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FIRMA ELECTRÓNICA EN GESTIÓN DE INCIDENTES Y CONTROL OPERACIONAL. ¿CÓMO AYUDA AL CUMPLIMIENTO?

Las actividades definidas dentro de los procesos se definen de acuerdo al nivel de responsabilidad que debe asumir un cargo o rol. 

Esto permite clasificar su criticidad con base en el impacto que genera la materialización de un riesgo, sea por falta de un sistema de gestión que permita evaluarlos o por la aplicación de controles que no se alinean al estado real de la organización.

Todo dentro de la organización se debe controlar cualquiera actividad, procesos y/o sistemas de gestión. Esta cadena de responsabilidad inicia desde la ejecución de tareas en la parte operativa. Además, tendrá seguimiento para evaluar si se hace de forma correcta o se identifican fallas que generen incidentes. Cabe aclarar que los seguimientos deben estar a cargo de superiores y no del mismo ejecutante.

Control operacional

Las herramientas de análisis de información de procesos, son denominadas controles operacionales. Permiten identificar eventos asociados a la operación continua de la organización, por medio de la aplicación de metodologías que muestran un panorama completo del comportamiento del entorno, identificando situaciones inusuales y sus cambios en el paso del tiempo.

Dentro de las metodologías de control más utilizadas encontramos las inspecciones. Estas permiten revisar directamente en campo la ejecución de las tareas y si están de acuerdo a los procedimientos documentados. De aquí nace la información que será objeto de consulta por miembros de otros equipos de trabajo teniendo en cuenta que debe ser clara y legible.

Herramientas del control operacional

La recopilación de información se hace a través de un formato que al ser gestionado se identificara como registro. Este formato aporta una estructura organizada que permite al responsable de la inspección, optimizar los tiempos de aplicación, enfocando las preguntas puntualmente para lograr por parte del responsable de proceso los datos importantes para el análisis en el menor tiempo posible.

Es importante tener la información documentada sea en medio físico o digital. Sin embargo, debe haber un mecanismo que permita validar su veracidad y autenticidad, para que pueda formar parte de la base de datos de consulta de la organización para todas las partes interesadas.

¿Qué mecanismo garantiza la confiabilidad en la información?

Los incidentes y controles operacionales se constituyen como procesos dentro de la organización. Cada uno cuenta con un responsable quien debe documentar la ejecución de sus actividades con mayor frecuencia. Al ser procesos de alto nivel jerárquico tiene asociados riesgos de alto impacto negativo.

Los responsables de estos procesos hacen uso de la firma digital para garantizar que la información documentada es real. Cuando se requiere la firma en documentos físicos, solicitud de la firma se establece en un espacio en la estructura del registro. Sin embargo, la firma física tiene gran número de riesgos asociados.

La automatización de los procesos ha llevado a que en la actualidad la firma digital tome fuerza. Este mecanismo permite a los responsables de los diferentes procesos, interactuar en tiempo real sin necesidad de estar en la misma ubicación para validar información. El éxito de la firma digital es posible de acuerdo a los mecanismos de comunicación y transferencia de documentos.

La firma digital tiene riesgos asociados de alto impacto. Al manejarse por medio de plataformas tecnológicas es posible garantizar mayor seguridad. Esto es posible por permitir que los controles se apliquen con mayor frecuencia y en la mayoría de los casos de forma automática, programando la aplicación para que lo ejecute dejando registro de la ejecución y reportando fallas de funcionamiento.

Es importante para la implementación de mecanismos con el uso de aplicaciones tecnológicas, contar con un aliado confiable que garantice la efectividad de las actividades que se automaticen y reduzcan o eliminen los riesgos presentes en este proceso.

La organización pasa por revisión de sus procesos al momento que se implementan sistemas de gestión. Aquí, un ente certificador asume la responsabilidad o cuando un por acuerdos comerciales con otras empresas. La revisión por partes interesadas también se aplica con base en el orden definido en una estructura donde uno de los puntos clave es la gestión documental.

 Tomado de: https://www.isotools.org/

EL OBJETIVO DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO HSEQ

HSEQ son la siglas en inglés de Quality, Health, Safety & Environment, lo que representa las diferentes funciones de los sistemas de gestión más populares.

Los requisitos mediante los que la mayoría de organizaciones han conseguido su certificado a través de una entidad de certificación, son relacionadas con las normas como: ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

HSEQ ha sido creado para garantizar los estándares más utilizados en las empresas. Además, tiene que ser controlados y monitoreados.

El consejo de seguridad, el año pasado notificó aproximadamente 9000 enfermedades laborales, ocupando el primer lugar en la industria manufacturera con 2500 casos. Es una cifra muy elevada en cuanto a riesgos laborales que presentan a diario.

Se pretende invitar a las organizaciones para que implanten, de forma oportuna, las distintas normas establecidas que garantizan una mayor competitividad y un menor riesgo en cuanto a los incidentes laborales.

El sistema permite mantener un registro en los procesos de la empresa, para mejorar la seguridad del empleado ante los riesgos a los que se encuentra sometido o el cuidado del medio ambiente. Para conseguir estas certificaciones, es necesario demostrar y garantizar una adecuada gestión de la calidad frente a los procesos ejecutados y el cumplimiento de la legislación, además de los estándares internacionales.

La Organización Internacional de Estandarización, más conocida como ISO, es el organismo que se encarga de generar normas internacionales para que los productos y servicios sean seguros, fiables y de buena calidad, además las normas sirven como estrategia para minimizar costes al reducir los residuos y los errores, haciendo competitivas a las organizaciones. Se generan normas que son evaluadas por diferentes comités técnicos que se encuentran formados por distintos representantes de las partes interesadas de los temas en los que se enfoca cada norma.

Además existen organismos de acreditación que verifican si las organizaciones que se encuentran certificadas, son competentes y aptas para este tipo de labor. Si tiene clara la función y la existencia de estos organismos, es necesario conocer los objetivos que aparecen en las normas:

Objetivo de la norma ISO 9001 2015

La norma ISO 9001 2015 es la base del Sistema de Gestión de Calidad. Es una norma que se encuentra centrada en todos los elementos de la gestión de la calidad con los que una organización tiene que contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de los productos o servicios.

Además de ser un requisito clave para la competitividad en el mercado, la norma aporta una serie de beneficios que se pueden resumir en:

• Genera mayor confianza de forma externa e interna.
• Reduce los costes operativos.
• Mejorar la imagen que el cliente final y los stakeholders que tiene que la empresa.
• Sistematizar las operaciones.
• Mejorar de forma sostenible las estructuras.
• Incrementa el interés de accionista, partnets e inversores.

#HSEQ ha sido creado para garantizar los estándares más utilizados.

Objetivo de la norma ISO 14001 2015

Cuando estamos interesados en implantar un Sistema de Gestión Ambiental tenemos que conocer perfectamente lo que son los objetivos y las metas ambientales. Es necesario saber utilizar todas las técnicas adecuadas para mantener dicho sistema de gestión.

Los objetivos ambientales se han visto un poco modificados desde la versión anterior hasta la nueva, dichos cambios son:Establecer los objetivos ambientales teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos, que deben considerarse según los riesgos y las oportunidades establecidos según el análisis del contexto, el alcance del sistema, las expectativas y necesidades de las diferentes partes interesadas.

A la hora de la planificación para conseguir estos objetivos, la norma indica que la empresa debe determinar los pasos o acciones que tiene que llevar a cabo, qué recursos necesitará, quién será el responsable, qué plazos se establecen y cómo se va a evaluar. Se indica de forma específica la necesidad de utilizar los indicadores de seguimiento que permite evaluar los avances en el logro de los objetivos ambientes.

Objetivo de la norma ISO 45001

La norma OSHAS 18001 es aplicable a cualquier empresa:Establece un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo para eliminar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros y asociados con sus actividades.

Implantar, mantener y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Asegurarse de su conformidad con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Los objetivos son muy puntuales, lo que se pretende conseguir con estas tres normas, por un lado es la satisfacción del cliente, por otro lado mejorar la gestión ambiental y mejorar la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Tomado de: https://www.isotools.org/