ISO 37001: EL FUTURO DE LA GESTIÓN ANTISOBORNO

La Norma ISO 37001 ofrece a las empresas soluciones para prevenir, detectar y gestionar conductas delictivas de soborno y así cumplir con la legislación y los compromisos propios.

La corrupción es uno de los grandes problemas que hay que abordar de forma global y así se ha manifestado en la Cumbre Global Anticorrupción celebrada en Londres en mayo de este año 2016. Esta reunión contó con los países del G20, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), el Fondo Monetario Internacional (FMI) y el Banco Mundial, entre otros organismos internacionales, demostrando así la preocupación global y la necesidad de buscar una solución unitaria y eficaz.

La Norma ISO 37001 ha nacido para ayudar a incrementar los avances que las numerosas herramientas ya existentes están logrando (como convenciones internacionales, leyes nacionales, buenas prácticas, etc.) en la lucha contra el soborno ya que se ha establecido como uno de los graves riesgos a los que se enfrentan en su día a día todas las organizaciones.

Las repercusiones de los sobornos.

La Norma ISO 37001 tiene como objetivo ayudar a combatir el soborno en las organizaciones, tanto privadas como públicas.

Si se establece en cifras el impacto de la corrupción asciende aproximadamente a los 2.000 millones de euros de forma global y por el periodo de un año. Es decir, representa el 2% de la economía global.

Sin embargo, esta imagen no nos permite ver más que la magnitud del problema, sin poder discernir todos aquellos aspectos a los que afecta esta conducta delictiva. Entre algunas de sus consecuencias más directas se encuentran las siguientes:

• perjudica la competencia real en todos los sectores
• incrementa los costes asociados a hacer negocios
• distorsiona las relaciones comerciales
• aumenta los costes relacionados con la realización de los productos y servicios
• incide negativamente en la calidad
• destruye la confianza
• e interfiere negativamente en la evolución, crecimiento y mejora de los mercados.

De esta forma, el soborno transciende de unas simples cifras para dibujarnos todo un escenario y un futuro que tenemos que tener presente y para el que es necesario establecer medidas eficaces en la actualidad para prevenir que estas consecuencias se incrementen y lleguen a dañar de forma irreversible la situación del mercado y de las distintas empresas de todos los sectores.

El papel de la Norma ISO 37001

La Norma ISO 37001, Sistema de Gestión Antisoborno, es genérica debido a que persigue el objetivo de que pueda ser aplicada por todas las empresas sin distinguir tipo, dimensiones, naturaleza de su actividad o si es pública o privada.

Además, está diseñada como una herramienta independiente, evaluable y compatible con otros sistemas de gestión de la empresa ya disponga o que tenga previsto implantar debido a la adopción de la estructura de alto nivel. Entre las opciones de compatibilidad se encuentra la Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad, la Norma ISO 27001:2014, Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información o la Norma ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental.

La propia ISO en el documento “ISO 37001, Anti-bribery management systems” los define como:

“An anti-bribery management system is designed to instil an anti-bribery culture within an organization and implement appropriate controls, which will in turn increase the chance of detecting bribery and reduce its incidence in the first place. ISO 27001, Anti-bribery management systems – Requirements with guidance for use, gives the requirements and guidance for establishing, implementing, maintaining and improving an anti-bribery management system.”

De esta forma, la Norma ISO 37001 se centra en aspectos como:

• Establecer una cultura que promueva la integridad, transparencia y compliance.
• Adoptar una política clara antisoborno.
• Formación como parte de conseguir los objetivos de integridad y transparencia.
• Evaluación de los riesgos asociados al soborno.
• Establecimiento de procesos de diligencia y controles tanto financieros como comerciales.
• Información e investigación.

Se puede destacar algunos de los beneficios que aportará a las empresas su aplicación como son una clara mejora de la reputación de la empresa al demostrar su compromiso y transparencia tan necesaria y parte de las expectativas que las distintas partes interesadas colocan sobre ella.

Además, disminuye el riesgo de que la empresa se vea envuelta en una situación de delito de soborno, permite y promueve el cumplimiento de la legislación de los distintos países en los que opere y la adopción de buenas prácticas, mejora la situación competitiva y mejora los mercados, estos dos aspectos vistos como beneficios claramente globales y que tardarán más tiempo en tomar forma.

Para finalizar, la ISO en el anterior documento nos indica brevemente los siguientes beneficios de aplicar la Norma ISO 37001 en todas las empresas:

“In this way, it helps to reduce the risk of bribery occurring and can demonstrate to your management, employees, owners, funders, customers and other business associates that you have put in place internationally recognized good practice anti-bribery controls. It can also provide evidence in the event of a criminal investigation that you have take reasonable steps to prevent bribery”.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es/

SALUD EN EL TRABAJO: IMPORTANCIA DE LAS PAUSAS ACTIVAS

Las pausas activas son una herramienta necesaria para mejorar las condiciones de salud en el trabajo y evitar el sedentarismo laboral; su ejecución permite disminuir las probabilidades de sufrir enfermedades profesionales.

Las pausas activas son descansos transitorios dentro de la jornada laboral que se ejecutan mediante la realización de ejercicios físicos y mentales con el fin de recuperar energía. Esta serie de ejercicios se realizan para reducir la fatiga laboral y para que el cuerpo no se vea afectado con el tiempo corriendo el riesgo de sufrir una posible enfermedad laboral o algún accidente de trabajo que genere una discapacidad en ocasión del trabajo que se venía desarrollando.

En nuestro país, la Ley de Obesidad, Ley 1355 de 2009, en el artículo 5 en relación a las estrategias para promover la actividad física, indica que el Ministerio de la Protección Social, hoy Ministerio de Salud y Protección Social, reglamentó mecanismos para que en todas las empresas del país se promuevan espacios durante la jornada laboral para la realización de pausas activas que incluyan a todos los empleados, y que para ello se contará con la ayuda y el apoyo de las administradoras de riesgos laborales.

Estos descansos transitorios son herramientas vitales para la salud en el trabajo, pues contribuyen a prevenir enfermedades y discapacidades mediante la actividad mental y física. La pausa activa o gimnasia laboral cumple la función de aliviar la tensión de diversos músculos del cuerpo, mejorar la movilidad articular, corregir la mala postura, disminuir cargas osteomusculares por mantenimiento de posiciones prolongadas, eliminar la falta de concentración y el mal humor, suspender momentáneamente las actividades que involucren movimientos repetitivos, etc.

La Organización Mundial de la Salud –OMS– argumenta que la inactividad física es todo lo contrario a realizar “cualquier movimiento corporal producido por los músculos esqueléticos, con el consiguiente consumo de energía. Ello incluye las actividades realizadas al trabajar, jugar y viajar, las tareas domésticas y las actividades recreativas”. De tal manera, esta incrementa significativamente las causas de sufrir enfermedades no transmisibles, e indica que una de las razones que la genera es el sedentarismo laboral, comprendido como la inactividad o falta de actividad física regular ocasionada por el desempeño de tareas relativas al trabajo.

Las pausas activas han sido una de las principales herramientas de la seguridad y salud en el trabajo para promover actividad física enfocada a realizar estiramientos y ejercicios que propicien cambios de posición y y/o movimientos repetitivos durante la jornada laboral. Para clarificar algunos aspectos sobre el tema, respondamos los siguientes interrogantes:

¿Quiénes deben realizar las pausas activas?

Como se mencionó anteriormente, la Ley 1355 del 2009 indica que todos los empleados (dependientes o independientes) que realicen una labor continua por más de 2 horas, deberán realizar las pausas activas. El empleador deberá otorgar las autorizaciones que permitan desarrollar este espacio, pues dentro de sus deberes se encuentra procurar el cuidado integral de la salud de sus trabajadores, así como también la ejecución y cumplimiento de lo estatuido en las normas de salud y seguridad en el trabajo. A su vez el trabajador deberá velar por el cuidado integral de su salud cumpliendo con las normas, reglamentos y disipaciones.

¿Quiénes no deben realizar las pausas activas?

No podrán realizar pausas activas sin antes consultar al médico las siguientes personas:

Quienes presenten fracturas no consolidadas, hipoglicemia, personas hipertensas y personas que necesiten o requieran reposo

¿Cuál es el tiempo a emplear en la pausa activa?

Se podrá emplear un término de 10 a 15 minutos para realizar los ejercicios corporales, visuales y mentales.

Papel del profesional de la salud ocupacional en las pausas activas

El empleador deberá contar con la formación o con personal a cargo que posea los fundamentos y conocimientos idóneos de protección de la salud del trabajador en torno a la labor que desarrolla en la empresa, pues este funcionario, en representación del empleador, velará por el bienestar y la salud de cada uno de los trabajadores. De tal manera se busca garantizar el estado mental, físico y social de los empleados, mediante el desarrollo e implementación de medidas que procuren mantener la salud integral de los trabajadores teniendo como resultado el sostenimiento de un ambiente de trabajo sano y seguro.

Propósito principal

El propósito principal de la realización de las pausas activas en el trabajo es contribuir con la eliminación y/o disminución de enfermedades laborales; por ello el empleador, junto con las administradoras de riesgos laborales, deberá implementar mecanismos, políticas, dinámicas y demás estrategias que permitan mantener en condiciones óptimas la salud de los trabajadores.

Ventajas y beneficios de realizar pausas activas en el trabajo

1. Disminuyen el riesgo de enfermedades profesionales.
2. Favorecen el mejoramiento de la postura.
3. Disminuyen el estrés y la sensación de fatiga (visual y corporal).
4. Estimulan y favorecen la circulación.
5. Mejoran el desempeño laboral.
6. Favorecen la capacidad de concentración.
7. Motivan y mejoran las relaciones interpersonales y promueven la integración social.
8. Reducen la tensión muscular.
9. Previenen lesiones como los espasmos musculares.

Fuente:http://actualicese.com/

Tomado de: https://www.sgsst-col.com.co/

BENEFICIOS DE INTEGRAR LAS NORMAS ISO 9001 E ISO 14001

Hay muchas ventajas para una organización, incluyendo:

• ​ Mejora del desempeño empresarial​
• Reducir la documentación y duplicación ​
• Un enfoque holístico
• Ahorra tiempo y recursos
• Posicionará la calidad y la sostenibilidad en el corazón de la organización​
• Mejora de la gestión de riesgos y oportunidades​
• Mejora del desempeño empresarial

El Anexo SL hace más fácil la integración de múltiples sistemas de gestión obteniendo con ello mayores beneficios empresariales. Asegura que todos los procesos de la organización tanto para el desempeño en calidad como en medioambiente están alineados con las estrategias de negocio de la organización, haciendo más fácil la mejora continua de todos los sistemas de gestión. 

Reducir la documentación y duplicación 

Al cumplir con todos los requisitos de la norma gracias a un conjunto de políticas y procedimientos, integrando ISO 9001 e ISO 14001, evitará la superposición de responsabilidades y duplicaciones innecesaria. Esto dará lugar a una menor duplicación que hará los procesos sean más faciles de gestionar y mantener.

Un enfoque holístico

La integración de distintos sistemas de gestión proporciona un enfoque más integral de los procesos de negocio que aumenta la eficiencia, desarrolla soluciones conjuntas a los problemas en diferentes áreas de trabajo y proporciona una una visión completa de la organización. Este enfoque estratégico se traducirá en la optimización del rendimiento de ambos sistemas de gestión e impulsará el valor real de la organización.

Ahorra tiempo y recursos

Con un sistema de gestión integrado del proceso de auditoría - tanto interno como externo - será más eficaz disminuyendo las interrupciones, eliminando la duplicación de las actividades de auditoría y ahorrará tiempo, dinero y otros recursos.

Posicionará la calidad y la sostenibilidad en el corazón de la organización

Las nuevas versiones de las normas aseguran que la gestión de la calidad y el medioambiente están ahora complementamente integradas dentro de la estrategia del negocio de la organización. Utilizado como una herramienta de gestión empresarial, integra los procesos de mejora del rendimiento con el tiempo y, promueve la importancia de la calidad y los requisitos ambientales al mismo tiempo.

Mejora de la gestión de riesgos y oportunidades

Usando un enfoque basado en la gestión del riesgo, las nuevas versiones de las normas promueven un enfoque proactivo a identificar los riesgos y aprovechar las oportunidades, por lo que la mejora continua es sistemática. Esto conducirá a una mejor gobernabilidad y la toma de decisiones a través de la calidad y la gestión ambiental.

Fuente: BSI España

Tomado de: http://koneggui.com.ec/

PLAN DE INTEGRACIÓN: ANÁLISIS DE CONTEXTO

Para que la integración de sistemas de gestión tenga el éxito deseado es necesario elaborar un Plan de Integración, para lo cual tendremos en cuenta varias directrices.

En primer lugar hablaremos del análisis del contexto, es necesario para que la organización sea consciente de la situación inicial, de este modo es posible la identificación y análisis de la situación y características actuales como:

• Los conocimientos y experiencias con las que cuenta la organización para realizar el proceso de integración.
• Las exigencias y expectativas de clientes y partes interesadas vinculadas a las áreas de gestión que se van a integrar.
• Si existe o no sistemas encaminados a la satisfacción de estas necesidades.
• Los posibles riesgos que pueden sufrir durante el proceso de integración.

Gracias al análisis del contexto, las organizaciones podrán seleccionar el modo más adecuado para la implantación de un sistema integrado y el nivel que alcanzara dicho sistema.

Para realizar el análisis del contexto es necesario que las organizaciones reflexionen y evalúen:

La madurez con la que cuenta la organización en la gestión por procesos, en este caso las organizaciones debe identificarse con uno de estos niveles:

• Nivel mínimo: Cuando no existe un enfoque a procesos o simplemente este se encuentre limitado a ciertos procesos.
• Nivel máximo: En este caso la organización cuenta con procesos definidos, acompañados de la documentación pertinente, los responsables de estos procesos también están debidamente establecidos, así como los indicadores.

La complejidad de los requerimientos de los clientes y otras partes interesadas como proveedores, accionistas, etc. Dependerá en función del número, grado de necesidad, dependencia, etc.

El alcance del sistema de gestión que se desee implantar o que ya estén implantados. Esto dependerá siempre de:

• El numero de sedes de la organización.
• Los productos o servicios prestados.
• El abastecimiento o subcontratación.
• El tipo de áreas a gestionar (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo).
• Los procesos desarrollados.

El riesgo vinculado al proceso de implantación del sistema de gestión integrado que dependerá del:

• Volumen y nivel de exigencia de la legislación.
• Impacto derivado del incumplimiento de la legislación.
• Grado de implicación del personal de la organización.
• Recursos y capacidades organizativas.

Una vez realizado la evaluación de los parámetros, se debería desarrollar un análisis DAFO, es decir, analizar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la organización antes de realizar la planificación de las actividades del Plan de Integración. Este ejercicio, en lo posible, debe involucrar los diferentes niveles de la organización y termina con el diseño de las estrategias para la aplicación del DAFO.

FASES DE LA GESTIÓN DE RIESGOS EN LA EMPRESA

La correcta Gestión de los Riesgos en la empresa forma la base para consolidar el éxito y alcanzar una mejor posición en el mercado frente a la competencia.

Como ya observamos en el anterior artículo, la Gestión de Riesgos es esencial para la correcta gestión de la empresa y, no sólo en el campo administrativo o de producción, sino que se adapta a todos los procesos de la organización y aporta claros beneficios a todos ellos.

Su correcta implantación y gestión van a aportar grandes beneficios como el aumento de la confianza de los clientes y proveedores, la correcta asignación y gestión de los recursos destacándose por su eficacia, también se produce una minimización de las pérdidas y se identifican las oportunidades y las amenazas que afectan o afectarán a la empresa.

Todo ello repercute positivamente en los beneficios y aumenta las ganancias, al igual que ayuda a posicionar en el mercado a la organización.

Pero no sólo estos beneficios deben ser tenidos en cuenta, sino que la correcta gestión de los riesgos permite identificar las amenazas y peligros que afectan a la empresa y permite mejorar su rapidez de respuesta, eficiencia y dinamismo.

Esta primera tendencia de reparación de los efectos provocados por las amenazas, poco a poco va evolucionando para irse anticipando a los riesgos, al igual que disminuye la incertidumbre y se aumenta la transparencia y la capacidad de respuesta a los campos de mercado al permitir anticiparse a los movimientos y adaptarse a ellos.

En un mundo en el que la rapidez de respuesta y anticipación marcan el éxito o el fracaso en cualquier proyecto que la empresa inicie, la implantación de un Sistema de Gestión de Riesgos es necesaria para aquella empresa que desee permanecer en el mercado y mejorar su posición frente a la competencia.

Fases de la Gestión de Riesgos en las organizaciones

Como es habitual en todos los sistemas de gestión, el primer paso y la base sobre la que se sustenta el correcto funcionamiento del sistema es la identificación.

En el caso de la Gestión de Riesgos se basa en la identificación de los riesgos que afectan o pueden afectar a la empresa en todas las facetas de su actividad. Algunas de estos riesgos pueden ser:

• Amenazas relacionadas con fallos físicos, daños fortuitos o acciones criminales, al igual que los riesgos relacionados con los mismos factores;
• Sucesos de origen natural;
• Riesgos operacionales;
• Factores que resultan ajenos al control realizado por la empresa;
• Incumplimiento de determinados requisitos legales a valorar en cada caso;
• Diseño, instalación y utilización de los distintos equipos de seguridad;
• Gestión de los datos, información y comunicaciones relacionadas con la exportación, la actividad realizada o algún otro aspecto relacionado con la empresa y la exportación;
• Amenazas a la posible continuidad de las operaciones.

Para poder establecer las medidas de control y gestión de los riesgos adecuadas siempre se debe partir de la base de esta correcta identificación de los distintos factores de riesgo. Una vez que se haya realizado esta valoración y esta clasificación, se pueden comenzar a establecer los distintos planes de acción que servirán para la mitigación, control o eliminación de los riesgos derivados de la actividad de la exportación.

Para terminar y comprender mejor cómo funciona la Gestión de Riesgos vamos a tomar como referencia un fragmento de la revista “AENOR Revista de la normalización y la certificación”, Nº 280, Marzo del año 2013, en el artículo “Facilitar la Exportación” (páginas 24 a la 29), que indica las fases por las que avanza el Sistema de Gestión de Riesgos:

Identificación de los riesgos. Es el proceso de encontrar, reconocer y describir los riesgos. En este proceso incluye la identificación de las fuentes de riesgo, los sucesos, las causas o series de circunstancias, sus potenciales consecuencias. Esta identificación puede apoyarse en datos históricos, análisis teóricos, opiniones autorizadas y en las necesidades de las partes interesadas.

Análisis del riesgo. Se trata de un proceso sistemático para comprender la naturaleza del riesgo y para deducir el nivel de riesgo. Este análisis proporciona las bases para la evaluación del riesgo y para sus decisiones consecuentes.

Valoración del riesgo. Compara los resultados del análisis del riesgo frente a los criterios de riesgo para determinar si el nivel de riesgo es tolerable o no.

Tratamiento del riesgo. Se aplica en función del grado de tolerabilidad del mismo; en general caben las siguientes opciones:

• Retención del riesgo. Es la aceptación de las pérdidas que provocaría un riesgo en particular. En el mejor de los casos supone que no se han identificado, así como los riesgos residuales. En cualquier colectivo hay un cierto grado de riesgo retenido puesto que la eliminación absoluta de todos los riesgos es impracticable.
• Reducción del riesgo. Se trata de la aplicación de alguna –o de varias- de las estrategias siguientes: Prevención del riesgo (medidas que se toman para reducir la probabilidad de que se produzca un suceso no deseado); Represión del riesgo (medidas implantadas para reducir la probabilidad de que un suceso no deseado dé lugar a consecuencias); y Mitigación del riesgo (medidas que se toman para reducir el efecto de unas consecuencias no deseadas).

Eliminación del riesgo. Es la reducción a cero de la frecuencia de un suceso desfavorable y de su severidad. Puede involucrar la eliminación de las fuentes de riesgo (peligros).

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

5 RAZONES PARA CONTRATAR A UNA EMPRESA DE CONSULTORÍA HOY MISMO

El sector industrial es uno de los que tiene más demanda de servicios de consultoría hoy en día.

De acuerdo a la investigación realizada por la Asociación Brasileña de Consulting (ABCO), el 67,5% de las empresas en este segmento requiere los servicios profesionales externos para mejorar cuestiones como la planificación, la estrategia y la gestión empresarial. ¿Desconocía esta estadística?

Por tanto ya sabe por qué usted debe contratar pronto a una empresa de consultoría!

Acceso a conocimiento Especializado

A medida que su empresa cuenta con un equipo altamente calificado, no siempre aquel profesional con conocimientos necesariamente mejorará el rendimiento del negocio y aumentará su rendimiento. 

La contratación de una empresa de consultoría puede resolver este problema fácilmente porque tiene acceso a profesionales altamente especializados, con la preparación adecuada y la exención necesaria para conseguir en su negocio, un diagnóstico serio y proponer los cambios adecuados para que usted pueda alcanzar sus objetivos.

Contratación Temporal

El servicio de asesoramiento empresarial es temporal, independientemente de la empresa y sus necesidades. Cuando la empresa se vuelve dependiente de forma sistemática la presencia de consultores, significa que no pudieron aprender de los consejos de la consultoría o que la prestación del servicio ha fallado.

Como se trata de un proyecto, que tiene principio, medio y final, usted puede planear financieramente para contratar los servicios de un consultor y prescindir de los costes tradicionales de contratar a un profesional a tiempo completo.

Experiencia en el Mercado

Muchos empresarios no requieren la contratación de una empresa de consultoría pensando que sólo mediante la lectura y el estudio sobre el mercado y los retos a los que se enfrenta será fácil de superar las barreras. El resultado es un gran tiempo invertido y una gran frustración porque la teoría no siempre se aplica en la práctica. 

El consultor es capaz de combinar la teoría y la práctica de manera eficaz, ya que tiene experiencia en el mercado, ha trabajado en varias empresas, conocer los errores y problemas más comunes y ha probado varias soluciones. Él es un verdadero libro de lecciones aprendidas, que permiten optimizar el tiempo y la inversión. 

Herramientas Adecuadas

Mejorar el desempeño organizacional en sí depende de la capacidad que su empresa tiene que analizar el contexto en el que opera e identificar críticamente dónde están las brechas de competencia. Sin embargo, no siempre es tan fácil como suena. 

Su equipo puede tener una resistencia al admitir que algunas cosas podrían ser diferentes, las herramientas de recopilación y análisis de datos pueden no ser ideales y el tiempo de las personas para dedicarse a este tipo de actividad es escasa. 

Estos obstáculos no ocurren cuando usted contrata a una empresa de consultoría porque los consultores son contratados para dedicar el tiempo necesario a su negocio de forma única y ya están equipados con las herramientas adecuadas para analizar la situación y ofrecer soluciones con más agilidad.

Centrarse en los resultados

La contratación de una empresa de consultoría tiene un solo objetivo: llevar los resultados a su empresa. Estos resultados se pueden expresar en la mejora de procesos , el aumento de la competitividad, el desarrollo de nuevos productos, entre otros. Sin embargo, una consultoría nunca saldrá de su empresa sin el cumplimiento de los objetivos que se han acordado. 

Lo Mejor: estos resultados son por un período de tiempo predeterminado. Por ejemplo, si el consultor promete que tendrá una verdadera reestructuración en seis meses de consultoría, el entregará una reestructuración en seis meses y usted podrá seguir adelante con su empresa de forma más rápido, productiva y rentable. 

¿Ha considerado la contratación de una empresa de consultoría, sino que se espera para tomar la decisión? Cuéntenos sus razones! 

IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. le puede ayudar a implantar Sistemas de Gestión Integrado como: ISO 9001:2015, Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001 y Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001. Usted puede saber el precio de una consultoría para la implantación de su sistema de calidad sin ningún compromiso en www.ideaconsultores.com.co 

Tomado y adaptado de: http://koneggui.com.ec/

¿CUÁNTO CUESTA LA CERTIFICACIÓN ISO 9001:2015?

Uno de los factores que más pesan a la hora de decidir la implementación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad en la organización, sin duda, es el costo de hacerlo.

El costo de la implementación depende de tres factores:

1. ​El primero, por supuesto, es cuan grande es su compañía, esto tendrá una gran influencia en el costo del proyecto.

2. El segundo es también bastante importante y es que tipo de sistema de calidad tiene en uso actualmente. Si actualmente cuenta con un buen sistema, su trabajo para estar en conformidad con ISO 9001 versión 2015 será menor. 

3. El tercer factor es cuanto tiempo tienen usted y otros miembros de su compañía durante la semana para dedicarle al proyecto y si necesita un asesor.

Hay 2 tipos de costos que debe considerar: 

• Los costos de implementación. Los costos en gran medida dependen del consultor contratado y/o de las competencias que tengan las personas que lideran este tema en la organización. Aquí, igualmente, los costos se desagregan por fases: diagnóstico, planeación, diseño y estructuración; formación y sensibilización, implementación, auditoría interna, entre otras. 

• Los costos de la auditoría de certificación o auditoría de registro. Según el tamaño, el número de sitios y el tipo de industria de su compañía, el Ente Certificador le puede calcular costos de la auditoría de certificación. Le recomendamos que se comunique con varios para asegurarse de encontrar el más adecuado para sus necesidades.

• Otra variable que debe tener en cuenta son las normas que desea implementar y certificar. Generalmente las empresas inician con su Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma internacional ISO 9001:2015. Pero puede también implementar la norma de gestión ambiental bajo la Norma internacional ISO 14001:2015 y el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo bajo el estándar internacional ISO 45001. Eso depende de los requerimientos del mercado, del compromiso de la alta dirección, de los recursos disponibles y de otra serie de aspectos que se deben analizar.

Finalmente, un aspecto importante para tener en cuenta, es si ya tiene un sistema de gestión implantado y sólo desea actualizarlo a la última versión de la norma ISO 9001:2015. En cualquier caso, siempre es recomendable contratar una consultoría competente y buscar un consultor profesional en el ramo.

IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. le puede ayudar a implementar el Sistema de Gestión Integrado (HSEQ, por su sigla en inglés): ISO 9001:2015, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001:2018 y Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, entre otras normas. 

Contáctenos, podemos ofrecerle una charla gratuita en donde Ud y su organización se enteren sin compromiso de las múltiples variables y grandes ventajas de un Sistema de Gestión de la Calidad.

Basado en: http://koneggui.com.ec

LA FIRMA ELECTRÓNICA EN LA NORMA ISO 9001

Una de las dudas que surgen con frecuencia cuando se gestiona en formato electrónico la "información documentada" de nuestro sistema de calidad es cómo asegurar la autenticidad de los registros electrónicos. 

¿Es necesario firmar mediante certificado digital los documentos y registros electrónicos que firmábamos a mano cuando se imprimían y archivaban en papel? ¿Existen alternativas a la firma electrónica reconocida que cumplan la ISO 9001:2015?

Firma manuscrita y firma electrónica en la ISO 9001:2015

La ISO 9001 nos indica tanto los documentos y registros que debemos producir como la manera de gestionar esta información documentada. Una de nuestras obligaciones es registrar quién aprueba los documentos (procedimientos, no conformidades, acciones correctivas, etc.) y los empleados a los que se ha distribuido los procedimientos, lo que se resuelve firmando los documentos y pidiendo a los empleados que firmen una lista de distribución adjunta a los mismos.

Aunque ni la versión de 2008 ni la versión actual (2015) de la ISO 9001 explicitan la obligación de firmar los documentos y los registros, esta acción es necesaria para demostrar que los documentos han sido aprobados y que los empleados están al corriente de los procedimientos. En otras palabras, la firma verifica la identidad de la persona que dice haber aprobado o leído el documento. Sin ella, no tendríamos garantías de que el documento es auténtico e íntegro y, por lo tanto, la información no sería fiable.

El mecanismo utilizado cuando esta información documentada se encuentra en formato digital es la firma electrónica. El artículo 3 de la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (LFE), define la firma electrónica como "el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante". Ésta puede ser simple, avanzada o reconocida:

• ​Firma electrónica simple: Cualquier tecnología que permita identificar al firmante.
• Firma electrónica avanzada: Cualquier tecnología que permita identificar al firmante, asegurar que el documento ha sido producido o aprobado por la persona que dispone de los mecanismos para producir la firma y, por último, controlar las versiones del documento.
• Firma electrónica reconocida: Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y producida mediante una aplicación homologada por la Agencia Tributaria.

¿Son válidos los tres tipos de firma o la ISO 9001 solamente permite la firma electrónica reconocida? ¿Cómo aseguramos la autenticidad de los registros electrónicos de nuestro sistema de calidad?

Cómo aseguramos la autenticidad de los registros electrónicos

La firma electrónica reconocida es la que más garantías de autenticidad ofrece, pero también es la más compleja de implementar. Para poder utilizarla en un sistema de gestión de la calidad, todos los trabajadores deberán disponer de certificado de persona física, algo muy poco habitual todavía.

Por suerte para las organizaciones en esa situación, la ISO 9001 no dice en ningún sitio que se deba adoptar la firma electrónica reconocida como método para asegurar la autenticidad de los registros electrónicos. La propia LFE establece en su artículo 3.9 que "no se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida", lo que se conoce como el principio de validez general de la firma electrónica.

El software de gestión documental, también conocido como ECM (siglas en inglés de Enterprise Content Management), cubre todos los requisitos de gestión documental establecidos por la norma internacional. Otra fortaleza de este tipo de programas es que nos proporciona un mecanismo de firma electrónica avanzada totalmente compatible con la ISO 9001. 

La herramienta registra el usuario que ha realizado una acción sobre un documento (por ejemplo, aprobarlo o leerlo) y el historial de las versiones del documento. Algunos programas, como es el caso del ECM libre y de código abierto OpenKM, nos permiten asociar un sello único a cada usuario para que estampe su firma manuscrita en el documento y admiten también la firma digital biométrica.

Quizá te preguntes cómo podemos asegurar que el usuario es quien dice ser. Ningún sistema informático es infalible y, a pesar de establecer contraseñas seguras y renovarlas cada cierto tiempo, un tercero con los conocimientos suficientes de seguridad podría a suplantar la identidad de ese usuario del software de gestión documental. Sin embargo, este mismo impostor también podría acceder al equipo donde el empleado almacena su certificado electrónico (o interceptar su clave privada realizando un ataque de intermediario o man-in-the-middle) y firmar en su nombre, por lo que el uso de la firma electrónica reconocida tampoco previene de manera definitiva este problema.

​Como norma general, los mecanismos de firma electrónica avanzada que traen las aplicaciones de gestión documental son suficientes para cumplir la ISO 9001. Ahora bien, esta norma solo identifica los requisitos que ha de reunir un sistema de gestión de calidad y son las organizaciones las que establecen los procedimientos que se van a seguir para cumplirlos. 

De este modo, algunas empresas pueden considerar oportuno emplear sistemas de firma electrónica avanzada. Asimismo, hay que tener en cuenta que uno de los principios de las normas ISO es la mejora continua y un auditor podría sugerirnos en un momento dado que comencemos a utilizar certificados digitales.

Fuente: Nosturi.

Tomado de: http://koneggui.com.ec/blog-iso/

EL CONTEXTO Y LAS PARTES INTERESADAS EN LA FUTURA NORMA ISO 45001

La futura Norma ISO 45001 está marcada por algunas novedades destacadas como el contexto, las partes interesadas, el liderazgo, mayor pensamiento de gestión del riesgo, mayor participación de los trabajadores, etc.

Entre algunas de las novedades que va a introducir la Norma ISO 45001 en el campo de la seguridad y la salud de los trabajadores, la definición del contexto y la identificación de las distintas partes interesadas se encuentran dentro de las más relevantes debido a la influencia que van a representar para el resto del documento.

De esta forma, se van a encontrar  en la base documental necesaria para realizar una correcta y eficaz definición de la política, los objetivos y las decisiones estratégicas, por poner unos ejemplos.

Aunque la publicación de este documento está programada para finales de este año 2017 o el próximo año 2018, ya podemos conocer algunas de las características que van a definir estos dos capítulos o requisitos de la futura Norma ISO 45001.

El papel del contexto en la futura Norma ISO 45001.

La comprensión de la organización y su contexto se tratará de una novedad relevante si lo comparamos con OHSAS 18001. En este sentido buscará que la empresa sea consciente de todas aquellas cuestiones, tanto positivas como negativas, que le afectan de forma directa e indirecta para alcanzar los resultados, lograr las metas marcadas o avanzar hacia los objetivos planificados según se había previsto.

Es decir, tener en cuenta lo que le rodea y valorar como le afecta a su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

De esta forma, la futura Norma ISO 45001 nos indica que tenemos que tener en cuenta a la hora de dibujar esta imagen global:

Las cuestiones internas

Entre las que se encuentran:

• la estructura de la empresa
• las responsabilidades y su distribución
• conocimientos del personal, dirección y mandos intermedios
• tecnología
• los flujos de información
• los procesos de toma de decisiones
• etc.

Las cuestiones externas

Tales como:

• el entorno cultural
• la competencia del mercado
• nuevos proveedores y antiguos
• tecnología novedosa
• nueva legislación
• etc.

Comprender a las partes interesadas y sus expectativas.

Este punto también será una novedad y, al igual que el anterior, supondrá realizar una labor de reflexión y comprensión de las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas.

Tenemos que partir de la definición de parte interesada, entendiéndola como aquellas personas u organizaciones que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad, para comprender el requisito.

Y es que más allá de los trabajadores, tendremos que considerar a las autoridades legales, proveedores, empresas subcontratadas si las hay, sindicatos, propietarios, clientes, vecinos de la empresa, servicios médicos, organización matriz si existe, etc.

El listado puede ser muy extenso pero no podemos quedarnos ahí, sino que a partir de este, la futura norma nos dice que tenemos que identificar:

• sus necesidades
• y sus expectativas.

Con toda esta información, se valorará cuales de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales aplicables y otros requisitos y se verán reflejados en los objetivos o en la política de la seguridad y salud en el trabajo, y cuáles no.

Teniendo dibujado el contexto y colocando los personajes, compuestos por las partes interesadas, la empresa ya tendrá un punto de partida para comprender donde se encuentra y cómo afecta y cómo le afectan las decisiones, tanto internas como externas.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

ISO 9001:2015 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN, PASO A PASO

Hoy iniciaremos con la sección 4 de la Norma ISO 9001:2015 el cual contempla el contexto de la Organización.

Como sabemos, el análisis del contexto es un punto obligatorio para varias normas:

Como podemos ver la sección 4 esta subdividida en 4 partes:

Contexto de la Organización

4.1 Comprender la organización y su contexto

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión

4.4 Sistema de Gestión y sus procesos

En el tema de hoy, explicaremos como realizar el Análisis de Contexto paso a paso,  con lo cual  cubriremos los puntos 4.1 y 4.2.

El análisis de Contexto es fundamental para el sistema de Gestión, ya que nos permite determinar los problemas Internos y externos de la organización, las fortalezas, las cuestiones legales, de mercado, social y económica que nos puedan afectar, y en caso de no realizarla de forma profunda,  aportará ningún valor a la organización y en el peor de los casos, nos puede ocasionar inconformidades en la Auditoria al Sistema de Gestión.

La Norma no especifica el método a utilizar, por lo que nos da libertad de escoger según sea la necesidad de nuestra organización.

Los métodos más comunes son el FODA y el Análisis de  Stakeholders.

En este caso, no usaremos estos métodos, ya que buscamos hacerlo de forma más completa, que abarque tanto el contexto interno y externo

Como la comprensión y expectativas de las partes interesadas.

Dividiremos el análisis en dos partes, a la primera la llamaremos Entorno Interno y a la segunda Entorno Externo:

1 Contexto Interno

1.1.        Productos y Servicios

1.1.1.     Oferta de Productos y Servicios

Acá detallamos los productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes

1.1.2.     Importancia Relativa

La importancia relativa se refiere a la importancia que tienen los productos y servicio claves para las finanzas de nuestra organización, es decir

“el ochenta por ciento de los ingresos de la empresa son generados por servicio técnico, mientras el veinte por ciento, es producido por la venta de productos electrónicos.”

1.1.3.     Logística

Se refiere a la  forma que funciona nuestra cadena logística para la entrega de productos y servicios,  es recomendable especificar el tiempo.

Promedio  de entrega del producto y/o servicio desde que el cliente firma su aprobación. (Este punto nos ofrecerá una excelente radiografía de  nuestra eficiencia en procesar pedidos.).

1.2.        Clima Organizacional

Al menos debemos cubrir los 3 puntos siguientes, además de agregar cualquier otro punto que consideremos destacar del clima organizacional de nuestra empresa.

1.2.1.     Misión

1.2.2.     Visión

1.2.3.     Valores

1.3.        Perfil de la fuerza de trabajo

1.3.1.     Cantidad

Agregamos  y explicamos las estadísticas  de nuestros colaboradores, cuántos hombres, cuántas mujeres, cuantos contratados directamente, cuantos subcontratados.

1.3.2.     Escolaridad

Siempre apoyados en datos estadísticos provistos por RRHH, agregamos con el nivel de detalle que se considere pertinente, la escolaridad de los colaboradores por departamento.

1.3.3.     Nivel socioeconómico

Usando de base, las tablas de ingreso nacionales del país donde opere nuestra organización, ubicaremos en que grupos se encuentran los colaboradores.

1.4.        La organización

En esta parte, especificamos todo lo referente a la estructura organizacional de la empresa.

1.4.1.     Esquema de la organización

(Insertamos el organigrama de la empresa)

1.4.2.     Requisitos especiales de Calidad, Ambiente, Salud y/o  Seguridad de la información

Según sea la norma en que estemos certificados, explicaremos los requisitos especiales según sea nuestro producto y servicio, por ejemplo, si estamos certificados en Seguridad de la información, explicaremos los requisitos especiales convenidos con el cliente, o propios de la organización para garantizar la integridad de la información.

1.4.3.     Infraestructura

Detallamos nuestra infraestructura física y Tecnológica

1.4.4.     Requerimientos regulatorios

Son los Reglamentos internos y externos que afectan nuestras operaciones.

1.4.5.     Normas de Calidad, Ambiente, Salud  y Seguridad de la información

Se refiere a las leyes del país, directamente relacionadas  a la certificación que tenga nuestra empresa, es decir, Reglamentos ambientales, Reglamentos de Seguridad Ocupacional etc.

Entorno Externo

2.1.        Mercado

2.1.1.     Clientes

2.1.2.     Competencia

2.1.3.     Grupos de interés

2.2.         Proveedores

2.2.1.     Proveedores

Especificamos los tipos de proveedores que tenemos, como es la interacción con ellos, que requisitos mínimos deben poseer para cumplir con los requerimientos de la empresa y específicamente con los requisitos de nuestro Sistema de Gestión.

2.2.2.    Asociados

En caso de tener asociados, distribuidores o similares lo mismo que el punto anterior

2.3. Requisitos clave en su cadena de suministro

Los requisitos clave para todos los proveedores y asociados que están relacionadas a la cadena de suministros vital, para que no se interrumpan las Operaciones de la empresa.

Recordemos que estos son los puntos mínimos, se pueden agregar otros factores  políticos, sociales o económicos que consideremos que afectan a nuestra organización.

El objetivo de agregar nivel de detalle al Análisis de Contexto es aumentar su valor para la organización, para evitar hacer un documento que únicamente sea un documento más.

Tomado de: http://www.5consultores.com