lunes, 3 de diciembre de 2018

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y EL SECTOR SERVICIOS

El sector servicios cobra cada vez mayor relevancia, por lo que contar con sistemas de gestión, como la Norma ISO 14785, ISO 13009, ISO 9001 o la Norma UNE 175001, adaptados a sus características y necesidades es clave.

El sector servicios está en constante cambio y crecimiento. Servicios como la banca electrónica o las compras por internet, desconocidos hasta hace unos años, ahora ocupan un papel relevante en la vida diaria de todas las empresas. Y es que con más del 70 % del PIB mundial la relevancia de este sector servicios es indiscutible.

Normas como la UNE 175001, la ISO 14785 o la ISO 13009, así como aquellas más generalistas como la Norma ISO 9001, centran su actuación en este sector servicios y suponen una guía en su camino a la mejora continua, ofrecer un servicio de alta calidad y ganarse la confianza de los consumidores.

En este artículo vamos a hablar un poco más de la importancia de este sector servicios y de cómo distintos sistemas de gestión pueden convertirse en sus grandes aliados.
Contar con sistemas de gestión es clave para un sector servicios que cada vez va cobrando mayor relevancia.
El peso del sector servicios…

Como ya he indicado antes, el sector servicios supone más del 70 % del PIB a nivel global, lo que se traduce en más de 48 billones de euros según los Indicadores del Desarrollo 2015 del Banco Mundial.

Esto supone que el crecimiento de este sector va a un ritmo mucho más rápido que la industria, en parte debido a que esta misma industria está adaptándose influenciada por los valores relacionados con el sector servicios, difuminando la línea entre ambos e incorporándolos en su oferta para ofrecer un mayor valor a los clientes y continuar ocupando un buen puesto competitivo.

Si observamos las cifras, nos indican que el sector servicios es el responsable del 90 % de los puestos de trabajo generados a nivel global durante el año 2015.

Pero no hace falta que nos alejemos tanto para obtener una imagen clara de la importancia de este sector: si tenemos en cuenta la actividad económica generada por los miembros de la Unión Europea percibimos como el 70% de ella se genera en el sector servicios.


… y la importancia de contar con los distintos sistemas de gestión.

Los números evidencian el gran cambio que se está produciendo con el crecimiento del sector servicios. Sin embargo, ningún cambio está libre de peligros.

Por esta razón, contar con sistemas de gestión fuertes que sirvan de guías, fomenten una alta calidad, sean coherentes con la realidad del mercado, establezcan las bases de la confianza de los clientes, ayuden a cumplir con la distinta legislación aplicable y permitan una diferenciación con la competencia, son claves para que el futuro de este sector sea brillante.

Algunos ejemplos de sistemas de gestión que se centran en ofrecer soluciones adaptadas al sector servicios son:

  • Norma UNE-ISO 14785, Oficinas de información turística. Servicios de atención e información turística. Requisitos, que tal y como el propio documento nos indica, “establece una serie de requisitos mínimos de calidad para los servicios prestados por las oficinas de información turística (OIT) de cualquier tipo y tamaño, sean gestionados de forma pública o privada, con el fin de satisfacer las expectativas de los visitantes”.
  • Norma UNE-ISO 13009, Turismo y servicios relacionados. Requisitos y recomendaciones para la gestión de playas. Este sistema de gestión se adapta a las necesidades y características de las playas durante la temporada de baño y “proporciona directrices tanto para los entes gestores como para los usuarios para una gestión y planificación sostenibles, sobre la propiedad de la playa, una infraestructura sostenible y las necesidades en materia de prestación de servicios, incluyendo la seguridad de la playa, la información y comunicación, la limpieza y la eliminación de residuos”.
  • Norma UNE 175001-1, Calidad de servicio para pequeño comercio. Parte 1: Requisitos generales, se centra en aquellos requisitos propios del sector servicios relacionados con las ventas, servicios adicionales y servicios complementarios en el pequeño comercio.
  • De esta forma se busca permitir satisfacer las expectativas del cliente, aunque presenta algunas limitaciones con relación a su aplicación como, por ejemplo, en aquellas actividades de venta que coexistan con la prestación de un servicio, salvo que aparezcan claramente diferenciadas y la venta suponga la actividad mayoritaria del pequeño comercio.
  • Además, la serie de estas normas ofrece soluciones a los distintos sectores existiendo una norma específica para las estaciones de servicio, ópticas o floristerías, por poner algunos ejemplos.
  • La Norma ISO 9001:2015 que en esta versión se adapta a las necesidades de aquellas empresas pertenecientes al sector servicios aportando especificaciones y requisitos más adaptadas a sus características.
  • Sobre este aspecto, hemos hablado en otros artículos y publicaciones por lo que te recomiendo ampliar la información en nuestro blog.
  • La Norma UNE-ISO 18065:2015, Turismo y servicios relacionados. Servicios turísticos para el uso público prestados por el ente gestor del espacio natural protegido. Requisitos.

Estos son solo algunos ejemplos, sin embargo existe una gran variedad de sistemas de gestión adaptados a las distintas particularidades de las empresas del sector servicios para ayudarles a establecer relaciones de valor con los clientes en las que prime la calidad y potencien la fidelización de estos consumidores.

La clave se encuentra en contar con profesionales que, como SBQ Consultores, te aconsejen sobre los distintos sistemas de gestión que se adaptan mejor a las necesidades de cada pyme dedicada al sector servicios para que contar con esta herramienta aporte el máximo número de beneficios y se convierta en la guía hacia una servicio excepcional.

El poder de una sonrisa unido a las Normas ISO.

Al igual que disponer de un sistema de gestión supone un importante apoyo para cualquier empresa, una sonrisa tiene un poder incalculable.

Y es que tanto en el mundo de los negocios como en la vida una sonrisa abre muchas puertas. Solamente tenemos que pensar en cómo una sonrisa, así como un trato cercano y asertivo con el cliente, marca una clara diferencia y es un aporte positivo en la experiencia del cliente respecto al servicio y/o producto que la empresa ofrece.

Para comprenderlo nada mejor que ponernos en situación: piensa en lo que sientes cuando, al entrar en una tienda, te atiende una persona con una sonrisa cálida y como automáticamente sientes que te comprende y entiende lo que buscas y es que te aporta confianza tanto en su persona como en lo que nos ofrece, eliminando las trabas que instintivamente y sin darte cuenta estás colocando entre tú y el servicio que puede ser que contrates.

Por lo que, una sonrisa, ya desde el principio, nos aporta tranquilidad por sí sola, nos predispone a tener unas buenas expectativas del producto y/o servicio y a tener la seguridad de que se van a cumplir, eliminando reticencias y permitiendo que la valoración sea positiva desde el principio, aún casi antes de que se produzca ninguna relación comercial.

Es tal el poder de la sonrisa que hasta incluso desarma a un cliente enfadado y abre las puertas a que, si se gestiona bien, llegue a convertirse en un evangelizador de la marca, ya que desde un primer momento han percibido que se le tiene en cuenta, que es escuchado y que su problema va a poder ser resuelto o, por lo menos, se van a poner los medios para ello.

Así que, si unimos este poder a los beneficios que nos aporta un sistema de gestión alcanzamos el tándem ganador que puede situar a una empresa por encima de su competencia y convertirse en una referencia en el mercado. 

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

ANÁLISIS DEL ENTORNO Y AMBIENTE EXTERNO DE LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones son instituciones las cuales están llenas de peculiaridades cada uno, algunas tienen cierto tamaño, al referirnos al número de personal que maneja, así mismo cada uno se dedica a un sector en especifico lo cual genera que haya una gran clasificación de las mismas, por otro lado hay organizaciones que poseen cierta tecnología avanzada y otras las cuales a pesar de dedicarse a lo mismo no la poseen por lo que podemos decir que no hay organizaciones iguales a pesar de dedicarse a lo mismo, las organizaciones todas son únicas.
Pero a pesar de ser distintas, hay algo que las involucra a todas por igual y es que todas y cada una tiene un micro entorno y un macro entorno. Durante este articulo hablaremos a cerca de cómo afecta el ambiente externo a las organizaciones hoy en día, de igual forma hablaremos de los beneficios que se pueden tener si se sabe aprovechar el macro entorno y de los riesgos que corren las organizaciones al no saber manejarse dentro de su macro entorno.

El ambiente externo de las organizaciones es un tema de interés para todos los involucrados en la administración de una organización y es necesario saber puntualmente los detalles de este para poder tomar decisiones adecuadas que lleven a la organización hacia un buen camino y puedan rendir mejores resultados.

Empresa y su entorno
De acuerdo con la teoría de sistemas la empresa puede ser considerada como un sistema abierto el cual es en sí un conjunto de elementos que están relacionados entre sí, constituyendo un todo indisociable y sinérgico, orientada hacia el logro de objetivos específicos, en un entorno determinado. El cual mediante la relación de intercambio con dicho entorno y mediante un equilibrio con el mismo, logra adaptarse, sobrevivir y desarrollarse en el medio, con esto podemos decir que existe una relación fundamental entre la empresa y su entorno.

De acuerdo con (F. Sáez Vacas) el ambiente externo es:

“El sistema de nivel superior en el que se inserta la empresa, y está formado por aquellos factores, fuerzas o variables que influyen, directa o indirectamente, en los procesos de gestión.”

El entorno puede ser definido como:

Condiciones ambientales o fuerzas que modifican o influyen.
Como un conjunto de condiciones sociales y culturales, como costumbres, leyes, lengua, religión, organización, política y económica, que influye en la vida de un individuo u organización.

Entonces podemos decir que el ambiente externo son todos los factores que están fuera de la organización y que tienen peso e influencia en la toma de decisiones y en la estrategia empresarial y que la misma organización no puede controlar.

Niveles de entorno
Las estrategias que pueda tener planeadas o en mente una organización no surgen de la nada, se deben al entorno del negocio en el que este inmiscuida la empresa.

Debe quedar claro que la empresa no puede controlar su ambiente externo o su entorno, puede influenciar sobre el y elegir incluso un entorno el cual le sea favorable y útil hasta cierto punto, pero definitivamente no puede tener control sobre su entorno.

Existen distintas clasificaciones de lo que es el entorno, para este articulo hablaremos de dos niveles que tiene los cuales son: micro entorno y macro entorno. el microentorno está formado por todos aquellos factores o variables sobre los que la empresa puede influenciar, como por ejemplo, los proveedores que requiere, sus clientes, su recurso humano así como su sistema de organización.

Por otro lado tenemos al macroentorno,  en el cual  la organización influye primordialmente por medio de sus servicios y productos, y al ser una empresa socialmente responsable, está dirigida a múltiples relaciones con otras organizaciones que  dejan su marca en la comunidad a la que pertenecen. A su vez, el entorno externo repercute en el trabajo de la organización con la información que se encuentra a disposición en el mercado, el abastecimiento de insumos, las preferencias que asoman, y nuevos cambios de organización y de gestión.

Crear una organización consciente de su entorno.
Las organizaciones tienen como exigencia estar constantemente analizando los diferentes factores que inciden en la operación de las mismas organizaciones. Existen procesos importantes para el análisis del entorno de la organización, dichos procesos son los siguientes:
  • Exploración del entorno: Se trata sobre tener una constante supervisión del entorno de la organización, con la idea de detectar y predecir los cambios venideros así como los que aun están en el camino, se busca detectar tendencias y acontecimientos críticos antes de que sea un problema para la organización y también antes de que la competencia los detecte y los aplique, ya que esto pasaría a convertir a la organización en reactiva en lugar de ser una organización proactiva que esté siempre a la vanguardia.
  • Vigilar el entorno: Puede que la organización se encuentre con tendencias que no haya tomado en cuenta y solo mediante la vigilancia del mismo podrá lograrlo.
  • Inteligencia competitiva: En este punto la organización se ve beneficiada al conocer y comprender su sector, al saber esto va adquiriendo información y datos de relevancia, así mismo observar las fortalezas y debilidades de sus competidores para que en base a todo esto pueda ir tomando decisiones de una mejor manera con respecto a su futuro.
  • Pronosticar el entorno: los tres puntos anteriores aportan mucha información a la empresa y ayudan a la toma de decisiones con la particularidad de que la información debe ser lo más precisa para encaminar a la organización hacia el rumbo que se desea, en el pronóstico del entorno lo que se busca es visualizar el futuro de la organización, del entorno en sí, preguntarse ¿por qué caminos se debe llevar a la organización?, sobre ¿Cuál será la próxima tecnología que saldrá?, lo que se busca es visualizar tendencias.

Los cinco niveles del entorno.

Primer nivel.
Está formado por la misma organización, se tiene como agente central a la organización y progresivamente va ampliándose su categorización hasta el ámbito global.

Segundo nivel.
Engloba al primer paso, se estudia el sector desde la perspectiva de las fuerzas competitivas que en él se conforman. Durante el análisis del sector se debe delimitar la frontera del mismo en dicha frontera encontraremos sus limitaciones, su misión y fines de la empresa y con su aforo de negociar.

Tercer nivel.
Se encuentra conformado por la cadena de actividades empresariales la cual a su vez está conformada por varios centros de actividades organizacionales, estos son los siguientes:
  • Cadena de actividades principales.
  • Actividades de apoyo.
  • Actividades de suministros complementarios.
  • Actividades de equipamiento.
Cuarto nivel.
Es el área en la cual está ubicada la organización, el punto geográfico o nación donde se encuentra,.

Quinto nivel.
El entorno global reúne a todo los niveles anteriores, es una dimensión intensa ya que dentro de este nivel se debe tener en cuenta lo siguiente:
  • Las condiciones generales de la economía.
  • La tecnología.
  • La política, el pensamiento y la sociedad.
  • La naturaleza y los hechos fortuitos.
  • La actividad empresarial en otras áreas.
  • Las fuerzas indirectas en el macroentorno.
Son todos aquellos factores que la organización no es capaz de controlar por sí misma, de acuerdo con (losrecursoshumanos.com, 2016) dichos factores son los siguientes:

Factores políticos y legislativos: el marco legal y jurídico. Esto incluye todas las leyes y regulaciones legales y el marco político referido al poder político y los negocios.

Factores económicos: Afectan directamente la organización de los negocios y tienen que ver con las tasas de interés, la inflación, la política fiscal, etc.

Factores tecnológicos: Con las nuevas tecnologías se alcanza la productividad rápidamente, creando nuevos productos.  Los desarrollos tecnológicos, los avances son factores del ambiente externo.

Así mismo podemos añadir:

Factores socioculturales: Hacen referencia a las características de la sociedad en la que opera la organización, como por ejemplo la demografía, el nivel educativo de la población o la edad de la población. Este factor tiene gran impacto en los habites de compra y consumo de la sociedad ya que por ejemplo al haber más mujeres trabajando por igual que los hombres existe más ingreso en las familias hoy en día, aumentando así el consumo de productos. Tener mayor educación también genera un cambio ya que con un mejor nivel educativo se busca tener mejores productos de mejor calidad.

Factores medioamientales.  El medio ambiente se ha convertido en algo de suma importancia a nivel mundial, ya que ha sido mucho el daño se que ha causado al planeta mediante las deforestaciones o la contaminación que se descontroló en algún momento, es por esto que cada organización debe tener en cuenta el medio ambiente cuando se proponga realizar algo, ya que la sociedad hoy en día está siendo cada vez más consciente del daño que causan las empresas por sus productos que no sea biodegradables o por los químicos que puedan dañar el agua o la capa de ozono, es por esto que el medio ambiente debe ser un factor determinante a la hora de la toma decisiones de una organización, no puede permitirse quedar mal ante la sociedad por no ser una empresa socialmente responsable.

Factores Internacionales: La globalización de la economía ha abierto las puertas de las fronteras de las organizaciones hoy en día, las organización buscan en el presente aumentar sus ganancias exportando sus productos aun que no solo eso se busca, también se busca de alguna manera salir del saturado mercado local o reducir la capacidad de ocio, sin embargo es importante recalcar que si una organización va a incursionar en otro país debe tener en cuenta lo que conlleva como la economía del país donde va a entrar, su política o legislación presente, la cultura y las costumbres de ese país, el lenguaje, los valores que puedan tener, sus creencias religiosas, incluso símbolos, actitudes o motivaciones que se puedan tener en dicho país.

El entorno especifico.

De acuerdo con (fundamentosdeadmon.wordpress.com, 2013) el entorno especifico se compone de los siguientes puntos.

Clientes: Una organización debe satisfacer las necesidades de los clientes que utilizan sus productos. Los clientes representan cierta incertidumbre para una organización debido a que sus gustos pueden cambiar o pueden quedar insatisfechos con los productos o servicios de la organización.

Proveedores: Los gerentes buscan garantizar un flujo estable de recursos necesarios (suministros) al precio más bajo posible. Los proveedores también brindan recursos financieros y laborales. Por ejemplo, la falta de enfermeras calificadas sigue siendo un serio problema para los profesionales de la salud, lo que afecta su capacidad de satisfacer la demanda y de mantener altos niveles de servicio.

Competidores: Todas las organizaciones, cuentan con una gran cantidad de competidores. Los directivos simplemente no pueden darse el lujo de ignorar la competencia. Por ejemplo, las tres principales cadenas de comunicación en los Estados Unidos (ABC, CBS y NBC) solían controlar lo que se veía en su televisión. Ahora enfrentan la competencia del cable digital(NETFLIX, YOUTUBE), satélite, DVDs e Internet, y toda clase de dispositivos smart, los cuales ofrecen a los clientes una gama mucho más amplia.

El entorno general: Las amplias condiciones económicas, político-legales, socioculturales, demográficas, tecnológicas y globales que afectan a una organización se incluyen en el entorno general. Aunque estos factores externos no afectan a las organizaciones hasta el grado en que lo hacen los cambios en su entorno específico, los gerentes deben considerarlos cuando planean, organizan, dirigen y controlan.

Condiciones económicas: Las tasas de interés, la inflación, los cambios en el ingreso disponible, las fluctuaciones en el mercado y el estado del ciclo general del negocio son algunos factores económicos que pueden afectar las prácticas gerenciales de una organización.

Cuando los ingresos de los consumidores bajan o cuando su confianza en la seguridad de sus empleos disminuye, pospondrán cualquier compra que no sea necesaria.

Ahora bien, después de haber visto el extracto anterior,  te habrás dado cuenta que son muchos los factores externos que pueden afectar a una organización y por tanto el logro de sus objetivos previamente fijados, por eso la importancia de estar preparados para cualquier tipo de contingencia para nulificar o reducir el impacto que pueda traer algún cambio del ambiente externo.

Modelo de las 5 fuerzas de Porter.

Conclusión
Podemos decir que el ambiente externo de las organizaciones asume un lugar critico en cada una de las decisiones que vaya a tomar la empresa, así mismo desde un inicio en el que se quiere iniciar una organización debe tenerlo en cuenta, ya que dicha decisión puede ser parte del éxito o fracaso de la misma, si inicias tu empresa en un lugar donde la forma en la que trabajas no comulga con la sociedad tendrás problemas para subsistir, si no consideras las cuestiones ambientales, la responsabilidad social, el poder adquisitivo de la población o del país donde te instalas, encontrarás problemas para poder permanecer en el mercado, por eso esta decisión a pesar de no poder ser manejable para los directivos de las organización debe ser un factor en el cual puedan encajar de la mejor forma para poderse simplemente adaptar a las necesidades que vayan surgiendo del mismo ambiente externo.

El ambiente externo es como una gran plantilla en la cual uno como organización busca el mejor lugar para instalarse, el que nos genere mayores ventajas competitivas y económicas, sin embargo debemos tener en mente que lugar no nos pertenece en si no podemos hacer lo que queramos, debemos adaptarnos a los requerimientos (políticos, sociales, legislativos, tecnológicos, culturales, ambientales, entre muchos otros) para poder permanecer dentro del mercado global, es como pensar que la plantilla o el lugar donde estemos nos va a pasar factura y debemos estar preparados para poder pagar ese derecho para permanecer.

Propuesta de Tesis. Beneficios de la buena elección de un ambiente externo adecuado para la organización.

Objetivos general. Determinar cómo beneficia a una organización la buena elección de un ambiente externo recopilando información y datos históricos de los hechos.

Bibliografía

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Tomado de: https://www.gestiopolis.com