jueves, 26 de enero de 2017

EL LIDERAZGO EN LA NORMA ISO 9001:2015

En la Norma ISO 9001:2015, el papel de la Dirección y su liderazgo son claves para el futuro del Sistema de Gestión de la Calidad y de la organización.
Ya hemos hablado anteriormente de algunos de los cambios que la versión del 2015 ha introducido en el Sistema de Gestión de la Calidad, como “Los riesgos y las oportunidades en la Norma ISO 9001:2015” y “El contexto en la Norma ISO 9001:2015”, por lo que ahora le toca el turno al capítulo 5 de la norma centrado en la importancia y el papel que ocupa la dirección y la importancia de su eficaz liderazgo como garantía de futuro del sistema.

En este artículo voy a hablar de los cambios que se han producido en la Norma ISO 9001:2015 en relación con la versión anterior del 2008 y para ello voy a tomar como referencia uno de los capítulos de la publicación “ISO 9001:2015. Los ejes de la revisión”.

La importancia del liderazgo en la Norma ISO 9001:2015

Aunque la importancia de la alta dirección para la adecuada consecución de los objetivos marcados, así como las responsabilidades que tienen unidas, no es algo nuevo, en esta versión del 2015 se hace especial hincapié en el papel que ocupa en el sistema de gestión de la calidad demostrando liderazgo y compromiso.

Además, incluye la importancia del contexto y del pensamiento basado en el riesgo al hacer mención directa a ellos en las responsabilidades de la alta dirección, junto con la labor de velar para que el sistema esté integrado de forma explícita en los procesos estratégicos de negocio de la empresa.

Una de las formas de demostrar la participación y el interés en el sistema de gestión de la calidad por la alta dirección radica en la evidencia de que los objetivos de calidad, más allá de un mero trámite o muestra de intenciones, se complementen de forma directa con la estrategia de la organización.

De la misma forma, el apoyo directo de la alta dirección en otros roles de las empresa para que demuestren su liderazgo en sus respectivas áreas también se convierte en una muestra directa de la implicación de la alta dirección.

Tenemos que destacar que la Norma ISO 9001:2015 hace una referencia directa al carácter de liderazgo que la revisión ha introducido de forma explícita, considerándolo como la cualidad de aquellas personas que son capaces de dirigir al resto de empleados o personas de su entorno para alcanzar las metas marcadas a través del uso de la motivación y no de la imposición, promoviendo de forma efectiva la implicación de todas las personas de la empresa y en la consecuencia de sus objetivos.

El enfoque al cliente y la Política de Calidad en la Norma ISO 9001:2015
La alta dirección debe ser un líder que dirija y apoye a todo el personal para alcanzar los objetivos, que propague el compromiso, comunique eficazmente y apoye a las personas en puestos intermedios.
En el enfoque al cliente se refuerza el papel que ocupa la alta dirección para cumplir los requisitos y aumentar la satisfacción del cliente. De esta forma, en el punto 5.1.2., “Enfoque al cliente”, se indica claramente que esta debe tener en cuenta aquellos riesgos y oportunidades que puedan afectar al producto y/o servicio ofrecido, así como aumentar la satisfacción de los clientes, además de mantener el foco en mejorar esta satisfacción.

En el punto 5.2., “Política”, la revisión de la norma ha venido a reafirmar su papel relevante como herramienta de la alta dirección para determinar los ejes en los cuáles se moverá el sistema de gestión de la calidad.

De esta forma, se ha buscado que la política de calidad no quede relegada a una mera declaración de intenciones que luego no se vea reflejada en la realidad, sino que incida de forma directa en todas las actividades de la organización, manteniendo una estrecha relación entre ambas y estando constantemente viva.


En este sentido, la Política de Calidad debe reflejar las peculiaridades del contexto de la empresa que anteriormente hemos determinado ya que, si existen factores externos, por ejemplo, que afectan al sistema de gestión es lógico y conveniente que sean considerados e incluidos en este documento.

No podemos olvidar dos pequeños matices aportados en la revisión:

  • la Política de Calidad debe comunicarse, entenderse y aplicarse en la empresa;
  • y además, según las oportunidades y características de la empresa, debe ponerse a disposición de las partes interesadas.

Las responsabilidades y la desaparición de la figura del responsable de dirección.

A pesar de que lo que hemos comentado anteriormente, una de las mayores novedades en este punto no es un cambio de definición, un refuerzo de las responsabilidades o una adaptación mayor a la empresa y su contexto y partes interesadas, sino todo lo contrario: desaparece la mención a la figura del responsable de la dirección.

Esto se debe a la intención de que las responsabilidades de la alta dirección con el sistema no se diluyan y pierdan, sino que queden claras y definidas.

De todas formas, nos aporta flexibilidad y permite que la empresa siga delegando y manteniendo la figura del responsable de la dirección con las principales responsabilidades de la anterior norma ISO 9001:2008, aunque ya sin ser un requisito.

Por último, sobre el apartado 5.3., “Roles, responsabilidades y autoridades en la organización” es importante destacar dos matices que nos aporta la revisión:

  • aparece el término “rol”.
  • se indica que las responsabilidades y autoridades deben ser asignadas y comunicadas, pero también entendidas como parte esencial para llevarlas a cabo de forma correcta.

Si deseas conocer más novedades y el alcance de los cambios que la versión de la Norma los invitamos a revisar el nutrido número de publicaciones en el blog, y así conocerás de primera mano los cambios y los pasos para realizar una transición eficaz.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

¿CÓMO REALIZAR LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN LOS MUNICIPIOS?

La planificación estratégica se establece para conocer los objetivos que se han determinado en un municipio o en un ámbito de gestión público. *
Siempre con vista al futuro, por lo que es necesario establecer un plan estratégico.

El plan estratégico establece la definición de la visión, misión, valores y objetivos estratégicos. Éstos son los ingredientes que facilitan una exposición robusta y motivada sobre la identidad de la institución y las áreas estratégicas de acción con vista al futuro. Ayuda mucho a posicionarse, ya que la parte previa de un plan estratégico suele ser el apartado del diagnóstico en el que se apuntan los puntos fuertes y débiles de la municipalidad.

En este sentido la planificación estratégica es la base de los objetivos que después deberán ser mucho más sólidos y precisos.

TIPOS DE PLANES ESTRATÉGICOS

Los municipios suelen contar con planes estratégicos que ordena la ley. Los documentos generados a partir de una planificación estratégica suelen ser excesivamente genéricos y poco concretos. Es importante poseer un documento de planificación estratégica. Esta actividad se asemeja a la construcción de los cimientos de un edificio: esto implica un elevado coste de tiempo y de recursos económicos. No se puede percibir como obra realizada ya que no se trabaja en el edificio que surge a partir del suelo. Un municipio con unos buenos cimientos es mucho más sólida y consistente que la que no lo posee. 

Es importante poseer un relato conceptual robusto sobre lo que se quiere hacer y por qué se quiere hacer. Este discurso aporta una gran solvencia interna y relacional al municipio o al ámbito de gestión que se esté dirigiendo.

Hay diferentes tipos de planificación estratégica en función de los objetivos buscados y de la metodología utilizada. Aunque no existe una unanimidad en la literatura durante la utilización de los términos se pueden distinguir tres tipos de planificación estratégica:

PLAN ESTRATÉGICO

Es la planificación estratégica que lleva incorporada la participación. Durante su elaboración participan tanto los grupos internos del municipio como los grupos externos interesados en la materia. Es una planificación que busca y consigue un plus de legitimidad democrática. Este es su punto fuerte. Los inconvenientes de esta metodología es que su elaboración se demora mucho en el tiempo. Es muy costosa y el resultado suele ser muy genérico y ambiguo. Como es el resultado de la participación, la negociación y la transición entre diferentes colectivos y personas los consensos suelen ser sobre mínimos y no sobre máximos.

PLAN DIRECTOR

Es otra metodología de planificación estratégica pero que no implica la participación ni la legitimidad democrática. 

Un político se puede preguntar ¿por qué es necesario consensuar nada ni tener la legitimidad democrática, si ya la dispongo al ganar la elecciones?. La metodología de un plan director consiste en detectar las opiniones y las reflexiones de diferentes actores pero no como actores sino como colectivos y personas que poseen un discurso conceptual propio sobre el tema de reflexión. Se pueden realizar una serie de entrevistas. 

De esta forma se dispondrá de relatos interesantes sobre el tema y es necesario incorporarlos al análisis. En el plan director se busca que todos los expertos formen parte de la decisión. Las ventajas de un plan director son:
  • Es mucho más rápido.
  • Es mucho más económico.
  • El documento obtenido es mucho más explícito y concreto.
Existen diferentes tipos de planificación estratégica en función de los objetivos.
PLAN DE ACTUACIONES O ACTIVIDADES

La planificación estratégica la elabora de forma unilateral el equipo de gobierno de la municipalidad. Es un método mucho menos complejo en el sentido que maneja mucha menos información. Es tan rápido que se puede elaborar en unas pocas semanas o unos días.

No existe una metodología mejor que otra sino que se trata de un ámbito contingente, como la mayoría de los ítems organizativos, y por lo tanto se elige el mejor método en función de la complejidad del ámbito, de la presión política, del tiempo político, del momento de la empresa, etc. por ejemplo, si uno ocupa un cargo político o técnico de alto riesgo es objeto de mucha movilidad.

No tiene sentido, por motivos de falta de tiempo, hacer un plan estratégico y quizás, tampoco un plan director y no le quede más remedio que impulsar un plan de actuaciones.

Software para los municipios *

El municipio, cuenta ahora con una herramienta más personalizable y amigable que les permite incrementar el índice de detección de hallazgos y realizar una adecuada gestión de los documentos del Sistema. Existen en el mercado múltiples opciones. Desde las gratuitas, cuyo costo de adecuación y configuración los hace, en ocasiones muy costosos, hasta los desarrollados a la medida de cada Entidad.  Algunos de esos son: ARMORUM, Isotools, Isolucion, Krio y muchos otros.

Han logrado administrar la documentación asociada al Sistema de Gestión quedando solo los documentos realmente necesarios. Las dudas y consultas han disminuido gradualmente gracias al manual elaborado por los consultores que reúnen las respuestas a todas estas cuestiones. Esto ha favorecido que, en la mayoría de los casos, los usuarios trabajen de forma autosuficiente.

* Es importante señalar que este artículo debe ser adaptado a las condiciones particulares de cada país. Para el caso de Colombia, es preciso tener en cuenta el vasto ordenamiento jurídico en torno a lo público, en especial a la amplia normatividad que aplica en municipios y por ende a los alcaldes municipales. 

Para el tema específico de la gestión de la calidad en el sector público en Colombia, recomendamos revisar Ley 872 2003 y el Decreto 4485 de 2009. No obstante, la gestión de la calidad va un poco más allá de los requisitos de una norma de aplicación exclusiva al poder ejecutivo en el orden nacional.  

Hacen falta líderes y mandatarios locales con un horizonte más amplio de lo que en realidad le puede aportar la calidad a un municipio o una administración pública.  Para ello existe la Norma ISO 9001:2015 y toda una serie de normas que pueden ayudar en su mejoramiento continuo, satisfacción de sus conciudadanos y otras partes interesadas y en su eficacia, eficiencia y efectividad corporativos (Ver Familia ISO 9000 y Familia ISO 10000).

Tomado de: https://www.isotools.org