Dentro de la comunicación, tanto interna como externa, la revisión de la Norma ISO 14001:2015 ha incorporado novedades que hacen que se relacione estrechamente con el papel de las partes interesadas.
Ya hemos hablado anteriormente del papel que ocupa el liderazgo en la revisada Norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental, sin embargo no podemos olvidarnos de otros cambios, como es el caso de la comunicación tanto interna como externa, que ocupa una labor relevante en la gestión ambiental de la empresa y su relación con las distintas partes interesadas.
En este artículo voy a hablar de la comunicación como una parte relevante del sistema de gestión ambiental según la Norma ISO 14001 y las novedades que se han introducido con su revisión en este apartado concreto. Para ello voy a tomar como referencia parte de uno de los capítulos de la publicación “ISO 14001:2015. Los ejes de la revisión”.
Visión general de la comunicación en la Norma ISO 14001:2015
Tenemos que partir de una primera premisa clave y es que, en relación con la comunicación, la revisión de la Norma ISO 14001:2015 ha incorporado novedades destacables. No olvidemos que realizar una correcta labor de comunicación va ha hacer que muchas de las actividades diarias se realicen de forma eficaz, además de que se encuentra como elemento transversal en todos los procesos de la empresa, de ahí que la Norma ISO 14001:2015 le aporte una relevancia especial.
De forma general, se convierte en requisito la labor de establecer, implementar y mantener todos aquellos procesos necesarios para realizar las comunicaciones internas y externas del sistema, debiendo responder a las preguntas
- ¿Qué?,
- ¿Cuándo?,
- ¿A quién?
- y ¿Cómo?
También se indica que la empresa tiene el requisito de responder a las comunicaciones pertinentes respecto a su sistema de gestión ambiental estableciendo así un flujo de información constante. Y las evidencias de todas estas comunicaciones deben conservarse como información documentada.
La comunicación interna se esclarece…
En relación con la comunicación a nivel interno la revisión de la Norma ha realizado un cambio en la redacción, sin incluir nuevos requisitos, con el fin de aclarar algunos conceptos de la versión del 2004 que podían inducir a error o eran demasiado ambiguos.
No podemos olvidar que una eficaz comunicación interna es clave no sólo para el sistema de gestión ambiental sino también para resolver conflictos, o coordinar actividades, por lo que asegurarse que se está aportando la información adecuada y en el momento preciso a aquellos que van a emplearla, sirve para aumentar su motivación y mejorar su desempeño ambiental.
Y no sólo en este sentido, sino que también puede animar a que se realicen comentarios y sugerencias que permitirán la mejora del sistema de gestión ambiental de la empresa.
Son por estas razones por las que la norma indica que debe existir un proceso que permita una comunicación eficaz en todos los niveles de la organización, incluyendo a contratistas y proveedores.
… y la comunicación externa recibe novedades.
Sobre la comunicación externa la revisión ha incorporado novedades al establecer como requisito explícito la obligación de comunicar externamente toda aquella información relevante relacionada con su sistema de gestión ambiental que cubra los requisitos propios y aquellos que han manifestado las partes interesadas.
Con este punto la norma vuelve a hacer hincapié en el marco del contexto y, sobre todo, de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Pensemos que una de las expectativas más habituales que nos vamos a encontrar es la de saber que acciones está emprendiendo la empresa para prevenir o mejorar su desempeño ambiental o conocer sus progresos en este campo, por poner unos ejemplos simples.
A modo de guía breve y para finalizar, las pautas para que una comunicación externa sea efectiva y cumpla con los objetivos para los que se realiza se resumen en estos breves apuntes:
- primar la transparencia al explicar el origen de la información aportada.
- debe ser apropiada de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas.
- primar la veracidad y que no conduzca a engaño de ningún tipo. De esta forma, debe estar basado en hechos y evidencias.
- debe destacar por la exactitud y fiabilidad de la información transmitida.
- no debería excluir información relevante.
- debería optar por un formato y lenguaje que la haga comprensible a todas las partes interesadas.
Si desea conocer más novedades y el alcance de la Norma ISO 14001:2015, recomendamos ver los artículos publicados sobre esta norma en diferentes temas relacionados.
Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/
