiene un desfase de 1 milímetro que impide que encaje con la otra pieza. Descubrir esto puede hacernos pensar, ¡Menos mal que tengo un stock en el almacén y puedo simplemente apartar las piezas defectuosas y continuación funcionando!

Sin embargo, separar estas piezas defectuosas supone utilizar un almacén o zonas específico, además de que no sabemos cuántas piezas están defectuosas debido a que se ha detectado varias semanas después de su elaboración. Por otra parte, nos demuestra que la máquina que lo realizaba presenta una desviación que hace que sea necesario controlar de forma más directa las medidas de las piezas que se efectúan en ella.

Si por el contrario no disponemos de este almacén para inventario, la pieza defectuosa se detectará casi al momento y será fácil determinar cuál es el número de defectuosas y su origen, que puede estar en que se produjo un fallo que se reparó y se empezó a calibrar nuevamente la máquina.

También se establece un hábito de mantenimiento preventivo debido a que el operario ve la necesidad y el objetivo de realizar estas operaciones rutinarias en apariencia inútiles. Así como se promueve la motivación y la utilización del talento interno para detectar situaciones de futuros fallos antes de que se produzcan a la vez que se mejora el lugar de trabajo simplificándolo y colocándolo de forma más eficiente.

Si profundizamos más en el ejemplo llegaremos a una mejora del producto ofrecido y de la actividad realizada proporcionando un caldo de cultivo perfecto para la innovación y el pensamiento creativo, por poner un ejemplo.

Para finalizar, detectar y reducir en la medida de lo posible estos ocho desperdicios, ya que eliminarlos de forma completa es una tarea casi imposible, serán la base de una nueva organización y los cimientos de una mejora continua que marcarán la diferencia con otras empresas de la competencia.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es