Hoy vamos a ver conductas en las que un buen Auditor Interno de Calidad nunca debería incurrir. Son muy simples, y muchas parecen obvias, pero pueden ser clave y muy útiles en el correcto desarrollo de una auditoría.
La figura del Auditor Interno de Calidad es fundamental en toda empresa que quiera certificar la calidad de sus procesos y productos/servicios mediante el estándar más reconocido globalmente como es ISO 9001:2015. Cada empresa elegirá de entre sus trabajadores a personas cualificadas y competentes que sean capaces de implantar el adecuado Sistema de Gestión de la Calidad. Además a partir de Septiembre de 2015 es necesario que conozcan la nueva norma ISO 9001:2015 que ha introducido importantes cambios y ha dejado obsoleta la ISO 9001:2008 (puedes revisar en nuestra oferta formativa el Curso Transición a la Nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave).
Entre esas cosas que un Auditor Interno de Calidad nunca debería decir están las siguientes:
1) ¿Me puede usted llevar toda la información a mi despacho?
Es esencial el no aislamiento. Este puede ser un gran error, ya que se le está dando al auditado la posibilidad de mostrarnos sólo parte de la información. ¿Cómo sabrás que no han seleccionado la documentación que te muestran?
Hay que observar cómo funciona la empresa, tener contacto directo con el personal, hacer entrevistas y recabar sólo la documentación que sea de interés para el auditor.
2) ¿Podría usted dejar lo que está haciendo para ayudarme, por favor?
Tanto la organización en sí, como cada trabajador, no deben variar su ritmo de trabajo habitual. Tampoco se deben variar los procedimientos que se siguen con la finalidad de complacer al auditor. Se debe mantener la normalidad.
El auditor interno de calidad es un mero espectador, que no debe interferir en el trabajo del personal. Se debe limitar a observar, revisar documentación relevante y emitir su informe con las diferentes situaciones encontradas.
3) ¡Esto no se hace así!
El auditor no debe entrometerse, recriminar, dar órdenes, criticar o decir cómo se deben hacer las cosas.
El auditor interno de calidad debe investigar para comprobar si los procesos que se siguen se ajustan a las normas de calidad ISO 9001:2015. Para ello, el auditor dispone de seis interrogantes:“¿Dónde..?,¿Qué..?, ¿Cuándo…?,¿Cómo..?, ¿Por qué..? y ¿Quién?. Dichas preguntas suelen ser muy eficaces para el auditor, ya que son preguntas abiertas que no se pueden responder con un simple “sí” o “no”.
Se debe tener cuidado al hacer la pregunta que comienza con ¿Por qué…? ,ya que puede implicar crítica o desaprobación. En todo momento debemos tener presente que el sondeo es aceptable, el interrogatorio no.
Las anomalías e irregularidades se presentan ante el departamento de administración que es el que debe tomar medidas.
4) ¡Buen trabajo!
En el lado opuesto al punto anterior, el auditor tampoco puede alabar o felicitar a los trabajadores si los procedimientos se están realizando adecuadamente. Es importante mantenerse al margen.
5) No tengo tiempo de explicar nada, todo aparecerá en mi informe dentro de 1 mes
Ante un hallazgo importante en una auditoría , lo mejor es hablarlo en el momento y así, evitar conflictos futuros. Al ser una auditoría interna, el equipo que lleva a cabo dicho trabajo son los propios compañeros del auditado, por ello, es muy aconsejable comunicar el hallazgo en el momento de su descubrimiento.
Así evitamos fricciones y damos la oportunidad de que se puedan presentar aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en el informe.
La nueva ISO 9001:2015 establece como obligatorio la realización de auditorías internas a períodos de tiempo planificados. Esto crea una alta necesidad de formación que puede ser cubierta con formación online.
Incurrir en estos 5 puntos puede provocar que una auditoría no refleje la realidad, por lo que es recomendable tenerlos siempre presentes.
Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com
