Las siguientes 7 acciones te darán el éxito al implantar ISO 14001, si cualquier de estas se encuentra ausente o no se aplica de manera eficaz, el proyecto de implantación fracasará.
Si esto sucede habrás perdido el dinero invertido, el tiempo invertido (más dinero), habrás dado una mala imagen a tu personal (cero motivación) e, incluso, puedes llegar a dar una imagen pésima a las partes interesadas (con lo que cuesta mantener una buena imagen).
1. Compromiso de la Dirección
Todos los problemas con los sistemas de gestión empiezan por aquí, por la falta de compromiso de la dirección. El personal sabrá desde el principio si la dirección está realmente comprometida con el proyecto o si lo ven como algo más que hay que hacer para tener otro sello. También sabrán si se deja el sistema en manos de responsables cualificados o en personal sin fe en los resultados que lo hacen porque se lo mandan sus superiores.
Que la alta dirección esté comprometida con implantar ISO 14001 es importante porque dará toda clase de facilidades hacia ella, pero también porque será tomado como un ejemplo a imitar por todos. No estaría de mal organizar una campaña de publicidad interna, primero entre todos los directivos de la empresa, después en cascada entre todo el personal de la organización. Pero cuidado, a partir de este momento la dirección tendrá que actuar consecuentemente con su declaración, y mantener su credibilidad.
2. Motivación del personal
Como para cualquier proyecto que se ponga en marcha en una organización, un buen ambiente de trabajo y la cordialidad entre los empleados a todos los niveles es necesario para implantar ISO 14001.
De cómo motivar al personal podría hablar durante meses, y a lo mejor no llegaríamos a dar con la tecla que lo consigue. Desde aquí sólo podemos recomendaros unas cuantas cosas básicas, que suelen funcionar.
Primero, como hemos visto en el punto anterior, la implicación de la alta dirección es imprescindible, sin ella, no se podrá motivar al personal a que haga nada. os recomendamos que se les haga ver que el sistema no sólo conllevará beneficios para la organización, sino que también aportará mayor seguridad, bienestar y condiciones de vida a sus trabajadores.
El reconocimiento público a la labor efectuada por cada uno de ellos también reforzará su motivación. El personal debe estar plenamente convencido de la utilidad de implantar ISO 14001, y para ello, se les debe alejar de la idea de que los estudios y revisiones de sus prácticas son un objeto de un control sobre ellos, si no que por el contrario se trata de conseguirles unas condiciones óptimas de trabajo, en un ambiente más saludable e integrado con el entorno, a la vez que se preserva el estado ambiental de su zona.
También se deberán escuchar sus opiniones, para después estudiarlas e intentar ponerlas en práctica, dentro de lo posible; que un trabajador sienta que se le escucha y que se le tiene en consideración constituye uno de los recursos más eficaces a la hora de motivarle.
3. Disponibilidad del personal y recursos necesarios
La dirección debe facilitar sin demasiadas reticencias ni retrasos todos los medios necesarios para implantar ISO 14001. Si se escatima el tiempo que dedican los miembros de la alta dirección a atender las necesidades del sistema de gestión ambiental, acabarán contagiando su desidia a todo el personal, ya que inferirán que dicho sistema no les importa demasiado.
4. Formación, entrenamiento y concienciación
Las necesidades variarán en relación con el nivel adquirido por cada empleado respecto al medio ambiente, a su ocupación y a los sistemas de gestión.
De este modo, el personal directivos necesitará conocimientos para defender el proyecto, y darle el respaldo necesario definiendo la política y los objetivos basados en ella.
El personal intermedio necesitará formación para discutir, elaborar y dirigir tanto la implantación como el funcionamiento de cada una de las partes del sistema de gestión ambiental; y el personal de operaciones necesitará formación /entrenamiento en la aplicación más práctica y específica del sistema.
Por lo tanto, será necesario desarrollar un plan de formación y capacitación completo, previo a implantar ISO 14001. Generalmente, para definir y realizar este plan conviene recurrir a una entidad externa especializada, y nosotros recomendamos que se elija con cuidado una que sea capaz de detectar vuestras necesidades en esta materia, y con los conocimientos adecuados.
Una parte fundamental de este plan de formación es, también, el entrenamiento necesario para la utilización de los procedimientos, instrucciones y la cumplimentación de los registros. Este entrenamiento puede llevarse a cabo dentro de la propia empresa, por los equipos de trabajo o las personas que desarrollaron dichos documentos.
5. Información sobre los progresos conseguidos y los impactos amortiguados
Para poder informar tanto al personal como a las partes interesadas de los progresos / logros que se vayan alcanzando al implantar ISO 14001, es necesario de que previamente se les haya informado sobre lo que se pretendía conseguir.
Así, una reunión inicial es una forma de comenzar a informar. En ella se debería explicar el proyecto y los objetivos (puedes ver cómo definir los objetivos en nuestro post 10 características que debe tener la misión de tu empresa) a conseguir. Después, se debe nombrar un responsable de comunicación interna, que asuma la labor de mantener al día a toda la empresa sobre los hitos que se van alcanzados, y a que a su vez, recoja la participación de todo el personal, para que puedan contribuir activamente en el desarrollo del proyecto.
La información que se proporcione a los trabajadores tiene que llevarlos, poco a poco, a que en su trabajo diario tengan siempre presente los impactos ambientales ligados a las actividades que llevan a cabo, sean estos reales o potenciales.
6. Reconocimiento de los éxitos alcanzados
El objetivo del reconocimiento de los trabajos bien realizados y de los éxitos obtenidos consigue la participación de todos en las tareas de elaboración e implantación de ISO 14001. Este reconocimiento siempre debe otorgarse como consecuencia del cumplimiento de objetivos y metas, y creemos que no debe consistir en un premio en metálico, sino una gratificación (días de vacaciones o algo similar).
Este reconocimiento debe realizarse nítidamente asociado a la acción que lo provocó y en corto plazo (para que no de tiempo a pensar que no se valora el trabajo bien hecho). Una carta de la alta dirección o un diploma entregado públicamente pueden resultar muy interesantes, si se realizan con sinceridad.
7. Realización de las tareas de implantación planificadas
Las tareas para implantar ISO 14001 deben realizarse progresivamente de acuerdo con el plan de actuación definido, bajo la supervisión de cada área de la empresa y asistidas por el Responsable de Medio Ambiente.
Bajo nuestra experiencia, la fase de implantación es de las más difíciles, por lo que para evitar el desánimo general, deberá efectuarse paso a paso, determinando de acuerdo al plan sobre qué áreas se va a actuar, y qué pasos se van a seguir en cada momento, de este modo se irá avanzando progresivamente hasta que todos los elementos hayan sido correctamente implantados.
Con todo esto la conclusión es que implantar ISO 14001 no debe causar más problemas que los que resuelve, que para desplegar un proyecto de este tipo es necesario un compromiso desde el inicio del mismo, implicar en él a toda la empresa, que se debe dotar al sistema de los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos del mismo.
Podemos ayudarte con tu Sistema de Gestión, contacta con nosotros y te diremos cómo.
Tomado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/
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