martes, 2 de mayo de 2017

SISTEMAS INTEGRADOS: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y SU RESISTENCIA AL CAMBIO


Un Sistema Integrado de Gestión implica que todas las prácticas de gestión de la organización formen un único sistema, lo que supone que la integración no se produce únicamente a nivel documental y operativo, sino también a nivel organizativo con el objetivo de evitar posibles conflictos dentro de la organización.
Dentro las posibilidades de integración organizativa podemos destacar:

  • La que hace referencia a la unificación/separación física de los departamentos
  • La que afecta a la unificación/separación de las responsabilidades de la dirección del sistema.

Según una investigación referente a este tema hemos visto que la estructura organizativa más empleada es la correspondiente a un único departamento con un único responsable, ya que las organizaciones deciden que la responsabilidad recaiga sobre un responsable.

Un parte pequeña de las organizaciones estudiadas mantienen los departamentos separados e independientes.

La dispersión de las estructuras organizativas puede deberse al principal miedo al que están expuestos las organización durante el proceso de integración de sistemas de gestión, la denominada inercia organizativa.

La inercia organizacional son las fuerzas dentro de una organización que la hacen resistente al cambio.

La resistencia al cambio se encuentra en todos los niveles de una organización. La falta de entendimiento de esto en el mejor de los casos lleva a la frustración y en el peor de los casos a comportamientos disfuncionales, esto es, a acciones en contra del cambio, de los iniciadores del cambio y de la propia organización. La comprensión de la resistencia al cambio y el trabajo con ésta y no contra ésta, ayuda en gran medida a limar las asperezas del proceso de cambio. El entendimiento de la resistencia también ayuda en el desarrollo de un buen plan de comunicación.

Los factores motivantes de la resistencia al cambio no responden a una simple relación de causa-efecto, siendo en la mayoría de los casos generados por una compleja interrelación de diversos factores, entre los cuales podemos enumerar los siguientes:

  • Miedo a lo desconocido.
  • Falta de información – Desinformación
  • Factores históricos.
  • Miedo a la falta de recursos.
  • Clima de baja confianza organizativa.
  • Reducción en la interacción social.
  • Miedo al fracaso.
  • Resistencia a experimentar.
  • Poca flexibilidad organizativa.
  • Aumento de las responsabilidades laborales.
  • Disminución en las responsabilidades laborales.
  • Temor a no poder aprender las nuevas destrezas requeridas.

El principal objetivo que persigue el estudio de las causas y los efectos de la resistencia al cambio consiste en encontrar los mecanismos para eliminar o reducir esta actitud organizativa.

Las dos medidas que permiten superar el cambio son:

  • Hacer un diagnóstico profundo sobre los factores que se resisten al cambio y los motivos que les inducen a ello, debido a que es necesario conocer el clima de la organización, sus conductas y las causas que las motivan, así como preparar a la misma para la percepción de los cambios y las finalidades que se persiguen con los mismos.
  • Impulsar el cambio de forma transparente, informando e implicando a los distintos sectores de la organización, ya que es difícil que una persona se resista a una decisión de cambio en la cual ha participado activamente.
Tomado de: https://www.isotools.org

QUÉ ES LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN?

La integración de sistemas más común es la de los relativos a calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información según ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001 respectivamente, pero no es la única.

El alcance de la integración de los sistemas de gestión puede depender de los stakeholders de una organización, aunque ya hemos visto lo que es más habitual, podemos encontrar sectores a los que se les exige otras normas internacionales más rigurosas y estrictas para su desempeño.

Puede darse el caso de que la integración sea parcial, es decir que la integración de sistemas esté formada solo por dos de los sistemas de gestión que hablábamos al principio.

Con el paso del tiempo van surgiendo nuevas normas internacionales, como la relativa a Responsabilidad Social Corporativa de ISO 26000, que puede formar parte también de un SIG Sistemas Integrados se podría ampliar o, como mencionábamos antes, reducir.


Estructura de los Sistemas Integrados

La estructura de los Sistemas Integrados está formada por un tronco y tantas ramas como sistemas estén integrados.

El tronco corresponde con el sistema de gestión común de las áreas a integrar, por ejemplo de calidad, medio ambiente y seguridad laboral y, quedarán incluidos la política, recursos, planificación, control de las actuaciones, auditoría y revisión del sistema.

Cada rama acogerá los elementos particulares de cada uno de los sistemas que se quieren implantar.
Normalmente, un Sistema de Gestión Integrado se compone de la siguiente estructura:

  • Política de gestión integrada.
  • Organización.
  • Planificación.
  • Sistema de gestión integrada.
  • Capacitación y cualificación.
  • Documentación del sistema y control.
  • Implantación.
  • Evaluación y control del sistema integrado.
  • Mejora del sistema.
  • Comunicación.
Cómo se realiza la Integración de Sistemas

Actualmente, muchas normas ISO están en un periodo de revisión y a la espera de publicación. Estas actualizaciones y el Anexo SL, permiten que las normas cuenten con una estructura compatible y coherente, facilitando el proceso de integración de sistemas.

Estos estándares tienen fundamentos de gestión comunes como es la orientación a la satisfacción de las partes interesadas, la filosofía de mejora continua promovida por el ciclo PHVA y el enfoque basado en procesos. Además de estos fundamentos, cuentan con requisitos análogos y una estructura común.

ISO, mediante el Anexo SL, ha proporcionado a sus normas una estructura idéntica, con definiciones y términos comunes para formar estándares de sistemas de gestión del futuro. El Anexo SL simplifica la creación de nuevas normas y la revisión de las ya existentes, y posibilita que la implementación de 

Estructura de los Sistemas de Gestión Integrados

La estructura de los SIG está condicionada por la disposición de alto nivel que conforma el Anexo SL:

  • Ámbito de aplicación.
  • Referencias normativas.
  • Términos y definiciones.
  • Contexto de la organización.
  • Liderazgo.
  • Planificación.
  • Soporte.
  • Funcionamiento.
  • Evaluación del desempeño.
  • Mejora.
El Anexo SL será de gran ayuda para las organizaciones que se decidan a realizar la integración de sistemas, lo que supondrá un significativo ahorro de tiempo y dinero. Actualmente, aunque normas como ISO-9001 e ISO-14001contemplan intenciones similares, poseen diferentes estructuras, terminología y texto, lo que dificulta la implementación conjunta de las mismas.

Los Sistemas Integrados de Gestión (SIG) o Sistemas HSEQ, ayudan a las organizaciones a mejorar permanente la calidad de los productos y servicios, a establecer y evaluar programas, política, control y objetivos. La creación de un sistema de gestión integrado simplifica el desarrollo, mantenimiento y utilidad de varios sistemas de gestión.

Tomado de: https://www.isotools.org

PROCESOS, CÓMO REALIZAR EL MAPEO

El concepto de Calidad ha sufrido una profunda modificación, desde el momento de su aparición en ámbitos industriales hasta el día de hoy. 
De esta manera, se ha pasado del clásico control de calidad, como forma de localizar desajustes en las especificaciones técnicas de un producto, a definir la Calidad como el conjunto de características de un producto o servicio que satisfacen las necesidades y expectativas del cliente. En base a esto, podemos afirmar que Calidad significa colocar al cliente en el centro de la actividad de las empresas, que tendrán que escucharle para diseñar sus servicios acorde a esas necesidades y expectativas.

Los Procesos son el corazón de las organizaciones de cualquier actividad de actuación. Un proceso está formado por un conjunto de actividades interrelacionadas dentro de una organización con el objetivo principal de proveer productos o servicios a sus clientes. Actualmente, en la economía global, la gestión eficaz de los procesos para la producción de bienes y servicios en el menor tiempo y con el menor coste posible, se ha convertido en una práctica obligatoria para garantizar la competitividad y la rentabilidad de la empresa. 

Sin embargo, gestionar procesos es una difícil tarea, especialmente porque dichos procesos no funcionan solos, pero sí interaccionan con otros procesos dispersos en la organización. Por ello, la mejora de los procesos representa una tarea fundamental es las empresas dinámicas, puesto que de ello depende la superación de la organización en relación con la calidad de sus productos, sus procesos, su personal, y en general, su repercusión en el posicionamiento y competitividad de la organización.

En este informe se definirán los diferentes conceptos relativos al modelo para el análisis paramétrico y evaluación organizacional, más conocido como MAPEO, herramienta para el análisis organizacional aplicable a los procesos, la cual posibilita además la mejora de cierto proceso una vez se haya detectado el área potencial, por lo que también se introducirá en el conocimiento de este rubro examinando su relevancia para las empresas y sus implicaciones con la innovación de procesos. Para concluir se desarrollan con detalle las herramientas de calidad que sirven de apoyo a estos procesos de mapeo y mejora; estas herramientas son clasificadas en base a su área de aplicación.

MODELO PARA EL ANÁLISIS PARAMÉTRICO Y EVALUACIÓN ORGANIZACIONAL (MAPEO)

Para esto se plantea la necesidad de un marco de referencia que posibilite definir las mediciones, así como establecer las valoraciones del desempeño y desarrollo organizacional.Como respuesta a esta necesidad, se concibe una plataforma de herramientas configurada para establecer dichas mediciones y variaciones.

¿En qué consiste el MAPEO? 
El Modelo para el Análisis Paramétrico y Evaluación Organizacional, MAPEO, se basa en una plataforma de herramientas para examinar el perfil de composición y articulación de la estructura y los procesos internos de entidades organizacionales, en relación con un marco de referencia de parámetros descriptivos, su representación y valoración mediante formatos de tipo tabular y matricial.

¿Cuál es el propósito? 
El propósito de MAPEO está dirigido a la identificación de los parámetros con los que se deben expresar el perfil de estructura y procesos internos, para que una entidad organizacional tenga éxito en el cumplimiento de sus objetivos, fines y expectativas de utilidad proyectadas, así como en la cobertura de sus funciones y compromisos.

MAPEO DE PROCESOS
Es una técnica para analizar el proceso y determinar dónde y porqué ocurren fallos graves. El mapeo de un proceso es el primer paso que debe llevarse a cabo antes de evaluarlo.

¿Cómo se realiza un Mapeo? Para esto se debe:
  1. Establecer el proceso “Clave” y atribuirle un nombre. Aquel que resulte más conocido para los participantes.
  2. Reconocer las funciones más importantes involucradas en el proceso a través de una lista al costado izquierdo del mapa.
  3. Identificar el punto de partida representándolo en el lado superior izquierdo. Moviéndose hacia abajo y a la derecha introducir las actividades asociadas con cada participante. Evitar los detalles.
  4. Relacionar las actividades a través de una flecha desde el proveedor hasta su cliente más inmediato.
  5. Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya terminado el Mapeo.

¿Qué nos permite el Mapeo? 
El Mapeo de los Procesos permite obtener:
  • Un medio para que los Equipos analicen los Procesos Interfuncionales.
  • Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo.
  • Un panorama de todas las diferentes actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso.
  • La comprensión de cómo varias actividades están interconectadas y dónde podrían estar fallando las conexiones o actividades.
Tomado de: https://www.isotools.org/

USOS ESPECÍFICOS DE LA NORMA ISO 9001 VERSIÓN 2015 EN EL DISEÑO Y DESARROLLO EN EL PROCESO DE MECANIZADO

Con los requisitos de actualización del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en la norma ISO 9001 versión 2015 se han producido algunos cambios menores, pero importantes, en los requisitos para las actividades de diseño y desarrollo dentro de dicho Sistema de Gestión de Calidad.

Anteriormente, muchas empresas han aprovechado la oportunidad para excluir las actividades de diseño y desarrollo requeridas por la norma ISO 9001 versión 2015 bajo la afirmación de que no diseñaron productos para el cliente.

Esto fue particularmente cierto para las empresas de la industria del mecanizado, que tomaban los dibujos diseñados por sus clientes y simplemente realizaban el mecanizado requerido para cumplir con el diseño de dicho cliente. Realmente, puede afirmarse que el diseño no fue realizado por ellos mismos. Aunque todavía es posible que algunas empresas puedan ser capaces de llevar a cabo este proceso, esto puede ser más difícil con el cambio en la norma ISO 9001 versión 2015.

¿Qué ha cambiado en la norma ISO 9001 versión 2015?

Mientras que el proceso de diseño y desarrollo que se indica en la norma ISO 9001 versión 2015 es todavía el mismo que en la versión anterior, el cambio que se ha hecho es la aplicabilidad de diseño y desarrollo de productos y servicios de la empresa.

Ahora que los requisitos están redactados como “aplicable a los productos y servicios de su empresa,” se debe mirar más allá del desarrollo de nuevos productos. Debemos de preguntarnos por el diseño de nuevos productos en términos de nuevo desarrollo o en respuesta a los pedidos de los clientes. Además del diseño de nuevos servicios en términos de nuevo desarrollo o en respuesta a pedidos de los clientes.

Por lo tanto, si se está buscando ofrecer un nuevo servicio a los clientes, tales como un servicio para revisar los documentos de diseño antes del mecanizado, a continuación, tendrá que seguir el proceso de diseño y desarrollo indicado en la norma ISO 9001 versión 2015 para el diseño de este nuevo servicio.

La norma #ISO9001 puede ayudar al diseño y desarrollo de la industria de mecanizado.
¿Cómo puede afectar este cambio las empresas de mecanizado?


Como ya hemos mencionado, en el pasado, era fácil para una empresa de mecanizado para reconocer la afirmación de que sólo tomaban el diseño del cliente y posteriormente se fabricaba.

Actualmente, para la industria del mecanizado, las siguientes actividades podrían considerarse una actividad de diseño. Y, por lo tanto, se requeriría del proceso de diseño descrito en la norma ISO 9001 versión 2015:
Si se toman las especificaciones del cliente y se crea el dibujo y la programación, entonces se está haciendo actividades de diseño de productos.
Si se toma un dibujo del cliente y se crea la programación de máquinas para elaborar esta parte en la máquina, a continuación, va a realizar actividades de diseño.

Si está desarrollando nuevos servicios, como el servicio de revisión de dibujo, entonces se deberá seguir el proceso de diseño para crear este servicio.

El diseño y desarrollo de procesos

En general, es necesario identificar las entradas de diseño, o requisitos, y crear los resultados del diseño, los documentos y planos que se necesita para el producto o servicio que está diseñando. A continuación, se debe verificar que todos los requisitos de las entradas se abordan en las salidas. Así como validar que el producto o servicio efectivamente cumple con los requisitos a la hora de crear. 

La última cosa que se necesita llevar a cabo es controlar cualquier cambio en el diseño de los productos y servicios que se proveen a los clientes.

Cuando se considera un flujo simple para el proceso de diseño y desarrollo como se ha detallado anteriormente, el proceso puede ser muy beneficioso para la organización. Pues el punto clave es asegurarse de que no se pierda ningún requisito y que se mantenga el control sobre los cambios en los productos y servicios. A la larga, esto puede ayudar a mejorar los productos y servicios que se ofrecen a los clientes. Y debido a la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, que es una razón clave para la implementación de la norma ISO 9001 versión 2015, esto sólo puede hacer que la empresa vaya a mejor.


Tomado de: http://www.nueva-iso-9001-2015.com/