¿CÓMO HACER PARA QUE NO TE ROBEN TU IDEA DE NEGOCIO?

¿Crees que tienes la idea del siglo? ¿Te da miedo compartirla con los demás porque piensas que te la pueden copiar? ¿Estás buscando alguna forma de proteger tu idea para que no te la roben? Has llegado al artículo adecuado. 

Vamos a reflexionar juntos sobre el miedo a que copien tu negocio y los pasos que deberías seguir.

Un miedo muy extendido

Como consultor para emprendedores, trabajo a diario con personas que tienen una idea de negocio, que están muy ilusionadas con el proyecto, y que en muchas ocasiones tienen algunos reparos en compartir información conmigo. Sucede particularmente cuando se trata de una idea de negocio original e innovadora. Creo que ocurre lo siguiente:

• El emprendedor tiene una “revelación” acerca de una posible idea de negocio.
• Tras unas primeras averiguaciones, se convence de que su idea tiene potencial.
• Se ilusiona con la idea, y decide ponerla en marcha, pensando que va a ser muy rentable.
• Ya convencido de que tiene una buena idea en manos, le entra el miedo de que alguien la descubra y se le adelante, arrebatándole los beneficios esperados.

¿Te suena de algo? Si estás leyendo este artículo, es muy posible que hayas pasado por un proceso muy similar al que estoy describiendo.

Este miedo lo he visto muchas veces en compañeros emprendedores, o en clientes míos. Y les suelo tranquilizar explicándoles lo mismo que haré a continuación en el artículo. Sin embargo, el miedo es una emoción, y por mucho que apele a la razón, en algunos casos ciertas personas lo siguen arrastrando pese a todos mis argumentos.

¿Se puede evitar que te roben la idea?

• A diferencia de un producto o un programa informático, una idea de negocio no se puede patentar. Algo, que, por otro lado, tiene bastante sentido. Una idea es un concepto muy general. No puedes restringir los derechos de “vender cosas por Internet” o “montar un local de comida rápida” a la primera persona a quien se le haya ocurrido. Así que, olvídate de patentes, salvo que hayas diseñado algo muy específico que se pueda proteger legalmente.
• Con los profesionales con quien trabajes, quiero decir, asesores como yo, puedes firmar acuerdos de confidencialidad. Lo cierto es que suelo hacerlo con mis clientes, pero al mismo tiempo les digo la realidad: no tengo ninguna intención de montar por mi cuenta ninguno de los negocios que me presentan porque no me interesa. Mi objetivo es ayudarles a poner todas las opciones de su lado para que funcione, no copiarlos.
• Y una vez que hayas iniciado tu proyecto, una vez que esté en el mercado, no puedes evitar que otros emprendedores se inspiren de tu idea y lancen proyectos competidores. Pero, curiosamente, eso último no suele preocupar mucho a los promotores. De alguna manera, piensan que si son los primeros a desarrollar la idea, tendrán la ventaja suficiente para triunfar antes de la competencia.

¿Qué les digo a mis clientes y a cualquier emprendedor que muestra este miedo?

Suelo empezar explicando que una idea no vale nada. Sí, lo has leído bien. Esa idea tan chula a la que le tienes tanto cariño, esa idea que piensas que puede hacerte millonario, no vale nada. No digo que no sea buena, no digo que pueda tener potencial. Pero por sí sola no vale absolutamente nada. Porque lo que realmente importa es la implementación, y esa última depende totalmente del equipo promotor.

¿Sigues por aquí? Bien, continuemos. Otra cosa muy importante que tienes que saber es que ser el primero en lanzar un nuevo concepto de negocio es una ventaja muy relativa. Es cierto que en algunos casos las empresas pioneras han tenido mucho éxito, pero yo me atrevería a afirmar que es bastante más habitual que triunfen empresas que han llegado después, con una versión mejorada de la misma idea. Airbnb no fue la primera plataforma que propuso alquiler de habitaciones entre particulares, pero fue la que consiguió desarrollar el mercado. De las que intentaron hacer lo mismo antes, no se sabe casi nada porque no tuvieron éxito, pero no significa que no lo hayan intentado.

¿Entonces? ¿Qué puedes hacer?

Un ejercicio de honestidad y humildad

Empieza por hacerte las preguntas correctas. No sigas obsesionado con la idea, más bien pregúntate si tú eres la persona más adecuada para llevarla a cabo. Y tienes que ser muy honesto contigo mismo, reconozco que no es fácil. Quizás sea más sencillo analizarlo si empiezas por imaginar cual sería el perfil ideal para llevar a cabo la idea de negocio.

Déjame poner un ejemplo. Imagina que tu idea consiste en crear una plataforma online con un servicio equis destinado a los particulares. Tras analizar la idea te das cuenta que lo más estratégico será el diseño funcional del portal y el posicionamiento web del mismo. De allí que una persona experta en desarrollo web y en seo probablemente sería la más adecuada para llevar el proyecto. No solo ahorraría mucho dinero al evitarse contratar a profesionales externos, sino que tendría más flexibilidad y tomaría mejores decisiones al entender tanto el propósito de la plataforma como los aspectos técnicos.

No digo que tengas que tener el perfil perfecto para emprender tu idea, pero sí que tienes que ser consciente de que cuanto más alejado sea tu perfil de los requisitos del negocio, menos probable es que tengas éxito.

La realidad sobre riesgo e innovación

Otro aspecto fundamental  es que aceptes una gran verdad. Los negocios más innovadores y originales son los que tienen un mayor porcentaje de fracaso. Tu idea puede ser genial, pero por un motivo u otro, la gente no quiere comprarla. Porque no es fácil convencer al cliente de que cambie sus costumbres. Si montas un enésimo bar o restaurante, quizás no sea muy original, pero con tomar algunas buenas decisiones y hacerlo bien prácticamente te aseguras el éxito. Si lo que propones es rompedor, es otra cosa.

Además, tienes que entender que si parece que nadie ha pensado antes que tú en esa idea de negocio puede ser porque no hay mercado. Quizás otros lo hayan intentado sin éxito, y no sabes de ellos precisamente porque no han tenido éxito.

Enfocado al éxito

Ahora seamos un poco más optimistas. Pensemos en la posibilidad de que tu proyecto triunfe. El éxito es lo que atrae a las copias. Dicho de otra manera, si en algún momento empiezan a “robarte la idea” es buena señal, significa que hay negocio. Por eso tienes que centrarte en tu proyecto, hacerlo lo mejor que puedas, y olvidarte de aquel miedo. Si lanzas tu negocio y funciona, entonces tendrás que seguir innovando para seguir consiguiendo éxitos. Y tendrás que luchar con otras empresas, porque competir y emprender siempre van de la mano.

No tengas miedo a compartir tu idea. Cuanto más información tengas de otras personas, mejor para tu idea. Puedes usar esa información para reforzar tu proyecto. Mientras tu idea no se haya convertido en ingresos de efectivo, no te preocupes por los ladrones de ideas. Ellos no copian conceptos que no han demostrado nada. Ya, una vez tengas éxito, por supuesto tendrás que tener una prudencia razonable respecto a algunos aspectos claves de tu negocio, pero ya es otra historia.

Olvídate de paranoias. Puede que tengas una idea muy buena, pero lo cierto es que es tan difícil lograr triunfar con una idea muy innovadora que nadie te va a copiar, y si lo hacen, reza para que tengan éxito porque entonces tú también lo podrás conseguir. El reto no es tener que competir, sino conseguir vender a un número suficiente de clientes para que tu negocio sea rentable. No te equivoques de pelea. Hazlo lo mejor que puedas.

Tomado de: https://crearmiempresa.es

COVID-19 NOS OFRECE UNA GRAN OPORTUNIDAD PARA REFORMAR EL CAPITALISMO

Una nueva perspectiva del multilateralismo y el capitalismo y la necesidad de centrarse en la paz y la prosperidad compartida.

Mientras el mundo lucha por superar la crisis de COVID-19, la reforma del capitalismo se ha convertido en una tarea crucial.

Las organizaciones e instituciones necesitan poner al planeta y a su gente en primer lugar, en lugar de perseguir ciegamente mayores márgenes de beneficio, escriben tres economistas.

Se necesitan nuevos enfoques para que las empresas puedan resolver los principales problemas sociales y ambientales.

El multilateralismo está en peligro y, con él, también lo está el capitalismo financiero. Los movimientos políticos populistas y la catástrofe económica global inducida por la pandemia han demostrado que ambos, en lugar de ser los pilares de la estabilidad, son palancas de poder político y económico.

En tanto el mundo lucha por reponerse de la crisis del COVID-19, reestructurar el multilateralismo y reformar el capitalismo se han convertido en tareas cruciales. Ambos necesitan transformarse en fuerzas multiplicadoras en un nuevo sistema de creación de valor dinámico. Pero antes habrá que redefinir el propósito fundamental y los principios subyacentes de cada uno.

El multilateralismo de hoy, concebido por los vencedores de la Segunda Guerra Mundial, estuvo dirigido a impedir conflictos globales (a través de las Naciones Unidas), organizar una defensa colectiva (a través de la OTAN, y el ahora difunto Pacto de Varsovia, por ejemplo) y respaldar la reconstrucción y el desarrollo económicos (a través del Plan Marshall, el Fondo Monetario Internacional y el Banco Mundial). A nivel global, estableció reglas de juego económicas comunes.

Pero esta forma de capitalismo limitado y regulado pronto pasó a ser blanco de ataques, especialmente de parte de los economistas de la escuela de Chicago que abrazaban una agenda de libre mercado favorable al capitalismo financiero. Empresas y educadores por igual abrazaron la nueva ortodoxia, que para los años 1970 había llegado a dominar los escalones más altos de la economía global. Uno de sus pilares centrales –la gobernanza corporativa basada exclusivamente en una “maximización del valor para los accionistas”- se convirtió en una hipótesis incuestionada.

Pero resultó que el multilateralismo de posguerra y el capitalismo financiero se reforzaron mutuamente, porque ambos estaban basados en relaciones que normalmente resultan en situaciones en las que “el ganador se lleva todo”, o que de lo contrario exhiben un sesgo sistémico a favor de quienes tienen más poder. Sin duda, este multilateralismo impulsado por el poder introdujo un largo período de relativa estabilidad global, y las prescripciones de políticas de la escuela de Chicago ayudaron a crear las condiciones para la expansión de imperios financieros y el surgimiento de nuevas clases medias, sacando a decenas de millones de personas de la pobreza. Algunos individuos y familias disfrutaron de niveles inconmensurables de nueva riqueza.

Ahora bien, eso no significa que el acuerdo fuera ciento por ciento eficiente para la sociedad en general. A lo largo de la historia, varios sistemas de explotación han construido imperios y amasado grandes fortunas de la mano de un desempeño atroz en términos de bienestar y capital social (confianza, cohesión comunitaria, capacidad para la acción colectiva). Su colapso representó un progreso moral, porque dio lugar a una nueva era en la cual los derechos humanos y la prosperidad compartida podían prevalecer.

Para que el multilateralismo y el capitalismo recuperen su legitimidad y su atractivo generalizado, deben reformularse como sistemas de mutualidad y reciprocidad. Una buena manera de empezar sería revivir la visión de Robert Schuman, considerado ampliamente como el padre de la unificación europea, quien propuso apenas después de la Segunda Guerra Mundial que Europa abandonara la política de poder en nombre de la solidaridad y la mutualidad. Esa visión ha apuntalado un período de paz y prosperidad europea nunca vistas desde el Imperio Romano, demostrando, a pesar de sus muchas deficiencias, que la reciprocidad puede ser más efectiva que la realpolitik a la hora de defender objetivos colectivos.

Frente a la crisis del COVID-19, muchas empresas se están preparando para contribuir a una agenda de reforma al estilo Schuman, adoptando nuevos modelos de gobernanza corporativa e innovación, con una mirada puesta en la creación de valor liderada con propósito. La comunidad empresarial está reconociendo que abordar los problemas de los accionistas es una mejor estrategia que maximizar los retornos de los accionistas sin considerar las consecuencias.

El capitalismo de accionistas ya no es sólo una aspiración. Los líderes empresarios y los inversores están lanzando y sumándose a iniciativas alentadoras del mundo real que elevarán el lugar de los participantes durante mucho tiempo ignorados en el cálculo corporativo. Más importante, se están testeando y aplicando nuevas escuelas prometedoras de pensamiento económico para transformar modelos de creación de valor en los negocios y las finanzas. Por ejemplo, “Economía de Mutualidad”, un curso co-creado por académicos de la Universidad de Oxford y Catalyst, un grupo de expertos interno de Mars Inc., hoy se está enseñando en las principales universidades, entre ellas Oxford, Sciences Po y la Escuela Internacional de Negocios de China-Europa. Y existe un entusiasmo cada vez mayor por el Proyecto de Cuentas Ponderadas por Impacto de la Escuela de Negocios de Harvard, el Proyecto de Gestión de Impacto y otras iniciativas.

Entre los líderes empresariales, los inversores y los educadores, el apoyo por estas nuevas estrategias ha venido creciendo, porque pueden empoderar a las empresas para solucionar problemas sociales y ambientales clave en los ecosistemas en los que operan sin sacrificar el rendimiento. Cada vez más líderes industriales están reconociendo que el propósito de las empresas no es generar ganancias a expensas de la gente y del planeta, sino más bien desarrollar soluciones rentables para problemas compartidos.

De la misma manera que las empresas y las instituciones financieras necesitan reformar sus modelos para seguir siendo relevantes y sustentar el desempeño, es imprescindible redefinir los sistemas e instituciones multilaterales para promover la paz y la prosperidad compartida. Los responsables de las políticas en todo el mundo tienen la oportunidad –así como la obligación urgente- de adosar condiciones motivadas por propósito a las políticas de emergencia durante la crisis, y aplicar una mentalidad de múltiples interesados a la tarea de volver a poner en marcha la economía.

Un giro de perspectiva tan amplio puede generar un cambio sistémico. Al mismo tiempo, puede reforzar los cimientos en los que se sustentan las empresas: aventurarse a las arenas movedizas de promesas incumplidas.

Tomado de: https://es.weforum.org/

 

DIAGRAMA DE FLUJO, UNA HERRAMIENTA INFALIBLE PARA VISUALIZAR, ESQUEMATIZAR Y MEJORAR TUS PROCESOS

¿Te gustaría mejorar tus procesos? Si es así, lee este post con calma porque te voy a explicar cómo hacerlo con un diagrama de flujo.

En otros post te he comentado la importancia que tienen los procesos en cualquier organización ya que los procesos lo son todo en cualquier negocio. Tener unos procesos robustos, ágiles y eficientes es algo básico para cualquier empresa.

Pero, ¿cómo estudiar un proceso?, ¿qué estudiar y por dónde empezar?

En este artículo te explico con detalle cómo puedes hacerlo mediante un diagrama de flujo.

Aquí tienes un resumen de los que aprenderás tras la lectura de este post pero sobretodo no dejes de leer el último punto en el que te explico qué hacer después de dibujar un diagrama de flujo:

Que es un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.

Para qué sirve un diagrama de flujo

¿Alguna vez has contado todos los procesos que existen en tu organización? Estoy seguro que en tu empresa existen procesos administrativos, procesos comerciales, procesos de producción del producto/servicio que entregas al mercado, procesos estratégicos de los cuales la dirección es la responsable, etc

Cualquier organización por pequeña que sea tendrás varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará visualizar y mejorar estos procesos.

Pero no cabe duda que si un diagrama de flujo es útil en una pequeña empresa imagínate lo esencial en que se puede convertir dentro de una organización con más 50 o 100 empleados.

Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por las cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.

Aparte de lo comentado, otros beneficios que obtendrás si trabajas con diagramas de flujo en tu organización son:

• ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del proceso que se está representando en la organización.
• ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un proceso.
• facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles facilitando su comprensión global.
• contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso, proporcionando información sobre posibles mejoras.
• establecer un buen punto de partida para documentar tus procesos y elaborar los procedimientos.
• identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo o este paso pueda ser crítico para la consecución del objetivo del proceso.
• ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al poder visualizar que valor aporta cada paso en la consecución del objetivo del proceso
• animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y representación gráficos de los procesos que ellos desarrollan.

Características de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar y estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de características tales como:

• es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos
• representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos por los que atraviesa un proceso.
• se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un proceso.
• se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
• muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para conseguir el objetivo final).

Simbología de un diagrama de flujo

A la hora de representar y dibujar un diagrama de flujo existe una simbología comúnmente aceptada. ANSI (American Normalitation and Standarization Institute) ha publicado una lista con símbolos nos ayudan a realizar diagramas de flujos a la hora de representar actividades y el flujo de las mismas.

La lista de símbolos es un tanto larga, así que voy a exponerte aquella que, según mi opinión, es más sencilla y práctica a la hora de dibujar tus procesos:

Tipo de diagrama de flujo

En internet podrás encontrar muchos artículos e infinidad de clasificaciones a la hora de enumerar los tipos de diagrama de flujo que existen.

Desde un punto de vista empresarial, yo los sintetizaría todos según la forma de dibujarlos y los clasificaría solo en dos:

• diagrama de flujo por bloques
• diagrama de flujo funcional

Diagrama de flujo por bloques: se dibujan los pasos del proceso pero sin entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.

Diagrama de flujo funcional: se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.

Vamos a ver esto con un ejemplo.

Supongamos que en una empresa para el proceso “Recepción y Pago de facturas a Proveedores” existen sólo dos métodos para el pago de facturas : confirming y transferencia bancaria.

El diagrama de flujo por bloques podría ser algo así:

Y el diagrama de flujo funcional algo así:

Fíjate como este diagrama funcional ofrece bastante más detalle que el anterior.

¿Te has percatado también en los conectores A y B que aparecen en el listado de simbología y cómo los utilizo en este diagrama? A veces, usar este símbolo de conector te ayuda a simplificar mucho el dibujo de tu diagrama de flujo.

Como hacer un diagrama de flujo

Ya sabes lo que es un diagrama de flujo, sabes pare sirve, los beneficios y características de un diagrama de flujo y además sabes los tipos más comunes de diagramas de flujo y la simbología utilizada comúnmente a nivel mundial.

Si te das cuenta, tienes todos los ingredientes para saber cómo hacer un diagrama de flujo.

No obstante te lo voy a contar paso a paso.

Paso 1: Qué proceso vas a dibujar

Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño proceso? ¿Vas a dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes subprocesos que componen un gran proceso?

Yo te recomendaría empezar a dibujar procesos más bien sencillos para ir adquiriendo destreza y práctica para posteriormente ir pasando a procesos más complejos en tu organización.

Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.

Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos. Qué duda cabe que las personas más idóneas para representar un proceso en un gráfico son las propias personas involucradas en los propios procesos.

Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan explicar con detalle que pasos realizan.

En muchas ocasiones no se realiza esta reunión porque se cree que se conoce el proceso y los pasos que existen dentro de él. Te sorprendería saber las ocasiones en las que se cree que las cosas se hacen de una forma pero luego se hacen de otra forma por parte de los trabajadores.

Pregúntales a ellos y toma nota.

Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.

Como toda tarea debes tener claro dónde comienza y donde termina cada uno de los procesos que vas a dibujar.

Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes de entregar tu producto / servicio al cliente. Por lo tanto identifica bien dónde comienza el proceso (qué tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde termina para ser

En el paso siguiente cuando vayas a dibujar el proceso, recuerda usar esta simbología tanto para el inicio como la terminación del proceso que estás estudiando. 

Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de ambas formas.

Con la información que te han aportado las personas involucradas en los procesos resume esa secuencia en una serie de pasos que serán los que vas a representar mediante un dibujo.

Cada paso dentro del diagrama de flujo podrá contener documentación/información/tareas/ materiales que irán aportando valor para conseguir el objetivo del proceso que estás representando.

A la hora de dibujar el diagrama de flujo si quisieses aprovechar espacio en el formato de papel lo podrías dibujar de izquierda a derecha e ir bajando el dibujo a medida que vas avanzando con los pasos el proceso.

Recuerda dibujar los registros de control que puedan existir en dicho proceso. 

Recuerda dibujar los pasos en los cuales hay que tomar una decisión o existe una alternativa en el proceso. 

Herramientas para dibujar diagramas de flujo online

Hoy en día casi todas las herramientas empresariales se presentan en soluciones SaaS (Software as a Service), es decir software como servicio, donde el soporte y los datos que se manejan están alojados en servidores de una compañía de tecnología de la información.

A este servicio se accede mediante un usuario y contraseña y se puede disponer del mismo en cualquier momento.

La ventaja de este tipo de servicios son varias pero algunas que yo veo destacables son las siguientes:

• No es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino el pago de un alquiler o renta por el uso del software.
• La responsabilidad de la operación recae en la empresa que presta el servicio. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compañía proveedora del software. Suelen existir cláusulas SLA que garantizan un nivel de disponibilidad y acceso a la aplicación al año.
• Se puede acceder a la herramienta de forma remota desde cualquier punto de conexión a internet.
• Si en algún momento la aplicación requiere de una actualización, será el propio proveedor de servicio el responsable de ejecutarlo sin tener que hacer nada por parte del usuario.
• El proveedor de servicios es quien te provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación.

Como herramientas para dibujar diagramas de flujo online existen muchas opciones pero las más conocidas son estas:

• Lucidchart
• Smartdraw
• Canva

Ejemplos de diagramas de flujo

Podría ponerte muchos ejemplos de diagramas de flujo pero te voy a exponer dos diagramas de flujo funcionales de los que he trabajado yo en IVE Consultores y que, bajo mi punto de vista, son los que más información aportan:

En un despacho de contabilidad podría existir este diagrama de flujo para el proceso: Solicitud de Oferta y comienzo de elaboración de contabilidades:

Para el mismo despacho de contabilidad puede existir el siguiente diagrama de flujo para el proceso: Elaboración de modelos tributarios:

Qué hacer después de dibujar un diagrama de flujo

En muchas ocasiones las organizaciones cuando dibujan un diagrama de flujo se quedan en ese paso y no van más allá.

Pero una parte muy importante cuando esquematizamos procesos mediante el dibujo en un diagrama de flujo es preguntarnos algunas cosas para intentar mejorar es proceso.

Aprovecha que tienes dibujado el diagrama de flujo para hacerte estas preguntas:

• ¿Puedo identificar pasos críticos dentro del proceso?
• ¿Puedo establecer algún KPI o indicador de gestión para esos pasos críticos y saber si se está ejecutando correctamente?
• ¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para hacerlo más ágil?
• ¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
• ¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
• ¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o instrucción de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso y entregárselo a los empleados?

Bueno, estoy acabando este post y aquí tienes mucha información para asimiliar y llevar a la práctica.

Si tienes en cuenta lo que te he comentado en este artículo y llevas a cabo los cuatro pasos que te describí para dibujar diagramas de flujo, estoy segurísimo que habrás aprovechado al máximo el tiempo que has invertido en realizar un diagrama de flujo para representar y estudiar tus procesos.

Bien, pues ahora sí, esto es todo lo que quería contarte acerca de lo que es un diagrama de flujo y su aplicación en las organizaciones.

Ahora te toca a ti poner en práctica lo que te he comentado. ¿Has dibujado ya tu primer diagrama de flujo en tu empresa?

Iván Torres: Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531 

Tomado de: https://iveconsultores.com

¿QUÉ ES ISO 14001? CONOZCA TODO EN DETALLE

¿Has buscado y leído muchísimos artículos sobre qué es ISO 14001 pero aún te quedan algunas dudas?

Dudas como por ejemplo:

Cómo se consigue este certificado ISO 14001,

Qué tienes que hacer para conseguirlo,

Quién emite este certificado,

Cuánto tiempo se tarda en conseguirlo y si tu organización podrá conseguirlo…

Si este es tu caso quiero decirte que en este post te voy a explicar todo lo que tienes que saber y todas las preguntas que me han hecho mis clientes antes de implementar esta norma ISO 14001 en sus organizaciones.

Mi objetivo con este post es que te quedes con 0 dudas en relación al concepto ISO 14001, para ello voy a compartirte un contenido increíble y vuelvas así a consultar este blog para cualquier duda que tengas acerca de la norma ISO 14001

Tras la lectura de este post:

• Aprenderás qué es la norma ISO 14001 y en que se basa la norma.
• Sabrás de dónde vienen las siglas ISO y por qué el :2015.
• Identificarás qué organismos son los encargados de elaborar esta norma.
• Conocerás de que trata la norma y cómo está estructurada.
• Descubrirás qué hay que hacer y cuáles son las fases necesarias para obtener este certificado.
• Conocerás quiénes son los organismos certificadores y qué cometido tienen.
• Aprenderás a identificar los consultores y qué cometido tienen.
• Sabrás qué pasa si durante la auditoría no cumples algún requisito o has interpretado mal el requisito.
• Conocerás cuál es la validez del certificado una vez que lo obtengas.
• Descubrirás si ISO 14001 está destinada a empresas de servicios, a empresas que fabrican productos o a ambos tipos de empresas.
• Te alegrará saber qué va a aportar a tu organización el trabajar según los requisitos de la ISO 14001
• Podrás estimar cuánto tiempo deberás dedicar a la semana o al mes para poder obtener el certificado

Como ves aprenderás muchas cosas, por tanto empecemos por el principio… 

¿Qué es ISO 14001?

La norma ISO 14001 es el estándar internacional, una norma internacional, para los Sistemas de Gestión de Ambiental, publicada por la Organización Internacional de Normalización.

El propósito de esta norma es ofrecer a las organizaciones un marco de referencia sobre el cómo las empresas deben actuar para:

La protección del medio ambiente.

El cumplimiento de sus requisitos legales ambientales y otros requisitos suscritos por la organización.

Qué se obtiene si se cumple con la norma ISO 14001

La norma ISO 14001 está compuesta por una serie de requisitos que se han de cumplir para poder obtener un certificado en el que un organismo certificador externo certifica que una organización cumple con estos estándares.

Se tratan de 32 requisitos que se han de cumplir si una organización desea certificarse con la norma ISO 14001 y poder presumir que la organización actúa en base a este estándar internacional para proteger el medio ambiente.

Todos estos 32 requisitos están basados en cuatro pilares básicos:

La gestión de los procesos ambientales internos.

Identificación de aspectos ambientales.

La identificación y evaluación de requisitos legales ambientales y otros requisitos.

Mejora continua.

Los 32 requisitos están de alguna u otra forma relacionados con alguno de esos cuatro pilares básicos que te he listado.

Al tratarse de una norma internacional los requisitos que la componen son los mismos que en cualquier país (México, Colombia, España, China o Japón).

El idioma original de la norma es el inglés y cada país elegirá al organismo que se encargue de traducir la norma ISO 14001 a su lengua oficial.

¿Qué significa ISO?

La ISO son las siglas de International Organization for Standardization que traducido al castellano sería la Organización Internacional de Normalización.

Tal y como indica la Organización ISO en su página web, esta organización se creó en el año 1946 con la presencia de 64 representantes delegados provenientes de 25 países.

Esta primera reunión tuvo lugar en Londres, en la sede del Instituto de Ingenieros Civiles, siendo su objetivo la creación de una organización cuya finalidad sería facilitar una unificación en normas de industrialización y una mejora en la coordinación internacional de empresas.

El 27 de febrero de 1947 se hizo oficial la creación de la Organización (ISO) y empezó sus operaciones. En el año 1951 fue publicada la primera norma ISO que en aquel momento se llamó simplemente una “recomendación”. Desde entonces, se han creado más de 19.500 normas para todos los sectores (la industria, salud, alimentario, tecnológico, etc.). La actualización más reciente de esta norma es la ISO 9001:2015.

Con motivo de su 50 aniversario ISO ha publicado un ebook que ha titulado “Friendship Among Equals” que traducido al español sería algo así como “Amistad entre iguales”.

Hoy en día ISO cuenta con miembros de 160 países y 782 comités técnicos y subcomités para encargarse del desarrollo de normas.

¿Qué significa UNE-EN-ISO? ¿Por qué ISO 14001:2015?

Las normas UNE (Una Norma Española) son normas creadas o traducidas por los Comités Técnicos de Normalización (CTN) de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).

Las normas EN, se conocen por las normas europeas que se explican, crean y usan por expertos de los diferentes Estados que son miembros, en sectores industriales o también tecnológicos compenetrados.

En el caso de adopción de normas europeas o internacionales, se añade el prefijo UNE- a la codificación, por ejemplo la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 es la adopción española de la norma europea (EN) + internacional (ISO) 14001.

Las normas homólogas para Colombia, México y Argentina son:

• Para Colombia su homóloga sería NTC-ISO 14001:2015.
• Para México su homóloga sería NMX-SAA-14001-IMNC-2015.
• Para Argentina su homóloga sería IRAM-ISO 14001:2015.
• Como puedes ver todas las normas homólogas tienen la terminación “:2015”.

¿Qué significa el 2015? 

La terminación de la nomenclatura de la norma siempre acabará con un número que es la fecha de cuando se ha publicado la última actualización y modificación de los requisitos de la norma.

Si, la norma ISO 14001:2015 se actualiza como todo en la vida y se adaptan los requisitos a los nuevos tiempos que corren en el mundo.

En esta versión del 2015 se ha dado muchísima importancia al análisis del contexto de la organización y el análisis de riesgos y oportunidades.

Cómo está estructurada la norma ISO 14001

En cuanto a la estructura de la norma, se divide en 10 grandes bloques. Dichos bloques son:

De los 10 bloques descritos, la norma comienza a describir requisitos a cumplir por las organizaciones a partir del bloque 4 y por tanto es en dónde has de centrarte para empezar a trabajar con esta norma.

No obstante, te recomiendo una lectura de los bloques 1 al 3 para que te hagas una idea de lo que pretende la norma y las normas de referencia para ciertos términos y vocabulario que se utiliza en la descripción de la propia norma.

4.1 Descripción de los bloques de la norma ISO 14001

Imagino que quieres que vaya al grano, por lo tanto voy a resumirte sólo los bloques en los cuales se describen requisitos, así te puedes hacer una idea de lo que se trata en cada uno de ellos.

Bloque 4. Contexto: trata sobre la importancia de comprender el contexto de la organización, entender quiénes son las partes interesadas que le rodean y el alcance que tendrá el sistema de gestión ambiental.

Bloque 5. Liderazgo: nos describe la necesidad de que la alta dirección asuma el liderazgo y compromiso por que se cumpla el sistema de gestión ambiental. Estableciendo entre otras tareas:

La formulación de la política ambiental.

Nombrar aquella o aquellas personas que informarán sobre la trayectoria del sistema de gestión ambiental.

Promover una cultura de enfocar las actuaciones de la empresa para que impacten lo menor posible al medio ambiente.

Bloque 6. Planificación: describe el cómo han de planificarse las organizaciones para:

– Abordar sus riesgos y oportunidades teniendo en cuenta sus aspectos ambientales y requisitos legales ambientales.

– Establecer sus objetivos ambientales y planificación para lograrlos.

Bloque 7. Soporte: determina los procesos de soporte compuesto por recursos (humanos, materiales y documentales) que posibilitan las operaciones diarias de la organización.

Bloque 8. Operación: establece las directrices que se han de tener en cuenta para cumplir con los requisitos ambientales de la organización (contratación de proveedores ambientales, segregación y entrega de residuos, preparación y respuesta ante emergencias ambientales).

Bloque 9. Evaluación del desempeño: estudia y determina la medición, análisis y evaluación de las operaciones del día a día en la organización (cómo analizarlas y evaluarlas).

Bloque 10. Mejora: pone en valor la importancia sobre las oportunidades para mejorar que surgen de manera continua dentro de las organizaciones.

Estas mejoras aparecen al redefinir procesos de trabajo o cambios en la organización, pero también aparecen a raíz de errores y lecciones aprendidas del pasado.

¿Qué debes hacer para obtener el certificado ISO 14001 y cuáles son las fases necesarias que deberás atravesar?

La respuesta es muy simple “cumplir los requisitos de la norma” y posteriormente superar una auditoría que realizará una entidad externa (organismo certificador/evaluador).

En ese momento es cuando hablamos de implementar y certificar la norma ISO 14001.

Para implementar y certificar la norma ISO 14001, y bajo la experiencia que tengo haciendo consultoría, te puedo decir que existen 4 fases diferentes bien diferenciadas:

Fases para implementar y certificarse con ISO 14001

Fase Planificación: A la hora de implantar un sistema de gestión ambiental deberás de determinar en una fase inicial el alcance del propio sistema.

Además deberás tener en cuenta los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto (humanos: quién te ayudará dentro de la organización y económicos: si vas a contar con la ayuda de consultores externos o lo vas a realizar tú como responsable de calidad dentro de tu organización)

Fase Documental: En esta fase deberás de redactar toda aquella documentación que está destinada a dar cumplimiento a los requisitos de la norma: procedimientos de trabajo, registros e instrucciones de trabajo.

Fase Implantación: Se trata de la fase en la cual se actúa tal y como se ha descrito en los procedimientos redactados anteriormente, se cumplimentan los registros preparados y se realizan ciertas actividades tal y como se ha mencionado en las instrucciones de trabajo.

Fase Certificación: La última fase y la más importante, se trata del momento en que debes avisar a un organismo certificador para que realice una auditoría a ty sistema de gestión ambiental y certifique que efectivamente cumples con todos los requisitos de la norma.

Una vez superada esta auditoría de certificación es cuando te emitirán el certificado ISO 14001.

¿Quiénes son los organismos certificadores/evaluadores de ISO 14001? ¿Qué cometido tienen?

Los organismos certificadores/evaluadores son entidades externas que certifican que una organización cumple con la norma ISO 14001:2015 o cualquier otro sistema de gestión.

Se trata de empresas privadas que se dedican a certificar y dar validez a los sistemas de gestión que inspeccionan.

Para ello realizarán una auditoría que en el caso de la norma ISO 14001:2015 estará basada en el cumplimiento de los requisitos de esta propia norma.

Esta auditoría la realizarán personas que están cualificadas por el propio organismo certificador para realizar la auditoría.

Por tanto existen auditores que están especializados en diferentes sectores y por lo tanto conocen la actividad que están auditando.

Igual te estarás preguntando qué es lo que auditan y miran los auditores durante la auditoría…

En una auditoría lo que se revisa es que se cumplan los requisitos de la norma ISO 14001:2015. Los auditores sólo podrán auditar:

• “contra la norma”.
• “contra nuestra documentación interna (manuales, procedimientos, registros, instrucciones de trabajo”.
• “contra los requisitos legales ambientales que aplican a la organización y otros requisitos suscritos por la organización”.
• No hay más.

No pueden auditar otra cosa que no sea:

• comprobar que se cumplan los requisitos de la norma ISO 14001:2015,
• comprobar lo que dices en tus propios documentos internos (protocolos de actuación)
• comprobar el cumplimiento de la legislación ambiental que te aplica y otros requisitos a los que esté suscrito tu organización.
• Competencias y Acreditaciones de los organismos certificadores

Respecto a los organismos certificadores/evaluadores te voy a contar algo importante… ¡Atento!

Si quieres que el certificado ambiental que te emitirán los organismos certificadores tenga validez en el mercado deberás averiguar si el organismo de certificación está acreditado por un organismo superior.

¿Qué es eso de estar acreditado?…

Pues contar con un reconocimiento oficial de su competencia para realizar auditorías y emitir certificados.

Estos organismos certificadores/evaluadores reciben también auditorías periódicamente por parte de estos organismos acreditadores para acreditar la competencia de sus actuaciones.

En el caso de España, la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) es la institución con potestad para reconocer la validez de las empresas certificadoras que actúan en España y que quieran someterse a su esquema de acreditación para conseguir la misma.

Existen otras entidades nacionales de acreditación, lo normal es que exista una entidad de este tipo dentro de cada país, así:

Para México será EMA (Entidad Mexicana de Acreditación) la encargada de ofrecer validez a los organismos evaluadores/certificadores de México

En Colombia será ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) quién realice esta labor en Colombia.

Por tanto investiga si el organismo certificador que has seleccionado está acreditado porque de lo contrario el certificado que te emitirán no tendrá ninguna validez.

Esta labor de investigación la podrás ver:

• En el caso de ENAC en su página web https://www.enac.es/
• Para México en su página web http://www.ema.org.mx
• En el caso de Colombia a través de su web https://onac.org.co/index.php

¿Quiénes son los consultores en ISO 14001? ¿Qué cometido tienen?

Los consultores son empresas especializadas en ayudar a otras empresas que desean implementar la norma ISO 14001 pero que no saben cómo hacerlo ni por dónde empezar.

La implementación de esta norma en ciertas ocasiones suele generar una parálisis general.

Un miedo o desconocimiento tan grande que las empresas optan por contratar a consultoras externas para que les ayuden a implementar la norma y poder superar la auditoría externa sin ningún problema.

En muchas ocasiones también es cierto que pese a no tenerle miedo a la norma, las organizaciones no tienen tiempo o recursos humanos especializados para implantar la norma ISO 14001.

De ahí que prefieran acudir a consultoras externas ya que el coste de oportunidad de implementarlas ellos mismos será mucho más alto que el contratar a un profesional externo.

Es importante que, si decides contratar a un consultor externo, investigues si tiene las competencias y/o experiencia necesaria para ayudar a tu organización a implantar y certificar la norma.

¿Qué pasa si durante la auditoría externa no cumples algún requisito de la norma o has interpretado mal el requisito?

Mientras se está realizando la auditoría externa que realizan los organismos certificadores/evaluadores puede que aparezca algún incumplimiento de algún requisito.

Este incumplimiento puede deberse a que se haya interpretado mal la norma ISO 14001 o bien porque se haya pasado por alto el cumplimiento de este requisito.

En ese caso los auditores externos (organismos certificadores/evaluadores) levantarán una no conformidad en su informe de auditoría que tendrás que solucionar entregando un plan de acciones correctivas (PAC).

En una auditoría de certificación puede haber una o varias no conformidades.

Las no conformidades que registran los organismos certificadores/evaluadores pueden ser:

• no conformidades menores: cuando existe un incumplimiento parcial de un requisito de la norma.
• No Conformidades Mayores: cuando existe un incumplimiento total de un requisito de la norma o existe un incumplimiento de un requisito legal que aplica a la organización.

En relación a lo que estás pensando ahora mismo…

Sí, te darán el certificado siempre y cuando soluciones la no conformidad aparecida en el plazo que estipulen los organismos certificadores/evaluadores.

Y además, siempre y cuando el listado de no conformidades no sea un listado enorme.

Los pasos para alcanzar la certificación desde la realización de la auditoría externa son estos:

Número de no conformidades como para no superar la auditoría externa

No sabría decirte cuantas no conformidades pueden hacer que el que un informe de auditoría salga con una recomendación negativa y se tenga que repetir la auditoría.

Eso dependerá de la gravedad de las no conformidades y del número de ellas. En cualquier caso, será decisión del auditor externo el recomendar la no superación de la auditoría y deber repetir la misma.

Nunca, jamás me ha pasado a mí como consultor que un informe de auditoría externa los organismos certificadores/evaluadores hayan recomendado la no certificación o repetición de la auditoría de certificación.

Pero sí que he visto un informe con esta nota “no se recomienda la certificación”.

Se trataba de una empresa que había pasado una auditoría sin ayuda de un consultor externo y sin haber trabajado muy bien la norma la verdad.

En el informe de auditoría existieron muchas no conformidades (mayores y menores).

Esas no conformidades obligaron al responsable de la empresa a buscar ayuda externa para resolverlas y convocar una auditoría extraordinaria para poder solventar las desviaciones encontradas en la auditoría anterior.

Y el resultado de la auditoría extraordinaria, por supuesto, fue positivo y la empresa logró conseguir el certificado.

¿Cuál es la validez del certificado una vez que lo obtengas?

Una vez que te emitan el certificado ISO 14001 verás escrito en el mismo lo siguiente:

• Número de registro de tu certificado.
• El nombre de tu empresa y la dirección física de tu oficina.
• Una referencia a la conformidad de la norma ISO 14001:2015.
• El alcance de certificación, es decir la actividad que se ha auditado y que cumple con la norma.

En la parte inferior del certificado aparecerá la fecha de emisión del certificado y una fecha de caducidad. Este periodo es de tres años.

Por tanto tres años es el periodo de validez del certificado.

Auditorías externas ISO 14001 de seguimiento

Que emitan el certificado por tres años no significa que cumplas el primer año con los requisitos de la norma y te olvides de tu sistema de gestión hasta dentro de tres años en que caduca el certificado.

Los organismos certificadores deberán realizarte visitas anuales para comprobar que sigues cumpliendo los requisitos de la norma año a año.

Por lo tanto siento decirte que todos los años deberás superar auditorías para seguir manteniendo el certificado.

Pero la buena noticia es que la primera auditoría es la más difícil y completa ya que se han de auditar todos los requisitos de la norma.

En años posteriores puede que no se auditen requisitos relacionados con compras o competencia y educación por ejemplo.

Sí lo sé, es un sistema de certificación exigente pero te digo una cosa y se lo digo SIEMPRE a todos los clientes que se quejan por las exigencias, de ciertos aspectos, de la norma…

“No todo el mundo ni todas las empresas tienen un certificado ISO 14001”.

De ahí la diferencia de una empresa que está certificada de otra que no lo está.

¿La norma ISO 14001 está destinada a empresas de servicios, a empresas que fabrican productos o a ambos tipos de empresas?

La norma está preparada para poder implantarse y certificarse en cualquier tipo de organización, empresas de servicios o empresas que fabrican productos.

Por lo tanto todos los requisitos están encaminados a implantarse en organizaciones que presten servicios y fabriquen productos. Lo único que hay que saber es interpretar el requisito de la norma y cómo aplicarlo a cada tipo de organización.

¿Qué va a aportar a tu organización el trabajar según los requisitos de la ISO 14001?

Esta es otra de las preguntas a la cual yo respondo siempre de la misma forma con otra serie de preguntas. Te las lanzo a ver qué opinión tienes tú…

Beneficios de implementar ISO 14001 para el empresario

¿A qué empresario no le interesa:

• cumplir con la legislación aplicable ya que de lo contrario puede acarrear multas y sanciones?
• conocer los consumos de energía y otros aspectos ambientales para luego intentar reducirlos y con ello ahorrar costes?
• identificar riesgos y oportunidades en su negocio, evaluarlos y posteriormente abordarlos?
• definir objetivos e indicadores de gestión para medir los procesos y las metas empresariales?
• llevar un mantenimiento de los equipos que componen la infraestructura de su organización y que puedan ser críticos para su actividad diaria?
• tener descritos los puestos de trabajo para que todos sepan en su organización qué se debe hacer y cuando hacerlo?
• analizar los problemas internos y/o externos que tenga su organización para saber qué ha pasado y proponer una acción le ayudará a eliminar de raíz el problema y evitar que vuelva a ocurrir?

Todo esto y algunas cosas más es lo que vas a conseguir implantando la norma ISO 14001. Este es el valor añadido que te va a aportar la norma y por la cual te vas a diferenciar del resto de empresas que no están certificadas.

Beneficios de implementar ISO 14001 para la organización

Aparte de lo comentado anteriormente, una vez que consigas el certificado en tu organización podrás:

• introducirte en sectores en los que únicamente se aceptan empresas que están certificadas con ISO 14001.
• acceder a licitaciones públicas en las cuales el certificado ISO 14001 es un requisito básico para poder tener ciertos puntos en la licitación.
• tener la suerte de haber generado un hábito de trabajo basado en procesos y registros para mantener tu ciclo productivo bajo tu control y respetando el medio ambiente.
• diferenciarte de tus empresas competidoras que no están certificadas con la norma.
• beneficiarte de aprender a analizar los problemas en tu organización de tal manera que actúes sobre la raíz del mismo para solventarlo.

¿Cuánto tiempo deberás dedicar a la semana o al mes para poder obtener el certificado ISO 14001?

Pregunta importante que me hacen mucho.

Mi respuesta es siempre la misma… depende.

Depende primero de si vas a pedir ayuda a un consultor externo, en este caso obviamente las horas que le dedicaras serán menores.

En caso de que vayas a implantar la norma con los recursos internos de tu organización ten en cuenta que el tiempo de dedicación será bastante mayor.

También dependerá de lo grande que sea tu organización y del alcance del sistema de gestión ambiental que vayas a certificar

Pero venga voy a mojarme y a decirte de forma aproximada cuántas horas deberás dedicarle.

Horas para implementación por parte del consultor

Mira, yo como consultor, dedico una media de entre 70h – 100h hasta superar la auditoría de certificación.

Estas son mis horas, las tuyas irremediablemente será mayores.

¿Cuánto más?

No sabría decirte ya que igual antes de implantar la norma quieres realizar un proceso de formación al personal y esas horas yo también las sumaría al proyecto.

Pero buen haciendo un cálculo puede ser que tú tardes 2,5 veces más del tiempo en que lo haría yo; esto es unas 250h. ¿Parecen muchísimas verdad?

Pues no son tantas horas teniendo en cuenta que al mes se trabajan 160h.

237h significa que puedes conseguir el certificado ISO 14001 por medios propios en 1,5 meses aproximadamente si te dedicas exclusivamente a trabajar en la implantación y certificación.

Aprovecho para decirte que si tienes manuales, libros y/o cursos que te ayuden a elaborar ciertos procedimientos y/o registros tardarás bastante menos ya que no te enfrentarás al folio en blanco a la hora de implementar.

Estoy terminando de desarrollar un Curso muy completo para enseñar a las organizaciones a implementar ISO 9001 e ISO 14001 de forma conjunta y con todo detalle.

Si quieres recibir más información acerca de este curso y tener un descuento especial cuando lo lance al mercado, escríbeme un email o comenta este artículo.

Bueno pues esto es todo lo que quería contarte acerca de la norma ISO 14001.

Casi 4200 palabras para explicarlo y preocuparme de haberte dejado con 0 dudas.

Por cierto, ahora que sabes mucho más acerca de la ISO 14001 ¿te animas a implantarla y certificarla en tu negocio? Cuéntamelo dejándome un comentario.

Foto: ISO 14001

Fuente fotografía: Depositphotos

Fuente bibliográfica: “Friendship Among Equals”

Tomado de: https://iveconsultores.com/