PLAN DE INTEGRACIÓN: ANÁLISIS DE CONTEXTO

Para que la integración de sistemas de gestión tenga el éxito deseado es necesario elaborar un Plan de Integración, para lo cual tendremos en cuenta varias directrices.

En primer lugar hablaremos del análisis del contexto, es necesario para que la organización sea consciente de la situación inicial, de este modo es posible la identificación y análisis de la situación y características actuales como:

• Los conocimientos y experiencias con las que cuenta la organización para realizar el proceso de integración.
• Las exigencias y expectativas de clientes y partes interesadas vinculadas a las áreas de gestión que se van a integrar.
• Si existe o no sistemas encaminados a la satisfacción de estas necesidades.
• Los posibles riesgos que pueden sufrir durante el proceso de integración.

Gracias al análisis del contexto, las organizaciones podrán seleccionar el modo más adecuado para la implantación de un sistema integrado y el nivel que alcanzara dicho sistema.

Para realizar el análisis del contexto es necesario que las organizaciones reflexionen y evalúen:

La madurez con la que cuenta la organización en la gestión por procesos, en este caso las organizaciones debe identificarse con uno de estos niveles:

• Nivel mínimo: Cuando no existe un enfoque a procesos o simplemente este se encuentre limitado a ciertos procesos.
• Nivel máximo: En este caso la organización cuenta con procesos definidos, acompañados de la documentación pertinente, los responsables de estos procesos también están debidamente establecidos, así como los indicadores.

La complejidad de los requerimientos de los clientes y otras partes interesadas como proveedores, accionistas, etc. Dependerá en función del número, grado de necesidad, dependencia, etc.

El alcance del sistema de gestión que se desee implantar o que ya estén implantados. Esto dependerá siempre de:

• El numero de sedes de la organización.
• Los productos o servicios prestados.
• El abastecimiento o subcontratación.
• El tipo de áreas a gestionar (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo).
• Los procesos desarrollados.

El riesgo vinculado al proceso de implantación del sistema de gestión integrado que dependerá del:

• Volumen y nivel de exigencia de la legislación.
• Impacto derivado del incumplimiento de la legislación.
• Grado de implicación del personal de la organización.
• Recursos y capacidades organizativas.

Una vez realizado la evaluación de los parámetros, se debería desarrollar un análisis DAFO, es decir, analizar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la organización antes de realizar la planificación de las actividades del Plan de Integración. Este ejercicio, en lo posible, debe involucrar los diferentes niveles de la organización y termina con el diseño de las estrategias para la aplicación del DAFO.