CÓMO DETERMINAR LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE UN PROCESO

Una vez que se ha descrito de forma genérica lo que debemos hacer a la hora de gestionar por procesos, es el momento de identificar los elementos básicos de cada uno de los procesos de la organización. 

Las principales ideas que entendemos por gestión de procesos deben situarnos en una posición concreta en lo que se refiere a nuestra empresa.

A la hora de definir de forma inicial los procesos, es importante tener en cuenta el tamaño de la empresa además de la cantidad de actividad que tenga capacidad de realizar. Según la experiencia se deberán describir los sistemas más comunes de la empresa. La complejidad y el tamaño influyen mucho en la decisión de aumentar o disminuir el número de procesos, así como gestionar las actividades que componen cada uno de los procesos.

El primer paso que se debe llevar a cabo para gestionar los procesos es identificarlos. Las empresas se basan en el desarrollo de actividades que se agrupan para ofrecer procesos, los cuales interactúan entre sí, para hacer funcionar las empresas.

La identificación de las actividades puede parecer un hecho fácil, pero no lo es. Podemos comprobarlos viendo la cantidad de cosas que se deben hacer en las empresas y por falta de identificación no se hacen o se hacen mal, por lo que no está tan clara su definición e identificación.

Tenemos que definir el modo en el que las actividades de las empresas se implican de forma directa con las entradas de dinero.

Si preguntamos cuáles son las actividades de un laboratorio de análisis clínicos, la mayoría del personal del laboratorio os dirá que identificar muestras, calibrar analizadores, meter datos demográficos, cambios de los reactivos, etc. pero será poca la gente que cite las actividades que se deben inspeccionar pedidos, informar a pacientes y médicos, realizar mantenimientos de equipo e infraestructura, tomar datos de gestión, gestionar la formación del personal, inspeccionar las zonas de almacenamiento, etc. otras muchas actividades no relacionadas de forma directa con la realización de los análisis clínicos.

Lo que se pretende es que todas las cosas que se realizan en una empresa queden identificadas. Lo cual debería permitir que fuéramos capaces de identificar las actividades hasta el mínimo nivel que se pueda, con el fin que los límites de los procesos puedan quedar perfectamente definidos.

El primer paso que se debe llevar a cabo para gestionar los procesos es identificarlos

Una forma útil de saber qué se debe hacer en nuestra empresa puede ser la elaboración de un organigrama del que podamos extraer lo que hace cada elemento personal o de la empresa, y vamos a poder comprobar cuántas actividades no quedan definidas.

Es posible que cuando se termine este ejercicio, nos encontraremos con que según el tipo de empresa, un número de actividades que estén entre n y n + ∞, pero habremos acertado en la gran mayoría.

Una vez que lo tenemos separados por áreas, departamentos y funciones tendremos todas las actividades identificadas. Lo siguiente será definir cómo se debe gestionar y que procesos vamos a definir.

Se deben tener en cuenta una serie de criterios, que deben facilitarnos la gestión de los posteriores procesos:

• No debemos incluir un elevado número de actividades en un solo proceso, ya que la información que nos dará será excesiva y difícil de procesar.
• No debemos incluir un pequeño número de actividades en cada proceso porque al final tenemos un elevado número de procesos, los cuales uno a uno será mucho más fácil de controlar pero en su totalidad daría problemas.
• No es conveniente implicar un gran número de departamentos en cada proceso. Cuando la responsabilidad del mismo pueda recaer en más de una persona del mismo nivel jerárquico, puede generar problemas debido a que las discrepancias pueden frenar la gestión.
• La responsabilidad de gestión de procesos, aunque deberá ser definida, no se debe caer en el error de que esto sea entendido como que otras personas no sean las responsables de su implicación.

Se debe tener en cuenta estas directrices a la hora de definir nuestros procesos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

NUEVA VERSIÓN DE LA NORMA ISO 31000

Ataques a la reputación o a la marca, ciberataques, amenazas políticas y terrorismo son algunos de los riesgos a los que se someten las organizaciones, públicas o privadas, de cualquier tamaño y sector. 

La nueva versión ISO 31000, recientemente publicada, tiene como objetivo ayudar a gestionar estas incertidumbres. 

El comité técnico internacional ISO/TC 262 Risk management, responsable de la Norma ISO 31000 Gestión del riesgo. Principios y directrices, ha elaborado un documento más sencillo y claro en la aplicación, por lo que el texto se ha centrado en los conceptos fundamentales del riesgo. 

Así, la nueva norma pone énfasis en la naturaleza iterativa del riesgo, manteniendo y asegurando la aplicación multidisciplinar de sus directrices, teniendo en su espíritu a la gestión del riesgo como disciplina que ayuda a las organizaciones a establecer la estrategia, conseguir objetivos y tomar decisiones informadas. 

Asimismo, no pierde de vista que la gestión del riesgo es parte de la gobernanza de las organizaciones y que es fundamental su observación a todos los niveles, al tiempo que contribuye a la mejora de los sistemas de gestión. 

La ISO 31000 presenta la estructura de alto nivel común con los documentos de gestión más empleados en el mundo, ISO 9001 (Calidad) e ISO 14001 (Medio Ambiente), así como con la inminente ISO 45001 de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

Nuevo marco de gestión de riesgos para las organizaciones

La nueva versión de la ISO 31000, el primer estándar internacional sobre gestión del riesgo, verá la luz en el primer trimestre de 2018. Se trata de un documento más conciso que su antecesor, de 2009, y que pone mayor énfasis en la naturaleza iterativa del riesgo. Una correcta gestión del riesgo ayuda a las organizaciones a establecer su estrategia, conseguir objetivos y tomar decisiones basadas en información. 

El comité técnico internacional ISO/TC 262 Risk management ha finalizado recientemente el proceso de revisión de la Norma ISO 31000:2009 Gestión del riesgo. Principios y directrices, lo que permitirá contar con el nuevo documento durante el primer trimestre de 2018. 

En la redacción del nuevo texto han participado más de 70 países y en torno a una decena de organizaciones liaisons que han llevado a cabo la revisión, consensuando un texto de directrices para gestionar el riesgo al que se enfrentan organizaciones de todo tipo y tamaño, que gestionan factores internos y externos e influencias que crean incertidumbre a la hora de conseguir objetivos. 

Este nuevo estándar será utilizado por las personas de las organizaciones que crean y protegen el valor de éstas gestionando los riesgos, tomando decisiones, fijando y logrando objetivos y mejorando el desempeño. Esta nueva versión responde a una necesidad de las organizaciones por contar con un documento más sencillo y claro en la aplicación, por lo que el texto se ha centrado en los conceptos fundamentales del riesgo, lo que ha generado un documento más conciso, de lectura más clara y con una aplicabilidad más global. 

La nueva norma pone énfasis en la naturaleza iterativa del riesgo, manteniendo y asegurando la aplicación multidisciplinar de sus directrices, teniendo en su espíritu a la gestión del riesgo como disciplina que ayuda a las organizaciones a establecer la estrategia, conseguir objetivos y tomar decisiones informadas. Asimismo, no pierde de vista que la gestión del riesgo es parte de la gobernanza de las organizaciones y que es fundamental su observación a todos los niveles, al tiempo que contribuye a la mejora de los sistemas de gestión.

Contexto: 
La gestión del riesgo se ha normalizado internacionalmente en este siglo XXI, siendo la Norma ISO 31000:2009 el primer estándar internacional que ha proporcionado un acercamiento común para gestionar cualquier tipo de riesgo, no específico de ninguna industria o sector. Adoptado este estándar internacional como norma nacional en más de 40 países (ver figura 1), el comité ISO/TC 262 decidió en 2014 trabajar en una actualización de la citada norma que ha obtenido como resultado el documento recientemente aprobado. 

La revisión de la ISO 31000 supone un paso firme para la norma como guía de referencia en lo relativo al riesgo para los estándares de ISO que dan lugar a sistemas de gestión. Tras la aprobación por parte de ISO de la estructura de alto nivel (HLS) en 2012, estos estándares ISO y sus revisiones tienen que incluir una consideración del riesgo. 

De esta forma, por ejemplo, las normas ISO 9001 de sistemas de gestión de la calidad e ISO 14001 de sistemas de gestión ambiental están alineadas con la ISO 31000, como también lo estarán las nuevas normas de sistemas de gestión, en concreto la inminente ISO 45001 de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 

Aunque se continúa con la visión del riesgo como una guía de directrices para los sistemas de gestión (incluso los integrados) se cimientan las bases para un potencial sistema de gestión de riesgos en un futuro, al incluir algunos elementos adicionales propios de estos sistemas.

Novedades
 Si la edición de 2009 era de 26 pá- ginas, la revisión de 2018 se reducirá a 15 páginas, excluidas portadas, antecedentes y bibliografía. La labor de síntesis para lograr una norma que elimine todo lo superfluo se culmina con un texto centrado en lo importante. La introducción y el capítulo 1 de objeto y campo de aplicación han sido sintetizados en unas breves frases y se introduce un nuevo capítulo 2 de normas para consulta (alineado con la HLS). 

El nuevo capítulo 3 de términos y definiciones elimina 21 de las 29 definiciones incluidas en la ISO 31000:2009 (todas ellas incluidas en las 51 definiciones de la Guía 73:2009) para quedarse sólo con ocho definiciones clave: riesgo, gestión del riesgo, parte interesada, fuente de riesgo, suceso, consecuencia, probabilidad y control. Algunas de estas definiciones se mantienen, pero otras se actualizan especialmente en sus notas. El nuevo capítulo 4 de propósito y principios realza como propósito de la norma el primer principio de 2009 de creación y protección del valor de la gestión del riesgo. 

Los restantes 10 antiguos principios se sintetizan en los ocho siguientes: integrada; estructurada e integral; personalizada; inclusiva; dinámica; mejor información disponible; factores humanos y culturales y mejora continua. Este realineamiento de principios no modifica en gran medida el porqué de la norma, pero sí conlleva ajustes y prioridades con énfasis en algunos de ellos, como los factores humanos y culturales o la mejora continua mediante el aprendizaje y la experiencia. 

El nuevo capítulo 5 de marco de trabajo refuerza el propósito de esta estructura para apoyar la integración de la gestión del riesgo en la organización en todas sus actividades y funciones. Se modifica el tradicional ciclo de Deming de mejora continua por un nuevo ciclo que gira alrededor de liderazgo y compromiso lo que la alinea mejor con un potencial futuro de sistema de gestión. Además los cuatro pasos del ciclo PDCA (PlanDo-Check-Act) se ven ahora ampliados a cinco: integración, diseño, implementación, evaluación y mejora. 

Por último, el capítulo 6 de proceso sigue con la misma estructura tradicional pero se modifica el paso denominado establecimiento del contexto por un titular más global: campo de aplicación, contexto y criterios, que se adapta mejor a los aspectos desarrollados en esta etapa. 

Además, se incorpora un último apartado de registro e informe al esquema y se adapta el esquema lineal a uno circular más acorde con el proceso iterativo de gestión del riesgo. De esta forma la representación gráfica en columnas de la versión 2009 se convierte en una representación circular a modo de engranajes.

(ver figura 2) para los tres capítulos fundamentales de la ISO 31000: Principios, Marco de Trabajo y Proceso, reforzando la idea de una gestión del riesgo iterativa e integrada en todos los procesos y no aplicable solamente a un periodo predeterminado (mensual, trimestral, anual, etc.). Por último, desaparece el anexo A como guía de análisis de madurez y alineamiento con ISO 31000 para las organizaciones con algún grado de desarrollo en la gestión del riesgo al no ser necesario tras nueve años de la norma, ya que muy posiblemente este trabajo derivará en modelos de madurez. 

Otras normas En paralelo a la revisión desarrollada por el ISO/TC 262 a la Norma ISO 31000, IEC ha desarrollado una revisión de la Norma ISO 31010 de técnicas de apreciación del riesgo en cuya versión FDIS muestra una serie de técnicas ampliada sobre la versión de la norma de 2009, mejor estructurada en los pasos del proceso de gestión del riesgo y con unos criterios de selección de técnica ampliados. 

Dado que la última fase de la revisión finaliza en febrero (con la votación por parte de los países del FDIS) es presumible que se pueda contar con la nueva versión del documento a lo largo de 2018. Respecto de la Guía 73:2009, que ha quedado desfasada con la nueva ISO 31000, se va a abrir un nuevo grupo de trabajo en el seno del ISO/TC 262 para actualizarla y alinear sus términos y definiciones de gestión del riesgo con los de la revisión de 2018 de la Norma ISO 31000. 

Igualmente, el informe técnico ISO TR 31004:2013 de orientación para la implementación de la Norma ISO 31000:2009, que evidentemente pierde validez con la aprobación de la revisión en 2018, va a ser también modificado por ISO pasando a ser un manual (handbook) ISO, responsabilidad del ISO TC 262, con un proceso de edición ágil. 

ISO 31000 en español 
Al igual que sucede con otras normas de importante calado, como la ISO 9001, ISO 14001, ISO 17025, etc., ISO publicará la versión oficial en español de la ISO 31000:2018 para asegurar una cohesión de la terminología de riesgos en la comunidad hispanohablante. 

Este trabajo se ha articulado a través de la constitución de un grupo de trabajo específico (STTF, Spanish Translation Task Force) compuesto por los países miembros del ISO/TC 262 de habla hispana (Chile, Colombia, Cuba, Ecuador, El Salvador, España, Uruguay, México, Panamá y Perú), cuya secretaría técnica desarrollará España a través de UNE y la presidencia la ostentará México. 

Una vez finalizado el trabajo de traducción por parte del citado STTF, el texto será ratificado por el grupo del Consejo de Gestión Técnica (ISO/TMB) que coordina las versiones oficiales de ISO al español (ISO/TMB/STMG Spanish Translation Task Force), del que forman parte 15 países de habla hispana. La publicación de la versión oficial posibilitará a todos los países hispanohablantes adopciones nacionales idénticas de la norma ISO que evitarán discrepancias entre países, a diferencia de lo que sucedió con la versión de 2009

Para mayor información sobre la nueva ISO  31000:  file:///C:/Users/Jorge%20Mora/Downloads/NOV_DOC_Tabla_AEN_49664_1.pdffile:///C:/Users/Jorge%20Mora/Downloads/NOV_DOC_Tabla_AEN_49664_1.pdf 

Tomado de: http://www.aenor.es/

APROBADA LA ISO 45001

El Borrador Final de la Norma (FDIS) ISO 45001 ha sido aprobado por el Comité ISO PC 283. Se trata de la primera norma de Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y se publicará previsiblemente en marzo de este año. 

Este documento estará disponible en español, inglés y francés en la web de AENOR. 

De esta forma, culmina el trabajo realizado durante los últimos 5 años por más de 100 expertos de 70 países, entre ellos de España a través de la Asociación Española de Normalización, UNE. 

Entre los principales avances, refuerza el papel de la alta dirección en el liderazgo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, como parte relevante en su estrategia de negocio. Asimismo presenta la estructura de alto nivel común con los documentos de gestión más empleados en el mundo, ISO 9001 (Calidad) e ISO 14001 (Medio Ambiente). 

Está previsto que la publicación de esta Norma suponga la anulación del estándar OHSAS 18001, por lo que las empresas certificadas en este referencial tendrán un período de tres años para realizar la migración a la ISO 45001. Actualmente, organizaciones de 130 países del mundo aplican con éxito el estándar OHSAS 18001. 

NUEVA NORMA ISO 45001

El borrador final (FDIS) de la ISO 45001 ha sido ratificado en enero de 2018; la publicación de la norma se espera para el próximo mes de marzo. Supondrá la anulación del estándar OHSAS 18001, por lo que las empresas certificadas tendrán un período de tres años para realizar la migración a la ISO 45001.

Más abajo en Documentos de interés podrá consultar el documento “MD 21” de IAF donde se indican los requisitos mínimos de la migración.

Esta norma va a ayudar a mejorar las condiciones de los trabajadores de todo el mundo.

Entre los principales avances, refuerza el papel de la alta dirección en el liderazgo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, como parte relevante en su estrategia de negocio. Además, pone más énfasis en el contexto en el que trabaja la organización y en la gestión de sus riesgos; no sólo limitado al efecto negativo de la incertidumbre, sino también para aprovechar el conjunto de circunstancias que pueden conducir a la mejora del desempeño (oportunidades). Asimismo presenta la estructura de alto nivel común con los documentos de gestión más empleados en el mundo, ISO 9001 (Calidad) e ISO 14001 (Medio Ambiente), con lo que las organizaciones ya certificadas en estos referenciales tendrán más fácil su implantación.

Además, se refuerza la demostración del cumplimiento de los requisitos legales y otros que la organización suscriba, así como el desarrollo de indicadores para demostrar la mejora continua. Igualmente, se enfatiza la participación de los trabajadores en todos los niveles de la organización. Esta norma incluye un Anexo con orientaciones para su uso.

La norma, voluntaria, está destinada para aplicarse a cualquier organización independientemente de su tamaño, tipo o actividades y es certificable por una tercera parte independiente.

Está previsto que con la publicación de esta Norma se anule el estándar OHSAS 18001, actualmente el más difundido para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Lo tienen implantado organizaciones de 130 países y, en España, miles de empresas y organizaciones están certificadas; sólo con AENOR, el principal certificador, hay 1.165.

Desde la publicación de la ISO 45001 se abre para todas ellas un plazo de tres años (el plazo de vigencia de un certificado) para hacer la transición de OHSAS 18001 a ISO 45001.

Tomado de: http://www.aenor.es/

LA NORMA ISO 45001 YA TIENE FECHA DE PUBLICACIÓN

La aprobación del Borrador Final de la Norma ISO 45001, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, permite anticipar que la fecha en la que el documento definitivo estará disponible será en el mes de marzo del 2018.

La redacción del documento de la futura norma ISO 45001:2018 ha tenido un largo proceso marcado por altibajos durante estos cinco años de trabajo del Comité PC 283 en el que han participado más de 100 expertos de 70 países de todo el mundo. La tarea de unificar y normalizar conceptos y prácticas de las distintas regiones no ha sido simple y ha derivado en retrasos que han trasladado las fechas inicialmente planificadas a este año 2018.

El pasado 26 de enero se dio el último paso para la publicación de este sistema de gestión internacional con la votación del borrador final de la norma que tuvo un consenso del 93% y que da el inicio al proceso de publicación oficial que se prevé será en el mes de marzo de este año, por lo que ya quedan pocos meses para que vea la luz este estándar.

Algunas de las novedades que va a introducir esta norma en el universo de la seguridad y salud en el trabajo ya los veníamos avanzando en anteriores publicaciones, sin embargo vamos a incluir aquí una breve enumeración:

• Adquiere la misma estructura que ya observamos en otras normas, como la ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, o ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental, permitiendo una completa integración.
• El contexto de la empresa y el papel de las partes interesadas adquiere un mayor peso para la seguridad y salud en el trabajo.
• La gestión de riesgos aumenta en dimensión e importancia.
• El liderazgo eficaz y efectivo tiene una mayor influencia en el sistema, así como en la estrategia de la empresa.
• La participación de los trabajadores es clave para la eficacia y el logro de los objetivos y metas marcados.
• Se refuerza el cumplimiento de la legislación aplicable y la adoptada libremente por la empresa.

La publicación de la Norma ISO 45001:2018 supondrá, si continua según está previsto, la anulación del estándar OHSAS 18001 disponiendo de un plazo de 3 años desde la publicación de la Norma ISO 45001 para que las empresas que ya disponen de este estándar realicen la transición entre ambos sistemas.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

ISO 26000: ¿EN QUÉ CONSISTE Y CUÁLES SON SUS BENEFICIOS?

La ISO 26000 es una herramienta de gran utilidad para que las empresas se adapten adecuadamente a la Responsabilidad Social, consiguiendo una mejora de la reputación y un aumento de la ventaja competitiva.

La ISO 26000 es una Norma Internacional ISO que ayuda a todo tipo de organización, sea cual sea su tamaño, a operar de una manera socialmente responsable siguiendo los puntos que se indican en la guía que compone esta norma.

En este post, vamos a hablar brevemente sobre esta norma, los puntos que se indican en esta, y los beneficios que aporta la norma ISO 26000 a todas aquellas empresas u organizaciones que decidan implantarla.

¿En qué consiste la Norma ISO 26000?

La ISO 26000 permite el desarrollo sostenible en las empresas, fomentando que la adaptación y la integración se realice de forma natural.

El folleto que nos aporta la ISO, “ISO 26000. Responsabilidad Social. Descubriendo ISO 26000”, nos proporciona un resumen sobre la finalidad de esta norma y algunos consejos a la hora de implantarla que han de ser tenidos en cuenta: “ISO 26000 pretende ayudar a las organizaciones a contribuir al desarrollo sostenible. Tiene como propósito fomentar que las organizaciones vayan más allá del cumplimiento legal, reconociendo que el cumplimiento de la ley es una obligación fundamental para cualquier organización y una parte esencial de su responsabilidad social. (…) Al aplicar la Norma ISO 26000 es aconsejable que la organización tome en consideración la diversidad social, ambiental, legal, cultural, política y organizacional, así como las diferencias en las condiciones económicas, siempre que sean coherentes con la normativa internacional de comportamiento”.

De esta forma, la Norma ISO 26000 va a conseguir que las empresas conozcan y se adapten adecuadamente a la Responsabilidad Social, al igual que va a conseguir que esta adaptación no sea obligada sino que sea de forma natural y se integre en la estructura de la organización, adaptándose a las necesidades de esta y evolucionando continuamente.

Como ya dijimos en la introducción de este post, la Norma ISO 26000 proporciona una guía sobre aspectos relacionados con la Responsabilidad Social y que la información incluida dentro de la publicación de la organización ISO, “ISO 26000 visión general del proyecto”, del 2010, nos aclara en los siguientes puntos:

• “Conceptos, términos y definiciones relacionados con la responsabilidad social.
• Antecedentes, tendencias y características de la responsabilidad social.
• Principios y prácticas relativas a la responsabilidad social.
• Materias fundamentales y asuntos de responsabilidad social.
• Integración, implementación y promoción de un comportamiento socialmente responsable a través de toda la organización y a través de sus políticas y prácticas, dentro de su esfera de influencia.
• Identificación y compromiso con las partes interesadas.
• Comunicación de compromisos, desempeño y otra información relacionado con la responsabilidad social”.

Beneficios que aporta la Norma ISO 26000:

Los beneficios que se consiguen con la implantación de la ISO 26000 se pueden resumir en la mejora de la reputación y el aumento de la ventaja competitiva.

Debemos pensar que las organizaciones, sin importar su tamaño, actividad o situación geográfica mundial, empiezan a ser conscientes de la necesidad y de los beneficios que va a aportarles un comportamiento responsable socialmente, ya que el máximo objetivo de este comportamiento es ayudar y beneficiar el desarrollo sostenible.

De esta forma, debemos concretar que los beneficios que se consiguen con la correcta implantación de la Norma ISO 26000 en la empresa son los siguientes:

• Se mejora la reputación de la empresa al trasmitir a la sociedad su compromiso con esta y con el desarrollo sostenible. 
• Se consigue una mejora y un aumento de la ventaja competitiva, ya que conseguimos una diferenciación con las otras empresas que comparten su mercado. 
• En el campo de la gestión interna de la organización, aporta una capacidad para motivar y promover el compromiso y la productividad de los trabajadores y así conseguir que este talento interno que dispone la empresa se mantenga dentro de la organización. Una buena situación interna repercute positivamente a los clientes directos y también a los inversionistas, donantes, patrocinadores y comunidad financiera. 
• Mejora la relación con las empresas, gobiernos, medios de comunicación, proveedores, organizaciones de la competencia, clientes y la sociedad que compone el entorno de la empresa.

De esta forma, y tal y como nos dice la publicación de la ISO, “ISO 26000 visión general del proyecto”, la “ISO 26000 será una herramienta de Responsabilidad Social poderosa para ayudar a las organizaciones a pasar de las buenas intenciones a las buenas acciones”.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es/

LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN LA NORMA ISO 9001:2015

Dentro de las actividades de apoyo se encuentran la comunicación, la información documentada, la competencia, los recursos y la toma de conciencia como bases sobre las que sustentar una actividad de la empresa eficaz.

En la estructura de alto nivel adoptada por la Norma ISO 9001:2015, las actividades de apoyo aparecen de forma previa a la realización del producto y/o servicio como paso necesario a tener en cuenta para llevar a cabo, de forma eficaz, la actividad principal de la empresa y ofrecer al cliente un producto y/o servicio de acuerdo a sus necesidades y que mejore sus expectativas.

Dentro de este capítulo la Norma ISO 9001:2015 incluye conceptos como recursos, competencias, toma de conciencia, comunicación e información documentada, de los que hablaremos a continuación de forma un poco más amplia. Y para ello voy a tomar como referencia la publicación “ISO 9001:2015. Los ejes de la revisión.”

Los recursos como base.

En este punto la Norma ISO 9001:2015 parte de una definición del examen interno y externo y una identificación de los puntos fuertes de la empresa, así como los débiles, en relación con los recursos de que se disponen y que son necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el sistema de gestión de la calidad.

A la hora de pensar en recursos no debemos quedarnos en los materiales o el almacén, sino que tenemos que adentrarnos en elementos más difíciles de cuantificar como son la competencia, las personas o las infraestructuras. Además, debe valorarse cuales de los recursos necesarios para realizar la actividad están disponibles dentro de la empresa y cuales tienen que ser subcontratados a proveedores externos.

De esta forma, conceptos como personas o infraestructura adquieren nuevos matices. En el primero de los casos, se hace más clara la perspectiva cuantitativa en referencia a las personas necesarias para la implementación del sistema de gestión de la calidad y el funcionamiento eficaz de los distintos procesos.

Por otra parte, dentro de la infraestructura se amplía el campo de la definición no limitándola a las instalaciones sino incluyendo también el transporte o los equipos informáticos, aportándoles el valor que poseen al incidir de forma directa en la conformidad o no de los productos y/o servicios aportados a los clientes.

En relación con el ambiente para la operación de los procesos, la revisión no sólo ha aportado un cambio en la redacción sino que también busca eliminar errores de perspectiva, facilitando su comprensión.

De esta forma, la norma incluye algunos ejemplos de condiciones ambientales que pueden afectar de forma directa como aspectos:

• Físicos: temperatura, humedad, luz, aire, etc.
• Psicológicos: estrés, agotamiento, mal clima laboral, etc.

Por último en este apartado, el conocimiento también se considera como uno de los recursos esenciales. Y es que, al igual que con todos los anteriores, requiere que sea gestionado de forma adecuada para asegurar su disponibilidad, así como establecer cuando es necesario y quién lo necesita.

Es decir, en el momento en el que definimos y planificamos un proceso, determinamos que conocimiento necesitamos para llevar a cabo la actividad y nos aseguramos de disponer de él de la misma forma que los equipos o el soporte documental, por poner dos ejemplos. Y no sólo debemos quedar en este primer paso, sino que lógicamente debemos mantener el conocimiento de que dispone la organización y ponerlo a disposición de todo aquel que lo necesite.

La competencia y toma de conciencia claves del sistema.

La comunicación, toma de conciencia, información documentada, competencia y recursos se asientan como cimientos sobre los que construir un proceso operativo eficaz.

En relación con la competencia, la empresa debe asegurarse de que el grado, modo y capacidad en que las personas emplean su formación, habilidades, educación y experiencia favorece al sistema de gestión de la calidad en cuanto a su eficacia y capacidad de mejora.

Por otra parte, al referirnos a la toma de conciencia no debemos olvidar que este concepto se aplica a todas las personas que trabajan en la empresa, ya sea personal contratado, es decir, interno, como aquellos que estén subcontratados ya que estos últimos también afectan al producto o servicio que se aporta al cliente, a la eficacia del sistema de gestión de la calidad y al alcance de las metas y objetivos marcados.

La comunicación eficaz como seguro de la eficacia.

La relevancia de la comunicación en el sistema de gestión de la calidad y para el buen uso de todas las actividades de la empresa es conocida ya en anteriores versiones de la norma. En el campo interno, por ejemplo, hacer uso de una buena comunicación contribuye a la eficacia de la gestión realizada, al tiempo que favorece un buen clima laboral, aumenta la implicación del personal y ayuda de forma activa a la toma de conciencia. Por otra parte, en la comunicación externa, el éxito de la relación con las distintas partes interesadas radica en realizar un buen uso de este recurso.

En este sentido, la Norma ISO 9001:2015 enfatiza la importancia de realizar una comunicación eficaz que responda o contemple las siguientes preguntas:

• ¿Qué comunicar?
• ¿En qué momento comunicarlo?
• ¿A quién se lo comunicamos?
• ¿Qué medios empleamos para comunicarlo de forma eficaz?
• ¿Quién es el responsable de realizar la comunicación?

Información documentada: flexibilidad y valor añadido.

La flexibilidad es una de las características de la información documentada en la Norma ISO 9001:2015 debido a que no se establecen requisitos sobre que documentos la empresa debe disponer, mantener y actualizar, sino que el grado de su tamaño, actividades, complejidad y competencia de las personas pertinentes y subcontratadas van a marcar su extensión, formato y campos abarcados.

El manual de calidad, los procedimientos documentados, etc., dejan de ser requisitos, en la mayoría de las ocasiones, para convertirse en documentos opcionales. Y es que la importancia no radica en el soporte en el que tenemos esta información documentada sino en la información en sí misma como un recurso más de incalculable valor.

De la forma y para concluir, la Norma ISO 9001:2015 establece como información documentada mínima la requerida como tal por la norma y toda aquella que cada organización considere necesaria para asegurar la eficacia del sistema. Y toda esta documentación deberá seguir un proceso de elaboración, actualización, protección, distribución, etc.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Antes de entender la importancia de implementar  y automatizar la gestión por procesos, debemos entender bien qué es lo que se entiende cuando se habla de gestión por procesos.

La Gestión por procesos en ISO 9001:2015

La Gestión por Procesos permite la optimización de la actividad llevada a cabo en las empresas y organizaciones, debido a que arroja una visión global del funcionamiento de la misma.

Las organizaciones establecen una estrategia a seguir y definen una serie de objetivos cuyos logros conducirán a cumplir con la estrategia definida.

Es aquí donde juega un papel decisivo la Gestión por procesos, ya que con ella se busca traducir la estrategia organizativa en los Sistemas de Gestión a través de los procesos, contribuyendo de ese modo a logro de los objetivos marcados.

Importancia de implementar y automatizar la gestión por procesos

El enfoque por procesos es  uno de los puntos sobre los que la actualización de la norma ISO 9001:2015 ha dedicado mayor atención.

Esta importancia que ha adquirido el implementar y automatizar la gestión por procesos es debida a que aporta grandes beneficios a las empresas y organizaciones.

Una de las principales ventajas que genera el implementar y automatizar la gestión por procesos es que permite a las organizaciones  tener un mejor control en las conexiones, combinaciones e interacciones entre diferentes procesos integrantes del sistema.

Permite tener una mejor visión de todos y cada uno de los procesos que integran la organización, ya que mediante la construcción del Mapa de Procesos, se pretende documentar toda la información referente a los mismos, desde el funcionamiento, responsables, recursos a utilizar, entradas y salidas, hasta las diferentes interrelaciones que se establecen entre los procesos.

Ante tales ventajas que aporta la gestión por procesos, son cada vez más, las organizaciones que apuestan por la automatización como medio para garantizar la mayor eficacia posible a lo hora de emprender este nuevo enfoque.

¿Que aportan las herramientas tecnológicas a la gestión por procesos?

Las herramientas tecnológicas incorporan una gran variedad de funcionalidades con las que se puede llevar a cabo:

• Una clara identificación de todos los procesos
• Generación de fichas de procesos.
• Incorporación de información relacionada a los procesos
• Una relación entre los procesos, así como las entradas y salidas de cada uno de ellos.
• Un control de cómo están funcionando los procesos así como del rendimiento de los mismos, gracias a los indicadores de gestión.
• Cumplimiento normativo.
• Una conexión de cada uno de los procesos con el resto de áreas que integran el Sistema.
• Vinculación del logro de los objetivos con los diferentes procesos y planes de acción.
• Disposición en todo momento de un conocimiento de todos los procesos gracias a los indicadores.

De este modo,  mediante la automatización de la gestión por procesos según la norma ISO 9001:2015, las organizaciones pueden tener un mayor control de todo su funcionamiento, viéndose así mejorada la eficiencia de las mismas, al tiempo que contribuye a la obtención de, las tan deseadas, ventajas competitivas.

Dicha automatización requiere una previa identificación de todos los procesos, a fin de localizar los procesos clave del negocio de cada organización, siendo éstos objeto de la automatización.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ohsas 18001, y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://www.eqssa.com

ISO 31000 Y LOS 11 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

La norma UNE-ISO 31000 “Gestión del riesgo. Principios y directrices” es un estándar desarrollado en colaboración por ISO e IEC que provee principios y directrices genéricas sobre la gestión del riesgo. 

Se trata de una norma general, de aplicación a cualquier organización independientemente del tamaño o sector y que no es certificable.

Al tratarse de una norma general, la ISO/IEC 31000 no establece directrices para el tratamiento de riesgos concretos sino que da orientaciones para la implantación de un sistema de gestión del riesgo que sea compatible con los estándares de gestión de riesgos particulares de cualquier sector.

ISO 31000 está estructura en tres elementos claves para una gestión de riesgos efectiva, transparente, sistemática y creíble. Dichos elementos son:

• Principios de la gestión de riesgos
• Marco de trabajo para la gestión de riesgos
• Proceso de gestión de riesgos

Principios de ISO 31000

En primer término, una efectiva gestión de riesgos debería satisfacer una serie de principios según el siguiente listado:

1. Crear y proteger valor para ayudar a alcanzar los objetivos de la organización y mejorar su desempeño.
2. Estar integrada en los procesos de una organización. Hacer la responsabilidad del riesgo una responsabilidad de cada gerente.
3. Ser parte de la toma de decisiones. La gestión del riesgo ayuda a la toma de decisiones evaluando la información sobre las distintas alternativas.
4. Tratar explícitamente la incertidumbre. Trata aquellos aspectos de la toma de decisiones que no son ciertos, la naturaleza de esa incertidumbre y como puede solucionarse.
5. Ser sistemática, estructurada y oportuna. Contribuye a la eficiencia y a la obtención de resultados fiables.
6. Basarse en la mejor información disponible. Los insumos del proceso de gestión del riesgo están basados en fuentes de información fiables.
7. Alinearse al contexto y al perfil de riesgos de la organización.
8. Tener en cuenta factores humanos y culturales. Las capacidades, percepciones o intenciones humanas pueden facilitar o dificultar el logro de los objetivos de la organización.
9. Ser transparente e inclusiva. Asegurar que la gestión del riesgo sea abierta, visible y accesible involucrando a las partes interesadas y responsables de la organización.
10. Ser dinámica, iterativa y sensible al cambio. La gestión de riesgos debe ser capaz de detectar y responder a los cambios de la organización y de su entorno.
11. Facilitar la mejora continua de la organización. Las organizaciones deberían desarrollar e implementar estrategias para mejorar continuamente el enfoque de la gestión del riesgo.

Marco de trabajo de la ISO 31000

Esta norma recomienda desarrollar, implementar y mejorar de forma continua un marco de referencia, cuyo propósito es integrar el proceso de gestión de riesgos en la dirección, estrategia y planificación, procesos, políticas, valores y cultura de toda la organización.

El Marco de Trabajo sigue la estructura del ciclo de vida PHVA, con una etapa previa de Mandato y Compromiso.

La norma establece una serie de mandatos que debe cumplir la dirección de la organización para asegurar la efectividad de la gestión de riesgos, así como una planificación estratégica y rigurosa. [/div]

Proceso de gestión de riesgos

Este proceso consta de tres etapas: establecimiento del contexto, valoración de riesgos y tratamiento de los mismos.

La parte más importante es establecer el contexto en el que trabaja la organización, para conocer el entorno en el que la organización busca alcanzar sus objetivos y así poder gestionar, identificar, analizar, valorar y tratar los riesgos que puedan suceder.

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Tomado de: https://www.isotools.org

SMART CITY Y NORMAS: CLAVES PARA EL FUTURO

Las “Smart Cities” o Ciudades Inteligentes y las Normas o Sistemas de Gestión se convierten en compañeros de viaje inseparables en el camino de la innovación y la gestión eficaz.

El concepto “Smart City” está cobrando cada vez mayor relevancia, marcando el futuro de las urbes y su camino en la innovación y búsqueda para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y aportar soluciones a las necesidades de su día a día.

Sin embargo, no podemos olvidar que detrás de las “Smart Cities” o Ciudades Inteligentes también se encuentran numerosas normas que, como la ISO 37120, UNE 178501 o UNE 178101, aportan su granito de arena en aspectos muy concretos.

En este artículo voy a exponer brevemente la importancia de las ciudades, el concepto de “Smart City” y su origen, así como alguna de las numerosas normas existentes y su relevancia para todas aquellas ciudades englobadas o que quieren formar parte de las llamadas ciudades inteligentes.

Breve visión de la importancia de la ciudad

El futuro de las ciudades está marcado por el concepto “Smart City” que tiene como compañero inseparable las Normas ISO – UNE.

Las ciudades se han caracterizado siempre por ser cunas de innovación tecnológica, reformas sociales, fuentes de expansión económica y desarrollo cultural. Es decir, se asientan y definen por ser fuertes y poderosos intercambiadores de ideas y de colaboración que hacen que se innove de forma constante.

En esta realidad, la tecnología ha ocupado un papel protagonista propiciando una transformación de gran calado que busca aportar soluciones a los problemas urbanos, proporcionar una mejor calidad de vida de los habitantes de la urbe e innovar en nuevos campos de actuación que marcarán el futuro.

Si nos fijamos en los números la importancia de la ciudad a nivel demográfico también es relevante. Y es que las urbes ocupan el 2% de la masa terrestre pero, por contrapartida, cuentan con el 51% de la población. Tendencia que se incrementará si sigue la evolución actual, llegando en el año 2050 al 80% de urbanitas.

Teniendo estas breves pinceladas en mente, la importancia de las ciudades es palpable. Ciudades, cada vez más marcadas por la transformación de la gestión, operativa y diseño, que tienen como finalidad ser más eficaces, eficientes e inteligentes. Lo que podríamos incluir de una forma muy global en el concepto de “Smart Cities”.

El concepto de “Smart City” y su origen.

A día de hoy, todos hemos oído mencionar en más de una ocasión el término “Smart City” o Ciudad Inteligente en su versión en español, sin embargo comprender lo que significa y caracteriza este concepto es clave si queremos pasar de un mero reconocimiento a un conocimiento completo.

De forma general, podríamos colocar el origen de las Ciudades Inteligentes en los años 40 del pasado siglo con la aparición y desarrollo de los controles de sistemas organizados mediante la utilización de sensores y dispositivos que estaban capacitados para realizar cambios en la operativa de los mismos.

De esa primera experiencia, la historia u origen de las “Smart Cities” está marcada por altibajos hasta que, entrado el siglo XXI, apareció el concepto de Ciudad Inteligente como un proyecto de futuro para las ciudades creado por la empresa IBM, a la que después se le han ido uniendo otras empresas como la estadounidense Cisco.

Si nos adentramos en la definición del concepto “Smart City” también podemos ver una clara evolución desde un primer concepto centrado en la eficiencia energética, impacto ambiental y cambio climático, a una visión más amplia en la que se han incorporado nuevos objetivos centrados en aumentar la competitividad económica, mejorar la calidad de vida, desarrollar nuevos modelos administrativos, tener presente la seguridad ciudadana y aplicar los avances tecnológicos como una parte activa del mismo.

De esta forma, podemos tomar como referencia la definición aportada por AENOR que nos indica que una “ciudad inteligente es la visión holística de una ciudad que aplica las TIC para la mejora de la calidad de vida y la accesibilidad de sus habitantes, y asegura un desarrollo sostenible económico, social y ambiental en mejora permanente”.

Smart City y Normas ISO-UNE: compañeros de viaje.

No podemos pensar en las “Smart Cities” sin tener presente a su compañero inseparable de viaje: las normas o sistemas de gestión.

Estas, aunque menos visibles y no tan llamativas, ocupan un lugar relevante al aportar, en muchos de los casos, una guía o un marco de actuación para los distintos campos que se encuentran englobados dentro del términos de Ciudad Inteligente como, por ejemplo, redes de servicios públicos, redes de telecomunicaciones, electricidad, redes de agua, open data, redes de acceso y transporte, etc.

Algunas de estas normas, como la UNE-ISO 37120:2015, Desarrollo sostenible en las ciudades. Indicadores para los servicios urbanos y la calidad de vida, “define y establece metodologías para un conjunto de indicadores que guíen y midan el desempeño de los servicios urbanos y la calidad de vida”. Al fin y al cabo, tenemos que tener presente que la base de la “Smart City” se basa en contar con datos relevantes en puntos clave, aportados por los distintos indicadores, que se basan en sensores en muchos de los casos, y que permiten evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos marcados, las tendencias y evolución.

Por otro lado, podemos destacar la Norma UNE 178501:2016, Sistema de gestión de los destinos turísticos inteligentes, de reciente publicación, que “especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de un Destino Turístico Inteligente que considere adecuadamente la innovación, el uso de tecnologías, la accesibilidad universal y la sostenibilidad de dichos sistema”.

Y, por último, una Norma nacida en el seno, al igual que la anterior, del comité AEN/CTN 178, centrada en la gestión eficaz del agua: la Norma UNE 178101-1:2015.

Esta norma se encuentra incluida en la serie UNE 178101 que tiene como objetivo marcar las pautas para “definir métricas aplicables a las redes de los servicios públicos: agua, residuos, energía (electricidad y gas), telecomunicaciones y transporte, para facilitar los mejores servicios a los ciudadanos, a la vez que procurar la máxima eficiencia y una fácil integración en el entorno”. Todos ellos aspectos clave, cuya gestión eficaz de dichos recursos y tratamiento adecuado de los desperdicios es esencial y se encuentra en la base de todas aquellas urbes que deseen englobarse dentro del término “Smart Cities”.

En este artículo apenas he arañado la importancia de la “Smart City” para el futuro y de cómo está cambiando y cambiará el escenario de las urbes en los años venideros, todo ello de la mano de las distintas normas o sistemas de gestión ya publicadas así como todas aquellas que están en proceso y dentro de poco verán la luz.

En próximos artículos, seguiremos hablando de temas más concretos como movilidad, tecnología o sostenibilidad enmarcados en las “Smart Cities”, por lo que, si todavía no estás suscrito al blog te recomiendo que lo hagas para no perderte ninguna novedad.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es/

7 PASOS PARA CERTIFICAR SU SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPLIANCE

Hoy en día, la implantación de un Sistema de Gestión de Compliance en las organizaciones cobra mayor importancia debido a que los mercados son cada vez más competitivos, los entornos cada vez más exigentes e inciertos y se necesitan sistemas que hagan disminuir los riesgos.

Por: Olga Rivas *

Una organización con un Sistema de Gestión de Compliance posiciona su marca frente a sus competidores y reduce los riesgos relacionados, ya que se adquiere un enfoque hacia la gestión, análisis de riesgo y sostenibilidad del negocio, sin perder de vista la mejora continua, lo que crea una cultura de Compliance bajo la norma UNE 19601.

1. Defina el alcance de su Sistema de Gestión de Compliance

Es importante que defina cuál es su objetivo con la implantación de un Sistema de Compliance, por ejemplo, si es reputacional, si pretende mejorar su cotización en los mercados o bien transmitir seguridad a futuros inversores. Esto le ayudara a definir el alcance del Sistema de Gestión, que debe incluir las actividades que tienen más riesgo.

2. Un sistema de gestión “ad hoc”

El Sistema de Gestión puede ser realizado interna o externamente pero siempre es importante que se tenga en cuenta que tiene que ser “ad-hoc” para el negocio y que la persona responsable de la implantación debe conocer la metodología del proceso de certificación.

3. Prepare un Plan para la implantación de su Sistema

El proceso de desarrollo e implementación de su Sistema debe estar debidamente planificado, identificando los procesos que desarrolla la organización, las interacciones y la formación del personal, entre otros.

4. Formar en compliance

El sistema ha de ser propio de la organización y ha de tener el tamaño y formato adecuado a las necesidades de su organización, por lo que es posible que identifique diferentes niveles de formación:

– Empleados expuestos a los riesgos.

– Formación en profundidad para el personal que lleva a cabo el desarrollo, implementación y sobre todo, el mantenimiento.

Como parte de esta competencia, se debe capacitar al personal clave de la organización sobre temas relacionados con el Sistema de Gestión durante el desarrollo del proyecto.

5. Documente su Sistema y cree registros que sean evidencias para demostrar su compromiso con Compliance

La documentación es el soporte de los procesos y permite garantizar la eficacia y repetitividad de los mismos.

6. Pruebe su sistema con una Auditoría interna

Comprobará el cumplimiento de todos los requisitos de la norma y la debida implementación del Sistema de Gestión de Compliance.

7. Auditoría de certificación según UNE 19601

Una vez comprobado que el Sistema de Gestión de Compliance funciona correctamente y se ha implementado de manera íntegra, su organismo de certificación independiente Lloyd’s Register llevará a cabo el proceso de certificación. Verificado el cumplimiento de todos los requisitos de la norma, se emitirá la certificación UNE 19601.

* Olga Rivas, Directora Técnica y Representante Legal de Lloyd´s Register Quality Assurance Ltd.

Tomado de: http://lawyerpress.com