martes, 11 de diciembre de 2018

¿CÓMO AYUDA UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL A LA CERTIFICACIÓN DE LA NORMA ISO 9001?


Cada día más jefes de proyectos quieren utilizar diferentes estándares ISO. Existen diferentes motivos para ello. 
Lo primero, es que los estándares ayudan a optimizar la calidad de los procesos de la organización. 


Eso genera una ventaja interna. La organización podrá ir más allá para conseguir la certificación de una norma ISO, y es que es interesante a la hora de atraer clientes. Un claro ejemplo es la norma ISO 9001.


Normativa y gestión de documentos

Cada vez más organizaciones quieren conseguir un certificado ISO. La gran mayoría de jefes de proyectos no conocen muy bien cómo les pueden ayudar las normas ISO. Es muy complicado encontrar información concreta. Puede encontrar información sobre la norma ISO 9001 en el blog Nueva ISO 9001 2015.

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos de la organización. La norma ISO 9001 se elabora por la Organización Internacional de la Estandarización. Existen muchos sectores unidos a la normativa ISO, como puede ser el control de la calidad de los productos que ofrece la organización. La norma ISO 9001 no contiene reglas específicos o listas de control. Ofrece la posibilidad de que cada organización pueda crear su propia estrategia. Un sistema de gestión documental puede dirigir la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los documentos.


¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental?

La norma ISO 9001 no es ningún paquete que se puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran influencia sobre si se puede cumplir con la norma ISO 9001. Un gestor documental cumple con diferentes condiciones básicas para la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica.


¿Qué gestor documental es adecuado?

Una organización que quiera cumplir con la norma ISO 9001 de forma estricta y conseguir la certificación deberá seguir un número de pasos específicos antes de elegir el sistema de gestión documental. El primer paso es realizar una medida por parte de la agencia de certificación. Después, es necesario conocer que le falta para conseguir el certificado de la norma ISO 9001.

Con esta información puede preceder a un consultor de normas ISO. Dicho consultor ayuda a las organizaciones a desarrollar la estrategia necesaria para reforzar los puntos débiles y así, poder cumplir con la norma ISO 9001. Un jefe de proyecto puede hacer esto, pero la certificación es un asunto muy complejo y un consultor suele tener mucha más experiencia.

La organización recibirá los resultados de forma progresiva y deberá establecer una estrategia, ese sería el momento de comenzar a buscar un software. Un buen software sería el que de cara a la certificación ofrezca una amplia personalización.


Un gestor documental para las empresas que quieren implantar la norma ISO 9001

No todas las organizaciones se benefician por igual al realizar un seguimiento y certificación de la norma ISO 9001. El coste del proceso por completo supera el beneficio que obtiene la empresa al conseguir la certificación. Esto se aplica de forma especial en pequeñas organizaciones.

Un sistema de gestión puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de la norma ISO 9001 en procesos internos de la organización. Cada norma ISO cuenta con diferentes clausulas básicas sobre la gestión de la información, el archivo, el acceso a la información y el flujo de trabajo de los documentos. Dichas funcionalidades se encargan de que el sistema de gestión contribuya de forma indirecta con el cumplimiento de las condiciones de la certificación ISO 9001.

¿Es adecuado un sistema de gestión documental para ISO 9001?

Un sistema de gestión documental puede ser una herramienta para conseguir el certificado ISO 9001. El alcance varía dependiendo de la norma que se certifique. Hay empresas que pueden estar interesadas en certificarse en ISO 14001, ISO 31000, aunque todas necesitan un buen gestor documental en el que poder describir la estrategia a seguir.

En este caso, la aplicación de la norma ISO 9001 tiene normativas específicas de gestión de la calidad. Existen también diferentes estándares para la gestión de archivos sobre los que el sistema de gestión documental tiene una gran influencia.

¿Qué influencia tiene un gestor documental?

Un sistema de gestión documental contribuye de dos formas a la seguridad de la información, previniendo la perdida de información y la seguridad de la información confidencial. Lo complicado es garantizar la seguridad de la información sin comprometer la accesibilidad de los documentos. Se pueden establecer copias de seguridad de toda la información con regularidad y proteger dicha información detrás de un cortafuegos. Un sistema de gestión documental se encarga de generar un acceso, pero se controla mediante controles de acceso.

El sistema deberá identificar a las personas que están autorizadas para consultar o editar ciertos documentos.


Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com

BLOCKCHAIN: LA REVOLUCIÓN DE LA CONFIANZA ENCRIPTADA

Dos décadas antes de volcar su atención a la riqueza de las naciones, el mismísimo Adam Smith dedicó su libro “La Teoría de los Sentimientos Morales” a explorar cómo los intercambios sociales, económicos o no, descansan sobre la confianza.  
POR IGNACIO DE LEÓN*

La complejidad de las transacciones comerciales propiciadas por el empuje de la tecnología hizo necesaria la aparición de una variedad de instituciones verificadoras de la información suministrada por las partes interactuantes. Por ejemplo, el registro de la “propiedad intelectual” ante una autoridad estatal o la verificación de transacciones a través de “bolsas de valores” administradas por terceros son mecanismos institucionales creados para establecer la certeza sobre transacciones o títulos invocados. Su razón de ser: reforzar la confianza social que permita generar las interacciones de mercado. El propio Estado regulador, típico de la segunda mitad del siglo 20, guiado por mecanismos de control y verificación, justificó su existencia en esa necesidad.

Una nueva tecnología, el blockchain (cadenas de bloques de información), podría destruir todo ese andamiaje institucional. En realidad, es inexacto definir al blockchain como nuevo, pues tal como lo afirma el gurú Vinay Gupta, sus inicios se remontan al surgimiento del lenguaje de bases de datos SQL en los años 70. Pero la aparición reciente de criptomonedas como bitcoin, basadas en blockchain, ha mostrado una nueva faz de esta tecnología que se espera revolucione la manera de verificar la información social dentro de muy poco tiempo. Pero, tratemos de explicar un poco más qué es blockchain, sus usos e implicancias.

 ¿Qué es el blockchain?
¿Alguna vez has robado un chocolate de la despensa, a escondidas de tu familia, violando tu promesa de hacer dieta? Tal vez sí y nadie se dio cuenta. Imagina ahora que intentas hacerlo a la hora del almuerzo familiar, esto es, a la vista de todos. Así funciona el blockchain. Es una tecnología que permite registrar datos, compartiendo cada cambio hecho en el registro virtual con los demás participantes de la red que se trate. De este modo, todos conocen en tiempo real los movimientos y cambios realizados en el registro, así como quién los introdujo.

Imagínate de vuelta, en el jardín de infantes, jugando con tus amigos a construir una torre hecha con Lego, cada uno colocando una pieza sobre el último nivel, a la vista de todos. Dado que los cambios son registrados cronológicamente, en presencia de todos, blockchain impide que cualquier miembro de la red, a escondidas, altere información ya subida a la cadena de registros. Solo permite añadir nuevos registros que son inmediatamente conocidos por todos. Estos registros se encriptan en un hash o contraseña alfanumérica del bloque anterior. Y gracias a ese hash todos los bloques están referenciados de modo criptográfico, por lo que solo los bloques que contienen un hash válido son introducidos en la cadena y replicados a todos los miembros de la red que utiliza ese blockchain.

No se necesita que un tercero avale la veracidad de lo transmitido a la red, pues son los mismos participantes los que compiten para hacer la verificación. Para ello utilizan un concepto llamado “minería”, sin duda inspirado de la época en que el oro constituía la moneda universal de intercambio. Por ejemplo, “minar bitcoins”, por mencionar una aplicación de blockchain, no se trata de descubrir nuevos bitcoins como el oro en una mina, sino de validar que no sean utilizados más de una vez, para brindar seguridad a la red. Al asegurar que no sea posible utilizar dos veces el mismo bitcoin, los mineros evitan el fraude en estas redes digitales, pues de otro modo sería muy sencillo replicar infinito número de veces el mismo archivo informático sin costo alguno.

Para hacer minería, los mineros comprueban la consistencia de la solicitud en la cadena de bloques a la cual pertenece, para evitar el gasto duplicado de quien dice ser dueño de tal o cual número de bitcoins, y desencriptan el hash, para constatar la veracidad de la información. Esto no es nada sencillo de hacer, pues, aunque sea muy fácil producir un hash a partir de una gran cantidad de datos, cada resumen criptográfico es único, por lo que descifrarlo requiere enorme potencia computacional. 

Cada vez que un minero encuentra un hash válido (debe reunir una serie de condiciones), se lleva, tras la comprobación de al menos el 51% de los mineros, unos 12,5 bitcoins, lo que al cambio actual son aproximadamente 212.500 dólares. Con este incentivo, los mineros se esfuerzan por ser los primeros en descifrar correctamente el hash. Así, la cadena de bloques se actualiza constantemente, quedando los registros actualizados en las cuentas de cada uno de los participantes. Esto crea un mecanismo de confianza tecnológica que sustituye la intermediación de un sujeto o institución verificadora.
Para entenderlo mejor lee más sobre cómo funciona y la implicancia para el sector en el que trabajas. 

Innovando con blockchain

Una encuesta hecha a 3.000 ejecutivos C-suite en distintas regiones del mundo, publicada en mayo de 2017 por el Institute for Business Value de IBM, arroja resultados impresionantes: un tercio de las empresas tecnológicas ya están utilizando blockchain para innovar en sus modelos de negocios, o se lo están planteando seriamente. ¿De qué manera están anticipando esos cambios disruptivos en sus modelos de negocio?

En el sector financiero muchas startups comenzaron a utilizar cambios contables para registrar traspasos de valor, usando el encadenamiento propio del blockchain, lo que ha dado lugar a varias monedas criptográficas, siendo el bitcoin la más conocida. También, gracias al abaratamiento en la transferencia de remesas, el blockchain permite comisiones bajísimas comparadas a las que aplican empresas del sector. Por ejemplo, el banco Bitspark de Hong Kong cobra una comisión del 1% como cargo por ordenar una remesa. Pensemos en el ahorro que ello supone, para los 450.000 millones de dólares transferidos a nivel mundial en 2017 por emigrantes a sus familias en sus países de origen, según estimaciones del Banco Mundial.

En el sector industrial, se ha descubierto que blockchain hace posible la trazabilidad total de un producto, desde que se fabrica hasta que lo compra un consumidor final. Empresas como Airbus y Daimler ya han empezado a construir blockchain para hacer seguimiento de las piezas a lo largo de su ciclo de vida. Esto puede incrementar la seguridad de los aviones o camiones, al conocer con precisión la calidad de las piezas que utilizan sus aparatos, sin depender de controles externos de proveedores.

En la industria de la música, el blockchain podría ayudar a los músicos a comercializar sus creaciones sin necesidad de utilizar engorrosos y mal remunerados contratos de licencia para ello, creando aplicaciones que permiten conocer en tiempo real cuándo, donde y cuánto se toca una melodía compuesta por ellos, cobrando automáticamente a los usuarios por tal uso.

En la industria de seguros, se abarataría la contratación de seguros de salud y de vida, cuyos costes administrativos y niveles de fraude se desplomarían, pues no requeriría la enorme cantidad de empleados haciendo cálculos actuariales, sino que por medio de smart contracts, autoejecutables ante el acaecimiento del factor asegurable. Se calcula que en India sólo el 15% de la población cuenta con un seguro de salud. En 2016 en España existían más de 11 millones de pólizas.
Incluso, las Naciones Unidas esperan que el uso de blockchain reduzca sus gastos generales de administración de su Programa Mundial de Alimentos del 3,5% actual a menos del 1%.
A largo plazo, esta tecnología será clave para el despliegue de la llamada Industria 4.0. Se trata de un fenomeno global, con potencial disruptivo casi infinito. Ello no ha pasado por alto a los inversionistas. Como se aprecia en la siguiente gráfica, el crecimiento de inversión de capitalistas de riesgo en plataformas blockchain ha escalado de modo impresionante.


Impacto en las instituciones sociales


¿Cuánto tiempo pasará antes que estas inversiones se traduzcan en un nuevo mundo guiado por la inteligencia artificial, la Industria 4.0 y, como no, el blockchain? Veamos la historia: La máquina a vapor demoró 80 años en convertirse en la tecnología generalizada; al teléfono le tomó apenas 25 años; al computador personal, aun menos, una década; a la telefonía móvil, unos 5 años. ¿Cuánto tomará al blockchain?

Pero quizás la pregunta más interesante sea esta: ¿Cuál será el impacto que esta revolución disruptiva tendrá en las instituciones sociales? ¿Acaso Blockchain resolverá los problemas de corrupción que erosionan la confianza social? A juzgar por el impacto esperado en los sectores arriba mencionados, el blockchain será un gran mecanismo simplificador de las transacciones, eliminando intermediarios poco confiables cuando los participantes de una red no se conozcan bien y precisen mayor nivel de confianza.

En otras palabras, no siempre será necesario utilizar intermediarios y no siempre será preciso apelar al blockchain. Lo interesante, y democrático, es que la decisión de escoger cuál mecanismo utilizar para blindar sus transacciones corresponderá a los propios participantes, no a algunos políticos ansiosos por preservar sus propios intereses. Y eso es la mayor disrupción política habida desde tiempos de Aristóteles hasta hoy.

Quizás esta sea la clave para que la región latinoamericana supere sus menguados índices de confianza social, que sin dudas es una causa fundamental de su rezago económico y social.

En próximos artículos comenzaremos una serie sobre una iniciativa del BID junto al Berklee College of Music y su Open Music Initiative que explora los usos del blockchain en la industria de la música.


* Ignacio de León es Especialista Líder en la Division de Competitividad e Innovación del BID. Es un referente internacional en políticas antimonopolio y de comercialización de propiedad intelectual, y posee amplia experiencia como consultor para organismos internacionales en proyectos en América Latina, Medio Oriente y Asia. Ha escrito extensamente sobre políticas de antimonopolio, desarrollo económico y emprendimiento en países en desarrollo. Ignacio es abogado (Universidad Católica Andrés Bello, Venezuela) y doctor en Derecho (University College London). Igualmente tiene una maestría en Derecho (Queen Mary College, Londres) y un MBA (Universidad Francisco Marroquín).

Tomado de: https://blogs.iadb.org

¿CUÁLES SON LOS PASOS BÁSICOS PARA IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 9001?


Para comenzar con la implementación de un sistema de gestión como la norma ISO 9001, es necesario contar con la aprobación y el apoyo de la dirección. 
El compromiso de la dirección es primordial para el éxito de la implementación.

Una vez que tenemos el apoyo de la alta dirección, para trabajar correctamente con la norma ISO 9001 necesitaremos contar con un equipo o persona encargada de la calidad, que se ocupe de elaborar y seguir los planes de trabajo, determinar todas las necesidades de capacitación, motivar al personal mediante una adecuada comunicación interna, así como medir e impulsar la mejora continua del sistema, entre otras funciones.

Durante la primera etapa es necesario que se determine la situación actual de la empresa, normalmente se sugiere que sea mediante la realización de una auditoría de diagnóstico, la cual nos ofrecerá las bases de la norma ISO 9001 y saber hacia dónde ir. Seguidamente es bueno definir los objetivos y el alcance para el Sistema de Gestión de Calidad. 

Durante esta etapa es muy importante hacer un análisis del contexto de la empresa, así como establecer las necesidades y expectativas de las partes interesadas. El diagnostico puede ser ejecutado mediante un personal interno, si se cuenta con la experiencia y el conocimiento necesario, o con la ayuda de consultores expertos.

Una vez que se haya definido el alcance se tiene que establecer una política y los objetivos de calidad de la empresa, los cuales deben ser compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la empresa, además deben estar orientados a incrementar la satisfacción del cliente.

Se procede a la identificación de las actividades de la empresa y la descripción de cada proceso, las actuales y los necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad, describiendo las características de los procesos:
  • Quién es el dueño
  • Quiénes participan en el proceso
  • Quién es el cliente
Se identifican las entradas, las salidas, qué actividades forman el proceso, los recursos necesarios, los riesgos y oportunidades asociadas, mecanismos de control, así como las necesidades de documentación y sus interacciones con otros procesos.

Una vez desarrollado y estructurado todo lo anterior, se pone en marcha la etapa de implementación, en la que se despliegan los elementos del sistema de gestión y se lleva a cabo el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación de cada uno de los procesos identificados, buscando siempre todas las oportunidades de mejora de la efectividad de cada proceso. Es importante conservar toda la información documentada generada, ya que es la evidencia a mostrar en una eventual auditoría de certificación. Es muy recomendable elaborar un plan de implementación en el que se detallen, las actividades requeridas, fechas y responsables para cada requisito de la norma ISO 9001.

Implantar un Sistema de Gestión de Calidad no implica necesariamente la certificación.

Tendremos que realizar de forma periódica auditorías internas, para ver cómo se encuentra el sistema y detectar posibles fallas y oportunidades que permitan el crecimiento del mismo. Los resultados de las auditorías internas deben ser revisados por la dirección y tienen que establecer las acciones correctivas necesarias para solucionar los desvíos detectados.

Implantar un Sistema de Gestión de Calidad no implica necesariamente la certificación. Si la organización quiere hacerlo, este proceso implica una auditoría oficial por un ente certificador, después de las etapas anteriormente descritas se tienen que contactar para hacer la solicitud formal e iniciar el proceso de certificación.

Los 10 errores más graves que se cometen durante la implementación norma ISO 9001:

1.- Falta de visión completa de la empresa.

Uno de los primeros y principales errores se producen a la hora de la visión de la empresa como una serie de procedimientos. Es decir, se conoce a que se dedica la empresa y cuáles son los pasos generales que se dan para transformar una materia prima a un producto finalizado, pero a la hora de crear un mapa de todos los procesos se olvidan o se encuentra difícil describir todos los procesos de una forma clara y concisa. 

2.- Falta de compromiso e implicación.

Esta falta de implicación hace que sus empleados perciban que no es necesario poner su compromiso y su trabajo en atender y seguir los procedimientos que se han indicado en el Sistema de Gestión de la Calidad.

3.- Falta de formación y de recursos.

Nos encontramos que el personal que dispone de la formación adecuada no dispone de la responsabilidad correspondiente, sino que se encuentra en otro sector de la organización.

4.- Búsqueda exclusiva de reducción de costes.

Un error muy grave es pensar que usando un Sistema de Gestión de Calidad conseguimos una reducción sustancial de los costes. Es cierto que los gastos en costes se reducen.

5.- Interés exclusivo en el certificado.

Si la empresa sólo implanta un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 buscando únicamente conseguir el certificado.

6.- Desinterés, resistencia al cambio y resistencia a la participación activa.

Siempre que se implanta un Sistema de Gestión de Calidad en las empresas se suele producir una cierta resistencia al cambio que si no es controlada y no se generan las medidas oportunas puede provocar un efecto de resistencia en toda la empresa y una actitud a la defensiva que sólo va a dificultar la implantación efectiva.

7.- Designación de un Responsable de Calidad sin autoridad real.

Es necesario decidir quién va a ocupar el puesto de Responsable de Calidad y se deben definir cuáles son sus actividades.

8.- Falta de objetivo claro.

Se debe marcar unos objetivos claros y seguirlos, por qué si no sabemos hacia dónde nos dirigimos no conseguiremos llegar a ningún sitio.

9.- Inadecuado sistema de medición.

Cuando se aplican los sistemas para medir y saber el estado de aplicación del Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001, tenemos que utilizar un sistema que comprendamos y manejemos de forma fácil y rápida.

10.- Falta de conocimiento del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001.

Muchas veces las empresas se embarcan en el trabajo de implantar la norma ISO 9001 sin conocer exactamente cuáles son sus beneficios, que nos aporta, que hace falta para implantarlo y como hay que hacerlo.


IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001 (ISO 45001), ISO 31000 y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará. Cel 3118116991

Tomado de: http://www.nueva-iso-9001-2015.com/