sábado, 18 de julio de 2015

ALGUNOS ERRORES Y OBSTÁCULOS EN LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Durante el proceso de implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, basado en la norma ISO 9001, se pueden producir pequeñas disputas y malentendidos entre los integrantes de la organización y la consultoría o el responsable de calidad, así como entre los diferentes departamentos de la organización.

Dichas diferencias tienen su origen en muchas causas, pero en líneas generales se pueden considerar cinco:

  • Clichés: muchos altos cargos no saben qué significa tener un Sistema de Gestión de la Calidad, ni conocen las ventajas que ofrece a su organización.  Esta situación conlleva a que lo único que se persiga es el sello para ser lucido, estableciendo un SGA con los mínimos requisitos para conseguir la certificación y tener la opción de participar en ciertos proyectos; se cree que la calidad es sólo un conjunto de papeles que ralentizan y adicionan trabajo a la organización.
  • Reacciones adversas del personal: muchos de los trabajadores de la organización consideran que la calidad es una mayor carga de trabajo que la dirección impone de forma extra y que no conlleva ningún beneficio. El empleado sin concienciar considera que la calidad lo llevará un mayor tiempo para desarrollar las tareas sin obtener un valor agregado por ello.  Esta situación supone que se agudicen ciertos problemas donde, de forma previa al proceso de implantación, ya existieran ciertos desacuerdos entre los trabajadores y la dirección o jefaturas de la organización.
  • Falta de recursos: en este punto existe una versión doble, por un lado se consideran muchas pequeñas y medianas organizaciones que creen que el Sistema de Gestión de la Calidad no se encuentra a su alcance y en segundo lugar se pretende implementar un SGC sin considerar las necesidades básicas y prioridades, que en ocasiones son temporales.
  • Visión a corto plazo: muchas organizaciones quieren que el rendimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad empiece a dar sus frutos en muy poco tiempo. La visión debe ser a medio y largo plazo, ya que la calidad se focaliza en la mejora continua. Se deben considerar, por parte de la empresa, los costos que supondrá el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 en consultoría, formación, concienciación, auditoría y certificación.
  • Resistencia al cambio: entra en juego la famosa frase conocida por todos: “esto siempre se ha hecho así”. Esta frase presenta una aptitud demoledora que genera predisposición en cuanto a cualquier cambio organizativo. La frase se puede observar en directivos, en cargos intermedios e incluso en trabajadores. Esta situación suele golpear el arraigo que existe de ver la organización por áreas o por tareas, en contra del enfoque por procesos.
Con los motivos anteriores podemos llegar a la conclusión de que suele ser el desconocimiento el principal motivo que conlleva a los obstáculos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en una organización.

El trabajo que realiza un consultor o un responsable de calidad es ofrecer diferentes soluciones y prepararse para afrontar con éxito el conjunto de problemas que pueden plantearse, existiendo una serie de actuaciones a seguir para eliminar o minimizar las situaciones difíciles, que puede ser de la siguiente manera:

  1. Planteamiento inicial de las etapas del proceso de implantación. De forma general la efectúa la alta dirección de la organización, la cual expone y comenta lo que conlleva implementar un Sistema de Gestión de la Calidad. La programación aunará las necesidades de la organización, replanteará la estructura, necesaria para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad; y se delimitarán todos los recursos que sean necesarios. La ventaja que ofrece es la disposición de la dirección frente al SGC y establece la visión realista de lo que se logrará con la implementación y su posterior evolución.
  2. Calidad con gran carga formativa y participativa. La calidad no se trata de generar  procedimientos que sean llevados a la práctica por los trabajadores sin contar con su opinión. El análisis de la organización, la definición de los procesos y la interrelación entre ellos, además de todas las personas que los conforman, debe contar con la opinión de los trabajadores en todos los niveles y realizar reuniones que posibiliten la mejora de los procedimientos. No podemos olvidar que la calidad supone la mejora de la organización en la que se incluyan sus integrantes.
  3. Defender contundentemente la calidad. Los criterios que ofrece la norma ISO 9001 son universales y se pueden aplicar a cualquier organización independiente de sus recursos, tamaño y sector. Existen dinámicas y técnicas para mejorar y optimizar los procesos de forma alineada con las políticas, los objetivos y las metas.  No olvidar que el objetivo general del SGC es que la organización pueda ser mucho más eficiente, se optimice al máximo la línea de trabajo y la satisfacción de los clientes.
  4. Calidad a mediano y largo plazo. Es importante que la alta dirección comprenda que el tema del tiempo para la implementación y su evolución, continua siendo un reto; es decir, tener una visión global y objetiva de lo que significa implementar un Sistema de Gestión de la Calidad a lo largo del tiempo, ya que ésta se centrará en optimizar los trabajos, controlar opiniones y mejorar de forma progresiva el ahorro económico.
  5. La calidad como evolución. Las necesidades que presentan los clientes hacen que evolucionen las organizaciones. El Sistema de Gestión de la Calidad es el sistema mejor valorado por los altos cargos de la organización y sus resultados estarán orientados a la consecución de los objetivos corporativos surtiendo algunas etapas que resultan naturales y obvias en el proceso de implantación y su normal evolución.  No podemos esperar resultados con el solo hecho de implementar y obtener la certificación. Algunas organizaciones se toman varios ciclos de recertificación para alcanzar los objetivos corporativos.
El principal objetivo que persigue un Sistema de Gestión de la Calidad es la integración correcta del desarrollo del trabajo en la organización y con ello el logro de políticas, objetivos y metas. Los controles que se plantean y el análisis de datos se articula desde los procesos que ayudan en la toma de decisiones para la mejora de las actividades de la organización, el planteamiento de los retos y los objetivos, que resultan necesarios para que la organización mejore a medio y largo plazo.

El Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 tiene que estar presente en todos y cada uno de los trabajadores de la organización.

Tomado y adaptado con base en:
http://www.nueva-iso-9001-2015.com/2015/07/iso-9001-la-gran-incomprendida/