10 NO CONFORMIDADES DE CALIDAD MÁS COMUNES IDENTIFICADAS POR ISO 9001

Las no conformidades de calidad son fallas en procesos críticos que afectan a la calidad final del producto o al servicio entregado al consumidor.

En nuestra entrada de hoy hacemos una revisión de las 10 no conformidades de calidad que se presentan con mayor frecuencia en las organizaciones y que generan el incumplimiento de requisitos de la norma ISO 9001:2015.

No conformidades de calidad más comunes identificadas por ISO 9001

Una no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, sea definido por ISO 9001, por un procedimiento interno, un requisito del cliente, o incluso, el incumplimiento de un requisito legal. Algunas de las no conformidades de calidad más comunes identificadas por ISO 9001 son:

Falta de documentación

Si todos los procesos y procedimientos críticos dentro de la organización no son documentados de forma adecuada, se limita la capacidad para dar una mirada atrás, y así, solucionar problemas y mejorar la eficiencia en el ciclo de vida del producto.

Registro de los errores

Se pueden cometer errores consuetudinarios, pero no se registran en forma oportuna, razón por la que no son conocidos por la Alta Dirección. El registro oportuno y correcto de los errores permite revisar y controlar no conformidades y solucionar pequeños problemas antes de que adquieran mayores dimensiones.

Clientes infelices, negocios perdidos

Los mecanismos de comunicación que permiten conocer las opiniones, las quejas o las felicitaciones de los clientes resulta esencial para el éxito del Sistema de Gestión de la Calidad. Las necesidades de los clientes deben ser lo más importante para la organización.

No basta con saber lo que ellos quieren; es necesario predecir sus expectativas con base en las tendencias que cambian todos los días. Recuerde que la insatisfacción del cliente es tal vez la más común de las no conformidades de calidad.

Fallas en la capacitación del personal

La capacitación del personal es importante en cualquier organización. Aumenta la proactividad, proporciona mano de obra competente en los puestos de trabajo y otorga una evidencia sólida de educación y calificación cuando es necesario.

No contar con un adecuado programa de capacitación, es una más de las no conformidades de calidad usuales en un SGC.

No contar con un procedimiento de inspección final

Saber lo qué se entrega y cómo se entrega es la forma más efectiva de verificar la calidad y la conformidad en el negocio.

Realizando inspecciones a los procesos y procedimientos relacionados con las entregas de sus productos y servicios al cliente final, detectará la necesidad de implementar acciones correctivas en adelante, ayudando así a optimizar sus procesos y reducir costes futuros.

Las No Conformidades de Calidad representan problemas críticos pero también oportunidades. Conozcamos las 10 más usuales en ISO 9001 de 2015.

Ausencia de verificaciones regulares de los procesos

Además de las inspecciones finales, es necesario practicar controles regulares a los diferentes procesos de producción, supervisados por la Alta Dirección, para verificar que todo está conforme con los requisitos de ISO 9001.

De los resultados de estos controles, surgen acciones correctivas que son materia prima para el cumplimiento del requisito de mejora continua exigido por la norma.

Falta de participación de las personas

En un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015, la no participación de los empleados, los clientes u otras partes interesadas, implica el no cumplimiento de un requisito esencial.

Corresponde al área de Recursos Humanos, identificar los empleados más competentes para integrar liderar el equipo de trabajo en el SGC.

Ausencia de métodos que cubran las actividades y la planificación

No comprender la importancia de planificar actividades y su influencia en el SGC, conduce al no cumplimiento de muchas acciones implementadas y, por lo tanto, a invertir tiempo y recursos en tareas que no producen ningún resultado, dejando de lado cosas que realmente importan.

La falta de calidad en las instrucciones de funcionamiento

Cuando las instrucciones sobre el desarrollo y la ejecución de tareas no son claras, no solo ocurren no conformidades de calidad, sino que se perjudican la producción y los tiempos de espera al producirse interrupciones derivadas de la reanudación necesaria para la redacción de instrucciones claras y objetivas.

Falta de un procedimiento de calibración

El control de la calidad requiere instrumentos y herramientas adecuadas para la verificación de la conformidad. Los procedimientos de calibración de los instrumentos de medida, control y verificación deben estar de acuerdo con lo exigido por el fabricante y seguir las directrices y requerimientos legales aplicables. Esto protegerá a la organización de multas innecesarias y agregará valor a su reputación.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

LA NUEVA NORMA ISO 50001 SOBRE EFICIENCIA ENERGÉTICA HA SIDO PUBLICADA

La nueva norma ISO 50001 fue publicada el 20 de agosto, y se caracteriza por un enfoque más centrado en la gestión senior, y un profundo repaso a la terminología, aclarando los conceptos referentes al rendimiento energético.

Esta norma de ámbito internacional, establece un Sistema de Gestión Energético, lo cual adquiere gran importancia si se considera el gran coste de energía que asumen la mayoría de las empresas como sus procesos productivos.

Tanto su predecesora, como la nueva norma ISO 50001, fijan las bases para que la organización adquiera un conocimiento profundo en cuanto a su gestión energética y así poder optimizar costes.

Es decir, permite conocer:

• Qué consumo tiene cada uno de sus procesos productivos y su repercusión sobre el coste final.
• Cómo lleva a cabo la contratación de la energía la empresa.
• Realizar una comparativa respecto a otras empresas del mismo sector e implementar posibles mejoras.

¿Cómo puede influir la ISO 50001 en una organización?

La nueva norma ISO 50001 incluye una serie de buenas prácticas energéticas reconocidas a nivel internacional, tomando como referencia normas nacionales e internacionales en su elaboración. Además, forma parte de las primeras normas en cuanto a esta temática.

Tanto la nueva norma ISO 50001 como su versión anterior, ayudan a implementar los procesos que sean necesarios para comprender el uso de energía que realiza.

Esto es, a través del establecimiento de objetivos, planes e indicadores de eficiencia energética. El fin es, por tanto, disminuir el consumo y ser capaz de gestionar las oportunidades que permitan la mejora continua y el incremento del rendimiento energético.

Algunos de los cambios de la nueva ISO 50001 son paralelos a los de las nuevas normas…

Beneficios que aporta la ISO 50001

Considerando lo mencionado con anterioridad, con la nueva ISO 50001 se obtienen los siguientes beneficios dentro de una organización:

• Reducir y controlar el consumo y el coste asociado al uso de energía (aproximadamente un 77%) en la organización, optimizando los procesos y su rendimiento.
• Reducir la emisión de Gases de Efecto Invernadero, adquiriendo un compromiso con la sostenibilidad y el Cambio Climático. A este respecto, se aumenta el cumplimiento regulatorio e industrial en un 85%, y los defectos residuales, entre un 40 – 46%.
• Al igual que con el resto de normas internacionales, disponer del certificado de la nueva ISO 50001, mejora la imagen pública de la empresa (clientes, proveedores, accionistas, opinión pública) y su acceso al mercado. Es más, reduce el riesgo comercial, en un 46%.
• Permite integrar buenas prácticas que resulten en una forma de trabajo más eficiente en todos los ámbitos y sentidos.

También han de tenerse en cuenta los beneficios o ventajas que aportaría a los clientes consumidores de los productos generados por las empresas certificadas bajo esta norma.

De esta manera, obtendrán la garantía de que los productos o servicios a consumir provienen de una empresa que ha adquirido compromiso con la eficiencia energética y el respeto al medio ambiente y el cambio climático.

Ejemplos de buenas prácticas

En este apartado, se van a enumerar algunos ejemplos de buenas prácticas que bien podrían ser implementadas en cualquier organización, siempre atendiendo a las características y circunstancias de la misma:

• Realizar un estudio profundo del consumo de energía de los procesos, identificando aquellas áreas de mayor gasto.
• Identificación del marco normativo y legislativo y los requisitos aplicables a la organización.
• Planificación de acciones formativas y de concienciación sobre el uso y eficiencia energética a todo el personal, incluidos los altos cargos y directivos.
• Sustitución de las bombillas normales, por otras de bajo consumo o Led.
• Fijar temperaturas mínimas y máximas para la calefacción y aire acondicionado.
• Apagar los ordenadores cuando termine la jornada de trabajo.
• Si es posible, gestionar el espacio de manera que se pueda aprovechar la iluminación natural, para minimizar el gasto lumínico.
• Procurar trabajar con maquinaria moderna que necesite menor gasto de energía para su funcionamiento.
• Preferentemente, que la empresa contratada para el suministro de energía, garantice que un porcentaje de la energía proviene de fuentes renovables.

Principales cambios de la nueva norma ISO 50001

Algunos de los cambios de la nueva ISO50001 son paralelos a los de las nuevas normas publicadas. Estos son:

• Complementariedad con otras normas ISO al adquirir la estructura de alto nivel o HL (High Level).
• Se refuerza el liderazgo y compromiso de la Alta Dirección en cuanto al Sistema de Gestión.
• Mejora de las secciones referentes a la normalización y recopilación de datos.
• Se han modificado algunos conceptos sobre rendimiento energético, para mejorar su comprensión.

A partir de ahora, todas las organizaciones dispondrán de un plazo de tres años para poder realizar la transición a la nueva ISO 50001.

Tomado de: https://www.isotools.org

ISO 31000: ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

El aseguramiento del proceso de Gestión de Riesgos es parte esencial y crítica del sistema, ya que también arroja indicadores sobre el sistema de control interno dentro de una organización que pueden demostrar si este es ineficiente.

Por ello, es importante que una organización tenga dentro de sus prioridades el aseguramiento del proceso de Gestión de Riesgos. Garantizar esta seguridad implica considerar la posibilidad de que el auditor interno no cuente con la suficiente autonomía para cumplir con su labor, evento en el cual lo procedente es buscar auditores externos que garanticen independencia en sus conceptos.

Aseguramiento del proceso de Gestión de Riesgos – Tres formas de lograrlo

Asegurar la eficiencia del proceso de Gestión de Riesgos no siempre exige seguir el mismo camino. Podemos evaluar un proceso de Gestión de Riesgos desde tres enfoques diferentes. Veamos:

1-) Enfoque de los elementos del proceso.

2-) Enfoque de los principios clave.

3-) Enfoque de la madurez del modelo.

Si bien cada enfoque es autónomo, cada uno ofrece una visión diferente, pero a la vez complementaria, acerca de la efectividad de una gestión de un proceso de Gestión de Riesgos. Por ello, la adopción de más de un enfoque puede resultar aún más útil e informativa.

El proceso de Gestión de Riesgos debe adaptarse a la organización, a su tamaño, sus políticas y su perfil de riesgos. Por lo tanto, el aseguramiento del proceso de Gestión de Riesgos, igualmente debe tener en cuenta las necesidades de la organización.

Los resultados que se obtengan deben ser validados examinando el marco de Gestión de Riesgos efectivamente en la práctica. Esto significa que las actividades que se lleven a cabo dentro del aseguramiento del proceso de gestión de riesgos no deben llevarse a cabo en forma aislada, sino que deben involucrar controles que permitan determinar si:

• Los riesgos se identifican de manera efectiva y son analizados en forma apropiada.
• Existe un tratamiento de riesgos adecuado, apropiado y que permite ser controlado.
• Existe un monitoreo y una revisión efectiva por parte de la Alta Dirección, que permita detectar la necesidad de implementar cambios en los riesgos y, por ende, en los controles.

Aseguramiento del proceso de gestión de riesgos – Siete elementos esenciales

Resulta esencial validar las políticas y los lineamientos determinados por la Alta Dirección por medio de las evidencias recaudadas en las auditorías, para corroborar así que estos – políticas y lineamientos -, están siendo cumplidos en la práctica.

ISO 31000 identifica siete componentes básicos del proceso de Gestión de Riesgos:

1-) Comunicación: requiere mecanismos de comunicación estructurados y continuos, así como consulta con aquellos que son afectados por las operaciones de la organización o sus actividades.

2-) Configuración del contexto: el entorno externo –político, cultural, social– y el entorno interno -objetivos, estrategias, estructura física– de la organización, deben ser entendidos antes de identificar la gama de riesgos.

3-) Identificación de riesgos: debe ser un proceso formal y estructurado, que considere las fuentes de los riesgos, las áreas de impacto y los eventos potenciales junto con sus causas y sus consecuencias.

4-) Análisis de riesgos: la organización debe utilizar una técnica probada en su eficiencia, para obtener información confiable acerca de las consecuencias y la probabilidad de cada riesgo.

5-) Evaluación de riesgos: la organización debe contar con mecanismos para clasificar la importancia relativa de cada riesgo, de tal forma que sea posible asignar prioridades de tratamiento para cada uno de ellos.

6-) Tratamiento de riesgo: requiere decisiones racionales sobre el tratamiento de riesgo: eliminarlos, compartirlos, gestionarlos, mitigarlos, o tolerarlos.

7-) Revisión y monitoreo: incluye verificar el progreso de los planes de tratamiento, los controles establecidos y su efectividad, así como la supervisión del contexto interno y externo, a fin de confirmar que estos no han variado, modificando los riesgos que pueden afectar a la organización.

Una forma de lograr el aseguramiento del proceso de gestión de riesgos

La Gestión de Riesgos en una organización es una tarea que no solo compete a los gestores del sistema, sino a la Alta Dirección y a los responsables de los indicadores de cumplimiento y control interno en todas las áreas de la organización.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com