miércoles, 27 de marzo de 2019

ENFRENTADOS CARA A CARA: PROGRAMA DE AUDITORÍA VS PLAN DE AUDITORÍA. DOS CONCEPTOS PARECIDOS PERO NO IGUALES

No es lo mismo el programa de auditoría que el plan de auditoría, así como no es lo mismo perder un minuto en la vida que perder la vida en un minuto… 

Por lo tanto voy a explicarte bien estos dos conceptos para que no pierdas ni un minuto más de tu vida en distinguir lo que es el plan de auditoría y lo que es el programa de auditoría. Dos conceptos que se suelen confundir mucho.

Antes de que sigas leyendo quiero comentarte que tras la lectura de este post:
  • Aprenderás lo que es un plan de auditoría, qué contiene, quién lo hace y en qué momento se hace.
  • Sabrás qué es un programa de auditoría, qué contiene, quién lo hace y en qué momento se hace.
  •  Podrás comprar cara a cara ambos conceptos y conocer las peculiaridades que tiene cada uno de ellos.

Plan de auditoría
Antes de que te vuelvas loco con los conceptos, te voy a definir de forma clara y sencilla lo que es un plan de auditoría

Plan de auditoría: Es la descripción de las actividades y de los detalles que se van a examinar en una auditoría.

En el plan de auditoría se establecen aspectos tales como:

a. qué se va a auditar.

b. alcance de la auditoría.

c. procesos a examinar.

d. duración de la auditoría: hora de comienzo y hora de finalización.

e. quiénes serán los auditores

Como podrás intuir, el plan de auditoría es la guía de lo que se va a hacer en una auditoría interna o externa y deberá de hacer referencia contra qué norma se va a auditar. Se trata de una agenda cerrada en dónde se detalla qué requisitos de la norma se auditarán a lo largo de la jornada de auditoría.

Con el plan de auditoría sabrás que requisitos se examinarán y podrás comprobar previamente si lo cumples o no lo cumples, si la auditoría durará medio día, un día, dos días… así que podrás estar preparado para lo que te van a auditar.

El plan de auditoría lo deberá de redactar el auditor que vaya a llevar a cabo la auditoría, ya sea interna o externa. Por lo tanto si tú eres el auditor interno de tu organización deberás elaborar el plan de auditoría y entregárselos a tus compañeros que serán auditados por ti. Este plan de auditoría lo deberás de preparar unos días antes de la auditoría y enviárselo a los auditados.

Programa de auditoría
Sigo ahora con el programa de auditoría. Te dejo la definición:
Programa de auditoría: Es el conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado. En el programa de auditoría establece una agenda de las diferentes auditorías que se realizarán en un tiempo determinado.
El programa de auditoría es la planificación de todas las auditorías que se llevarán a cabo en un período determinado (por ejemplo durante el año 2019). En el programa de auditoría se pondrán fecha a las distintas auditorías que tendrán lugar en la organización, tanto las auditorías internas como externas. En algunas empresas las auditorías internas se realizarán en un único momento en el tiempo pero habrá otras organizaciones, que por su tamaño o por decisión interna, se realizarán dos o incluso tres auditorías internas al año.

En el programa de auditoría se establecen aspectos tales como:

a. Los procesos a auditar: ten en cuenta qué procesos llevarán más tiempo de revisión que los demás y no olvides incluir nuevos procesos o cambios que hayas realizado en el sistema de gestión para que sean auditados.

b. La Frecuencia: cada cuanto tiempo se realizarán las auditorías.

c. Tipo de auditoría que se realizará: interna o externa

d. Las fechas de cuando se realizarán las auditorías.

El programa de auditoría debe de ser elaborado por el responsable de la calidad de la organización, generalmente se crea cada año planificando las distintas fechas de auditorías que tendrán lugar durante dicho año (internas y externas).

Si tú eres el responsable de la calidad de tu empresa informa del programa de auditorías que has elaborado a los compañeros para sepan en qué momento se realizarán las auditorías internas y cuándo tendrán lugar las auditorías externas.


Desde un punto de vista Cronológico:

1º viene el programa de auditoría que se elabora con la planificación de las distintas auditorías.

2º viene el plan de auditoría que se elabora con la agenda de trabajo a realizar en cada una de las auditorías que se han programado.

Enfrentados Cara a Cara: Programa de auditoría vs Plan de auditoría
Para que lo tengas más claro aún, aquí te dejo una tabla en la que te comparo cara a cara ambos conceptos:


Espero que te hayan quedado claros estos dos conceptos, si tienes alguna duda o comentario escríbeme para ayudarte…

Fotografía: Businessman arm wrestlyng.

Fuente Fotografía: Shutterstock

Tomado de: https://iveconsultores.com

5 HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Los Sistemas de Gestión ISO necesitan realizar auditorías basadas en procesos.

Este tipo de auditorías son reconocidas y valoradas como metodologías de mejores prácticas, pero pueden representar un reto, si no se cuenta con adecuadas herramientas de auditoría interna.

Potenciar los efectos de las auditorías internas permite mejorar la eficacia del sistema y maximizar la efectividad de la gestión de riesgos. Pero para ello, reiteramos, es importante conocer herramientas de auditoría interna que faciliten el logro de los objetivos propuestos.



Herramientas de auditoría interna en Sistemas de Gestión de la Calidad

Aunque se trata de técnicas básicas, su eficacia no se discute. Son herramientas de auditoría interna que pueden ser usadas por todos o por un grupo de profesionales seleccionados. Veamos 5 ejemplos.

Ciclo V (Modelo o Método en V)

Significa efectuar una auditoría interna de forma correcta. Implica, antes que nada, identificar la secuencia de los procesos de la organización iniciando con los procesos que se desarrollaron para definir la estrategia de negocios, la política de calidad y los objetivos de calidad, hasta llegar a los procesos que tienen como objetivo inmediato la mejora continua.

Parece un poco complicado, pero en la práctica es muy fácil cuando los procesos se listan en una secuencia lógica. El Ciclo V es una de las herramientas de auditoría interna en SGC más utilizados, ya que se desplaza a través de los procesos que interactúan con los clientes y luego a través de los procesos que están relacionados con la entrega del producto o del servicio. Debe su nombre a la letra “V” que se forma al diagramar el modelo.




Entrevistas a la Alta Dirección

Deben enfocarse en establecer la relación entre el contexto, la estrategia, los objetivos, los procesos, los recursos y las salidas. Este proceso no solo es útil en la preparación de auditorías internas, sino también en la de certificación ante un organismo evaluador.

En cualquiera de los casos es importante que la Alta Dirección pueda demostrar un conocimiento profundo del contexto interno y externo de la organización, y que pueda suministrar evidencias de que las decisiones estratégicas son el resultado de enfoques racionales.

La revisión de la gestión

Es preciso que sea realizada con intervalos de tiempo planificados, y que se registre y documente el contenido, además de las incidencias de la revisión. La evidencia de monitoreo y la medición del desempeño son evidencias que también deben ser suministradas por la Alta Dirección, al igual que las acciones tendentes a lograr la mejora continua del sistema.

Para ello, le puede ser de utilidad la plantilla de Plan de Auditoría Interna de Calidad según ISO 9001:2015 que puede descargar sin coste en el anterior enlace.

Identificar a los propietarios de los procesos

No siempre el propietario del proceso es quien figura como administrador del área o del departamento en el que se desarrolla. A veces, puede ser un operario que pasa una buena parte de su tiempo dentro del proceso y que, por ello, posee un conocimiento esencial sobre el proceso y la forma en que interactúa dentro del sistema de gestión.



El ciclo PDCA (PHVA)

El famoso ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Act – es un asiduo visitante en nuestro espacio, ya que es utilizado en el diseño e implementación de procesos, en labores de monitoreo e inspección, y en muchas actividades emprendidas en sistemas de gestión basados en normas ISO.

Toda actividad de una organización conlleva tomar una entrada para convertirla en una salida, acción que debería medirse en términos de eficiencia y efectividad. El ciclo PDCA es, sin duda, una de las herramientas de auditoría interna en sistemas de gestión de la calidad de mayor utilidad.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com