CÓMO SER CONSULTOR ISO 9001 – 7 PASOS PARA LOGRARLO

“Como ser consultor iso 9001”, esa es la búsqueda que hice en Google en el año 2014 cuando estaba buscando la forma para convertirme en un consultor iso 9001.

A día de hoy 17 de septiembre de 2020 sigue sin haber ninguna guía clara en internet para ayudar a las personas a ser un consultor iso 9001.

Existe mucha información acerca de lo que es iso 9001 pero no los pasos para convertirte en un consultor de éxito.

Este artículo lo estoy escribiendo después de haberme dedicado a la consultoría iso 9001 durante 7 años y haber ayudado a 51 empresas a implementar iso 9001.

En este artículo te voy a detallar los pasos que yo haría hoy en día para llegar a ser un consultor iso 9001.

Así que si lo que estás buscando es una guía completa que te enumere los pasos para como ser consultor iso 9001 no dejes de leer el artículo completo.

Si sigues estos 7 pasos y conseguirás convertirte en un consultor iso 9001.

Paso 1: Identificación del mercado que vas a ayudar como consultor iso 9001

Es siempre lo primero, identificar qué clientes podrás ayudar tu como consultor iso 9001.

Si te interesa el mundo de la consultoría iso 9001 te habrás dado cuenta de que tu mercado está centrado en las empresas.

Puedes encontrarte algunos profesionales freelances con pocos empleados y que también necesiten de un consultor para ayudarles a implementar iso 9001, pero no será lo habitual.

Dentro de todo ese mercado te podrás encontrar con múltiples actividades:

Instalaciones eléctricas, térmicas.

Comercializadoras de productos de alimentación y bienes de consumo.

Fabricación de productos.

Transporte de mercancías y personas.

Promoción y construcción inmobiliaria.

Despachos de ingeniería, consultoría, abogados, asesorías contables.

Y un largo etcétera que componen el mercado de empresas que pueden solicitarte servicio a ti como consultor iso 9001.

Debes tener claro que debes de adaptarte a la actividad del cliente y saber estudiar sus procesos para entender bien qué hacen y cómo lo hacen para luego saber cómo puedes ayudar a esa empresa a cumplir con los requisitos de la norma iso 9001.

La clave para esto es tener la formación y capacitación adecuada y así ninguna actividad o empresa se te complicará porque los procesos lo son todo.

Si sabes estudiar procesos tendrás mucho camino andado.

También te ayudará los estudios de grado que hayas realizado y tu formación complementaria o estudios post grado.

Paso 2: Formación en ISO 9001

La formación y conocimientos que tengas en ISO 9001 es una parte fundamental si estás buscando como ser consultor iso 9001.

Saber qué es iso 9001 y conocer esta norma en profundidad te dará tranquilidad y mucha confianza.

Te dará igual la empresa que llame a tu puerta para preguntarte si puedes ayudarla tu como consultor iso 9001 porque tú eres un experto en esta norma.

Estos conocimientos puede que los hayas adquirido con la experiencia después de haber superado muchas auditorías externas iso 9001 dentro de tu organización.

Pero si no es así yo te recomiendo que realices un curso iso 9001 para que puedas adquirir unos conocimientos sólidos acerca de esta norma y aprendas el cómo se implementa en las organizaciones.

Paso 3: Creación de tu marca personal o nombre comercial como consultor iso 9001

Tienes que darle identidad a tu negocio.

En este momento en que ya conoces el tipo de empresas que puedes ayudar y conoces la norma iso 9001 en profundidad, debes de crear tu propia marca comercial.

¿Cómo te vas a llamar?

En mis inicios yo tenía claro que no quería utilizar mi nombre y apellido como marca personal sino que prefería tener un nombre comercial.

Así que hice una mezcla de ambas cosas y salió IVE Consultores

I = Iván.

VE = Vega, mi segundo apellido.

Un consejo que te doy es que una vez elijas un nombre que te gusta, haz una búsqueda en Google para averiguar si hay otra marca comercial parecida a la tuya y así no crear un posible conflicto o confusión entre el mercado.

Otro gran consejo, o incluso necesidad diría yo, es que una vez que elijas definitivamente tu nombre comercial es que lo registres para que no tengas problemas legales con el nombre de tu marca.

Si estás en España puedes hacer este trámite online desde La Oficina de Patentes y Marcas

Si estás fuera de España, busca para tu país cómo registrar una marca en internet y seguro que te aparecerá algún organismo público o privado que te ayudará a realizar este trámite.

Paso 4: Creación de tu página web como consultor iso 9001

Gráficamente esto es lo que deberías hacer:

Compra del dominio

Elección de la extensión de dominio

El siguiente paso en tu proceso sobre como ser consultor iso 9001 es comprar un dominio para poder tener una página web y con ello tu carta de presentación online.

Este dominio deberías de relacionarlo con tu nombre comercial.

En cuento a las extensiones de dominio yo me decidí por un .com ya que es la extensión de dominio más usado a nivel internacional.

Pero también compré la extensión de dominio .es ya que es la extensión de dominio que está relacionada con España.

Yo te recomendaría que hicieses lo mismo.

Compra una extensión de dominio .com y luego la extensión de dominio relacionada con tu país y solicita a tu proveedor de hosting que realice una redirección al .com

Elección del proveedor de hosting

Existen muchas empresas que ofrecen servicios de hosting para adquirir dominios y alojarlos en sus servidores.

Elige el que tú creas conveniente entre todos los que existen y el que te inspire más confianza.

Yo te recomiendo que te asegures que esa empresa tenga la suficiente estructura como para tener un equipo de personas y que te ofrezcan un servicio de atención al cliente mediante diferentes canales de comunicación:

Llamadas telefónicas

Formularios de contacto

Pregúntales dónde se encuentran ubicados sus servidores para que sepas en qué país tiene ubicados estás máquinas y así sepas en dónde se está alojando tu web.

Asegúrate también de que tienen redundados sus servidores en otros lugares físicos por si en algún momento se produce una avería o caída de su centro de datos principal y por lo tanto puedan levantar el servicio en otro centro de datos.

Con esto evitarás que ante una caída del servicio, tu página web se quede inoperativa.

Hoy en día la gran mayoría de los proveedores de hosting ofrecen unos buenos acuerdos SLA de nivel de servicio para asegurarte la continuidad de acceso y disponibilidad de tu página web.

Creación de la estructura y diseño de tu página web

Estructura de tu web

La creación de tu página web es un paso importantísimo y más aún hoy en día ya que llegamos a cualquier parte del mundo a través de internet con tan solo un par de clics.

Tu página web es tu carta de presentación online.

Si esta carta de presentación no inspira confianza, tus potenciales clientes no te escribirán y no se pondrán en contacto contigo para que les prestes tu servicio como consultor iso 9001.

Entonces la pregunta que igual te estás haciendo es, ¿y qué tengo que hacer para crear una página web atractiva y que inspire confianza?

Lo primero es crear una estructura lógica dentro de tu página web:

• Inicio
• Quienes somos o Acerca de
• Servicios
• Blog
• Contacto

Página de inicio

Esta página es importante ya que será la página que visiten muchas personas, junto con la página de “quienes somos / acerca de”, para informarse de quién está detrás de la consultoría iso 9001 que estás ofreciendo al mercado.

En esta página deberás de detallar en términos generales que es lo que haces, a quién te diriges, qué problema o necesidad resuelves y cómo lo resuelves.

Ten en cuenta que la media de permanencia de un usuario (tu cliente potencial) en una página web es de 1 minuto.

Y además el tiempo medio en el que los usuarios deciden si se quedan o abandonan inmediatamente la página es mucho menor.

Un estudio publicado por Time y realizada por Microsoft asegura que la mayoría de los usuarios pierden la concentración a los 8 segundos de haber aterrizado en una página web.

Por lo tanto, deberás ganarte la atención de un usuario en 8 segundos.

Y luego con 1 minuto más de lectura en cualquier de tus páginas deberás de haberle dejado a tu prospecto suficiente información como para generarle confianza y que te solicite más información o una petición de presupuesto/cotización.
Quienes somos o acerca de

Como te comenté, junto con la página de inicio, esta será una página que probablemente visiten mucho las personas que quieran conocer quién está detrás de la consultoría que prestas.

En esta página explica:
Quien eres tú.
La educación y conocimientos que tienes acerca de la norma ISO 9001 (si tienes certificaciones de competencias adquiridas mejor).
La experiencia que tienes.
Invitar al usuario a que conozca los servicios que prestas.

A medida que vayas teniendo tus primeros clientes, en esta página podrás incluir algún testimonio de clientes a los que ya hayas ayudado y así demostrar el grado de satisfacción de las empresas a las que has asesorado.
Servicios

En esta página deberás de explicar qué haces y cómo lo haces para solucionar los problemas o necesidades que tienen tus clientes.

Empieza esta página con alguna pregunta o frase que llame la atención del usuario porque así podrás ganarte la atención de esa persona durante al menos 1 minuto y puede leer el resto de la página.

En esta página tienes que generar la suficiente confianza para que la persona te escriba para solicitar tu ayuda para implementar iso 9001 en su organización.

A lo largo de esta página deberás de establecer “una llamada o varias llamadas a la acción” para que ese usuario con tan solo un clic ya esté dentro de un formulario de contacto o delante de una dirección de correo electrónico para escribirte solicitándote ayuda.
Blog

Estamos en la era de la comunicación digital así que es imprescindible que tengas un blog en el que periódicamente escribas artículos para compartir parte de tus conocimientos.

Si haces esto ganarás:
Confianza y autoridad entre tus lectores: los usuarios te verán como una persona referente que conoce sobre la materia con la que trabaja.
Visibilidad y tráfico en internet: escribir en un blog te ofrece la posibilidad de que Google te posicione artículos que escribas y que estén asociados a ciertas palabras clave que tus prospectos buscan.
Mayores posibilidades de ofertar: entre más personas te lean y te vean en internet más conocida se hará tu marca y más probabilidades tendrás de ofertar tus servicios a los demás.
Contacto

En esta página simplemente debes de proporcionar tus vías de comunicación para que tus clientes potenciales se pongan en contacto contigo:
Correo electrónico.
Formulario de contacto.
Teléfono.
Dirección (si tienes una oficina física).
Diseño y desarrollo de tu web

Lo más fácil y rápido es contratar a un profesional independiente o una empresa para que sea este profesional quien se encargue de este trabajo.

Pero puedo entender que cuando estás creando un nuevo negocio los recursos económicos son escasos.

Dado que la gran mayoría de las páginas webs de hoy en día están hechas con wordpress (un sistema de gestión de contenidos) existen algunos cursos que te enseñan a crearte tu propia web con un resultado muy bueno.

Paso 5: Creación de tu solución – tu oferta para ayudar a tus clientes – Creación de tu oferta

Crear una oferta atractiva es la parte final del embudo que habrán seguido tus prospectos (habrán visitado tu web, les habrá generado confianza y te habrán escrito para que les ayudes).

En esta fase deberás de asegurarte de que el problema o necesidad que tiene la persona, tú serás capaz de resolverlo antes de ponerte a elaborar una oferta para ellos.

Si con la información que te han facilitado por el formulario de contacto o por correo electrónico no es suficiente, solicítale más información ya bien se mediante email nuevamente, mediante llamada telefónica o por videoconferencia.

Muchas veces las empresas no saben bien lo que necesitan o cómo necesitan ayuda.

Asegúrate de que tú podrás ayudar a esa empresa para que durante el proceso de la entrega del servicio no te sientas perdido o sin saber cómo actuar.

Una vez que sepas que sí puedes ayudar a esa empresa deberás crear una oferta formal personalizada con los datos del cliente en el que indiques cómo se va a entregar el servicio y cómo vas a ayudarles.

Crea para ello un modelo de oferta y así puedas ir más rápido el momento en que te toque personalizar cada oferta a cada cliente.
Presentación de tu oferta

Esta parte es muy importante ya que es la fase final de tu proceso comercial.

Cuando presentas la oferta el cliente tendrá que decidir qué va a hacer: si te compra o no.

Es importante que presentes la oferta.

Y cuando digo que presentes la oferta es que hagas precisamente eso, presentarla.

No la envíes por correo electrónico sin antes presentársela a tu prospecto.

Porque si lo haces, y se la envías por email si habérsela presentado, el prospecto se irá directamente al precio y casi ni leerá tu metodología de trabajo y cómo has estructurado la entrega del servicio de consultoría iso 9001.

Paso 6: Creación de tus procesos – Pasos que deberás dar desde el contacto inicial con el prospecto hasta entregar tu solución –

Esta parte será el “core” de tu negocio.

Aquí es dónde tienes que ser bueno, muy bueno.

Tienes que tener un método para entregar el servicio de consultoría siguiendo siempre los mismos pasos y mejorándolos con el tiempo.

Tienes que predicar con el ejemplo.

Estás entregando un servicio de consultoría iso 9001, que está basado en calidad, por lo tanto la entrega de tu servicio debe estar impregnada de calidad.

Para ello tienes que tener en cuenta y cuidar mucho:
Los formatos de los entregables a tu cliente.
La comunicación que tienes con tu cliente: háblale sin muchos tecnicismos y si los utilizas, explícales de forma sencilla qué significan.
El seguimiento del proyecto y el cumplimiento de los plazos de entrega.
La formación o capacitación que puedas entregarle.

Paso 7: Publicidad y promoción de ventas

Ya tienes todos los ingredientes en tu proceso de transformación profesional con el objetivo de como ser consultor iso 9001.

Ahora lo que te falta son los clientes.

Y para tener clientes necesitas gasolina en tu negocio y así empiece a arrancar.

Sin gasolina, al igual que un coche, tu negocio tampoco arrancará.

¿Y qué representa la gasolina en tu consultoría iso 9001?

Pues el ser conocido, el ser visible en el mercado.

Te aseguro que puedes ser el consultor iso 9001 que mejor conocimientos tiene y el que tiene la mejor solución preparada, pero como nadie sepa que existes no vas a vender absolutamente nada.

Y no vas a vender, no porque no seas bueno ni porque tu solución no sea buena.
No vas a vender porque la gente no sabe que tú existes.

Ganar visibilidad y ser reconocido en el mercado lo puedes conseguir de varias formas:

Mediante el boca a oreja.
A través de Redes sociales.
Trabajando el posicionamiento orgánico de tu web e internet.
Por medio de la publicidad.

Todos estos canales funcionan pero, por norma general, en todos los casos el proceso es lento.

Excepto en uno de ellos: La Publicidad.

Con publicidad consigues de una manera rapidísima que posibles clientes comiencen a visitar tus redes sociales y tu página web.

Así que es la forma más eficiente de avanzar en tu proceso sobre como ser consultor iso 9001 en tus fases iniciales.

Bueno, esto es todo lo que quería contarte acerca de como ser consultor iso 9001.

¿Te gustaría aprender más y con todo detalle el cómo debes de llevar a cabo cada uno de estos pasos?

Estoy creando un curso muy potente y completo para enseñar a las personas a como ser consultores iso 9001.

En esta formación quiero enseñarte una profesión que te servirá para ganarte la vida y te pueda servir de trampolín para luego comenzar a trabajar con otras normas ISO (tal y como me ha pasado a mí).

Si te interesa que te mantenga informado de este curso cuando lo lance al mercado y disfrutar de un precio promocional haz clic aquí y registrarte en mi lista prioritaria del lanzamiento de este curso.

Si quieres aprender esta profesión con mucho futuro te garantizo que este curso que estoy diseñando te interesará.

Foto: lluvia de ideas equipos compañeros
Fuente fotografía: Freepik
Fuente bibliográfica: https://time.com/3858309/attention-spans-goldfish/

Tomado de: https://iveconsultores.com/

GESTIÓN DE RIESGOS ESTRATÉGICOS EN LA ORGANIZACIÓN. CÓMO MANTENER LA ESTRATEGIA EN EL TIEMPO

La gestión de riesgos estratégicos es el proceso de identificar, evaluar y gestionar los riesgos que pueden afectar directamente a la correcta evolución del planteamiento estratégico de la organización

Es importante entender que la gestión de riesgos estratégicos es diferente de la gestión de riesgos empresariales, que es un concepto más amplio que implica todo tipo de riesgos, no sólo los relacionados con la estrategia.

La gestión del riesgo estratégico es un subconjunto de la gestión del riesgo empresarial que se centra en los riesgos relacionados con la estrategia de la organización. Te ayuda a comprender qué riesgos pueden estar afectando a tu capacidad para ejecutar la estrategia, y cómo pueden mitigarse o eliminarse esos riesgos.

La gestión estratégica de riesgos empresariales te ayuda a priorizar los riesgos a los que se enfrenta la organización, en función de su impacto en la estrategia a largo plazo de la organización. También te ayuda a desarrollar estrategias para gestionar esos riesgos, y a realizar cambios si es necesario.

¿Cómo gestionar los riesgos estratégicos?

Una buena manera de pensar en la gestión de riesgos estratégicos es como jugar al ajedrez: hay que pensar en varias jugadas por adelantado antes de tomar cualquier decisión, porque una jugada puede llevar a otra, y luego a otra, y luego a otra. Y cada movimiento puede tener un impacto significativo en la capacidad de tu organización para alcanzar sus objetivos.

El primer paso es identificar todas las diferentes formas en que una amenaza podría afectar a la organización y a sus partes interesadas, y luego priorizar esos riesgos en función de su probabilidad, gravedad y plazo.

Una vez que tengas identificados los riesgos estratégicos, es necesario evaluarlos utilizando las distintas metodologías de evaluación de riesgos que existen, siempre soportadas por datos contrastados y expertos en diversas materias que aporten más puntos de vista.

Estas herramientas le permiten identificar la probabilidad de que se produzca cada riesgo, el impacto que tendrá en tu empresa si se produce y cuánto dinero costará si se produce (o el ahorro de costes si no se produce). También te permiten priorizar cada riesgo en función de su probabilidad de ocurrencia y de su impacto en la empresa si se produce.

Una vez que haya identificado los riesgos más importantes y están clasificados según su gravedad y probabilidad, puedes empezar a tomar acción y establecer las medidas, planes de acción y planes de contingencia necesarios para mitigar el riesgo en lo que respecta al impacto o la probabilidad.

Algo esencial será la monitorización de estos riesgos, que se hace imprescindible para que un cambio rápido en el mercado, la entrada de un nuevo competidor o cambios normativos en cualquiera de los países en los que esté presente la marca pueda tener una rápida respuesta y minimizar los posibles impactos.

Software para la gestión de riesgos estratégicos.

El empleo de un software de gestión de riesgos estratégicos te ayuda a identificar y gestionar los riesgos estratégicos con el objetivo de alcanzar los objetivos empresariales. 

Esto permitirá no solo mantener el foco en aquello que puede afectar a la estrategia de forma externa, también te permitirá monitoriza que factores de riesgo internos pudieran causar un perjuicio en la estrategia a largo plazo y con ello controlar todo el conjunto de riesgos, desde el estratégico hasta el operativo.

Desde aquí nos preocupamos por hacer más eficientes y sostenibles a organizaciones de todo el mundo mediante la transformación digital, el empleo de las buenas prácticas detectadas durante nuestra experiencia y las nuevas tecnologías que permiten adelantarse a los acontecimientos.

Gracias al software de gestión de riesgos estratégicos conseguirás:

• Adelantarte a los riesgos que pueden impedirte alcanzar los objetivos.
• Contar con la información necesaria para la toma de decisiones en tiempo y forma.
• Disminuir el nivel de exposición al riesgo y contar con una visión global del contexto, oportunidades y riesgos.
• Mejorar la comunicación haciendo partícipe a cada interesado acerca de sus riesgos en actividades y procesos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

4 ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA APLICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS

La Gestión de Riesgos es, a día de hoy, uno de los puntos de preocupación más comunes que las empresas, sean grandes o pequeñas, tienen.

Es posible que ya todos conozcan la definición de riesgo como “un evento o condición incierta que, si sucede puede tener un efecto negativo o positivo en los objetivos del proyecto”.

Así es, un riesgo también puede tener un impacto positivo, ya que puede ser un foco de nuevas oportunidades.

La norma ISO 31000 de Gestión de Riesgos ofrece las directrices y principios necesarios para poder gestionar el riesgo en las organizaciones, por lo que es una de las normas más consideradas por las empresas y de mayor demanda en capacitación.

No obstante, este artículo no versará sobre esta norma, sino sobre los aspectos más fundamentales de la Gestión de Riesgos en cuanto a los proyectos.

Si quiere conocer más sobre la norma ISO 31000 y los beneficios de implementarla, puede leer nuestro artículo, haciendo clic aquí.

Igualmente, a la hora de afrontar los riesgos, nos podemos encontrar con dos situaciones:

• Una, que se origine un riesgo residual tras la implementación de las medidas para mitigarlo.
• Dos, que tras implementar las medidas y corregir el riesgo, ese produce un riesgo secundario, como consecuencia de dichas medidas.

Procesos de la Gestión de Riesgos en Dirección de proyectos

Los procesos considerados para realizar la Gestión de Riesgos de los proyectos, tienen lugar dentro de los grupos de procesos existentes dentro de la Dirección de proyectos.

Grupo de procesos de la planificación

Encontramos los siguientes:

• Planificación de la Gestión de Riesgos: aquí deben definirse cómo se han de llevar a cabo las actividades de Gestión de Riesgos para un proyecto.
• Identificación de riesgos: como bien indica, se identifican los riesgos individuales del proyecto, las fuentes que los ocasionan y se dejan documentadas sus características.
• Análisis cualitativo de riesgos: se evalúan asignándoles una probabilidad de ocurrencia y de impacto, principalmente. De esta manera, se establece la prioridad de acción para cada uno de los riesgos individuales.
• Análisis cuantitativo de riesgos: debe analizarse numéricamente el efecto combinado de los riesgos identificados para el proyecto, así como otras posibles fuentes de incertidumbre sobre los objetivos generales inherentes al proyecto.
• Planificación de la respuesta ante los riesgos: generar estrategias y opciones para abordar los riesgos y sus consecuencias, tanto en el proyecto en general, como para cada uno de los riesgos individuales identificados.

Grupo de procesos de ejecución

Aquí, se encuentra relacionado la implementación de la respuesta ante los riesgos. En este caso, se trata de implementar la planificación realizada para abordar los riesgos.

Grupo de procesos de monitoreo de los riesgos

Para el monitoreo de riesgos, consiste en el seguimiento y control de la implementación de la planificación establecida para abordar los riesgos.

De esta manera, también se podrán identificar nuevos riesgos y así evaluar la efectividad de las medidas indicadas en la planificación.

Un riesgo también puede tener un impacto positivo…

4 aspectos fundamentales para aplicar la Gestión de Riesgos en proyectos

Finalmente, vamos a comentar cuatro aspectos que se consideran esenciales a la hora de aplicar la Gestión de Riesgos en un proyecto.

Como ya mencionamos anteriormente, todos estos aspectos están relacionados con los grupos de procesos existentes dentro de la Dirección de Proyectos.

Estos 4 aspectos son:

• Tamaño del proyecto: se plantean cuestiones tales como, cuál es el enfoque de la gestión del riesgo del proyecto respecto al tamaño del equipo, presupuesto, duración o alcance, o si puede justificarse la simplificación del proceso de gestión de riesgos.
• Complejidad del proyecto: se tiene que determinar si los niveles de innovación, tecnología, acuerdos comerciales o interfaces que hacen que aumente la complejidad del propio proyecto, precisan un enfoque más sólido en la gestión de riesgos.

O lo contraria, si es lo suficientemente sencillo como para realizar un proceso de gestión del riesgo más reducido.

• Importancia del proyecto: establecer la importancia del proyecto desde el punto de vista de la estrategia de la empresa. Para ello, se debe tener en cuenta si va a generar oportunidades de importancia o si aborda bloqueos organizacionales o si se vincula a innovaciones en los productos.
• Enfoque de desarrollo: considerar si se trata de un proyecto en cascada, donde los riesgos pueden seguirse secuencialmente, o su es de enfoque ágil, y debe abordarse al principio de cada interacción y durante la propia ejecución.

Tomado de: https://www.isotools.org/

EL TALENTO NUNCA ES SUFICIENTE (MAXWELL)

En el año 2007, vio la luz “El Talento Nunca es Suficiente” un libro de John C. Maxwell* que nos ofrece una visión en relación a la existencia de personas que logran desarrollar todo su potencial frente a aquellas que a pesar de tener lo que consideramos “talento” se quedan en el camino. 

A continuación presento un resumen con las 13 “lecciones”.

Creer (eleva tu talento)

Puede ser considerada una de las principales limitaciones en el desarrollo de nuestras capacidades. La falta de confianza en nuestras posibilidades conlleva a no efectuar el trabajo de un modo correcto y genera sospecha tanto en uno mismo como en los que nos rodean. La creencia en nuestras posibilidades es una condición imprescindible.

Pasión (estímulo del talento)

Trabajar en algo que nos gusta o desarrollar actividades en las que ponemos todo nuestro interés constituye un factor determinante para explorar e ir más allá invirtiendo todo el tiempo necesario en mejorar. La pasión constituye un “arma” para resistir la adversidad que siempre acaba apareciendo en cada actividad y es un aliciente para la superación de obstáculos.

La iniciativa (activación del talento)

Este punto se basa, según Maxwell, en hacer siempre lo correcto sin que nos lo digan. Esto supone un gran paso para el éxito. El liderar y ser, en muchas ocasiones, el que marca el camino supone la apertura de posibilidades y opciones que el resto de personas apenas vislumbran. La pasividad está totalmente reñida con el desarrollo del talento.

El enfoque (dirección del talento)

El intentar abarcar múltiples actividades supone una “merma” de energía y atención lo que dificulta el desarrollo de nuestros talentos naturales. La eficacia y la mejora continua precisa de estar centrados y enfocarnos. Desde este punto debemos siempre desafiar las excusas que pueden surgir y poner nuestro foco en el desarrollo de nuestros puntos fuertes y en la búsqueda de resultados.

La preparación (posiciona el talento)

La propia definición de Maxwell delimita la preparación como mejora de nuestra posición de modo que podamos anticipar eventos que pueden ocurrir en el futuro. Este punto supone un valor en alza como consecuencia de los cambios que están ocurriendo en los últimos años. Bajo esta premisa el futuro comienza en el presente y nuestra formación y adquisición de capacidades se consideran un proceso de evolución.

La práctica (afina el talento)

La práctica “marca la frontera” de nuestro talento, éste nunca puede ir un paso más allá. El trabajo de nuestra habilidad la “afina” y mejora continuamente suponiendo retos que debemos superar y que van enriqueciendo nuestro desarrollo. En este punto Maxwell marca la relevancia de “un poco más”, intentando “añadir” o ir un poco más lejos cada vez desafiándonos a nosotros mismos.

La perseverancia (sostiene el talento)

Constituye un “ingrediente” fundamental en el desarrollo de nuestro talento, pues las opciones de “rendirnos en el camino” son múltiples como consecuencia de los problemas y obstáculos que nos iremos encontrando. El éxito es enemigo de la rendición y debemos evitar: tener un estilo de vida vacilante, creer que la vida es fácil, creer que el éxito es un destino, carecer de visión y no tener resistencia.

El valor (como prueba del talento)

Este aspecto “entra de lleno” en los profundo de nuestro modo de actuar: nuestros principios y valores, que serán, con toda seguridad, sometidos a prueba durante el desarrollo de nuestro talento. Para evolucionar tendremos que salir de “nuestra zona de confort” y enfrentarnos a situaciones nuevas y/o cambiantes y para ello necesitaremos valor.

La disposición de aprender (ampliación del talento)

Este punto vendría a ser como la “gasolina” de nuestro talento. Si no continuamos nuestro proceso continuo de aprendizaje, de estudio y de desafío de nuestros límites simplemente quedamos “estancados” frenando el desarrollo (y las posibilidades) de nuestro talento.

El carácter (protección del talento)

Aquí Maxwell “contribuye con el escudo” que protege nuestro talento. Tal y como comenta el autor “la ausencia de un carácter firme con el tiempo arruina el talento ¿Por qué? Porque las personas no pueden escalar más allá de las limitaciones del carácter”. Bajo esta premisa nuestro carácter marcará el límite y la máxima posibilidad de nuestro talento. Este punto nos ayuda a “evitar los atajos” y a creernos superiores entre otras cuestiones. La integridad se convierte en una necesidad para proteger nuestro talento.

Las relaciones (como influencia del talento)

El ambiente en el que nos “movemos” infiere directamente en el correcto desarrollo de nuestro talento. Necesitamos incrementar las relaciones que “refuercen” o ayuden a desarrollar nuestro potencial así como minimizar aquellas que nos llevan en el sentido opuesto. El primer tipo nos “empujan” hacia el éxito y el segundo son como lastres que nos ralentizan e impiden avanzar.

La responsabilidad (fortalece el talento)

Según el autor la responsabilidad es el ingrediente principal del éxito al desplegar una reputación fuerte e incrementar nuestras capacidades que a su vez elevan las oportunidades que se nos presentan llevándonos a mayores responsabilidades por lo cual nuestro talento se desarrolla y crece.

El trabajo en equipo (como multiplicador del talento)

Último “punto de valor” de Maxwell en relación al talento como muestra de evolución de hacer del talento de algo grande a algo extraordinario. El autor “baraja” la premisa de que el trabajo en equipo divide el esfuerzo y multiplica el talento generando un “añadido de valor” hacia otras personas con el impacto correspondiente.

Bajo estos trece principios se pueden desarrollar capacidades particulares para lograr el éxito partiendo del cambio a nivel personal. Resumiendo y tal y como comenta Maxwell uno puede tener talento y aún así no lograr todo su potencial o puede tener un talento extra y realmente sobresalir.

“Si el talento fuera suficientes, entonces ¿por qué conocemos a personas talentosas que no son exitosa?”

*John C. Maxwell, escritor y conferencista estadounidense (s. XX-XXI), experto en liderazgo.

Autor. J Daniel Blanco.

Tomado de: https://dbcalidad.blogspot.com/

LAS 9Ms DE LA CALIDAD SEGÚN ARMAND FEIGENBAUM

Armand V. Feigenbaum* situó sus “9Ms” dentro de la sistemática de Control Total de la Calidad. Para él el control de la calidad se constituye por un sistema efectivo que integra los esfuerzos de desarrollo, mantenimiento y mejora que los diferentes componentes de una empresa efectúan con el objetivo de situar en el mercado un servicio o producto con el menor coste posible y que cubra las necesidades del cliente.

Feigenbaum determinó que la calidad productos y servicios venía delimitada por nueve áreas básicas a las que la organización debe prestar atención:

Los mercados (markets). Los productos o servicios existentes así como la evolución de los mismos en el futuro cercano “marca”, y más en un ambiente globalizado, nuestros propios procesos de trabajo de cara delimitar nuestra propuesta de valor hacia el cliente. Por otro lado la continua “salida” de productos o servicios nuevos al mercado, condicionados por nuevos materiales, nuevas tecnologías, etc., nos obliga a estar pendientes de tendencias o modas con el objeto de “continuar en la brecha”. En este punto la evolución de los gustos y las necesidades de los clientes se constituye en un factor muy relevante a tener en cuenta.

El dinero (money). Aspecto relativo al beneficio que la organización obtiene con su producto o servicio. En los últimos años dichos márgenes cada vez descienden más, por lo que las actuaciones de mejora tienen que ir “encauzadas” a la reducción de desviaciones y optimización de operaciones de modo que la empresa evite los llamados “costes de reproceso” y pérdidas de rentabilidad por ineficiencias operativas. La “búsqueda” del camino más rentable para prestar un servicio o fabricar un producto se ha convertido en los últimos años en el “Santo Grial” de las entidades.

La gestión (management). La calidad es responsabilidad de toda la organización. Todos sus integrantes deben participar de ella y ser conscientes de sus responsabilidades y beneficio. Tanto la forma de trabajo y la gestión de las diversas operaciones deben estar marcados por los principios de la gestión de la calidad. Desde las ofertas que se efectúan al cliente de modo que queden cubiertos todos sus requerimientos así como la normativa de aplicación, hasta la dinámica de entrega en tiempo y forma al cliente pasando por todas las etapas de diseño del producto o servicio así como su correcta fabricación o ejecución, debe considerar el punto de vista y las necesidades del cliente.

Los hombres (men). Actualizado el término a lo que actualmente consideramos los recursos humanos de la empresa. Su formación y capacitación se está convirtiendo, en los últimos años, en un factor clave para la detección, como parte interesadas, e implementación de acciones de mejora. La gestión del personal está, en los últimos años, en proceso de cambio en las organizaciones, muchos trabajadores comienzan a ser conscientes de su valía y demandan a sus dirigentes una mayor participación y autonomía en el desarrollo de sus tareas.

La motivación (motivation). Factor considerado más allá de la recompensa económica y “ligado” al punto precedente. El personal necesita “sentir” el liderazgo de sus responsables y “conocer” que su trabajo es un pilar fundamental para la consecución de los objetivos estratégicos de la entidad. En relación a este punto la elevación de la formación en relación a diversos aspectos relacionados con la calidad y actuaciones de concienciación, es un aspecto que muchas organizaciones están incluyendo dentro de sus programas formativas para el “empuje” de la cultura de la calidad.

Los materiales (materials). Su calidad es un elemento clave en cualquier cadena de suministro. Llevado a colaboraciones o subcontrataciones el correcto trabajo efectuado por personal en nuestro nombre marca un factor de distinción en nuestro trabajo. Suministros con retrasos o mala calidad se trasladan posteriormente a nuestros procesos de trabajo elevando el coste de las desviaciones de proceso y provocando en muchas ocasiones reclamaciones de clientes y pérdida de la imagen empresarial. Por otro lado su optimización es clave para nuestra “rentabilidad” en el mercado. La gestión y evaluación periódica de los proveedores estratégicos de la organización se está convirtiendo en un elemento esencial dentro de los actuales Sistemas de Gestión de Calidad.

Las máquinas y mecanización (machines and mechanization). Entramos en el punto de la gestión dela infraestructura de las empresas. La correcta realización de los mantenimientos preventivos y el cuidado del buen estado de nuestra infraestructura es un aspecto determinante para garantizar la calidad de nuestros productos y/o servicios. Por otro lado las innovaciones tecnológicas nos demandan estar al día de mejoras o cambios que pueden ir beneficiando y optimizando tanto procesos como actividades de trabajo. En los últimos años está ganando terreno el llamado “mantenimiento predictivo” que conlleva una extrapolación del futuro de la infraestructura atendiendo a su dinámica de mantenimiento y ciclo de vida.

Los métodos modernos de información (modern information methods). Feigenbaum lo consideró un elemento clave en su momento, cuando apenas despuntaba este factor. En la actualidad y debido a los avances tecnológicos tanto los procesos operativos como los de soporte precisan, en mayor o menor grado, de aplicaciones o programas informáticos que garantizar el acceso a la información y muchas de las tareas productivas. Por otro lado la “revolución” de las comunicaciones ha sido clave para el intercambio de información, control de la documentación y la agilización de muchos de los procesos de trabajo. En este punto la mayoría de los Sistemas de Gestión de Calidad han evolucionado desde el formato papel a su gestión digital.

Los llamados requisitos de soporte de los productos (mounting product requirement). Representa la “atención a los pequeños detalles”. Un servicio post-venta de calidad, gestión personalizada del clientes, empaquetados en consonancia con el producto o servicio, indumentaria de nuestros trabajadores, ambiente de oficina, ambientes o temperaturas controladas en las áreas de trabajo, etc. Todo rodea al producto o servicio y todo es importante.   

Las situaciones de cambio que estamos viviendo y la mayor complejidad en el proceso de gestión de las organizaciones hacen que el control de estas “nueve áreas básicas” en la administración y liderazgo de las organizaciones sean más necesarias que nunca. La vigilancia y control de este conjunto de factores con el fin de mantener a la empresa preparada para el desarrollo de su actividad con eficacia se ha convertido en un factor determinante para mantener la ventaja competitiva que la entidad puede tener.

“La Calidad es, en esencia, un modo de dirigir la organización”.

*Armand V. Feigenbaum. Empresario estadounidense y experto en control de calidad.

Autor. J. Daniel Blanco.

Tomando de: https://dbcalidad.blogspot.com/

¿QUÉ ES GESTIÓN DE MARKETING Y CÓMO LA TECNOLOGÍA PUEDE AYUDARLA?

¿Quieres mejorar el marketing de tu empresa? Lee este artículo y descubre en qué consiste la gestión de marketing y cómo optimizarla con ayuda de la tecnología.

La gestión de marketing es el conjunto de actividades que tienen como objetivo promover un negocio, sus productos y servicios, identificando oportunidades de crecimiento y aprovechándolas para impulsar una empresa.

Así como el mercado y el consumo van cambiando continuamente, el departamento de marketing también tiene que transformarse para alcanzar sus objetivos y satisfacer al consumidor actual.

Por eso, así como es importante estar al tanto de las tendencias del sector, también, se deben conocer cuáles son las herramientas tecnológicas disponibles capaces de contribuir con la gestión de marketing.

Es por ese motivo que, en este artículo, te contamos un poco más sobre la gestión de marketing y cómo puedes optimizar las estrategias del sector con ayuda de la transformación digital. ¡Empecemos!

¿Qué es gestión de marketing?

La gestión de marketing es una serie de procedimientos y acciones que se enfocan en la promoción de una marca, producto o servicio por medio del análisis, la planificación, la ejecución y el acompañamiento de diversas estrategias.

Gracias a la gestión de marketing es posible crear estrategias y flujos de trabajo para lograr cada vez mejores resultados que se reflejarán en el crecimiento de la empresa.

Cabe destacar que la gestión de marketing no se limita a buscar directamente el aumento de las ventas de una organización, sino también a mejorar el reconocimiento de la marca, su posicionamiento, entre otros objetivos que a largo plazo contribuirán con su crecimiento en el mercado.

De esta forma, una buena gestión de marketing ayuda a identificar oportunidades rentables, buscando la satisfacción total del cliente. Así, se puede relacionar este concepto con publicidad, relaciones públicas, atención al cliente, ventas, entre otros.

¿Por qué la gestión de marketing es importante para tu negocio?

La gestión de marketing es extremadamente importante para una empresa porque permite desarrollar las estrategias adecuadas para mejorar las ganancias, aumentar la rentabilidad y mejorar su visibilidad en el mercado, entre otros factores.

Ayuda a introducir nuevos productos o servicios

Al comprender las necesidades del cliente, la gestión de marketing es capaz de mejorar el producto o servicio para satisfacer al consumidor.

De la misma forma, puede encontrar el canal adecuado para llegar hasta los clientes potenciales, optimizando los recursos disponibles con decisiones estratégicas.

Además, ayuda a identificar nuevos nichos de mercado en diversos segmentos relacionados, favoreciendo el crecimiento de la empresa.

Mejora la reputación de una empresa

Todas las acciones de marketing visan mantener una buena imagen de la empresa, por lo que en todo momento se trabaja para construir una sólida reputación, sea directa o indirectamente.

Aumenta las ventas

Gracias a la identificación correcta de las oportunidades, el marketing hace coincidir los beneficios ofrecidos con los deseos del cliente. Así, las posibilidades de que las ventas se concreticen se vuelven cada vez mayores.

Promueve nuevas ideas

La gestión de marketing contribuye con la promoción de nuevas ideas provenientes de los beneficios que una marca, producto o servicio le ofrece al público. De esta forma, puede colaborar con la creación de nuevas tendencias, por ejemplo, y a la vez aumentar su autoridad en el mercado.

Identifica los mejores canales

Hoy en día, hay una gran diversificación de los canales, tanto de promoción como de venta. De este modo, la gestión de marketing es capaz de identificar los mejores canales para alcanzar a su público, contribuyendo con la reducción del costo de ventas y distribución.

¿Qué sustenta a tu equipo de marketing?

Existen algunos elementos de la gestión de marketing que sirven como base para que el equipo pueda hacer un buen trabajo.

Definición de metas

Establecer objetivos realistas, así como crear un cronograma y un plan para alcanzarlos, es fundamental para llegar al éxito. Para esto, lo primero es hacer un análisis para después determinar las metas con base en esos factores.

Investigación de mercado

Toda gestión de marketing debe basarse en una cuidadosa investigación de mercado. Trabajar con base en hipótesis nunca fue ni será una buena idea.

Por eso, es importante entender qué es lo que los consumidores buscan y lo que los motiva a comprar. De esta manera, es posible identificar las mejores oportunidades y prepararse para los desafíos que se pueden encontrar en el camino.

Coordinación

Es esencial contar con un líder que oriente el equipo y alinee el mensaje en todos los canales. Además, debe existir alguien que acompañe la planificación y se encargue de cumplir su desarrollo.

Creación de vínculos

La gestión de marketing debe desarrollar el plan del sector con base en la experiencia del consumidor. Así, es posible construir relaciones sólidas con los clientes y contribuir tanto con su fidelización como con el marketing boca a boca.

Nuevas ideas

Estar abiertos a nuevas ideas es importante para adaptarse a las tendencias cambiantes del mercado. De esta forma, es más fácil identificar nuevas oportunidades o nichos que ayuden a que el negocio crezca.

CRM en la gestión de marketing

¿Qué es CRM?

CRM, Customer Relationship Management, es la Gestión de Relaciones con el Cliente, un proceso que se encarga de administrar la base de clientes y el camino de cada uno de ellos por el embudo de ventas.

Una solución CRM omnicanal permite tener una visión clara de todas las interacciones del cliente con la empresa independientemente del canal que haya utilizado para su contacto. De este modo, es posible entender mejor los datos del lead y utilizarlos para llevarlo hacia la conversión de forma más inteligente.

¿Cuál es el papel crucial de CRM en el marketing?

No cabe dudas de que una solución CRM es una herramienta fundamental para el equipo de ventas. Sin embargo, también tiene un papel esencial en el marketing.

Centraliza la base de datos de los clientes

Una solución CRM te permite centralizar todos los datos de tu público en un mismo lugar, lo que te facilita la identificación de los patrones, por ejemplo. Esta información te muestra cómo interactúa tu público con la empresa y el camino que siguen los leads hasta concluir una compra.

Te permite segmentar al público

Encontrar características en común entre tus leads y clientes para dirigirte a un público específico es muy simple cuando cuentas con una solución CRM. Esto te permite segmentar a tu público y crear campañas específicas para cada grupo.

Facilita la organización de tus contactos

Puedes organizar a tus contactos con diversas herramientas. De esta forma, obtienes más fácilmente la información que necesitas al usar los filtros.

Ayuda a personalizar y optimizar tus campañas

Al tener acceso a los datos, puedes personalizar más fácilmente tus campañas, generando una mayor identificación con el lector.

Te permite integrarlo con otras herramientas

Es posible integrar un software de CRM con otras herramientas. Un ejemplo común es integrarlo a una solución de email marketing, automatizando y optimizando muchos procesos de comunicación y marketing.

Ayuda a entender mejor a tu público

Un software CRM tiene diversos datos sobre el comportamiento y las preferencias de tus clientes y leads, lo que te permite crear estrategias basadas en esta información.

Te permite reciclar lo que funciona

Las campañas exitosas pueden ser replicadas, y esto disminuye los costos del marketing y mejora las conversiones de los leads.

BPM en la gestión de marketing

¿Qué es BPM?

BPM, también conocido como Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio, es la disciplina que engloba un conjunto de prácticas de gestión empresarial con el objetivo de optimizar continuamente los procesos de la organización, tanto dentro como fuera de la empresa.

Para esto, se analizan todos los procesos de forma individual, mientras también se considera todo el ambiente en el que se desarrollan. Así, es posible tener una mayor visibilidad de todo su funcionamiento.

Conoce cuáles son los pasos de BPM.

¿Cómo BPM ayuda al equipo de marketing?

Al automatizar los procesos de marketing con BPM, es más fácil alcanzar los objetivos y se puede mejorar notablemente la gestión del departamento.

Una solución de BPM puede contribuir en diversas tareas del sector, por ejemplo:

• Gestión de las relaciones con los clientes
• Solicitudes y gestión de presupuestos
• Eventos y conferencias
• Gestión de metas empresariales
• Actualizaciones del sitio web
• Creación de contenido
• Gestión de medios sociales
• Y más

Todo esto siempre manteniendo el foco en el panorama general y una visión macro de todos los procesos del departamento de marketing.

ECM en la gestión de marketing

¿Qué es ECM?

ECM, son las siglas de Enterprise Content Management, que en nuestro idioma se refiere a la Gestión de Contenido Empresarial. De forma resumida, podemos definirlo como el conjunto de estrategias que cuenta con la tecnología para administrar, organizar y almacenar los contenidos de una organización.

Entre estos contenidos, podemos considerar los correos electrónicos, contratos, documentos comerciales en general, videos, facturas, hojas de cálculo, imágenes, entre otros.

ECM en el marketing

El departamento de marketing genera una gran variedad de contenidos en diversos formatos. Siendo así, una solución de ECM, sin duda, facilitará el almacenamiento, la organización y el acceso a documentos de todos tipos, evitando horas de mano de obra en la búsqueda de materiales que ni siempre son encontrados.

Así mismo, compartir cualquier contenido resulta más fácil cuando se cuenta con un software ECM. Como la solución permite tener fácil acceso a los diversos documentos del sector, favorece el trabajo en equipo y el intercambio de información.

Una solución ECM también ayuda a reducir los costos operativos del departamento, ya que es posible automatizar algunas tareas que suelen realizarse manualmente. Esto le da más tiempo al equipo de marketing para dedicarse a lo que es realmente importante.

Analytics en la gestión de marketing

¿Qué es Marketing Analytics?

Marketing Analytics es la práctica que tiene como objetivo recopilar y estudiar los datos de las métricas y KPIs del sector.

Esta práctica permite entender mejor diversos datos sobre los resultados que proporcionan las estrategias de marketing para que, de esta forma, se puedan identificar las oportunidades de mejora y optimizar aún más estas estrategias.

Cabe destacar que Marketing Analytics ayuda a basar las decisiones en los datos tomando en cuenta el panorama completo del sector y no solo el canal individual que se está analizando.

¿Cómo Analytics impulsa el marketing?

Marketing Analytics ayuda a definir cuán efectivos están siendo los esfuerzos del departamento y proporciona las herramientas necesarias para un análisis más completo que permita optimizar las campañas futuras o hacer ajustes en las que ya existen.

Veamos algunas de las ventajas que Analytics puede proporcionarle al marketing:

• Permite la unificación de los datos: Ayuda a conectar y unificar automáticamente los datos, evitando desgastes para recopilar la información y realizar los informes.
• Ayuda a usar la información para la toma de decisiones: Entender las métricas es mucho más fácil con Analytics. Así, utilizar los informes para tomar decisiones e impulsar las ventas es mucho más sencillo.
• Hace posible una visión más amplia de los resultados: Al concentrar los datos de diversas estrategias, es más fácil tener una visión general de los resultados.
• Facilita la elección de los mejores datos para ser analizados: Entender cuáles son los datos que corresponden a los objetivos es el primer paso para seleccionar las métricas clave a ser analizadas, el resto lo hace Analytics.
• Contribuye con las previsiones: Analytics permite realizar pronósticos porque rastrea el lugar en el que se encuentran los prospectos en cada etapa del embudo y la probabilidad de que avancen hacia la conversión.

Para obtener los máximos beneficios con Analytics, es importante elegir una combinación de métricas equilibrada que nos proporcionen información sobre el pasado, nos ayuden a analizar el presente para que, así, podamos predecir el futuro.

Plataforma de gestión de Marketing

Como puedes ver, la gestión de marketing no puede prescindir de la tecnología. Son muchos los recursos que hoy existen para optimizar la gestión - y utilizarlos puede generar la ventaja competitiva que tanto se busca en una empresa.

Y ahora que conoces los recursos que puedes utilizar para optimizar la gestión de marketing de tu compañía, ¿qué tal conocer más sobre la gestión integral? Lee nuestro artículo Gestión integral: ¿Una única plataforma con todas las soluciones para tu negocio? y descubre cómo puedes transformar todos los procesos de tu empresa de forma simple y práctica.

Tomado de: https://www.sydle.com/

 

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS: ¿CÓMO FUNCIONA? ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS?

La automatización de procesos es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente. ¡Comprende cómo!

La automatización de procesos es la operacionalización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y datos.

Esto es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente.

Por lo tanto, hoy comprenderás cómo funciona y cuál es el objetivo de la automatización de procesos, cómo aplicarla en la gestión de procesos de negocio (BPM) y cuáles son las ventajas para tu organización.

¿Qué es la automatización de procesos?

Para facilitar la comprensión, trasladaremos la automatización de procesos a nuestra rutina diaria. Usamos la tecnología a nuestro favor varias veces, ahorrando tiempo y esfuerzo: usando una aplicación de comida a domicilio o teniendo una casa inteligente, donde controlas la temperatura del aire acondicionado por teléfono celular.

En una simple analogía, la automatización de procesos podría compararse con algo similar, pero aplicado a la realidad empresarial.

¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?

El principal objetivo de la automatización de procesos es mejorar el progreso del flujo de trabajo en una organización.

Con la automatización, es posible reducir costos, tiempo, desperdicio, aumentar la productividad, minimizar fallas y controlar, en tiempo real, todos los procesos comerciales.

Es posible sustituir las actividades manuales por automatizadas o utilizar software y sistemas para respaldar diferentes actividades.

Para una mejor comprensión, imagina un proceso de solicitud de compra. Realizado de forma "manual", el equipo de Compras debe negociar con los proveedores por teléfono o correo electrónico, esperar las devoluciones, remitirlas al responsable de aprobar los presupuestos y localizar el centro de costos, entre muchas otras operaciones.

Ahora piensa que todos estos procesos están concentrados en un mismo sistema, de forma automatizada. A través de formularios y pasos ya predefinidos y diseñados en la herramienta, todo el flujo de compra organizacional se puede estandarizar y realizar en línea, incluyendo:

• Fase de aprobación del presupuesto, en la que basta con designar al responsable.
• Cotización, con generación automática para proveedores.
• Evaluación de la viabilidad técnica, mediante reglas comerciales predefinidas.
• Negociación de valores, basada en reglas de costos.
• Aprobación.
• Recibo de pago.
• Contratación.

Cualquier empleado que tenga acceso al sistema puede seguir el progreso del proceso y actuar en consecuencia. Esto evita errores y acelera la ejecución de actividades, entre otros beneficios.

¿Cómo automatizar un proceso?

Todo lo anterior se puede hacer a través de una herramienta para la automatización de procesos.

Una empresa que se enfoca en procesos y pone en práctica la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) busca la mejora continua.

A través del análisis y control de procesos, el objetivo es siempre mejorar el flujo de trabajo, de manera que se puedan corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos.

Para ello, se utiliza un BPMS (Business Process Management Suite o System), que es el software que mapea, automatiza, ejecuta y monitorea procesos, siguiendo la disciplina BPM en todas sus etapas.

Entre las etapas de la gestión de procesos, la automatización de procesos está presente, sobre todo, en tres de ellas:

Implementación: al utilizar el BPMS para insertar los procesos modelados y formularios electrónicos, definiendo responsables y prioridades. En este momento, también se brinda capacitación a todos los profesionales involucrados en el proceso, para que comprendan el funcionamiento de los sistemas.

Despliegue y ejecución: cuando se pone en práctica el mapeo de procesos, ejecutando las propias actividades.

Monitoreo: al monitorear los procesos, verifica si el proceso es el esperado y monitorea las metas y objetivos. Esta fase será mucho más fácil con un proceso ya automatizado, ya que tendremos la información del proceso ya en un sistema y la confiabilidad de la información será mayor. El monitoreo se puede realizar automáticamente y se pueden enviar alertas para casos críticos.

Estos tres pasos se llevan a cabo luego de una serie de pasos previos, donde se evalúan los procesos de negocio reales (fase denominada “AS IS”), se encuentran problemas y luego se realiza un rediseño de estos procesos, considerando los objetivos que la organización quiere lograr (fase “TO BE”). El mapeo se implementa, de esta forma, en el BPMS.

A partir de lo que se ejecuta, los gestores de procesos pueden evaluar el avance de las actividades y, a partir de ahí, volver al modelado para mejorar posibles fallos y cuellos de botella.

Obtén más información sobre el mapeo de procesos y las fases AS IS, TO BE y TO DO.

¿Qué es un sistema BPMS?

El sistema BPMS es Suite de Gestión de Procesos Empresariales, una herramienta creada para automatizar y transformar todos los procesos, de un extremo a otro.

En este software, que puede estar disponible en la nube, es posible mapear los procesos, modelarlos, ponerlos al control de los empleados, monitorearlos, analizar los datos relacionados con los procesos y, con base en esta información, mejorarlos.

A través de una notación, el BPMN, se crea un flujo de trabajo diseñado que es comprensible para todos los involucrados. Desde allí, basta con acceder al sistema para poner en práctica el flujo.

RPA x BPMS

Quizás también hayas oído hablar de RPA (Robotic Process Automation), un método para automatizar tareas. En un sistema RPA, los robots pueden determinar la secuencia de comandos que una persona haría y aprender a repetir inteligentemente esos procesos.

Este es el caso de correos electrónicos automáticos, chatbots y robots que hacen cálculos matemáticos complejos y otros.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre RPA y BPMS?

Básicamente, BPMS es mucho más amplio, ya que es un sistema que permite no solo automatizar tareas específicas, sino también gestionar por procesos (BPM) de forma general y completa.

Los conceptos se pueden utilizar de forma complementaria, es decir, se utiliza RPA para automatizar las tareas determinadas en BPM y ahora se gestionan a través de BPMS.

¿Cómo seleccionar procesos para la automatización?

A continuación puedes ver algunos consejos para seleccionar y mantener procesos para la automatización:

1. Haz un mapeo organizacional. El primer paso es verificar los procesos de la organización para tener una visión sistémica de la operación e identificar posibles cuellos de botella, actividades duplicadas o que no agregan valor.

Luego de identificar los problemas, es necesario seleccionar un proceso para volverse más eficiente, eliminando debilidades y desperdicios.

2. Evalúa el proceso seleccionado y su potencial. Después de hacer el mapeo y seleccionar un proceso, se debe hacer una evaluación para ver si, al automatizar el proceso, se excederán los recursos invertidos, si se eliminarán los errores, se reducirán los costos a largo plazo y otros factores de ganancia con el proceso.

3. Establece un cronograma y un equipo para la implementación. Al definir el cronograma, las expectativas deben estar alineadas con todo el equipo que participa en el proceso, y se recomienda que la implementación se haga por etapas, si hay más de un proceso o es un proceso mayor.

A medida que se priorizan nuevos procesos, también se deben verificar las intersecciones entre los procesos existentes.

En el cronograma, también se deben considerar las pruebas para encontrar y corregir fallas. Se recomienda que sea un equipo que contenga personas responsables de todas las áreas involucradas en el proceso.

4. Programa de entrenamiento. Programa las capacitaciones con todos los participantes en cada una de las etapas del proceso.

5. Supervisa siempre. Al implementar el proceso automatizado, es necesario mantener un análisis para evaluar los resultados. Este análisis se suele realizar mediante indicadores y gráficos.

De esta forma será posible encontrar puntos que necesiten ser mejorados y también confirmar puntos positivos. Con eso, el ciclo comenzará de nuevo en el mapeo organizacional.

¿Cómo sé si mi empresa necesita automatización?

Si tuviéramos que responder a esa pregunta rápidamente, la respuesta sería que siempre se necesita. Después de todo, ¿qué empresa no se beneficiaría de acelerar sus procesos, eliminar errores o ganar calidad?

Pero existen algunos síntomas que muestran que tu empresa necesita automatizar sus procesos, como por ejemplo:Ruidos de comunicación: si el sector de Compras envió la solicitud de aprobación del presupuesto y no recibió respuesta, esto es una señal de que alguna etapa del proceso se perdió en el camino. Sin embargo, con la automatización de procesos eso no sucede.

Acciones fuera de alineación con la estrategia general del negocio: BPM tiene un objetivo principal, que es hacer que toda la organización opere en línea con los objetivos estratégicos. Por lo tanto, los procesos siempre se modelan con un enfoque en esta guía.

Procesos no estándar: la falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, desperdicios y reelaboraciones, por lo que es importante definir reglas a seguir y automatizar todo esto en BPMS. Si una tarea se realiza de forma no estándar, el sistema puede evitar que continúe, por ejemplo.

Dificultad para encontrar problemas: si la productividad está disminuyendo pero no entiendes por qué, sé que la automatización de procesos te ayuda a identificar exactamente en qué paso del flujo de trabajo hubo un error.

Toma de decisiones sin fundamento: si tu gerencia toma decisiones basadas en "feeling", ten la seguridad de que estás perdiendo una ventaja competitiva. En BPMS, es posible extraer datos y gráficos para un análisis más profundo, ampliando el Business Intelligence de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos en una empresa?

Al automatizar procesos, utilizando un BPMS, es posible lograr varios resultados esenciales para el crecimiento empresarial. Éstos son algunos de los beneficios:

Reducción de costos

La reducción de costos es uno de los principales beneficios de la automatización de procesos combinada con BPM. Esto se debe a que es posible identificar gastos innecesarios en cada actividad y eliminarlos.

Estandarización de operaciones

Al estandarizar los procesos, la empresa puede garantizar una mayor calidad en las entregas, siguiendo todas las reglas del negocio. Las reglas también se pueden automatizar, haciendo que los procesos se lleven a cabo de acuerdo con las pautas de los responsables.

Control de desempeño

También es posible establecer indicadores de desempeño y configurarlos automáticamente para facilitar el cumplimiento. Al final del proceso, es posible generar informes consolidados, que informarán los objetivos y resultados, facilitando la reestructuración, si es necesario, un bono para los profesionales y otras decisiones de gestión.

La toma de decisiones se puede realizar en tiempo real y de forma más asertiva.

Mayor agilidad operativa

La automatización de procesos puede acelerar todos los procesos, acortar los ciclos de producción, eliminar la repetición innecesaria y el tiempo entre actividades.

Esta optimización es ideal para quienes quieren aumentar la velocidad y la eficiencia, ya que el tiempo es uno de los principales indicadores de productividad.

Múltiples formas de interacción

La automatización de procesos te permite conectar muchos medios de interacción, como dispositivos móviles, el portal de la empresa, correo electrónico corporativo, sistemas heredados en obsolescencia y otros. Esto te da agilidad al proceso y facilita su avance.

Tareas accesibles para todos los actores

Todos los profesionales involucrados en los procesos 

- sea el ejecutor o el gerente 

- tendrán fácil acceso a las actividades, pudiendo conocer el avance de las tareas en tiempo real.

Con BPMS, es posible distribuir las tareas de forma automática, definiendo los responsables del proceso y el centro de coste cubierto.

Facilidad para establecer prioridades

Los administradores de procesos pueden determinar qué actividades son más importantes para realizar primero, haciéndolas visibles para los profesionales e incluso bloqueando las actividades de baja prioridad. Así, se centra en lo esencial, evitando pérdidas de tiempo y esfuerzo.

Trazabilidad del proceso

Los procesos automatizados se vuelven más fáciles de monitorear y rastrear. Cada vez que se ejecuta el proceso, todos los datos estarán disponibles y documentados, como quién realizó el proceso, qué hizo, cuándo, con qué recursos, etc.

Además del control de los gerentes, los procesos también son fácilmente auditables, generando transparencia para la organización.

Integración con sistemas

BPMS se puede integrar con otras plataformas y sistemas internos, como compras, RR.HH., marketing, gestión de proveedores e inventario, y sistemas externos, como el Servicio de Impuestos Internos y la Oficina de Correos, automatizando todas las actividades y uniéndolas.

Las bases de datos también se integrarán en un sistema de información común, ampliando la inteligencia competitiva.

Como puedes ver, contar con procesos automatizados es muy importante para la mejora continua, ya que facilita la búsqueda de fallas, la corrección oportuna y la medición de resultados.

Finalmente, una organización con sus procesos optimizados es capaz de entregar a los clientes y partes interesadas un mayor valor agregado.

Si estás interesado en la automatización de tus procesos de negocio, ve cuáles son los factores clave para elegir un buen BPMS para tu empresa.

Tomado de: https://www.sydle.com/