Hay que ver lo que nos gusta valorar, calificar, puntuar… eso sí, siempre a los demás.
Pues con este requisito de la norma ISO 9001 se abre la veda de la evaluación, pero no en un entorno destructivo en el que critiques sin criterios a tus proveedores sino simplemente analizando qué tal ha ido el desempeño de ellos para poder valorar ese producto que te entregan o ese servicio que te prestan.
¿Quieres saber cómo hacer una correcta evaluación de tus proveedores? ¿Quieres saber cómo controlar a aquellos proveedores que tienes subcontratados? Entonces sigue leyendo porque te lo voy a explicar con detalle…
Déjame decirte que con la lectura de este post, aprenderás:
- La importancia de hacer un seguimiento de tus proveedores.
- A identificar a qué proveedores debes hacer seguimiento.
- A preparar la evaluación inicial y la evaluación periódica de proveedores.
- A conocer quién debe realizar la evaluación de proveedores.
- A saber qué hacer en caso de que la evaluación salga negativa.
- Establecer el periodo de evaluación de tus proveedores.
Importancia de hacer seguimiento/evaluación de nuestros proveedores
Lo primero que debes saber, es que la norma ISO 9001 establece entre sus requisitos la necesidad de contar con unos criterios para la elección, evaluación y reevaluación de tus proveedores y por supuesto dejando evidencia de esta actividad. Con lo cual puedes ir preparando un documento con un formato determinado para hacer esto.
Si te paras a pensar esta exigencia de la norma es completamente lógica ya que para muchas empresas el desempeño de sus proveedores es algo muy crítico, bien sea porque tienen parte de sus procesos subcontratados en proveedores externos o bien porque son proveedores críticos ya que la prestación del servicio o la entrega del producto lleva incorporado a su vez un producto o servicio de un proveedor externo. Imagina una empresa que se dedique a almacenar y custodiar información digital de sus clientes, un centro de datos, ¿crees que el proveedor de servicios a internet de este cliente puede ser crítico? uff imagina qué pasaría si ese centro de datos se queda sin conexión a internet. Esto es un ejemplo muy claro de cómo un servicio de un proveedor se ve incorporado al servicio que presta otra empresa (centro de datos).
A qué proveedores hacer un seguimiento
Si has leído bien el apartado anterior ya te estarás respondiendo a la pregunta de, ¿a qué proveedores debo hacer seguimiento? Pues evidentemente a todos aquellos que, si fallaran, su fallo impactaría de forma negativa en la prestación de nuestros servicios o en la entrega de nuestros productos.
Por ejemplo:
Imagina una empresa que produzca zumos de naranja y manzana, para envasar en botellas de cristal:
Proveedores críticos serían los que suministran las naranjas y las manzanas, ¿verdad? Pero también los que suministran las botellas de cristal. Es evidente que, si cualquiera de esos proveedores falla, la producción se vería seriamente afectada.
Proveedores que no habría que evaluar en este caso serían los que suministren pequeño material de oficina (bolígrafos, lápices, folios…) para las oficinas de la empresa pues un fallo en la entrega de sus productos no impactaría en la producción de la organización.
Esto está claro, ¿verdad?
Evaluación inicial y sus criterios vs Evaluación periódica y sus criterios
La evaluación inicial de proveedores es aquella en la que debes de seleccionar por primera vez a un proveedor por lo tanto deberás establecer una serie de criterios de selección inicial que para ti son importantes a la hora de empezar a trabajar con un proveedor. Quizás sea importante para ti la “situación geográfica” del proveedor o saber que está “certificado con la ISO 9001” o quizás “la experiencia” del proveedor… los criterios para la selección inicial debes ponerlos tú en tu organización. Si tienes un departamento de compras serán ellos lo que tienen esta parte definida seguramente, pregúntales a los compañeros.
La evaluación periódica de proveedores es aquella en la que mides el desempeño periódico del proveedor, es decir, ya lo tienes seleccionado como proveedor aprobado, y ahora evalúas su desempeño en un periodo determinado que tú establezcas. El criterio que utilices para evaluarlos será cuestión tuya. Nosotros en IVE Consultores utilizamos el criterio de “calidad del producto o servicio”, “el cumplimiento de plazos”, “la corrección y orden a la hora de trabajar”, y “la facilidad de comunicación con el proveedor” para evaluar a nuestros proveedores… pero tú puedes utilizar los criterios que creas más convenientes para tu organización. Establece lo que es importante para tu empresa.
Tanto la evaluación inicial como la periódica la podrás basar en puntuaciones del 0 al 10 y a su vez ponderar cada criterio en función del peso que tú creas tiene ese criterio sobre el total de los criterios. O bien podrás establecer simplemente una puntuación del 0 al 10 para cada criterio y hacer una suma de todos ellos para obtener la puntuación final.
Una vez más te comento que el criterio debe ser de tu organización y lo debes establecer de la forma más conveniente que tú creas para tu empresa.
¿Quién debe hacer la evaluación de proveedores?
Naturalmente deberá de ser la o las personas que tengan relación con los proveedores. Podrá ser el Jefe de Compras, el Jefe de Producción, podrá ser el responsable de la calidad apoyado por los compañeros de la organización que tengan contacto con los proveedores. Tú decides quién o quienes deben de encargarse de realizar las valoraciones.
¿Qué pasa si la evaluación de un proveedor sale negativa?
Vale, has llevado a cabo las valoraciones de tus proveedores y resulta que algunos de ellos han salido mal parados con puntuaciones muy bajas. En este caso podrías comunicar al proveedor dicha circunstancia e indicarle las actividades o procesos en la que no estás satisfecho. Ante esto ¿qué puede pasar?… pues te lo puedes imaginar:
a) Cambia Milagrosamente: Entonces estarás de enhorabuena ya que podrás seguir contando con sus servicios.
b) No cambia: Está claro que si es un proveedor prescindible no hay que dudar y habrá que dejar de contar con sus servicios/productos. Peeero ¿y si se trata de un proveedor imprescindible o casi?
Por mil y un motivos un proveedor puede ser imprescindible y tendrás que hacer de tripas corazón y seguir contando con sus servicios:
1. Porque el cambio de ese proveedor suponga mucho tiempo y/o dinero.
2. Porque es el único proveedor que dispone de ese servicio/producto que necesitas para tu proceso.
3. Porque tu cliente te lo impone.
4. Porque es el único que te permite el pago aplazado y es un requisito impuesto por la alta dirección.
5. etc…
Por lo tanto, los proveedores que no sean imprescindibles que han salido mal puntuados y que no cambian su desempeño una vez se lo comunicas podrás cambiarlos antes de que su mala gestión o producto produzca un impacto en tu organización. Y en caso de que los proveedores sean imprescindible pues siento decirte que deberás seguir teniendo relación con él.
Cada cuanto tiempo has de realizar una evaluación de proveedores
Perfecto, ya sabes cómo valorar a tus proveedores y quién debe hacerlo, pero «¿…cada cuánto tendría que valorar nuevamente a mis proveedores?» Es una pregunta que igual te estas haciendo…. Esa pregunta tiene una respuesta abierta ya que depende de la actividad de tu organización y del peso que tengan los proveedores en la conformidad del producto o servicio de la misma.
Yo propongo generalmente a mis clientes que realicen al menos una valoración anual de sus proveedores, pero este período se podrá acortar e incluso ampliar en función de la actividad que desarrolle la organización.
No es lo mismo una pequeña asesoría fiscal en la cual sus proveedores serán pocos y de poco peso específico en la organización, a una fábrica de automóviles en dónde los procesos productivos requieren de un control exhaustivo de sus proveedores.
Bien estoy terminando este post pero antes de despedirme me gustaría comentarte que he preparado para todos mis lectores una hoja de cálculo para realizar esta evaluación de proveedores. Se trata de un documento excel editable y con el formato ya preparado para asingar una lista con todos los proveedores y los puedas evaluar fácilmente. Así que si no quieres perder mucho tiempo realizando un documento así adquiere este.
Te toca!…
Considérame tu proveedor, proveedor de información, ¿qué puntuación me pones del 1 al 10? ¿Qué consideras que debo mejorar? ¿Cuáles son mis puntos fuertes? ¿Y débiles?… espero tu feedback.
Fotografía: Paper boxes in a shopping cart on a laptop keyboard. Ideas about e-commerce
Fuente Fotografía: Shutterstock
Tomado de: https://iveconsultores.com/
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