Dentro de los capítulos incluidos en el punto 7 de la Norma ISO 14001:2015 se encuentran los requisitos relacionados con la competencia, comunicación e información documentada.
En los distintos puntos de la Norma ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental, se indican requisitos relacionados con la gestión de los riesgos y oportunidades, comprensión del contexto, identificación de las partes interesadas y sus necesidades y expectativas, la identificación de los aspectos ambientales, el establecimiento de objetivos ambientales, la realización de auditorías internas, la gestión de emergencias, etc. Sin embargo, todas estas actividades no se podrían realizar si no se dispone de un soporte adecuado y eficaz y si no se realiza una gestión adecuada de estas herramientas.
En el punto 7. Apoyo, la Norma ISO 14001:2015 se centra en ellas, concretamente en los recursos, competencia, toma de conciencia, comunicación e información documentada, y fija unos requisitos relacionados con cada uno de estos puntos.
A continuación voy a hablar de una forma más pormenorizada para comprender su implicación en la eficacia del sistema de gestión ambiental implantado y como cumplir con estos requisitos.
Recursos: una visión general.
Dentro de los requisitos de apoyo en el Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001 encontramos referencias a la comunicación, competencia e información documentada.
Si recordamos las responsabilidades de la gerencia o alta dirección en relación con el sistema de gestión ambiental implantados nos daremos cuenta que una de sus actividades relevantes es asegurar de que se disponen, en todos los ámbitos, de los recursos necesarios tanto para realizar las actividades diarias de la empresa como para alcanzar los objetivos y metas marcadas, prevenir situaciones de emergencia, mantener el sistema, cumplir con los requisitos legales y mejorar el desempeño ambiental de la empresa en relación a su contexto y a las partes interesadas.
Para poder cumplir con este requisito es necesario identificar los recursos necesarios para cada uno de los procesos del sistema, así como otras actividades como objetivos ambientales y acciones de mejora, por poner un ejemplo.
Teniendo ya estos elementos identificados hay que relacionarlo con los recursos de que se dispone de forma interna como aquellos que se pueden conseguir mediante empresas o contratistas externos. Esto nos dará una imagen real de las necesidades de recursos de la organización y marcará los puntos a corregir o subsanar. Una visión profunda de este aspecto permite identificar futuras situaciones de riesgos y corregirlas antes de que se produzcan, logrando incluyo convertirlas en oportunidades en algunos casos.
Competencia: la formación como elemento clave.
Este aspecto no es novedoso, pero es interesante recordar que es necesario identificar cada uno de los puestos que afecten al desempeño ambiental de la empresa, que, en el caso de empresas pequeñas o pymes, suponen toda la plantilla, interna y externa. Y una vez ahí se definen los requisitos de competencia de cada puesto, como formación, estudios, experiencia previa y habilidades específicas para la actividad a realizar.
Algunos puestos pueden requerir unas habilidades muy concretas y una competencia muy definida mientras que otros pueden ser más generales o no requerir ninguno, lo que hace que cada ficha de puesto sea única y refleje necesidades propias y específicas.
No debemos olvidar que los requisitos identificados en las fichas deben ser cumplidos tanto por el personal interno de la empresa como por aquellas personas que trabajan bajo el control de la misma como pueden ser las contratadas o subcontratadas debido a que su impacto ambiental y las responsabilidades frente al sistema de gestión ambiental son las mismas que para el personal propio.
A la hora de identificar las necesidades de formación, el proceso es similar al caso de los recursos que se veía anteriormente. Se empieza con la asignación de roles y definición de la competencia necesaria para llevar a cabo estas actividades. Una vez tenemos esto pasamos a relacionarla con la competencia existente en la empresa para cada uno de los puestos y personas que lo ocupan. Este paso nos aportará la lista de formación a realizar de forma prioritaria y permitirá actualizar las necesidades de competencia futuras gracias a la revisión periódica y actualización de las fichas de puesto. Por último no podemos olvidar la evaluación final de la eficacia de la formación realizada y su registro como información documentada.
Recordemos que uno de los activos más preciados es el talento interno y mediante estas actividades, planificación y evaluación nos permitirá sacarlo a la luz, colocarlo en el puesto más adecuado y promoverlo con la repercusión positiva que supone para la empresa, objetivos, logros y actividad diaria.
En relación con el Sistema de Gestión Ambiental es interesante planificar actividades relacionadas con la formación ambiental en la que se incluyan conceptos básicos, buenas prácticas, objetivos y requisitos del sistema y elementos para la mejora debido a la relevancia que va a representar para el cumplimiento de los objetivos ambientales, identificación y gestión de riesgos, resolución de no conformidades, gestión de emergencias y mejora continua, por poner unos ejemplos.
Toma de conciencia: como base de motivación e implicación del personal.
Para que los requisitos del sistema de gestión ambiental se lleven a cabo de forma eficaz es esencial contar con el apoyo, motivación, concienciación e implicación de todo el personal, tanto interno como externo de la empresa, ya que sin ellos sería como nadar a contracorriente y daría igual los esfuerzos empleados ya que no acabarían provocando ningún cambio o mejora.
Es necesario que se realice una adecuada comunicación y comprensión de como sus actividades pueden causar impactos en el entorno natural, así como contribuir a la mejora del comportamiento ambiental tanto propio como de toda la empresa en conjunto.
Algunas acciones para motivar esta toma de conciencia pueden ser reuniones de sensibilización, comunicaciones internas sobre aspectos ambientales o publicación del grado de cumplimiento de los objetivos.
Comunicación interna y externa: clave para el cumplimiento de todos los requisitos.
El Sistema de Gestión Ambiental, al igual que ocurre con otras normas ISO, le da una gran relevancia al papel de la comunicación dentro de su empresa y a su influencia y repercusión para el cumplimiento de todos los requisitos del sistema, legales y propios de la empresa.
En el artículo “La comunicación en la Norma ISO 14001:2015” ya hablaba de los requisitos de este punto 7.4 de la norma, sin embargo ahora vamos a matizar algunos aspectos.
De forma general, a la hora de diseñar los procesos de comunicación hay que tener presente si existen requisitos legales que cumplir relativo a remitir una determinada información a una administración, así como las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas. Estos procesos deben contemplar la respuesta a las siguientes preguntas, tanto de forma general, como para casos específicos:
- ¿Qué comunicar?
- ¿Cuándo comunicar?
- ¿A quién comunicar?
- ¿Cómo comunicar?
El sistema diferencia entre comunicación interna y externa. La primera puede ser realizada en distintas direcciones como descendente, ascendente y horizontal y su objetivo es favorecer la mejora continua mediante las propuestas de mejora por parte del distinto personal de la empresa.
En relación con la comunicación externa se debe comunicar toda aquella información relevante y pertinente del sistema de gestión ambiental teniendo presente los requisitos legales y otros requisitos, así como las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Información documentada: un antiguo conocido con otro nombre.
La empresa debe desarrollar y mantener la información documentada requerida por la norma y toda aquella que sea precisa para garantizar la eficacia del sistema de gestión ambiental y aportar evidencias de su desempeño, pudiendo escogerse libremente elementos como soporte, formato o extensión.
Es necesario que se establezca un procedimiento o varios, según necesite la empresa, para establecer la creación y actualización de la información documentada, indicando elementos como la identificación y descripción, formato, medios de soporte, revisión y aprobación de los documentos. Además, hay que establecer el control de esta información documentada para asegurarse que está disponible para aquellos que lo necesitan y que sea idónea para ello, además de que esté protegida contra uso inadecuado, pérdida de confidencialidad o pérdida de integridad.
Por último, este recurso se encuentra presente en todos los distintos requisitos de la norma ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental, ya que es un elemento transversal y es el que mejor refleja la relevancia de los recursos como herramientas de apoyo para garantizar, promover y mejorar la gestión ambiental del sistema implantado en la empresa.
Tomado de: https://www.sbqconsultores.es
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