lunes, 14 de septiembre de 2020

DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS TELETRABAJANDO, SÍ, ES COMPATIBLE!

El teletrabajo es una necesidad debido a la pandemia Covid-19. El confinamiento representa un reto para muchas empresas, que no están preparadas para trabajar a distancia. 

¿Cómo tener un acceso a nuestros datos empresariales y mantener una actividad eficaz cuando trabajamos desde casa? 

Vamos a ver que sí, es posible continuar con las actividades y disponer de seguridad laboral pese a  la distancia. 

La digitalización y sus necesidades

Primero, la evolución de las prácticas actuales deben permitir un acceso a los procesos y documentos internos en cualquier lugar. Una centralización de la información es la clave para obtener una gestión robusta y sostenida.

La transmisión de la información debe ser igualmente simple, segura y privada para asegurar un alto nivel de privacidad de los datos internos.

La solución digital debe ofrecer a cada perfil de trabajadores un acceso personalizado, dependiendo de la actividad y de la situación jerárquica. Así, la plataforma está depurada y es muy accesible.

Esas exigencias no se pueden cumplir usando emails, papeles o ficheros informáticos como los del paquete Office o Google por ejemplo. Representa un riesgo importante de pérdida y falta de transmisión de información.

Una solución accesible e intuitiva desde casa

Digitalizar sus procesos es fundamental, pero no debe implicar una fuente de problemas técnicos para la organización. La solución debe ser accesible e intuitiva, facilitando el teletrabajo, sin que implique una carga de trabajo para el departamento IT.

Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service), por ejemplo, permite la digitalización y reduce la carga del departamento de IT. En efecto, todo se realiza en línea, las actualizaciones son frecuentes, sin cambios de versión, sin instalaciones, sin interrumpir actividades. La actividad puede continuar a distancia de manera segura, solo usando internet, desde cualquier dispositivo y con tecnologías consolidadas. 

Con módulos específicos e interconectados, se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se organizan para centralizar toda la información en una misma plataforma. 

Así, la tecnología actual permite a cada empresa, de manera simple, sin ser informático y sin codificar, digitalizar sus procesos internos de manera autónoma.

Un fuente de datos estratégicos a su alcance

La solución propuesta permite simplemente, con herramientas estadísticas, obtener en tiempo real y en pocos clicks todos los datos y gráficos que pueda necesitar.

Los responsables de calidad y/o de prevención de riesgos laborales, así como la dirección pueden obtener en tiempo real, una visión de la situación de la empresa, con datos, cifras y cuadros de indicadores sin solicitar la presencia de otros servicios. Decisiones estratégicas pueden ser tomadas rápidamente, limitando reuniones, que pueden también realizarse con videoconferencias. 

Una solución viva, evolutiva e innovadora para trabajar a distancia

Una solución digital no es únicamente un registro de datos, sino una estructura viva y que evoluciona constantemente.

La gestión de la calidad y de los riesgos laborales, permisos de trabajo, inspecciones o renovaciones de certificaciones como la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 45001 o el APPCC... pueden ser implementados con módulos específicos en una única plataforma.

Así tenemos guías completas con los flujos de trabajo o “workflows” relacionados, permitiendo enviar emails automáticos o alertas en tiempo real, sin arriesgarse a olvidar elementos o interlocutores, pero sobretodo sin tener que re-trabajar.

Además, en un contexto de confinamiento y teletrabajo, debemos atender a nuevas soluciones innovadoras, como las auditorías o inspecciones en remoto.

El objetivo: limitar el número de personas en el lugar de trabajo, pero sin detener la actividad, asegurando óptimas condiciones de seguridad sanitaria para todos los trabajadores de la empresa.

Se tienen que poder utilizar con cualquier dispositivo estándar, como smartphones y tablets principalmente, pero también se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas o cascos...

El principio de la auditoría en el terreno permanece inalterado, lo que cambia es que sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación directa y permanente con el auditor que le guía a distancia.

En la era digital, utilizamos diariamente tecnologías conectadas. 

En las actuales circunstancias de pandemia y teletrabajo, estas prácticas pueden asegurar a las empresas un seguimiento de las actividades sin cambiar la estructura o los procesos internos, solo digitalizando los datos.

Representa una ventaja real para mejorar la competitividad, ahorrar tiempo y asegurar un nivel alto de calidad, inclusive a distancia.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/

HOME OFFICE: LAS CLAVES PARA SER EFICIENTES

Con el COVID-19 las empresas deben promover el home office o teletrabajo. Ya está bien difundido, sin embargo, puede ser una fuente de ansiedad y estrés para los empleados que nunca lo han practicado. 

¿Quién puede beneficiarse de ello?  ¿Cuál es la mejor manera de ponerlo en práctica?

La práctica del teletrabajo ya existe desde hace años. Algunos directivos lo han puesto en práctica en favor de la Calidad de Vida en el Trabajo. En efecto, según diversas encuestas el ancho de los trabajadores consideran que estas nuevas formas de trabajo son algo bueno para el futuro. Huelgas, manifestaciones, epidemias... actualmente hay diversas situaciones que lo favorecen. 

¿Una práctica que podría generalizarse en los años venideros?

¿Puedo teletrabajar con mi puesto?

El teletrabajo también conocido como “home office” se refiere a cualquier modalidad de organización de trabajo en la que las actividades que podrían haberse realizado en los locales del empleador es realizado por un empleado de manera remota de forma voluntaria, utilizando las tecnologías de información y la comunicación.

Además, el Código del Trabajo no especifica ningún requisito particular para implantar el home office en una empresa: por lo tanto, se aplica, en teoría, a todas las categorías profesionales.

Sin embargo, su empleador tiene el derecho de negarle esta modalidad si considera que la práctica es inadecuada por la naturaleza del puesto, e incluso si otras funciones de la empresa pudieran beneficiarse de ella.

¿Cómo puedo optimizar mi puesto de home office?

Teniendo yo misma la oportunidad de practicarlo de manera cotidiana en mi trabajo, le daré algunas orientaciones sobre cómo organizarlo.

La conexión a Internet

 Lo principal es una conexión a Internet confiable. ¡Si tiene la fibra, es aún mejor! El objetivo es ser fácilmente accesible y poder utilizar sus herramientas digitales sin interrupción. Es aconsejable usar una VPN, especialmente si quiere proteger sus datos, o si usa un wifi público. 

El ambiente o entorno de trabajo

Una vez que los aspectos informáticos se hayan resuelto, ocúpese de su espacio de trabajo. ¡Debe ser lo más adecuado posible!

Antes de empezar a trabajar, recuerde vestirse apropiadamente. Puede que le haga sonreír, pero trabajar en pijama todo el día a veces puede afectar el estado de ánimo de algunas personas ... El elemento más importante a la hora de definir su entorno de trabajo es el silencio. Así que evite estar al lado del bol de su perro Rufus o en el área de juegos de sus hijos...

Si tiene una habitación con un escritorio, es ideal. Si no, procure crear un espacio dedicado a sí mismo, por ejemplo en la sala de estar. ¡En la práctica, evite sentarse en la cocina para no abrir el paquete de galletas! También puede ser interesante cambiar de habitación durante el día para evitar la monotonía: por la mañana en la oficina, por la tarde en la sala de estar... Lo principal es tener el equipo adecuado.

Cuando se trata del equipo adecuado, es: una silla de oficina cómoda y ergonómica, una pantalla doble ajustada a la altura de los ojos, un teclado, un ratón, unos auriculares... Ponga sus documentos esenciales al alcance de su mano, como cuando está en la oficina.

La organización del trabajo

Su estación de trabajo se adapta y su entorno de trabajo se optimiza, pero lo más importante sigue siendo: la organización.

Asegúrese de organizar sus días: a tal y tal hora este archivo, a tal y tal hora otro... A toda costa, varíe sus tareas tanto como sea posible. El día anterior, puede escribir una lista con las diferentes tareas a realizar para el día siguiente.

Por supuesto, dedique tiempo para los descansos, como en la oficina. Durante los descansos, es aconsejable no quedarse delante del ordenador: aproveche para ir a su terraza/balcón, o para instalarse rápidamente en el sofá. ¡El objetivo es desconectarse!

El teletrabajo requiere mucha autonomía, pero asegúrese de mantener un vínculo con sus colaboradores: videoconferencia o sistemas de mensajería instantánea, las herramientas son numerosas. No dude en informar a sus colegas o a su gerente/supervisor si tiene alguna duda o si está atorado en una tarea.

Es aconsejable llevar a cabo reuniones periódicas con sus colaboradores para evaluar los progresos realizados por cada uno y las dificultades que puedan surgir.

El teletrabajo tiene muchas ventajas tanto para los empleados como para los empleadores: mejora la calidad de vida de los empleados, reduce el ausentismo y la rotación del personal, ahorros en el espacio dedicado a los locales y costos de funcionamiento, mejor concentración al evitar los espacios abiertos, etc.

Lo principal es organizar su lugar de trabajo y su forma de trabajar, asegurándose de mantener un vínculo constante con sus colaboradores.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/

LA AUDITORÍA REMOTA, ¿Y SI EMPEZAMOS A REALIZARLA?

La actual crisis sanitaria está obligando a las empresas a replantearse sus prácticas de calidad y de HSE para evitar otra interrupción de actividades y seguir siendo competitiva en su mercado. 

La "auditoría remota" o auditoría a distancia es un ejemplo de esto. ¿Podría generalizarse esta tendencia? ¿En qué casos? ¿Cómo hacerla?

¿Por qué hablamos de "auditorías remotas"?

Las empresas están cada vez más presionadas por las nuevas normas de QHSE, las auditorías de control internas y externas, así como por la formación y la renovación de la certificación. La multiplicación de instalaciones industriales y las reubicaciones internacionales aumentan considerablemente el alcance geográfico de la actividad. Esto puede ir en detrimento de la calidad y la garantía de HSE de la empresa y generar costos significativos: elevados tiempos de viaje, multiplicación de los recursos humanos y materiales...

Además, la crisis sanitaria de principios de año está obligando a las empresas a reflexionar sobre sus estrategias corporativas en su gestión general y en la gestión de la calidad y los riesgos. Por ejemplo, las oficinas de inspección se han visto muy afectadas por la crisis a causa de la paralización de las actividades y las empresas han tenido que revisar el calendario de renovación de sus certificaciones y anticipar la reanudación de la actividad para garantizar la máxima seguridad de sus empleados.

En este contexto, las auditorías a distancia son una garantía de calidad para las empresas que podrán gestionar los riesgos de manera remota, reducir sus costos de implementación, anticipar una recuperación y protegerse contra una posible nueva crisis. El principio de la auditoría en sitio permanece inalterado, pero sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación con el auditor que le guía a distancia.

¿Cómo llevar a cabo estas auditorías remotas?

Para que sea óptima, la realización de auditorías a distancia requiere una digitalización de los procesos internos de la empresa a fin de ahorrar tiempo y evitar el riesgo de pérdida de información y la falta de transmisión de información debido al manejo de papel, documentos en word o excel y correos electrónicos.

Se utilizan tecnologías comunes de uso cotidiano, como smartphones y tabletas principalmente, pero ¡los recursos son numerosos! Se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas y cascos... La robótica puede incluso utilizarse para inspeccionar áreas de alto riesgo como zonas de desastre (incendio o estructuralmente frágiles), áreas con un alto nivel de radiación o humos tóxicos...

¿Cuál es la solución para realizar estas auditorías?

Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service) permite digitalizar fácilmente los procesos de su empresa, a la vez alivia la labor del departamento de TI. De hecho, es posible realizar actualizaciones regulares sin necesidad de cambiar la versión del software y sin detener la actividad.

Se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se desmaterializan para centralizar toda la información en una misma plataforma. Los diferentes servicios y herramientas están interconectados para evitar cualquier duplicación de información y las herramientas de creación de estadísticas se integran para obtener en tiempo real y en pocos clics todos los datos que la empresa necesita.

Por lo tanto, la auditoría remota procede de la siguiente manera:
  • Planificación de la auditoría

Una vez acordada la fecha de la auditoría, se envía una invitación por correo electrónico con un enlace para unirse a una videoconferencia en línea, con un solo clic. No se requiere ninguna descarga o instalación.
  • Realización de la auditoría con el auditor por un lado y un responsable en el sitio a auditar por el otro. 

Gracias a la geolocalización, el auditor puede acceder a los mapas de los sitios a auditar y guiar a su interlocutor a distancia. El video permite al auditor, a través de la pantalla de la persona que está en el lugar, tomar fotos a distancia, hacer zoom, hacer anotaciones y grabarlas directamente en el informe.

La solución SaaS se presenta en un formulario preprogramado para guiar en cualquier tipo de auditoría (interna, inspección, certificaciones ...) y asegurarse de no olvidar nada.
  • Notificación y solicitud de validación del informe

Al final de la auditoría, todo quedará registrado en el sistema. Es posible notificar las acciones a los diferentes actores de la empresa y el informe se genera de forma automática y se transmite a los departamentos y/o responsables correspondientes.

La firma electrónica permite una fuerte identificación con el envío de un código por SMS, lo que permite obtener un valor jurídico similar al del envío de una carta de acuse de recibo.

La digitalización de los procesos y la aplicación de la auditoría a distancia están disponibles para todas las empresas que buscan la excelencia y la competitividad en el mercado. Un solo auditor puede asegurar la supervisión de varios sitios, independientemente de su ubicación. Dicha acción ahorra mucho tiempo y dinero. Esta práctica permite homogeneizar las prácticas en todos los sitios y reduce la sensación de aislamiento de los más apartados.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/

jueves, 10 de septiembre de 2020

DESARROLLO Y EJECUCIÓN PARA LLEVAR A CABO AUDITORÍAS VIRTUALES

Sin esperarlo, el mundo ha comenzado a vivir un proceso de cambio brutal relacionado con la mitigación y lucha contra el COD-19, conocido popularmente como Coronavirus. 

Debido a este, son muchas las empresas que tendrán que tomar medidas para poder llevar a cabo sus tareas a través del teletrabajo, una de las medidas más importantes que se han llevado a cabo desde hace apenas dos días. En el artículo de hoy hablaremos sobre como las auditorías pueden convertirse en auditorías virtuales si las empresas cuentan con herramientas digitales en la red y canales que así lo permitan ¡Vamos allá!

Desarrollo y ejecución de auditorías virtuales

Las fases que se contemplan para el desarrollo de las auditorías virtuales son: planificación, desarrollo, reporte y seguimiento, alineadas con el ciclo PHVA,

La planificación de la auditoría virtual, debería tratarse los datos normales de una auditoria, como lo son los objetivos, alcance (procesos a auditar), criterios, métodos, responsabilidades, recursos, riesgos, no obstante, es recomendable hacer especial hincapié en la revisión de las tecnologías de la información y las comunicaciones disponibles, así como en la coordinación de la ubicación virtual (herramienta colaborativa de conexión), las fechas, el horario y la duración prevista de las actividades.

Para el desarrollo de la auditoria virtual, previamente debería ejecutarse una etapa revisión Documental , donde el auditor solicita al responsable/dueño del proceso la documentación requerida asociada a los requisitos a auditar como caracterización, procedimientos, riesgos, planes de mejora, indicadores, informes de auditorías, entre otros, los cuales podrán ser remitidos al auditor mediante correo electrónico, links web de publicación o por un acceso controlado (usuario + contraseña) a un software de gestión.

Posteriormente a través de un canal de comunicación en tiempo real, se aplican los métodos la auditoria durante las entrevistas al líder y personal involucrado en la operación del proceso con el fin de validar la información revisada y analizada en la revisión documental por parte del equipo auditor.

Luego se ejecuta la fase de reporte, en donde la evidencia objetiva evaluada, deberá en lo posible ser remitida al correo electrónico, la nube y/o reportada a través la herramienta carga de evidencias y/o resultados, que se designe, en caso de contar con una herramienta de reporte online, el registro de hallazgos de auditoría puede realizarse online y posteriormente consultarse para la elaboración del informe de auditoría.

Finalmente se realiza seguimiento de la auditora virtual, para comunicar los resultados de auditoria, incluyendo los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. En síntesis, una auditoría virtual sigue el proceso estándar de auditoría, solo que a la vez usa la tecnología para verificar las evidencias objetivas. El auditado y el equipo auditor deberían asegurar los requisitos tecnológicos apropiados para las auditorías virtuales.

Riesgos y oportunidades de auditorías virtuales

Hay riesgos y oportunidades relacionados con el contexto del auditado que pueden asociarse con el programa de auditoría y con la gestión propia del proceso de autoría, en consecuencia, las personas responsables deberían identificar y tratar oportunamente los siguientes riesgos y oportunidades, sin limitarse a ellos:

Riesgos asociados a los recursos:
  • Recursos tecnológicos
1.1. Deficiente velocidad del sistema operativo de los equipos
1.2. Incertidumbre de la conectividad e indisponibilidad de la información en tiempo real
  • Indisponibilidad de la Infraestructura tecnológica (servidores, computadoras, redes, etc.)
  1. Interferencias e interrupciones en la señal por ruidos externos
  2. Carencia de protocolos de Seguridad cibernética y de la información
  3. Indisponibilidad de herramientas de comunicación multimedia (streaming)
  • Carencia de planos/diagramas de planta de las ubicaciones remotas como referencia o para asignar información electrónica
  • Otros recursos
3.1. Indisponibilidad de tiempo del auditor/auditado para atender la auditoria virtual programada.

Riesgos asociados a la planificación:
2. Riesgos
2.1. Fracaso al definir las competencias del equipo auditor
2.2. Subestimación de las limitaciones de la comunicación virtual
  • Falta de verificaciones técnicas antes de la auditoría para resolver cuestiones técnicas
1. Carencia de protocolos efectivos de seguridad, vacíos en las políticas de disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información.
  • Priorización de procesos y oportunidades
Desconocimiento de parte del auditor de los procesos a auditar, su documentación asociada, así como el medio de almacenamiento o infraestructura tecnológica del auditado.
Estructura del programa de auditoria
Fracaso al determinar el alcance, extensión, número, y/o duración de las auditorias virtuales
Fracaso al establecer objetivos de la auditoría pertinentes

Riesgos asociados a la implementación: 
2.Riesgos
2.1. Fallas en los protocolos de acceso remoto acordados, incluyendo los dispositivos, software, etc.
2.2. Incumplimiento de los acuerdos de confidencialidad de la información
  • Priorización de procesos
2.1. Fracaso del auditado de demostrar su capacidad de transformar grandes cantidades de datos (Big Data) en conocimiento que facilite la toma de decisiones y sirva de evidencia

Las oportunidades para mejorar un programa de auditoría, que incluye auditorias virtuales pueden comprender:
  • Mejorar lo protocolos de seguridad de la información, a fin de garantizar un acceso autorizado a la información documentada por parte de los auditores, este protocolo debería incluir como mínimo las políticas para resguardar la confidencialidad e integridad de la información, durante la auditoria virtual, así como en las pausas.
  • Evitar traslados, al permitir llevar a cabo múltiples entrevistas a auditados en una única sesión online;
  • Optimizar el tiempo y costos de la auditoria;
  • Mejorar las habilidades en TICs de los dueños de los procesos auditados
  • Evaluar objetivamente el nivel de competencia del equipo auditor con el nivel de competencia necesario para alcanzar los objetivos de las auditorías virtuales, a fin de identificar brechas a mejorar en próximas auditorias;
  • Facilidad para alinear las fechas de la auditoría virtual con la disponibilidad del personal clave a ser auditado, minimizando las barreras de la distancia y las diferencias horarias.
  • Mejorar los planes de contingencia y de que se comunican (por ejemplo, interrupción del acceso, uso de tecnologías alternativas), incluyendo la provisión de tiempo adicional para la auditoría si es necesario.
Herramientas tecnológicas de Interacción Virtual para las auditorias

El proceso de autoría virtual requiere disponer de herramientas tecnológicas que sirvan de canal de comunicación y de entrega de evidencias y/o resultados entre el auditor y el auditado.

En relación se debería disponer de herramientas colaborativas de comunicación en tiempo real y a su vez habilitar un acceso remoto y controlado por protocolos de Seguridad para el o los auditores, donde se limite el alance del acceso, considerando las políticas de disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información y el alcance de la auditoria.

Para poder proporcionar un acceso claro, convincente, continuo y sin interrupciones ni cambios durante las auditorias virtuales, las organizaciones deben contar con plataformas de distribución digital de contenido multimedia (streaming), que permiten almacenar de forma remota los datos de audito/video y retrasmitirlos en tiempo real a través de Internet.

En efecto un proceso habitual de auditoria virtual requiere como mínimo la disponibilidad de:

Canal de comunicación en tiempo real (plataformas streaming para reuniones, seminarios y conferencias online)
  • GoToWebinar
  • GoToMeeting
  • Zoom
  • Skype
Canal de entrega de evidencias y/o resultados:
  • Intranet
  • Nube
  • E-mail
  • Software de automatización de procesos (por ejemplo, ISOTools)
Tomado de: https://www.isotools.org/

AUDITORÍAS VIRTUALES DE SISTEMAS DE GESTIÓN BASADOS EN NORMAS ISO

La transformación digital en las organizaciones cada vez se hace más extensiva a todos los sectores productivos, tanto públicos como privados. 

Las auditorías virtuales es un nuevo concepto adoptado por la ISO 19011:2018, la cual da orientación sobre como realizar las auditorias y hace mención especial a las actividades de auditorías virtuales en los sistemas de gestión, las cuales representan un paso más en este proceso de innovación digital.

Mediante una serie de herramientas tecnológicas, los auditores de sistemas de gestión cada vez pueden llevar a cabo su labor de una manera más ágil y automatizada, de manera que las distancias y las diferencias horarias ya no representen una limitante para la ejecución de la auditoria, como un control que ayude a las organizaciones a asegurar el cumplimiento de forma eficiente y oportuna.

Este artículo pretende que los profesionales de las auditorías en sistemas de gestión conozcan esta nueva tendencia relacionada con la digitalización empresarial, que afecta a los sistemas de gestión.

Enfoque de la ISO 19011:2018 sobre auditorias virtuales

La nueva edición de ISO 19011 presenta cambios muy interesantes con respecto a su antecesora del año 2011. Entre estos destaca la expansión del Anexo A, para orientar sobre nuevos conceptos de auditoría como contexto organizacional, liderazgo y compromiso, auditorías virtuales, conformidad o cadena de suministros.

Como es bien es sabido, esta norma es aplicable a todas aquellas organizaciones que necesitan planear y llevar a cabo auditorías internas o externas de sistemas de gestión o administrar programas de auditorías.

Cualquier persona que forme parte de un equipo de auditores o se encuentre involucrada en auditorías, como auditor o como auditado, puede hacer uso de ISO 19011. Específicamente, la norma ha sido diseñada para personas encargadas de la gestión de programas de auditorías, tanto presenciales como virtuales a partir de su última edición.
Entre una de sus novedades ISO 19011:2018 incluye en su anexo A la posibilidad de poder llevar a cabo auditorías virtuales.
Ventajas de realizar auditorías virtuales

Normalmente estamos acostumbrados a realizar este tipo de actividades de manera presencial. Es desde hace unos años cuando se ha comenzado a escuchar este nuevo concepto de auditoría virtual.

Las auditorías virtuales pueden ser muy útiles de cara a auditar empresas multisede, con el objetivo de ahorrar costes en viajes a cada una de las localizaciones.

Actualmente la ISO 19011:2018 exige que el auditor debe de conocer de la organización que se va a auditar: su dirección estratégica, sus cuestiones internas y externas, cuales son son partes interesadas y sus riesgos y oportunidades. Si se va a hacer una auditoría virtual, tenemos que tener en cuenta que al cliente de la auditoría tenemos que hacerle ciertas preguntas que nos ayudarán a realizar dicha auditoría. Lo mismo indica la norma para una auditoría presencial.

Todas las normas exigen que a la hora de llevar a cabo la planificación de una auditoría, se debe de indicar el método de la auditoría. Gracias a esta novedad, este podrá ser virtual. 

Es importante señalar, que pese a todas las grandes ventajas que ofrece la realización de auditorías virtuales, debe establecerse un método -o metodología- determinado y al tamaño del contexto y necesidad de la organización. Para ello, es preciso conocer muy bien las condiciones de la organización y las competencias del equipo auditor.

Finalmente, vale la pena evaluar la probabilidad de manejar sus auditorías con software especializado, los cuales han sido desarrollados en los últimos años para ayudar a las organizaciones con este requisito. En el mercado puede conseguir y cotizar gran variedad de éstos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

INDICADORES Y EL CICLO PHVA

Los indicadores de gestión deben planificarse o diseñarse, ser ejecutados o implantados, verificados y en caso de que sea necesario, ajustarlos. 

Por lo tanto, siguen el ciclo PHVA.

Planificar: diseño de indicadores. Son los indicadores que deben estar alineados a hechos con base a un elemento. Si existe un indicador que no se encuentra alineados a nada, deberá plantearle para que lo has diseñado. Si el contexto empresarial es nuestro escenario, debemos asegurarnos que el indicador que diseñe se encuentre dirigido al logro de un objetivo o política.

Hacer: aplicar medición. Es este momento debemos probar el indicador. Los datos que se están tomando para alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y reales.



Verificar: analizar los datos. Es necesario conocer para que se calcula un indicador. No tiene sentido que se diseñe un indicador, tome datos y después no haga nada más. En este momento es en el que realmente se toma valor al uso de los indicadores y es cuando se toman decisiones.

Actuar: tomar decisiones. Se ejecutan las decisiones previstas en el paso anterior. Las decisiones pueden significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA. Por ejemplo, si ve que la cosa va bien exígele un poco más, pero si ves que algo no va bien debes hacer algo que lo corrija.

Cómo construir un indicador

Construir o diseñar un indicador se hace según la fase de planificar.


Paso 1: Qué está haciendo

Antes de medir es necesario que sea consciente de las actividades que se están realizando. Si tiene caracterizadas con el detalle de entradas y salidas.

En al ámbito de proyectos o en el sector público el esquema puede ser diferente. Suponemos que el objetivo de estudio el sector académico y nos enfocamos en la problemática de la deserción escolar. Siendo un aspecto que se debe medir como pueden ser las causas de deserción escolar.

Durante este análisis será útil que determines los recursos que lleven a cabo las actividades. Esto permite medir los aspectos que son más importantes.


Paso 2: Definición de variables y fórmula de cálculo

Es necesario que se definan las variables de las que se compone el indicador, la relación que tiene entre sí, y con esto la fórmula de cálculo. La relación se encuentra dada por el tipo de información que quieres conseguir. Por lo que un indicador puede ser:

Absoluto: un número que dimensiona un evento o fenómeno según su naturaleza.
Razón: es cociente entre dos cantidades que no tiene elementos comunes o cuenta con un atributo de diferencia. De otra forma, toma las unidades que cuentan con un atributo frente a las que no lo tienen.
Tasa: es el cociente entre dos variables analizadas en un lugar y tiempo específico.
Proporción: siendo la relación entre una cantidad con elementos en común y total de unidades. Dicho de otra manera, es una relación en la que el numerados se encuentra incluido en el denominador.
Variación: fija dos elementos que establecen la variación que existe entre uno y otro.

Paso 3: Elección del indicador

Debemos evaluar cada indicador con base a los criterios establecidos. En caso de que nos quedemos sin suficientes indicadores volvemos a ejecutar el paso 1 y 2.

Paso 4: Definiendo las metas de un indicador

Es necesario que las siguientes consideraciones para la definición de las metas de un indicador de gestión. No todos se aplican, pues esto depende de la organización, proyecto, actividad y sector.
  • Valor de actualidad o histórico. Es necesario que se mire atrás en el tiempo para definir la meta. Es común escuchar empresas que definen sus metas con base en los resultados del año pasado. Si no contamos con datos, podemos hacer mediciones a través del tiempo para tener un punto de partida. El valor no menciona el potencial, pero para eso está otro valor.
  • Valor de potencialidad o estándar. Considera una gestión eficaz de recursos, por la que obtendrá otro valor que está orientado a una situación con los recursos disponibles utilizados de la mejor forma.
  • Valor de competencia. No tiene sentido plantearse una meta si sabes que la competencia la supera por mucho.
  • Valor de usuario/cliente. No debes plantear una meta inferior a la exigida por el cliente.
  • Valor teórico. Se encuentra orientado a maquinaria y equipo. Suele estar expresado por el fabricante.
Paso 5: Fuente de información y frecuencia de recolección

Es necesario conocer la información de los indicadores:
  • La información proviene de informes estatales y se consigue mediante el sitio web de presidencia.
  • La información se consigue con el grupo de personas evaluadas y se obtiene mediante encuestas y su análisis.
  • La información proviene de las bases de datos del cliente y se obtiene por envío de correo electrónico mensual.

Paso 6: Responsables del indicador

Define las diferentes responsabilidades que se encuentran asociadas al indicador.
  • Quién trabaja para que se establezca la información.
  • Quién recolecta la información.
  • Quién analiza dicha información.
  • Quién reporta o presenta la información del indicador.
Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador

Con base al destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia del cálculo del indicador o una presentación específica.

Paso 8: Frecuencia de cálculo

No podemos confundir frecuencia de cálculo con frecuencia de recolección de información. Es necesario que se cuente con una hoja de control de proveedor donde se anota la gestión semanal.

Paso 9: Ficha de indicadores

En este caso se especifican los elementos que componen cada indicador. Es muy útil realizar un resumen de todas las consideraciones que deben tener en cuenta a la hora de realizar la planificación de los indicadores.

Tomado de: https://www.isotools.org/

lunes, 31 de agosto de 2020

10 TIPS PARA CONVERTIRSE EN UN TRABAJADOR PRODUCTIVO

Varias investigaciones sugieren que en una jornada laboral de ocho horas, un trabajador normal solo es productivo durante dos horas y 53 minutos. 

Eso es correcto: probablemente solo seas productivo durante aproximadamente tres horas al día.

Una buena regla general para aumentar la productividad es trabajar de manera más inteligente ¡no más cargado! Esto significa que la incorporación de algunos hábitos saludables en la jornada laboral puede ayudarte a sentirte más productivo (y mucho más feliz) que trabajar horas extras o saltarse el almuerzo. A continuación, incluyo 10 consejos obtenidos desde la experiencia de cientos de profesionales que te ayudarán a sentirse más productivo en la oficina, ¡sin trabajar más ni por más tiempo!

1. Rastrea donde estás pasando tu tiempo
Para saber cómo ser más productivo, primero debes saber exactamente cómo estás gastando tus minutos cada día. Realiza un seguimiento de tu tiempo durante un par de semanas y asegúrate de dedicar tiempo a las cosas que realmente importan.

2. No hagas multitarea
El multitasking no debería ser una habilidad para presumir si quieres ser productivo. Los estudios demuestran constantemente que la multitarea distrae más de lo que es útil. Aunque la multitarea puede hacerte sentir que estás haciendo más, probablemente no lo estés. Según una investigación realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología (American Psychological Association), cambiar de tarea puede costarte hasta un 40% del tiempo productivo. Comienza a enfocarte en una tarea a la vez para lograr más logros.

3. Toma descansos
Si bien puede sonar contraproductivo, tomar breves descansos durante la jornada laboral te ayudará a lograr más. La investigación ha encontrado que los trabajadores que toman descansos regulares, alrededor de un descanso por hora, se desempeñan mejor que aquellos que no toman descansos. Esto se debe a que tomar un descanso le da a tu cerebro el espacio que necesita para regresar a una tarea con energía y concentración renovadas.

4. Sigue una rutina matutina
¿Cómo comienzan las personas más productivas su día? Con una rutina saludable por la mañana! Mantenerse al día con el ritual matutino lo ayudará a lograr más a lo largo del día porque comenzará su día a participar en actividades productivas. Considera hacer ejercicio a primera hora de la mañana o meditar antes del trabajo.

5. Muévete más y sé activo durante tu jornada de trabajo
Sentado todo el día conduce a sentimientos de fatiga y pereza. Llegar al gimnasio es una de las mejores maneras de luchar contra una caída de la tarde y obtener un aumento instantáneo de la productividad. El ejercicio alimenta tu cerebro con más oxígeno, proporcionando claridad mental y una sacudida de energía. Si no puedes ir al gimnasio en el horario de la jornada laboral, intente dar vueltas por la oficina o realizar un servicio de escritorio durante todo el día.

6. Apaga tu correo electrónico
¡Tu correo electrónico te distrae! Muchos de nosotros pasamos demasiado de nuestro día laboral simplemente borrando o filtrando correos electrónicos. De hecho, las investigaciones encontraron que los trabajadores gastan un promedio de 7.4 horas por día de la semana en el correo electrónico. Apaga tu correo electrónico (o solo las notificaciones) durante la jornada laboral cuando tengas que lidiar con una gran cantidad de trabajo y quieras sentirse más productivo.

7. Desarrolla una mentalidad productiva
Para ser más productivo, necesitas crear una mentalidad productiva. Una forma fácil de hacerlo es cambiando la forma de hablar contigo mismo. Por ejemplo, en lugar de decirte a ti mismo, "Oh, no. Tengo demasiado que hacer. ¡Nunca terminaré todo esto a tiempo! "Intente en su lugar," Necesito completar la tarea X y la tarea Y. ¿Cuál es la mejor manera de completar todo a tiempo? "


8. Come por productividad
¡Usa comida para alimentar tu cuerpo! Intenta consumir comidas y bocadillos durante tu jornada laboral que te proporcionen los nutrientes y la energía que necesita para sentirte productivo. Algunos ejemplos de alimentos que aumentan la productividad incluyen:
  • Huevos
  • Arroz integral
  • Plátanos
  • Aguacate
  • Salmón
  • Nueces
  • Chocolate obscuro
9. Sal de la oficina
¡A veces todo lo que necesitas es un cambio de escenario! Según Kimberly Elsbach, profesora de la Universidad de California que estudia psicología en el lugar de trabajo, "... la creatividad y la innovación ocurren cuando las personas cambian su entorno, y especialmente cuando se exponen a un entorno similar a la naturaleza". Intercambiar la iluminación fluorescente de su oficina Para un poco de luz natural te ayudará a sentirte más productivo al instante.

10. Medita
¡Tomarse el tiempo para eliminar el estrés y meditar puede resolver casi cualquier cosa! La meditación regular puede ayudar a mejorar tu productividad al enseñarle a su mente a enfocarse completamente en el momento presente. Incluso un descanso de 10 minutos para meditar en su escritorio con ayuda a reducir el estrés y ayudarlo a concentrarse mejor en su trabajo.

La principal diferencia entre las personas productivas y las personas improductivas es que las personas productivas saben cuándo alejarse de su trabajo y cuidarse a sí mismas. Si deseas aumentar su productividad en la oficina, resista la tentación de dedicar más horas o acepte más de lo que puede manejar. En su lugar, recuerda darte tiempo para volver a energizar y reenfocar.

Tomado de: https://es.weforum.org/

CÓMO AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS USANDO DISPOSITIVOS MÓVILES

En la actualidad se está buscando de manera continua la forma de mejorar, ser más eficientes y de poder aumentar la productividad. 

Los procesos de las auditorías internas en las organizaciones siempre se habían caracterizado por la cantidad de documentos necesarios a realizar y la falta de agilización. 

En el contexto de la época actual destaca el uso de los dispositivos móviles, los cuáles se implementan hoy día para aumentar la productividad de las auditorías internas gracias a sus diversas funcionalidades y características.

El desarrollo de software en forma de apps para estos dispositivos móviles permite a las organizaciones contar con la tecnología necesaria para agilizar diversos procesos y así poder aumentar la productividad de las auditorías internas mediante el uso de dichos dispositivos, estando todo literalmente al alcance de nuestra mano.La implementación del uso de los dispositivos móviles para aumentar la productividad tiene una gran importancia en auditorías con inspecciones en terreno, especialmente en materia de Medio Ambiente y/o de Seguridad y Salud Laboral. En los siguientes apartados de este artículo se habla de las funcionalidades y ventajas de la App Check List Mobile.

App Check List Mobile de ISOTools Excellence

App Check List Mobile es sirve para, entre otras cosas, aumentar la productividad de las auditorías internas. Esta app fue pensada y diseñada para dar una serie de funcionalidades que habilita a los usuarios a:
  • Configurar listas de chequeo.
  • Realizar auditorías en terreno.
  • Llevar a cabo inspecciones.
  • Verificar las medidas de Seguridad y Salud Laboral.
  • Realizar mantenimiento de equipos.
  • Medir la calidad de obra.
  • Levantar incidentes en el terreno.
  • Geolocalización.
  • Toma de evidencias gráficas.
  • Mapas de calor. 
  • Parametrizaciones. 
  • Automatización de procesos y autoevaluaciones.
  • Base documental centralizada.
  • Gestión de tareas.
  • Herramientas de comunicación.
  • Mensajería privada y gestión de contactos.

Esta aplicación se encuentra disponible para los dispositivos móviles que utilicen como sistema operativo Android o iOS.

Ventajas que ofrece usar la App Check List Mobile 

Todas las funcionalidades indicadas en el listado anterior están diseñadas con el objetivo de facilitar procesos y proporcionar una serie de ventajas al usarse la App Check List Mobile. A continuación se indican las principales ventajas existentes:
  • Realizar auditorías en el terreno. Así se consiguen unos ahorros en cuestión de tiempo increíbles a la vez que la productividad se ve incrementada en gran medida al poder el auditor realizar su labor in situ.
  • Ejecución de forma offline/online. Para poder emplear la App Check List Mobile no es necesario tener que estar conectado a Internet de forma obligatoria, otorgando así una gran libertad de poder usar la herramienta donde no existan redes de conexión.
  • Mecanismos de geoposicionamiento. Realización de formularios y otras funcionalidades con un registro del punto real espacial en el que se encuentra el usuario al cumplir sus labores.
  • Control en los tiempos de ejecución. Capacidad de calcular el tiempo que se emplea en realizar las inspecciones y auditorías pertinentes.
  • Homogeneización en cuanto a los criterios de cumplimiento o no de diversos parámetros. Las listas de chequeo que se confeccionen no pueden crear dudas o ambigüedades.
  • Detectar elementos que no cumplen respecto a criterios predefinidos y del levantamiento automático de hallazgos. Se permite la personalización y configuración de los textos de las No Conformidades que aparecen por defecto ante elementos de no cumplimiento.
  • Seguir los hallazgos. El establecimiento previo de un diagrama de flujo con sus correspondientes elementos de avisos y alertas avisan a las personas responsables sobre un determinado evento atendiendo a diversos criterios. Actúa como la acción a aplicar que resuelve una situación de No Conformidad.
  • Verificar la comunicación. La creación de canales de comunicación es vital a la hora de reportar y avisar a las distintas partes del cumplimiento y la resolución de las distintas disposiciones comprometidas, especialmente cuando la inspección y su gestión se realizar en terreno.
  • Establecer acciones para la resolución y mejora. Capacidad de configurar y establecer acciones y pasos para solucionar determinados eventos que ayudan a mejorar.
  • Enviar de forma automática los informes, resúmenes y reportes. La automatización y acceso en tiempo real a estos documentos agiliza de forma significativa los procesos de auditorías.

Tomado de: https://www.isotools.com.co/

LA MUERTE DE LAS JERARQUÍAS EN EL LUGAR DE TRABAJO

“Las jerarquías tal vez hayan perdido protagonismo, pero no han desaparecido. Puede que los mejores empleados sean más inteligentes y tengan más formación, pero se sigue esperando de ellos que se alineen obedientemente con las decisiones ejecutivas” Gary Hamel ( “El Futuro del Management”)

La jerarquía de la organización en todas partes es una reliquia. Se está abarrotando de más uso y agotamiento. Se ralentiza la comunicación. Se ralentiza la toma de decisiones. Se ralentiza entrada. Se discrimina a los nuevos talentos y se aboga por el familiar (el de toda la vida, ¿si funciona por qué cambiar? La productividad se desliza hacia atrás. Nuevas ideas son sofocadas en las jerarquías y estás son muchas veces desestimadas, mientras tanto, hay gente que quiere cambiar las reglas del juego, romper con las reglas del juego, romper con todo lo que se ha realizado hasta ahora, todo para una mejora.

Las Jerarquías eran útiles para el control de los empleados, cuando estos podían ser reemplazados fácilmente. La cultura del miedo sigue existiendo y más ahora, dónde cada vez más en entornos de empresas de primer orden o de grandes pymes, está aún existe, dónde cada vez que se produce un cambio la falta de comunicación transversal por parte de la empresa llega a crear la cultura del Kaos entre departamentos, se intenta , se escriben artículos, se lanza a viva voz lo que hay que hacer, pero observo que todo sigue igual, nada cambia, las pocas que han cambiado empiezan a crecer nuevamente, valientes ellas por haber abogado este cambio, el haber cambiado el sentido de la jerarquía, es decir, el abogar hacía los nuevos líderes del desafío, la jerarquía en sí, seguirá existiendo siempre, pero ahora, los mandos, los responsables, directores, altos cargos han de ejercer de líderes, el ordena y mando nos lleva hacía a la catástrofe, y cuando llega, se decide hacer el cambio, pero ya es tarde. 

Hoy en día se necesita más que la celebración de algo, o una promoción, un evento etc. en el lugar del trabajo para motivar a los empleados. Queremos dar rienda suelta a nuestras fortalezas, aplicar nuestras pasiones y trabajar junto a otros que hagan lo mismo.

Con el tiempo, las jerarquías demasiada rígidas, a menudo, controladas por la personalidad situada en la parte superior, estas se verán y serán superadas por las organizaciones ágiles que ya están apostando para dar energía a los equipos. Este cambio de paradigma da la ventaja competitiva a las empresas que aprovechan el talento colectivo de todos y cada uno de los miembros que la propia empresa tiene. En pocas palabras, las organizaciones no pueden prosperar en el mundo empresarial dinámico de hoy con las estructuras obsoletas que celebran o alagan a la persona que hay en la parte superior de la pirámide. Es hora que los líderes empiecen a definir que tipo de cultura quieren tener en la empresa.

El lugar de trabajo no tiene que ser un lugar donde las empresas mueren. Nuestros lugares de trabajo han exprimido todo la utilidad de la jerarquía. Es simplemente una construcción familiarizada dónde nos aferramos a pesar de que estamos ante una innovación paralizante. Aunque el optimismo se termina agotando en nuestros lugares de trabajo.

Es hora de que la jerarquía se adapte a la realidad empresarial que existe hoy en día. Necesitamos entornos de trabajo más democrático donde se solicita la entrada de los empleados en las áreas antes reservadas para unos pocos elegidos: estrategia, mejoras operacionales, el cambio de cultura, por ejemplo.

Las jerarquías eran útiles para el control de los empleados, cuando podrían ser reemplazados fácilmente. Hoy en día se necesita más que la celebración en un lugar de trabajo para motivar a los empleados. Nosotros queremos dar rienda suelta a nuestras fortalezas, aplicar nuestras pasiones y trabajar junto a otros que hagan lo mismo.

Sin embargo, es más que la búsqueda de aportes de los empleados. Sustitución de jerarquía significa poner empleados en la mesa de la co-creación, cooperación, colaboración de soluciones con los directores, si es que existen, para impulsar los resultados empresariales.

¿Por qué nos importa tener que cambiar de cultura, analizar los valores, la misión de la empresa?

Hace algún tiempo tuve el privilegio de asistir a una presentación que se centró en un conjunto de cambios en particular difíciles para una gran organización, los cambios en el liderazgo que tuvieron lugar en el momento así mismo como las circunstancias ambientales y dinámicas que esta organización tuvieron que enfrentar en la superación de su crisis en un momento muy delicado de la empresa. 

Hubo una serie de joyas de la perspectiva y la sabiduría que fueron presentadas por la persona invitada para este business case o ejemplo de empresa. Entre ellos tenían la necesidad de perseverar a través de la adversidad, mostrándose en todo momento con optimismo y energía, el compromiso de celebrar hitos y logros por cada miembro de la organización, incluso en tiempos difíciles, la necesidad de desarrollar continuamente el propio liderazgo y las habilidades de liderazgo de su equipo, la necesidad de equilibrar el trabajo con la propia vida de los trabajadores, lo que querían de una vez por todas era hacer una realidad la conciliación familiar.

En sí mismo no era más que suficiente para la reflexión en la presentación para despertar mi pensamiento y reforzar algunas creencias. Sin embargo, el propósito de este artículo es optar por centrarnos en una pregunta que fue planteada por un miembro del público en relación a si la persona invitada tenía una receta para el cambio de cultura en las grandes organizaciones. A medida que el invitado nos iba identificando para nosotros, si tuviéramos tal receta probablemente nos retiraríamos por ahora. Así que voy a tomar una grieta en la pregunta.

En primer lugar, creo que hay algún valor en la definición de lo que podríamos decir con el término cultura. Al ser una criatura de nuestro tiempo, busqué en Google el término y se acercó con la siguiente – “… el total de las ideas heredadas, creencias, valores y conocimientos que constituyen las bases comunes de acción…” y “… el alcance total de actividades e ideas de un grupo de personas con las tradiciones compartidas, que se transmiten y reforzadas por los miembros del grupo. “Yo he destacado lo que creo que son algunos de los elementos clave de la definición y en la que ahora me referiré a.

La frase “la cultura de Estrategia como primer cambio en la misma” es probablemente familiar para la mayoría de nosotros y refleja el verdadero desafío en el movimiento de una organización hacia adelante o cambiar nuestra dirección. Hasta las grandes, pequeñas, medianas empresas han intentado a través de su equipo directivo para constar que se hará, pueden haber pasado innumerables horas y gastado mucho dinero en el desarrollo de una estrategia a nivel nacional, local, internacional, la elaboración y entrega de una estrategia de marketing interno pulido, la participación de todo tipo de recursos de experiencia, contratación de externos y, sin embargo encontramos que podemos creer que después de un año (o menos) que nosotros no hemos hecho ningún progreso en nuestras altas metas que nos habíamos planteado en el momento de empezar – y en realidad puede haber pasado que nuestra organización esté haciendo un paso o dos hacia atrás. 

La cultura de la organización – se heredó ideas, creencias, valores y conocimientos – se convirtió en una barrera o bloqueo eficaz de nuestra estrategia.


Así que en lugar de desarrollar la estrategia de forma ostentosa, o la reestructuración de la organización, o la implementación de nuevos procesos o sistemas, ¿por qué no nos centramos en la cultura de la organización? Nuestra perspectiva es que a menudo parece más fácil para hacer frente a estructura y el proceso de lo que es la cultura. Podemos aplicar cambios estructurales y de procesos en un plazo de tiempo mucho más corto. Rápido o fácil, sin embargo, no equivale a eficaz. 

Este tipo de iniciativas sin duda pueden afectar a la organización y dar la apariencia de una acción especial para aquellos que buscan en la organización desde una perspectiva externa (por ejemplo, los accionistas, el consejo de administración de la empresa). Los cambios culturales tienen un período mucho más largo de tiempo para darnos cuenta, para poder tomar de forma más intensa y sostenido el esfuerzo que quiere realizar. Por desgracia, nuestros directores (muy a menudo una variedad de estos dirigentes se mueven por su propio interés) dado que no tienen la paciencia para este tipo de esfuerzos, les llamamos dirigentes porque al no tener paciencia ni mostrar interés en fortalecer el cambio pasan de líderes a ser dirigentes. Queremos soluciones instantáneas y resultados inmediatos.

El término “heredado” implica para mí algo que se construye o se crea durante un largo período de tiempo. Y tomará el mismo tiempo para moldear, alterar o modificar algo, ya que llevó a crear en el primer lugar la cultura de la empresa. Por otra parte, es fundamental comprender que, en su mayor parte, este conjunto de ideas, creencias compartidas y valores han trabajado para la organización o segmentos clave de las partes interesadas. Esto no significa que la vida ha sido fácil o ha ido muy bien, pero la cultura de las empresas ha trabajado hasta ahora niveles jerárquicos entre los trabajadores y lo ha hecho durante un período prolongado de tiempo. Así que el cambio no será fácil, por lo tanto sin esfuerzo no se conseguirá hacer.

Uno de los primeros pasos clave en el cambio de la cultura nos define las características de la nueva cultura y por qué es tan importante para cambiar a la hora de crear este nuevo conjunto de creencias, comportamientos y prácticas. Si como líderes no tenemos una idea clara acerca de dónde y por qué queremos llevar a la organización hacía ese cambio, este será imposible para vencer la resistencia de la cultura actual.

Tan importante es la definición de la nueva cultura que deseamos para pasar a las acciones concretas que un líder y la organización en su conjunto deberemos tomar para reforzar y apoyar el cambio. Esto incluye medidas tales como reclutamiento, contratación, retención, gratificación, la promoción de las personas que vamos hacer ya sea por sus comportamientos, acciones para desarrollar y reforzar los principios de la nueva cultura. 

Los trabajadores construimos la cultura. Los comportamientos construirán la cultura. Acciones que tomaremos para construir la cultura. Hablar solos no vale. Concentrémonos en el cultivo de las personas adecuadas. Hacemos y apoyamos un compromiso a largo plazo con todos ellos. Se convierten en nuestras piedras lanzadas al agua, con ondas que emanan hacía todos ellos e influimos en el comportamiento de los demás.

Comunicar, comunicar, comunicar. Junto con eso nos convirtamos y convirtamos en dar la importancia de la visibilidad de liderazgo y refuerzo, con la palabra y la acción, de los valores clave de la organización. Como líderes que estamos siendo observados, analizados, incluso criticados todo el tiempo y de esta manera la gente va a determinar rápidamente si mantiene los valores de la nueva cultura de sinceridad o simplemente será como otra moda del momento que intentamos impulsar para ser cara el exterior como la mejor empresa para trabajar. Nuestra energía va a ser fundamental para el éxito.

Asegurémonos de que todos los procesos y sistemas de la organización estamos alineados, sirvamos de apoyo de la cultura que estamos intentando crear. Si nosotros estamos fomentando como si de una comercialización se tratara, como una organización que nos enorgullecemos de la innovación, pero tenemos un sistema de incentivos que premia a todos en el mismo nivel, independientemente del rendimiento que la creatividad puede verse afectado de manera adversa. Si estamos vendiendo a nosotros mismos como una organización que promovemos el empoderamiento y la participación de los trabajadores, pero tenemos un sistema de recursos humanos que tolera las prácticas de gestión del estilo antiguo esto terminará, como bien he comentado antes que rápidamente se convierta de forma adversa, como si de un cortocircuito se produjera en nuestros esfuerzos.

Como líderes también hay que asegurarnos de que nuestras propias palabras y acciones personales están alineados con la cultura de la empresa que nosotros decimos que estamos tratando de construir. Si uno se fija, aparte de lo que esperan de todo el personal – haz lo que digo, no lo que hago – tendremos comprometidos nuestra credibilidad de liderazgo. 

Nosotros no seremos capaces de retener a nuestros mejores líderes, por lo que conseguir el tipo de cambio que esperamos o estamos esperando realizar no lo conseguiremos. Además, hay que tener paciencia para que este esfuerzo sea visible por todos, Nosotros tenemos que estar en él durante todo el proceso, de en forma de largo plazo. La Cultura crecer a través de un largo periodo de tiempo, con un comportamiento coherente y de esfuerzo. Las mejores y más exitosas organizaciones o empresas empiezan a construir desde dentro y permanecen fieles a su núcleo.

Roma no se construyó en un día. Tampoco la cultura de la organización creada o modificada es en un año fiscal. Y la construcción de un nuevo templo para los dioses no se quedará lejos de las puertas delanteras con los bárbaros delante, esperando un error o fallo para entrar. Sólo los trabajadores fuertes y vibrantes, el personal que trabaja en la misma empresa se asegurarán del éxito a largo plazo.

“Lo peor es que los ejecutivos sénior, con sus visiones dogmáticas, suelen ser los que deciden qué ideas que se ponen en marcha y terminan por bloquearse. Eso tiene que cambiar” Gary Hamel.

Tomado de: http://www.marianoramosmejia.com.ar/