Un Sistema de Información permite gestionar la información de que dispone la organización y lo convierte en una elemento estratégico de gran valor para las empresas.
Las empresas manejan diariamente mucha información, tanto importante y vital como innecesaria.
La selección de una adecuada sección de esta puede suponer una mejora competitiva frente a otras empresas, pero cuando una organización no utiliza adecuadamente la documentación de que dispone puede estar cabando su propia tumba en un futuro cercano.
Para comprender adecuadamente que información debemos usar y cual no, debemos entender que es un sistema de información y su finalidad.
Definición de un Sistema de Información
La implantación de un Sistema de Información supone una gran ventaja competitiva.
La implantación de un Sistema de Información supone una gran ventaja competitiva.
La finalidad de un Sistema de Información es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones en las empresas.
Básicamente, un Sistema de Información es un conjunto de procedimientos que, gracias a un orden establecido, permiten gestionar la información de que dispone la organización. Para conseguirlo se debe recoger adecuadamente la información y procesarla de forma eficaz para convertirla en entradas útiles de las bases de datos.
La finalidad de estos sistemas es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones. De esta manera, estos sistemas se convierten en un elemento estratégico prioritario para la gestión empresarial debido a su gran utilidad y su gran fuente de valor.
Recomendación:
De forma general se aconseja que las empresas dispongan de un sistema de información delimitado por cada unidad operativa, ya que permite ver de forma objetiva la información, comprendiendo su definición y utilidad. Con este método se puede establecer en una empresa un sistema de información para el sector de finanzas, de marketing, de producción o de recursos humanos. Por el contrario, si dispones de una empresa muy pequeña se puede establecer solamente un sistema de información que tenga un alcance general.
Un Sistema de Información debe incluir sólo información útil, la que no se necesite o sea irrelevante representa una pérdida de tiempo para aquellos que desean usarla, y pueden llegar a ocultar información realmente valiosa. También debe ofrecer una información exacta. Este último es un requisito prioritario, ya que si los datos manejados son inexactos, la información carecerá de valor o será engañosa, lo que conducirá en todo caso a la posibilidad de adoptar decisiones erróneas como ya comentábamos anteriormente.
Campos en los que se centra un Sistema de Información:
Los elementos del Sistema de Información se centran en tres campos:
- el primero de ellos es la Información y los Datos ya que con ellos trabaja el sistema, y se transforman unos datos (inputs) en información (outputs);
- el segundo de los campos es el de Personas que forman parte del sistema de información y pueden ser personal técnico encargado de su diseño y correcto funcionamiento o los encargados de introducir los datos en el sistema, etc.;
- y el tercer y último de los elementos son los elementos de soporte que sirven para dar soporte al sistema. En este último caso hay que tener en cuenta que si se tratara de un sistema automatizado habría que contemplar el hardware y el software.
Para finalizar voy a matizar que estos Sistemas de Información son la base de la Gestión Eficaz de una Empresa y suponen el 70 % del trabajo a la hora de implantar eficientemente un Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001.
La adecuada implantación de los sistemas de información, al igual que cuando implantamos un Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001, supone para la empresa una ventaja competitiva importante frente a otras organizaciones del mercado y generará un importante incremento en los beneficios al anticiparse y adaptarse a los movimientos del mercado.
Tomado de: https://www.sbqconsultores.es
