jueves, 28 de marzo de 2019

ISO 37001 ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA QUE TIENE PREVENIR EL SOBORNO?


La norma ISO 37001 2017 se encuentra entre uno de los temas con más repercusión de la actualidad.

Las normas ISO son un conjunto de medidas que se encuentran orientadas a gestionar las organizaciones en distintas áreas. Se trata de normas que no son obligatorias. Sin embargo, aunque sean de carácter voluntario, tienen mucho reconocimiento y aceptación. Cumplirlas supone demostrar cierto grado de calidad, idéntico en todos los países en los que se aplique. Las normas ISO son generadas por el Organismo Internacional de Estandarización, que vienen desempeñando estas funciones desde el año 1947 y cuenta hoy con 91 estados miembros. 


El hecho de que la norma ISO 37001 se encuentre de plena actualidad es debido a que está concebida para luchar contra el soborno y la corrupción en general en las organizaciones: siendo una norma mundial anti soborno.


El soborno y la corrupción en todas sus formas se han convertido en una enfermedad que afecta a los diferentes sectores de la sociedad, y tienen una serie de consecuencias que se deberán conocer.


El soborno y sus repercusiones sociales

Aunque la corrupción siempre se ha considerado como inherente al ser humano, hoy en día se ha convertido en unos de los problemas que más preocupa a los ciudadanos.

Puede ser que haya contribuido el hecho de que ahora es mucho más sencillo estar al día de todo mediante el uso de las redes sociales. La cuestión es, que se está viviendo una época en la que se ve cómo la corrupción y el soborno impregnan entidades públicas como privadas. Desde el trabajador hasta el alto cargo en el que se han confiado inversores, según los casos.

Aunque existan personas corruptas en todos los países, en aquellos en los que hay un mayor control hay una menor incidencia del problema. Además, quienes infringen, las normas reciben sanciones o castigos que sirven para disuadir a la población. Sin embargo, en países en los que no existe apenas control, las consecuencias son nefatas. Entre ellas se encuentran las siguientes:
  • Se destruyen poco a poco los escasos organismos de control que queden. Al no estar apenas controlados, los funcionarios corruptos contribuyen a eternizar la corrupción, al allanar el camino hacia estas prácticas. Esto lo consiguen los funcionarios con capacidad para ello, mediante la eliminación de los mecanismos de control existentes.
  • Se minimizan las políticas de largo plazo. Estas políticas no suelen ofrecer beneficios inmediatos a individuos o pequeños colectivos. Las políticas a larga vista tienen como destinatarios grandes colectivos sociales o el total de la población. Además, sus beneficios no son únicamente materiales.
  • Las bases del país o la empresa se van desmoronando poco a poco. La falta de políticas o decisiones que protejan a todos los sectores básicos y a la sociedad o los trabajadores tiene como consecuencia la lenta destrucción del tejido social.

Con este panorama, los ciudadanos pierden la confianza en los que deben ser referentes ejemplares. Incluso, se llega a normalizar el comportamiento corrupto, llegando al punto de justificar sus versiones más leves. En muchas ocasiones, dicho comportamiento se extiende a los cuidadnos de a pie, que no ven con tan malos ojos, por ejemplo, comenzar a llevarse a cabo el material de oficina del trabajo.



Los costes económicos del soborno

No menos importantes son los costes económicos de las actividades corruptas. Algunos de los aspectos en los que influyen son los siguientes:
  • El soborno hace que aumenten los costes de las transacciones en la organización. Cuando el soborno se ofrece a las administraciones públicas, por lo general, se produce un sobre coste en sus servicios. Los impuestos se pagan los ciudadanos no son suficientes para atender sus necesidades, debido a que el dinero ha sido desviado hacia los bolsillos del corrupto.
  • Dificulta o, en ocasiones, impide la inversión a largo plazo tanto interna como extranjera. Una organización corrupta o un país corrupto dan una imagen muy negativa. Transmiten inseguridad, por lo que nadie en su sano juicio acude a invertir su dinero.
  • Se generan grandes cantidades de dinero negro, el cual es desviado a paraísos fiscales. Al ocultar este dinero a la fiscalidad del país, se recaudan menos impuestos. Esto tiene como consecuencia un incremento de los impuestos, dado que no se ha recaudado lo debido en las administraciones públicas.
Es necesario tomar las medidas necesarias para evitar que la lacra se siga extendiendo. Algunas medidas se toman desde el ámbito gubernamental y otras desde el ámbito empresarial.

Tomado de: https://www.isotools.org/

miércoles, 27 de marzo de 2019

ENFRENTADOS CARA A CARA: PROGRAMA DE AUDITORÍA VS PLAN DE AUDITORÍA. DOS CONCEPTOS PARECIDOS PERO NO IGUALES

No es lo mismo el programa de auditoría que el plan de auditoría, así como no es lo mismo perder un minuto en la vida que perder la vida en un minuto… 

Por lo tanto voy a explicarte bien estos dos conceptos para que no pierdas ni un minuto más de tu vida en distinguir lo que es el plan de auditoría y lo que es el programa de auditoría. Dos conceptos que se suelen confundir mucho.

Antes de que sigas leyendo quiero comentarte que tras la lectura de este post:
  • Aprenderás lo que es un plan de auditoría, qué contiene, quién lo hace y en qué momento se hace.
  • Sabrás qué es un programa de auditoría, qué contiene, quién lo hace y en qué momento se hace.
  •  Podrás comprar cara a cara ambos conceptos y conocer las peculiaridades que tiene cada uno de ellos.

Plan de auditoría
Antes de que te vuelvas loco con los conceptos, te voy a definir de forma clara y sencilla lo que es un plan de auditoría

Plan de auditoría: Es la descripción de las actividades y de los detalles que se van a examinar en una auditoría.

En el plan de auditoría se establecen aspectos tales como:

a. qué se va a auditar.

b. alcance de la auditoría.

c. procesos a examinar.

d. duración de la auditoría: hora de comienzo y hora de finalización.

e. quiénes serán los auditores

Como podrás intuir, el plan de auditoría es la guía de lo que se va a hacer en una auditoría interna o externa y deberá de hacer referencia contra qué norma se va a auditar. Se trata de una agenda cerrada en dónde se detalla qué requisitos de la norma se auditarán a lo largo de la jornada de auditoría.

Con el plan de auditoría sabrás que requisitos se examinarán y podrás comprobar previamente si lo cumples o no lo cumples, si la auditoría durará medio día, un día, dos días… así que podrás estar preparado para lo que te van a auditar.

El plan de auditoría lo deberá de redactar el auditor que vaya a llevar a cabo la auditoría, ya sea interna o externa. Por lo tanto si tú eres el auditor interno de tu organización deberás elaborar el plan de auditoría y entregárselos a tus compañeros que serán auditados por ti. Este plan de auditoría lo deberás de preparar unos días antes de la auditoría y enviárselo a los auditados.

Programa de auditoría
Sigo ahora con el programa de auditoría. Te dejo la definición:
Programa de auditoría: Es el conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado. En el programa de auditoría establece una agenda de las diferentes auditorías que se realizarán en un tiempo determinado.
El programa de auditoría es la planificación de todas las auditorías que se llevarán a cabo en un período determinado (por ejemplo durante el año 2019). En el programa de auditoría se pondrán fecha a las distintas auditorías que tendrán lugar en la organización, tanto las auditorías internas como externas. En algunas empresas las auditorías internas se realizarán en un único momento en el tiempo pero habrá otras organizaciones, que por su tamaño o por decisión interna, se realizarán dos o incluso tres auditorías internas al año.

En el programa de auditoría se establecen aspectos tales como:

a. Los procesos a auditar: ten en cuenta qué procesos llevarán más tiempo de revisión que los demás y no olvides incluir nuevos procesos o cambios que hayas realizado en el sistema de gestión para que sean auditados.

b. La Frecuencia: cada cuanto tiempo se realizarán las auditorías.

c. Tipo de auditoría que se realizará: interna o externa

d. Las fechas de cuando se realizarán las auditorías.

El programa de auditoría debe de ser elaborado por el responsable de la calidad de la organización, generalmente se crea cada año planificando las distintas fechas de auditorías que tendrán lugar durante dicho año (internas y externas).

Si tú eres el responsable de la calidad de tu empresa informa del programa de auditorías que has elaborado a los compañeros para sepan en qué momento se realizarán las auditorías internas y cuándo tendrán lugar las auditorías externas.


Desde un punto de vista Cronológico:

1º viene el programa de auditoría que se elabora con la planificación de las distintas auditorías.

2º viene el plan de auditoría que se elabora con la agenda de trabajo a realizar en cada una de las auditorías que se han programado.

Enfrentados Cara a Cara: Programa de auditoría vs Plan de auditoría
Para que lo tengas más claro aún, aquí te dejo una tabla en la que te comparo cara a cara ambos conceptos:


Espero que te hayan quedado claros estos dos conceptos, si tienes alguna duda o comentario escríbeme para ayudarte…

Fotografía: Businessman arm wrestlyng.

Fuente Fotografía: Shutterstock

Tomado de: https://iveconsultores.com

5 HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Los Sistemas de Gestión ISO necesitan realizar auditorías basadas en procesos.

Este tipo de auditorías son reconocidas y valoradas como metodologías de mejores prácticas, pero pueden representar un reto, si no se cuenta con adecuadas herramientas de auditoría interna.

Potenciar los efectos de las auditorías internas permite mejorar la eficacia del sistema y maximizar la efectividad de la gestión de riesgos. Pero para ello, reiteramos, es importante conocer herramientas de auditoría interna que faciliten el logro de los objetivos propuestos.



Herramientas de auditoría interna en Sistemas de Gestión de la Calidad

Aunque se trata de técnicas básicas, su eficacia no se discute. Son herramientas de auditoría interna que pueden ser usadas por todos o por un grupo de profesionales seleccionados. Veamos 5 ejemplos.

Ciclo V (Modelo o Método en V)

Significa efectuar una auditoría interna de forma correcta. Implica, antes que nada, identificar la secuencia de los procesos de la organización iniciando con los procesos que se desarrollaron para definir la estrategia de negocios, la política de calidad y los objetivos de calidad, hasta llegar a los procesos que tienen como objetivo inmediato la mejora continua.

Parece un poco complicado, pero en la práctica es muy fácil cuando los procesos se listan en una secuencia lógica. El Ciclo V es una de las herramientas de auditoría interna en SGC más utilizados, ya que se desplaza a través de los procesos que interactúan con los clientes y luego a través de los procesos que están relacionados con la entrega del producto o del servicio. Debe su nombre a la letra “V” que se forma al diagramar el modelo.




Entrevistas a la Alta Dirección

Deben enfocarse en establecer la relación entre el contexto, la estrategia, los objetivos, los procesos, los recursos y las salidas. Este proceso no solo es útil en la preparación de auditorías internas, sino también en la de certificación ante un organismo evaluador.

En cualquiera de los casos es importante que la Alta Dirección pueda demostrar un conocimiento profundo del contexto interno y externo de la organización, y que pueda suministrar evidencias de que las decisiones estratégicas son el resultado de enfoques racionales.

La revisión de la gestión

Es preciso que sea realizada con intervalos de tiempo planificados, y que se registre y documente el contenido, además de las incidencias de la revisión. La evidencia de monitoreo y la medición del desempeño son evidencias que también deben ser suministradas por la Alta Dirección, al igual que las acciones tendentes a lograr la mejora continua del sistema.

Para ello, le puede ser de utilidad la plantilla de Plan de Auditoría Interna de Calidad según ISO 9001:2015 que puede descargar sin coste en el anterior enlace.

Identificar a los propietarios de los procesos

No siempre el propietario del proceso es quien figura como administrador del área o del departamento en el que se desarrolla. A veces, puede ser un operario que pasa una buena parte de su tiempo dentro del proceso y que, por ello, posee un conocimiento esencial sobre el proceso y la forma en que interactúa dentro del sistema de gestión.



El ciclo PDCA (PHVA)

El famoso ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Act – es un asiduo visitante en nuestro espacio, ya que es utilizado en el diseño e implementación de procesos, en labores de monitoreo e inspección, y en muchas actividades emprendidas en sistemas de gestión basados en normas ISO.

Toda actividad de una organización conlleva tomar una entrada para convertirla en una salida, acción que debería medirse en términos de eficiencia y efectividad. El ciclo PDCA es, sin duda, una de las herramientas de auditoría interna en sistemas de gestión de la calidad de mayor utilidad.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

martes, 19 de marzo de 2019

Y CUÁNTO LE APORTA LA CALIDAD A LA ECONOMÍA DE MI PAÍS? Una mirada desde la cotidianidad

Habitualmente, en mi condición de auditor interno de calidad y siendo insaciable por conocer más a cerca del tema de la calidad en las organizaciones, suelo fingir que audito las empresas o servicios que casualmente visito.
Por: Eco. Jorge Luis Mora F.*

Sin duda que son muchas las "Conformidades, No Conformidades y Observaciones" que mentalmente relaciono sobre la calidad del producto o servicio que estoy adquiriendo o usando.

Esta conducta se ha convertido en un hábito asociado con la cotidianidad laboral tanto en economía como en calidad. Conjugando estos dos campos del conocimiento, suelo llegar con regularidad a un punto común, a una pregunta: 

Y cuánto le aporta la calidad a la economía de mi país? 

La respuesta, al igual que las reflexiones arriba mencionadas, se encuentra en la observación juiciosa de los diferentes procesos y procedimientos con los que todos nos topamos en cualquier situación: El vehículo de carga que lleva mercancía de una fábrica hasta un cliente en un almacén mayorista, el funcionario público encargado de formular y gestionar proyectos, la empleada que atiende la caja en un almacén de gran superficie, el mecánico encargado de mantener las máquinas en una empresa metalúrgica, el conductor de vehículo del sistema de transporte intermunicipal, el profesional que se desempeña como asesor en una institución bancaria, el agricultor que se esfuerza por llevar al mercado lo mejor de su producción; en fin, son muchas las situaciones en donde son personas las responsables de ejecutar muchas actividades cuya producción es importante para su organización y, como veremos, para la economía nacional.

La sumatoria de toda la producción de bienes y servicios en un país durante un periodo de tiempo, generalmente un año, constituye el Producto Interno Bruto - PIB, y por lo tanto todas las actividades que generan estos bienes y servicios aportan valor a la economía. Si dividimos el PIB entre la población total, obtenemos el PIB per-capita, es decir, un estimado de la producción bruta por cada habitante en un periodo establecido (un año generalmente).

Ahora bien, ese aporte generado por las personas en sus organizaciones, es el mejor que pueden producir en esa actividad económica?

Por supuesto que el valor aportado a la economía siempre puede ser mejor. Todo es susceptible de mejorar. Lógicamente, la variable calidad, presente en cada uno de los productos y servicios pesa mucho en el grado de eficacia y eficiencia de la producción. A mayor calidad, mayor eficacia y eficiencia, y por tanto mayor aporte a la economía.

Organizaciones con SGC por continente en 1993-2013

Volvamos a donde empezamos. El conductor de vehículo, el funcionario público, el profesional gestor de proyectos, la cajera del almacén, el mecánico, el agricultor; todos realizan su trabajo y producen bienes y servicios para la riqueza de un país. Pero, producen con la mejor eficacia, eficiencia? 

Dicho de otra manera, los productos y servicios, generados con su trabajo, su capital y su tecnología, le aportan a la economía de nuestro país al más alto nivel posible? o pudiendo aportar un poco más, solo están aportando una porción de lo posible?

Si tratamos de resolver estas inquietudes, vamos a concluir que la calidad es una variable determinante para la riqueza y el crecimiento de una economía. Es por esta sencilla razón que las organizaciones requieren implementar un Sistema de Gestión de la Calidad -SGC. No solo para incrementar sus ventajas competitivas a nivel organizacional, su rentabilidad y la satisfacción de sus clientes. También para mejorar sus aportes al PIB, es decir, para incrementar su participación en la riqueza del país. Los indicadores demostrarán que con el SGC su trabajo será mucho más productivo y rentable y por consiguiente, será más significativo su aporte a la economía.

Cómo determinar ese valor de más aportado a la economía como resultado de la implementación del SGC?

La respuesta se encuentra en el propio Sistema de Gestión de la Calidad, pues éste esta integrado, entre otros componentes, por las herramientas de medición y mejora que la organización tiene para conocer y controlar su producción de bienes y/o servicios (batería de indicadores, por ejemplo). Partiendo de una línea base, resulta relativamente cómodo conocer en cuánto se incrementa la productiviad y en cuánto mejoran los indicadores como resultado de la implementación del SGC o del mejoramiento de éste, y por tanto conocer el mejoramiento de su rentabilidad y de aporte al PIB.

Finalmente, en este escrito quiero llevar a los lectores a reflexionar sobre el gráfico; se muestran aquí las organizaciones que han implementado SGC en cada continente o región, cifras de 1993 - 2013. Es definitivo y no casual, que en los continentes y países que registran los más altos índices de crecimiento y desarrollo económico en el mundo, son los mismos en los que más organizaciones han implementado SGC. Y aunque ésta afirmación requeriría una análisis econométrico más profundo, estamos ciertos en que La calidad vale la pena..!

* Jorge Luis Mora F., Es Economista UPTC, Auditor interno HSEQ, Especialista en Gestión Pública y Especialista en Gerencia y Administración de SGC. Cuenta con amplia experiencia en mantenimiento, implementación, auditoría y formación en Sistemas de Gestión en organizaciones públicas y privadas en Colombia.

7 RAZONES POR LAS QUE TIENES QUE DOCUMENTAR TUS PROCESOS

… 17 de agosto de 2018 13:27h, el departamento de administración de la empresa FRENOS LOCOS, S.A. cuenta con la mitad del personal debido a las vacaciones, y de repente… Boom!!… llega un pedido de tu mejor cliente...

Se trata de un pedido especial que se debe de entregar de forma urgente y de una forma determinada exclusivamente para este cliente, pero Antonio R. D. que es quien prepara los pedidos de este cliente está de vacaciones como algunos otros compañeros. Le preguntas a Pedro G.L. porque, de los que no han cogido vacaciones, es la persona que lleva más tiempo en la empresa:

Gerente: Oye Pedro, ¿como podemos preparar este pedido? sabes que nuestro mejor cliente nos ha solicitado un pedido urgente para mañana…

Pedro G.L: Sí, lo sé jefe pero es que Antonio R. D. está de vacaciones y usted sabe que ese cliente lo lleva él.

Gerente: Sí, lo sé Pedro pero te pregunto porque tú eres el que lleva más tiempo en la empresa y seguro que sabes cómo preparar ese pedido…

Pedro G.L: Pues la verdad es que no jefe, como Frenos Locos no suele hacer ningún pedido en Agosto pues nunca ha habido ningún problema porque sabe que a Antonio siempre le gusta cogerse vacaciones durante este mes y el resto del año se encarga él de este cliente.

Gerente: Pues busca en su mesa por favor, debe de tener alguna nota algún post-it en donde tenga resumido como preparar este pedido.

Pedro G.L: Ya lo he hecho jefe pero nada, no encuentro nada… es más su mesa está limpia, ni un papel encima de ella.

Gerente: Madre mía… Pues mira Pedro llámalo por favor un momento para que te explique, no podemos permitirnos el lujo de esperar 2 semanas a que Antonio se incorpore.

Pedro G.L: Jefe el problema es que como sabe a Antonio le gusta irse lejos de vacaciones y está ahora mismo en Sudáfrica. He intentado llamarle pero sale apagado o fuera de cobertura.

Gerente: Pues usted me dirá Pedro que podemos hacer. No me creo que no podamos servirle el producto al cliente porque no se encuentre una persona en la empresa. De verdad que no me lo creo…

¿Te resulta familiar esta situación?, ¿Crees que te podría pasar algo parecido en tu organización? Bueno pues tengo que decirte que esta situación ficticia que te he descrito es una realidad que viven muchas empresas hoy en día y lo podrías evitar si documentases bien tus procesos. La documentación de tus procesos es una de las siete razones por las que debes documentar tus procesos…




Razón 1: todos los integrantes del equipo trabajan de la misma manera y bajo los mismos protocolos
Si documentas tus procesos conseguirás que todos los integrantes de tu equipo trabajen bajo esos protocolos de trabajo que has preparado. Conseguirás por ejemplo, que en un departamento comercial todos elaboren los presupuestos de la misma forma, sabrán en qué momento llamar al cliente para hacerle un seguimiento a los presupuestos enviados y sabrán cómo comunicar el cierre de presupuestos al departamento de administración y producción.

Habrán determinados puestos que requerirán más especialización que otros, cierto, pero lo importante y que debes de tratar de conseguir es que se trabaje de la misma manera, que la empresa cumpla con las políticas de trabajo establecidas, que se sigan los mismos protocolos. Eso facilitará en gran medida, que ante situaciones similares a la planteada en el inicio del post, la empresa tenga las herramientas necesarias para dar una respuesta adecuada.

Razón 2: en ausencia de un compañero el resto sabe cómo ejecutar sus tareas y las pueden desempeñar
Esto se podrá hacer porque determinadas tareas y sobre todo las más críticas estarán documentadas para que en ausencia de un compañero el resto sepa cómo desarrollarlas. Con esto consigues tener a un personal que sepa adaptarse a las diferentes circunstancias que pueden sobrevenir a lo largo de la vida de la organización. Conseguirás tener una polivalencia importantísima en tus empleados que evitará ante una baja médica, una baja voluntaria o un despido que la organización se resienta por no saber cómo realizar ciertas tareas.

Razón 3: se elimina la concentración de know-how en ciertos puestos de la organización
La información y el saber es poder dentro de cualquier empresa. He visto en muchas ocasiones cómo existe el síndrome del “empleado clave” dentro de una organización. Un empleado que conoce y lleva a cabo muchísimos procesos, algunos de ellos críticos pero que no ha documentado ninguno de ellos. El efecto es que cada vez más ese empleado se va convirtiendo en una figura tan clave dentro de la organización que toda la empresa dependerá de él y de su trabajo para poder funcionar en el día a día.

Lo que conseguirás con la documentación de tus procesos es descentralizar ese know-how que existe en ese “empleado clave” y esa información y conocimiento se repartirá entre el resto de los integrantes del equipo de trabajo. Redacta protocolos de actuación o crea manuales para realizar ciertas actividades que se llevan a cabo con un software o aplicación web, esa puede ser la forma de descentralizar el know-how.

Razón 4: se mejoran los procesos al estar redactados por los trabajadores que los desarrollan
Nadie mejor que los propios trabajadores para conocer lo que realizan en el día a día, por lo tanto pídeles a los protagonistas que documenten sus procesos. Crea tantos procedimientos de trabajo como procesos existan en tu organización, sobre todo aquellos procesos que sean más críticos. Aprovecha y pregúntales a tus empleados si creen que se podrían mejorar de alguna forma para hacerlos más eficientes. Verás como más de uno de los integrantes del equipo de trabajo te comentará que ha detectado alguna tarea poco eficiente.

Razón 5: ayudan a ser más ágiles los procesos de incorporación de nuevo personal a la organización
La formación interna entre empleados de una organización es una de las tareas en las cuales se invierte más tiempo en el momento de incorporarse nuevos trabajadores a la empresa. Como podrás imaginar se trata de un tiempo muy valioso que invierten los trabajadores para enseñar e instruir a sus compañeros para realizar determinadas actividades o el manejo de ciertos programas o aplicaciones web.

Si tienes esas actividades documentadas o esas guías de manejo redactadas en instrucciones de trabajo estarás conmigo que los tiempos de formación interna se verán reducidos al poder entregar toda esa documentación al nuevo trabajador que se incorpora a la organización.

Razón 6: se aprovechan las lecciones aprendidas y experiencia de los trabajadores en el momento de actualizar los procesos
Los pequeños aprendizajes y la experiencia que tus trabajadores van adquiriendo en el día a día han de servirte para retroalimentar y mejorar los procesos que se llevan a cabo en la organización. Aprovecha para actualizar esos procedimientos, esos protocolos y verás cómo las lecciones aprendidas y experiencias adquiridas no se quedan en el olvido sirviendo de mejora a la empresa en general.

Razón 7: al hacerse las cosas de la misma manera, se podrán sacar indicadores para medir el rendimiento de los empleados de un mismo departamento y ayudar a medir resultados
Estarás de acuerdo conmigo en que si todo se hace de la misma manera en un mismo departamento te será más sencillo establecer una serie de indicadores que te ayudan a medir el resultado del trabajo que se realiza. Si eres capaz de poder medir el rendimiento de tus procesos bajo indicadores de gestión tendrás una herramienta muy potente para poder comparar en el tiempo por el ejemplo el rendimiento de un proceso productivo, el rendimiento de tus empleados, la rentabilidad de un departamento, etc.

Bueno por mi parte considero estas 7 razones por las que debes de documentar tus procesos en tu organización. No sé si tal vez tú puedas aportar alguna otra razón más… o tal vez hacerme alguna consideración al respecto de las que desarrollado. Aquí espero tus comentarios…

Fotografía: Vector alphabet infographic. Presentation slide template.

Fuente Fotografía: Shutterstock

Tomado de: https://iveconsultores.com

lunes, 18 de marzo de 2019

CÓMO HACER CALIBRACIONES Y/O VERIFICACIONES INTERNAS DE MIS EQUIPOS DE MEDIDA Y SALVARME DE UNA NO CONFORMIDAD SEGURA

Si has leído alguno de mis posts sabrás que desde este rincón quiero ante todo hacerte llegar de manera simple situaciones que puedes encontrarte en el día a día mientras implementas la norma ISO 9001:2015 en tu organización. Hoy me voy a centrar en uno de los requisitos clave de la norma, la calibración y verificación.

Si has empezado leer este post, igual es porque andas algo perdido en lo que respecta a la verificación interna que debes de realizar en los equipos de medida que posee tu empresa, o porque no tienes muy clara la diferencia entre verificación y calibración, o tal vez porque no entiendes muy bien lo que exige la norma en este requisito “7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición”…

En cualquier caso tengo que decirte que sigas leyendo este post porque una vez termines de leerlo aprenderás:
  • Qué es la calibración y qué es la verificación.
  • Si has de calibrar o verificar los equipos de tu organización.
  •  Cómo hacer una verificación interna de tus equipos.
  •  Cada cuánto tiempo hacer una calibración y verificación.
  •  Cómo actuar ante desviaciones en el resultado de la verificación de tus equipos.
  •  Cuáles son los cuidados que debes hacer a tu equipo patrón.
  •  Cómo debes documentar tu proceso de calibración y verificación.
  •  Qué deberás mostrar el día de la auditoría de evaluación para evidenciar las calibraciones y verificaciones de tus equipos.

Calibración vs Verificación

¿Qué es la calibración?
Si acudes al VIM (Vocabulario Internacional de Metrología), podrás ver que define la calibración como [copio literalmente] “operación que bajo condiciones especificadas establece, en una primera etapa, una relación entre los valores y sus incertidumbres de medida asociadas obtenidas a partir de los patrones de medida, y las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en una segunda etapa, utiliza esta información para establecer una relación que permita obtener un resultado de medida a partir de una indicación”.

Todo este rollo extraído del VIM te lo puedo resumir de una forma más sencilla si te digo que la calibración es el proceso de comparar los valores obtenidos por un instrumento de medición con la medida correspondiente de un patrón de referencia (o estándar) bajo una incertidumbre determinada con el fin de conocer un resultado de medida de dicho instrumento de medición.

Por lo tanto calibrar es estudiar las medidas que ofrece un instrumento de medida comparando los valores resultantes de esas mediciones con los valores de referencia para esa medición realizada.

Las calibraciones las deben de llevar a cabo entidades que tengan competencias para ello, normalmente laboratorios que dispondrán de patrones de comparación nacional o internacional.

¿Qué es la verificación?
La definición del VIM a la verificación es  “aportación de evidencia objetiva de que un elemento dado satisface los requisitos especificados”.

En una verificación se comprueba que los instrumentos de medida cumplen con las especificaciones establecidas bien por el fabricante, bien por una norma que les sea de aplicación, bien por requisitos legales.

Por lo tanto verificar es estudiar las medidas que ofrece un instrumento de medida comparando los valores resultantes de esas mediciones con los valores que ofrece un equipo patrón.

En la imagen anterior puedes ver el proceso de verificación de una pesa. El equipo patrón es la masa que se está colocando encima de la pesa.

Una verificación podrás hacerla internamente en tu organización siempre y cuando sea realizada por personal que tenga las competencias necesarias y utilizando los equipos patrones adecuados.

Calibrar o verificar los equipos de tu organización
Esta decisión es importante ya que como te comenté una calibración deberá realizarse por una entidad exterior (normalmente un laboratorio) y por tanto será más cara que realizar una verificación interna.

Si tienes un equipo de medida en tu organización lo importante es que identifiques cómo de crítico es en tu día a día. Si ese equipo de medida lo utilizas para determinar si el producto o el servicio que entregas es conforme deberás de realizarle una verificación o calibración.

La diferencia fundamental en cuanto a la exigencia de realizar una verificación o calibración la marcará la posibilidad de que exista un requisito legal o no para la comprobación del equipo.

Te pongo un ejemplo: En España tenemos la normativa “Orden de 27 de abril de 1999, por la que se regula el control metrológico del Estado sobre los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático”, en la que es obligatorio someter a un control metrológico (un proceso de calibración) ciertos equipos por un organismo autorizado por la administración pública.

Para estos equipos, cuyas características se especifican en la propia normativa, es de obligado cumplimiento realizar una calibración.

Por lo tanto si tienes un equipo que realice mediciones en tu organización:
  •  Comprueba si ese equipo es crítico dentro de tu proceso productivo y mediante el mismo estableces si el producto o servicio que entregas es conforme o no.
  •  De ser crítico el equipo ya sabes que deberás de calibrarlo o verificarlo.
  •  Luego comprueba si existe normativa legal que obligue a calibrar el equipo.
  • Si no existe normativa legal que te obligue a calibrarlo entonces podrás realizarle una verificación interna.

¿Cómo puedo hacer una verificación interna de mis equipos?
Para hacer una verificación interna de tus equipos de medida deberás de disponer de un equipo patrón. Este equipo patrón te servirá para comprobar que los equipos de mediciones que utilizas en tu proceso productivo se encuentran dentro de unos errores tolerables que previamente habrás establecido.

Cuando te hablo de un equipo patrón estoy hablando de un equipo que cogerás únicamente como equipo de referencia para comparar con otro equipo dentro del proceso de verificación. Este equipo patrón deberás de calibrarlo para asegurarte de que las mediciones que ofrece están dentro de las establecidas de un patrón de medida nacional o internacional.

Por lo tanto, con un equipo patrón podrás realizar verificaciones a otros equipos de tu organización. Asegúrate de que ese equipo patrón tan solo lo utilizas como equipo de referencia y no lo utilizas en tu día a día.

Como todo se entiende mejor con un ejemplo aquí va uno para dejarte más claro esto que estamos tratando:

Imagina que en tu organización tienes varias neveras que utilizas para almacenar productos químicos-clínicos que deben estar a una temperatura de -20º centígrados. Estas neveras representan equipos críticos dentro de tu actividad ya que serán los equipos que determinan si las condiciones de almacenamiento de esos productos son la adecuada o no y por lo tanto habrás de verificarlos ya que no existe normativa que te obligue a calibrar el termómetro incorporado en las neveras (al menos en España).

Para la verificación de las neveras podrás utilizar un termómetro digital externo que te indique si los grados que marca cada nevera son los correctos o no. Ese termómetro será para ti el equipo patrón que deberás de calibrar para posteriormente realizar con él la verificación de las neveras.

Como en toda medición y equipo de medida existirá un margen de error tolerable con el que podrás trabajar. En este caso, el error tolerable te lo dará el fabricante al establecer el intervalo de temperatura al que podrá almacenarse el producto y por lo tanto un error tolerable en las temperaturas de las neveras.

Documentalmente deberás de dejar evidencias de esta verificación que estás realizando. Con la ayuda de una hoja de cálculo podrás dejar por escrito este trabajo. Voy continuar con el ejemplo expuesto de productos químicos-clínicos. Para ello divide tu hoja de cálculo en 8 columnas:
  • La primera columna déjala preparada para el número de mediciones que realizarás entre la nevera y tu equipo patrón (el termómetro).
  • En la segunda columna registra el nombre o número de las neveras que estás verificando.
  •  En la tercera columna registra la fecha de cuando estás realizando esta verificación.
  • La cuarta columna déjala preparada para registrar la temperatura de la nevera.
  •  La quinta columna déjala preparada para registrar la temperatura que te marca el termómetro una vez lo introduzcas en la nevera [toma nota 15 minutos después de haber dejado el termómetro].
  • En la sexta columna registra la diferencia de temperatura entre la temperatura que marca el termómetro patrón y la temperatura de la nevera.
  •  En la séptima columna registra el error tolerado que permite el proveedor o el error tolerado interno que está establecido en tu organización.
  •  En la octava columna podrás dejarla preparada para determinar si el equipo (en este caso la nevera) es un equipo “apto / no apto”.
Cada cuanto tiempo hacer una calibración y verificación
Espero que te haya quedado claro el proceso a seguir para hacer una verificación tras este pequeño ejemplo, ahora seguramente te estarás preguntado… vale, pero ¿cada cuánto tiempo he de realizar una verificación o calibración de mis equipos?

Para las verificaciones, el tiempo que debe pasar entre verificación y verificación no debe superar un año pero esto dependerá a su vez de como de crítico sean tus equipos y lo que estés dispuesto a arriesgar a que se produzca un desajuste del equipo de medida entre verificación y verificación. También dependerá de la intensidad de uso que tengan tus equipos. No es lo mismo utilizar un equipo una vez al mes que tres veces al día.

Para las calibraciones, el tiempo que debe pasar entre calibración y calibración será la que establezca el fabricante en las instrucciones o ficha del equipo.

Cómo actuar ante desviaciones en el resultado de la verificación de tus equipos
¡Vaya!, resulta que tras verificar mi equipo, me encuentro con una desviación de la medición superior al error tolerable que he establecido. ¿Y ahora qué hago?… pues deberás llevarlo a un organismo competente (organismo metrológico, laboratorio, fabricante, etc.) para comprobar que efectivamente existe un desajuste en las mediciones del equipo y establezca las medidas oportunas.

Cuidados a tener en cuenta con el equipo patrón utilizado para hacer las verificaciones
Bueno, ya sabes lo que es una calibración y verificación, sabes si tienes que calibrar o verificar tus equipos, sabes además cómo hacer una verificación interna y cada cuánto tiempo hacer una verificación y calibración.

Ahora te voy a explicar qué cuidados debes tener con el equipo patrón utilizado para hacer las verificaciones.

Como podrás imaginar, tu equipo patrón deberá tener una serie de cuidados especiales ya que será el equipo de referencia que te marcará si el resto de equipos cumple con las exigencias de rigurosidad en las mediciones realizadas.

Dentro de los cuidados que deberás tener en cuenta están los siguientes:
  1.  Deberás de apartarlo de tus proceso productivo para solamente utilizarlo en las verificaciones.
  2.  Tendrás que almacenarlo en lugar seguro y adecuado para que no se vea afectado por condicionantes externos que puedan afectar a su correcto funcionamiento (lejos de temperaturas extremas, de ambientes contaminantes, de vibraciones, etc.).
  3.  Además deberás calibrarlo periódicamente para asegurar que las mediciones del mismo son fiables.

Es posible que a estas alturas te estarás preguntando ¿para qué me valen las verificaciones internas, si tengo que calibrar de todas formas mi equipo patrón? Pues simplemente es ahorro de costes, calibrar un equipo implica un desembolso económico importante para la mayoría de las organizaciones, así que será más rentable tener un equipo patrón calibrado y efectuar verificaciones del resto de los equipos con ese equipo patrón. Es más económico sin duda que calibrar todos los equipos de tu empresa, ¿no crees?.

Documentar tu proceso de calibración y verificación
Todo este proceso de calibración y verificación deberás de documentarlo de alguna forma u otra. Lo ideal es que puedas redactar una instrucción o un procedimiento de trabajo en el que dejes por escrito:

  •  a qué equipos le realizarás una calibración.
  •  a qué equipos le realizarás una verificación.
  •  cuáles son los pasos que realizarás para realizar la verificación de tus equipos.
  •  la hoja de cálculo con la que evidenciarás la verificación realizada a tus equipos.
  •  cada cuánto tiempo realizarás la calibración y verificación de tus equipos.
  • qué vas a hacer si en algún momento la verificación de un equipo te ofrece un resultado más desviado de lo que tenías previsto y por lo tanto se trata de un equipo “no apto”.
  •  los cuidados que tendrás con tu equipo patrón para realizar las verificaciones.

¿Qué debo mostrar el día de la auditoría externa como evidencia de que mantengo mis equipos calibrados y/o verificados?
Bien, llegó el gran día de la auditoría externa y el auditor/evaluador se dispone a examinar si tu organización cumple con el requisito 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición. Es el momento de demostrarle todo tu proceso de calibración o verificación en su caso pero ¿cómo hacerlo y cómo evidenciar que cumples con este requisito de la norma?

Si te ha quedado claro todo lo que he intentado explicarte en este post segur que sabes responder a esa pregunta, pero por si te queda alguna dudilla al respecto aquí te contesto:
  • Muéstrale al auditor/evaluador la instrucción de trabajo o procedimiento que has elaborado para documentar este proceso.
  • Preséntale tu equipo patrón con su correspondiente certificado de calibración expedido por un organismo competente para ello.
  • Enséñale la información documentada (por ejemplo: hoja de cálculo) en la que hayas documentado las verificaciones realizadas de tus equipos con tu equipo patrón.
  • Con esos tres simples pasos obtendrás sin dudarlo el visto bueno del auditor externo, salvándote de una no conformidad segura.

Bueno pues esto es todo lo que quería contarte acerca de las calibraciones y verificaciones de los equipos de medida. Como siempre te digo si tienes alguna duda o quieres comentarme alguna anécdota que hayas vivido relacionada con esta materia o escríbeme un comentario, estaré encantado de responderte.

¡Mucho ánimo con la implantación de tu sistema de gestión!

Fotografía: The dial gauge for industrial measuring purpose in the light blue scene.

Fuente Fotografía: Shutterstock

Tomado de: https://iveconsultores.com

CÓMO ESTUDIAR NO CONFORMIDADES SEGÚN ISO 9001 Y AYUDAR A QUE TU ORGANIZACIÓN SEA MÁS ROBUSTA [MÉTODO INFALIBLE]

Te propongo un ejercicio de memoria… ¿recuerdas cuándo fue la última vez que alguien te dijo una verdad en relación al rendimiento de tus procesos y te lo tomaste a mal?

Perdone señor, pero el servicio postventa de este producto no ha sido nada bueno…
Disculpe, pero ayer me vendieron un móvil en mal estado…
Me han enviado un artículo equivocado…
En general no nos gusta que nos digan, aunque sea verdad, que hemos llevado a cabo un trabajo con errores, mal ejecutado, no conforme … lo que en el lenguaje de la ISO 9001 llamamos No Conformidad. En ese post quiero abordar este asunto para enseñarte un método infalible sobre cómo estudiar las No Conformidades y evitar que vuelvan a ocurrir.

Antes de continuar déjame decirte que tras la lectura de este post:

  • No tendrás dudas sobre lo que es una no conformidad.
  • Te enseñaré los dos principales motivos por los que aparece una no conformidad en tu organización.
  • Sabrás como registrar y describir una no conformidad y los pasos a seguir para tratarla.
  • Te explicaré la regla de los “por qué” para que los apliques al análisis de tus no conformidades.
  • Aprenderás cómo implantar LA acción correctiva  que elimine la causa de la no conformidad.
  • Entenderás en qué momento y cómo verificar la eficacia de la acción correctiva que has implantado.


Qué es una no conformidad
Quiero comenzar recordándote qué era una No Conformidad. Desde un punto de vista de la norma ISO 9001 una no conformidad es:

Un incumplimiento de un requisito de la norma, incumplimiento de un requisito legal o de cualquier requisito especificado en los procedimientos de nuestro sistema de gestión de la calidad referente a los productos o servicios que suministra nuestra organización.

Toda esta definición que parece un rollo enorme te lo puedo resumir en que:

Una no conformidad es una situación en la que aparece un fallo o un error en una empresa debido a que no se han ejecutado bien los procesos que se han establecido.

Por tanto cualquier error o fallo interno en una organización se puede considerar, a priori, una no conformidad. De aquí la importancia de este concepto porque… ¿en qué empresa no aparecen fallos o errores internos?

Así que ¡prepárate porque vienen curvas!… y te lo digo por experiencia, ya que se perfectamente que el estudio de las No Conformidades en una empresa es algo muy, muy, muy complicado de llevar a cabo de forma efectiva. Tenemos asociado de una manera increíble que cuando aparecen errores es algo muy malo y que nos llevará a que nos llamen la atención… Cuando el enfoque de una no conformidad es todo lo contrario.

Si te fijas, desde un punto de vista lógico, la aparición de una no conformidad es una oportunidad para hacer mejor las cosas, una oportunidad para mejorar.

Lo importante es:

1. Por un lado eliminar ela connotación negativa del concepto de no conformidad.

2. Aprovechar la oportunidad de que ha aparecido para estudiar el por qué y poner una solución de raíz para evitar a que vuelva a ocurrir.

Por lo tanto cambia el chip y aprovecha las no conformidades para mejorar tu organización. Ahora bien, si esas no conformidades aparecen por falta de interés, falta de implicación, por mala praxis premeditada de tus empleados entonces SÍ hay que enfadarse, cabrearse y mucho con esos empleados que la han cometido. Ese es otro asunto que puede estar relacionado con la resolución de conflictos internos y que algún día abordaré en otro post.

“…tenemos asociado que cuando aparecen errores es algo muy malo y que nos llevará a que nos llamen la atención… Cuando el enfoque de una no conformidad es todo lo contrario”.

Estamos entonces partiendo de la base que todos nuestros empleados están comprometidos con la organización e intentan siempre hacer las cosas de la mejor manera posible. Importante punto de partida para seguir escribiendo….

Esta visión de la oportunidad de mejora con las no conformidades aparecidas debes entenderla y estar convencido de ella si eres el gerente de tu organización y luego trasmitirla al resto de los empleados. Si lo consigues, igual te sorprenderás de los resultados que obtienes y comienzan a aparecer errores por parte de tus empleados pero ya vienen con la acción correctiva debajo del brazo ya que han comprendido la importancia que tiene esta situación para mejorar la empresa.

Motivos por los que puede aparecer una no conformidad y fuentes de no conformidades
Los motivos por los que pueden aparecer no conformidades en las empresas que están certificadas con la norma ISO 9001 o la están implantando se pueden englobar en dos fundamentales:

1. Por incumplimiento de algún requisito de la norma ISO 9001

2. Por incumplimiento de algún proceso o procedimiento, protocolo de actuación, política y requisitos definidos dentro del sistema de gestión de la calidad.

Por otra parte las fuentes por las cuales pueden llegar las no conformidades pueden ser por medio de:

a) clientes: las más graves ya que si un cliente detecta un fallo y te lo dice es que en tu organización no se han dado cuenta.

b) internas: las que se detectan internamente, puede que la detección de estas no conformidades haya evitado que el error hubiese llegado al cliente. Por lo tanto, de aparecer no conformidades, son las preferibles.

c) proveedores: los proveedores también se equivocan y estos errores nos pueden llevar a fallar nosotros también con el cliente. Especialmente si se trata de procesos subcontratados en proveedores externos.

Como ves las fuentes por las que se detectan las no conformidades son varias, es por ello que la detección de éstas puede llevarlas acabo cualquier integrante de la organización y con lo cual es muy importante que el personal no solo esté informados, sino también formado. Tienes una herramienta muy poderosa en tu poder. ¡Aprovecha para sacarle el máximo partido!

Todos pueden ayudar a mejorar, todos pueden detectar no conformidades y comunicarlas al responsable de la calidad o la persona designada para ello.

Así que insiste una y otra vez en ello, grábaselo a fuego ¡a todos! créeme merece la pena…

Registrando y describiendo una no conformidad
La persona encargada de registrar la no conformidad podrá ser el Responsable de Calidad, con el apoyo de la alta dirección o cualquier otra persona designada para ello.

Una vez surge la no conformidad y superada la barrera del miedo a comunicarla empieza el estudio y posterior tratamiento de la misma.  Para ello deberás seguir los siguientes pasos:

# 1. Descripción de la no conformidad

Lo primero que debes hacer es una correcta descripción de lo que ha ocurrido, describe qué ha pasado. Si eres demasiado breve describiendo la no conformidad puede que en un par de meses cuando la vuelvas a leer te preguntes “… uff, ¿y qué quise decir con esto?… y ¿qué pasó aquí realmente?”  ¡Documenta todo! Todo lo que tenga que ver con la descripción inicial.

# 2. Corrección inmediata

En segundo lugar lo que debes hacer es tomar una acción inmediata a la situación de no conformidad aparecida. Se trata de una corrección que debes hacer de forma inmediata para corregir o revertir esa situación.

# 3. Análisis de la causa

Lo tercero que debes hacer es analizar el motivo principal que ha causado esa no conformidad. Esta parte es importantísima ya que deberás llegar a la causa raíz que ha originado la no conformidad para poder tratarla y que no vuelva a ocurrir en el futuro. Más adelante te explicaré una regla muy buena para analizar las no conformidades, la “regla de los por qué”. Además deberás tener en cuenta si pueden existir no conformidades similares en otros procesos de tu organización o en otras sedes (en caso de que tu organización tenga otra sede).

# 4. Acción correctiva

En el cuarto paso establece y lleva a cabo una acción que elimine la causa raíz que has detectado anteriormente. Esta parte es la clave de todo este proceso de análisis de las no conformidades. Si eres capaz por una parte de llegar a la causa raíz de una situación que ha originado una no conformidad y estableces luego una acción que elimine y evite que esa no conformidad vuelva a ocurrir le habrás ganado la batalla y la guerra a dicha no conformidad aparecida.

Lo importante luego es llevar a cabo siempre esa acción correctiva que has propuesto.

# 5. Eficacia de la acción correctiva

En el quinto y último paso deberás hacer un seguimiento por tanto a la acción correctiva para verificar que ante una posible situación parecida, gracias a la implantación de esta acción, la no conformidad no aparece.

Si efectivamente, tras realizar esta verificación observas que la no conformidad no aparece puedes dar por cerrada la no conformidad. Pero si por el contrario ves que vuelve a ocurrir una no conformidad igual o parecida a la que tú has tratado eso significa que no has identificado aún la causa raíz de la no conformidad y por lo tanto deberás volver a analizar la posible causa raíz de la misma.

Todo este proceso que parece muy complejo, lo podemos simplificar gráficamente mediante la siguiente secuencia:


Más claro así, ¿verdad?

Analizando una no conformidad [La regla de los ¿por qué…?]
Vale, ya tienes claro los pasos a llevar a cabo, pero ahora lo importante es saber cómo darlos así que te voy a ayudar a realizar un análisis de la no conformidad. Y lo voy a hacer con la regla de “los por qué”. Igual no te suena, pero seguro que aplicarla la has aplicado cuando eras un niño… pongo mi mano en el fuego.

Mamá, ¿por qué tal?… ¿por qué cuál?… ¿por qué?, y ¿por qué?… 😊

La regla de los ¿por qué? Se basa en solucionar problemas mediante la respuesta a la pregunta de “¿Por qué…?” Tantas veces como sea necesario, hasta llegar a la raíz del problema.

Lo importante es preguntarse 3…4… 5 veces seguidas (las que sean necesarias) el ¿por qué? y tratar de buscar respuestas a todas las preguntas, no centrándote solo en la primera respuesta.

Al final te será casi imposible seguir dando respuestas, y entonces habrás dado con la clave, con el origen.

Venga lo sé, quieres un ejemplo y como para mí tus deseos son órdenes, allá va:

Punto de partida o situación de no conformidad: Vamos a partir de la situación de que un pedido de un cliente se ha enviado de dos veces en lugar de enviarse todo junto y como consecuencia de esa división la segunda mitad de la entrega del pedido llegó un día más tarde de lo que había solicitado el cliente.

Pregunta Uno: ¿Por qué se mandó el pedido en dos envíos? Porque la agencia de transporte llegó y el pedido aún no estaba preparado con lo cual el departamento de administración decidió mandar lo que ya estaba empaquetado.

Pregunta Dos: ¿Por qué no estaba preparado todo el pedido antes de que llegaran a recogerlo? Porque el departamento de ventas había dado prioridad a otros pedidos.

Pregunta Tres: ¿Por qué el departamento de ventas había dado prioridad a otros pedidos? Porque un cliente importante hizo algunos cambios en su pedido y lo quería con más urgencia.

Pregunta Cuatro: ¿Por qué el departamento de ventas no comunicó esa situación al departamento de administracion para que avisasen a la agencia de transporte a recoger el pedido más tarde?
Porque no hubo coordinación entre los departamentos implicados: ventas y administración.

Pregunta Cinco: ¿Por qué no hubo comunicación eficaz? Porque no existe un proceso determinado que permita dicha coordinación entre departamentos ante cambios en la producción.

BINGO: Elaborar un plan de comunicación entre los departamentos implicados.

Si te has dado cuenta, hemos atacado al corazón de la No Conformidad, a la causa raíz que ha originado la no conformidad.

Una vez detectada la causa raíz se deberás establecer la acción correctiva e implementarla en la organización. En este ejemplo que te puse sería preparar un plan de comunicación, probarlo con ambas partes y posteriormente implantarlo.

Estableciendo e implantando LA acción correctiva que ataque a la causa raíz de la no conformidad
Sí, pongo LA en mayúsculas porque no es una acción correctiva cualquiera es LA acción correctiva que va a eliminar la causa de raíz por la cual ha aparecido la no conformidad.

Como te comenté anteriormente, esta parte del establecimiento de la acción correctiva junto con el análisis de la causa raíz representan el 100% del éxito o fracaso del análisis de la no conformidad.

Una vez detectes la causa raíz, deberás establecer una acción que te asegure que eliminarás la causa raíz que dio origen a la no conformidad. Es probable que esa acción correctiva implique modificar algún proceso, reasignar autoridades o crear algún registro nuevo.

Esa acción correctiva deberá de ser apropiada a la complejidad de la no conformidad que has detectado. Aunque sea obvio decirlo, no olvides que deberás de encontrar aquella acción correctiva que sea lo más viable y sencilla para eliminar la causa raíz de la no conformidad. Si de lo contrario estableces una acción correctiva poco realista y viable, me temo que no se llevará a cabo dicha acción correctiva y volverá a aparecer esa no conformidad en un futuro.

Así que deberás asignar a una persona encargada de llevar a cabo la tarea de implantar la acción correctiva en los actuales procesos de tu organización. Esa persona designada como responsable del seguimiento deber ser aquella que forme parte del departamento en el cual se implantará la acción correctiva.

“… no olvides que deberás de encontrar aquella acción correctiva que sea lo más viable y sencilla para eliminar la causa raíz de la no conformidad que has detectado”

Cuándo y cómo verificar la eficacia de una acción correctiva
Una vez implantada la acción correctiva te quedará tan solo la parte final. Esa parte final representa el seguimiento a la acción correctiva y verificar que efectivamente funciona. Esto te podrá llevar algunos días, semanas o quizás meses hasta verificarlo.

El tiempo en verificarlo dependerá de si aparece una situación similar a la que originó la no conformidad. De ser así y aparecer esa situación y gracias a la implantación de la acción correctiva la no conformidad NO aparece, entonces puedes cerrar la no conformidad dado que has verificado la eficacia de la acción correctiva. Pero si por el contrario, el problema vuelve a aparecer y con el problema aparece de nuevo esa no conformidad significa que la acción correctiva no es eficaz y si no es eficaz es porque no has detectado bien la causa raíz que originó la no conformidad. Deberás por tanto realizar un nuevo análisis en busca de la causar raíz de la no conformidad.

Bueno pues hasta aquí lo que te quería contar con respecto al estudio de las no conformidades. ¿Has aprendido algo con este post? ¿tienes alguna duda que te ronde por la cabeza? ¿alguna no conformidad que ponerme?… ahora te toca a ti, ármate de valor y empieza a aplicar este método.

Fotografía: Silhouette team business helps to systematically patience hard work and the pressure to reach the finish line Motivate

Fuente Fotografía: Shutterstock

Tomado de: https://iveconsultores.com