sábado, 12 de noviembre de 2016

8 CLAVES PARA UNA GESTIÓN DEL CAMBIO EFICAZ

Las 8 claves para la gestión del cambio eficaz establecidas por John Kotter marcan una hoja de ruta a seguir que permite transformar los cambios en oportunidades.
Los cambios están presentes en el día a día de todas las empresas. Y es que el ritmo del mercado, las nuevas tecnologías y los cambios continuos en las necesidades y expectativas de los clientes hace que el tiempo para una adecuada y eficaz adaptación a la nueva situación se reduzca y establecer una adecuada dinámica se convierta en clave y garantía de futuro.

De esta forma, la gestión del cambio se convierte en un aspecto esencial que interviene activamente y traza las pautas que las empresas van a seguir para afrontar todos aquellos cambios, renovaciones e innovaciones a las que se ven afectadas y que deciden tomar.

En este artículo voy a hablar de la gestión del cambio a través de las 8 claves de John Kotter y cómo estás pueden ayudar a disminuir la resistencia al cambio y mejorar la efectividad del cambio.

La Importancia de la Gestión del Cambio.
Llevar a cabo una adecuada gestión del cambio puede suponer una gran oportunidad para el futuro de la empresa y para ello las 8 claves de John Kotter son una gran ayuda.
Últimamente hablar de la Gestión del Cambio se ha convertido en una asignatura obligatoria, y es que con las actualizaciones del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:2015 o el Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001:2015, la importancia de llevar a cabo una eficaz gestión del cambio ha cobrado relevancia para el futuro y crecimiento de todas las empresas sin importar sector, actividad, mercado, dimensiones o localización.

Si tomamos la definición muy general que indique previamente en el artículo “Importancia de la Gestión del Cambio”, el cambio es una alteración de la estrategia o diseño organizativo establecido por la empresa que persigue que se realice una modificación que permita que se adapten a una situación cambiante tanto en el presente como en el futuro.

Es decir, el cambio se encuentra presente en cada paso de cualquier empresa. Es la que permite la innovación, la mejora, el avance y la adaptación a las novedades del mercado.

Gestionar adecuadamente los pasos para realizar de forma eficaz estos cambios es la clave que marcará el éxito del mismo y que permitirá convertir una situación marcada con la inestabilidad en una gran oportunidad.

Aunque en anteriores artículos ya he hablado de la gestión del cambio, como en el anteriormente mencionado “Importancia de la Gestión del Cambio” o en “Empowerment: técnica para la gestión eficaz del cambio”, existen otras pautas que marcan el camino para que cualquier cambio se realice de forma eficaz, como son las 8 claves establecidas por John Kotter.

Las 8 claves para la gestión del cambio de John Kotter.

Los trabajos de John Kotter están centrados en las áreas de liderazgo y cambio y, como tal, exponen como el cambio se ha convertido en una destreza esencial que hay que cultivar no solo por parte de la dirección sino también por todos aquellos mandos intermedios que se encuentran en eslabones más bajos de la cadena de mando.
De esta forma, estructura el cambio exitoso en 8 claves que nos dirigen en todo el proceso y que marcan una hoja de ruta a seguir en todos los cambios que emprendamos en la empresa, ya sea de gran relevancia como un cambio menor. 

A continuación, voy a realizar un pequeño repaso por cada uno de estos pasos:

  1. Lo más difícil del cambio es hacer comprender al resto de los implicados la necesidad de llevarlo a cabo. En esta primera etapa se puede utilizar el sentido de urgencia para comenzar a actuar inmediatamente exponiendo las consecuencias de no hacerlo, para así aportar las implicaciones negativas. También, se puede utilizar la excitación inicial que se produce al ver un cambio, antes de que pensemos en todos aquellos pasos que vamos a tener que realizar y aparezca la resistencia a realizar esas modificaciones.
  2. Una vez ya tenemos la urgencia de realizar el cambio, hay que establecer un equipo guía que disponga de capacidad de liderazgo, credibilidad, autoridad, facilidad para la comunicación, capacidad de análisis y sentido de urgencia. Este equipo es el que dirigirá cada una de las acciones y establecerá la dinámica del cambio, impidiendo que en los pasos posteriores el cambio se paralice, a la vez que limita la resistencia del cambio.
  3. Llegado este punto, es el momento definir qué hacer, cambiando la estrategia que hasta ese momento se empleaba y adaptándola a la nueva visión del futuro. En este punto es necesario establecer las pautas, responsables, periodos de tiempo y verificaciones que se van a llevar a cabo para que esa visión de futuro que, de momento, todavía es un esbozo en papel se convierta en realidad en un futuro cercano.
  4. Una vez todos los implicados tienen interiorizado la necesidad de ese cambio y su urgencia, tenemos un grupo guía que planifica qué pautas se van a seguir, y controla que el cambio vaya tomando fuerza, tal y como veremos en este punto y los siguientes hasta el séptimo. Inicialmente, es necesario que el mayor número de personas comprendan y acepten la estrategia adoptada y para ello llevar a cabo una correcta comunicación es clave. En este punto hay que derribar un mito ya que el cambio no se fragua y se realiza en la dirección sino que toda la empresa influirá en el mismo y es que son ellos los que van a hacer posible que esa nueva visión se haga realidad.
  5. Es esencial también eliminar los obstáculos que impidan que otras personas de la empresa que quieran hacer realidad la visión del cambio puedan actuar para lograr ese objetivo. Si limitamos en este punto la implicación de los miembros de la empresa al limitar su capacidad de actuación no permitiremos que el cambio siga siendo un objetivo común y, por lo tanto, motivaremos la aparición de resistencia al cambio al verlo como una imposición.
  6. El cambio puede suponer un largo camino hasta alcanzar el objetivo final, por lo que, para evitar la fatiga de todos los implicados y motivar que sigan apoyando la labor realizada por el equipo guía es necesario presentar los éxitos a corto plazo que se han ido produciendo. De esta forma, se ve más cerca la finalización del cambio y permite que la implicación no se vea mermada con el tiempo al percibir que el trabajo realizado está cobrando sus frutos.
  7. Desde este primer éxito, es clave que el cambio siga evolucionando de forma infatigable. Uno de los mayores riesgos a los que se enfrentan todas las empresas al adoptar el cambio se produce en este punto, al percibir que se ha logrado uno de los primeros objetivos y relajarse permitiendo que se olvide el sentido de urgencia y se produzca una parálisis que supondría volver a comenzar todos los pasos.
  8. Por último, no solo es clave llevar a cabo el cambio sino mantenerlo en el tiempo. Una vez el cambio se ha llevado a cabo, hay que establecerlo y darle fuerza para que se establezca en el tiempo y se eliminen las viejas tradiciones, eliminando con ello el riesgo de que se vuelva a antiguas formas de actuar que supondrían un retroceso.
A través de estos ocho pasos, John Kotter establece las ocho claves para lograr el objetivo que persiguen todas las empresas al enfrentarse a una situación de modificaciones y adaptaciones a nuevas necesidades y dinámicas: una gestión exitosa del cambio.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Llevar a cabo una correcta gestión del cambio puede ayudar a que este cambio, renovación o innovación sea un éxito.

A menudo hablamos de la necesidad de que las empresas mejoren y se adapten a las características del mercado, expectativas de los clientes, proveedores y personal interesado, así como que flexibilicen la organización, innoven de forma constante, etc., pero no ponemos la adecuada relevancia en el factor que se encuentra intimimamente relacionado: la gestión del cambio.

Debemos considerar esta gestión del cambio como un aspecto esencial que va a intervenir activamente en la manera en la que las empresas afrontan los cambios, renovaciones e innovaciones.

En este post vamos a exponer la relevancia que tiene la gestión del cambio, así como los pasos que se podrían llevar a cabo a la hora de introducir los cambios para que la resistencia sea mínima.

La importancia de la gestión del cambio.
No solo se debe de tener en cuenta la necesidad de cambio sino que se deben realizar los pasos correctos para garantizar el éxito.
El cambio, si seguimos una definición muy general, se puede considerar como una alteración de la estrategia o diseño organizativo de la empresa con el objetivo de que los miembros de esta cambien su forma de realizar una actividad, relacionarse con sus compañeros y superiores, etc.

A la hora de verlo desde la teoría es fácil comprender la importancia del cambio y de su correcta gestión, pero en el momento de trasladarlo a la vida diaria de las organizaciones la cosa cambia. La realidad es que, a pesar de que muchas empresas comprenden y llevan a cabo numerosas actividades de cambio, innovación o mejora, una gran parte de ellas no le dan importancia a la gestión de este cambio y la necesidad de llevar a cabo una gestión eficaz para favorecer la flexibilidad y la capacidad de respuesta rápida a nuevas situaciones cuando sea preciso.

Es habitual que los directivos de una empresa tengan muy claro que se debe llevar a cabo cambios en la organización pero fallan a la hora de realizarlos. Y es que no solo es necesario tener claro que hay que hacer cambios en aspectos como, por ejemplo, la estrategia, diseño organizativo y tecnología para mejorar, adaptarse o anticiparse a las necesidades o situaciones externas de la empresa, sino que se tiene que tener claro que proceso hay que llevar a cabo, estar planificado, ser comunicado a todos los que participan y van a verse afectados por este, etc.

Si no se realizar correctamente esta gestión podemos encontrarnos con una situación en la que un cambio bien visualizado y que supone una gran ayuda a la empresa en variados campos, por lo que es altamente necesario, fracase al verse reducidas drásticamente sus probabilidades de éxito.

El factor de la resistencia al cambio.
La resistencia al cambio es inherente a este ya que cualquier cambio va a provocar una resistencia mayor o menor dependiendo de las medidas adoptadas.
 Cuando hablamos de la gestión del cambio tenemos que hacer referencia a otro factor que va a ser relevante para alcanzar las metas marcadas: la resistencia al cambio. Y es que cualquier factor de cambio va a provocar una resistencia por parte de aquellas personas que tienen que llevarlo a cabo ya que obliga a salir de la zona de confort en la que se encuentran.

En muchas ocasiones esta resistencia viene originada por los miembros de la organización que perciben el cambio como un factor que va a reducir sus oportunidades profesionales, eliminar una posición que el empleado disfrutaba o aspiraba, reducir su poder de decisión y su relevancia en las actividades de la empresa, etc.

Es por esta razón que las empresas deben de tener muy claro que a la hora de realizar algún cambio se debe gestionar adecuadamente este para reducir la resistencia que se produce y no caer en diversos factores que dificultarán enormemente el éxito, como pueden ser los siguientes:

  • Falta de planificación estratégica y definición de objetivos a llevar a cabo con el cambio.
  • Mala comunicación interna.
  • Aparición de numerosos rumores sobre el cambio que generan nervios y dudas.
  • Disminución del rendimiento de los trabajadores.
  • Etc.
Es muy necesario realizar una estrategia y tener establecidos una serie de pasos que permitirán garantizar que el cambio es llevado a cabo de la forma más eficaz posible.

Pasos para llevar a cabo la gestión del cambio.
Una buena comunicación es esencial para que el cambio sea gestionado de forma eficaz.
 Debemos partir de la base de que para llevar a cabo una adecuada gestión del cambio se deben establecer unos buenos cimientos con la comunicación ya que esta permitirá que el cambio sea visto como necesario y transmitirá las razones por las cuales se va a llevar a cabo este.

Una correcta comunicación en la que se aporte la información adecuada sobre la situación y los objetivos que la empresa plantea y por los que hay que realizar el cambio resulta esencial y es donde muchas empresa fallan al cometer graves errores al transmitir excesiva información o muy poca provocando, en muchos casos, incertidumbre, desconfianza, rumores negativos, etc., que no solo no van a favorecer el cambio sino que van a afectar negativamente a toda la organización en todos sus factores, campos, procesos, proyección externa, etc.

Los pasos generales para introducir un cambio y gestionar este podrían ser los siguientes, aunque serán ampliados para algunas empresas o casos particulares y también se puede emplear la técnica de Empowerment:
  1. Concienciar sobre la necesidad del cambio.
  2. Llevar a cabo un diagnóstico sobre la situación que propicia la necesidad de ese cambio.
  3. Comunicar el cambio. En este punto es interesante realizar un plan de comunicación que permita difundir la visión, resultados esperados y objetivos del proyecto de cambio tanto a nivel interno como externo.
  4. Supervisar el cambio.
  5. Realizar los ajustes necesarios.
A lo largo de todo el proceso de cambio es necesario que se informe del estado de este a toda la organización, sobre todo a los afectados, así como a personas interesadas, de la misma forma que se debe dar un tiempo, que variará de una empresa a otra, para se acepte el cambio y este no debe ser concebido como una imposición sino que todas las personas deben integrarse en su necesidad y sus objetivos.

Debemos tener en cuenta, ya para finalizar, que una correcta gestión del cambio es esencial para que las decisiones que toma la organización den frutos y no se vean abocadas al fracaso.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/