ISO 31000: EL ESTÁNDAR INTERNACIONAL PARA GESTIONAR LOS RIESGOS EN SU ORGANIZACIÓN

Las organizaciones, sin importar su magnitud, tipo o actividad están sujetas y/o influenciadas por factores internos y externos que minimizan las posibilidades de lograr sus objetivos.

Para contrarrestarlo algunas organizaciones administran sus “Riesgos” los que detectan, en forma anticipada o a través de un suceso (incidente). Hoy en día y si se quiere trabajar en ser más eficientes /eficaces no alcanza con esa administración. Para mejorar es necesario hacer una “Gestión de los Riesgos”, lo cual para la estructura globalizada actual y los mercados cambiantes, entre otros factores, se torna indispensable contar con esta herramienta de gestión.

La norma ISO 31000:2009 “Risk Management” tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a detectar, inventariar y gestionar sus riesgos.

Fue pensada para ser aplicada en: sector público, privado, asociaciones, industrias, servicios, etc. Tanto a nivel grupal, como individual, y su aplicación no se ve limitada por magnitud de organización, tipo, rubro, área o sector.

Este estándar da los principios y el marco de trabajo. Es la herramienta adecuada para gestionar todo tipo de riesgos, otorgando transparencia, sistematizando la gestión, logrando contar con evidencia objetiva de ello.

Principios de la norma ISO 31000

Establecer las directrices y principios genéricos para la gestión de riesgos.

Con su adopción las organizaciones logran la concebida mejora continua. Algunos beneficios que se consiguen son:

• Contar con un sistema para detectar, inventariar y gestionar todos los riesgos.
• Estandarizar y sistematizar la Gestión de Riesgos.
• Brindar un aporte de valor para la organización.
• Mejorar la imagen interna y externa.
• Nos impone tener en cuenta, todos aquellos factores que nos pueden llegar a impactar, generados por: el Estado, Gobiernos, proveedores, marco legal, capital humano, cultura, finanzas, de la operación, etc.
• Lograr mejorar la calidad de la información disponible.
• Tender a mejorar y agilizar la toma de decisiones.
• Aumentar la confianza de los Stakeholder (grupos de interés).
• Tender a mejorar la gobernanza de la organización.
• Eliminar y/o minimizar pérdidas.
• Aumentar la posibilidad de encontrar oportunidades de mejoras.
• Estimular la pro actividad en la gestión.
• Aporta información clave para lograr mayor grado de anticipación.
• Ayudar a mejorar la calidad de los contratos.
• Permitir identificar y gestionar riesgos residuales.
• Ayudar a crear y proteger el “valor”.
• Permitir gestionar la información y el conocimiento.
• Otros.

La norma está estructurada en tres pilares básicos:

1) Gestión de Riesgos

2) Marco de trabajo para llevar a cabo la gestión

3) Procesos de y para la Gestión

Las siguientes imágenes muestran el relacionamiento de estos tres pilares:

Tomado de: https://www.isotools.org

QUÉ APÓRTAN LOS PROCESOS A SU ORGANIZACIÓN?

Pensar en procesos es pensar en estandarizar. Así que, podemos decir que, estandarizar significa someter un proceso a un método o modelo en concreto. 

El objetivo de estandarizar es normalizar y organizar los procesos de la empresa.

Esto se traduce en beneficios para la empresa, ya que consigue que se satisfagan las necesidades de los consumidores de forma práctica, y económica.

A la hora de estandarizar los procesos en la empresa, buscamos una forma de formalizar la forma de trabajar en la empresa. Queremos aclarar que esto no implica eliminar la creatividad ni la flexibilidad empresarial.

Formalizar procesos y creatividad y flexibilidad son compatibles, pero, es necesario gestionarlos para no caer en tareas monótonas o normas demasiado estrictas.

Para implementar una estandarización de procesos debe haber un responsable que la lidere, no obstante, para que funcione, todos los empleados deben esforzarse en conseguirlo.

Esta estandarización de procesos, nos aportará resultados positivos cuantitativos y cualitativos. Como la reducción de costes manteniendo la calidad. Y, teniendo en cuenta la competitividad y tendencias actuales del mercado, que cada vez es más exigente, es necesario adoptar estas nuevas técnicas.

Formalizar procesos no es incompatible con la creatividad en la empresa. 

Ventajas de la estandarización de procesos

Uso eficiente de los recursos disponibles

Es uno de los beneficios más importantes, ya que la estandarización de procesos permite calcular la cantidad exacta de recursos que se deben utilizar. Haciendo que la fase de producción sea más eficiente, se gane en autonomía, seguridad y disminuya el consumo de materias primas.

Al mismo tiempo, también se pueden reducir los fallos. Los procesos basados en alguna norma, implican que se documenten. Por ello, si hay algún error o no conformidad es fácil encontrarlo para solucionarlo con la mayor eficiencia posible.

Aumenta la productividad

El aumento de la productividad es un beneficio que toda empresa busca. Si mediante procesos entrenamos a nuestros trabajadores y cómo utilizar correctamente los recursos, esta estandarización hará que consigamos una rutina de trabajo positiva. Será fácil controlar todas las tareas si estas se realizan siguiendo unas pautas.

Los empleados tendrán menos dudas en su puesto de trabajo y así se evitará pérdida de tiempo en estos casos.

Aumenta la calidad de los productos

Tanto encontrar nuevos clientes como mantenerlos es difícil. Es más, si realizamos alguna venta con productos de mala calidad, probablemente, ese cliente no volverá a realizar compras o adquirir servicios en nuestra empresa.

La estandarización de los procesos ayuda a definir las etapas de producción, lo que hace que sea más fácil controlarlas y mejorar una a una dando lugar a un servicio o producto con mayor calidad.

Disminución de costes

La estandarización de procesos implica una reducción de los costes. Esto se debe a que las actividades que se realicen seguirán los mismos parámetros, consiguiendo un mejor uso de los recursos. Si reducimos los gastos podremos reducir precios en los productos. Así convertiremos nuestra empresa en una más productiva.

Compromiso de partes relacionadas

Ya sabemos que los empleados son el motor de la empresa. Por eso es importante hay que formarlos en los procesos necesarios para que estén comprometidos con los objetivos establecidos por la dirección. Para lograrlo, ya que darles libertad para expresar sus opiniones. Si les escuchan, se sentirán más valorados y serán más productivos y trabajarán más contentos.

Uso de nuevas tecnologías

Las tecnologías han cambiado el mundo es un hecho. Cambian la forma de relacionarlos con nuestro entorno, incluyendo clientes y proveedores, por eso, el uso de herramientas informáticas que faciliten la estandarización de procesos es algo que usted debería considerar.

Una de estas herramientas como son los checklist, podrían facilitar la creación de planes de acción facilitando la comunicación entre empleados.

Consejo para empezar con la estandarización de procesos

Ya tenemos algunas de las ventajas de estandarizar procesos, ahora toca saber cómo empezar.

Lo más importante es realizar un estudio previo. Gracias a esto, podremos encontrar los procesos y rutinas actuales de la empresa. No podemos olvidar tener en cuenta recursos que se utilizan para cada uno de ellos. De esta forma encontraremos los fallos y las posibles soluciones para ellos.

Puede utilizar diferentes herramientas para que le ayuden en la tarea de gestión.

Cómo formar a los empleados

Cuando se implementan nuevos procesos en la empresa, la forma de trabajar de los empleados podría variar, por lo que es necesario que conozcan correctamente esos procesos.

Una buena forma de hacerlo es realizar formaciones impartidas por expertos que resuelvan todas sus dudas. También se puede dividir al equipo de trabajo según su sector para que así aprendan con mayor eficiencia qué deben hacer exactamente en su ámbito de trabajo.

Tomado de: https://www.isotools.org/