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La historia y los hechos económicos de los últimos 50 años han demostrado que las organizaciones más exitosas del mundo, han alcanzado altos niveles de competitividad y productividad mediante el SISTEMA DE GESTIÓN, el cual se constituye en la herramienta organizacional óptima, brindando a los clientes confianza y garantía de eficiencia y eficacia bajo estándares internacionales.

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LA IMPORTANCIA DE REALIZAR UNA BUENA AUDITORÍA INTERNA

Más allá de un mero trámite, las auditorías internas son la piedra angular de los sistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001 o la ISO 27001.

Las Auditoría Internas de, por ejemplo, la Norma ISO 9001, la Norma ISO 14001 o la Norma ISO 27001, no son en ningún caso meros trámites, sino que son una herramienta de gran valor para la mejora continua gracias a su carácter de actividad de análisis que permite comprobar el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz del sistema de gestión, entre otros aspectos.

Comprender el objetivo de las Auditorías Internas y las características que deben tener es clave para todas aquellas empresas que tengan implantado un sistema de gestión o que estén pensando en hacerlo. Por esta razón, en el artículo de la semana voy a hablar de estos dos aspectos.

La Auditoría Interna como piedra angular

En la Norma UNE-EN ISO 9000:2005, “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”, nos define la Auditoría como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.

Es decir, es un examen y, como todos los exámenes, persiguen un objetivo muy concreto: evaluar el sistema de gestión implantado en la empresa y como la empresa sigue sus indicaciones, así como su evolución en el camino hacia la mejora continua.

Como ya dije antes, no puede ser considerada como un documento sin valor o, como algunas empresas lo consideran, un mero trámite más para la certificación ya que de esta forma sólo conseguimos desvirtuarla, restarle valor y que las aportación que no da su ejecución estén viciadas en tal punto que, en lugar de transmitirnos una imagen fiel y verídica de la empresa, su funcionamiento y su relación con la Norma ISO que tengan implantada, se convierta en un cuento de ficción en el cuál cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.

Tampoco se debe caer en el otro lado de la moneda y ver las auditorías internas como una herramienta para buscar culpables de los incumplimientos detectados, ya que, aunque se realice siguiendo los pasos adecuados y manteniendo la objetividad y la independencia del auditor, los otros protagonistas se sentirán presionados, la verán como un proceso policial y actuarán como tal.

Sobre este aspecto, tampoco debemos olvidar que en el proceso de auditoría el protagonista único no es el auditor, sino que también juegan un papel primordial y relevante todos y cada uno de los miembros de la empresa, desde la gerencia o el equipo directivo al personal de administración o a los del sector de la producción, por poner un ejemplo.

Por lo que, no debemos restar de ninguna de las maneras la importancia que presenta y tienen las Auditorías Internas ya que si no las consideramos como la piedra angular del sistema de gestión implantado, lo único que haremos será minar la utilidad de esta herramienta como evaluación para el crecimiento y la mejora.

Características de las Auditorías Internas.

Tal y como se ha transmitido anteriormente, las Auditoría Interna se caracterizan por ser un:

• examen metódico,
• independiente,
• documentado,
• basado en evidencias objetivas,
• participativo por toda la empresa,
• marcado por la objetividad, y
• centrado tanto en la parte positiva como en las no conformidades.

De la misma forma y para completar la visión sobre la importancia de la realización de una correcta auditoría interna, los objetivos de esta se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Estudiar los documentos del sistema.
• Evaluar cuál es el punto en la capacidad para cumplir los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
• Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos.
• Verificar que todos los niveles de la empresa sigan los procedimientos.
• Comprobar que se alcanzan los objetivos marcados.
• Indicar puntos que se deben mejorar y cuáles podrían ser las acciones correctivas para corregirlos.
• Proponer oportunidades de mejora.
• Servir para prevenir problemas futuros.
• Y, por último pero no por ello menos importante, ayudar a mejorar de forma continua.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es

10 HABILIDADES PARA SER MÁS ATRACTIVO Y COMPETITIVO EN LA ECONOMÍA DIGITAL

Conoce cuáles son las habilidades más innovadoras para lograr una adaptación efectiva y sencilla hacia la economía digital. 

Libérate de los prejuicios y del bloqueo de los paradigmas actuales. 

Durante los últimos años, el mundo ha experimentado grandes cambios tecnológicos que han exigido una reinvención, no sólo por parte de las empresas sino también de nosotros como personas. La cuarta revolución industrial ya está aquí y está cambiando la forma de interactuar entre nosotros y la manera de hacer negocios.

En este contexto, todas las empresas alrededor del mundo, están pensando en cómo cambiar sus modelos de negocio, sus procesos, cómo ser más tentadores para adquirir el mejor talento y cómo ser más simples y atractivos para sus clientes.

La velocidad, la información en tiempo real y el uso de herramientas tecnológicas innovadoras son pieza clave para lograr ser parte de esta revolución. Asimismo, el cambio de paradigmas y la reinvención de las compañías a través de la interacción con clientes, networking, trabajo social y contar con soluciones inmediatas, es fundamental para estar posicionados dentro de la economía digital.

Organizaciones como Google, Facebook y Amazon, son ejemplos claros de la innovación que existe actualmente. Pero ¿cómo han logrado estas compañías tener esos modelos disruptivos que han marcado una nueva era? Sencillo, estas tres compañías fueron fundadas por empresarios menores de 30 años, por lo cual no tenían el bloqueo de los paradigmas actuales, ni estaban sujetos a ningún prejuicio. Cabe mencionar que estas empresas tienen un valor de mercado que sumado, equivale al PIB de México.

De acuerdo con un estudio de IDC, el 7% del PIB en Estados Unidos, proviene o está relacionado con la economía digital. En el caso de México está abajo del 3%, por lo que existe una gran oportunidad por parte de las empresas en este tema. A pesar de esto, el tema de telefonía y movilidad en nuestro país, es de primer mundo. Actualmente, al menos un 90% de los negocios ya están pensando o incluso están realizando un cambio alrededor de la economía digital.

Es una realidad que todo está cambiando y es necesario que nosotros como personas adoptemos habilidades que nos ayudarán a adaptarnos al tema de la economía digital de manera más sencilla.

A continuación estas son las 10 habilidades que según el Foro Económico Mundial serán esenciales en el 2020:

Velocidad para aprender: Debemos estar en constante búsqueda de conocimientos y aprendizajes. Esto siempre nos dará un mayor desarrollo intelectual y profesional.

Negociación: Este concepto se refiere a la habilidad para buscar un buen acuerdo.Orientación de servicio:Enfocarse a dar siempre un excelente servicio al cliente.

Juicio y toma de decisiones: Los empleados deben poder tomar decisiones rápidas que siempre busquen lo mejor para el negocio.

Inteligencia emocional: Siempre mantener un estatus emocional estándar.

Trabajo en equipo: Poder confiar en la gente, saber repartir responsabilidades y siempre apoyarse entre sí para lograr los objetivos.

Manejo de gente: Motivar a la gente, crear un ambiente laboral agradable e impulsar el desempeño de cada uno de los integrantes del equipo o la empresa.

Creatividad: Tener un compromiso con la innovación, siempre hacer algo nuevo e ideando proyectos para impulsar el crecimiento del negocio. Intentarlo de manera diferente y mejor cada vez.

Pensamiento crítico: Saber ser crítico con uno mismo y cambiar aquello que no nos guste de nosotros.

Resolución de problemas complejos: Tener la capacidad de afrontar problemas, detectarlos y tomar medidas para resolverlos.

Además de estas 10 habilidades específicas que puede incorporar cualquier profesional de su área, específicamente en la industria de TI, se está buscando desarrollar las siguientes características:

• Desarrollar metodologías para encontrar soluciones creativas e innovadoras desde la perspectiva del cliente. Un ejemplo de ello es el uso de talleres de Design thinking una metodología que varias empresas han adoptado para la resolución de problemas a través de la creatividad y el diseño.

• Conocimiento de la industria del cliente: Conocer los indicadores de desempeño, sus tendencias, nuevos competidores, referencias tecnológicas y cómo se está transformando el cliente. Todo esto es importante para poder asumir el rol de asesor.

• Profundidad en los procesos del cliente: Este concepto ha llevado a cambiar la estructura de la compañía. Es necesario que todas las áreas conozcan sobre los clientes y hablen su idioma para un mejor entendimiento.

• No perder de vista el “big picture” de la plataforma del cliente, esto se refiere a que la solución debe ser integrada de punta a punta. También debe dar información en tiempo real y debe ser inteligente. Los sistemas no solo sirven para llevar un control, también deben tener la capacidad de decir cuál es el siguiente movimiento. El ejemplo más claro de esto es la aplicación de Waze.

• Ganar experiencia en ventas, implementación y operación en soluciones: Con esto nos referimos a la posibilidad de hablar de soluciones y de cómo los modelos matemáticos pueden ayudar a predecir, crear redes de negocios y cómo mostrarle al cliente que va a tener resultados.

Tomado de: https://www.weforum.org/

CÓMO CAMBIAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD A ISO 9001:2015

La norma ISO 9001 define los requisitos de un Sistema de Gestión de Calidad que permite a las organizaciones verificar la consistencia de sus procesos, realizar mediciones de eficiencia y calidad y llevar a cabo seguimientos con el fin de aumentar la competitividad y garantizar la satisfacción del cliente. 

Por tanto, la temática de este artículo se enfoca en  cómo cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad hacia la norma ISO 9001:2015.

Hace relativamente poco tiempo se publicó una nueva versión de la norma ISO 9001 que sustituye lo dispuesto anteriormente por la ISO 9001:2008. Por tanto, el estándar de calidad que debe recibir toda la atención de su organización es la ISO 9001:2015.

Sin embargo, la pregunta consiste en cómo cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a ISO 9001:2015 en una determinada organización. Muchas de éstas tenían anteriormente un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001:2008 y la transición no es sencilla. Antes sería conveniente observar los principales cambios que implica la nueva versión.

Diferencias al implementar un Sistema de Gestión de Calidad basado en ISO 9001:2015 respecto a ISO 9001:2008

Las diferencias más notables entre la versión del año 2008 y 2015 radican en la estructura. A partir de ahora, la norma ISO 9001 sigue el mismo formato general de las otras normas de los Sistema de Gestión ISO, conocida como estructura de alto nivel (Anexo SL).

Lo anterior significa que la norma ha sido revisada para alinearse con otros Sistemas de Gestión ISO, proporcionando así una facilidad para la integración. Esto permite que sea más sencillo para cualquier organización integrar diversos sistemas con el fin de conseguir una serie de ventajas y facilidades en su gestión.

Otro cambio digno de mencionar consiste en el especial énfasis y atención que la normativa presta al concepto del riesgo y el enfoque en el mismo. De hecho, en la versión anterior de la norma ya existía una información sobre el tema pero en la versión de la norma 2015 se le pone una mayor atención.

Si desea conocer más sobre las diferencias de la norma ISO 9001:2008 respecto a la vigente ISO 9001:2015, le recomendamos la lectura de los artículos ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 Principales cambios y Etapas para abordar los principales cambios en ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad a ISO 9001:2015

Se debe tener en cuenta que cada organización tendrá un proceso para cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad a ISO 9001:2015 distinto a otras organizaciones debido a muchos factores, características y peculiaridades. No obstante, se pondrán una serie de recomendaciones de carácter general que son importantes y válidas para todas durante este proceso de transición:

• La norma es un documento que contiene toda la información y que una lectura detallada será capaz de proporcionarle una visión de los cambios experimentados y de los conceptos que se han mantenido.
• Identificar los vacíos y puntos débiles organizacionales. Su corrección y adaptación son vitales para conseguir implementar las nuevas exigencias.
• Desarrollar un Plan que ayude a la transición e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Buscar la participación activa del personal de la organización: empleados, jefes de departamentos y la alta gerencia con la intención de cada uno pueda aportar en el proyecto.

Para poder conseguir que una entidad certificadora otorgue su visto bueno para certificar el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización se debe seguir una serie de pasos que son explicados en mayor profundidad en este artículo: Checklist de los pasos a seguir en la implementación y certificación de ISO 9001.

Ventajas de cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad a ISO 9001:2015

A continuación se exponen una serie de ventajas aplicables a aquellas organizaciones que implementan un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015:

• Existe una mayor atención y compromiso de la alta dirección a la hora de asumir la responsabilidad en la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
• La norma ayuda a realizar un seguimiento de los riesgos y oportunidades en organizaciones estructuradas de manera que, a diferencia de un enfoque estandarizado, incita a la organización a analizar los riesgos con el fin de planificar un Sistema de Gestión de la Calidad eficiente.
• Simplifica el lenguaje con una estructura de términos comunes, particularmente para las organizaciones que utilizan varios Sistemas de Gestión destinados.
• Especial énfasis y atención en la eficacia de las cadenas de suministros.Simplificación de los requisitos relacionados con la documentación necesaria.
• Otorgación de una mayor flexibilidad en relación con las obligaciones de los procedimientos documentados. Por ejemplo, esto implica que el desarrollo de un manual de calidad no sea obligatorio.
• Enfoque basado en procesos como base sólida del Sistema de Gestión de la Calidad de forma que se identifican todas las actividades a realizar, cómo se interrelacionan, los riesgos asociados, se jerarquizan los procesos y se facilita la evaluación e identificación de mejoras necesarios, permitiendo a las organizaciones optimizar su SGC.

Si aun tienes dudas acerca de cómo cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a ISO 9001:2015, no dude en contactarno. Somos IDEA Consultores y Asesores S.A.S.. Por favor siga atento a nuestras publicaciones.

Tomado de: http://www.123aprende.com/

LA TRANSICIÓN HACIA LA NUEVA VERSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

A la hora de llevar a cabo la transición hacia las nuevas versiones de los sistemas de gestión revisadas, seguir los pasos de forma correcta es clave para alcanzar el objetivo.

Cuando hablamos de la revisión de los sistemas de gestión, como la norma ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, o la norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental, nos centramos en los aspectos relevantes de estos cambios y cómo van a afectar a las empresas que ya lo tienen implantado, sin embargo hay otro aspecto clave del que no debemos olvidarnos y que representa una tarea de gran relevancia para todas estas empresas: la transición de la anterior versión a la nueva.

En este artículo voy a tratar de este punto, explicando los pasos que a partir de ahora las empresas que tengan implantado un sistema de gestión deben comenzar a dar para adaptarse a las novedades.

Comprender la transición.

La realidad es que hasta septiembre del 2018 tenemos en el mercado conviviendo las dos versiones de la Norma ISO 14001, es decir, la versión del 2004 y la actual del 2015, siendo ambas igualmente válidas.

 Como en todo proceso de cambio, la transición es uno de los procesos clave y, sobre todo, complejo. Llevarla a cabo de forma correcta precisa tener un amplio conocimiento de los cambios a los que se enfrenta, las herramientas con las que se cuenta y los pasos a realizar, así como del objetivo final que se persigue.

En el caso de, por ejemplo el Sistema de Gestión Ambiental, Norma ISO 14001, la norma se publicó en septiembre del 2015, sin embargo este hecho no significa que obligatoriamente las empresas que disponen y certifican este sistema tengan que cambiar en la siguiente auditoría externa hacia la nueva versión. La realidad es que hasta septiembre del 2018 tenemos en el mercado conviviendo las dos versiones, es decir, la versión del 2004 y la actual del 2015, siendo ambas igualmente válidas.

Estos tres años hasta que, en el caso del sistema de gestión ambiental de forma definitiva la versión 2004 pase a la historia de la normalización, es el periodo que las empresas disponen para adaptarse, para realizar todas las pruebas necesarias para determinar cuál es el camino correcto a seguir, para corregir los errores que se produzcan así como sus desviaciones, y afianzar los aciertos. Un periodo esencial y de gran valor, a mi entender, que debe ser aprovechado.

Pasos de la transición.

Al igual que un puente, la transición tiene que partir de unos cimientos fuertes para llegar a alcanzar el objetivo marcado.

Ante todo, para realizar una correcta transición de la versión anterior de un sistema de gestión a la nueva es necesario planificar de forma concienzuda los pasos a realizar y comprender la importancia de realizar este proceso de la forma programada. Además, es muy recomendable comenzar lo más pronto posible la adaptación del sistema de gestión que tengan implantado a los requisitos especificados en la norma revisada.

Los pasos recomendados para llevar a buen término la transición se centran en cinco etapas claves que a continuación voy a indicar:

1. Ante todo, y como paso previo, se debe estudiar e identificar las “lagunas” que la organización pueda tener para así comenzar a abordar la tarea de adaptar los nuevos requisitos. Tenemos que pensar que si no conocemos los puntos débiles de nuestro sistema de gestión nos será imposible establecer las medidas a realizar para alcanzar nuestro objetivo final: la nueva versión de la norma o sistema de gestión.
2. Teniendo identificadas estas “lagunas” o puntos débiles y conociendo de forma exhaustiva los cambios que expone la nueva versión, se debe proceder a crear un plan de implantación en la que se incluyan los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación de estos nuevos requisitos, de la misma forma que se debe estructurar e identificar aquellos cambios que son prioritarios y aquellos que se pueden llevar a cabo posteriormente y como complemento. Es decir, diseñar en papel todos los pasos que debemos realizar, que herramientas vamos a emplear, como va a afectar cada cambio que realicemos a la estructura total del sistema y cuáles son los pasos principales para realizar los cambios relevantes que derivarán y provocarán los cambios secundarios.
3. Sensibilizar adecuadamente a todos los miembros de la empresa que tengan una parte activa en la transición y que puedan influir de forma directa y significativa en la eficacia del sistema de gestión implantado es un apartado clave. Al fin y al cabo, son la base sobre la que nuestra planificación en papel va a tomar forma, crecer y avanzar en el tiempo, por lo que se deben establecer una serie de actividades formativas que garanticen la correcta realización de los cambios previstos.
4. Una vez tenemos realizados los puntos anteriores, pasamos a la acción y comenzamos a actualizar el sistema de gestión implantado para cumplir con los nuevos requisitos.
5. Después de comprobar la eficacia del plan de implantación y de corregir las veces que sea necesario las etapas planificadas, se procede a entrar en la última etapa de la transición en la que, hablando con la entidad certificadora, se establece la fecha y el programa de la auditoría de certificación según la última versión de la norma implantada.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

PRINCIPALES NOVEDADES DEL ENFOQUE BASADO EN RIESGOS EN ISO 9001:2015

Entre las principales novedades del enfoque basado en riesgos en ISO 9001:2015, destacamos el mayor énfasis que la nueva actualización pone sobre el mismo.

En este sentido, la nueva versión de 2015 de la norma ISO 9001 introduce una serie de cláusulas nuevas en las que apreciamos esa mayor atención al enfoque basado en riesgos.

Tales cláusulas son las relativas al enfoque a procesos, la de liderazgo y principalmente la referente a la planificación.

En todas las actividades realizadas en la organización, sea cual sea su tamaño y sector en el que opere, es imprescindible considerar todas las amenazas e incertidumbres a las que se enfrentan.

Generalmente, las organizaciones gestionan los riesgos de manera ineficaz, sin un proceso estructurado, limitando así, su capacidad de consecución de los resultados previstos.

Así pues, mediante el enfoque basado en riesgos de acuerdo a la nueva ISO 9001:2015, junto con la ISO 31000  de Gestión de Riesgos, se establecen un conjunto de principios, que mediante su aplicación, permite implementar en la organización una eficiente gestión del riesgos.

Enfoque basado en Riesgos: principales cambios introducidos

Veamos a continuación, como a través de las siguientes cláusulas, se introducen las principales novedades del enfoque basado en riesgos en ISO 9001.

Clausula 6 Planificación. La gestión de riesgos debe considerar un conjunto de herramientas que ayuden a adoptar las decisiones adecuadas. Para lo cual , es necesario un análisis previo de la incertidumbre existente, así como la consideración de la posibilidad de ocurrencia de futuros sucesos y sus efectos en los objetivos establecidos.

A través de esta gestión del riesgo en los procesos de planificación, se adopta un enfoque preventivo, a diferencia del enfoque correctivo predominante en versiones anteriores de la norma ISO 9001.

La incorporación del enfoque basado en riesgos en esta nueva versión 2015 de la norma ISO 9001, implica por parte de las organizaciones la necesidad de adaptar sus sistemas de gestión basados en la anterior versión de la norma.

Esto supone incluir una serie de métodos que le permitan evaluar, administrar,así como eliminar o minimizar tales riesgos.

Cláusula 7 Apoyo. Esta cláusula hace referencia a aspectos tales como el manejo de los diferentes recursos, humanos, materiales, financieros, etc.

Además, entre tales recursos, considera también, la competencia, la concienciación, la comunicación o la información documentada entre otros.

Todos ellos en su conjunto supone un soporte necesario para que la organización pueda alcanzar las metas propuestas.

Para abordar todo ello, contamos con una serie de metodologías como son:

• Gestión de la información documentada.
• La planificación, seguimiento y control de recursos.
• Gestión por competencias.
• Tratamiento del conocimiento.

Cláusula 8 Operación. Bajo la perspectiva de la cadena de valor, como forma de visualizar la estructura de la organización, es realmente importante que se planifique e implemente los controles necesarios para dar cumplimiento a los requisitos del SGC.

De manera concreta, la nueva versión 2015 de la norma ISO 9001 introduce una serie de novedades del enfoque basado en riesgos en ISO 9001:2015.

Concretamente exige un mayor nivel de control sobre los procesos, productos así como sobre los servicios que contratamos externamente.También, en esta cláusula, debemos considerar el control a tener sobre la propiedad no sólo de los clientes sino además de los proveedores.

Finalmente, debemos prever las acciones a realizar en caso que que resulten productos no conformes. Con objeto de poder abordar todo lo establecido en esta cláusula 8,  aplicando el enfoque basado en riesgos contamos con la siguiente metodología:

• Atención y enfoque al cliente.
• Gestión de quejas.
• Tratamiento de las adquisiciones.
• Gestión de  subcontratistas.
• Análisis de proveedores.
• Enfoque para la gestión de los salidas no conformes.

Tomado de: http://www.123aprende.com/

QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información permite gestionar la información de que dispone la organización y lo convierte en una elemento estratégico de gran valor.

Por Ana Rojo

Las empresas manejan diariamente mucha información, tanto importante y vital como innecesaria.

La selección de una adecuada sección de esta puede suponer una mejora competitiva frente a otras empresas, pero cuando una organización no utiliza adecuadamente la documentación de que dispone puede estar cavando su propia tumba en un futuro cercano.

Para comprender adecuadamente que información debemos usar y cual no, debemos entender que es un sistema de información y su finalidad.

Definición de un Sistema de Información:

La finalidad de un Sistema de Información es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones en las empresas.

 Básicamente, un Sistema de Información es un conjunto de procedimientos que, gracias a un orden establecido, permiten gestionar la información de que dispone la organización. Para conseguirlo se debe recoger adecuadamente la información y procesarla de forma eficaz para convertirla en entradas útiles de las bases de datos.

La finalidad de estos sistemas es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones. De esta manera, estos sistemas se convierten en un elemento estratégico prioritario para la gestión empresarial debido a su gran utilidad y su gran fuente de valor.

Recomendación:

De forma general se aconseja que las empresas dispongan de un sistema de información delimitado por cada unidad operativa, ya que permite ver de forma objetiva la información, comprendiendo su definición y utilidad. Con este método se puede establecer en una empresa un sistema de información para el sector de finanzas, de marketing, de producción o de recursos humanos. Por el contrario, si dispones de una empresa muy pequeña se puede establecer solamente un sistema de información que tenga un alcance general.

Un Sistema de Información debe incluir sólo información útil, la que no se necesite o sea irrelevante representa una pérdida de tiempo para aquellos que desean usarla, y pueden llegar a ocultar información realmente valiosa. También debe ofrecer una información exacta. Este último es un requisito prioritario, ya que si los datos manejados son inexactos, la información carecerá de valor o será engañosa, lo que conducirá en todo caso a la posibilidad de adoptar decisiones erróneas como ya comentábamos anteriormente.

Campos en los que se centra un Sistema de Información:

Los elementos del Sistema de Información se centran en tres campos:

• el primero de ellos es la Información y los Datos ya que con ellos trabaja el sistema, y se transforman unos datos (inputs) en información (outputs);
• el segundo de los campos es el de Personas que forman parte del sistema de información y pueden ser personal técnico encargado de su diseño y correcto funcionamiento o los encargados de introducir los datos en el sistema, etc.;
• y el tercer y último de los elementos son los elementos de soporte que sirven para dar soporte al sistema. En este último caso hay que tener en cuenta que si se tratara de un sistema automatizado habría que contemplar el hardware y el software.

Para finalizar voy a matizar que estos Sistemas de Información son la base de la Gestión Eficaz de una Empresa y suponen el 70 %  del trabajo a la hora de implantar eficientemente un  Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001.

La adecuada implantación de los sistemas de información, al igual que cuando implantamos un Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001, supone para la empresa una ventaja competitiva importante frente a otras organizaciones del mercado y generará un importante incremento en los beneficios al anticiparse y adaptarse a los movimientos del mercado.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

TRANSFORMACIÓN DIGITAL: QUÉ ES Y POR QUÉ IMPORTA

La Transformación Digital es un término que cada vez suena más y lo hace porque cada vez es más relevante en un mundo digital y cambiante. 

El cambio que debe operar una compañía que espera no solo sobrevivir sino crecer y liderar no puede ser cosmético, sino profundo y arraigado en su manera de comprender qué hace, por qué y cómo.

Usted está leyendo esto desde una pantalla. Es posible que desde su computadora (sea una PC o una laptop) y que si el artículo le interesa, lo abra luego desde su teléfono o quizá lo termine de leer en casa en una tablet. Los cambios más significativos son aquellos que operan natural y cotidianamente: la tecnología ha cambiado la forma en que vivimos tanto como la Revolución Industrial hace unos siglos y la Agrícola hace unos milenios: estamos viendo la formación de un mundo radicalmente distinto.

En este contexto, las empresas de todo el planeta se enfrentan a desafíos inéditos, nuevas formas de hacer las cosas y nuevos actores. Y para nuevos escenarios aparecen nuevos términos para nombrarlos, como Transformación Digital. ¿Qué es? Es el proceso a través del cual las compañías cambian profundamente su forma de entender lo que hacen y cómo lo hacen en un ambiente digital y volátil y así generar valor.

Luis Arbulú, CEO de Xertica Labs –compañía que asesora estos procesos y ofrece soluciones tecnológicas de Google–, lo resume así: “es el cambio en las empresas a través del uso de las tecnologías, no la tecnología en sí. La diferencia es crucial”.

Y es crucial porque una herramienta, sea un alicate o un software para predecir compras, no hará nada por sí sola: son un medio. No se trata solo de tener una app o una página web con sus respectivos canales en redes sociales. Si una compañía no se adapta con convicción al entorno digital en que vivimos, o incluso anticipa sus giros, no podrá seguirle el ritmo una vez que este haya cambiado tanto que no pueda incluso reconocerlo.

También podemos decir qué no es: una moda.

José Luis Rodríguez, Entreprise Sales Manager de Google para América Latina, explica que se trata de “la interiorización de herramientas digitales para el cambio de las empresas”, sin embargo apunta que se enmarca en cómo ha cambiado y cambia la forma en la que la gente vive: cómo trabaja, se comunica, y adquiere bienes y servicios.

El mundo cambió ¿nosotros también?

George Westerman, investigador principal de Economía Digital del MIT, es una de las personas que más ha estudiado la Transformación Digital. Para él, este proceso tiene tres pilares fundamentales de cambios: la relación con los clientes, los procesos de la compañía y el modelo de negocio. Quien logra transformarse en estos campos es lo que él llama un Digital Master.

El primero punto son los clientes. Ellos ya han cambiado porque las personas ya cambiaron. En América Latina y el Caribe el número de los hogares conectados a Internet es de 43%, y experimentó un aumentó 14% en promedio anual en los últimos cinco años, de acuerdo a la  Cepal. Se calcula que el uso de smartphones llegue a 450 millones de usuarios en América Latina en cuatro años: un incremento del 50% respecto al 2015. Una sociedad conectada permanentemente tiene, entre sus características, ciudadanos que esperan una atención y servicio siempre disponible, rápidos y simples.

El segundo pilar es el cambio de procesos, un cambio hacia adentro. Las órdenes de compra, la solicitud de vacaciones o la logística de distribución son procedimientos complejos y delicados. Sin embargo, identificar sus problemas y pensar en soluciones es la clave: la tecnología ya está disponible para que, con ciertos ajustes, se puedan reducir costos y tiempo. Los costos ahorrados podrán reinvertirse en el negocio y el tiempo ahorrado usarse para ocuparse más del core business y de nuestros clientes. Pasar de servidores propios a servicio de almacenamiento Cloud no solo es más barato, sino más seguro y permite, entre otras cosas, la colaboración: es sabido que dos cabezas piensan mejor que una.

Las dos variables anteriores dan como resultado que pueda tomar la iniciativa. Con nuevas relaciones con clientes, más tiempo y más recursos producto de la eficiencia de las soluciones en el trabajo, podrá pensar en cambiar el modelo de negocio: mejorarlo, ampliarlo, anticipar al resto.

Los cambios en esas tres dimensiones es la Transformación Digital. Supone más que modificaciones cosméticas como armar una nueva área de TI, tener un comunity manager o rediseñar la web. Hay buenos ejemplos y malos ejemplos. La pregunta es: ¿en cinco años –en cinco meses–, cuál seremos?

Tomado de: http://blog.xertica.com/

LA NORMA ISO 19011 EN REVISIÓN

La Norma ISO 19011 para la auditoría de sistemas de gestión está en proceso de revisión para adaptarse a las necesidades de las organizaciones.

Actualmente es cada vez mayor la utilización por parte de las empresas de varios sistemas de gestión centrados en distintas áreas, como la gestión ambiental con la Norma ISO 14001, gestión de la seguridad de la información con la Norma ISO 27001 o gestión de la calidad con la Norma ISO 9001, por poner unos ejemplos.

De esta forma, responden a la necesidad de ser más eficaces, obteniendo respuestas adaptadas a las necesidades del día a día de las empresas y permitiendo que estas disfruten de las distintas ventajas asociadas a cada uno de los distintos sistemas de gestión o estándares.

La Norma ISO 19011, publicada por primera vez en el año 2011, ofrece directrices para la realización efectiva de auditoría de sistemas de gestión incluyendo indicaciones sobre sus principios, gestión del programa y realización, así como la evaluación de la competencia de los auditores y del resto de personal que participa en el proceso de auditoría.

Además, permite un enfoque uniforme del proceso de auditoría de varios sistemas de gestión, alcanzando el objetivo de armonizarlos para lograr la mejora continua gracias a la utilización eficaz de esta poderosa herramientas: la auditoría.

Utilidad de la Norma ISO 19011

La Norma ISO 19011 está especialmente recomendada para aquellas empresas que necesitan realizar auditoría, tanto internas como externas, de sistemas de gestión o administrar un programa de auditoría. El objetivo es que sea aplicable tanto por auditores como por organizaciones que implementan sistemas de gestión, empresas que necesitan realizar esta auditoría o que necesitan orientación sobre auditorías externas.

Con la actualización de dos importantes normas como el sistema de gestión de la calidad según la ISO 9001 y el sistema de gestión ambiental según la ISO 14001, la ISO 27001 y la próxima ISO 45001, entre otros ya revisados o que están en proceso de adoptar la estructura de alto nivel, y el creciente número de estándares de sistemas de gestión que han aparecido desde el año 2011 centrados en áreas como salud y medicina, servicios, tecnología de la información, etc., se hacía necesario que este relevante documento, como es la Norma ISO 19011, entrara en revisión para adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas.

El proceso de actualización avanza y está prevista que se publique la nueva versión de esta norma para mediados del 2018, por lo que iremos informando de las novedades y principales cambios según se vayan conociendo.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

ISO 14001: LA IMPORTANCIA ACTUAL DEL MEDIO AMBIENTE

Con el fin de implantar un Sistema de Gestión Medioambiental de manera amena en una empresa, la norma ISO14001 facilita los requisitos necesarios para ello. 

La norma ISO-14001 gestiona el medio ambiente, pero previamente tenemos que saber el significado del concepto medio ambiente para poder abordar de una manera mucho más fácil otros temas relacionados con éste. A continuación lo definimos:

Medio Ambiente es el conjunto de circunstancias culturales, económicas, físicas, sociales, químicos y biológicos que envuelven a los seres vivos. Con este concepto reflejamos el sentido que adquiere el medio ambiente, por lo que no sólo incluimos cualquier elemento que nos rodea, sino que también se tienen que añadir las interrelaciones entre los distintos componentes que forman parte de él.

A lo largo de las últimas décadas, el medio ambiente ha tenido un papel más principal, pasando a formar parte del debate social y político de la una parte importante de todos los países. El interés ocasionado ha alcanzado un punto crítico y, en consecuencia seguir menoscabando el medio ambiente se caracteriza por ser una gran amenaza para los ciudadanos de nuestro planeta.

Las primeras convenciones, acuerdos internacionales y primeros informes que se llevaron a cabo en materia ambiental florecieron a partir de la segunda mitad del siglo XX. Esto llevó a que se creara una conciencia social que se expande cada vez más.

En cuanto a todos los informes que se han generado desde que empezó  la preocupación por el medio ambiente, podemos destacar los siguientes:

• El protocolo de Kyoto en el año 1997.
• La segunda Cumbre de la Tierra, llevada a cabo en Johannesburgo en el año 2002.
• El informe “Our Common Future”, que es más conocido como informe Brundtland, que fue publicado por la Comisión de la ONU sobre medio ambiente y desarrollo en 1987.
• A lo largo de la Cumbre de la Tierra, celebrada en Río de Janeiro en el año 1992.

Se llega a la conclusión a lo largo del año 1987, que el desarrollo humano requiere conservar en un estado aceptable a la biosfera con el fin de que pueda existir en un futuro. Se tienen que implantar medidas a largo plazo que garanticen un desarrollo sostenible.

El concepto desarrollo sostenible es muy utilizado en la actualidad, y señala un tipo de desarrollo que posibilite satisfacer las necesidades de los seres vivos que viven en el planeta actualmente, sin involucrar la capacidad de que las futuras generaciones satisfagan las suyas.

La Gestión Medioambiental es un conjunto de decisiones tomadas, así como acciones orientadas para lograr el desarrollo sostenible.

El objetivo principal que persigue la Gestión Ambiental es incrementar los niveles de calidad ambiental y se deben de acordar medidas oportunas para eludir y subsanar las actividades que estimulan una degradación, además de potenciar los recursos ambientales y la capacidad de respuesta que muestra el medio ambiente.

La Gestión del Medioambiente debe ser un proceso continuo, de manera que posibilite el diseño y la ejecución de políticas ambientales, programación y planificación de acciones que faciliten conseguir las metas establecidas o reglamentar las normas que conecten sus actividades, apoyan la realización de estudios o investigaciones sobre la situación en la cual se encuentra el medio ambiente, las alternativas que podemos encontrar para impulsar la mejora del medio ambiente y como se deben gestionar los recursos naturales. Tienen que decidirse acciones de conservación, vigilancia, control, aprovechamiento racional y recuperación.

A través de los distintos sectores que colaboran a lo largo de la Gestión Medioambiental, encontramos:

• Administraciones públicas.
• Sector productivo privado y público.
• Asociaciones.
• Universidades.
• Centros de investigación.
• Población en general.

Las incongruencias ambientales instauran la necesidad de implantar soluciones a distintos niveles. 

• En el primer nivel está el individuo que tiene que reducir el consumo y ahorrar recursos naturales. 
• En el segundo nivel, están las empresas que deben de limitar al mínimo la contaminación que ocasiona, debe mejorar la calidad ambiental de sus actividades, servicios y productos. 
• Y en el tercer nivel, están las Administraciones Públicas, las cuales deben regular un comportamiento tolerante con el medio ambiente.

La Gestión Ambiental tiene que hacer alusión a la totalidad de actuaciones que colaboran en cumplir con todos los requisitos que señala la legislación ambiental vigente, tiene que reducir todos sus impactos sobre el medio ambiente y los seres vivos que habitan en él, mejorar la protección ambiental, así como el control de sus actividades, productos y servicios.

La gestión empresarial, desde siempre, se ha centrado en la capacidad que tiene una empresa en agrupar los factores mercantiles, la motivación de los trabajadores, la calidad de producto, etc. sin tener en cuenta el perjuicio que se podría estar causando al medio ambiente.

Actualmente, el medio ambiente es un componente muy competitivo, ya que puede producir beneficios económicos.  La política ambiental contribuye a reducir los costos, a generar beneficios, así como posicionar a la organización en el mercado laboral, con ventajas competitivas frente a otras empresas las cuales no dispongan de una política ambiental determinada.

La organización no está únicamente sometida a presiones de opinión pública, administrativa, legislativa o económica, sino que también se tienen que someter a los accionistas, proveedores, clientes, inversionistas, aseguradoras, etc.

Por estas presiones, se han ido notando modificaciones en relación existente entre el medio ambiente y la industria, considéradolo como un factor competitivo, por lo que permite la obtención de ingresos asociados.La política interna de los Sistemas de Gestión Ambiental fundamentados en la norma ISO 14001, es uno de los grandes cambios que podemos encontrar en las organizaciones, ya que ha pasado de ofrecer actitudes defensivas a proactivas.

La relación entre medio ambiente y organización ha sufrido numerosas modificaciones, que han dado lugar a la aparición de mecanismos específicos, como pueden ser los Sistemas de Gestión Ambiental, las auditorías ambientales, la contabilidad ambiental, etc.

El medio ambiente se ha transformado en una función estratégica que tiene que ser integrada a la política de la totalidad de empresas.

Sistema de Gestión Ambiental

Hoy en día los Sistemas de Gestión Ambiental pasan a ser una herramienta competitiva para las organizaciones, dando la posibilidad de desarrollar sus actividades respetando el entorno.

Tomado de: https://www.isotools.org

EL MANEJO DE EXCLUSIONES EN ISO 9001:2015

Una adecuada implementación de la norma ISO 9001 depende de identificar los requisitos a cumplir para cada organización. 

Existen muchas organizaciones que cumplen requisitos innecesarios aumentando la carga burocrática del día a día.

Las exclusiones dependen del alcance.

El alcance es aquella declaración autónoma que hace una empresa respecto a qué productos, servicios, procesos son los cubiertos por el sistema de gestión de la familia ISO 9000. La empresa es autónoma, porque libremente toma la decisión, que no está determinada por los clientes, los proveedores, los entes certificadores, los entes acreditadores, los consultores u organismos del Estado. Cada empresa debe escuchar sus partes interesadas y tomar su mejor decisión.

Para entender cómo se establecen las exclusiones en la nueva ISO 9001:2015 primero analicemos cómo se hacia en las normas precedentes:

• En la ISO 9001  de 1987 y 1994: en estas versiones las exclusiones se manejaban escogiendo la norma que se acercará más al alcance establecido por cada empresa, teniendo tres posibles normas:
• ISO 9001 Sistemas de calidad – Modelo para el aseguramiento de calidad en el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio.
• ISO 9002 Sistemas de calidad – Modelo de aseguramiento de calidad en producción, instalación y servicio.
• ISO 9003 Sistemas de calidad – Modelo de aseguramiento de calidad en la inspección y ensayos finales.

También se declaraba la posibilidad de excluir ciertos requisitos, de acuerdo con los clientes:

“Se pretende que estas normas sean adoptadas en su forma presente, pero en ocasiones puede ser necesario que ellas sean modificadas agregando o eliminando ciertos requisitos del sistema de calidad para situaciones contractuales específicas.”

En la ISO 9001 de 2000 y 2008: se eliminaron las normas ISO 9002 e ISO 9003 y se estableció la siguiente forma de establecer las exclusiones:

1.2 APLICACIÓN … “Cuando uno  o varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto pueden considerarse para su exclusión.

Cuando se realicen dichas exclusiones, no se podrá alegar conformidad con esta Norma Internacional a  menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el Capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.”

...y la nueva versión ISO 9001 – 2015: Ya no restringió las exclusiones únicamente a los requisitos del capítulo 7, sino que se pueden hacer a cualquier requisito de la norma:

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD…

“La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad."

El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

La conformidad con esta Norma internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados como no aplicables no afectan a la capacidad o a la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente.”

En resumen tenemos la evolución:

Este paso que ha dado ISO en permitir la exclusión de “cualquier” requisito es una apuesta a la eficacia y eficiencia de los sistemas de gestión, y un llamado a las organizaciones para que sean autónomas y adultas en la forma cómo diseñan un sistema que impacte verdaderamente al cliente.

Es un paso enorme que debe ser manejado con responsabilidad pero también con imaginación.

Tomado de: http://www.prismaconsultoria.com/

TRANSICIÓN A LA NUEVA NORMA ISO 9001:2015

No dejes para el último momento la transición a la Norma ISO 9001:2015, comienza ahora y benefíciese de lo que la nueva versión puede aportar a la organización.

Con la revisión de la Norma ISO 9001 se ha marcado un antes y un después en el universo de la gestión de la calidad. La versión 2015 responde a las necesidades de las organizaciones de todos los sectores y tamaños en una circunstancia tan competida y globalizada como la actual; así como a los desafíos a los que se enfrentan en su día a día y a los que tienen que adaptarse.

Novedades como el pensamiento basado en el riesgo o la visión de la Entidad dentro del entorno y el papel que juegan las partes interesadas en el Sistema de Gestión son cambios beneficiosos al convertirlo en una parte más del proceso estratégico.

De esta forma, la Norma ISO 9001:2015 te aportará:

• Una visión estratégica global.
• Permitirá adaptar los objetivos de calidad a los puntos que realmente son relevantes para los clientes, proveedores, etc.
• Permitirá corregir los riesgos antes de que ocurran.
• Permitirá aprovechar las oportunidades que se presenten al tenerlas ya previstas.
• Facilitará l gestión del cambio de forma más eficaz.
• Y se adaptará mejor a la empresa y las necesidades de documentación.

Entendemos que ningún Sistema de Gestión de la Calidad implantado es igual a otro ya que cada empresa, cada entidad, son únicas, por lo que IDEA Consultores y Asesores S.A.S ofrece un servicio personalizado que adaptará los pasos de la transición de forma planificada y que acompaña en todo el proceso hasta que se reciba, por parte de la firma certificadora, el certificado bajo la Norma ISO 9001:2015. Así, resulta un ejercicio ágil, ameno y rentable para la organización.

Recordemos que el plazo para realizar la transición termina en septiembre del 2018 por lo que no lo dejes para el último momento e infórmese ya de lo que IDEA Consultores puede hacer por su organización, bien sea para implementar por primera vez el Sistema de Gestión de la Calidad o para adaptar los cambios y beneficiarse de las bondades de la ISO 9001:2015.

Sin compromiso y sin costo alguno, le dictamos una conferencia de 90 minutos, en sus propias instalaciones y dirigida a la Alta dirección, en la que podremos aclarar todos los interrogantes al respecto. Con gusto lo atenderemos: Móvil: 3118116991 - E-Mail: jmorafranco@gmail.com.

Tomado y adaptado de: http://www.sbqconsultores.es/