Las Normas ISO: Importancia y beneficios

La implantación de las Normas ISO ayudan a que las organizaciones apliquen eficazmente las nuevas tecnología y gestionen adecuadamente los recursos que disponen.

 Las Normas ISO nos ayudan a aplicar las nuevas tecnologías a la vida diaria de la organización y a gestionar adecuadamente los recursos. Por tal razón, a las organizaciones les resulta de especial utilidad la implantación de las normas ISO que mejor se adapten a su caso. Aquí les indicaremos en qué ayudan las normas ISO a las empresas desde una visión general.

Importancia de la aplicación de las Normas ISO:

Las Normas ISO aportan a las organizaciones una serie de procedimientos que garantizan el buen funcionamiento de todos los departamentos y áreas.

Muchas veces nos encontramos con que las organizaciones desconocen cuáles son los beneficios, las ventajas y, en definitiva, el por qué del nacimiento, de la existencia y del uso de las Normas ISO. Sin embargo, en este artículo vamos a aclarar algunos de estos aspectos para que sea fácil su comprensión. Analizaremos de forma general la utilidad de las Normas ISO para las empresas y entidades; y luego veremos algunos aspectos que las Normas ISO ofrecen para que éstas gestionen de mejor manera y consigan mayores rendimientos y resultados en sus productos y/o servicios, en su trabajo.

En primer lugar, como nos dice la propia organización ISO en su publicación “10 good things…” (http://www.iso.org/iso/10goodthings.pdf) “las normas ISO contribuyen positivamente al mundo en el que vivimos, facilitan el comercio, difunden el conocimiento, propagan los avances e innovaciones en la tècnica y la tecnología, y comparten buenas prácticas de gestión y de evaluación de la conformidad.”

Sin embargo, es igual de importante la visión teórica que la imagen y las ideas que nos aportan las organizaciones que están habituados a utilizar las normas ISO en sus actividades diarias.  Este es el caso de la entrevista a John F. Malloy Chairman, presidente de la empresa CEO Victaulic publicada en la Revista ISO Focus+ The Magazine of the International Organization for Standardization, Pág. 3 – 7 : “It is equally important that we be involved in organizations such as ISO that are helping to propel these industries forward in terms of better quality, safety and protection. Each country has its own standards and regulations. The complexity of those regulations varies from one country to another, and can also vary from region to region within a country. The harmonization of these individual performance criteria into a single, globally relevant standard can significantly increase our company`s operating efficiency”.

En este fragmento en particular y en toda la entrevista John F. Malloy nos expone en que le ayudan las normas ISO en la vida diaria de la empresa e indica algunas de las ventajas. Una de estas ventajas a la que pocas veces se le da la importancia que posee, es el hecho de que la aplicación de las normas ISO nos permiten hablar en un idioma común de calidad, es decir, facilita las exportaciones y las importaciones porque las organizaciones que tienen implantada alguna de las normas ISO les permite asegurar la calidad en el mismo nivel de exigencia de su contraparte y les otorga una serie de procedimientos que garantizan la buena ejecución de las funciones en todos los campos de la empresa, con la certeza de que las dos conocen de la forma en que la otra ejecuta sus procesos.

 ¿Para quiénes son de utilidad las Normas ISO?

Las Normas ISO se adaptan a todas las organizaciones sin importar su tamaño, actividad o sector, incluso si es pública o privada.

La publicación de la organización ISO que comentábamos anteriormente, “10 good things…” nos da la respuesta a esta pregunta: “las Normas Internacionales ISO proporcionan muchos beneficios para las organizaciones en todo el mundo, tanto en los países industrializados como en desarrollo. Pero estos beneficios no son sólo para grandes corporaciones y grandes empresas. Las normas ISO también pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas (PYME). Por ejemplo, las Normas ISO proporcionan el estado de la técnica de las especificaciones de los productos y servicios. Pueden aumentar la eficiencia de los procesos. Pueden ayudar a las PYME a calificar para participar en las cadenas de suministro global. En resumen, las normas ISO pueden ayudar a las PYME a competir con las empresas más grandes por oportunidades en el mercado global. Las normas ISO son la llave para abrir oportunidades de futuro”. 

En resumen, los beneficios que nos ofrecen las Normas ISO:

Podemos distinguir una serie de beneficios básicos y generales que nos aporta la utilización de las normas ISO por las organizaciones y que ahora:

• Las normas ISO no distinguen por tamaño o por dedicación a las empresas, por lo que les sirve de ayuda tanto a grandes organizaciones como a pequeñas empresas. No es necesario distinguir en dimensiones si se desea crecer y mejorar, ya que no sería lógico y efectivo.
• Gracias a que se consigue una igualación de las características básicas y se aplican unos procedimientos y registros que no diferencian entre países o leyes, se puede hablar un idioma común que mejora y abre los mercados de exportación para sus productos y servicios.
• Los procedimientos de aplicación y los registros que aportan las normas ISO, permiten aplicar las técnicas empresariales más actuales y permiten mejorar continuamente en la gestión de su negocio, impulsando la eficiencia en las operaciones de la organización.
• El adecuado control y gestión de sus relaciones comerciales con sus partes interesadas, aumenta su credibilidad, consigue la fidelización de estos, aumentando las oportunidades de ventas y le da una ventaja competitiva frente a otros negocios del mercado.
• La aplicación de las normas ISO hacen que la organización y su marca, gane un reconocimiento sectorial, local, regional, nacional e internacional y proporciona el impulso que la organización necesita para emprender un crecimiento y mejoramiento continuos y con grandes beneficios.
• Finalmente, como  se trata de ganar el favor las partes interesadas y conquistar cada vez más y mejores espacios en el mercado -o si se quiere, en el cumplimiento de la normatividad; las normas ISO facilitan y agilizan la satisfacción de las partes interesadas cada vez de mejor manera, lo que se traduce en beneficios directos y evidentes para la organización en cualquiera de sus metas
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Tomado y adaptado de: http://www.sbqconsultores.es/las-normas-iso-importancia-y-beneficios/

La importancia de una buena gestión del tiempo

En la gestión efectiva del tiempo no importa la cantidad de las horas de que se disponga, sino la calidad de las mismas.

La Gestión Efectiva del Tiempo es uno de los puntos clave en el camino hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente.

A la hora de buscar una mejora de la ejecución de los procesos, tenemos que tener en cuenta el refrán de “El tiempo es oro”, que se puede adaptar de la siguiente forma: la eficacia a la hora de realizar una actividad incide en los beneficios que se consiguen con ella.

En este artículo hablaremos de la importancia que tiene la gestión adecuada del tiempo para nuestro trabajo diario, así como algunas consecuencias de una mala gestión, al tiempo que veremos unos breves consejos que pueden hacer que tu jornada sea más productiva y eficiente.

Vamos a ponernos en situación.

Una mala gestión del tiempo en nuestra jornada de trabajo influye en muchos más aspectos de los que en un primer momento podríamos pensar.

Pensemos un momento: cuando tenemos que realizar una actividad y vemos que no nos da tiempo a concluirla, empieza a crecer la irascibilidad hacia todo y hacia todos.

A medida de que pasa el tiempo y vemos acercarse el momento de la entrega o fin del plazo, la irascibilidad llega a puntos álgidos y nuestra capacidad de trabajo decae, teniendo que realizarse un gran esfuerzo para conservar la concentración.

Finalmente, cuando logramos terminar la actividad, sentimos un cansancio y una falta de concentración tal que, en muchos casos, nos impide seguir trabajando en nada más en toda la jornada.

De esta forma, hemos necesitado el doble del tiempo habitual para realizar el trabajo o actividad, ya que hemos tenido que ejecutar el trabajo y mantener una concentración de forma forzosa y poco natural. Cuando la situación, anteriormente comentada, se repite y prolonga en el tiempo aparece la ansiedad, el estrés y la insatisfacción con el trabajo realizado.

De estos tres síntomas vamos a centrarnos en el estrés, que consiste en una tensión o una serie de presiones que pueden minar la eficacia en el trabajo. Este estado está caracterizado por altos niveles de excitación y angustia, que conlleva a: la aparición de la sensación de no poder hacer frente al trabajo; la falta de control sobre el trabajo que se realiza; el establecimiento de unos plazos de entrega ajustados; y, como consecuencia, la realización del trabajo a alta velocidad, con algunas consecuencias no del todo agradables.

Como apunte vamos a indicar que los síntomas del estrés son cansancio, irritabilidad, disfunciones del sueño, dificultad de concentración, nerviosismo y ansiedad, entre otras cosas. Toda esta situación ya descrita, solo contribuye a la mala realización del trabajo y a la creación de un mal clima laboral, que repercute negativamente en la organización, tanto en su trabajo, como en sus beneficios.

Los efectos de una mala gestión del tiempo

Es común que dediquemos más del 50% del tiempo habitualmente no planeado, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte.

El escenario anteriormente expuesto es muy común y podemos llegar a pensar que es lo normal, pero la verdad es que se trata de una manifestación grave de una mala gestión efectiva del tiempo. Para poder saber si gestionamos bien el tiempo de que disponemos tenemos que pensar si a la hora de planificar la realización de una actividad en el trabajo hemos mencionado las siguientes frases: “No tengo tiempo para nada”, “No lo tendré a tiempo”, “No se de donde voy a sacar tiempo para hacerlo”, “Tendré que llevarme trabajo a casa el fin de semana”, etc. Si lo hemos hecho, debemos plantearnos mejorar nuestra gestión efectiva del tiempo ya que no estamos sacando partido a nuestra jornada laboral.

Aquí llegamos a un punto problemático, ya que es muy común pensar que el tiempo invertido en una actividad está bien empleado y se tiende a poner en relevancia como urgente la realización de un trabajo en concreto cuando sólo se trata de una actividad secundaria.

A lo largo de la jornada laboral es común que dediquemos más del 50% de esta, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte. Cuando conseguimos llegar a un equilibrio entre la dedicación al trabajo urgente y al no urgente, dedicando a cada uno de ellos el tiempo que de verdad necesitan, se consigue trabajar de una forma más descansada y efectiva, terminando nuestro trabajo en mucho menos tiempo y siendo de una mejor calidad. Es decir, se consigue una mayor productividad y una mayor velocidad de respuesta.

Consejos para gestionar adecuadamente el tiempo

Para conseguir una gestión eficiente del tiempo se pueden seguir muchos consejos o actitudes, sin embargo, el verdadero conocimiento de cómo gestionar adecuadamente el tiempo de que disponemos se centra en el conocimiento de uno mismo, de la forma que tenemos de trabajar y de nuestra capacidades técnicas y psicológicas, es decir, capacidad de trabajo bajo presión, velocidad de reacción ante acciones negativas repentinas, etc.

Para comenzar, vamos a indicar una serie de consejos con los que se pueden establecer las bases para una correcta gestión del tiempo:

• Hay que tener siempre presente la máxima: la importancia no radica en la cantidad del tiempo de que disponemos, sino en la calidad con que se utilice.

• Como ya indicamos, el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad final de la misma. Para ser claros, el exceso de esfuerzo acaba provocando errores y pérdidas de concentración por cansancio y estrés y, por lo tanto, peores resultados.

• El momento más bajo de nuestra capacidad de rendimiento se encuentra al inicio de la jornada de trabajo. A medida que el día va avanzando el rendimiento también va en aumento. Es interesante tener en cuenta los momentos de mayor rendimiento en la ejecución del trabajo para planificar la jornada.

• Se debe tratar de realizar los trabajos más difíciles en aquellos momento de mayor rendimiento para sacar mayor partido al alto grado de concentración. Se debe tener en cuenta también los momentos del día en el que los niveles de energía y atención son mayores.

• Se debe programar todo el trabajo a realizar.

• Se recomienda establecer la rutina de dedicar los últimos minutos de cada jornada a planificar las actividades que se van a realizar al día siguiente.

Sin embargo, no solo es necesario establecer una serie de pautas para que nuestro trabajo sea más eficaz y nuestro tiempo sea más productivo, sino que también hay que identificar las principales causas de la pérdida de tiempo para así saber donde tenemos que incidir nuestra fuerza, experiencia y trabajo para corregir estas tendencias tan perjudiciales. Planear adecuadamente las jornadas laborales y las tareas es la consigna..!

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/gestion-efectiva-del-tiempo-en-la-jornada-laboral-i/

Los riesgos y las oportunidades en la ISO 9001:2015

Con la revisión de la Norma ISO 9001:2015 se ha introducido un nuevo jugador en el tablero: el análisis de los riesgos y las oportunidades y cómo estas influyen en la organización.

Ya hemos hablado anteriormente de las novedades que la revisión ha introducido en el panorama del Sistema de Gestión de la Calidad o Norma ISO 9001:2015, en concreto del papel que ocupa el "contexto de la organización" en el documento, sin embargo, no podemos olvidarnos de otros dos actores importantes que aparecen para adquirir un papel protagonista: los riesgos y las oportunidades.

En este artículo hablaremos del papel que ocupan los riesgos y oportunidades en la organización  y para ello voy a tomar como referencia parte de uno de los capítulos de la publicación “ISO 9001:2015. Los ejes de la revisión”.

No todo es negativo.

Habitualmente, cuando mencionamos los riesgos y las oportunidades solemos centrarnos en la parte negativa de estos, es decir, los efectos adversos que inciden directamente para lograr los objetivos y las metas que nos hemos marcado, y no vemos o no le prestamos la debida atención a aquellos elementos que nos aportan una oportunidad para mejorar nuestra posición, nuestra eficacia o nuestro futuro.

Si tomamos como referencia la definición de riesgo como efecto de la incertidumbre, considerando un efecto como una desviación, ya sea positiva o negativa, de lo esperado, el concepto de riesgo se amplía y se acerca al de las oportunidades. Y es que los riesgos de los que nos habla la revisión de la Norma ISO 9001:2015 van más allá y se convierten en unos elementos para la mejora continua y en unas herramientas para alcanzar los objetivos marcados.

El papel de la incertidumbre.

Partiendo de la base de que toda acción realizada conlleva un grado mayor o menor de incertidumbre, el apartado 6.1., “Acciones para abordar riesgos y oportunidades” de la Norma ISO 9001:2015; busca que la planificación sea más explícita para permitir una mayor eficacia y promover una orientación clara hacia la mejora.

Es decir, si en el momento en el que estamos realizando la planificación y definiendo los procesos, incluimos la información sobre los riesgos y oportunidades que pueden afectar a que se alcancen los resultados previstos, junto con el contexto en el que nos encontramos y los datos sobre las partes interesadas y sus expectativas, se podrá prevenir los efectos negativos de la incertidumbre y repercutir en la mejora. De esta forma, el pensamiento basado en el riesgo reforzará el carácter preventivo de la norma.

Como aplicar este requisito a la realidad de la empresa.

Tenemos que tener presente que las organizaciones no pueden ni deben quedarse en una simple determinación de los riesgos y oportunidades que pueden afectarles, sino que tienen que ir un paso más allá y, con esta información, establecer que acciones son necesarias para abordarlos, incluyéndolas en el sistema de gestión de la calidad y evaluándolas para comprobar su eficacia.

Para ayudarlas a aplicar este punto, la norma indica en una de las notas de este apartado que las opciones de que disponen para abordar los riesgos pueden ser muy variadas, como:

• evitar riesgos;
• asumirlos para aprovechar una oportunidad;
• ir a la fuente del riesgo y eliminarla;
• cambiar la probabilidad;
• cambiar las consecuencias;
• o mantener el riesgo.

Sin embargo, lo que no menciona es una metodología concreta para llevarlo a cabo, por lo que cada empresa debe valorar que opción, entre las muchas existentes, se adapta mejor a sus particularidades y necesidades.

Para conocer más novedades y el alcance de los cambios que la revisión de la Norma ha introducido puedes acudir a su consultor de cabecera para precisar el alcance real de los cambios y los pasos para realizar una transición eficaz.

Tomado y adaptado de: http://www.sbqconsultores.es/los-riesgos-y-las-oportunidades-en-la-iso-9001-2015/

Implantación de la ISO 9001 en el sector de la construcción

El estándar ISO 9001 se utiliza en las empresas del sector de la construcción para que éstas lleguen a ser más competitivas y puedan aumentar su mercado.

La mayoría de los directores creen que la ISO-9001 solo se puede implantar en el sector manufacturero o los servicios y que no se puede asociar al sector de la construcción. 

Esta idea no es así, debido a que el sector de la construcción es un sector el cual posee el mayor número de empresas certificadas. La norma ISO 9001 es una herramienta que facilita la integración de la parte técnica, administrativa y humana asociada con la construcción a través de la adopción de un sistema de gestión de la calidad.

Las empresas que forman parte del sector de la construcción llevan a cabo un Sistema de Gestión de la Calidad que incluye una serie de directrices operacionales. El Plan de Calidad es un documento que incluye el Sistema de Gestión de la Calidad de una obra y/o proyecto

Los beneficios que obtienen las empresas con la implementación de la ISO 9001 son los siguientes:

• Disminución de los gastos administrativos y operativos.
• Mejoramiento del servicio de la calidad
• Aumento de la competitividad.
• Alianzas estratégicas debido a la apertura de mercados internacionales.
• Establecimiento de una estructura organizacional flexible.
• Aumento de la confianza por parte de los clientes.
• Optimizan de los recursos operativos, administrativos y humanos. 

Si las empresas no realizan los requerimientos del estándar ISO-9001, se enfrentarán a costes, o también llamados los costos de la NO-calidad, debido al:

• Retrasos en los plazos de entregas lo que provocará multas.
• Deficiencias en las empresas-Número de horas, días o semanas empleadas en llevar a cabo reparaciones.
• Materiales y productos que son defectuosos.
• Mal empleo y desperdicios de los materiales.

Tomado y adapatado de: https://www.isotools.org/2014/04/28/implantacion-de-la-iso-9001-en-el-sector-de-la-construccion/?utm_campaign=Newsletter+ISOTools+Excellence&utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_content=26479723&_hsenc=p2ANqtz--yQG1tqRYFPARQkHqLlmDrzwKTb-e9UDfDPjQoCHSmvo18-9hdytOVwAW05mdzEZFM1u0oE2bop9yRE1kNh8hIpfplYw&_hsmi=26479723

CUANDO LAS CERTIFICACIONES ISO PASAN DE SER UNA VENTAJA COMPETITIVA A UN REQUISITO MÍNIMO PARA COMPETIR

Hace varios años atrás, contar con un Sistema de Gestión ISO 9001, 14001, 15189, etc. certificado era una ventaja competitiva para las pocas empresas que contaban con ese reconocimiento, pues en ese momento eran las únicas en tenerlo.

Cuando sale una normativa por primera vez es normal que ocurra que las implementaciones y certificaciones se concentren en unas pocas empresas que por lo general ya son líderes en su industria. Esto tiene varias razones. Algunas de ellas son las siguientes:

• El costo de la implementación, así como de la certificación, es muy alto ya que las personas competentes en el tema son muy pocas. A medida que otras personas se van formando empiezan a ofrecer servicios de asesoría y auditoría por lo que empiezan a bajar los costos y se hace más asequible para las empresas contratar esos servicios.
• No saben que beneficios podría traerles la implementación del sistema. También, algunas podrían no necesitarlo en el momento ya que no existe presión por parte de sus clientes ni del mercado. En pocas palabras, tienen una visión a corto plazo. Tan pronto el mercado empieza a exigir la adopción de normas ISO estas empresas empiezan a correr para obtener su certificación de la noche a la mañana.
• También podría ser una combinación de ambas. Por ejemplo, la organización puede haber evaluado que el beneficio vs el esfuerzo de implementar el sistema no sea suficiente para justificar la inversión en el presente, sin embargo lo establecen dentro de su plan estratégico para los próximos años, ya que en esa misma evaluación se dieron cuenta que en un futuro podría ser un requisito indispensable para poder entrar a otros mercados o permanecer en los que ya están.

Para estas empresas que logran implementar y certificar un sistema ISO tienen una ventaja competitiva respecto a las demás. Pues pueden demostrar ante sus clientes que sus procesos operan de una manera que permite el logro del resultado que se busca (desempeño ambiental, calidad, etc.).

Pero esta ventaja es por tiempo limitado. A medida que las demás organizaciones van adoptando las normativas pues esa ventaja con la que gozaban las empresas desaparece. Al final, la implementación de un sistema de gestión (ya sea calidad, ambiente, entre otros) se convierte en un requisito mínimo para poder competir. 

Un ejemplo de esto es la medida que tomó el gobierno francés en el 2010 que obliga a que todos los laboratorios clínicos (privados, públicos, universitarios, etc.) se acrediten en la norma ISO 15189 para el año 2016 (AFNOR, 2013), y para noviembre de este año, 2013, estos laboratorios deben presentar evidencia de que han iniciado con el proceso de acreditación (European Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine, 2013). Con esta medida, el gobierno se asegura que todos los laboratorios del país provean resultados confiables con la menor cantidad de variación entre un laboratorio y otro. De esta forma, ISO 15189 ya es lo mínimo a cumplir por un laboratorio francés y no una ventaja competitiva.

Con ISO 9001 es el mismo caso. A nivel mundial existen miles de organizaciones certificadas bajo este estándar y otras operan siguiendo sus requisitos, aunque no necesariamente estén certificadas. Hay mercados que exigen tener la ISO 9001 para poder exportar, o bien, una norma específica del sector como lo es la ISO 22000 en la industria de manufactura de alimentos; sin el respectivo certificado resultaría más que difícil tratar de exportar. En este caso, la certificación de calidad, que se otorga únicamente cuando la organización logra demostrar que implementó un Sistema de Gestión de la Calidad y que cumple con los requisitos de dicha norma, es un mínimo para permanecer en el mercado y mucho más que una simple ventaja competitiva.

En conclusión: Al implementar un sistema de gestión es importante que las empresas entiendan que hoy día ya no significa una ventaja competitiva, por lo que no pueden esperar que una certificación sea la respuesta para lograr  los objetivos del negocio, más bien, si no cuentan con un sistema simplemente no podrán competir. Ahora bien, esto no quiere decir que en todas las industrias los sistemas de gestión no signifiquen una ventaja sobre los competidores, pero algo es seguro, y es que esta ventaja irá desapareciendo con el tiempo, será un mínimo que habrá que cumplir.

Tomado y adaptado de: http://qualitytrends.squalitas.com/index.php/item/180-cuando-las-normas-iso-pasan-de-ser-ventaja-competitiva-a-estandares-minimos-a-cumplir

EL P.E.S.T.: UNA HERRAMIENTA PARA ANALIZAR EL CONTEXTO EN ISO 9001:2015

Vamos a hablar del análisis PEST (Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos), una herramienta para analizar el contexto en ISO 9001:2015, de las muchas que hay.

Con ocasión de la nueva versión de la ISO 9001, actualmente existe un gran volumen de información al respecto: información de los entes de certificación, la web, foros especializados, academia, etc. Y la verdad, recomendamos empezar por el principio.

La cláusula 4 de la revisión 2015 contiene una serie de nuevos requisitos que obligan a definir el contexto de la organización, a determinar por qué la organización está dónde está. Este es un cambio fundamental, ya que esta definición será el punto de partida y la base para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Este es el principio.

Otra de las herramientas que también se suelen utilizar es la matriz DAFO (o DOFA) que sirve para analizar Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Para el contexto es recomendable usar la metodología PEST, debido a que lo que se debe analizar es esencialmente externo, es más práctico para estudiar o evaluar el marco en el que se encuentra mi empresa, y la matriz DAFO mide más una unidad de negocio, una idea o una propuesta. Esta última, resulta más útil como complemento del análisis PEST, para realizar la evaluación de riesgos, siempre que se haga completa (determinar y documentar las estrategias que usando las oportunidades podamos resolver las amenazas y portencializando las fortalezas podamos eliminar o resolver las debilidades, esto en el campo externo e interno, respectivamente).

Con el Análisis PEST lo que se hace es examinar el impacto de aquellos factores externos que están fuera del control de la organización, pero que pueden afectar a su desarrollo futuro. No sólo ya para cumplir con los requisitos de ISO 9001:2015, sino por su propia supervivencia debe conocer y analizar las tendencias y las posiciones de sus competidores, para poder anticiparse, siempre que sea posible.

En el Análisis PEST se definen cuatro factores clave que pueden tener una influencia directa sobre la evolución del negocio:

Factores políticos: aquellos que tienen que ver la estabilidad gubernamental y las distintas políticas generales que lleven a cabo las administraciones públicas en aspectos como fiscal, comercio exterior o bienestar social. Incluimos aquí también los factores administrativos, legales y reguladores dentro de los cuales la organización debe operar, aunque hay modelos que los analizan aparte.

Factores económicos:  los relacionados a la naturaleza y la dirección del sistema económico donde se desenvuelve la empresa y viene dada por sus principales indicadores económicos y sus tendencias (principalmente macroeconómicos).

Factores sociales:  Recoge tanto las creencias, valores, actitudes y formas de vida de las personas que forman parte de la sociedad en la que se enmarca la organización, como las diferentes condiciones culturales, ecológicas, ambientales, demográficas, religiosas, educativas y étnicas del sistema social en su conjunto.

Factores tecnológicos:  El marco científico y tecnológico en el que una organización desarrolla su actividad. Se incluyen aquí el acceso actual y futuro -o su posibilidad, a nuevas técnicas y tecnologías que puedan fortalecer o amenazar el futuro de la organización.

Cómo aplicar la herramienta: Pues consta de dos fases. En la primera de ellas lo que se hace es elaborar una lista de los factores clave para la organización, para después valorar cada uno de esos factores, dándoles la importancia que merecen.

En esta tabla dejamos algunos de los factores clave que se suelen tener en cuenta, pero puede haber algunos que no estén aquí y que para el análisis sean fundamentales, así  que esta tabla es sólo una guía, no como verdad absoluta:

Y para la segunda etapa, en esencia, lo que yo hago es para cada uno de los aspectos (políticos, económicos, sociales y tecnológicos) responder a cuatro preguntas básicas:

¿Cuáles son los factores que pueden tener relevancia en el sector en el que desarrolla su actividad mi empresa? 

¿Cuáles de entre estos factores relevantes tienen un impacto importante para mi empresa?

¿Cuál es la evolución prevista de estos factores en un horizonte temporal de 3-5 años? 

¿Qué riesgos o oportunidades genera para mí la evolución prevista de dichos factores?

Veámoslo mejor con un ejemplo; ¿En dónde esta ubicada la sede principal y las demás? Dónde esté enclavada la organización determina en gran modo los factores políticos que le afectan, no es lo mismo la estabilidad política que existe en España que en Venezuela o en Colombia.  El tipo de gobierno y la estabilidad del mismo, es un factor que tiene relevancia para cualquier organización.

En el caso de España actualmente atraviesan por un periodo de crisis, que ha traído como consecuencia una reducción del gasto público. A menos gasto público menos subvenciones para que las organizaciones implanten sistemas de gestión. Así que sí, la reducción del gasto público es un factor que puede tener un impacto importante en las organizaciones. ¿Qué perspectivas temporales existen? 

Y así, se avanza en el análisis PEST. Para controlar el resultado y documentar del ejercicio, registrar los resultados en una tabla con puntuaciones o valores, con los que se puedan realizar comparaciones:

Por último, esta herramienta es cuantitativa y subjetiva, así que diferentes análisis darán, probablemente distintos resultados, y que, el análisis PEST, al ser una herramienta de definición de entorno general es posible identificar los factores que van a influir en el desarrollo de la organización y que pueden condicionar el negocio de la misma. Por todo esto, es recomendable que varias personas de la organización realicen el análisis, y luego se ponga en común en una reunión, los resultados serán mucho más interesantes. Igualmente, los resultados son susceptibles de ser complementados con otra metodología.

Tomado y adaptado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/el-analisis-pest-la-herramienta-para-analizar-el-contexto-en-iso-90012015/#!prettyPhoto

¿POR QUÉ IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN?

Existen muchas razones que pueden llevarnos a desear implantar un Sistema de Gestión, entre ellas, las más comunes son:

1. Quiero mejorar la empresa y busco una herramienta para ello. Necesidad de mejorar el desempeño de la organización.

2. Quiero ampliar los mercados a los que accedo. Deseo de posicionamiento en el mercado.

3. Me lo piden los Clientes. Requisitos de Clientes.

4. Me obligan las terceras partes o grupos de interés. Requisitos legales o reglamentarios.

¿Qué es un Sistema de Gestión?

El conjunto de sistemáticas o metodologías orientadas a un mismo propósito, junto a los recursos, procesos, actividades y responsabilidades asociadas a las mismas. Los Sistemas de Gestión se traducen en acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos.

Un Sistema de Gestión eficaz nos lleva a controlar los riesgos sociales, financieros, ambientales, etc.  Todo ello mejorando la efectividad operativa (reducción de costes), lo que indudablemente repercutirá en un aumento de la satisfacción de clientes y partes interesadas, relanzando así la marca y la reputación de la empresa, haciéndola más competitiva.

Un Sistema de Gestión, por tanto, ayuda a una organización a establecer las metodologías, las responsabilidades, los recursos, las actividades, …, que le permitan una gestión orientada hacia la obtención de unos buenos resultados empresariales, o lo que es lo mismo, la realización de los objetivos establecidos.

Como se pude ver en el siguiente gráfico, los Sistemas de Gestión se basan en la “rueda de Deming” o Ciclo PDCA, según el cual Planificamos, para luego Realizar lo planificado, Comprobar lo hecho y finalmente Actuar para reducir o hacer desaparecer las desviaciones sobre lo planificado, y en base a ello, volver a Planificar en una rueda de mejora continua.

Gestión de la Calidad

• ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos, Implantación,

Auditorías Internas

Mantenimiento del Sistema

Apoyo en la Certificación 

Modelos de Excelencia

• ISO 9004. Modelo no certificable, para impulsar la mejora continua

- EFQM. Fundación Europea para la Gestión de la Calidad

LEAN y Herramientas

• 4 M
• 5 S
• 5 Why
• VSM
• A3 Report

Gestión de los Procesos

• BMP- Business Process Management.  cuyo objetivo es mejorar el desempeño de la Organización

Calidad Turística

• “Q”, Calidad Turística. Marca que representa la calidad en el sector turístico español, otorgada por el ICTE (Entidad de Certificación de Sistemas de Calidad especialmente creados para empresas turísticas)

UNE 66181:2012

• Calidad de la Formación Virtual (Plan Avanza)

Gestión en Medio Ambiente

 ISO 14001:2015

• Implantación
• Auditorías Internas
• Mantenimiento del Sistema
• Apoyo en la Certificación por terceros

EMAS

Herramienta  voluntaria de la Unión Europea para ecogestión y ecoauditoría

Estudios de Impacto Ambiental

Documento técnico que se desarrolla para los proyectos que necesitan una evaluación de impacto ambiental

Asesoramiento Legal

Actualización y mantenimiento de la Normativa sectorial aplicable a cada organización

Gestión de residuos

• Asesoramiento para la gestión de residuos
• Caracterización de residuos

Prevención de Riesgos Laborales

OHSAS 18001:2007

• Implantación
• Auditorías Internas
• Mantenimiento del Sistema
• Apoyo en la Certificación por terceros

Planes de Autoprotección

• Elaboración e implantación de Planes de autoprotección
• Simulacros de emergencia
• Formación en actuaciones en caso de emergencia y evacuación

Auditorías de Medios Contraincendios

• Auditoría de las instalaciones / medios contraincendios y elaboración de un documento de mejoras

Asesoramiento Legal

• Actualización y mantenimiento de la Normativa sectorial aplicable a cada organización

Preparación para Auditoría Legal

• Auditoría de diagnóstico y asesoramiento previo a la Auditoría Legal.

Sistemas de Gestión de Compliance

Norma ISO 19600:2015 “Sistemas de gestión de compliance”. Es una guía para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de compliance eficaz.

Sostenibilidad

Sistema de Gestión Energética ISO 50001:2010

Sistema de gestión para la optimización del uso de la energía en las organizaciones

Sistemas de gestión ambiental. Directrices para la incorporación del ecodiseño. ISO 14006:2011

Sistema de gestión para identificar, controlar y mejorar de manera continua los aspectos ambientales, incorporado mejoras ambientales a través del diseño.

Memorias de Sostenibilidad (GRI)

El Global Reporting Initiative (GRI) trabaja en el desarrollo, mejora y construcción continuada de diversos documentos que componen el marco de elaboración de memorias de sostenibilidad: guía de elaboración de memorias, protocolos de indicadores y suplementos sectoriales.

Sistema de Gestión de la sostenibilidad de eventos ISO 20121: 2013

Sistema de gestión que marca las directrices de las actividades a desarrollar en los eventos para mejorar la sostenibilidad de los mismos. Dirigida especialmente a Agencias de eventos, Organizadores Profesionales de Congresos, Departamentos de eventos de clientes finales, etc.

Responsabilidad Social

SA – 8000

Código de conducta, por el cual las empresas pueden certificar sus condiciones laborales

SGE – 21

Sistema de Gestión Europeo de la Responsabilidad Social  y la Gestión Ética

ETI

Ethical  Trading Initiative. Código ético internacional

ISO 26000:2010

Norma no certificable, que proporciona recomendaciones en Responsabilidad Social

AA – 1000

Aseguramiento de la Sostenibilidad, mediante el análisis de las relaciones entre una organización y sus grupos de interés

Tomado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/sistemas-de-gestion/

ISO 9001:2015 HA LLEGADO EL FIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD… llega la información documentada

Si, lo que estás leyendo.La revisión de las Normas ISO más populares se está haciendo alineadas con el ANNEX, Anexo SL  y en él desaparecen los conceptos como procedimiento, registro, … y los sustituye por uno nuevo… LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

¿Qué es la información documentada?

Pues aquí os dejamos la definición oficial:

3.11 información documentada. Información que debe ser controlada y mantenida por una organización (3.01) y el medio de que está contenido.

NOTA 1: Información documentada puede ser en cualquier formato y medio de comunicación y desde cualquier fuente.

NOTA 2: Información documentada puede referirse a

• El sistema de gestión (3.04), incluyendo procesos relacionados (3.12);
• La información creada por la organización para operar (la documentación);
• La evidencia de los resultados obtenidos (registros).

¿Por qué necesitamos información documentada?

Una de las causas de fracaso en la implantación de sistemas de gestión es la gran cantidad de documentación que se generaba, siempre se les acusa de burocráticos. Ahora que hemos conocido la nueva versión de la Norma internacional de calidad ISO 9001:2015 e ISO 14001, la pregunta obvia que nos formulamos todos es ¿Y vamos a seguir teniendo procedimientos, instrucciones, registros, …?

La respuesta es sí. La documentación, o como me tengo que acostumbrar a llamarla, la información documentada va a seguir existiendo, te voy a dar tres razones, aunque seguro que tú encuentras muchas más:

1. Ayuda a la persona que redacta la documentación a profundizar en el proceso, evaluando los detalles. Este análisis, da la posibilidad de descubrir hechos hasta ahora desconocidos.
2. Cuando se necesita modificar un proceso, con la información documentada se da a conocer el cambio simultáneamente a todos los afectados.
3. La información documentada facilita la ejecución de los trabajos de forma similar, es un excelente guía didáctica, y facilita la homogeneidad.

Para consolarte te queda pensar que ahora eres libre, pues ninguna Norma te va a decir qué tipo de documentación, ya que, como hemos visto, vale cualquier tipo de información, puede ser en cualquier medio, desde cualquier fuente.

Fuente: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/fin-de-los-procedimientos-llega-la-informacion-documentada/#!prettyPhoto

En IDEA CONSULTORES & ASESORES le ayudamos con su Sistema de Gestión de la Calidad: Mejore el funcionamiento de su organización y aumente su rentabilidad y eficacia

Cuando deseamos implantar un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 en nuestro negocio debemos conocer exactamente que implica este sistema. En primer lugar, hay que tener en cuenta que un Sistema de Gestión de la Calidad no nos sirve para comprobar la calidad del producto y/o servicio que producimos, sino que nos sirve para mejorar todos los procedimientos productivos de toda la empresa, es decir, abarca desde el material suministrado por terceros, el edificio en el que se enclava, el personal implicado, la administración, etc. 

Este Sistema nos sirve para visualizar la empresa como un conjunto formado por diferentes procedimientos y, teniendo esta visión general en mente, nos permite identificar los problemas internos, subsanarlos y mejorarlos, contribuyendo tanto en la calidad del ISO-9001 producto y/o servicio, como en la eficiencia en la producción, gestión y dirección.

Es por esta razón, que cuando una empresa decide adoptar un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, no sólo desea transmitir a los futuros compradores su compromiso con la calidad del producto y/o servicio que perciben, sino que la empresa también desea mejorar en la fabricación, en la producción y en la administración, realizando una mejora continua que va a permitir que el producto final este cada vez mejor realizado y que la empresa esté más implicada con el resultado final buscando mejoras que van a incidir tanto en la empresa como en el producto y/o servicio.

Beneficios que aporta a su empresa la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:

Para concretar los beneficios que la empresa va a conseguir con la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 tenemos que tener en cuenta que estas mejoras van a producirse tanto de forma externa como de forma interna. De forma más detallada vamos a destacar los siguientes beneficios:

• Aumenta la productividad, al detectar, eliminar y prevenir los errores en la producción.
• El funcionamiento de la organización interna mejora de forma considerable, ya que se establece una comunicación fluida, con responsabilidades y objetivos marcados y definidos.
• Mejora la rentabilidad ya que disminuyen los costos de producción.
• Aumenta su capacidad de adaptación al mercado y sus cambios.
• Mejora el desempeño de sus trabajadores, ya que se produce una motivación adecuada y un correcto trabajo en equipo. Estos factores son claves para que se produzca un determinante desarrollo colectivo que permita alcanzar las metas y los objetivos propuestos.
• La imagen de su empresa mejora al añadir a su prestigio ya existente, la mención del Sello o CERTIFICADO de Calidad en sus productos y/o servicios.
• La confianza de los clientes se refuerzan, ya que la empresa trabaja de forma más eficaz a la hora de suministrar sus productos de forma adecuada y con la calidad acordada. 
• La satisfacción del cliente, o del ciudadano cuando es sector público, se convierte en uno de los puntos clave para la organización.
• La posición de su empresa frente a la de sus competidores mejora considerablemente y, por lo tanto, se produce un aumento de sus ingresos y de su participación en el mercado.
• Sus clientes aumentan su fidelidad gracias a las referencias que su empresa recibe y a la calidad probada de su producto y/o servicio.
• El prestigio y rentabilidad social mejora al tiempo que sus indicadores organizacionales mejoran significativamente a medida que el sistema avanza y se consolida.
• Y otras ventajas y beneficios que van aflorando las particularidades de cada organización.

Necesidades para implantar un Sistema de Gestión de Calidad según la Norma ISO 9001:

Ante todo se necesita que la dirección de la organización trate de entender la intención del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 que se va a implantar y que se comprometa a ponerla en práctica seriamente. No es necesario ningún ingrediente previo y puede ser de aplicación a todas las empresas, independientemente de sus dimensiones y de su finalidad o del sector (público o privado).  

Es importante aclarar que ninguna organización que pretenda implementar un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma internacional NTC ISO 9001:2015 o en el sector público bajo NTC GP 1000:2009, puede mantener ciertos avances que se tengan al respecto, es decir, no se inicia de cero, siempre las organizaciones han desarrollado algunas buenas prácticas que pueden ser tenidas en cuenta a la hora de iniciar el ejercicio de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC.

Servicios que le ofrece IDEA Consultores & Asesores para la implantación de este sistema:

IDEA Consultores & Asesores le ayuda a disfrutar de las ventajas y de los beneficios que el Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:2015 le aporta, y le ofrece los siguientes servicios:

• Nuestra consultoría le implanta el Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:2015 conjuntamente con el personal de su organización, realizando las siguientes actividades: Diagnóstico y toma de los datos necesarios directamente en su organización; creación de la Documentación del Sistema de Gestión, incluyendo Manual (no es exigible por la última versión de la norma), Procedimientos y Registros necesarios; actividades formativas y de sensibilización y motivación en su empresa para la comprensión del Sistema de Gestión implantado y su adecuada ejecución; realización de una Auditoría Interna; realización de un Informe de Revisión por la Dirección (no es exigible por la última versión de la norma);  y acompañamiento técnico en la posterior Auditoría de Certificación.
• Realizamos mantenimiento y/o actualización del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:2015 que le permitirán agilizar, optimizar y rentabilizar el tiempo y el esfuerzo empleado en la implantación. Entre estos servicios destacan los siguientes puntos: visitas de seguimiento periódicas; auditorías internas; e informes de revisión por la dirección cuando se requieran.
• Dentro del campo de la Auditoría, ofrecemos los principales servicios de este campo. En primer lugar, cuando ya se hayan realizado los procesos de documentación, implantación y auditoría interna, nuestra consultoría le presentará el proyecto ante la entidad certificadora elegida por el cliente. En segundo lugar, realizamos la formación del equipo auditor interno para que adquieran las competencias necesarias y realicen el ejercicio auditor. Además, se ofrece el servicio de acompañamiento técnico en Auditorías de Certificación.
• Actividades formativas, motivacionales y de difusión necesarias que permitan el completo conocimiento del funcionamiento y finalidad de la ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad.

IDEA Consultores & Asesores le proporciona la asesoría y acompañamiento necesarios para la implantación correcta y efectiva del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:2015 (NTC GP 1000:2009 si es una entidad del sector público en Colombia); para que disfrute de todos los beneficios anteriormente comentados.

Para conocer más a cerca de los servicios y productos de IDEA Consultores & Asesores, por favor visite www.ideaconsultores.co

TOMADO Y ADAPTADO DE :http://www.sbqconsultores.es/servicios/calidad/iso-9001-calidad/