jueves, 12 de octubre de 2017

10 ERRORES AL IMPLANTAR LA ISO 9001

Cuando se implanta una Norma ISO 9001 en una empresa hay que evitar caer en una serie de errores que pueden complicar mucho el futuro de esta norma en la organización.
A la hora de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001 en la empresa, podemos cometer una serie de errores que pueden dificultar bastante el correcto funcionamiento de este sistema.

Algunos de estos errores pueden deberse a una falta de conocimiento, falta de compromiso, falta de planificación estratégica, o desinterés.

En este post, vamos a ver los diez errores más grandes que se cometen a la hora de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001.

10 errores más importantes a la hora de implantar la ISO 9001.
Los errores más graves se centran en la falta de la visión completa de la empresa, falta de compromiso y implicación y la búsqueda exclusiva del sello que certifica la implantación de la ISO 9001.
 Cuando una empresa realiza la decisión estratégica de implantar una norma ISO, como puede ser un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, debe tener cuidado de no caer en algunos errores que pueden dificultar la implantación o, incluso, imposibilitarla por completo.

Es por esta razón que vamos a proceder a indicar aquí cuales son los diez errores más graves que a nuestro juicio pueden trastocar la correcta implantación de la ISO 9001 en la empresa y que van a condicionar su correcto funcionamiento y su futuro, junto con la correcta recepción de los beneficios que se ofrecen.

La lista de estos diez errores más graves es la siguiente:

1.- Falta de visión completa de la empresa.

Uno de los primeros y los principales errores se producen a la hora de la visión de la empresa como una serie de procedimientos. Es decir, se conoce a que se dedica la empresa y cuáles son los pasos generales que se dan para transformar una materia prima a un producto finalizado, pero a la hora de crear un mapa de todos los procesos se olvidan o se encuentra difícil describir todos los procesos de una forma clara y concisa. De esta dificultad, es de donde deriva un error en la documentación en la cual, por ejemplo, vemos una gran diferencia entre lo que se describe en la documentación de la ISO 9001 y lo que de verdad se realiza en la empresa.

Podemos ver que en la documentación de calidad de una empresa se describe un proceso con unos pasos perfectamente definidos pero luego, en la práctica, estos pasos siguen un ritmo completamente diferente, siguiendo rumbos extraños, repitiéndose etapas y extraviando información importante en el proceso. Esto es altamente contraproducente.

En el caso de la generación de los procedimientos debe tenerse mucho cuidado con la redacción de estos para evitar errores de comprensión, diseños engorrosos, falta de homogeneización de las metodologías utilizadas, lagunas de información, etc.

Por último, se puede observar que muchas empresas no dispone de una planificación estratégica adecuada y que falta la creación de organigramas y una asociación adecuada de funciones claras y concisas. Esta falta puede crear una duplicidad en algunas actividades ya que, al no tener claramente estipulados los aspectos que incumben a cada puesto, puede haber actividades que realizan dos personas a la vez y, por el contrario, pasos que nadie realiza.

2.- Falta de compromiso e implicación.

En muchas ocasiones, la dirección de la empresa es la que decide la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 y son ellos los primeros que sufren una falta de implicación y compromiso.

Esta falta de implicación hace que sus empleados perciban que no es necesario poner su compromiso y su trabajo en atender y seguir los procedimientos que se han indicado en el Sistema de Gestión de la Calidad y hace que empiecen a tomarse ciertas licencias, inicialmente pequeñas pero que van avanzando, sobre el compromiso de la calidad en la organización.

3.- Falta de formación y de recursos.

Muchas veces la empresa, o bien desconoce el potencial y los recursos de que dispone, o no los utiliza adecuadamente. Por ejemplo, nos encontramos que el personal que dispone de la formación adecuada no dispone de la responsabilidad correspondiente, sino que se encuentra en otro sector de la organización.

De esta forma, conseguimos que el personal verdaderamente cualificado no esté trabajando para lo que está preparado y personal que no ha recibido esta preparación esté haciéndose cargo de puntos y aspectos que no entiende.

4.- Búsqueda exclusiva de reducción de costes.

Un error muy grave es pensar que usando un Sistema de Gestión de la Calidad conseguimos una reducción sustancial de los costes. Es cierto que los gastos en costes se reducen ya que usamos adecuadamente todo el material y potencial de que se dispone, eliminando los desperdicios, errores, etc.

Sin embargo, este no es único beneficio que aporta la Norma ISO 9001 y no debemos buscar únicamente este fin olvidándonos de aspectos muy importantes, como la mejora del servicio y/o producto, gestión eficaz, mejora competitiva, etc.

5.- Interés exclusivo en el certificado.

Otro error muy común, y que crea varios problemas, es que la empresa sólo implante un Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001 buscando únicamente conseguir el certificado.

Esto hace que solo se vean los procedimientos y las medidas de calidad como pasos para conseguir este certificado, pero en cuanto se llega al final ya no se cultivan estos pasos y se olvidan, consiguiendo así la empresa exhiba un título y asegure a sus clientes que va a ofrecer un servicio con una calidad, que luego no es acorde con la realidad.

6.- Desinterés, resistencia al cambio y resistencia a la participación activa.

Siempre que se implanta un Sistema de Gestión de la Calidad en las empresas se suele producir una cierta resistencia al cambio que si no es controlada y no se generan las medidas oportunas puede provocar un efecto de resistencia en toda la empresa y una actitud a la defensiva que sólo va a dificultar la implantación efectiva.

Por otra parte, en muchas empresas, se observa una actitud de reticencia en el momento de promover, considerar y aceptar que los trabajadores formen parte activa de la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, consiguiendo así que los empleados no se vean parte de la empresa y no acepten los cambios ni se muestren participativos.


7.- Designación de un Responsable de Calidad sin autoridad real.

Como ya dijimos en el primer punto, debemos de decidir quién va a ocupar el puesto de Responsable de Calidad y se deben definir cuáles son sus actividades, pero no sólo deben ser dichas al propio responsable sino que toda la empresa debe conocerlas para saber cuáles son las competencias de cada puesto y a quien deben preguntar y acudir en caso de un problema o de una duda.

8.- Falta de objetivo claro.

Se debe marcar unos objetivos claros y seguirlos, por qué si no sabemos hacia donde nos dirigimos no conseguiremos llegar a ningún sitio.

9.- Inadecuado sistema de medición.

Cuando se aplican los sistemas para medir y saber el estado de aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001, tenemos que utilizar un sistema que comprendamos y manejemos de forma fácil y rápida. De nada sirve que utilicemos un sistema de medición muy sofisticado, si no sabemos cómo leer los resultados que de él se derivan.

Muchas veces los sistemas más simples, pero bien dirigidos y con las preguntas adecuadas, nos aportan las respuestas y valores necesarios para saber si la dirección que elegimos es la correcta y si los pasos que seguimos son los adecuados.

10.- Falta de conocimiento del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001.

Muchas veces las empresas se embarcan en el trabajo de implantar la Norma ISO 9001 sin conocer exactamente cuáles son sus beneficios, que nos aporta, que hace falta para implantarlo y como hay que hacerlo.

Para ello siempre es aconsejable hablar con profesionales, como SBQ Consultores, que les proporcionan toda la información que necesita sobre el Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 y les ayudarán a realizar la elección que mejor se ajuste a sus necesidades y sus expectativas, aportándole el máximo de beneficios y ventajas.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

CÓMO IMPRESIONAR A TU AUDIENCIA

Aún sabiendo que hay personas con mayor capacidad de liderazgo que otras, cualquiera de nosotros podría adquirir las habilidades necesarias para hablar en público y convencer.
El tono, la postura, la dicción, el contenido…son aspectos que pueden determinar el éxito o la mediocridad a la hora de hablar en público. Javier Bernad, experto en habilidades de comunicación y fundador del centro de entrenamiento para hablar en público Speak & Spam, descubrió en el marco de La Cátedra de The Glenlivet las claves de comunicación para cualquier presentación o reunión de trabajo. 

Estas son las cinco principales que él mismo resaltó para emprendedores:

Ensayar. La media sería, como mínimo, cinco veces el tiempo de lo que va a durar tu exposición. No basta con redactar minuciosamente la presentación si esta no fluye con naturalidad ante la audiencia. La práctica te ayudará también a calcular bien los tiempos para no sobrepasarlos, uno de los errores más habituales y que más irritan a los oyentes. Evitar también en este sentido expresiones como “bueno, y con esto acabo” cuando todavía tenemos intención de seguir hablando 10 o 15 minutos más.

Los nervios son buenosA algunos parecerá paradójico pero en opinión de Javier Bernad, una persona demasiado relajada puede transmitir sensación de apatía mientras que cierto nivel de nerviosismo contribuye a comunicar entusiasmo y pasión por el tema que tratas, elemento clave de persuasión. Obviamente un elevado nivel de excitación puede ser contraproducente y conducirnos a una pérdida del control de los gestos o el manejo de la voz. Para estos casos hay técnicas de ayuda como pueden ser realizar respiraciones hondas o sonreír para relajar la situación a la vez que empatizamos con la audiencia.

Tienes que parecer poderoso. Se refiere con esto a la autoridad sobre la materia que tratamos y ganarnos así la credibilidad del oyente. De nuevo aparece aquí el factor pasión para contagiar nuestro entusiasmo y que nunca se relacionará con unos brazos caídos o un cuerpo estático que mira a la sala en lugar de buscar el contacto visual con la audiencia. De tres a cinco segundos por persona, es la receta de Javier Bernad para conectar con la mirada de los oyentes y transmitir autoridad.

Limítate a dar un mensaje. Querer decir muchas cosas y dotar a todas de la misma importancia es, según Bernad, otro de los errores más comunes. “Si el mensaje es único, mejor que si son dos, y para reforzarlo conviene repetirlo varias veces a lo largo de la intervención”. Recuerda también en este punto la conveniencia de estructurar la exposición en torno a dicho mensaje, que abrirá y cerrará la conferencia, de manera que todos los elementos narrativos que se vayan incorporando al discurso confluyan en el tema principal. 

La táctica para conseguirlo no es otra que dedicar tiempo suficiente en la elaboración del discurso y si el cálculo para el ensayo es de cinco veces para la redacción sería 30 horas para un discurso de una hora de duración y sin perder de vista la perspectiva de lo que aportas a la audiencia, como si fuese un discurso de marketing.

A la audiencia no le importa tu vida. Bernad enlaza con éste el punto anterior advirtiendo a los posibles ponentes de que “a la gente no le importas tú. Les importan ellos y de ti lo único que les interesa es la solución que les estás ofreciendo para ahorrar dinero, tiempo, hacerles la vida más fácil…lo que sea conforme al perfil de la audiencia pero que sean ellos quienes ganen, que es por lo que te prestan atención”.

Tomado de: http://www.emprendedores.es/