¿QUÉ BENEFICIOS SE PUEDEN OBTENER AL IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 9001?

En este artículo nos centraremos en los beneficios que se pueden conseguir implantando el Sistema de Gestión de Calidad de la norma ISO 9001.

Puede que piense que contar con un Sistema de Gestión de Calidad no le reporte grandes beneficios, no obstante, pequeñas y grandes empresas consiguen una mejora continua y ahorros tanto económicos como en tiempo.

Si le interesan los beneficios que la norma le puede ofrecer, visite el siguiente enlace para descubrir más beneficios.

Ahora sin más dilación, pasamos a enumerar los beneficios.

Beneficios de implementar la norma ISO 9001

1. Ayuda a mejorar la credibilidad e imagen de la organización

La norma ISO 9001 pertenece a los estándares ISO (International Organization for Standardization). La norma se conoce internacionalmente principalmente por sustituir los requisitos de otros Sistemas de Gestión de Calidad. Por ello, al ser tan conocida, cuando una empresa busca un proveedor, suele buscar que esté certificado en la norma ISO 9001, ya que es una garantía de calidad.

Esto es especialmente valioso cuando se buscan contratos con el sector público, ya que una empresa que ofrezca este certificado será mucho más atractiva que las empresas que no o tengan. Por ello, podemos decir que podríamos usar esta certificación como una potente herramienta de marketing.

2. Ayuda a satisfacer al cliente

Sabemos que el principal principio de la norma ISO 9001 es la satisfacción del cliente, es decir siempre se buscará una mejora continua, intentando satisfacer las necesidades y exigencias del cliente de la mejor forma posible. Si conseguimos clientes satisfechos, estos volverán a nuestra empresa, es decir los habremos fidelizado. Lo que podría generar grandes beneficios además de incrementarlos si el cliente recomienda nuestra empresa.

3. Integración de procesos

A la hora de analizar las interacciones que se derivan del procedimiento a través del proceso de ISO 9001, encontramos de forma mucho más sencilla mejoras en cuanto a eficiencia y ahorro de costes. Esto consigue que la empresa esté coordinada y que toda la organización conozca los procedimientos y no solo la alta dirección. Por lo que se evitarán ineficiencias que pueden surgir durante todo el proceso.

Podemos considerar esto como otro beneficio, ya que mejora el flujo del proceso, lo que podría impulsar la eficiencia consiguiendo menor errores dando lugar a una mejora en el ahorro de costes.

4. Mejora de toma de decisiones basada en pruebas

El segundo principio de la norma ISO 9001 es el uso de la toma de decisiones basada en las pruebas. Esto quiere decir, que a la hora de tomar una decisión no sigamos nuestros impulsos, presentimientos o corazonadas, sino que analicemos los hechos, causas etc. y tomemos la decisión basándonos en las pruebas de las que disponemos. De esta forma, se consigue estar más centrado en aplicar recursos a los campos que mejoren eficiencias y ayuden a ahorrar costes a la hora de encontrar la decisión correcta de manera inmediata en lugar de ir haciendo ensayos de prueba y error hasta hallar la solución.

Es por eso que, podemos decir que ISO 9001 ayuda a mejorar la toma de decisiones.

5. Extender cultura de mejora continua

Uno de los objetivos de la empresa debe ser buscar la mejora continua. Hay que recordar que una empresa es un equipo y que, si todos avanzan en la misma dirección, la empresa avanzará.

Este es uno de los terceros principios de la norma ISO 9001. Si se adapta una cultura de mejora continua para intentar mejorar los procesos y resultados organizacionales también se ahorrarán costes.

Con este otro beneficio de implementar la norma ISO 9001 será posible ver como la empresa mejora cada año tanto a nivel económico como a nivel de eficiencia.

6. Compromiso de los empleados

Como hemos visto en el beneficio anterior, si una empresa se mueve en una sola dirección avanza y obtiene mayores beneficios. Para que esto ocurra, los empleados deben estar comprometidos con la mejora de procesos. Los empleados que trabajan con la norma ISO 9001 son empleados más felices, ya que se trabaja de forma organizada y se tienen en cuenta todas las partes de la empresa. 

No hace falta decir, que numerosos estudios indican que los empleados felices son empleados más productivos. Por lo que este último beneficio de la ISO 9001 también se traduce en un aumento de productividad y ahorro de tiempo y dinero a la empresa.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com

10 CLAVES PARA GENERAR UNA BUENA ESTRATEGIA EMPRESARIAL

Definir una buena Estrategia Empresarial es fundamental para el éxito de cualquier organización, ya que es la mejor manera de crear valor, lo cual significa todo en el mercado actual.

La Estrategia Empresarial, debe establecer qué va hacerse y cómo a través de la definición de los objetivos de negocio y de las acciones o recursos que van a utilizarse para ello.

A este respecto, el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral es la herramienta más empleada, ya que permite sistematizar la ejecución de la Estrategia Empresarial, con la consiguiente ventaja temporal que esto supone.

A continuación, se van a enumerar y explicar las 10 claves que aseguran una buena Estrategia Empresarial.

1. Recopilar la máxima información

Como paso previo, debe recopilarse toda la información que pueda ser de utilidad para elaborar la Estrategia Empresarial. Esto es:

Información interna: referente a los departamentos o áreas que componen la organización.

Información externa: en cuanto al contexto legal y económico de la empresa, la competencia que tiene, etc.

Es esencial realizar este análisis preliminar para evitar el riesgo de fracaso, tanto en la elección de la estrategia, como en su implementación. Más información sobre los principales problemas en la ejecución de la estrategia en este artículo.

2. Análisis de las diferentes ideas de Estrategia Empresarial

Es decir, realizar las simulaciones y estudios que sean necesarios para poder anticiparse a todas las posibles situaciones, ya sean negativas o positivas para la organización.

Con ello, sí se puede elegir la mejor Estrategia Empresarial, de modo que a la hora de la implementación no haya ningún inconveniente.

3. Pensamiento creativo

La mejor opción a la hora de idear la Estrategia Empresarial, es disponer de un equipo multidisciplinar que aporte diferentes puntos de vista. Con ello, se generan productos o servicios fuera de lo convencional, diferentes a sus homólogos en el mercado.

Es decir, disponer de pensamiento creativo y alternativo, de gente talentosa que pueda contribuir con alternativas sorprendentes.

Por supuesto, es fundamental un ambiente distendido y participativo en el cual no exista miedo al fracaso, ya que incluso desde las peores ideas, se puede llegar a una brillante.

4. Decisión estratégica

Por consiguiente, una vez recopilada y analizada toda la información disponible, y de realizar diferentes propuestas de Estrategia Empresarial en base a ella, debe tomarse una decisión.

Es decir, en esta etapa se tiene que aplicar una visión a largo plazo, por lo que se analizan las implicaciones de las alternativas y se decide cuál de ellas escoger.

5. Planificación de la Estrategia Empresarial

Por lo tanto, una vez seleccionada la Estrategia Empresarial de la organización, debe planificarse su implantación. Para ello, se siguen los pasos siguientes:

• Identificación de riesgos o posibles inconvenientes no contemplados con anterioridad para, llegado el caso, poder anticiparse.
• Definir qué es aquello que hay que asegurar. O sea, lo que pueda considerarse como clave para el éxito de la estrategia.
• Estipular la metodología de trabajo para ejecutar la estrategia y las tácticas que van a utilizarse para ello.
• Asignar responsables para cada una de las actividades o tareas que se van a realizar para la ejecución de la Estrategia Empresarial.
• Establecer plazos.

Por consiguiente, esta es una de las etapas más tediosas a la hora de abordar la Estrategia Empresarial, además de la más importante para su desarrollo y funcionamiento futuros.

6. Comunicación y divulgación de la Estrategia Empresarial

La comunicación y divulgación de la estrategia deben estar bien diseñadas para asegurar que los pasos anteriores de selección y ejecución de la estrategia tengan sentido.

Por tanto, sería preferible la planificación del proceso de comunicación y divulgación como método para asegurar el éxito de la planificación de la estrategia elaborada anteriormente.

7. Ejecución e implantación de la Estrategia Empresarial

Así, una vez que se sabe qué quiere hacerse, cómo se va a llevar a cabo y qué se va a comunicar, es posible ejecutar e implementar la Estrategia Empresarial seleccionada y planificada.

En este punto, contar con personal cualificado, con iniciativa, autoridad y experiencia es imprescindible para que no altere la estrategia que se está ejecutando.

8. Análisis de la implantación de la Estrategia Empresarial y retroalimentación

Esto es, una vez puesta en marcha la Estrategia Empresarial, debe analizarse qué etapas de la planificación han sido desarrolladas y cuáles no. Por lo tanto, consiste en el aseguramiento del buen funcionamiento de la planificación estratégica diseñada.

Entonces, es aquí donde se deben detectar los posibles errores y subsanarlos, aprendiendo de ellos y aprovecharlos para mejorar (retroalimentación).

9. Control y seguimiento

Finalmente, es en esta etapa en la que disponer de la herramienta Balanced Scorecard puede dar solución a la complejidad del seguimiento y control de la EstrategiaEmpresarial implementada.

Por tanto, el diseño de un buen Cuadro de Mando es fundamental. De este modo, se recibirán notificaciones y avisos cada vez que se produzca algún tipo de variación sobre la planificación.

10. Innovación o modificaciones

Finalmente, entran en juego la mejora continua y la innovación. Esto es, mantener un producto idéntico durante el tiempo, no siempre funciona, y menos en el mercado actual.

Se debe estar en continuo movimiento y aprendizaje, adaptando el producto o servicio a las necesidades y expectativas de los clientes, mejorándolo a través de la innovación y modificándolo según cambie la demanda.

Tomado de: https://www.isotools.org

AUDITORÍA DE SEGURIDAD A PROVEEDORES: 5 ACCIONES QUE NO PASAR POR ALTO

La auditoría de seguridad a proveedores es una herramienta que ayuda a la organización a identificar, prevenir o eliminar problemas que pueden afectar la calidad de los productos o la ejecución de los procesos, antes de que se propaguen en todas las áreas de la organización y afecten otros sistemas de gestión, más allá del que se ocupa de la calidad.

Aunque la auditoría de seguridad a proveedores es, sin duda, una herramienta muy útil, existen algunas áreas en las que podemos priorizar el enfoque al realizarlas, de tal manera que podamos llevar a cabo una mejor tarea.

5 acciones que no debemos pasar por alto en una auditoría de seguridad a proveedores

Durante una Auditoría de Seguridad a proveedores se suelen pasar por alto algunas acciones esenciales para el éxito de la tarea. Conozca 5.

Ciertas labores previas a la auditoría de seguridad a proveedores, como las que mencionamos a continuación parecen obvias, pero son ignoradas con frecuencia, razón por la que no se alcanzan todos los objetivos propuestos. Veamos cuales son:

Investigación previa a la auditoría

Antes de llegar a trabajar en las instalaciones del proveedor, conviene conocer su organización con profundidad, sobre todo los alcances y las expectativas que delimitan el acuerdo comercial que sostiene con nuestra empresa. Preparar una checklist en la que se prioricen los elementos que afecten el producto o servicio suministrado.

La investigación debe incluir informes de auditorías anteriores, historial del desempeño como proveedor, especificaciones técnicas del producto suministrado y la importancia que este tiene dentro del proceso productivo de nuestra organización.

Revisar la presencia y la reputación del proveedor en línea

La investigación de la reputación y la presencia del proveedor en la red, es una tarea diferente, independiente de la anterior, que inicia con el examen al sitio web y sus perfiles en las redes sociales.

Las opiniones positivas o negativas de otros clientes sobre los productos del proveedor o sus ofertas, o la información relevante que sobre su organización se pueda encontrar en los sitios de los organismos reguladores gubernamentales a los que le competa la vigilancia del sector económico en que se desenvuelva el proveedor, son elementos esenciales para completar esta investigación previa a la auditoría de seguridad a proveedores.

Analizar las quejas de los clientes

Analizarlas y revisarlas, pero sin asumir que son ciertas y que toda la responsabilidad es del proveedor. Por supuesto, las quejas de los clientes son objetivos comunes de inspección, pero lo importante es identificar problemas repetitivos que evidencien una falla consuetudinaria.

Verificar si el proveedor subcontrata

Si el proveedor terceriza una cantidad representativa de sus procesos, es necesario que suscriba acuerdos de calidad con las organizaciones con las que subcontrate.

Durante la auditoría de seguridad a proveedores, se deben solicitar los hallazgos de las auditorías realizadas por nuestro proveedor a sus proveedores, así como cualquier tipo de evidencia que demuestre que el proveedor mantiene a sus subcontratados bajo estándares aceptables de calidad.

No permitir que el auditado determine el rumbo de la labor

A veces, parece que un proveedor auditado se muestra evasivo durante una inspección o no proporciona documentos y registros solicitados. Esto puede ser solo una estrategia para ocultar serios problemas de calidad. Si el proveedor parece conducir en forma sospechosa al equipo de auditoría, es importante que el auditor jefe tenga un plan de trabajo y una hoja de ruta definida y logre ajustarse a ella, pese a los intentos del auditado.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

5 ERRORES DE GESTIÓN DE CALIDAD QUE TODO PROFESIONAL DEBERÍA EVITAR

Solemos creer que los profesionales no cometen errores de gestión de la calidad, ya que son ellos, precisamente, los que se encargan de identificar los procesos o las personas que originan los fallos en un SGC.

Lo cierto es que los profesionales del área, también pueden cometer errores de gestión de calidad, que resultan mucho más traumáticos si se tiene en cuenta que sobre ellos – los profesionales en gestión de la calidad -, recae la presión de la Alta Dirección y de su equipo de trabajo.

Pero ¿Cuáles son esos errores de gestión de calidad que tanto pueden afectar el trabajo de los profesionales en este campo? Conozcamos los 5 principales:

5 errores de gestión de calidad que todo profesional debe evitar

El papel de profesional implica liderazgo. Es el ejemplo a seguir, y por ello, cualquier error que cometa resulta mucho más evidente y produce un impacto mucho mayor.

1-) Utilizar el temor como una herramienta: a corto plazo, el temor puede parecer una herramienta eficaz. Sin embargo, si un profesional en gestión de la calidad, desea contar con el apoyo y la participación activa de los empleados, este puede que no sea el mejor camino. El temor no puede corregir errores derivados de la falta de conocimiento, problemas en el grupo de trabajo, deficiencia de recursos…

La solución: abrir líneas de comunicación amigables. Establecer la causa raíz de la no conformidad, antes de intimidar con cartas de advertencia.

2-) Centrarse en buscar culpables en lugar de implementar medidas preventivas: usualmente, el papel del profesional lo lleva a atender emergencias, apagando incendios por doquier, y estableciendo culpables en lugar de implementar medidas preventivas. Esto convierte el trabajo del profesional en una acción casi judicial que solo persigue mostrar un culpable y “eliminarlo”, para así conjurar el peligro de repetición, sin verificar si en verdad es la persona el origen del riesgo.

Solución: siempre enfocarse en la acción preventiva. Aún, cuando el empleado sea el generador de riesgo, la solución no es simplemente reemplazarlo. Es necesario encontrar empleados competentes y que posean las competencias necesarias para desempeñar el rol que se les asigne en la organización.

3-) No ver el bosque, por estar viendo los árboles: lo más fácil es suponer que una no conformidad se origina en un fallo de un trabajador. Ello por supuesto, prescindiendo de una investigación exhaustiva o de resultados sólidos producto de una auditoría. Los resultados de investigaciones o de auditorías nos ofrecen un panorama integral que nos permite tomar mejores decisiones.

Solución: las investigaciones, los datos, los informes de auditoría, siempre deben ser revisados antes de tomar cualquier decisión.

4-) Tratar de cambiar todo a la vez: el rol del profesional de calidad, por naturaleza es dinámico y propicio al cambio. Exagerar y tratar de cambiar todo en la organización en una sola semana, no solo es uno de los mayores errores de gestión de calidad, sino que puede tener un impacto negativo de gran peso en la organización.

Solución: iniciar por pequeños proyectos en una determinada área. Una vez se compruebe su efectividad y se establezcan protocolos para su implementación, proceder con otras áreas, pero, aún así, de una en una. 

5-) Desestimar el valor de la formación: el profesional de la calidad puede, en un momento dado, creer que lo sabe todo y que su paso por las aulas es una etapa ya concluida. Gestión de Calidad y normas ISO son temas en los que es preciso aprender a diario.

Solución: cursos de certificación de calidad, como herramienta excelente para cumplir con el papel de profesional de la calidad con excelencia.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y MEJORA EN ISO 14001:2015

Evaluación del desempeño y mejora en ISO 14001 es el tema del que se ocupa la cláusula 9 de la norma, desarrollado en sus tres primeros apartados. 

Todos los estándares ISO buscan cumplir con un objetivo y obtener un resultado. En el caso de ISO 14001 es la mejora del desempeño ambiental.

Aunque las versiones anteriores de la norma tuvieron como requisito la obligación de supervisar las áreas donde existía una mayor probabilidad de sufrir un impacto ambiental negativo, la evaluación del desempeño y mejora en ISO 14001 es un requisito formal, en el que se da mayor importancia a la medición y el monitoreo.

Aspectos a considerar en la evaluación del desempeño y mejora en ISO 14001

La pregunta fundamental es: ¿qué debemos medir? La respuesta inmediata es “el desempeño”, por supuesto. Pero ¿dónde lo medimos?, ¿qué métodos utilizaremos para realizar la medición?, ¿cuándo y cómo haremos el monitoreo, evaluaremos y analizaremos los datos?

La respuesta a estas preguntas debe conocerse antes de iniciar la evaluación del desempeño y mejora en ISO 14001. Las organizaciones deben definir la información necesaria para acometer esta tarea, delegar las responsabilidades, disponer los recursos físicos, técnicos, humanos y financieros.

Un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 requiere supervisión permanente, al igual que revisiones periódicas –que pueden incluir auditorías– con el fin de:

• Conocer la efectividad del SGA.
• Establecer si se cumplen los requisitos exigidos por la norma ISO 14001.
• Determinar si se cumple con la normativa legal de cada país, los requisitos de las partes interesadas y si el SGA está alineado con la política y la estrategia de negocios de la organización.
• Revisar la idoneidad, adecuación, efectividad y eficiencia del SGA.
• Verificar que la planeación ha sido adecuada y se ha implementado con éxito.
• Analizar la efectividad de los procesos.
• Establecer si existen oportunidades de mejora del SGA y determinar si se han emprendido las acciones para aprovecharlas.

Importancia de la evaluación del desempeño y mejora en ISO 14001

Un Sistema de Gestión Ambiental que no cuente con procesos efectivos de medición, supervisión, monitoreo, evaluación y análisis, es similar a un coche que transita en una noche oscura, sin faros, sin instrumentos y sin un rumbo definido.

El monitoreo, a la luz de lo dispuesto por la norma ISO 14001, significa que la organización tiene los medios requeridos para verificar, inspeccionar, revisar y auditar las actividades que se han planificado y así, asegurarse de que todo ocurre según se planificó.

Para ello, la organización dispone de controles operacionales. Las auditorías, las inspecciones o cualquier tipo de verificación visual, son ejemplos de controles operacionales que resultan ser herramientas útiles para cumplir con el requisito de evaluación del desempeño y mejora en ISO 14001.

Los controles operacionales nos ayudan a:

• Evaluar el desempeño ambiental.
• Conocer y analizar las causas raíz de los problemas de gestión ambiental.
• Evaluar el cumplimiento de requisitos legales.
• Identificar no conformidades y áreas que requieran la implementación de acciones correctivas.
• Mejorar la eficiencia del sistema y aumentar su rendimiento.

ISO 14001 no requiere específicamente que utilicemos KPI – Indicadores Clave de Rendimiento -. No obstante, es evidente que la cláusula 9 exige que la organización determine los criterios con que se evaluará el desempeño ambiental y defina los indicadores apropiados para tal medición.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

CAPÍTULO 9 DE LA ISO 9001: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Uno de los capítulos de la norma ISO 9001 de gestión de la calidad que más interés suscita es el capítulo 9 sobre la evaluación del desempeño.

Esto es debido, principalmente, a que en este capítulo se desarrolla la parte relacionada con:

• El seguimiento, medición, análisis y evaluación del sistema de gestión de calidad.
• La auditoría interna.
• Y la revisión por la dirección.

Es decir, comprende todas las formas en las que el sistema de gestión puede ser evaluado, pudiendo aplicarse tanto en todo el sistema de gestión, como también en cada uno de los procesos involucrados.

Es por ello, que en el artículo que desarrollaremos hoy, se explicarán los apartados que se exponen dentro de este capítulo, con objeto de facilitar la comprensión de éste y mostrar algunos elementos importantes que podrán resolver más de una duda ente nuestros lectores.

No obstante, para conocer algunas de las cuestiones fundamentales sobre la norma ISO 9001 de calidad, le recomiendo a que visite nuestro artículo ¿Qué debemos saber de la norma ISO 9001?

9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación del sistema de gestión de calidad

9.1.1 Generalidades

En este apartado, norma dice que la organización tiene que determinar:

• Qué necesita seguimiento y medición.
• Cuáles serán los métodos utilizados para el seguimiento, medición, análisis y evaluación del sistema de gestión, con la finalidad de asegurar unos resultados que sean lo más válidos posibles.
• Cuándo realizar el seguimiento y medición.
• Y cuándo analizar y evaluar los resultados que han sido obtenidos tras la realización del seguimiento y la medición.

De esta manera, se garantiza la evaluación del desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la ISO 9001 por parte de la organización.

Por otro lado, también indica el deber de conservar la evidencia de los resultados en forma de información documentada.

¿Qué son los indicadores claves del desempeño (KPI)?

Antes de continuar desarrollando los siguientes apartados, es conveniente describir qué son los indicadores claves del desempeño o KPI (del inglés, Key Performance Indicator), ya que se trata de un elemento crucial para el seguimiento, medición, análisis y evaluación del sistema de gestión de calidad de la norma ISO 9001.

Un KPI es una medida del nivel de desempeño de un proceso en cuestión, que estará vinculado a un objetivo concreto y fijado con anterioridad.

Normalmente, se expresa en porcentaje.

De este modo, no se trata de disponer de una gran cantidad de indicadores, sino que deben ser los suficientes y adecuados, de manera que nos sirvan para realizar una “radiografía” de nuestro sistema de gestión, en función del estado de nuestros procesos.

A través de la información aportada por los KPI, es como puede obtenerse la mejora continua.

9.1.2 Satisfacción del cliente

Cualquiera que conozca esta norma, sabrá que uno de los 7 principios que establece la ISO 9001 es precisamente la relacionada con el enfoque al cliente.

Es más, literalmente indica que “La organización debe realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas”.

En este caso, queda bien claro que es la organización la que tiene que determinar qué métodos va a utilizar para obtener la información necesaria y cómo realizar el seguimiento y revisión de dicha información.

Aunque no especifica qué herramienta utilizar para recabar esta información, ya que dependerá del contexto de la empresa, si indica algunas posibles herramientas. Estas podrían ser:

• Encuestas al cliente.
• Retroalimentación del cliente sobre los productos y servicios entregados.
• Las reuniones con los clientes.
• Análisis de las cuotas de mercado.
• Felicitaciones.
• Garantías utilizadas.
• Informes de agentes comerciales.
• No obstante, es fundamental en este apartado disponer de métodos innovadores y creativos que fomenten la participación de los clientes en la evaluación de la satisfacción.

9.1.3 Análisis y evaluación

También está relacionado con otro de los 7 principios que establece la ISO 9001: toma de decisiones basada en la evidencia.

Es más, se trata de efectuar el análisis oportuno de la información que hemos recabado.

Así, la norma nos dice que “La organización debe analizar y evaluar los datos y la información apropiados que surgen por el seguimiento y la medición”.

En base a este análisis, los resultados se utilizarán para evaluar:

• Conformidad en los productos o servicios de la empresa.
• Grado de satisfacción del cliente.
• Desempeño y la eficacia de sistema de gestión basado en la norma ISO.
• Implementación eficaz de todos los elementos incluidos en la planificación.
• Si las acciones llevadas a cabo para abordar los riesgos y oportunidades han sido eficaces.
• El desempeño de los proveedores externos.
• Muy importante, conocer si el SG de la norma ISO 9001 necesita mejora.

Para obtener estos datos, se recomienda el manejo de técnicas estadísticas y mantener información documentada al respecto.

9.2 Auditoría interna

He aquí uno de los apartados de la norma ISO 9001 que más capacitaciones solicita y que más miedo provoca a la mayoría de las empresas.

En la auditoría interna, se evalúa el sistema de gestión, de manera que se verifique el cumplimiento de los requisitos de la ISO 9001 y de los propios de la organización (conformidad con los requisitos).

Las fuentes de estas evidencias suelen ser la documentación, la observación y las entrevistas personales.

En este punto, la alta dirección debe asumir la responsabilidad de que las auditorías salgan bien, ya que estos resultados están relacionados con el siguiente punto (9.3 de revisión por la dirección).

En definitiva, la organización tiene que planificar y programar las auditorías, estableciendo plazos, responsables y conservando información documentada como evidencia.

9.3 Revisión por la dirección

Como en todas las normas ISO, en la norma ISO 9001 la alta dirección es la máxima responsable del SG, debiendo revisarlo periódicamente para verificar su eficacia y alineación con la dirección estratégica de la organización.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿ESTÁN PREPARADOS? SE ACERCA UNA NUEVA VERSIÓN EFQM

Como podemos deducir a partir del título del artículo, se aproxima una nueva versión EFQM. 

Es cierto que aún no se sabe con exactitud qué novedades traerá esta nueva versión. Además, lo que se sabe de ella aún es poco. Por ello, recopilaremos a lo largo de este artículo lo más importante de la versión actual y la nueva versión EFQM.

A continuación, empezamos con lo más básico, su definición.

¿Qué es el modelo EFQM?

El modelo EFQM es un modelo de excelencia que, igual que la norma ISO 9001 utiliza el concepto de calidad total, pero que no es un sistema de gestión en sí mismo.

El modelo EFQM es una herramienta de evaluación y mejora. Se basa en realizar una autoevaluación de la empresa donde las personas evalúan su forma de funcionar, y a partir de ahí se consigue una calificación y se sacan los puntos fuertes y las áreas de mejoras para la empresa.

¿Cuál es su filosofía?

La filosofía tanto de la nueva versión EFQM como de la actual son las mismas. «Lo que no se mide, no se puede mejorar». Esto quiere decir, que con este modelo se pretende medir diversos factores para alcanzar la Excelencia.

Por eso, si se sigue esta filosofía se podrán analizar y medir los KPI importantes para una organización y de este modo encontrar los puntos fuertes y potenciarlos al igual que las oportunidades de mejora. A partir del análisis de esas mediciones se podrán definir los objetivos de la empresa y tomar decisiones basadas en la evidencia.

¿De qué está formado el Modelo de Excelencia?

Está formado por los Valores de la Excelencia, el Esquema REDER y el modelo EFQM en sí.

• Valores de la Excelencia que incluyen: Adición de valor para los clientes, Creación de un futuro sostenible, desarrollo de la capacidad de la organización, liderazgo con visión, inspiración e integridad, aprovechamiento de la creatividad e innovación, gestión ágil, mantener buenos resultados excelentes en el tiempo.
• Esquema REDER: nos ofrece una herramienta que además de analizar el rendimiento, también analiza la madurez de la gestión organizativa. Este esquema incluye: Resultados, Enfoques, Desplegar, Evaluar, Revisar y Perfeccionar.
• El Modelo EFQM: este modelo nos permite entender las relaciones causa-efecto existentes entre las acciones de la organización, es decir, la gestión y lo que consigue, los resultados.

La nueva versión del modelo se llamará EFQM Excellence Model 2020 y buscará alcanzar la excelencia y mantenerla en las organizaciones.

Preguntas frecuentes sobre EFQM

Aquí encontramos una serie de preguntas que podrían interesarle.

¿Quién está detrás del modelo EFQM?

Este modelo está respaldado por EFQM (European Foundation for Quality Management), que es una organización sin ánimo de lucro. La sede se encuentra en Bruselas y su origen data al 1988. El objetivo de la organización es ayudar a que las empresas europeas sean más fuertes, competitivas y cumplan con los valores de Excelencia ya mencionados en sus negocios y actividad.

¿Qué puede aportar el modelo EFQM?

Hoy en día, las empresas que deseen tener éxito necesitan llevar una gestión adecuada para hacer frente a la complejidad del entorno en el que se mueven. Con la nueva versión EFQM, y también con la antigua, se ofrece un marco de trabajo y unas pautas que facilitan a las organizaciones la forma de analizar su gestión y también les permite poner en funcionamiento, para poder prever los cambios del entorno local y global.

Si queremos concretar, podemos decir que nos ayuda a:

• Encontrar los puntos fuertes y oportunidades para mejorar el trabajo en equipo. Esto favorece la participación.
• Establecer prioridades para saber dónde hay que actuar primero.
• Ayuda a definir un nivel de excelencia en gestión, es decir, permite puntuar los aspectos claves medidos.

Este modelo lo usan más de 30.000 organizaciones. Y se pretende que con la nueva versión EFQM lo usen incluso más organizaciones.

¿Cuáles son las novedades de la nueva versión EFQM?

La nueva versión EFQM tendrá se llamará EFQM Excellence Model 2020 ¿Cuál será su objetivo? Simplemente esta versión pretende ser un modelo de clase mundial reconocido globalmente y no solo en Europa como hasta ahora. Con él se pretende evaluar y orientar a las organizaciones para que consigan mejor rendimiento.

Siguiendo la versión anterior, se quiere conseguir la excelencia sostenible a través de la participación de dirigentes para aprender, compartir e innovar mediante el modelo de Excelencia.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿CÓMO ESTABLECER UN PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS?

Para realizar un plan de gestión de riesgos en proyectos es necesario planificar la gestión de riesgos, es decir, identificarlos realizando un análisis cualitativo y cuantitativo, planificar una respuesta y establecer un seguimiento.

Identificar los riesgos de un proyecto

Para realizar un plan de gestión de riesgos se deberá establecer una planificación junto con el seguimiento. La gestión de riesgos es gran parte del trabajo de un Project Manager.

Cuando mejor sea la planificación, mejor será el proyecto de gestión de riesgos. Los gerentes de proyectos deberán establecer la planificación del proyecto de gestión de riesgos. Además, el equipo será el encargado de ejecutar dicho proyecto.

Los riesgos deben ser identificados desde el inicio del proyecto. Durante la planificación, el gerente del proyecto tiene que identificar los riesgos que pueden afectar al proyecto. Por lo tanto, se introducen en el proyecto todas las acciones o elementos de control, ante dichos riesgos.

Los cambios que se generen en el proyecto deberán realizarse por los directores del proyecto. Es necesario que se piense que los riesgos siempre van a existir dentro de nuestros proyectos. Lo único que sabemos con seguridad es que existirán riesgos y cambios.

Preguntas frecuentes gestión de riesgos

Existen cuatro preguntas frecuentes en la gestión de riesgos, que son las siguientes:

• ¿Qué es lo primero que tengo que hacer ante un riesgo?
• ¿Realizar un análisis cualitativo de los riesgos?
• ¿Cómo realizar un análisis cuantitativo de los riesgos?
• ¿La manera de hacer un checklist de los riesgos?

Los riesgos que resultan del producto obtenido del proyecto son muy evidentes. El director del proyecto deberá ver otros muchos riesgos que no son tan evidentes.

Los riesgos del proyecto no se encuentran solo, siempre se encuentran interrelacionados. Los riesgos son el elemento más importante del proyecto y el que se encuentra en más partes del proyecto. Entonces, tienen la tendencia de afectar a diferentes áreas que en un principio no afectaba. Por lo tanto, la formación y la experiencia del director del proyecto son muy importantes.

La relación de los riesgos

Los riesgos siempre se encuentran relacionados. En consecuencia, no se puede realizar un buen plan de gestión de riesgos si se encuentra aislado de lo que sucede en todas las áreas del proyecto. El alcance, tiempo, coste, calidad, comunicación, RRHH, adquisiciones, etc. del proyecto son áreas que alimentan el riesgo. Además, el Project manager tiene que encontrarse formado en las áreas de conocimiento necesarias para ejecutar el plan de gestión de riesgos en proyectos.

Para establecer el plan de gestión de riesgos, el Project Manager no puede encontrarse solo. El director del proyecto deberá liderar la gestión de riesgos, pero tampoco puede hacerlo solo. Deberá contar con la ayuda del resto del equipo del proyecto. De igual forma que se realizan las planificaciones y reuniones de las tareas del alcance o controlamos el cronograma, el gerente del proyecto debe de contar con una estructura establecida de reuniones para realizar un seguimiento adecuado a todos los riesgos.

Los riesgos pueden aparecer y desaparecer de forma rápida. En consecuencia, durante la fase de planificación del proyecto lo debemos revisar todo de forma cíclica. Además, según los nuevos elementos que impactan en los que ya tenía. En definitiva, surgen nuevos riesgos para el proyecto.

Los riesgos no solo se controlan en la planificación. Al igual que el alcance, el tiempo y el coste, se deberán monitorizar de forma continua, lo mismo que se hace con los riesgos. Debemos ver cómo se comportan a lo largo del proyecto. Nos encontramos con riesgos que tienen una probabilidad muy baja que después, a lo largo de la vida del producto, se convierten en riesgos de nivel alto y viceversa.

En consecuencia, que se continúe con la planificación de los riesgos en el seguimiento del proyecto. Ya que los riesgos del proyecto que se ubican en el futuro pueden provenir de diferentes lugares. Los proyectos se ven afectados por riesgos que pueden surgir de cualquier parte.

Llevar a cabo un análisis cuantitativo de los riesgos es necesario para establecer diferentes respuestas efectivas ante los riesgos. Además, la disponibilidad del tiempo y presupuestos suficiente determinará los métodos que se utilizan en un proyecto en particular.

Las mejores estrategias de gestión de riesgos

Existen distintas estrategias para hacer frente a los riesgos negativos y los riesgos positivos. Los directores de proyectos deben realizar la gestión de riesgos debido a:

• Planificar la identificación de los riesgos de proyectos.
• Llevar a cabo el análisis de los riesgos de proyectos.
• Ofrecer una respuesta a los riesgos del proyecto.

Los directores de proyecto buscan:

• Incrementan la probabilidad del impacto de los elementos positivos para el proyecto
• Disminuye la probabilidad de los negativos

Según nos encontremos riesgos negativos o positivos debemos establecer una estrategia diferente.

La matriz de riesgos del proyecto

La matriz de riesgos del proyecto nos facilita la elaboración de un plan de contingencia para atacar los riesgos que apetezcan en el proyecto.

Tendremos que hacer un análisis cualitativo de los riesgos del proyecto. Mediante una matriz de riesgo del proyecto que me permita elaborar un plan de contingencia de riesgos. Tenemos que posicionar los riesgos con respecto a su impacto y probabilidad. Son los dos grandes medidores del riesgo. Si tiene una probabilidad baja o alta, o un impacto bajo o alto.

Para poder hacer un análisis de riesgo fácil e intuitivo. Utilizamos el trabajo que ya tenemos y lo acoplaremos a los riesgos del proyecto. Es necesario realizar una descripción jerárquica de los riesgos por cada paquete de trabajo, tareas y actividades que tenemos definidas. Por lo tanto, es una herramienta que se encuentra basada en el proyecto y es fácil de volver a generar cuando estas en planificación. Se necesita que se identifiquen los riesgos para documentar el tipo de características y poder evaluarla.

En conclusión, identificar los riesgos es un proceso iterativo. No acaba en la planificación del proyecto. Se debe seguir identificado los riesgos en el seguimiento, hacerlo durante toda la vida del proyecto.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información permite gestionar la información de que dispone la organización y lo convierte en una elemento estratégico de gran valor para las empresas.

Las empresas manejan diariamente mucha información, tanto importante y vital como innecesaria.

La selección de una adecuada sección de esta puede suponer una mejora competitiva frente a otras empresas, pero cuando una organización no utiliza adecuadamente la documentación de que dispone puede estar cabando su propia tumba en un futuro cercano.

Para comprender adecuadamente que información debemos usar y cual no, debemos entender que es un sistema de información y su finalidad.

Definición de un Sistema de Información

La implantación de un Sistema de Información supone una gran ventaja competitiva.

La implantación de un Sistema de Información supone una gran ventaja competitiva.

La finalidad de un Sistema de Información es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones en las empresas.

Básicamente, un Sistema de Información es un conjunto de procedimientos que, gracias a un orden establecido, permiten gestionar la información de que dispone la organización. Para conseguirlo se debe recoger adecuadamente la información y procesarla de forma eficaz para convertirla en entradas útiles de las bases de datos.

La finalidad de estos sistemas es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones. De esta manera, estos sistemas se convierten en un elemento estratégico prioritario para la gestión empresarial debido a su gran utilidad y su gran fuente de valor.

Recomendación:

De forma general se aconseja que las empresas dispongan de un sistema de información delimitado por cada unidad operativa, ya que permite ver de forma objetiva la información, comprendiendo su definición y utilidad. Con este método se puede establecer en una empresa un sistema de información para el sector de finanzas, de marketing, de producción o de recursos humanos. Por el contrario, si dispones de una empresa muy pequeña se puede establecer solamente un sistema de información que tenga un alcance general.

Un Sistema de Información debe incluir sólo información útil, la que no se necesite o sea irrelevante representa una pérdida de tiempo para aquellos que desean usarla, y pueden llegar a ocultar información realmente valiosa. También debe ofrecer una información exacta. Este último es un requisito prioritario, ya que si los datos manejados son inexactos, la información carecerá de valor o será engañosa, lo que conducirá en todo caso a la posibilidad de adoptar decisiones erróneas como ya comentábamos anteriormente.

Campos en los que se centra un Sistema de Información:

Los elementos del Sistema de Información se centran en tres campos:

• el primero de ellos es la Información y los Datos ya que con ellos trabaja el sistema, y se transforman unos datos (inputs) en información (outputs);
• el segundo de los campos es el de Personas que forman parte del sistema de información y pueden ser personal técnico encargado de su diseño y correcto funcionamiento o los encargados de introducir los datos en el sistema, etc.;
• y el tercer y último de los elementos son los elementos de soporte que sirven para dar soporte al sistema. En este último caso hay que tener en cuenta que si se tratara de un sistema automatizado habría que contemplar el hardware y el software.

Para finalizar voy a matizar que estos Sistemas de Información son la base de la Gestión Eficaz de una Empresa y suponen el 70 %  del trabajo a la hora de implantar eficientemente un  Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001.

La adecuada implantación de los sistemas de información, al igual que cuando implantamos un Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001, supone para la empresa una ventaja competitiva importante frente a otras organizaciones del mercado y generará un importante incremento en los beneficios al anticiparse y adaptarse a los movimientos del mercado.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

CÓMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD ENCONTRADA EN UNA AUDITORÍA ISO 9001

Los auditores internos más temprano que tarde, se encontrarán con la necesidad de redactar una no conformidad en la gestión e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015.

Las auditorías internas son un elemento esencial que forma parte de los requisitos de ISO 9001:2015, y, dentro de ellas, redactar una no conformidad es una de las tareas que siempre será necesario realizar.

Sin embargo, aunque se siga un proceso de auditoría planificado, redactar una no conformidad de tal forma que facilite la investigación y la implementación de acciones correctivas, requiere tener en cuenta algunos aspectos básicos.

Cómo redactar una no conformidad – ¿Qué es una conformidad?

En el ámbito de las normas ISO y específicamente de auditorías, una no conformidad es el hallazgo de evidencias de que un proceso no cumple con los requisitos exigidos por el estándar o no se realiza de acuerdo a lo planificado.

Durante la auditoría se compara lo planificado con lo que sucede en la práctica para verificar que no se está produciendo ninguna desviación respecto a lo esperado o situación de riesgo. Cuando esto sucede nos encontramos ante una no conformidad.

Es en este momento en el que se debe redactar una no conformidad dentro del informe de auditoría. Pero para ello, es preciso seguir algunas pautas. Veamos cuáles son:

Pautas para redactar una no conformidad eficaz

Es importante tener en cuenta el propósito con el que se elabora una no conformidad. Más allá de cumplir con el requisito de ISO 9001, redactar una no conformidad permite al auditado tomar medidas para corregir la falla y eliminar la causa.

Para lograr el objetivo es preciso seguir algunas pautas:

Describir el problema con detalles: para que el auditado pueda investigar por qué se está presentando la no conformidad debe conocer con todos los detalles la forma en que se detectó el problema.

Mencionar el requisito: es necesario asegurar que la persona que abordará el problema comprenda cuál es el requisito de ISO 9001 que se está incumpliendo.

Incluir evidencia de auditoría: es necesario incluir la o las evidencias de auditoría que comprueban la existencia de la no conformidad. La evidencia es, para el auditado, el punto de partida de la investigación que lo llevará a descubrir la causa raíz del problema.

Cualquier información adicional que el auditor considere importante será bienvenida a la hora de redactar una no conformidad encontrada en una auditoría de la norma ISO 9001.

¿Qué no debemos mencionar a la hora de redactar una no conformidad?:

• Adjudicar culpas o responsabilidades.
• Determinar soluciones

Aunque no existe un formato de uso obligatorio para redactar una no conformidad, existe un modelo que garantiza el cumplimiento de las pautas que hemos mencionado. Este modelo se conoce como “debería ser / como se encontró”.

Debería ser: es una declaración de lo que se esperaba encontrar en el proceso. Si no es posible escribir una declaración “debería ser” con respecto a un proceso, es poco probable que realmente estemos frente a una no conformidad.

Como se encontró: en esta parte declaramos el hallazgo que no cumple con el requisito/planificación, registrando así mismo la evidencia y toda la información pertinente que apoye la existencia de la no conformidad.

Recuerde que una buena declaración de no conformidad hace valioso el hallazgo de auditoría.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

LAS NORMAS ISO: IMPORTANCIA Y BENEFICIOS

La implantación de las Normas ISO ayudan a que las empresas apliquen eficazmente las nuevas tecnología y gestionen adecuadamente los recursos que disponen.

Las Normas ISO nos ayudan a aplicar las nuevas tecnologías a la vida diaria de la empresa y a gestionar adecuadamente los recursos de esta.

Es por esta razón que a las empresas les resulta de especial utilidad la implantación de las normas ISO que mejor se adapten a su caso. En este post vamos a indicar en que ayudan las normas ISO a las empresas desde una visión general.

Importancia de la aplicación de las Normas ISO:

Las Normas ISO aportan a las empresas una serie de procedimientos que garantizan el buen funcionamiento de todos los departamentos de la organización.

Muchas veces nos encontramos con que las empresas desconocen cuáles son los beneficios, las ventajas y, en definitiva, el por qué del nacimiento, de la existencia y del uso de las Normas ISO. Sin embargo, en este post vamos a aclarar algunos de estos aspectos para que sea fácil su comprensión. Para comenzar vamos a ver de forma general la utilidad de las Normas ISO para las empresas y luego veremos algunos aspectos que las Normas ISO ofrecen a la empresa para que se gestionen de mejor manera y consigan un mayor rendimiento de su trabajo.

En primer lugar, como nos dice la propia organización ISO en su publicación “10 good things…”  “las normas ISO contribuyen positivamente al mundo en el que vivimos, facilitan el comercio, difunden el conocimiento, propagan los avances innovadores en tecnología y comparten buenas prácticas de gestión y de evaluación de la conformidad.”

Las Normas ISO ayudan a que las empresas crezcan y utilicen todos sus recursos.

Sin embargo, es igual de importante la visión teórica de la organización que la imagen y las ideas que nos aportan las empresas que están habituados a utilizar las normas ISO en sus actividades diarias. Este es el caso de la entrevista a John F. Malloy Chairman, presidente de la empresa CEO Victaulic que se encuentra recogida en la Revista ISO Focus+ The Magazine of the International Organization for Standardization, Pág. 3 – 7 :

It is equally important that we be involved in organizations such as ISO that are helping to propel these industries forward in terms of better quality, safety and protection. Each country has its own standards and regulations. The complexity of those regulations varies from one country to another, and can also vary from region to region within a country. The harmonization of these individual performance criteria into a single, globally relevant standard can significantly increase our company`s operating efficiency.

En este fragmento en particular y en toda la entrevista John F. Malloy nos expone en que le ayudan las normas ISO en la vida diaria de la empresa e indica algunas de las ventajas. Una de estas ventajas a la que pocas veces se le da la importancia que posee es el hecho de que la aplicación de las normas ISO nos permiten hablar en un idioma común de calidad, es decir, facilita las exportaciones y las importaciones porque las empresas que tienen implantada alguna de las normas ISO les permite asegurar la calidad en el mismo nivel de exigencia de la otra empresa y les otorga una serie de procedimiento que garantizan la buena ejecución de las funciones en todos los campos de la empresa.

¿Para quiénes son de utilidad las Normas ISO?

Las Normas ISO se adaptan a todas las empresas sin importar su tamaño o actividad.

La publicación de la organización ISO que comentábamos anteriormente, “10 good things…” nos da la respuesta a esta pregunta: 

las Normas Internacionales ISO proporcionan muchos beneficios para las empresas en todo el mundo, tanto en los países industrializados como en desarrollo. Pero estos beneficios no son sólo para grandes corporaciones y grandes empresas. Las normas ISO también pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas (PYME). Por ejemplo, las Normas ISO proporcionan el estado de la técnica de las especificaciones de los productos y servicios. Pueden aumentar la eficiencia de los procesos. Pueden ayudar a las PYME a calificar para participar en las cadenas de suministro global. En resumen, las normas ISO pueden ayudar a las PYME a competir con las empresas más grandes por oportunidades en el mercado global. Las normas ISO son la llave para abrir oportunidades de futuro.

Resumen de los beneficios que nos ofrecen las Normas ISO:

Podemos distinguir una serie de beneficios básicos y generales que nos aporta la utilización de las normas ISO por las PYMES y que ahora vamos a comentar:

• Las normas ISO no distinguen por tamaño o por dedicación a las empresas, por lo que les sirve de ayuda tanto a grandes organizaciones como a pequeñas empresas. No es necesario distinguir en dimensiones si se desea crecer y mejorar, ya que no sería lógico y efectivo.
• Gracia a que se consigue una igualación de las características básicas y se aplican unos procedimiento y registros que no diferencían entre países o leyes, se puede hablar un idioma común que mejora y abre los mercados de exportación para sus productos y servicios.
• Los procedimientos de aplicación y los registros que aportan las normas ISO permiten aplicar las técnicas empresariales más actuales y permite mejorar continuamente en la gestión de su negocio, impulsando la eficiencia en las operaciones de su organización.
• El adecuado control y gestión de sus relaciones comerciales con sus clientes, aumenta su credibilidad, consigue la fidelización de estos, aumentando las oportunidades de ventas y le da una ventaja competitiva frente a otros negocios del mercado.
• La aplicación de las normas ISO hacen que su empresa y su marca gane un reconocimiento internacional y proporciona el impulso que su organización necesita para emprender un crecimiento continuo y con grandes beneficios.

TOMADO DE: https://www.sbqconsultores.es