La automatización de procesos es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente. ¡Comprende cómo!
La automatización de procesos es la operacionalización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y datos.
Esto es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente.
Por lo tanto, hoy comprenderás cómo funciona y cuál es el objetivo de la automatización de procesos, cómo aplicarla en la gestión de procesos de negocio (BPM) y cuáles son las ventajas para tu organización.
¿Qué es la automatización de procesos?
Para facilitar la comprensión, trasladaremos la automatización de procesos a nuestra rutina diaria. Usamos la tecnología a nuestro favor varias veces, ahorrando tiempo y esfuerzo: usando una aplicación de comida a domicilio o teniendo una casa inteligente, donde controlas la temperatura del aire acondicionado por teléfono celular.
En una simple analogía, la automatización de procesos podría compararse con algo similar, pero aplicado a la realidad empresarial.
¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?
El principal objetivo de la automatización de procesos es mejorar el progreso del flujo de trabajo en una organización.
Con la automatización, es posible reducir costos, tiempo, desperdicio, aumentar la productividad, minimizar fallas y controlar, en tiempo real, todos los procesos comerciales.
Es posible sustituir las actividades manuales por automatizadas o utilizar software y sistemas para respaldar diferentes actividades.
Para una mejor comprensión, imagina un proceso de solicitud de compra. Realizado de forma "manual", el equipo de Compras debe negociar con los proveedores por teléfono o correo electrónico, esperar las devoluciones, remitirlas al responsable de aprobar los presupuestos y localizar el centro de costos, entre muchas otras operaciones.
Ahora piensa que todos estos procesos están concentrados en un mismo sistema, de forma automatizada. A través de formularios y pasos ya predefinidos y diseñados en la herramienta, todo el flujo de compra organizacional se puede estandarizar y realizar en línea, incluyendo:
- Fase de aprobación del presupuesto, en la que basta con designar al responsable.
- Cotización, con generación automática para proveedores.
- Evaluación de la viabilidad técnica, mediante reglas comerciales predefinidas.
- Negociación de valores, basada en reglas de costos.
- Aprobación.
- Recibo de pago.
- Contratación.
Cualquier empleado que tenga acceso al sistema puede seguir el progreso del proceso y actuar en consecuencia. Esto evita errores y acelera la ejecución de actividades, entre otros beneficios.
¿Cómo automatizar un proceso?
Todo lo anterior se puede hacer a través de una herramienta para la automatización de procesos.
Una empresa que se enfoca en procesos y pone en práctica la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) busca la mejora continua.
A través del análisis y control de procesos, el objetivo es siempre mejorar el flujo de trabajo, de manera que se puedan corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos.
Para ello, se utiliza un BPMS (Business Process Management Suite o System), que es el software que mapea, automatiza, ejecuta y monitorea procesos, siguiendo la disciplina BPM en todas sus etapas.
Entre las etapas de la gestión de procesos, la automatización de procesos está presente, sobre todo, en tres de ellas:
Implementación: al utilizar el BPMS para insertar los procesos modelados y formularios electrónicos, definiendo responsables y prioridades. En este momento, también se brinda capacitación a todos los profesionales involucrados en el proceso, para que comprendan el funcionamiento de los sistemas.
Despliegue y ejecución: cuando se pone en práctica el mapeo de procesos, ejecutando las propias actividades.
Monitoreo: al monitorear los procesos, verifica si el proceso es el esperado y monitorea las metas y objetivos. Esta fase será mucho más fácil con un proceso ya automatizado, ya que tendremos la información del proceso ya en un sistema y la confiabilidad de la información será mayor. El monitoreo se puede realizar automáticamente y se pueden enviar alertas para casos críticos.
Estos tres pasos se llevan a cabo luego de una serie de pasos previos, donde se evalúan los procesos de negocio reales (fase denominada “AS IS”), se encuentran problemas y luego se realiza un rediseño de estos procesos, considerando los objetivos que la organización quiere lograr (fase “TO BE”). El mapeo se implementa, de esta forma, en el BPMS.
A partir de lo que se ejecuta, los gestores de procesos pueden evaluar el avance de las actividades y, a partir de ahí, volver al modelado para mejorar posibles fallos y cuellos de botella.
Obtén más información sobre el mapeo de procesos y las fases AS IS, TO BE y TO DO.
¿Qué es un sistema BPMS?
El sistema BPMS es Suite de Gestión de Procesos Empresariales, una herramienta creada para automatizar y transformar todos los procesos, de un extremo a otro.
En este software, que puede estar disponible en la nube, es posible mapear los procesos, modelarlos, ponerlos al control de los empleados, monitorearlos, analizar los datos relacionados con los procesos y, con base en esta información, mejorarlos.
A través de una notación, el BPMN, se crea un flujo de trabajo diseñado que es comprensible para todos los involucrados. Desde allí, basta con acceder al sistema para poner en práctica el flujo.
RPA x BPMS
Quizás también hayas oído hablar de RPA (Robotic Process Automation), un método para automatizar tareas. En un sistema RPA, los robots pueden determinar la secuencia de comandos que una persona haría y aprender a repetir inteligentemente esos procesos.
Este es el caso de correos electrónicos automáticos, chatbots y robots que hacen cálculos matemáticos complejos y otros.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre RPA y BPMS?
Básicamente, BPMS es mucho más amplio, ya que es un sistema que permite no solo automatizar tareas específicas, sino también gestionar por procesos (BPM) de forma general y completa.
Los conceptos se pueden utilizar de forma complementaria, es decir, se utiliza RPA para automatizar las tareas determinadas en BPM y ahora se gestionan a través de BPMS.
¿Cómo seleccionar procesos para la automatización?
A continuación puedes ver algunos consejos para seleccionar y mantener procesos para la automatización:
1. Haz un mapeo organizacional. El primer paso es verificar los procesos de la organización para tener una visión sistémica de la operación e identificar posibles cuellos de botella, actividades duplicadas o que no agregan valor.
Luego de identificar los problemas, es necesario seleccionar un proceso para volverse más eficiente, eliminando debilidades y desperdicios.
2. Evalúa el proceso seleccionado y su potencial. Después de hacer el mapeo y seleccionar un proceso, se debe hacer una evaluación para ver si, al automatizar el proceso, se excederán los recursos invertidos, si se eliminarán los errores, se reducirán los costos a largo plazo y otros factores de ganancia con el proceso.
3. Establece un cronograma y un equipo para la implementación. Al definir el cronograma, las expectativas deben estar alineadas con todo el equipo que participa en el proceso, y se recomienda que la implementación se haga por etapas, si hay más de un proceso o es un proceso mayor.
A medida que se priorizan nuevos procesos, también se deben verificar las intersecciones entre los procesos existentes.
En el cronograma, también se deben considerar las pruebas para encontrar y corregir fallas. Se recomienda que sea un equipo que contenga personas responsables de todas las áreas involucradas en el proceso.
4. Programa de entrenamiento. Programa las capacitaciones con todos los participantes en cada una de las etapas del proceso.
5. Supervisa siempre. Al implementar el proceso automatizado, es necesario mantener un análisis para evaluar los resultados. Este análisis se suele realizar mediante indicadores y gráficos.
De esta forma será posible encontrar puntos que necesiten ser mejorados y también confirmar puntos positivos. Con eso, el ciclo comenzará de nuevo en el mapeo organizacional.
¿Cómo sé si mi empresa necesita automatización?
Si tuviéramos que responder a esa pregunta rápidamente, la respuesta sería que siempre se necesita. Después de todo, ¿qué empresa no se beneficiaría de acelerar sus procesos, eliminar errores o ganar calidad?
Pero existen algunos síntomas que muestran que tu empresa necesita automatizar sus procesos, como por ejemplo:Ruidos de comunicación: si el sector de Compras envió la solicitud de aprobación del presupuesto y no recibió respuesta, esto es una señal de que alguna etapa del proceso se perdió en el camino. Sin embargo, con la automatización de procesos eso no sucede.
Acciones fuera de alineación con la estrategia general del negocio: BPM tiene un objetivo principal, que es hacer que toda la organización opere en línea con los objetivos estratégicos. Por lo tanto, los procesos siempre se modelan con un enfoque en esta guía.
Procesos no estándar: la falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, desperdicios y reelaboraciones, por lo que es importante definir reglas a seguir y automatizar todo esto en BPMS. Si una tarea se realiza de forma no estándar, el sistema puede evitar que continúe, por ejemplo.
Dificultad para encontrar problemas: si la productividad está disminuyendo pero no entiendes por qué, sé que la automatización de procesos te ayuda a identificar exactamente en qué paso del flujo de trabajo hubo un error.
Toma de decisiones sin fundamento: si tu gerencia toma decisiones basadas en "feeling", ten la seguridad de que estás perdiendo una ventaja competitiva. En BPMS, es posible extraer datos y gráficos para un análisis más profundo, ampliando el Business Intelligence de la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos en una empresa?
Al automatizar procesos, utilizando un BPMS, es posible lograr varios resultados esenciales para el crecimiento empresarial. Éstos son algunos de los beneficios:
Reducción de costos
La reducción de costos es uno de los principales beneficios de la automatización de procesos combinada con BPM. Esto se debe a que es posible identificar gastos innecesarios en cada actividad y eliminarlos.
Estandarización de operaciones
Al estandarizar los procesos, la empresa puede garantizar una mayor calidad en las entregas, siguiendo todas las reglas del negocio. Las reglas también se pueden automatizar, haciendo que los procesos se lleven a cabo de acuerdo con las pautas de los responsables.
Control de desempeño
También es posible establecer indicadores de desempeño y configurarlos automáticamente para facilitar el cumplimiento. Al final del proceso, es posible generar informes consolidados, que informarán los objetivos y resultados, facilitando la reestructuración, si es necesario, un bono para los profesionales y otras decisiones de gestión.
La toma de decisiones se puede realizar en tiempo real y de forma más asertiva.
Mayor agilidad operativa
La automatización de procesos puede acelerar todos los procesos, acortar los ciclos de producción, eliminar la repetición innecesaria y el tiempo entre actividades.
Esta optimización es ideal para quienes quieren aumentar la velocidad y la eficiencia, ya que el tiempo es uno de los principales indicadores de productividad.
Múltiples formas de interacción
La automatización de procesos te permite conectar muchos medios de interacción, como dispositivos móviles, el portal de la empresa, correo electrónico corporativo, sistemas heredados en obsolescencia y otros. Esto te da agilidad al proceso y facilita su avance.
Tareas accesibles para todos los actores
Todos los profesionales involucrados en los procesos
- sea el ejecutor o el gerente
- tendrán fácil acceso a las actividades, pudiendo conocer el avance de las tareas en tiempo real.
Con BPMS, es posible distribuir las tareas de forma automática, definiendo los responsables del proceso y el centro de coste cubierto.
Facilidad para establecer prioridades
Los administradores de procesos pueden determinar qué actividades son más importantes para realizar primero, haciéndolas visibles para los profesionales e incluso bloqueando las actividades de baja prioridad. Así, se centra en lo esencial, evitando pérdidas de tiempo y esfuerzo.
Trazabilidad del proceso
Los procesos automatizados se vuelven más fáciles de monitorear y rastrear. Cada vez que se ejecuta el proceso, todos los datos estarán disponibles y documentados, como quién realizó el proceso, qué hizo, cuándo, con qué recursos, etc.
Además del control de los gerentes, los procesos también son fácilmente auditables, generando transparencia para la organización.
Integración con sistemas
BPMS se puede integrar con otras plataformas y sistemas internos, como compras, RR.HH., marketing, gestión de proveedores e inventario, y sistemas externos, como el Servicio de Impuestos Internos y la Oficina de Correos, automatizando todas las actividades y uniéndolas.
Las bases de datos también se integrarán en un sistema de información común, ampliando la inteligencia competitiva.
Como puedes ver, contar con procesos automatizados es muy importante para la mejora continua, ya que facilita la búsqueda de fallas, la corrección oportuna y la medición de resultados.
Finalmente, una organización con sus procesos optimizados es capaz de entregar a los clientes y partes interesadas un mayor valor agregado.
Si estás interesado en la automatización de tus procesos de negocio, ve cuáles son los factores clave para elegir un buen BPMS para tu empresa.
Tomado de: https://www.sydle.com/
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