domingo, 10 de septiembre de 2017

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EXCELENCIA?

Disponer de un Sistema de Gestión de la Excelencia no está limitado a organizaciones de grandes dimensiones, sino que todas las empresas pueden optar por él y disfrutar de las ventajas que les ofrece.
Muchas empresas tienen una idea preconcebida o poco cercana a la realidad que les lleva a considerar que los Sellos de Excelencia y la adopción de un Sistema de Gestión de la Excelencia solamente está al alcance de las grandes empresas, ya que conciben que para alcanzarlo se necesita de una infraestructura y una organización de unas dimensiones y con unas ganancias a las que solo acceden los grandes. Sin embargo, la verdad es otra bien distinta.

Para comprender exactamente en qué consiste la Gestión de la Excelencia debemos explicar primeramente cuales son los conceptos básicos sobre los que sustenta la Excelencia en una empresa, así como la evolución natural hacia la excelencia.

Antes de nada: ¿Cuáles son los conceptos básicos de un Sistema de Gestión de la Excelencia?
Los Sellos de Excelencia son la imagen de que la empresa lleva a cabo un adecuado Sistema de Gestión de la Excelencia.
Primeramente, debemos aclarar que aunque no es estrictamente necesario que una organización ya tenga implantado un Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001, es aconsejable ya que la empresa está adaptada al pensamiento en procesos y a la implantación de cambios que provocan la mejora continua. Cuando una organización ya tienen implantado un Sistema de Gestión de la Calidad o dispone su sistema de gestión por procesos, el paso más lógico y el camino al que lleva la Mejora Continua es la Gestión de la Excelencia.

Después de esta puntualización y para comprender la relevancia y los fundamentos del Sistema de Gestión de la Excelencia tenemos que tomar como referencia una serie de conceptos básicos.

Vamos a partir de la idea de que la Excelencia en la Gestión abarca todas las cualidades y méritos que, en cada momento, podría llegar a tener una empresa en relación con todas las actividades que desarrolla y todos los resultados que consigue en todos sus Grupos de Interés. De este concepto, entendemos que la Excelencia no debe ser entendida como una obligación sino que se trata, más bien, de una filosofía de gestión ya que su campo de actuación va a ser global y completo. Por lo tanto, podemos completar esta definición, con el pensamiento de que la finalidad de la Gestión de la Excelencia va a centrarse en el éxito a largo plazo de la organización mediante la satisfacción equilibrada y continua de las necesidades y expectativas de todos los Grupos de Interés.

Evolución natural de la Mejora Continua hacia la Excelencia.

Después de esta explicación tan técnica, vamos a comentar este proceso de adopción de un Sistema de Gestión de la Excelencia de una forma simple. Debemos entender que la Gestión de la Excelencia es la meta que las empresas se colocan cuando implantan un Sistema de Gestión de la Calidad.

Cuando una organización comienza deseando un cambio, una mejora de su producto o servicio, una disminución de los fallos, es decir, una mejora en la gestión de la organización, decide implantar un sistema que le permita visualizar su empresa como una sucesión de procesos que se encadenan entre sí para crear el mapa de producción.

Una vez que la organización ya dispone de este mapa y se gestiona en base a estos procesos, la búsqueda de los fallos se hace de forma simple y sistemática, ya que se puede visualizar a que campos incluye y encontrar de donde procede el error, corrigiéndolo en su inicio de forma eficaz y precisa evitando que vuelva a producirse. De la misma forma, se pueden detectar las duplicidades o los pasos innecesarios en el sistema que solo generan una pérdida de tiempo y una complicación innecesaria.

También, se implantan una serie de mejoras continuas en los puntos en los que de verdad se necesita y que sean realmente efectivas. La implantación correcta y el mantenimiento continuo del Sistema explicado, lleva a la reformulación paulatina de la forma de gestionar la empresa hacia una organización eficaz e innovadora.

Cuando una empresa ya ha llegado aquí, el proceso de la mejora continua va a llevarle a buscar más, a buscar una gestión de los procesos con cero fallos, a buscar la implicación de sus clientes en su empresa, a buscar la innovación y la mejora de la calidad en sus procesos, a buscar implantar la calidad de forma global en la empresa, a buscar la implantación de otros sistemas complementarios que ayuden a mejorar aún más, como puede ser un Sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001 o un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información según la ISO 27001, etc.

La consecución de esta búsqueda va a formar las bases sobre las que se sustenta la Gestión de la Excelencia. A partir de aquí, si la empresa sigue teniendo en mente los valores que le impulsaron en un principio, la Gestión de la Excelencia se va a constituir como un ser vivo en constante crecimiento que les hará llegar a un futuro brillante

Para terminar: una breve reflexión

Podemos concluir con la siguiente idea: para conseguir los frutos debemos cuidar el sistema constantemente y no perder de vista ni el futuro ni el pasado de nuestra organización, ya que si olvidamos de donde partimos y a donde vamos, sólo conseguiremos errar en nuestros propósitos, aunque los medios que usemos sean buenos.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es/

INTELIGENCIA EMOCIONAL Y SU APLICACIÓN EN LAS EMPRESAS

La Inteligencia Emocional es una habilidad o capacidad que hay que promover, educar y mantener en todas las relaciones que se establecen a todos los niveles en las empresas.
La Inteligencia Emocional comprende aquellas cualidades personales que permiten interactuar de forma receptiva y adecuada.

Aunque es una capacidad innata puede aprenderse, sin embargo requiere mucho tiempo y compromiso ya que no es una tarea sencilla pero es muy necesaria para la correcta consecución de las relaciones comerciales a cualquier nivel en todos los campos de la empresa.

En este post vamos a explicar cuál es la relación de la inteligencia emocional con la empresa y cuáles son las ventajas de su aplicación para que se comprenda de forma clara cual es su importancia y por qué hay que potenciar su estudio, utilización e importancia.

¿Qué es la Inteligencia Emocional?
La habilidad de dirigir a un grupo es una de las capacidades de la inteligencia emocional.
La Inteligencia Emocional es la capacidad de actuar de forma adecuada y receptiva en cualquier campo de nuestra vida y con todo el mundo que nos rodea.

A algunos les sonará más la Inteligencia Artificial y pensarán que este término está relacionado con el que nos ocupa en este post, pero la verdad es que sólo es poner nombre a una tendencia o a una técnica que es constantemente utilizada en todas las empresas con mayor o menor éxito.

Como ya dijimos antes, la Inteligencia Emocional es la capacidad que poseen las personas para interactuar con el mundo que las rodea de forma receptiva y adecuada. Es decir, es la capacidad que nos permite situarnos en la postura del otro a la hora de mantener una relación comercial o interprofesional y nos permite comportarnos de forma adecuada a las circunstancias.

En muchas ocasiones nos encontramos con personas que demuestran un gran control a la hora de llevar a cabo una negociación o que demuestran una anticipación a los acontecimientos que les permiten aprovecharse de situaciones favorables antes de que estas aparezcan previamente o, por último, personas que son capaces de convencer con mayor facilidad para que sus clientes o proveedores crean en su postura y confíen en él. Bien todas estas personas siempre demuestran una serie de valores similares que les permiten ser así.

Al tratarse de una capacidad es bastante complicado explicar cómo funciona sin comprender cuales son los factores que la influyen y que la sustentan. Por esta razón, vamos a exponer brevemente los cinco pilares de la Inteligencia Emocional:
  • Autoconciencia: es la habilidad que permite conocer y entender los estados internos de la persona y que proporciona a aquel que la cultive mayor valoración personal conforme a sus capacidades ya que permite conocer nuestra propias emociones y saber cómo nos afectan.
  • Autocontrol: es la habilidad que permite controlarse y actuar de forma coherente con las propias convicciones y experiencias, es decir, es la habilidad personal para no decidir en base a impulsos y sentimientos.
  • Automotivación: es la habilidad para motivarse, definir unos objetivos o metas y comprometerse en el logro de los mismos, conociendo el tiempo y esfuerzo que va a suponer conseguir lo que se proponen.
  • Empatía: es la habilidad para ponerse en el lugar del otro, comprendiendo y entendiendo sus sentimientos, necesidades y preocupaciones, y, al comprender las señales que los demás emiten de forma inconsciente, permite establecer un nexo de unión que beneficia a ambas partes.
  • Habilidades sociales: es la habilidad que permite adaptarse a un grupo, resolver conflictos y comunicarse eficazmente, consiguiendo que la persona que posea esta capacidad demuestre una clara eficacia ante los cambios, una gran capacidad para la persuasión y una amplia experiencia en crear y dirigir equipos.

A través de estas cinco capacidades podemos comprender en qué consiste la Inteligencia Emocional y su utilidad tanto en la empresa como en todos los campos de la vida diaria de una persona.

Ventajas de su aplicación en la empresa:

Son muchas las ventajas que se encuentran relacionadas con la aplicación de la Inteligencia Emocional a la estructura de la organización, sin embargo en este post solo vamos a hablar de algunas de ellas. Estas son:
  • Mejora de las relaciones personales y de la comunicación que se establece entre ellas.
  • Aumento de la satisfacción en el trabajo por parte de los trabajadores y de la dirección.
  • Aumento de la motivación en el trabajo.
  • Aumento de la implicación de los trabajadores y personal general en las actividades diarias que suponen su trabajo.
  • Mayor responsabilidad y mayor autonomía de los trabajadores en la empresa.
  • Aumento de la eficiencia y eficacia de los trabajadores, y por lo tanto de todo el equipo que forma la empresa.
  • Y, por último, agilización de los procesos de cambios y alcance del tan deseado grado de mejora continua constante en la empresa a todos los niveles.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA GESTIÓN DEL TIEMPO

En la gestión efectiva del tiempo no importa la cantidad de las horas de que se disponga, sino la calidad de las mismas.

La Gestión Efectiva del Tiempo es uno de los puntos clave en el camino hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente.

A la hora de buscar una mejora de la ejecución de los procesos, tenemos que tener en cuenta el refrán de “El tiempo es oro” que se puede adaptar de la siguiente forma: la eficacia a la hora de realizar una actividad incide en los beneficios que se consiguen con ella.

En este artículo voy a hablar de la importancia que tiene la gestión adecuada del tiempo para nuestro trabajo diario, así como algunas consecuencias de una mala gestión y voy a aportar unos breves consejos que pueden hacer que tu jornada sea más productiva y eficiente.

Vamos a ponernos en situación.

Pensemos un momento: cuando tenemos que realizar una actividad y vemos que no nos da tiempo a concluirla, empieza a crecer la irascibilidad hacia todo y hacia todos.

A medida de que pasa el tiempo y vemos acercarse el momento de la entrega o fin del plazo, la irascibilidad llega a puntos álgidos y nuestra capacidad de trabajo decae, teniendo que realizarse un gran esfuerzo para conservar la concentración.

Finalmente, cuando logramos terminar la actividad, sentimos un cansancio y una falta de concentración tal que, en muchos casos, nos impide seguir trabajando en nada más en toda la jornada.

De esta forma, hemos necesitado el doble del tiempo habitual para realizar el trabajo o actividad, ya que hemos tenido que ejecutar el trabajo y mantener una concentración de forma forzosa y poco natural. Cuando la situación, anteriormente comentada, se repite y prolonga en el tiempo aparece la ansiedad, el estrés y la insatisfacción con el trabajo realizado.

De estos tres síntomas vamos a centrarnos en el estrés, que consiste en una tensión o una serie de presiones que pueden minar la eficacia en el trabajo. Este estado está caracterizado por altos niveles de excitación y angustia, que conlleva a: la aparición de la sensación de no poder hacer frente al trabajo; la falta de control sobre el trabajo que se realiza; el establecimiento de unos plazos de entrega ajustados; y, como consecuencia, la realización del trabajo a alta velocidad.

Como apunte vamos a indicar que los síntomas del estrés son cansancio, irritabilidad, disfunciones del sueño, dificultad de concentración, nerviosismo y ansiedad, entre otras cosas. Toda esta situación ya descrita, solo contribuye a la mala realización del trabajo y a la creación de un mal clima laboral, que repercute negativamente en la organización, tanto en su trabajo, como en sus beneficios.

Los efectos de una mala gestión del tiempo
Es común que dediquemos más del 50% de esta, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte.
El escenario anteriormente expuesto es muy común y podemos llegar a pensar que es lo normal, pero la verdad es que se trata de una manifestación grave de una mala gestión efectiva del tiempo. Para poder saber si gestionamos bien el tiempo de que disponemos tenemos que pensar si a la hora de planificar la realización de una actividad en el trabajo hemos mencionado las siguientes frases: “No tengo tiempo para nada”, “No lo tendré a tiempo”, “No se de donde voy a sacar tiempo para hacerlo”, “Tendré que llevarme trabajo a casa el fin de semana”, etc. Si lo hemos hecho, debemos plantearnos mejorar nuestra gestión efectiva del tiempo ya que no estamos sacando partido a nuestra jornada laboral.

Aquí llegamos a un punto problemático, ya que es muy común pensar que el tiempo invertido en una actividad está bien empleado y se tiende a poner en relevancia como urgente la realización de un trabajo en concreto cuando sólo se trata de una actividad secundaria.

A lo largo de la jornada laboral es común que dediquemos más del 50% de esta, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte. Cuando conseguimos llegar a un equilibrio entre la dedicación al trabajo urgente y al no urgente, dedicando a cada uno de ellos el tiempo que de verdad necesitan, se consigue trabajar de una forma más descansada y efectiva, terminando nuestro trabajo en mucho menos tiempo y siendo de una mejor calidad. Es decir, se consigue una mayor productividad y una mayor velocidad de respuesta.

Consejos para gestionar adecuadamente el tiempo
Una mala gestión del tiempo en nuestra jornada de trabajo influye en muchos más aspectos de los que en un primer momento podríamos pensar.
Para conseguir una gestión eficiente del tiempo se pueden seguir muchos consejos o actitudes, sin embargo, el verdadero conocimiento de cómo gestionar adecuadamente el tiempo de que disponemos se centra en el conocimiento de uno mismo, de la forma que tenemos de trabajar y de nuestra capacidades técnicas y psicológicas, es decir, capacidad de trabajo bajo presión, velocidad de reacción ante acciones negativas repentinas, etc.

Para comenzar, te voy a indicar una serie de consejos con los que se pueden establecer las bases para una correcta gestión del tiempo:

  • Hay que tener siempre presente la máxima: la importancia no radica en la cantidad del tiempo de que disponemos, sino en la calidad con que se utilice.
  • Como ya indicamos, el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad final de la misma. Para ser claros, el exceso de esfuerzo acaba provocando errores y pérdidas de concentración por cansancio y estrés y, por lo tanto, peores resultados.
  • El momento más bajo de nuestra capacidad de rendimiento se encuentra al inicio de la jornada de trabajo. A medida que el día va avanzando el rendimiento también va en aumento. Es interesante tener en cuenta los momentos de mayor rendimiento en la ejecución del trabajo para planificar la jornada.
  • Se debe tratar de realizar los trabajos más difíciles en aquellos momento de mayor rendimiento para sacar mayor partido al alto grado de concentración. Se debe tener en cuenta también los momentos del día en el que los niveles de energía y atención son mayores.
  • Se debe programar todo el trabajo a realizar.
  • Se recomienda establecer la rutina de dedicar los últimos minutos de cada jornada a planificar las actividades que se van a realizar al día siguiente.

Sin embargo, no solo es necesario establecer una serie de pautas para que nuestro trabajo sea más eficaz y nuestro tiempo sea más productivo, sino que también hay que identificar las principales causas de la pérdida de tiempo para así saber donde tenemos que incidir nuestra fuerza, experiencia y trabajo para corregir estas tendencias tan perjudiciales. Si quieres saber más sobre estas causas te recomiendo leer el artículo “Gestión efectiva del tiempo en la jornada laboral”.


Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/