La norma ISO 9001:2015 cuenta con la auditoría interna como herramienta eficaz para dinamizar el sistema y cumplir con el requisito de mejora continua exigido por el estándar.
El proceso a seguir en la auditoría interna de calidad involucra dos etapas, en las que se revisan los documentos y los procesos, pero que suele ser visto como una labor que duplica el trabajo y que dificulta la actividad de los encargados de los procesos.
Sin embargo, el proceso a seguir en la auditoría interna de calidad, no solo es necesario para mantener la certificación sino que es una herramienta eficaz para examinar a fondo los procesos de gestión de la calidad y asegurar la consecución de los objetivos organizacionales.
Proceso a seguir en la auditoría interna de calidad – ¿Qué es?
La auditoría interna en ISO 9001:2015 es la realizada por empleados de la organización que han sido capacitados como auditores internos. Se trata de una asignación adicional a las funciones normales del empleado que conlleva grandes responsabilidades, entre ellas: identificar fallas del sistema, brechas de cumplimiento y hacer seguimiento a la implementación y resultado de acciones correctivas recomendadas en auditorías anteriores.
La auditoría interna puede, eventualmente, tener el propósito de evaluar la conformidad del sistema con la norma, con miras a una auditoría externa de certificación.
El proceso a seguir en la auditoría interna de calidad involucra dos etapas:
- Revisión de documentos: los auditores verifican que la documentación de los procedimientos cumpla con los requisitos de ISO 9001:2015.
- Revisión de procesos: verificar las actividades en la práctica y confrontarla contra la documentación, tratando de hallar discrepancias.
Es evidente que el auditor interno no puede evaluar todos los documentos, revisar todos los procesos y entrevistar a todos los empleados de la organización. Entonces, el buen juicio del auditor para elegir una muestra representativa determina el éxito y la eficacia de la auditoría.
La importancia de la documentación en el proceso a seguir en la auditoría interna de calidad
El proceso de auditoría, en la práctica, es un contacto directo con los documentos y con los “dueños” de los procesos. El auditor interno verifica que la documentación del procedimiento cumpla con la norma y luego, verifica que los empleados sigan los procedimientos en sus rutinas diarias.
Pero no siempre los procedimientos cuentan con un documento de instrucciones para que el auditor base su revisión en él. Recordemos que ISO 9001:2015 no requiere procedimientos e instrucciones de trabajo para todos los procesos.
En estos casos, el auditor usará entrevistas con los responsables de los procesos, la observación directa del proceso en ejecución y la revisión de los registros, todo ello con el fin de establecer si se cumple con los objetivos marcados del Sistema de Calidad y los requisitos de la norma.
Proceso a seguir en la auditoría interna de calidad – El paso a paso
Del nivel de planificación de la auditoría depende que la labor se desarrolle sin problemas y se obtengan oportunidades de mejora o, por el contrario, resulte una operación improductiva, costosa y molesta para los auditados. La planificación debe considerar los siguientes pasos:
1) Designar auditores idóneos.
2) Diseñar listas de verificación y formularios.
- Check List de auditoría.
- Formulario de informe de auditoría.
- Listas de asistencia.
3) Estandarizar la evaluación de auditoría.
- ¿Los empleados están capacitados para describir sus actividades y los procedimientos que efectúan?
- ¿Los empleados hacen en la práctica lo que describen en sus procedimientos?
- ¿Los empleados desarrollan sus tareas en conformidad con lo establecido?
4) Reunión de cierre con los auditados.
5) Retroalimentación con los auditados.
La auditoría interna agrega valor al Sistema de Gestión de la Calidad. No solo ayuda a mantener la certificación en ISO 9001:2015, sino que ayuda a los empleados, encargados de procesos, gerentes y Alta Dirección a alcanzar los resultados de la organización y satisfacer a los clientes.
Tomado de: www.escuelaeuropeaexcelencia.com
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