La concepción de que un Sistema de Gestión de la Calidad solo supone un aumento de papeleo en la organización, es uno de los falsos mitos que podemos encontrarnos.
Cuando nos enfrentamos a la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad -SGC, podemos descubrir que existen numerosos mitos que se refieren a distintos aspectos de este sistema de gestión, así como de otros, y que nos muestran las concepciones erróneas que abundan en el ambiente organizacional y que hay que cambiar para que esta norma aporte y mejore la gestión y los resultados.
En este post vamos a hablar muy brevemente de dos de estos mitos o falsas concepciones relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad según la norma ISO 9001, como son la percepción del excesivo papeleo y el de la utilidad de su implementación.
Mito 1: Aumento del papeleo y la complejidad.
No se puede pensar que un Sistema de Gestión de la Calidad es solo papeleo ya que con ello limitamos la utilidad y eficacia de este y perdemos su verdadera identidad.
Muchos empresarios y gerentes, a la hora de mencionarles la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, solo perciben el aumento de papeleo que va a suponer para la organización. Este es un error muy común y es uno de los mitos que debemos derribar. No se puede pensar que un Sistema de Gestión de la Calidad es solo papeleo porque en realidad, y de forma simple, supone indicar en papel todos los procesos y pasos que en la vida real de la empresa se realizan, así como establecer aquellos procesos necesarios para medir y controlar que no existan desviaciones, que disminuyan la calidad del producto y/o servicio.
Para creer les aconsejo hacer una prueba: a decir uno a uno todos los pasos que sigue su empresa, desde la recepción de la materia prima a la llegada del producto al cliente. Lo más seguro es que en algún momento de esta prueba hayan necesitado la ayuda de un papel para no perderse o no olvidar un paso.
De la misma manera, cuando deseamos controlar que un proceso o una actividad que realizamos funcione correctamente y evoluciona correctamente tomamos anotaciones o parámetros para ver cómo mejora o empeora y se aplican medidas según los datos que percibimos.
Pues bien, un Sistema de Gestión de la Calidad va a incluir, simplificando mucho su definición, estos papeles o documentos que se generan por separado y en distinto orden para ayudar a la mejora continua de la organización y a su eficiencia y eficacia en la gestión.
De esta forma, debemos olvidar que la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, así como con cualquier otra norma, solo va a aportar papeleo sin concebir el valor qué se encuentra detrás de este, es decir, centrar nuestra atención únicamente en la documentación que se genera sin fijarse en los beneficios que aporta, solo nos permitiría tener una visión parcial que impide que percibamos toda la realidad.
La recomendación general es simplificar y unificar formas y apoyarse de la tecnología para que la "información documentada" se soporte y valide en forma virtual o electrónica. Finamente lo que busca es dar soporte confiable, conservar la información sistemáticamente y permitir la trazabilidad de los diferentes procesos sin importar el medio en que se encuentra la información.
La recomendación general es simplificar y unificar formas y apoyarse de la tecnología para que la "información documentada" se soporte y valide en forma virtual o electrónica. Finamente lo que busca es dar soporte confiable, conservar la información sistemáticamente y permitir la trazabilidad de los diferentes procesos sin importar el medio en que se encuentra la información.
Mito 2: Su implementación solo vale para conseguir la certificación del SGC.
El trabajo que realizamos para implantar un Sistema de Gestión de la Calidad va a darnos una diferenciación de nuestros competidores no sólo en la certificación del sistema.
Otro de los mitos más comunes es la utilidad de un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001. En muchos casos, las organizaciones solo buscan certificar el Sistema para conseguir que les diferencie de sus competidores.
Todas estas organizaciones están haciendo la parte dura del sistema que es su implementación, pero no se están beneficiando de lo que éste les ofrece. Es decir, han luchado por documentar todos los pasos, implantar los cambios, etc., y a la hora de recoger los beneficios y las ventajas que le aporta todo el trabajo realizado no lo quieren. Han implantado el sistema a medias.
Esto se debe, en la mayoría de los casos, a un desconocimiento de las ventajas o a la poca implicación de la alta dirección en el sistema. Por lo tanto, debemos pensar que todo el trabajo que realizamos para implantar un Sistema de Gestión de la Calidad va a darnos una diferenciación de nuestros competidores tanto en la certificación como en el hecho de que en los seis primeros meses de vida de la norma se documentarán los procesos para detectar fallos y errores que solo significan para la organización pérdida de tiempo, esfuerzo y, consecuentemente, dinero.
Aquí la recomendación es concienciar a fondo a todo el personal y partes interesadas y generar liderazgos contundentes en todos los procesos, para que el sistema que se monte, conforme a la norma, sirva para hacer más eficaz y eficiente el sistema y permita conseguir más y mejores resultados de la gestión organizacional.
De la misma manera que hemos podido identificar en estos dos aspectos, muchas organizaciones tienen una concepción errónea del sistema de gestión de la calidad, mitos mal fundados, también existen otros que abarcan todos los campos tanto del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 como de otras normas como la ISO 14001, la ISO 27001, etc. y que seguramente podrán rebatirse fácilmente con argumentos ciertos y demostrables.
Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/mitos-que-giran-en-torno-al-sistema-de-calidad/
