lunes, 30 de octubre de 2017

TRANSICIÓN DE ISO 9001 E ISO 14001 A LAS VERSIONES 2015, NECESITA AYUDA? Contáctenos


IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. lanza su programa "TRANSICIÓN" para actualizar su Sistema de Gestión a la versión vigente. El tiempo se agota.

Somos expertos en implementación, actualización, formación y mantenimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo OHSAS 18001 (próximamente ISO 45001) y otras.

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Todo lo relacionado con Sistemas de Gestión, somos una compañía conformada por un equipo de profesionales especializados, con altas competencias en implementación, formación, mejoramiento continuo, auditoría interna y enfoque al cliente. ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad. ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental. OHSAS 18001: Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, ISO 45001: Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo (próximamente), Decreto 1072:2015 Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo -SSST. Colombia. ISO 27001 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. ISO 17025: Gestión de Acreditación de laboratorios de ensayo y calibración. ISO 26000: Gestión de Responsabilidad Social Empresarial. Otras Normas y estándares internacionales: ISO 22000, ISO 31000, ISO 39001, ISO 28000, ISO 50001, entre otras.

KAIZEN: ¿QUÉ ES Y CUÁLES SON SUS CARACTERÍSTICAS?

La filosofía Kaizen busca una mejora continua e integral en todos los campos de la empresa.
La filosofía Kaizen es de gran importancia para las empresas ya que ayuda a que el fin de conseguir una mejora continua se extienda por toda la organización, es decir, abarque tanto los procesos como las actividades y/o servicios, los productos y, por último pero no menos importante, los individuos.

En este post vamos a centrar nuestra atención en ampliar el concepto de la filosofía Kaizen y a explicar cuáles son las características que la definen y vuelven única y útil para todas las empresas, independientemente de su finalidad, tamaño o mercado en el que la actividad o servicio que realice incida.

¿Qué es la filosofía Kaizen?
La filosofía Kaizen busca que la empresa incorpore y se implique en el espíritu de la mejora continua.
La filosofía japonesa Kaizen basa sus principios, características y finalidades en la labor de incorporar en toda la empresa el espíritu de la mejora continua y hacer que toda la organización se implique en esta mentalidad.

Para comprender mejor esta filosofía debemos tener en cuenta el hecho de que para poder mejorar hay que conocer cuáles son los puntos débiles o problemas que se encuentran asociados a las actividades que se realizan. A partir de este conocimiento surgirá el espíritu necesario que ayudará a resolverlos.

Es decir, cuando se identifican correctamente los puntos débiles o errores en cualquier campo de actividad de la empresa, sin importar si se encuentra en la producción, venta o marketing, etc. de un productos y/o servicio, surgirá la necesidad de resolverlos y adoptaremos una mentalidad adecuada para buscar las soluciones más eficaces.

Para verlo más claro, cuando sabemos que algo está mal pero no sabemos el qué, es difícil que surjan las soluciones adecuadas y eficaces. Al contrario, va a surgir la insatisfacción e irritación de saber que hay un error pero no se sabe cuál por lo que cualquier medida que implantemos será insuficiente e inútil.

Sin embargo, cuando se averigua cuál es el error, va a surgir la necesidad de aplicar soluciones eficaces para resolverlo. Si a partir de aquí, seguimos aplicando esta búsqueda de errores y aplicación de las soluciones más correcta para resolverlos, estaremos siguiendo la filosofía Kaizen y aplicaremos una adecuada estrategia y espíritu de mejora continua que afectará beneficiosamente a toda la organización.

¿Cuáles son las características de la filosofía Kaizen?

Como hemos explicado antes, la filosofía Kaizen busca implantar el espíritu de mejora continua y , por lo tanto, va a tener unas características propias que a continuación vamos a indicar:
  • Aplicando la filosofía Kaizen, se observa que los trabajadores de la empresa no sólo trabajan en las tareas que tienen asignadas sino que también se involucran a través de las sugerencias que pueden aportar en cualquier momento. De esta forma se consigue que los trabajadores no caigan en la repetición y busquen mejorar y aplicar estas mejoras en toda la organización.
  • Se percibe la compañía como una unión o colaboración. Si se desea crecer sólo se puede hacer mediante la colaboración entre las personas que integran la empresa, ya que sólo una persona no puede conocer a la perfección todas las tareas que en la organización se desarrollan y es necesaria la experiencia y el conocimiento de todos para la mejora constante de esta.
  • Para conseguir una mejora constante y adecuada hay que pensar que hay que mejorar los procesos para mejorar los resultados. Cuando una organización tiene todas sus actividades desglosadas en procesos, permite su control y seguimiento para la mejora.
  • La aplicación de la filosofía Kaizen en una empresa hace que esta busque la creación de un producto y su entrada en el mercado gracias a las características que le aportamos y no se centra en la venta de algo que los clientes no han demandado.
  • Debido a lo anterior, la filosofía Kaizen persigue que el diseño de los productos y/o servicios se centre en conseguir la satisfacción de las necesidades de los clientes.
  • También postula el uso de técnicas sencillas de gestión de la calidad, en lugar de complicados sistemas.
  • Cuando se produce un problema, la filosofía Kaizen promueve que se persiga la causa raíz de este y se arregle, en lugar de seguir solamente los síntomas aparentes.
  • Y por último, se le da una gran importancia a la gestión eficaz del tiempo, ya que se trata de uno de los activos de la empresa que no se puede recuperar. Debemos pensar que una mala planificación, nos lleva a un derroche de un tiempo irrecuperable y repercute negativamente en los beneficios de la empresa.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

domingo, 29 de octubre de 2017

POR QUÉ IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?

Uno de los beneficios de llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es que posibilita a las empresas a enfrentarse con éxito a numerosos retos y proyectos, tanto internos como externos.
Sistema de Gestión de la Calidad

Cuando se implementa un Sistema de Gestión de la Calidad, este empieza a formar parte del Sistema de Gestión de cada organización. Por ello, cuando se va a implantar un Sistema de Gestión de la Calidad se deben tener en cuenta tres aspectos principales:
  • El conocimiento, la infraestructura y los procesos operativos de la empresa.
  • El funcionamiento y la utilidad del sistema de calidad a implantar.
  • El conocimiento de la norma ISO a implantar, concretamente en este caso de la ISO 9001 2015 y su funcionalidad o adaptación eficaz a la empresa en la que se aplica.

La calidad, a lo largo de los distintos procesos de producción, tiene como objetivo el evitar que el producto final sea considerado como defectuoso.
La calidad debe de estar presente de manera continua durante todo el proceso de producción, incorporando aquí también el proceso de fabricación.
Muchísimas organizaciones han optado por la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad que incorpore el desarrollo de unos procesos y unos requisitos que se puedan cumplir y medir. También deben integrar los principios del negocio en este tipo de Sistemas de Gestión de la Calidad.

El objetivo de esta implantación no es otro que el de hacerle frente e a los distintos retos que se les van a ir planteando diariamente con una visión a medio y a largo plazo.

Motivos principales para la implantación

La implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad debe de ofrecer e incorporar valor añadido a la organización, permitiendo el desarrollo de las actividades de manera más económica, veloz y persiguiendo la mejora continua.

La principal motivación que impulsa a las empresas a llevar a cabo la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad evoluciona con el paso del tiempo.

Pueden establecerse tres grupos principales en relación a las motivaciones que llevan a las organizaciones a inclinarse por la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad. Estas motivaciones son las siguientes:

  • Motivos de carácter externo o de mercado. Son aquellos que incluyen ciertos aspectos relacionados con el entorno competitivo de la organización. Entre ellos encontramos la presión de la competencia, continuar con la corriente de mercado, desarrollar nuevos mercados internacionales o aumentar la competitividad internacional, entre otras.
  • Motivos de carácter interno. Son aquellos que tienen un origen interno y agrupan la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad como meta establecida por la alta dirección o para mejorar la calidad del producto o servicio.
  • Motivos de eficiencia. Entre ellos encontramos la reducción de costes y mejorar la satisfacción de los trabajadores.

Por otro lado, encontramos los principios de gestión de la calidad cuya aplicación se está intentando relacionar con los resultados de la organización tras llevar a cabo la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

No obstante se están tratando de relacionar los motivos por los que se decide llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad con los resultados que se obtienen de ello.

¿Por qué certificar el sistema de gestión de la calidad?

Este proceso de implementación quedaría incompleto si no se lograse la certificación por parte de la organización de dicho Sistema de Gestión de la Calidad. Gracias a la obtención de la certificación de dicho sistema se simplifica o facilita la comercialización de los productos y servicios de la compañía. Por otro lado, se tiene conocimiento de cada una de las normativas y requisitos derivadas de la globalización, con procesos más sofisticados y con mayores responsabilidades relacionados con la conducta empresarial. Por último, supone un valor añadido a la empresa cuando esta debe enfrentarse a las auditorías del propio Sistema de Gestión de la Calidad.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ohsas 18001, y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://www.eqssa.com

RAZONES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001

Implantar un sistema de gestión de la calidad ISO 9001 permite a las organizaciones enfrentarse de manera satisfactoria a los numerosos retos a los que debe hacer frente, consiguiendo el éxito a largo plazo.
Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001

Implantar un sistema de gestión calidad forma parte del sistema de gestión de cada organización. En este sentido, a la hora de implantar un sistema de gestión de la calidad resultan fundamentales tres aspectos:
  • El conocimiento, la infraestructura y los procesos operativos de la organización.
  • El funcionamiento y la utilidad del sistema de calidad a implantar.
  • El conocimiento de la Norma ISO a implantar, generalmente la Norma ISO 9001:2008 y su funcionalidad o adaptación eficaz a la organización en la que se aplica.

¿Por qué implementar un Sistema de Gestión de la calidad ISO 9001?

Los motivos que impulsan a las organizaciones a implantar un sistema de calidad en la organización son muy diversos y van evolucionando a lo largo del tiempo.

Podemos establecer tres grupos cuando nos preguntamos que motivos llevan a una empresa, pyme o organización a implantar un Sistema de Gestión de la Calidad:
  • Los motivos de carácter externo o de mercado, recogen aspectos relacionados con el entorno competitivo y comercial de la empresa, entre los cuales destaca la presión de la competencia, seguir la corriente del mercado, desarrollar nuevos mercados a nivel internacional, incrementar la competitividad internacional, etcétera.
  • Los motivos de carácter interno agrupan la implantación del sistema de calidad como meta establecida por la alta dirección o para mejorar la calidad del producto o servicio.
  • Entre los motivos de eficiencia encontramos la reducción de costes y mejorar la satisfacción de los empleados.

Por otra parte, se encuentran los principios de gestión de la calidad, que actualmente se están intentando relacionar su aplicación con los resultados empresariales obtenidos tras implantar un sistema de gestión de la calidad.

También los estudios actuales están tratando de relacionar dos variables: los motivos que llevan a implantar un sistema de gestión de la calidad con los resultados obtenidos.

¿Por qué certificar mi empresa con la norma ISO 9001?

El proceso queda incompleto si la organización no obtiene el certificado.

Obtener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, en primer lugar, facilita la comercialización de los productos y servicios de esa organización; en segundo lugar, se encuentran las regulaciones y las exigencias derivadas de la globalización, con procesos más sofisticados y con mayores responsabilidades en términos de conducta empresarial; en tercer lugar, aportar un valor añadido a la organización a la hora de enfrentarse a las auditorías de sus sistemas de gestión.
Implantar un sistema de gestión de la calidad es apostar por la mejora continua en el ámbito de la calidad, del medioambiente y de la seguridad, comunicándolo a los miembros que componen la organización.
Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ohsas 18001, y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://www.eqssa.com

POR QUÉ IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 9001 EN MI ORGANIZACIÓN?

Para explicar este tema primero vamos a conocer y entender que es la norma ISO 9001 en base al Sistema de Gestión de Calidad que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una organización debe contar para tener un sistema efectivo que permita mejorar la calidad de sus procesos y servicios. Si tenemos muy clara la definición sobre que es la norma ISO 9001, nos planteamos la siguiente pregunta, ya que puede suponer un beneficio el implementar la norma ISO 9001.
Si existe un mayor control de todos los procesos, se consigue una disminución de los gastos y desperdicios. Si existe una reducción esto repercute de forma directa en el precio final que el cliente pagará por el servicio, ya que no tendrá que costear las ineficiencias internas de la organización que quiere contratar.

Beneficios de implantar la ISO 9001

La norma ISO 9001 influye a la organización hacia el seguimiento y control de los servicios que ofrece, consiguiendo que estos sean cada día mejores mediante el tiempo y la experiencia. Gracias al Sistema de Gestión de Calidad la organización revisará su funcionamiento y tendrá que diseñar la forma de llevar a cabo las actividades, convirtiéndose en una empresa mucho más eficiente y con menos nivel de improvisación. 

Si en la organización existe un menor nivel de improvisación, los trabajadores se encontrarán satisfechos al conocer exactamente cuáles son sus acciones y cómo tiene que ejecutarlas para contribuir al éxito de la organización. Se establece una cultura participativa entre todos los integrantes de la organización y una mejora continua que redunda en una mejor formación de los profesionales y en definitiva en un servicio de mayor calidad.

En el Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001, se realizan trabajos de mejora en la organización pasando por conseguir un alto grado de satisfacción de los clientes. Se origina por lo tanto una mejor administración de las quejas de los clientes, averiguando una solución para estas y tomando nota para prevenir sucesos similares en el futuro. Un medio por el cual de la organización puede conseguir este objetivo son las encuestas de satisfacción que se ejecutan tras la culminación del servicio. Con una mejor administración de la información, se consigue evidencias, los aspectos que deben mejorar en la organización, llevando a cabo acciones para subsanar errores y perfeccionar la manera de trabajar.


Una organización certificada bajo la norma ISO 9001 se encuentra más cerca de los requisitos de sus clientes y suministrará más satisfacción en los mismos, permitiendo a todos sus clientes que estén seguros de que recibirán servicios adecuados en todas las circunstancias que se presenten durante la presentación del servicio.

Las mejores y responsables organizaciones se diferencian en otras organizaciones del mismo rubro, por disponer de una política de dirección clara y documentada, sustentada en el sistema de gestión integrado. Tener esto les permite asegurar tanto la eficiencia en los servicios brindados por parte de la organización como la eficacia, garantizando el compromiso de todo el equipo con la búsqueda de la mejora continua.

Se quiere ofrecer a todos los clientes la máxima calidad en cada servicio, se debe mezclar el respeto del medio ambiente y la preocupación para evitar cualquier riesgo para los trabajadores y la sociedad en general, lo que ha de llevarnos al principal objetivo de la organización: la satisfacción del cliente.

Compromiso de la organización con la norma ISO 9001

Las personas competentes, empoderadas y comprometidas son esenciales para aumentar la capacidad de la empresa para generar y proporcionar valor. Los atributos básicos para permanecer en los equipos de trabajo, que rebasa mucho a la antigüedad, a los méritos pasados, a las recomendaciones o a los compromisos personales y significa un desafío apasionante que sólo se supera con inteligencia.

Esto significa que en un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 todos los colaboradores se comprometen y actúan. No hay lugar para espectadores y es una gran oportunidad de crecimiento individual y colectivo que enriquece en todos los sentidos a quienes respectan ese sistema y lo cultivan con el trabajo diario.

El apartado 7.1.4 nos dice “la organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para realizar la operación de sus procesos y conseguir la conformidad de los productos y los servicios”. En su nota aclaratoria índice además que un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, como sociales, psicológicos y físicos.

Otros requisitos relativos al desarrollo humano como conocimientos de la organización, competencia, toma conciencia y comunicación, creando un marco ideal para conseguir este compromiso de las personas en los que la mayoría de las empresas aspiran y que con frecuencia afirman que no se consigue.

El compromiso de las personas no es asunto que lo único que requiere es voluntad, sino que incluye el cuidadoso mantenimiento de condiciones que aseguren un buen desempeño y reflejan la responsabilidad con la que la empresa demuestra el respecto a los colaboradores.

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Tomado de: http://www.eqssa.com

miércoles, 25 de octubre de 2017

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El blog de IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. es una ventana al conocimiento de los Sistemas de Gestión bajo diversas normas internacionales: 9001, 14001, 27001, 45001. 50001, 31000, 39000, y muchas más. Permanentemente estamos publicando todo lo relacionado con las normas ISO, su aplicación, el cómo hacerlo y las novedades al respecto. 

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martes, 24 de octubre de 2017

HASTA CUÁNDO ES EL PLAZO PARA LA TRANSICIÓN A LA NUEVA ISO 9001:2015

El pasado mes de marzo de 2017 se dejaron de emitir nuevos certificados ISO conforme a las ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004. 
Desde ese momento las empresas con  Sistemas de Gestión que se enfrenten por primera vez a la auditoría de certificación lo hacen bajo las versiones de la norma ISO 9001:2015 e ISO 14001 2015.

Por otro lado, aquellos Sistemas de Gestión que ya estén certificados en las versiones anteriores de estas normas tienen de plazo hasta septiembre de 2018 para pasarse a la nueva versión.

Migración normas ISO (Transición)

La migración a las nuevas certificaciones tienen que ser efectivas antes de septiembre del año 2018, se dio un plazo de 3 años desde la publicación de las normas. Durante este período conviven diferentes certificaciones, pero en marzo de 2017 es la fecha señalada a partir de la cual sólo se hacen auditorías iniciales bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Para las empresas con sistemas ya certificados, las auditorías de seguimiento siempre se encuentran bajo la versión de la norma en la que se han emitido los certificados, teniendo presente que todos los certificados de las versión 2008 de calidad y 2004 de medio ambiente que pierden su validez en septiembre de 2018.

Las empresas y organizaciones deben tratar de adecuar sus sistemas a los últimos requisitos lo antes posible, ya que las auditorías de recertificación que se han llevado a cabo en el año 2016, si se realizan para las anteriores versiones, perderán su vigencia antes de los tres años habituales, es decir, en septiembre de 2018.

Lo más importante es tener claros todos los plazos con los que cuenta la empresa y planificar la transición para que no nos caduque el certificado y en el último momento nos encontremos con problemas para poder llevar a cabo la auditoría de certificación bajo las nuevas normas ISO.

Nueva norma ISO 9001 2015

El 15 de septiembre de 2015 se publicó la norma ISO 9001:2015. En ese momento se comunicó que existían tres años para realizar la transición de la norma ISO 9001 2008 a la norma ISO 9001 2015.

Las organizaciones han buscado retardar lo máximo posible su certificación en la norma ISO 9001:2008, aunque todavía disponen de tiempo suficiente para realizar la transición a la nueva ISO 9001:2015. Sus certificaciones les aclara hasta cuándo están válidas.

Un fenómeno que siempre ha estado presente en nuestra cultura es la decisión de posponer y dejar todo para el final. Existe una confianza ciega de que las empresas van a obtener la certificación antes de que llegue septiembre de 2018, la mayor parte de las organización quieren comenzar a trabajar en su transición.

Lo que desconocen algunas empresas, es que el 15 de septiembre no es la fecha límite para solicitar la auditoría de transición sino es la fecha de vencimiento de todo certificado ISO 9001:2008.


Desde el 15 de septiembre se vuelven inválidos todos los certificados bajo la norma ISO 9001:2008. Una organización inteligente y previsora, opta por trabajar desde mucho antes. Las certificadoras sugieren que la auditoría pueda tener lugar al menos 2 meses antes de este límite, para contar con tiempo suficiente para hacer los ajustes y mejoras del caso.

¿Pueden retirar el certificado ISO de la empresa?

Las empresas que no prevén lo anterior, corren el riesgo de que se les retire el certificado y queden en un pase en lo que se regulariza la situación. Esto sucedió en 2003, cuando se cumplió con la fecha límite para la transición a la norma ISO 9001:2000.

Hasta hace un tiempo ha existido poco interés por la norma ISO 9001:2015 dentro del ambiente empresarial, aunque en este momento se cuenta con avalancha de solicitudes tanto de consultoría como de auditoría para realizar la migración a la nueva ISO 9001:2015.

Durante el 2016, se mantuvo en un nivel muy conservador el flujo de organizaciones que buscan la implementación de la norma ISO 9001:2015 y que nunca lo habían hecho. Las empresas que menos se preocupan durante la migración son las que ya se encuentran certificadas bajo la norma ISO 9001:2008. Los organismos certificadores, aguardan y preparan planes de contingencia para prepararse ante la avalancha de solicitudes que fluirá a finales de 2017, solicitando la migración. Si su empresa cuenta con certificado en ISO 9001:2008 y su certificado caduca a mediados de 2017, deberían haber comenzado con la migración.

Cuando nos hacemos la pregunta de hasta cuándo tenemos que llevar a cabo la transición a la versión 2015, es necesario que nos preguntemos cuándo vence su certificado. Si se certificó hace poco, debe comenzar ya. Si se acaba de certificar en la versión de 2008, ya podía haber comenzado a implementar la norma ISO 9001:2015, no piense que tiene hasta septiembre. En julio de 2017 debía haber pasado la auditoría de migración.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ohsas 18001, y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://www.eqssa.com

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD? TRANSICIÓN A LA NORMA #ISO9001:2015?


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CÓMO IDENTIFICAR LOS PROCESOS EN ISO 9001:2015?

La identificación de los procesos según la norma ISO 9001 2015 es una actividad que tiene una gran importancia y relevancia durante la implantación.
Toda la información sobre los procesos debe ser registrada y guardada según establece el apartado 4.4 de la norma ISO 9001 2015:

4.4 En la medida en que sea necesario, la organización debe:

a) Mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos.

b) Conservar la información documentada para tener confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.

¿Qué es un proceso en ISO 9001 2015?

Podemos poner un ejemplo, como puede ser un postre. Es necesario que se compre la materia prima a los proveedores, es decir, los ingredientes para realizar el postre: harina, huevos, nata, etc. después se requieren ciertas herramientas como pueden ser varillas, nevera, etc. además es necesario contar con una persona que se encargue de realizar el postre, es necesario que esta persona sea feliz realizando su trabajo.

En medio de este proceso se encuentran las actividades necesarias para elaborar dicho postre y como resultado final, el postre como tal. Este puede ser un buen ejemplo de proceso.

Según la norma ISO 9001 2015, un proceso es un conjunto de actividades que se encuentran relacionadas o interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en los resultados.

¿Qué puntos hay tener en cuenta para determinar los procesos en ISO 9001 2015?

  • Identificar las entradas necesarias y salidas de cada uno de los procesos de tu organización.
  • Determinar las secuencias e interacción de todas las actividades.
  • Establecer y aplicar los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y el control.
  • Reconocer cuáles son los recursos necesarios.
  • Abordar los riesgos y oportunidades de cada proceso.
  • Definir los indicadores correctos para determinar que el proceso logra los resultados esperados.
  • Implementar los cambios necesarios para asegurar que los procesos se llevan a cabo con éxito.
  • Mantener la información documentada.
  • Conservar la información documentada para utilizarla de apoyo durante la realización de las operaciones en los procesos
Tipos de procesos:

Procesos estratégicos

Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus políticas y estrategias.
Se encuentran en relación directa con la misión/visión de la empresa.
Se debe involucrar al personal de primer nivel de la empresa.


Procesos operativos

Son procesos que facilitan la generación del producto o servicio que se entrega al cliente, por lo que deben incidir de forma directa en la satisfacción del cliente final.

Los procesos operativos también reciben el nombre de procesos clave.

Procesos de soporte

Apoyan los procesos operativos. Sus clientes son internos.

Pueden ser el control de calidad, la selección de personal, la formación del personal, las compras, etc.

Los procesos de soporte también reciben el nombre de procesos de apoyo.

Cómo documentar los procesos para ISO 9001 2015

Si quieres comenzar a documentar un proceso en ISO 9001 2015 te recomiendo sin lugar a dudas las entrevistas personales.

Como paso previo se deben identificar los procesos. Aunque se disponga de los documentos que cumplan con los requisitos esenciales para interactuar con las personas de la organización con el fin de detectar y cubrir las necesidades reales y saber cómo trabajan en el día a día.

Todas las organizaciones deben poseer un sistema de gestión natural, con el que hacer las cosas aunque no se encuentren documentadas. Las entrevistas personales nos harán descubrir si este sistema natural se encuentra en funcionamiento para después alinearlo con todos los requisitos de la norma ISO 9001 2015.

Las personas poseen habilidades, conocimiento y prácticas que debemos intentar documentar ya que afectan al buen desempeño del proceso:

  • Generamos una base sólida de conocimientos documentados que serán la clave para la formación de otros empleados.
  • Las buenas prácticas se pueden repetir y reproducir, es decir, el proceso está controlado.
Cuando queremos implementar un sistema de calidad siempre nos encontramos con una resistencia. Es importante conocer cómo se debe gestionar dicha resistencia.

Para evitar la aparición fortuita de esta resistencia se pueden contemplar las siguientes consideraciones:

  • Realiza las entrevistas con las personas adecuadas.
  • Muchas veces tienes a su superior disponible pero lo que necesitamos saber es cómo se hacen las cosas y el conocimiento y acciones de mejora.
  • Cuando sea práctico realiza la entrevista en el mismo puesto de trabajo, que te enseñen cómo hacen las cosas, sobre todo en procesos productivos.
  • Cuando empieces la entrevista dile cuál es el objetivo de la misma y coméntale que tomarás notas en todo momento.
  • Pídeles que te describan sus tareas, qué herramientas utilizan, etc.
  • Anímales a que te cuenten cuáles son sus mayores problemas.
  • Seguro que tienen alguna propuesta o idea de mejora, pídeles que las compartan contigo.
No se trata de un requisito obligatorio de la norma ISO 9001 2015 pero es de gran ayuda a la hora de trabajar para elaborar la información documentada. Es recomendable que el registro cuente con los siguientes datos:
  • Nombre del proceso
  • Persona entrevistada
  • Herramientas que utiliza o necesita
  • Descripción de las tareas que realiza
  • Problemas
  • Mejoras
  • Documentación de apoyo.
Tomado de: https://www.isotools.org

lunes, 23 de octubre de 2017

MATRIZ FODA PARA ANÁLISIS DE CONTEXTO – ISO 9001:2015

La Norma Internacional ISO 9001:2015 lleva a la organización a comprenderse a sí misma y a su contexto. En la cláusula 4 Contexto de la organización de ISO 9001: 2015 se establece que:
La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.

Esto significa que es necesario definir las influencias de diversos elementos sobre la organización y la forma en que inciden sobre el SGC, como la cultura, los propósitos de la empresa y los objetivos, la complejidad de los productos y servicios, el funcionamiento de los procesos y la información, el tamaño de la organización, mercados, clientes, partes interesadas etc., esta comprensión es también un medio para detectar riesgos y oportunidades en relación con el contexto empresarial.

Así, para que una organización cuente con un sistema de gestión de calidad eficaz, éste debe estar alineado con su dirección estratégica y tomar en cuenta los problemas internos y externos que son relevantes en la planificación para lograr sus objetivos.

ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

A fin de planificar un sistema de gestión de calidad eficaz, la organización debe contar con una sólida comprensión de:

Su estado actual,
Aquello que quiere lograr, y
Su estrategia (la forma de lograrlo).

Al respecto, pocas palabras han tenido tan rápida difusión en la literatura y el lenguaje de los negocios como el vocablo “Estrategia”, o su uso para adjetivar términos como dirección, planificación u organización.

Este término, usado al principio exclusivamente en el arte de la guerra, ha ido progresivamente abriéndose paso en el campo de la administración de negocios y organizaciones hasta conformar toda una línea de pensamiento, una forma de entender la dirección y una metodología de análisis y planificación de las acciones por desarrollar.

El economista, profesor universitario y sociólogo canadiense Henry Mintzberg propone una de las definiciones más aceptadas para el término “Estrategia”:

La estrategia es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.

De esta manera, una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y a asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.

Podría expresarse, entonces, que la estrategia se refiere a la combinación de medios para alcanzar los objetivos en presencia de incertidumbre.

La estrategia adoptada representa la mejor opción, pero nada garantiza su éxito. Cuando existe plena certeza acerca de la eficacia de los medios para alcanzar los objetivos, no se requiere de estrategia. La relación entre objetivos y medios se vuelve puramente técnica.

ANÁLISIS DEL CONTEXTO

Tal como queda dicho, la planificación de un sistema de gestión de calidad eficaz depende de contar con una cabal comprensión de diversos factores que se conforman el contexto de una organización, y a su vez existen muchas formas y técnicas de apoyo para que las organizaciones puedan observar y analizar su contexto. Una de la más difundidas es la Matriz FODA.

¿Qué significa la sigla FODA?

El nombre FODA viene dado por las iniciales de los elementos que conforman la matriz de análisis:

Fortalezas (factores positivos con los que se cuenta).
Oportunidades (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas).
Debilidades (factores negativos que se deben eliminar o reducir).
Amenazas (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).

Esta Matriz FODA también se conoce como Análisis FODA, o DAFO.

¿Qué es una matriz FODA?
Es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier objeto de estudio en un determinado momento.
Permite obtener un cuadro de la situación actual del objeto de estudio, útil para la toma de decisiones, por lo que se aconseja que se realicen análisis sucesivos.

Objetivo de la matriz FODA
El objetivo de la Matriz FODA consiste en evaluar el equilibrio entre los recursos y las capacidades internas de una organización y las oportunidades y amenazas externas.

Resultado de la matriz FODA
El resultado del Análisis FODA es punto de referencia para crear las estrategias pertinentes, esto genera un modelo de negocio específico de acuerdo a los recursos y capacidades disponibles de la organización que se adapta al contexto en el que opera la empresa.

Se considera que los factores positivos y negativos, tanto dentro como fuera de la empresa, afectan a su éxito.

El análisis ayuda a visualizar la tendencias de cambios (presentes y futuros) en el contexto que podrián beneficiar el proceso de toma de decisiones de cualquier organización.

ELEMENTOS DE LA MATRIZ FODA

FORTALEZAS

Una fortaleza representa una capacidad inherente a la empresa que puede ser explotada eficazmente con el fin de alcanzar un objetivo.

Las fortalezas son las cualidades que determinan el éxito de cualquier organización.
Permiten a una organización cumplir su misión en el mundo de los negocios, y pueden ser tangibles o intangibles.
Incluyen también la cultura de liderazgo que vive el personal en el interior de la organización.

Algunos ejemplos de fortalezas podrían ser:

Proactividad en la gestión.
Grandes recursos financieros.
Posibilidades de acceder a créditos.
Buen ambiente laboral.
Experiencia de los recursos humanos.
Conocimiento del mercado.
Satisfacción de los clientes con el producto o servicio final.

DEBILIDADES

Debilidad: Toda deficiencia importante que posee una empresa y que podría disminuir su capacidad para alcanzar sus objetivos.

Las debilidades son las cualidades que dificultan la productividad de una organización e impiden una organización de cumplir su misión y alcanzar su pleno potencial.
Son controlables y la magnitud y el impacto de los daños pueden ser reducidos si son adecuadamente identificadas estas debilidades.
El análisis FODA es un medio eficaz no sólo para identificar las debilidades de una empresa, sino que proporciona una oportunidad para revertir dichas debilidades.

Algunos ejemplos de debilidades podrían ser:

Equipamiento obsoleto.
Falta de capacitación.
Reactividad en la gestión.
Mala situación financiera.
Incapacidad para corregir y aprender de los errores.
Deficientes habilidades gerenciales.
Poca capacidad de acceso a créditos.
Falta de motivación de los recursos humanos.
Insatisfacción de los clientes con el producto o servicio final.

OPORTUNIDADES

Oportunidades: Circunstancias externas que podrían favorecer el logro de un objetivo.

Existe gran cantidad de oportunidades que están presentes en el entorno en el que opera la organización.
Las empresas siempre se pueden beneficiar de este tipo de oportunidades.
Las oportunidades pueden surgir del mercado, la competencia o la tecnología.

Algunos ejemplos de oportunidades podrían ser:

Requisitos legales favorables.
Competencia débil.
Mercado mal atendido.
Inexistencia de competencia.
Tendencias favorables en el mercado.

AMENAZAS

Amenazas: Circunstancias externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de un objetivo.

Las amenazas son elementos de vulnerabilidad que pueden poner en peligro la fiabilidad y la rentabilidad de cualquier negocio.
Las amenazas son inevitables e incontrolables, pero que necesitan ser abordadas con el fin de encontrar una solución viable.

Algunos ejemplos de amenazas podrían ser:

Conflictividad gremial.
Requisitos legales desfavorables.
Competencia muy agresiva.
Aumento de precio de insumos.
Tendencias desfavorables en el mercado.
Competencia consolidada en el mercado.

ELABORACIÓN DE LA MATRIZ FODA

A fin de construir una MATRIZ FODA el paso inicial requiere hacer una distinción entre las cuatro variables y se determina qué elementos corresponden a cada una.
El paso siguiente consiste en evaluar los puntos fuertes y débiles (internos a la organización), así como las oportunidades y las amenazas (externas).
Se obtienen conclusiones acerca de la importancia de la situación del objeto de estudio y la necesidad de emprender una acción en particular.

El análisis mencionado debe contener:

1. Las fortalezas mediante las cuales se pueda crear una estrategia.
2. Los puntos débiles que se necesitan corregir y aquellos que descalifican al objeto de estudio para tomar alguna oportunidad.
3. Las oportunidades viables para el objeto de estudio.
4. Las amenazas más fuertes y las estrategias para su eliminación.
5. La evaluación de la estrategia actual.
6. Las nuevas estrategias que se deben seguir.
7. La posición competitiva del objeto de estudio.
8. Los problemas estratégicos que enfrenta el objeto de estudio.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Esta matriz contiene la formulación y valoración de las estrategias correspondientes a potenciar las fortalezas y oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y a planear los mecanismos adecuados para enfrentar la materialización de las amenazas.
Estas estrategias deben ser totalmente viables.

Las estrategias deben relacionarse con cada una de las celdas de la Matriz FODA, dando lugar a los siguientes tipos de estrategias:

Estrategia DO: La estrategia DO (Debilidades –vs- Oportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una organización podría identificar oportunidades en el contexto externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado.

Estrategia DA: En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una organización que estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situación totalmente precaria. De hecho, tal organización tendría que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidación. Pero existen otras alternativas. Por ejemplo, esa organización podría reducir sus operaciones buscando ya sea sobreponerse a sus debilidades o para esperar tiempos mejores, cuando desaparezcan esas amenazas (a menudo esas son falsas esperanzas). Sin embargo, cualquiera que sea la estrategia seleccionada, la posición DA se deberá siempre tratar de evitar.

Estrategia FO: A cualquier organización le agradaría estar siempre en la situación donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs- Oportunidades). Tales organizaciones podrían echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios.

Estrategia FA: Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa en las fortalezas de la organización que pueden ayudar a enfrentar las amenazas del contexto externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una organización fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una organización deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.

BENEFICIOS DE LA MATRIZ FODA

Un Análisis FODA exitoso permite:

Definir hasta que punto vale la pena arriesgarse para seguir su ejecución .
Determinar en que momento sería bueno aumentar la inversión.
Determinar la cuantía de recursos necesarios para su ejecución.
Tener indicadores de gestión que permitan darle un seguimiento objetivo y permanente a las actividades que se lleven a cabo dentro del proyecto.
Obtener una adecuada compresión del contexto en el que opera la organización.
Definir estrategias para el éxito de la organización.

Si se realiza correctamente, un Análisis FODA no sólo organiza la información y los datos del contexto, sino también pone énfasis en las ventajas competitivas que una empresa puede utilizar para ganar influencia sobre sus competidores en el mercado.

Es importante además considerar que la Cláusula 4 de la norma ISO 9001:2015 – Contexto de la Organización requiere abordarse como un flujo de actividades, por lo tanto, las herramientas para su desarrollo y aplicación deben facilitar este flujo, incluyendo la revisión y monitoreo permanente.

IMPLEMENTACIÓN DE ISO 9001:2015 – RECOMENDACIONES

Continuando con las recomendaciones mencionadas en el artículo anterior “ISO 9001:2015. HACIA LA MADUREZ EN LA GESTIÓN” se deberían tener muy en cuenta los siguientes aspectos:

Dedicar especial cuidado al asesoramiento que se recibe, ya que esta versión ISO 9001:2015 exige que este asesoramiento esté basado no sólo en el mero conocimiento de los requisitos normativos sino, y sobre todo, en formación académica de alto nivel y experiencia gerencial para entender el negocio.
No dedicar más tiempo y dinero a la actual versión, que pronto quedará desactualizada.
Analizar bien si la gerencia de la organización está preparada para la alta exigencia del nuevo estandard.
Redefinir la gestion de la información con base en criterios modernos de gestión.
Revisar el enfoque para la identificación, gestión y control de procesos.
Hacer un Diagnóstico ISO 9001:2015 de la situación del SGC con respecto a los nuevos requisitos.

Si bien se estima que habrá un periodo transitorio de convivencia de ambas versiones de la norma ISO 9001, puede considerarse muy recomendable que cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño, industria o sector, comience cuanto antes el proceso de transición a la nueva Norma ISO 9001:2015.

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTIÓN

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas tecnológicas existentes en el mercado diseñadas específicamente para administrar de manera integrada, ágil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestión de SSO OHSAS 18001, entre otros.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service.

Mediante nuestra completa guía CÓMO SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 esbozamos una serie de pasos a tener en cuenta para la prospección, análisis y elección de una herramienta para sistemas de gestión. 

Bibliografía:

ISO 9001:2015 – Requisitos para sistemas de gestión de la calidad
ISO 9000:2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”
Estrategia Competitiva. Michael E. Porter 2000. Compañía Editorial Continental
Ponce Talancón, H. (2006) “La matriz FODA: una alternativa para realizar diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y sociales”.
Thompson y Strickland (1998), Dirección y Administración Estratégicas, Conceptos, casos y lecturas. Edición especial en español. México. Mac Graw Hill Inter Americana y editores.

Este artículo aparece por cortesía de Calidad & Gestión

Tomado de: http://web.isolucion.com.co/