CÓMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD ENCONTRADA EN UNA AUDITORÍA ISO 9001

Los auditores internos más temprano que tarde, se encontrarán con la necesidad de redactar una no conformidad en la gestión e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015.

Las auditorías internas son un elemento esencial que forma parte de los requisitos de ISO 9001:2015, y, dentro de ellas, redactar una no conformidad es una de las tareas que siempre será necesario realizar.

Sin embargo, aunque se siga un proceso de auditoría planificado, redactar una no conformidad de tal forma que facilite la investigación y la implementación de acciones correctivas, requiere tener en cuenta algunos aspectos básicos.

Cómo redactar una no conformidad – ¿Qué es una conformidad?

En el ámbito de las normas ISO y específicamente de auditorías, una no conformidad es el hallazgo de evidencias de que un proceso no cumple con los requisitos exigidos por el estándar o no se realiza de acuerdo a lo planificado.

Durante la auditoría se compara lo planificado con lo que sucede en la práctica para verificar que no se está produciendo ninguna desviación respecto a lo esperado o situación de riesgo. Cuando esto sucede nos encontramos ante una no conformidad.

Es en este momento en el que se debe redactar una no conformidad dentro del informe de auditoría. Pero para ello, es preciso seguir algunas pautas. Veamos cuáles son:

Pautas para redactar una no conformidad eficaz

Es importante tener en cuenta el propósito con el que se elabora una no conformidad. Más allá de cumplir con el requisito de ISO 9001, redactar una no conformidad permite al auditado tomar medidas para corregir la falla y eliminar la causa.

Para lograr el objetivo es preciso seguir algunas pautas:

Describir el problema con detalles: para que el auditado pueda investigar por qué se está presentando la no conformidad debe conocer con todos los detalles la forma en que se detectó el problema.

Mencionar el requisito: es necesario asegurar que la persona que abordará el problema comprenda cuál es el requisito de ISO 9001 que se está incumpliendo.

Incluir evidencia de auditoría: es necesario incluir la o las evidencias de auditoría que comprueban la existencia de la no conformidad. La evidencia es, para el auditado, el punto de partida de la investigación que lo llevará a descubrir la causa raíz del problema.

Cualquier información adicional que el auditor considere importante será bienvenida a la hora de redactar una no conformidad encontrada en una auditoría de la norma ISO 9001.

¿Qué no debemos mencionar a la hora de redactar una no conformidad?:

• Adjudicar culpas o responsabilidades.
• Determinar soluciones

Aunque no existe un formato de uso obligatorio para redactar una no conformidad, existe un modelo que garantiza el cumplimiento de las pautas que hemos mencionado. Este modelo se conoce como “debería ser / como se encontró”.

Debería ser: es una declaración de lo que se esperaba encontrar en el proceso. Si no es posible escribir una declaración “debería ser” con respecto a un proceso, es poco probable que realmente estemos frente a una no conformidad.

Como se encontró: en esta parte declaramos el hallazgo que no cumple con el requisito/planificación, registrando así mismo la evidencia y toda la información pertinente que apoye la existencia de la no conformidad.

Recuerde que una buena declaración de no conformidad hace valioso el hallazgo de auditoría. Y lo contrario sucede cuando la redacción no es concreta u ofrece ambigüedades. La idea, es iniciar con un hallazgo bien redactado, que facilite la corrección y/o mejora, por que al final, lo que se busca es que el proceso auditor agregue valor a la organización, si no es así el proceso genera desgaste, incredulidad y pérdida de tiempo.

El proceso auditor, por definición, no debe ser un proceso inocuo. Si lo considera, busque ayuda en un buen consultor.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/