miércoles, 19 de septiembre de 2018

LA ISO 15489 EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Con el avance tecnológico de los últimos tiempos, la generación y demanda de altos volúmenes de información y la necesidad de tener siempre organizada la información importante de las organizaciones, cobra importancia la necesidad de tener un buen proceso de "gestión documental".
Necesidad que aplica a todo tipo y tamaño de organización, de todos los tamaños y sectores de la economía, publicas o privadas, grandes o chicas, de servicios ¿o del sector real, en fin, la "gestión documental" es un proceso inherente la buena gestión de las organizaciones.

Según la definición de la norma ISO 15489, los documentos de archivo deben ser auténticos, completos, no modificados, y se tienen que poder utilizar y acceder. Los documentos deben tener metadatos que definan y categoricen la información del documento y también tiene que quedar registrado la auditoria y procesos que se realizan con el documento.

Esta norma ISO 15489 nos ofrece una guía sobre la gestión documental electrónica, es decir cómo administrar los documentos y la relación que estos tienen con los sistemas electrónicos. El objetivo es normalizar los procedimientos y prácticas de la gestión documental de archivos con la finalidad de asegurar la protección de los documentos, y permitir que la información que contienen pueda recuperarse de un modo más eficaz.

El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para la implantación. Adicionalmente, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y añade más importancia a los metadatos asociados a los documentos.

Introducción a la norma ISO 15489 para gestión documental

Como la información es una de las partes más importantes en las empresas, la manera de crear, administrar y almacenar la información, registros o documentos tiene un efecto fundamental en el éxito de la empresa y los proyectos y operaciones de esta.

La información y documentos mal gestionados en todos los niveles de una empresa, y el descontrol que supone no tener estos datos catalogados pueden ser una desventaja y marcar la diferencia en un mercado competitivo.

La base de la norma ISO 15489 para gestión documental tiene diferentes objetivos para abordar la problemática con la documentación.

Uno de los objetivos de la gestión documental según la norma ISO 15489 es ayudar a las empresas a reconocer la importancia de su información comercial (ya sea de datos electrónicos, formularios, imágenes o documentos) y promover las mejores prácticas en la gestión de los documentos y archivos.

Los beneficios de la gestión documental según la norma ISO 15489

Los beneficios de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y documentos de la empresa y la gestión de la información y los procesos de archivos serán más eficaces, dando lugar a ahorros por eficiencia, reducción de costos y aumento de los beneficios.

Los objetivos de la norma ISO 15489

La información contenida en la Norma ISO 15489 reconoce que cada empresa tendrá una problemática individual y sus propios requerimientos para tratar su información, datos o documentos.

Al proporcionar un marco de mejores prácticas a seguir, estas se aplican a los casos individuales de cada empresa como una norma para la gestión documental y ofrece una buena base a seguir para los procesos de la empresa.

La información contenida en la Norma ISO 15489

Los documentos que integran la Norma ISO 15489 para gestión documental se dividen en dos secciones.

La parte 1 más teórica, plantea una visión de conjunto de datos y gestión de la información y se examinan los principios y la metodología detrás de su adopción.

La parte 2 está más involucrada con los aspectos prácticos de avanzar hacia el cumplimiento de la gestión de documentos. Proporciona un análisis en profundidad, a menudo paso a paso a la aplicación de los registros electrónicos y la gestión de la información.

La norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2, fue creada por la Organización Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre de 2000. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.

La Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como son:

Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
Considerar que los documentos sean plena prueba.
Optimizar su rendimiento en la organización.

Generalidades de la Parte 1 de la Norma

La primera, denominada “generalidades”,define los resultados necesarios que se debe lograr en la gestión de registros, plantea los objetivos principales que deben regular los documentos y formatos, soportes recibidos o creados por cualquier organismo en ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear o mantener documentos; ofrece una serie de términos y definiciones relacionados con la gestión documental que aclaran el uso de la misma e impiden otras interpretaciones; indica las responsabilidades de las organizaciones respecto de los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; facilita el diseño y la administración de sistemas de gestión documental como apoyo a los sistemas de gestión de calidad, a los sistemas de gestión medioambiental y de seguridad y salud ocupacional; e incluye los beneficios de la gestión documental, los principios que debe atender un sistema de gestión documental; y llama la atención acerca de las características de los documentos, especialmente de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

La norma considera, además, aspectos formales de conformidad y cambios en un programa de gestión documental, para lo cual diseña una metodología que debe responder a las necesidades del organismo que la acoge, e incluye los siguientes aspectos:
  • Investigación preliminar.
  • Análisis de las actividades del negocio.
  • Identificación de los requisitos para registros.
  • Evaluación de sistemas existentes.
  • Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos de los registros.
  • Diseño e implantación del sistema de registros.
  • Implementación de un sistema de registros.
  • Revisión posterior a la implantación.
El sistema de gestión documental debe realizar el registro de cada documento del sistema, para luego clasificarlo, asignarle metadatos, números y códigos, definir su almacenamiento y acceso para consulta e incluir su trazabilidad y la disposición final.

Generalidades de la Parte 2 de la Norma

La segunda parte especifica la metodología para la implementación de la norma La ISO/IEC 15489-1 en todas las organizaciones, respetando la legislación y reglamentación que aplique a nivel nacional. Presenta un panorama de los procesos y factores a considerar, y productos para el diseño e implementación de un Sistema de Registros de cada uno de los puntos especificados en la parte 1 de la norma.

Además especifica los instrumentos usados en las operaciones de los registros, especificando los siguientes aspectos:
  • Instrumentos principales.
  • Clasificación de las actividades del negocio, con su respectivo método para desarrollarlo.
  • Controles de Vocabulario.
  • Tesauros.
  • Autoridad para la disposición de registros.
  • Programa de clasificación de seguridad y acceso a los registros.
  • Almacenamiento de los registros.
  • Uso y seguimiento de los registros.
  • Implementación de la disposición de los registros.
  • Monitoreo y auditoría de los registros.


Tpomado de: http://www.tbs-telecon.es y https://es.wikipedia.org

1 comentario:

seguros dijo...

Muy buena info sobre ISOS link