lunes, 2 de septiembre de 2019

ARCHIVOS, HISTORIA Y PATRIMONIO

La cultura tiene tres pilares que la sustentan y alrededor de los que giran el estudio y la investigación: los archivos, fuentes de documentación; la Historia, recuerdo de la humanidad; y el patrimonio, que identifica a los pueblos en simbiosis con el paisaje.

La Norma ISO 15489 trata sobre los principios de la gestión de documentos, estableciendo los basicos requisitos para que las distintas organizaciones puedan poner en marcha un marco de buenas prácticas que sirvan para mejorar sistemática y efectivamente la creación y el mantenimiento de sus documentos,a la vez que se apoye la política y los objetivos de la organización.

Ésta y otras normas que le son complementarias vienen a responder a la evolución del records management, en América; y del recordskeeping, en Australia, sobre la necesidad de integrar la gestión documental enfocada en normas de procesos y normas de gestión de calidad.

Para el desarrollo de un plan de gestión de documentos, se debe establecer la política y responsabilidades conforme a las necesidades de la organización.

La Norma presenta una metodología específica para

- el diseño y la implementación del sistema de gestión documental
- definir los procesos técnicos
- elaborar los instrumentos principales (cuadros de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad)
- establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje para la continua mejora del sistema.

La Norma también destaca la importancia de los metadatos en el tratamiento o gestión de documentos electrónicos,señalando los requisitos que deben cumplir.
La Norma ISO 15489 supone nuevos retos y abre perspectivas nuevas a los profesionales de la información.
La norma ISO 15489 Information and documentation -Records Management, nace en 2001 fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization for Standardization (ISO). La traducción al castello de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 - Documentación de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), se publica el año 2006. Traducción que no ha estado ausente de controversias muy especialmente en lo relativo al término "record", que no tiene sustantivo equivalente ni en castellano ni en otras lenguas, para denominar a los documentos con valor probatorio o que evidencian las funciones o actividades de una organización, lo que sería records, frente a los documentos que simplemente contienen información en un determinado soporte,lo que serían los documentos, documents; y los documentos con valor patrimonial e históricos, "archives".

La Norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas en gestión documental, de aplicación voluntaria y no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación, como lo sería, por ejemplo, la Norma ISO 9001.

Esta Norma surge siendo resultado de dos circunstancias:

- Por una parte y en el ámbito archivístico, la confluencia del modelo americano del Recors Management, que se desarrolla a partir de 1930 teniendo como núcleo el concepto o el principio del ciclo vital de los documentos, lo que los americanos llamarían "records lifecycle; y del modelo australiano, Recordskeeping, el principio de la continuidad de los documentos o "records continuum", que fue formulado en la década de 1990 por Frank Upward.

- Por otra parte, en el ámbito de la empresa, la adopción en la organización empresarial progresivamente, de los principios de calidad y de mejora continua, que vienen a concretarse en:
  • el modelo EFQM de excelencia
  • y en la familia de normas ISO 9000.
  • La Norma ISO 90001 es la que establece el requisito del control de los documentos del sistema de gestión de la calidad.
La Norma ISO 15489 expresa que "proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 90001 e ISO 14001" (AENOR, 2006).



Tomado de: https://archivoshistoriapatrimonio.blogspot.com

LOS MODELOS DE PROCESOS EN LAS AUDITORÍAS DE NORMAS ISO

Para conseguir que las auditorías se realicen de forma eficaz y contribuyan a la mejora es necesario realizar una preparación adecuada gracias a la elaboración de los modelos de procesos.

Las auditorías, tanto internas como externas, conforme al Sistema de Gestión de la Calidad, ISO 9001:2015, al igual que ocurre con otras normas como la ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental o la ISO 27001:2014, Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información por poner unos pocos ejemplos, son poderosas y eficaces herramientas de mejora y crecimiento que permiten detectar puntos débiles, destacar las fortalezas y poner en evidencia riesgos, oportunidades o futuras desviaciones que pueden acabar repercutiendo, en el peor de los casos, en los clientes de la empresa.

Para conseguir esto es necesario que sean realizadas siguiendo unos pasos de preparación previa, realización in situ de la auditoría y seguimiento posterior, al igual que utilizar unas herramientas que favorezcan esta eficacia y permitan que se simplifique la labor a realizar.

En esta ocasión voy a hablar de una de estas herramientas a emplear o paso ya que se encuentra, junto con la revisión del alcance y las normas aplicables, en las primeras fases a realizar al empezar a preparar la auditoría interna y/o externa: la realización de modelos de los distintos procesos que forman parte del sistema de gestión y que hacen posible que la empresa funcione correctamente.

Los pasos de preparación de una Auditoría eficaz.

En ocasiones se tiende a pensar en las auditorías como una actividad que comienza y termina en el día o días de la misma en las instalaciones de la empresa, sin embargo, para que no sea un simple trámite y aporte valor a la organización, es necesario ampliar esta imagen y comprender que la auditoría se asienta en una fase de preparación clave y que no concluye en el momento de entregar el informe sino que requiere de un seguimiento posterior.

Para que la auditoría no se alargue innecesariamente, se evalúen de forma rigurosa todos los requisitos, tanto de la norma, legales, como los establecidos por la propia empresa, permita una interacción constructiva entre auditado-auditor y no se estanque en la repetición de las misma fórmula año tras año, es necesario que se disponga de forma previa a la auditoría in situ de información sobre los registros disponibles, estado y actualización para revisarlos, así como los datos incluidos en los mismos. Además, no debemos olvidar que es necesario comprender e interiorizar los distintos procesos y cómo interactúan entre ellos y es ahí donde entran los modelos de procesos que veremos a continuación.

De forma breve, los pasos previos a la realización de la auditoría y que sirven de preparación son los siguientes:
  • Establecer alcance de la auditoría.
  • Revisar normas aplicables.
  • Diseño de los distintos modelos de procesos.
  • Revisar documentación
  • Revisar los informes de auditorías previas, tanto internas como externas
  • Crear una lista de comprobación personalizada y específica a la empresa y alcance de auditoría a realizar.
  • Con estos pasos realizados ya es  posible llevar a cabo una reunión inicial previa que permita fijar objetivos y repercuta de forma directa para que la eficacia de la auditoría a realizar no se vea mermada.

La importancia de los modelos de procesos.

Los modelos de procesos son esenciales para todo el sistema de gestión ya que permiten tener en una sola hoja un resumen o mapa de ruta de las entradas y salidas necesarias para realizar una actividad y se combinan de forma perfecta con los mapas de procesos que permiten una visualización completa de los pasos, etapas y bifurcaciones que se realizan para lograr que una entrada de materia prima llegue al cliente en el producto y/o servicio que el busca y necesita.

Para crear un modelo de proceso tenemos que partir de la selección del proceso que queremos estudiar y analizar y, a partir de ahí, incluir los resultados deseados identificando las salidas. Una vez con estos datos pasamos a su contraparte identificando las entradas que se introducen en el proceso, clasificándolas en cuatro categorías:
  • Indicadores empleados para determinar la eficacia del proceso
  • Personas que participan
  • Información necesaria
  • Recursos necesarios para el proceso, como equipos, herramientas o software, por ejemplo.

La clave está en incluir información detallada, eficaz pero breve de estas cuatro entradas y las salidas, así como los registros empleados ya que nos aportará una imagen fiel de lo que, posteriormente en la auditoría in situ, va a evaluarse y se detectarán puntos a controlar o revisar de forma pormenorizada.

Por poner un ejemplo, en el caso del proceso de Auditoría Interna el modelo de proceso reflejaría los siguientes datos:

Salidas:
  • Mejora continua

Entradas:
  • En el caso de información incluimos el procedimiento de auditorías internas, la lista de comprobación, la planificación de la auditoría, las normas o sistemas de gestión aplicables, la documentación del sistema implantado en la empresa y los modelos de procesos.
  • El personal que participa en el proceso es el responsable de calidad y de las distintas divisiones de la empresa, el auditor, gerencia, etc.
  • Los indicadores son el número de planes de acciones correctivas completados y verificados correctamente, así como la mejora a partir de otras auditorías realizadas previamente, por poner dos ejemplos.
  • Los recursos empleados serían el programa empleado para el rastreo de las acciones correctivas y para realizar el informe y revisar la documentación si se encuentra en formato electrónico.
Los registros que se derivan de este proceso son el propio informe de auditoría, las listas de comprobación completas y las acciones correctivas y no conformidades detectadas y emprendidas a partir de este proceso.


Los modelos de proceso en las Auditorías.

A la hora de llevar a cabo las actividades para preparar la posterior auditoria a realizar, debemos revisar la documentación existente para comprender como funcionan las actividades y procesos a auditar y tener una visión clara de la actividad de la empresa.

Para ello no podemos limitarnos a leer los documentos sino que hay que ir un paso más allá y realizar un esquema en forma de modelo de procesos que permita sentar las bases para emplear otras herramientas de auditoría como son las listas de comprobación. En el caso de que la documentación del sistema implantado en la organización ya los incluya hay que revisarlas y completarlas, en el caso de ser necesario, para incluir toda la información relevante del proceso.

Realizar los modelos de procesos de una forma clara y eficaz es clave para que las listas de comprobación a adapten a las necesidades de la empresa y al alcance de la propia auditoría y la eficacia de la auditoría, tanto interna como externa, no se vea mermada y se asiente como una de las principales herramientas de mejora.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es