martes, 12 de diciembre de 2017

ESTAMOS PREPARADOS PARA PASAR UNA AUDITORÍA ISO 9001?

¿Cómo podemos saber si estamos o no preparados para pasar con éxito una Auditoría de ISO 9001? ¿Cómo podemos asegurarnos que lo tenemos todo listo?  ¿Qué trucos puedo poner en marcha para preparar bien las Auditorías? ¿Cómo puedo verificarlo todo antes de pasar las Auditorías?
Por: Adriana Gómez

Todas estas y más preguntas surgen cuando no se tiene experiencia suficiente en pasar las auditorías del sistema de gestión. Es normal que las primeras veces se genere nerviosismo, especialmente si se es el responsable de calidad o se es novato, considerar que se va a evaluar todo el trabajo de un año en unos pocos días de Auditoría. 

No debe haber motivo de preocupación, y éste debe ser el mensaje, si está todo previamente preparado y relacionado, no van a haber problemas en el sistema, más allá de los hallazgos. Es muy normal que tanto en las auditorías internas y/o externas surjan algunas no conformidades. No debe dársele más importancia que la de pensar cómo solucionarlas y documentarlas. 

Cómo programar las auditorías?

Aconsejamos separarlas unos 5-6 meses. Es decir, primero la interna, que deberá preparar bien, de igual manera que la externa. Se tardará aproximadamente 1 mes en solucionar las no conformidades (aunque puede sucedes que algunas No Conformidades pueden tardar más tiempo), y en unos pocos meses la externa. ¿Por qué no juntarlas más? porque de la manera que proponemos, la organización se obligará a mantener todos los registros  y archivos al día, sin acumular lo de todo un año.

Cuánto tiempo necesitamos para preparar una auditoría? 

Depende de la empresa. En algunas organizaciones con unos 2-3 días para verificar cada documento y la trazabilidad de todos los procesos sería suficiente. 

La realidad, es que los documentos se acumulan, no se hacen al día, ya que el responsable de Calidad realiza otras tareas dentro de la empresa, los trabajadores no cumplimentan correctamente los registros, las actas de las reuniones no están completas, encuestas del cliente sin analizar, etc.  No nos vamos a escandalizar por todo esto, es lo habitual, que todo se prepare antes de la auditoría y se vista. 

En este caso sí que es necesario una preparación previa de 15-30 días, dependiendo de las dimensiones de la empresa u organización, o lo aplicados y eficaces que sean los trabajadores de la empresa en este aspecto.

Cómo prepararte las auditorías?

Hay dos partes:

La primera es la que se relaciona directamente con el Responsable de Calidad o quien elabora los registros de calidad propiamente dichos, los que no dependen de la producción de la empresa. En este caso, aconsejamos que revisar el listado de registros y los verificar uno a uno, y cumplimentes lo que pueda faltar o no esté actualizado. En este punto, lo que el auditor habitualmente realiza es solicitar el acta de la reunión por la dirección y a partir de esta va pidiendo y auditando los demás registros del sistema.

La segunda parte es la que depende directamente de producción, el proceso principal de la empresa. ¿Cómo se acostumbra auditar este proceso? lo habitual, es que el auditor, se desplace al almacén, acopio... donde esté un producto (proyecto, informe...) acabado y pida toda la trazabilidad de éste. ¿Qué quiere decir? pues que solicita toda la información desde el pedido, contrato, documentación del producto-servicio, registros, puntos de control, etc. ¿Cómo lo verifican? normalmente, como en el día a día trabajando en la empresa se puede llegar a saber dónde puede fallar, quién cumplimenta bien los registros, quien no, si se archivan bien, etc. Este es el punto donde acostumbran a salir más no conformidades, en la información documentada.

Es habitual, que para cada registro del proceso, se lo solicite al que se encarga; es decir, si pide la oferta-pedido se lo solicite al responsable comercial de la empresa y el auditor le pedirá que le explique cómo lo realiza. Posteriormente, el auditor, lo contrastará con el procedimiento correspondiente. Es muy importante que los procedimientos redactados sean la realidad con la que se trabaja en la empresa, así como los documentos que se generen, ya que es lo que comprueba y verifica el auditor.

Consejo: puede intentar que la trazabilidad no se rompa nunca, formar a los trabajadores para que todo esté en su sitio, y que se realicen los registros pertinentes y se llenen bien las formas establecidas para cada caso. Igualmente, es deseable memorizar algunos expedientes que tengan completamente ligados y anticiparse al auditor, mostrándoselos, pero no siempre este truco funciona cuando el auditor sabe bien tras de qué va.

Espero que la descripción del proceso de preparación de la auditoría sirva para afrontarla con más seguridad. Estas son solo algunas de las situaciones que un auditor interno o externo puede solicitar y la forma de hacerlo.  Claro está que existen tantos estilos de auditar como auditores hay. Por esta razón, cada auditoría puede desarrollarse de manera diferente.  Lo recomendable es tener en regla la información documentada que pide la ISO 9001: 2015.

IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001 (ISO 45001), ISO 31000 y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://asesordecalidad.blogspot.com

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