NORMAS ISO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. CONOCIENDO LA ISO 27001

La sociedad en su constante evolución y adquisición de elementos, que para sí tienen un gran valor, ha inventado variedad de mecanismos que le permiten salvaguardar elementos de gran valor o información que no debe de ser de conocimiento al público. 

En su necesidad de proteger su patrimonio se ha visto obligado a diseñar todo tipo de reglas, mecanismos y elementos que le ayuden a proteger esta información.

Desde el siglo pasado la llegada de la tecnología entre la década de los 80 y los 90, la sociedad se ha visto sumergida en una constante evolución de los sistemas de seguridad informática, en donde se encuentran los nuevos métodos de guardar la información, pero entre más evoluciona la tecnología más vulnerable se vuelve está en el sistema.

Es importante tener en cuenta que una cosa es seguridad de la información y otra es seguridad informática, pues en la primera protejo la información integral del sujeto, en la segunda protejo datos dentro de un ordenador o sistema informático como tal.

Pilares de la seguridad de la información

Debido a lo anteriormente misionado salen conceptos como Seguridad de la información la cual, dentro de las normas de los Sistema de Gestión, corresponde a la ISO 27001. Esta se centra en tres pilares fundamentales, Confidencialidad, Integridad y disponibilidad, los cuales se describen así:

Confidencialidad: es prevenir la divulgación no autorizada de la información a individuos, entidades o procesos no autorizados.

Integridad: supone que la información se mantenga exacta y completa, ante accidentes o intentos maliciosos. Sólo se podrá modificar la información mediante autorización del responsable.

Disponibilidad: se debe garantizar que el sistema informático se mantenga trabajando sin sufrir ninguna degradación en cuanto a accesos. Es necesario que se ofrezcan los recursos que requieran los usuarios autorizados cuando se necesiten. La información deberá permanecer accesible a responsables autorizados.

Para poder realizar el desarrollo de este sistema es necesario intégralo con el proceso de gestión de riesgos el cual genera seguridad a las partes interesadas de la adecuada gestión de sus riesgos. El método es ponderar cada uno de los principios de acuerdo al registro o elementos a custodiar, realizar una evaluación antes de controles, luego colocar controles y nuevamente evaluar para así ubicarlo en una zona en donde no represente riesgo para la organización.

La seguridad de la información bajo la Norma internacional maneja la misma estructura, términos y definiciones por lo cual contiene la misma coexistencia frente a las demás normas conservando así el mismo enfoque de implementación estratégica para las organizaciones en cumplimiento de las normas del Sistema de Gestión de Calidad.

Estructura de numerales ISO 27001

La estructura corresponde en sus numerales así:

1. Introducción: Donde encontramos generalidades y compatibilidad frente atrás normas del sistema de Gestión.
2. Objetivo y Campo de Aplicación: Donde la norma específica los requisitos para la organización, implementación y mejoras en el sistema de gestión de seguridad de la información frente al contexto organizacional.
3. Normas Para Consulta: cita información de donde se sacaron los documentos utilizados en la norma.
4. Términos y Definiciones: Para hablar de este término lo que recurrimos es al desarrollo de la norma del literal 4 al 10, en donde encontraremos conceptos y descripciones de lo plasmado en cada literal de la norma.
5. Contexto de la Organización: Es donde la organización establece los alcances de la norma a nivel interno y externo, en general el alcance de la implementación.
6. Liderazgo: Es el trabajo de la alta dirección en las organizaciones donde se demuestra el liderazgo y compromiso con la implementación, se establecen las políticas y los objetivos, la integración de los procesos, los elemento que se necesitan en la implementación y cuales están disponibles dentro de la organización, el apoyo por parte del recurso humano, aquellos agentes responsables y los roles que cumplen dentro del sistema. en general esos elementos internos que ayudan a su implementación.
7. Planificación: La intención con la planificación es realizar una ejecución del sistema de manera organizada, donde se puedan obtener los mejores resultados.
8. Soporte: Correspondiente a la capacidad del recurso humano para interactuar con el sistema y la documentación que la respalda.
9. Operación: Esta corresponde a los procesos que desarrollan las organizaciones, en cuento a control de la operación, apreciación del riesgo, planes de tratamiento, enfocado a aquello que mueve internamente a nuestra organización.
10. Evaluación del desempeño: Corresponde a la evaluación de la Seguridad Informática en nuestra organización, incluyendo las metodologías del sistema, auditorías internas y externas y revisión por parte de la dirección.
11. Mejora: Enfocado a las acciones que deben tomar las organizaciones frente a las no conformidades o hallazgos encontrados en el proceso de implementación, y a la mejora continua a la cual se somete la organización frente al sistema de gestión de seguridad de la información

En conclusión, la Norma de Seguridad de la Información ISO integra todos sus numerales con algunas variaciones en este caso a la Norma ISO 27001, con el fin de desarrollar toda su estrategia en los tres pilares fundamentales los cuales corresponden a la Confidencialidad, Integridad y disponibilidad, que conjunto con un sistema de riesgos, nos permite hacer nuestros sistemas de seguridad de la información menos vulnerables en las Organizaciones.

Tomado de: https://www.isotools.org

PASOS Y CONSIDERACIONES FRENTE A LA CERTIFICACIÓN DE LAS NORMAS ISO

En la actualidad, las normas ISO son una de las formas más efectivas para la optimización de los procesos inherentes a las empresas.

Aunque ya se ha comentado en varios de los artículos que se han ido publicando, las normas ISO no son obligatorias ni tienen rango de ley. Por el contrario, son normas de carácter voluntario y no todas son certificables. 

Además, el beneficio de implementar una o varias normas ISO en una empresa es bastante amplio.

Así, las empresas que las implementan y certifican, adquieren una ventaja competitiva y de mercado que, en ocasiones, las hace prácticamente imprescindibles para seguir existiendo.

Las normas ISO abarcan gran cantidad de temáticas de gran importancia, como es la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud laboral, la responsabilidad social, seguridad de la información, o la propia gestión de riesgos.

En este sentido, una empresa puede implementar tantas normas ISO como quiera y convenga, y certificarse en cada una de ellas.

Certificarse en una norma ISO denotan compromiso en la mejora y calidad, y es por ello que es un distintivo y referente de cara a clientes y mercados potenciales.

Obtener la certificación con la ayuda de un software

Cuando la empresa implementa alguna de las normas ISO, debe establecer una estrategia que incluya objetivos afines a la misma.

A este respecto, software como ISOTools son de gran ayuda para integrar la estrategia y hacer que el Sistema de Gestión basado en la norma implementada, funcione de manera correcta.

Así, aunque existen otras herramientas que permiten la gestión de normas concretas, ISOTools se adapta a todas las que tenga implementadas, considerando tanto el contexto como las características más específicas de la empresa.

Aplicaciones como gestor documental, son esenciales para cumplir con la estrategia de las normas ISO implementadas.

Consideraciones frente a la solicitud del certificado de normas ISO

Implementar una norma ISO, no obliga a solicitar la certificación, si no que puede simplemente cumplir con parte de los requisitos de esta a modo de mejoramiento interno.

Certificarse cuesta tiempo y dinero

Es decir, si una organización decide que es el momento de solicitar la certificación, debe considerar la madurez del Sistema de gestión implementado y el tiempo y dinero que ese camino va a costar.

Igualmente, estudiar la necesidad de obtener la certificación es imprescindible, para que no resulte en una pérdida económica y de inversión de tiempo por parte de los responsables.

Además, una vez obtenida la certificación, la preocupación será mantenerla en el tiempo, hasta que, pasados tres años, se revise y verifiquen la continuidad.

Obligatoriedad del diseño de una estrategia

Ya no es la obligatoriedad, sino la necesidad de que la estrategia y los objetivos del Sistema de Gestión estén alineados, de manera que este funcione correctamente y sea efectivo.

En la estrategia se concretan hasta los más mínimos detalles de actuación del Sistema de Gestión frente a cualquier cambio, incidencia, mejora, etc.

Evidentemente, la estrategia va a ser características de cada empresa, y más compleja cuanto mayor es la organización.

Revisiones de las normas ISO

Cada cierto tiempo y de manera regular, las normas ISO son revisadas, con objeto de optimizarlas y mejorarlas.

Esto ocurre cuando la Comisión ISO lo decide, y entonces se pone en marcha la revisión de la norma y, transcurrido un tiempo prudencial es publicada.

Una vez publicada, las empresas con certificaciones de la versión anterior, dispondrán de un periodo de 3 años para realizar la transición.

Aquí se puede poner de ejemplo la norma ISO 9001:2015, cuyo periodo para la transición terminó en septiembre de este mismo año, tras haber sido publicada en septiembre de 2015.

En cuanto a la transición a la nueva versión, también supondrá unos costes, pero no comparables a los asociados a la certificación.

Organismos de certificación

Las empresas que llevan a cabo las auditorías de certificación, deben estar acreditadas por un organismo de acreditación oficial.

Implementar una norma ISO, no obliga a solicitar la certificación…

Pasos para conseguir la certificación

Recopilar información

Esta fase es la más importante de todas, ya que de ella dependerán las demás. A este respecto, es preciso disponer de la norma, la cual puede adquirirse comprándola a través de los organismos oficiales (como ISO o UNE).

No obstante, a no ser que se disponga de personal especializado, lo más usual es acudir a una consultora que de apoyo.

Contacto con el organismo de certificación

En este punto, el organismo de certificación debe considerar si la empresa está preparada para proceder con el proceso de certificación.

Si la considera apta, elabora una oferta, cuyos detalles variarán en función de la complejidad y tamaño de la empresa, ya que de ello dependerá el tiempo a emplear.

Mediciones de referencia

Cuando la empresa acepta la oferta, se procede con las mediciones de cero o referencia. Es así como valoran el grado de cumplimiento con los requisitos de la norma y en qué aspectos debe mejorar.

Desarrollo de la estrategia

Si se detectan debilidades, significa que la estrategia debe mejorarse, para lo cual, en muchas ocasiones es necesario el apoyo de una consultora.

Elegir un Software de gestión

La carga de trabajo y el desarrollo documental es muy amplio, por lo que recurrir a un software puede ser la opción más adecuada.

En este sentido, hay que tener precaución, e investigar las diferentes opciones en base a la norma o normas ISO que se hayan implementado.

Inspección

Una vez mejorada la estrategia y aplicadas las correcciones presentadas por el organismo de certificación, se realiza una segunda inspección. Si entonces se valora como apta, la empresa obtiene el certificado.

Seguimiento anual

El Sistema de Gestión siempre está sujeto a mejoras, por lo que se realizan controles o seguimiento anuales para evaluar su desempeño y renovar la certificación.

En caso de detectar no conformidades, se le ofrece darles solución en un periodo de tiempo determinado, que dependerá de la gravedad de la misma.

Tomado de: https://www.isotools.org/

CÓMO UNA HERRAMIENTA DE ‘CHECKLIST’ PUEDE AYUDARLE A MINIMIZAR LOS COSTOS?

Durante el artículo de hoy queremos que conozcan que el checklist se puede convertir en una excelente herramienta para minimizar costes en su organización. 

Esto es debido a que el sistema permite mejorar la visualización de las operaciones de la organización, lo que posibilita ver diferentes fallos en los procesos, que requieren de la realización de un costo trabajo, además de costos adicionales.

Puede ser que después de leer esto quiera conocer como un software de ckecklist puede ayudarle a optimizar costes, vamos a explicárselo.

¿Cómo funciona un ckecklist?

Es necesario aclarar lo que es un software de checklist. Se trata de un sistema con el que es posible evaluar los procedimientos de determinadas operaciones que se llevan a cabo de forma correcta y si no hay ningún paso que falta para realizar de forma exitosa el trabajo.

El software de checklist se puede acceder en línea de forma remota. Algunos sistemas permiten incluir diferentes usuarios, de forma que tanto operarios como gestores puedan acceder a la herramienta. Esto hace mucho más ágil la comunicación entre valores y ofrece mayor soporte a la supervisión.

¿Cómo puede ayudar el checklist a la hora de reducir costos?

Una vez que sabe cómo funciona el checklist queremos que conozca como la herramienta puede ayudar a su organización a reducir costos.

Aumenta la productividad de los empleados. Con el software de checklist, los empleados ejecutan sus tareas con mucha más agilidad, ya que todas las funciones se encuentran detalladas. Esto evita tiempo perdido entre los colaboradores, que tendrán mejor direccionamiento para sus actividades.

Ayuda a prevenir pérdidas. A medida que la lista de control tiene como función ayudar a las empresas a detectar posibles fallos que conducen a pérdidas. Las herramientas pueden ayudar a comprobar si todos los equipos han sido apagados antes de acabar el día, lo que contribuye a reducir el gasto energético. Manejar productos frágiles con precaución, lo que evita pérdidas económicas. Todos los equipos se encuentran en perfecto funcionamiento y siguen un mantenimiento exhaustivo.

Ofrece mayor control para los administradores. Al software para checklist se puede acceder de forma remota, los gestores pueden acompañar en tiempo real la ejecución de las actividades. Esto permite una intervención mucho más ágil en el caso de que se produzca un fallo.

Mejora la eficiencia de los procesos. El checklist permite una mejor eficiencia en los procesos, ya que consiste en un sistema que certifica si todos los pasos son ejecutados de forma correcta. Por este motivo, se mantiene el mismo patrón de calidad durante toda la operación, lo que evita que trabajes doble.

Permite una mejor visualización del marco general de la organización. Al ser integrado con otros departamentos de la organización, el checklist permite que la alta dirección tenga una mejor visualización del desempeño de todos los departamentos. Esto facilita que la compañía elabore un plan de acción específico para reducir costos.

El checklist permite que la alta dirección tenga una mejor visualización del desempeño de todos los departamentos.

Algunos ejemplos son:

Caso 1

Una tienda de ropa masculina que ofrece asesoramiento a sus clientes. La empresa tiene supervisores de campo responsables por la verificación del cumplimiento de los estándares de la marca, desde el entrenamiento de los empleados a la propia inteligencia de negocios. Con el checkllist, los colaboradores utilizan un plan de acción.

Con la herramienta, la tienda tiene el compromiso de adecuar lo que no se encuentra dentro de las conformidades y, además, de rendir cuentas a la franquiciadora por medio del software.

Caso 2

El objetivo de utilizar el checklist es poner en práctica un sistema de estandarización. Con el un software de checklist, es posible identificar el problema, registra la foto y crear un plan de acción en el momento, para elaborar una solución. La herramienta carga el informe en la nube y se visualiza de forma inmediata.

Caso 3

Una organización de artículos deportivos con más de 200 tiendas. El mayor desafío de esta organización es hacer que los colaboradores entreguen de manera puntual los productos y cumplan con los estándares mínimos que solicita la organización. Para esto, es necesario estandarizar procesos y ofrecer entrenamiento, es necesario garantizar, por medio de la verificación, que todas las actividades han sido concluidas con éxito.

Caso 4

El sistema de checklist permite estandarizar procesos, implantar modelos de calidad y optimizar las operaciones de la compañía. Por todo esto, el software para checklist es excelente para garantizar una entrega satisfactoria para el cliente y así ampliar la actuación de la empresa en el mercado.

Tomado de: https://www.isotools.org/

QUÉ SON LOS CÍRCULOS DE CALIDAD?

Los círculos de calidad se conocen como el resultado que existe entre la interacción entre el método estadístico estadounidense de Control de Calidad y prácticas organizativas japonesas.

Cuando finalizó la Segunda Guerra Mundial, los japoneses sentían que la única forma de volver a poner en pie su economía, era eliminar su reputación a la hora de producir productos muy baratos, pero de mala calidad. Esto era necesario para encontrar un hueco en el mercado internacional.

En este caso, las fuerzas aliadas de Japón pidieron a Estados Unidos que les enviara expertos en gestión para formar a los japones y así poder mejorar sus industrias. Edward Deming fue el primero en capacitar al personal de administración de Japón, y después, Joseph Juran también ofreció sus conferencias sobre calidad.

Las enseñanzas de estos dos expertos supusieron una base. En el año 1949 se inició en Japón el movimiento de calidad. Más tarde en 1961 la idea se formalizó y fue expandida por otros como el Dr. K. Ishikawa.

Dr. K. Ishikawa fue uno de los primeros que se involucraron en todo este proceso. Él pensaba que era muy importante educar a los empleados de planta de igual forma que se hacía con los empleados de administración. Pensaba que el conocimiento estadístico elemental es el más importante para los empleados de planta con el fin de mantener un mejor control en su trabajo diario.

Se ofrecen muchas interpretaciones del concepto de círculos de calidad, cada autor lo define de forma diferente, pero todos coinciden en:

El círculo de calidad es un pequeño grupo de trabajadores del mismo área o trabajo similar al que se reúnen de forma voluntaria regularmente durante aproximadamente el tiempo de un año.

¿Cuál es el propósito del círculo de calidad?

Los círculos de calidad se organizan dentro de un departamento de trabajo con el fin de poder estudiar y minimizar los problemas que se encuentran relacionados con la producción.

Son equipos de resolución de problemas que usan métodos estadísticos simples con los que poder investigar y decidir cuales son la soluciones a los problemas. Los círculos de calidad en otras partes del mundo son similares a los japoneses, pero se suelen crear equipos específicos de control de calidad.

El concepto de círculo de calidad se basa en el supuesto de que las causas de los problemas de calidad o productividad no se conocen para los empleados o para la gerencia de la organización. También es necesario asumir que los trabajadores tienen conocimiento práctico, tienen creatividad y pueden ser entrenados para utilizarlos en la resolución de problemas laborales.

Los círculos de calidad, sin embargo, son un enfoque de construcción de personales, en lugar de utilizar a las personas.

¿Cuáles son las características de los círculos de calidad?

• El círculo de calidad es un pequeño grupo de trabajadores. Suele estar formado un grupo de 8 a 10 trabajadores. Un círculo con menos de 5 miembros pierde su fuerza debido a la alta tasa de absentismo. Esto puede hacer que un círculo se vuelva inactivo. Más de 15 personas en un círculo de calidad puede generar ausencia de oportunidades para la participación activa de cada uno.
• Se organiza para una misma zona de trabajo. El círculo de calidad se encuentra conformado por un grupo de trabajadores que llevan a cabo tareas semejantes.
• Los círculos de calidad son voluntarios. Los colaboradores de la organización conforman círculos de calidad por voluntad propia. No se puede imponer, presionar u obligar a ningún empleado que conforme un círculo. Por lo que, la existencia de los círculos depende de la decisión de cada integrante.
• Se deben reunir cada semana. Las reuniones deben ser como mínimo una vez a la semana y con una duración de una hora. La regularidad es muy significativa y debe respetarse.
• Los círculos de calidad identifican, analizan y resuelven problemas relacionados con el trabajo.
• Círculo de calidad, rendimiento total. Cuando los círculos de calidad van resolviendo problemas, el rendimiento total del área de trabajo mejora de forma continua. Esto da como resultado ganancias a la empresa que pueden resultar imperceptibles.

Beneficios de los círculos de calidad

Dentro de los beneficios de esta metodología podremos encontrar:

• Contribuir a la mejora de la calidad en la organización
• Solución de problemas detectados
• Concientización, sensibilización, integración y comunicación de los colaboradores, mejorando el clima laboral.
• Formación continua a través del intercambio de conocimiento, motivación y creación de conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.
• Fomentar un ambiente de colaboración y de apoyo recíproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de gestión.
• Mejorar la comunicación entre los trabajadores y los directivos o gerentes. 

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

6 ASPECTOS BÁSICOS DE LA INDUSTRIA 4.0 QUE DEBES CONOCER

Es posible que, dado lo rápido que está avanzando la Cuarta revolución Industrial o Industria 4.0, surjan cuestiones como, ¿qué características definen las fortalezas de la Industria 4.0?, o bien ¿cuáles son las previsiones de beneficios que esperan sus inversores?

Además de ello, en este artículo comentaremos el importante papel que adquiere el análisis de datos o el lugar que ocupan las personas dentro del desarrollo e implantación de la Industria 4.0 a nivel mundial.

No obstante, no deje de leer el artículo Industria 4.0, ¿qué debemos saber? si quiere conocer las características más esenciales de esta nueva etapa a nivel global.

Previsiones y la digitalización

Según indican los estudios llevados a cabo, los especialistas industriales de todo el mundo ven como una apuesta segura la inversión en la Industria 4.0.

De igual modo, la nueva industria 4.0 supondrá un engrosamiento en las carteras de productos y en los servicios digitales que ofrezcan las diversas empresas.

Además, casi el setenta y cinco por ciento de las empresas encuestadas, abogan por una fuerte inversión.

Gracias a esta inversión, se espera que, en los próximos cinco años, los procesos de digitalización entre los diferentes departamentos de las empresas, es decir, los eslabones de la cadena de valor, ya sean horizontales como verticales, aumenten de manera considerable.

Estas inversiones en la digitalización de los procesos, tendrán siempre en el horizonte un mayor rendimiento, eficacia y productividad.

Reducción de costes y maximización del beneficio

Como hemos visto, la relación entre la digitalización y el rendimiento es de proporcionalidad directa: en las empresas en las que la Industria 4.0 sea una realidad, con procesos adecuados de implementación, ya no se tendrá que optar por una sola línea de productos, sino que se podrá hacer frente a una mejora en ambos sentidos.

Este enfoque es el adecuado si se busca el liderazgo de un sector.

No en vano, las empresas que apuestan por esta inversión, prevén, en un plazo hasta 2023, aumentar sus ingresos en un promedio de 2,9%, con una reducción de costes entorno al 3,6 %.

La personalización como eje para avanzar

En sectores cada vez más competitivos, la personalización se convierte en la única vía para hacerse fuerte en el mercado. Esta personalización se traduce en un mayor protagonismo de los clientes a la hora de elaborar productos y ofrecer servicios.

La relación digital con el cliente, así como un buen uso de los datos facilitados por los mismos, marcarán el ritmo del paso en los procesos industriales, cada vez más enfocados en cubrir las necesidades de los clientes, en busca de un alto grado de satisfacción.

Se espera que estas inversiones en digitalización sean rentables en un periodo que no supere los dos años.

Sin embargo, y pese a la necesaria inversión tecnológica que se requiere, el mayor desafío para la Industria 4.0 es el manejo de metodologías obsoletas.

Por todo ello, si se quiere que la transformación hacia una verdadera cultura de lo digital sea todo un éxito, igual o más importantes serán los factores entorno a las personas y sus habilidades, como los análisis de datos, fórmulas y procesos tecnológicos de última generación.

La importancia de los datos y la transparencia

La industria 4.0 se alimenta o se mueve gracias a los datos. Se hace de vital importancia procesos de criba y análisis de datos para saber qué importa y qué no.

El universo digital está en constante crecimiento, por ello, en una época en la que el Big Data está de actualidad, los procesos de análisis y manejo de datos deben fundamentarse en la transparencia, reforzando lo que se conoce como confianza digital.

Si se mejoran los sistemas de integración de datos, así como los sistemas de gestión de riesgos, mejorará tanto la adaptabilidad de las empresas para afrontar cambios inesperados en los procesos, como los mecanismos para evitar posibles infracciones.

No obstante, y como se ha comentado anteriormente, la mayor preocupación en la gestión de los datos es la ciberseguridad.

En lo que respecta al análisis de datos de las empresas a nivel global, las industrias deben fomentar procesos de cambio que aumenten sus capacidades.

La Industria 4.0 se alimenta o se mueve gracias a los datos…

Impacto de la Industria 4.0 en la globalización

La Revolución Industrial 4.0 favorece claramente los procesos de globalización, pero sin dejar de lado su influencia a nivel regional.

El margen de crecimiento de los mercados firmes existentes, así como el de los que están en vías de desarrollo, es amplio y puede aumentar de forma brusca.

Japón y Alemania se encuentran a la cabeza empresarial en lo que a digitalización de los procesos se refiere. En estos países, el beneficio se traduce en una mayor inversión en tecnología y en el aumento de las habilidades a nivel particular.

La mayor capacitación de las personas se traduce en una mayor eficiencia en los procesos, con la consecuente reducción de costes y obtención, en definitiva, de un mayor beneficio en procesos con alto grado de calidad.

En cuanto a Estados Unidos, su futuro pasa por la inversión en modelos de negocio disruptivos, con un alto crecimiento en digitalización de productos y servicios.

Pero sin duda, es la industria china la que se encuentra a la cabeza de la digitalización, destacando en todo y rompiendo las estadísticas, tanto en promedio de costes, como de beneficios.

La inversión como punto de partida

Hasta el año 2020, los estudios prevén una inversión por parte de las empresas de más de 700 mil millones de euros al año.

Como hemos ido analizando, esta inversión será eficaz si a la vez que se invierte en tecnología, también se hace en la formación de los trabajadores y en la modernización de los procesos organizativos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

7 PASOS PARA QUE LA GESTION DEL CAMBIO NO SEA UN DOLOR DE CABEZA EN TU ORGANIZACIÓN

La vida es igual a cambio y en el mundo empresarial pasa exactamente igual. Las empresas deben adaptarse constantemente a cambios tecnológicos, políticos, necesidades del mercado, etc.

Por eso es tan importante el saber llevar una buena gestion del cambio dentro de una empresa.

Existen varios tipos de cambios en la gestion empresarial: cambios en procesos y recursos utilizados por la organización, cambios en la cultura empresarial, cambios en la estructura organizacional.

En este post te voy a hablar de la gestion del cambio relacionado con los procesos y recursos utilizados por una empresa.

Existen determinados cambios que, aparte de resistencia, conllevan un riesgo que puede afectar al producto o servicio que entregas al mercado.

¿Te gustaría saber cuáles son los cambios que hay que controlar y qué hacer para que no afecten de manera negativa al producto o servicio que entregas al mercado?

Sigue leyendo porque te voy a exponer 7 pasos, que bajo mi punto de vista, son esenciales para llevar a cabo la gestion del cambio de una forma controlada y evitar así posibles dolores de cabeza en la organización donde trabajas.

Por qué surge la necesidad de realizar cambios en procesos y/o recursos utilizados en una empresa

Los motivos pueden ser muchos, por ejemplo:

• Reestructuración de tareas ante la entrada de nuevo personal
• Introducción de un software de gestión o cambio del existente
• Introducción de una nueva línea de negocio (un nuevo producto o servicio que se entrega al mercado).
• Nuevo procedimiento o metodología de trabajo que implica el hacer las cosas de forma diferente e influye a un departamento o varios departamentos de la empresa.

Tipos de cambios que deben ser controlados

¿Qué tipo de cambios son los que deben ser controlados y estudiados previamente para llevar una buena gestion del cambio?

Es una pregunta que suelen hacerme mis clientes.

Y mi respuesta es siempre la misma: aquel cambio que, dado su envergadura e importancia, pueda tener un impacto negativo en la actividad de la empresa.

Y muchas veces me preguntan de nuevo, pero si hacemos cambios es para bien y para mejorar por lo tanto todos los cambios van a tener un impacto positivo, ¿no?

Si no lo planificas y preparas bien los cambios podrías conseguir justo el efecto contrario.

Imagina una imprenta que va creciendo en volumen de trabajo y decide incorporar a un nuevo maquinista para trabajar en la impresión de uno de los equipos de offset.

Si el jefe de taller o los otros compañeros maquinistas no le imparten la formación necesaria con unos conocimientos medianamente sólidos como para manejar bien el equipo, es muy probable que muchos de los trabajos de impresión salgan con errores y sean devueltos por el cliente.

Esto se traduce en duplicación de horas de trabajo, costes de materiales, retrasos en la entrega, etc.

Y como este caso hay varios más que pueden poner de manifiesto como la realización de un cambio que supuestamente es para bien, se convierte en un dolor de cabeza.

En general los cambios que suelen tener envergadura como para afectar de forma negativa la gestión de la empresa si no se llevan son los cambios relacionados con:

• Los recursos humanos: incorporación, reducción de personal o reestructuración de tareas.
• La infraestructura: incorporación o baja de equipos, incorporación de tecnología
• Los procesos: modificaciones importantes en la forma de llevar a cabo los procesos.

Entonces, ¿qué hacer para llevar una buena gestion del cambio y que éste no afecte negativamente en la organización?

La respuesta la tienes en el siguiente epígrafe.

Cómo realizar la gestion del cambio en procesos y/ recursos utilizados

En los epígrafes anteriores he querido exponer los motivos principales de cambios, los tipos de cambios que hay que controlar y cómo pueden impactar de forma negativa si no hacemos una buena gestion del cambio.

Por lo tanto una vez que hayas identificado que el cambio que vas a llevar a cabo en tu organización puede tener resultados no deseados.

Para la mayoría de este tipo de cambios que vas a controlar es posible que valga la pena dejar documentado el control de la gestion del cambio. En otros casos quizás no.

Tú decides si documentarlo o no.

No obstante, te presento los pasos que yo llevaría a cabo:

Paso 1: Detectar la situación actual y describir lo que quieres conseguir

Como todo, empieza por el principio. Y el principio es describir la situación actual por la cual requieres realizar el cambio y lo que quieres conseguir con el cambio.

Paso 2: Estudiar el posible impacto en la conformidad del producto/servicio que entregas al mercado

Piensa en las tareas, las personas, el tiempo y el dinero que puede llevar aparejado ese cambio y si puede afectar esto negativamente a la situación actual de la empresa o al producto/servicio que entregas al mercado.

Paso 3: Acciones para asegurar la conformidad del producto/servicio que entregas al mercado

Si has detectado alguna situación en el paso anterior que afecte negativamente, es el momento para pensar en qué acciones hacer durante el cambio para que eso no te suceda. Anticípate a los peligros y riesgos.

Paso 4: Recursos disponibles para realizar la gestion del cambio

Piensa en los recursos que son necesarios para llevar a cabo ese cambio:

¿Podría llevar asignaciones de responsabilidades nuevas a las personas?

¿Quizás reasignaciones de tareas?

¿Cuánto tiempo habrá que dedicarle a ese cambio?

¿Se podrá llevar a cabo con los recursos humanos internos o requiere de asesoramiento externo con el coste que ello supone?

Paso 5: Estudiar la rentabilidad de la gestion del cambio

¿Este cambio va a ser rentable?

Si hablamos de rentabilidad, céntrate en estos dos aspectos:

Beneficio

Inversión

fórmula rentabilidad para analizar la gestion del cambio

Si me has leído hasta aquí me gustaría que me ayudes a estudiar cada uno de estos conceptos por separado e intentar bajarlo a tierra en relación a la gestion del cambio.

Vamos a intentar reflejar para la empresa en la que trabajas todos estos beneficios a lo largo de un año que te va a aportar ese cambio y lo vamos a medir en unidades monetarias. Yo lo voy a hacer en euros, tú puedes hacerlo en la moneda de tu país.

Primero vamos a hablar del cálculo del beneficio que aporta el cambio a la organización y luego del cálculo de la inversión que se debe hacer para llevar a cabo ese cambio.

Cálculo del Beneficio que puede aportar un cambio a la organización:

• Gracias al cambio que se quiere implantar, durante todo un año en tu organización:
• ¿Se va a mejorar la productividad?, ¿Cuánta producción crees que se va a hacer de más?
• ¿Ese cambio implicará acciones que repercuten en hacer procesos más ágiles? ¿Cuánto vale ese tiempo que estás ganando?
• ¿Gracias al cambio se disminuirán los errores en la producción? ¿Cuánto le cuesta a la empresa cada error y cuál será el ahorro en errores?
• ¿Ese cambio influirá en tener un mayor control y más exhaustivo de tus procesos? ¿Cuánto tiempo ganas gracias a ello y cuánto vale ese tiempo?

Cálculo de la inversión que puede conllevar realizar un cambio en la organización:

¿Cuál será la inversión de debes realizar para llevar a cabo la gestion de ese cambio?

El cálculo de la inversión lo sacas de los costes.

Estos costes los puedes obtener de:

Las horas de trabajo estimadas de los recursos humanos internos.

Los costes de asesoramiento externo (si lo hubiese).

Otros posibles costes que dependerá de la naturaleza de cada cambio (adquisición de maquinaria o tecnología, instalación, implementación, etc).

Bueno, ya tenemos los datos económicos. Ahora volvemos a la fórmula para calcular la rentabilidad:

El resultado es la rentabilidad que aporta a tu empresa el llevar a cabo ese cambio.

Supongamos que inviertes en ese cambio a lo largo de un año 2.500€ y los beneficios que consigues gracias a ello son 1.800€. Entonces el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:

Esto quiere decir que de cada euro que tu empresa invierte en ese cambio tienes como resultado un beneficio de 0,72€. O lo que es lo mismo, por cada 1.000€ que inviertes en ese cambio, tienes como resultado 720€ de beneficio en tu organización.

Paso 6: Implementar el cambio

Una vez que tengas claro que vas a llevar a cabo el cambio porque has analizado el posible impacto, tienes las acciones para que eso no te suceda y además sabes que el cambio será rentable para la organización el siguiente paso es llevarlo a cabo.

Para ello:

Identifica las tareas que se deben llevar a cabo.

Comunicar las tareas y el cambio a las personas encargadas de ejecutarlo.

Asegúrate que entienden bien las tareas que deben realizar

Gestiona las posibles resistencias al cambio y describe los beneficios que conseguirá el/ella y la organización.

Paso 7: Seguimiento a la gestion del cambio

Una vez que se comienza a trabajar en el cambio y se empiezan a ejecutar las tareas que llevarán a realizar la gestion del cambio, deberás de hacer un seguimiento para comprobar tanto la ejecución correcta de las tareas como el objetivo final que es conseguir implementar ese cambio en la organización.

Dependerá del volumen de tareas y complejidad del cambio a la hora de hacer el seguimiento periódico a ese cambio (semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc).

Gráficamente estos pasos los podríamos representar así:

3 ejemplos de gestion del cambio en procesos y recursos

Para ponerte estos tres ejemplos, imagina las siguientes situaciones:

Incorporación de una nueva persona a un puesto de trabajo.

Una nueva persona se incorpora en un departamento de administración. El actual jefe de administración pasa a ser funciones de controller y los otros dos administrativos serán los compañeros que deberán formar a la nueva persona que entra a trabajar en el departamento.

2. Incorporación de un nuevo software de gestión

Necesidad de cambiar de software en una organización dado el volumen de trabajo y necesidad de llevar a cabo la gestión administrativa y operativa con una única herramienta.

3. Incorporación de una nueva metodología de trabajo.

En un despacho de ingenieros informáticos se incorpora la metodología de trabajo “Agile” y “Scrum” en su día a día y en los proyectos que llevan a cabo.

Bueno pues esto son los 7 pasos que quería presentarte, que bajo mi punto de vista, son necesarios para llevar una buena gestion del cambio y evitar dolores de cabeza en las organizaciones.

y ahora cuéntame tú, ¿planificas bien los grandes cambios que se van a llevar a cabo en la organización dónde trabajas?

Tomado de: https://iveconsultores.com/

¿CÓMO ESTABLECER UN PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS?

Para realizar un plan de gestión de riesgos en proyectos es necesario planificar la gestión de riesgos, es decir, identificarlos realizando un análisis cualitativo y cuantitativo, planificar una respuesta y establecer un seguimiento.

Identificar los riesgos de un proyecto

Para realizar un plan de gestión de riesgos se deberá establecer una planificación junto con el seguimiento. La gestión de riesgos es gran parte del trabajo de un Project Manager.

Cuando mejor sea la planificación, mejor será el proyecto de gestión de riesgos. Los gerentes de proyectos deberán establecer la planificación del proyecto de gestión de riesgos. Además, el equipo será el encargado de ejecutar dicho proyecto.

Los riesgos deben ser identificados desde el inicio del proyecto. Durante la planificación, el gerente del proyecto tiene que identificar los riesgos que pueden afectar al proyecto. Por lo tanto, se introducen en el proyecto todas las acciones o elementos de control, ante dichos riesgos.

Los cambios que se generen en el proyecto deberán realizarse por los directores del proyecto. Es necesario que se piense que los riesgos siempre van a existir dentro de nuestros proyectos. Lo único que sabemos con seguridad es que existirán riesgos y cambios.

Preguntas frecuentes gestión de riesgos

Existen cuatro preguntas frecuentes en la gestión de riesgos, que son las siguientes:

• ¿Qué es lo primero que tengo que hacer ante un riesgo?
• ¿Realizar un análisis cualitativo de los riesgos?
• ¿Cómo realizar un análisis cuantitativo de los riesgos?
• ¿La manera de hacer un checklist de los riesgos?

Los riesgos que resultan del producto obtenido del proyecto son muy evidentes. El director del proyecto deberá ver otros muchos riesgos que no son tan evidentes.

Los riesgos del proyecto no se encuentran solo, siempre se encuentran interrelacionados. Los riesgos son el elemento más importante del proyecto y el que se encuentra en más partes del proyecto. Entonces, tienen la tendencia de afectar a diferentes áreas que en un principio no afectaba. Por lo tanto, la formación y la experiencia del director del proyecto son muy importantes.

La relación de los riesgos

Los riesgos siempre se encuentran relacionados. En consecuencia, no se puede realizar un buen plan de gestión de riesgos si se encuentra aislado de lo que sucede en todas las áreas del proyecto. El alcance, tiempo, coste, calidad, comunicación, RRHH, adquisiciones, etc. del proyecto son áreas que alimentan el riesgo. Además, el Project manager tiene que encontrarse formado en las áreas de conocimiento necesarias para ejecutar el plan de gestión de riesgos en proyectos.

Para establecer el plan de gestión de riesgos, el Project Manager no puede encontrarse solo. El director del proyecto deberá liderar la gestión de riesgos, pero tampoco puede hacerlo solo. Deberá contar con la ayuda del resto del equipo del proyecto. De igual forma que se realizan las planificaciones y reuniones de las tareas del alcance o controlamos el cronograma, el gerente del proyecto debe de contar con una estructura establecida de reuniones para realizar un seguimiento adecuado a todos los riesgos.

Los riesgos pueden aparecer y desaparecer de forma rápida. En consecuencia, durante la fase de planificación del proyecto lo debemos revisar todo de forma cíclica. Además, según los nuevos elementos que impactan en los que ya tenía. En definitiva, surgen nuevos riesgos para el proyecto.

Los riesgos no solo se controlan en la planificación. Al igual que el alcance, el tiempo y el coste, se deberán monitorizar de forma continua, lo mismo que se hace con los riesgos. Debemos ver cómo se comportan a lo largo del proyecto. Nos encontramos con riesgos que tienen una probabilidad muy baja que después, a lo largo de la vida del producto, se convierten en riesgos de nivel alto y viceversa.

En consecuencia, que se continúe con la planificación de los riesgos en el seguimiento del proyecto. Ya que los riesgos del proyecto que se ubican en el futuro pueden provenir de diferentes lugares. Los proyectos se ven afectados por riesgos que pueden surgir de cualquier parte.

Llevar a cabo un análisis cuantitativo de los riesgos es necesario para establecer diferentes respuestas efectivas ante los riesgos. Además, la disponibilidad del tiempo y presupuestos suficiente determinará los métodos que se utilizan en un proyecto en particular.

Las mejores estrategias de gestión de riesgos

Existen distintas estrategias para hacer frente a los riesgos negativos y los riesgos positivos. Los directores de proyectos deben realizar la gestión de riesgos debido a:

• Planificar la identificación de los riesgos de proyectos.
• Llevar a cabo el análisis de los riesgos de proyectos.
• Ofrecer una respuesta a los riesgos del proyecto.

Los directores de proyecto buscan:

• Incrementan la probabilidad del impacto de los elementos positivos para el proyecto
• Disminuye la probabilidad de los negativos

Según nos encontremos riesgos negativos o positivos debemos establecer una estrategia diferente.

La matriz de riesgos del proyecto

La matriz de riesgos del proyecto nos facilita la elaboración de un plan de contingencia para atacar los riesgos que apetezcan en el proyecto.

Tendremos que hacer un análisis cualitativo de los riesgos del proyecto. Mediante una matriz de riesgo del proyecto que me permita elaborar un plan de contingencia de riesgos. Tenemos que posicionar los riesgos con respecto a su impacto y probabilidad. Son los dos grandes medidores del riesgo. Si tiene una probabilidad baja o alta, o un impacto bajo o alto.

Para poder hacer un análisis de riesgo fácil e intuitivo. Utilizamos el trabajo que ya tenemos y lo acoplaremos a los riesgos del proyecto. Es necesario realizar una descripción jerárquica de los riesgos por cada paquete de trabajo, tareas y actividades que tenemos definidas. Por lo tanto, es una herramienta que se encuentra basada en el proyecto y es fácil de volver a generar cuando estas en planificación. Se necesita que se identifiquen los riesgos para documentar el tipo de características y poder evaluarla.

En conclusión, identificar los riesgos es un proceso iterativo. No acaba en la planificación del proyecto. Se debe seguir identificado los riesgos en el seguimiento, hacerlo durante toda la vida del proyecto.

Tomado de: https://www.isotools.org/

ISO 32000: EVOLUCIÓN DEL ESTÁNDAR MUNDIAL PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El formato PDF ha ejemplificado el valor de las normas. Si la especificación para PDF no hubiera sido publicada desde la introducción de la tecnología en 1993, el PDF sería uno más de los numerosos formatos de documentos. 

Más que cualquier otro factor, fue la decisión de Adobe de hacer la especificación de PDF libremente disponible la que permitió un ecosistema de desarrolladores.

La versión 1.7 de Adobe PDF se convirtió en la norma ISO 32000 en 2008. Desde entonces, los miembros de ISO/TC 171/SC 2/WG 8, el grupo de trabajo responsable de la norma ISO 32000, han continuado el desarrollo de la especificación, con la versión recién publicada definida como PDF 2.0.

La proposición de valor del PDF – la razón por la cual el formato PDF es de actualmente en todo el mundo el estándar utilizado para los documentos electrónicos- es el hecho mismo de la normalización. Se supone que los archivos PDF son totalmente independientes e interoperables, funcionando correctamente con el software PDF de cada proveedor. 

Los usuarios finales deben ser capaces de obtener resultados equivalentes independientemente de la elección de software que lleven a cabo. Esta característica fundamental –que los archivos PDF siempre sean visualizados y se opere con ellos de la misma forma- es la razón principal para el éxito de la tecnología.

En PDF 2.0, los fundamentos de PDF siguen siendo los mismos, pero el valor para los usuarios ha aumentado. Quizás la mejora más importante es también la más sutil. PDF 2.0 aborda ambigüedades, corrige errores, moderniza muchas características, actualiza referencias normativas y seis cláusulas críticas, totalizando el 14% de la especificación de 972 páginas que se reescribieron por completo.

Nuevas características

Estos cambios que se incorporan facilitan la comprensión y la implementación exitosa de la norma ISO 32000 con una mejor interoperabilidad. En resumen, PDF 2.0 hará más fácil y menos costoso para los desarrolladores mejorar su soporte para PDF en todos los niveles.

Sin embargo, el PDF 2.0 incluye muchas características completamente nuevas, además de las mejoras a la especificación existente:

• Los documentos no cifrados permiten que los archivos PDF protegidos se entreguen dentro de un documento de «carta de presentación» legible.
• Hay un nuevo soporte para anotaciones de Rich Media, características geoespaciales y PRC, un formato 3D.
• Los archivos asociados, introducidos por primera vez con PDF/A-3, amplían ahora a cualquier documento PDF 2.0 la posibilidad de incluir metadatos legibles por máquina sobre los archivos adjuntos al PDF.
• Los usuarios se benefician de una mayor capacidad para incluir fuentes, datos y otros formatos de archivo como parte de su documento PDF.

Las nuevas características de PDF 2.0 facilitan la comprensión e integración de la #ISO32000

• La Cláusula 14.8 sobre etiquetado PDF ha sido completamente revisada con un conjunto de etiquetas revisadas, soporte para espacios de nombres, compatibilidad con MathML y ​​sugerencias de pronunciación. El resultado serán documentos más accesibles que también son mucho más fáciles de reutilizar para la extracción de texto o la conversión a HTML para dispositivos pequeños entre otros.
• Las características de firma digital se han actualizado para cumplir con las últimas especificaciones, lo que permite a los usuarios nuevas opciones para verificar documentos firmados digitalmente.
• PDF ahora admite cifrado AES de 256 bits, un estándar de generación de corriente.

Gestión de documentos

PDF 2.0, es la primera especificación de PDF desarrollada enteramente dentro de las directrices y el proceso de ISO. Es más claro, más limpio, soporta tecnologías no propietarias y asegura un campo de juego nivelado para los vendedores de software que crean, exhiben, editan o procesan documentos electrónicos PDF. Además de mantenerse fiel al valor básico de PDF, PDF 2.0 proporciona una base sólida para nuevos casos de uso, capacidades y flujos de trabajo.

La ISO 32000 – 2 ha sido desarrollada por el comité técnico ISO/TC 171, “Aplicaciones de gestión de documentos”, el subcomité SC 2, “Formatos de archivo de documentos, sistemas EDMS y autenticidad de información”, cuya secretaría está a cargo de ANSI, el miembro de ISO para los Estados Unidos.

Si desea conocer más acerca de esta la ISO 32000 y del resto de normas ISO, Sistemas de Gestión y Modelos de Excelencia puede visitar los distintos artículos que publicamos de manera diaria en nuestro blog.

Tomado de: https://www.isotools.org/

QUÉ PAPEL JUEGA EL GESTOR DOCUMENTAL EN EL SISTEMA DE GESTIÓN HSE?

En los sistemas HSE, la documentación juega un papel elemental. La organización requiere comprobar y garantizar que en el sistema de gestión HSE se conserva la documentación que agrupa la información necesaria para dicho sistema, así como la vinculación entre los mismos. 

De igual modo, es imprescindible la trazabilidad de cada documento y los registros que se llevan a cabo sobre las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos.

Entre los documentos más importantes que deberá administrar una organización durante la gestión HSE destacamos el manual y la política HSE.

Pero, ¿es fácil gestionar toda esta información del sistema de gestión HSE?

La respuesta a esta pregunta es no, son muchas las organizaciones que encuentran serias dificultades a la hora de llevar a cabo esta gestión de documentos y que necesitan contar con un gestor documental eficaz y eficiente para ello.

Tener un gestor documental no es todo, como acabamos de mencionar, es vital que este sistema sea eficaz y eficiente, ya que hay multitud de empresas que cuentan con montañas de papeles físicos sin ningún tipo de orden o innumerables archivos digitalizados sin saber dónde están almacenados o quien tiene permiso para consultar, editar o revisar. En definitiva, manejar un gran volumen de información física o digital genera problemas muy graves.

Problemas más comunes en la gestión de documentos y consejos sobre cómo evitarlos

A continuación, vamos a tratar los problemas más habituales cuando la gestión documental no es adecuada y cómo se pueden evitar.

• Servidores compartidos y correo electrónico

Hay organizaciones que gestionan los documentos desde servidores compartidos y correo electrónico. Este tipo de gestión de la documentación genera además de pérdida de tiempo y productividad, déficit de la confidencialidad de la información, como consecuencia del insuficiente control de los documentos vigentes. La pérdida del control de versiones de los documentos, incrementa el riesgo de fallos, como por ejemplo existe la posibilidad de que se emplee información desactualizada, duplicando el trabajo.

Para solventar estos aspectos, es importante utilizar un software que haga posible la gestión automatizada de los documentos, asegurando que la gestión de la documentación del sistema de gestión HSE es eficiente y, por tanto, el sistema funciona de forma óptima.

• Auditorías

Los sistemas de gestión HSE están sometidos de forma periódica a auditorías, durante las cuales se identifican hallazgos en el sistema. En ocasiones, los hallazgos no tienen por qué ser trascendentales, pero sí que hay otros que necesitan que se apliquen ciertas acciones para solventarlos. Con una solución tecnológica, la gestión de auditorías podría estar controlada por completo y se podrían adoptar a tiempo medidas que favorezcan el sistema, ya que permite planificar todas las actividades a realizar de seguridad, salud y medio ambiente; inspecciones, capacitaciones, vigilancia de la salud, revisión de EPPs, etc.

• Baja involucración del personal en el sistema

Hay empleados que consideran que la gestión de documentos es un trabajo muy complicado y complejo, por lo que se produce una baja involucración del personal en esta gestión y según las circunstancias, habrá quien se abstenga a usarlo. Entre los motivos por los cuales un trabajador puede evitar hacer uso del gestor documental destacamos:

• La falta de integración con otros sistemas ya empleados por la organización, lo que hace que tengan que aprender a gestionar diferentes programas y cada información esté almacenada en un punto.
• Sistemas poco parametrizables y flexibles, que hacen que la organización tenga que adaptarse al sistema en lugar de que el sistema se adapte a los procesos establecidos por la organización.

Tomado de: https://www.isotools.org/

PASOS PARA OBTENER LA CERTIFICACIÓN EN LAS NORMAS ISO

En la actualidad, la Certificación en las Normas ISO son una de las formas más efectivas para la optimización de los procesos inherentes a las empresas.

Aunque ya se ha comentado en varios de los artículos que se han ido publicando, las Normas ISO no son obligatorias ni tienen rango de ley. Por el contrario, son normas de carácter voluntario y no todas son certificables.

Además, el beneficio de implementar la Certificación en las Normas ISO, una o varias, en una empresa es bastante amplio.

Las empresas que las implementan y certifican, adquieren una ventaja competitiva y de mercado que, en ocasiones, las hace prácticamente imprescindibles para seguir existiendo.

Las Normas ISO abarcan gran cantidad de temáticas de gran importancia, como es la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud laboral, la responsabilidad social, seguridad de la información, o la propia gestión de riesgos.

En este sentido, una empresa puede implementar tantas Normas ISO como quiera y convenga, y certificarse en cada una de ellas.

Certificarse en una Norma ISO denotan compromiso en la mejora y calidad, y es por ello que es un distintivo y referente de cara a clientes y mercados potenciales.

Consideraciones frente a la solicitud del certificado de Normas ISO

Implementar una Norma ISO, no obliga a solicitar la certificación, si no que puede simplemente cumplir con parte de los requisitos de esta a modo de mejoramiento interno.

Certificarse cuesta tiempo y dinero

Si una organización decide que es el momento de solicitar la certificación, debe considerar la madurez del Sistema de gestión implementado y el tiempo y dinero que ese camino va a costar.

Igualmente, estudiar la necesidad de obtener la certificación es imprescindible, para que no resulte en una pérdida económica y de inversión de tiempo por parte de los responsables.

Además, una vez obtenida la certificación, la preocupación será mantenerla en el tiempo, hasta que, pasados tres años, se revise y verifiquen la continuidad.

Obligatoriedad del diseño de una estrategia

Ya no es la obligatoriedad, sino la necesidad de que la estrategia y los objetivos del Sistema de Gestión estén alineados, de manera que este funcione correctamente y sea efectivo.

En la estrategia se concretan hasta los más mínimos detalles de actuación del Sistema de Gestión frente a cualquier cambio, incidencia, mejora, etc.

La estrategia va a ser característica de cada empresa, y más compleja cuanto mayor es la organización.

Revisiones de las Normas ISO

Cada cierto tiempo y de manera regular, las Normas ISO son revisadas, con objeto de optimizarlas y mejorarlas.

Esto ocurre cuando la Comisión ISO lo decide, y entonces se pone en marcha la revisión de la norma y, transcurrido un tiempo prudencial es publicada.

Pasos para conseguir la Certificación en las Normas ISO

Recopilar información

Esta fase es la más importante de todas, ya que de ella dependerán las demás. A este respecto, es preciso disponer de la norma, la cual puede adquirirse comprándola a través de los organismos oficiales (como ISO o UNE).

No obstante, a no ser que se disponga de personal especializado, lo más usual es acudir a una consultora que de apoyo.

Contacto con el organismo de certificación

En este punto, el organismo de certificación debe considerar si la empresa está preparada para proceder con el proceso de certificación.

Si la considera apta, elabora una oferta, cuyos detalles variarán en función de la complejidad y tamaño de la empresa, ya que de ello dependerá el tiempo a emplear.

Consultor

La elección de consultor, que es la persona que no solo asesora sino que además orienta el desarrollo del proyecto 'in situ', es un asunto clave y determinante dentro del mismo.  Por eso, es deseable que dicho personaje evidencie su experiencia y conocimiento en el manejo de estos procesos y gestiones y que también domine las (s) norma (s) a certificar.

Mediciones de referencia

Cuando la empresa acepta la oferta, se procede con las mediciones de cero o referencia. Es así como valoran el grado de cumplimiento con los requisitos de la norma y en qué aspectos debe mejorar.

Desarrollo de la estrategia

Si se detectan debilidades, significa que la estrategia debe mejorarse, para lo cual, en muchas ocasiones es necesario el apoyo de una consultora.

Elegir un Software de gestión (opcional)

La carga de trabajo y el desarrollo documental es muy amplio, por lo que recurrir a un software puede ser la opción más adecuada.

En este sentido, hay que tener precaución, e investigar las diferentes opciones en base a la norma o Normas ISO que se hayan implementado.

Inspección

Una vez mejorada la estrategia y aplicadas las correcciones presentadas por el organismo de certificación, se realiza una segunda inspección. Si entonces se valora como apta, la empresa obtiene el certificado.

Seguimiento anual

El Sistema de Gestión siempre está sujeto a mejoras, por lo que se realizan controles o seguimiento anuales para evaluar su desempeño y renovar la certificación.

En caso de detectar no conformidades, se le ofrece darles solución en un periodo de tiempo determinado, que dependerá de la gravedad de la misma.

Tomado de: http://eqssa.com/