La sobreproducción, inventario, transporte o procesos de forma incorrecta son algunos de los desperdicios a tener en cuenta para mejorar la eficacia de las actividades realizadas y el producto y/o servicio ofrecido al cliente.
Si evaluamos la empresa diseccionando por un lado aquellas actividades que generan valor de aquellas otras que no lo hacen, nos daremos cuenta que un gran número de horas de nuestra actividad diaria se centra en realizar trabajos que no aportan ninguna diferencia al producto y/o servicio ofrecido al cliente.
Desde la base de TPS (Sistema de Producción de Toyota) se concibe que el proceso de fabricación debe evaluarse no tanto por procesos sino más desde la perspectiva o visión del cliente, tanto externo como interno (para ampliar este concepto te recomiendo leer el artículo “Los proveedores y clientes internos dentro de las empresas”).
De esta forma se distingue el valor de una actividad en concreto y es posible separarla de aquellas que no lo tienen. Aunque, obviamente, existen trabajos que, aunque no aportan valor al cliente, son necesarias para garantizar la calidad y eficacia del producto y/o servicio ofrecido. Teniendo esta información es posible incluir pequeñas mejoras que supongan una gran diferencia solamente centrándonos en esas actividades que generan valor.
Además, con una adecuada objetividad distinguiremos aquellas actividades que se clasifican como desperdicios, es decir, las acciones que no aportan nada al producto y/o servicio pero suponen un aumento de tiempo, espacio, trabajo o dinero.
Reducir estos ocho desperdicios que a continuación voy a explicar permite mejorar la eficacia y eficiencia, adaptarse a las necesidades de los clientes, eliminar riesgos asociados a la actividad, aportar flexibilidad para adaptarse a los cambios y utilizar mejor los recursos disponibles, por nombrar algunos de los beneficios.
Así que, vamos a ver cuáles son los 8 desperdicios a reducir!
1º Desperdicio: Sobreproducción.
Este desperdicio se centra en la producción excesiva incluyendo todos aquellos productos y/o servicios que se realizan en mayor proporción de lo que solicita el mercado o para los que no haya pedido.
Es habitual que se produzca este desperdicio en líneas de producción que no se paran para evitar los gastos de apagado y encendido y el tiempo necesario para realizar estas actividades, o cuando se realiza para disponer de un almacén en caso de que se produzca un aumento inesperado en los pedidos.
La sobreproducción supone disponer de unas mayores instalaciones con el aumento considerable de recursos necesarios y disponer de una logística muy eficiente que puede provocar que se caiga en otros desperdicios que veremos a continuación.
2º Desperdicio: Esperas.
Este es uno de los desperdicios más frecuentes debido a que se trata de cualquier retraso o espera que pueda acabar repercutiendo en el cliente. También puede producirse de forma interna en el entorno de la producción, por ejemplo, cuando es necesario esperar para que una pieza llegue y se pueda continuar el proceso.
Algunos ejemplos de estos desperdicios son:
- tiempo de espera por falta de recursos humanos, maquinas, materiales, información, etc., necesaria para continuar el trabajo
- cuellos de botella en el proceso
- retrasos debido a que es necesaria la firma de un responsable que supone la paralización de la actividad.
- vigilancia de máquinas automáticas.
Si lo combinamos con el anterior podemos pensar que son contradictorios debido a que si eliminamos o reducimos los productos de los almacenes, se producirán periodos de inactividad esperando a que llegue una pieza o se realice un paso previo.
La clave aquí es combinar ambas actividades, disponiendo de un sistema que permita contar con los artículos justos para que no se realicen esperas y que evite caer en otros desperdicios como inventario o defectos.
3º Desperdicio: Transportes.
Como transporte se entiende al movimiento de materiales e información de un lugar a otro debido a un mal diseño o planificación.
Algunos ejemplos pueden ser:
- envío de correos electrónicos entre varios departamentos antes de su destino final
- transporte de materiales de un lugar a otro.
- flujo ineficiente.
- movimiento de artículos acabados de un almacén a otro
Es lógico pensar que si tenemos que juntar dos piezas para crear el producto final que se ofrece al cliente, pero ambas piezas se sitúan a una hora de la localización donde se va a realizar esta última actividad, el tiempo de traslado es tiempo que se añade a la ecuación de la realización del producto. Es decir, si para el ensamblaje de la pieza se tardar 3 minutos, en este caso concreto se tardaría 1 hora y 3 minutos, a lo que habría que añadir el tiempo de juntar el pedido de piezas a enviar, la gestión del transporte, el desempaquetado y la colocación de las piezas recibidas en un almacén interno a la espera de que se utilicen. Y todo este tiempo empleado repercute al coste de realización del producto final.
4º Desperdicio: Procesar de forma incorrecta.
Este desperdicio proviene de unos procesos complejos en los que hay que realizar tareas innecesarias y pasos redundantes que no aportan valor al resultado final desde la perspectiva del cliente.
Es decir, el procesamiento extra se produce cuando es necesario completar campos extra que requieren información innecesaria de cara al cliente ya que no repercute a una mejora efectiva, pasos de procesos redundantes que suponen mayor tiempo en hacer una tarea ya realizada, un exceso de firmas necesarias y completar de forma innecesaria registros, formatos o documentos que no aportan un valor adicional, etc.
Para el TPS tampoco debemos olvidar que no todo se debe valorar desde el punto de vista de defectos, sino que producir productos con una calidad superior a la pedida también es un desperdicio, ya que el cliente no lo ha solicitado ni paga por ello.
5º Desperdicio: Inventario.
En algunas empresas, el inventario se considera un activo, sin embargo mantenerlo y gestionarlo de forma eficaz supone tiempo, dinero y recursos tanto humanos, logísticos como espaciales, lo que lo acaba convirtiéndolo en un pasivo y a la larga es un desperdicio.
Adoptar un pensamiento Just-in-Time es muy eficaz para evitar el tener que revisar, limpiar, controlar y retirar aquellos productos no necesarios, desfasados o caducados.
Además, puede enmascarar otros desperdicios como sobreproducción o defectos que no se detectarían hasta un tiempo más tarde y de los que sería muy difícil, sino imposible, determinar la causa real por la que se produjeron.
6º Desperdicio: Movimiento.
Este desperdicio hace referencia a un movimiento excesivo a la hora de realizar una tarea. No se puede confundir con el anterior desperdicio de transporte ya que este hace referencia a un exceso de movimiento de la pieza o producto a través de todo el proceso, mientras que el movimiento está centrado en las personas y los desplazamientos que tiene que realizar para completar la tarea llevada a cabo y que aumenta el tiempo para hacerlo.
Uno de los mayores ejemplos de este desperdicio son las enfermeras que caminan durante gran parte de su jornada para realizar las distintas tareas en diversas secciones de los hospitales y que suponen que una gran parte de su actividad se emplee en los desplazamientos por el edificio.
Algunos ejemplos son:
- organización ineficaz del lugar de trabajo
- mala ubicación de recursos, suministros, herramientas, etc.
- lugar de papeleo
- etc.
7º Desperdicio: Defectos.
Se entiende defecto todo aquello que no fue realizado o completado de forma correcta, lo que suele suponer volver a realizarlo empleando con ello más tiempo y recursos para conseguir el objetivo esperado.
Se puede producir por una falta de información, procesos no funcionales o servicios inadecuados que hacen que el producto y/o servicio que llega al cliente sea inadecuado o no esté completo.
Algunos ejemplos de los defectos se pueden identificar como errores que ocurren una y otra vez y que indican que el proceso es defectuoso, baja satisfacción de los cliente, la necesidad de buscar a la persona correcta para completar información sobre el producto y/o servicio debido a un fallo en la misma o errores en envío o entrega al cliente.
8º Desperdicio: Talento interno perdido.
Se trata de un desperdicio de carácter intelectual y supone el desconocimiento y falta de utilización del talento, habilidades, conocimientos y experiencia que se encuentra disponible entre el personal de la empresa y que permitiría mejorar de forma activa y constante.
La no utilización del talento disponible provoca la desmotivación debido a que la persona no se siente apreciada en este ambiente de trabajo y, con ello, la empresa pierde un saber-hacer, sugerencias, implicación activa en aumentar la eficiencia, empleo de la creatividad para la solución de problemas o falta de implicación en la formación activa, claves para el crecimiento y mayor posición en el mercado de cara al futuro.
Conclusión.
Se puede observar que todos los desperdicios se encuentran altamente relacionados entre ellos, como por ejemplo, la sobreproducción provoca la necesidad de llevar a cabo un inventario, necesita transporte o enmascara los defectos.
Podemos pensar que no existe ningún problema en que se disponga de un gran almacén de piezas para utilizar ya que agilizará el proceso de fabricación, pero si no gestiona de forma eficaz y se reduce a lo necesario, se cae en la desmotivación, falta de hábitos de eficacia, no ver la necesidad de realizar un mantenimiento preventivo de las maquinas o fallos en la detección de los errores.
Pensemos un momento en una situación en la que se detecte un fallo al ensamblar dos piezas debido a que una de ellas tiene un desfase de 1 milímetro que impide que encaje con la otra pieza. Descubrir esto puede hacernos pensar, ¡Menos mal que tengo un stock en el almacén y puedo simplemente apartar las piezas defectuosas y continuación funcionando!
Sin embargo, separar estas piezas defectuosas supone utilizar un almacén o zonas específico, además de que no sabemos cuántas piezas están defectuosas debido a que se ha detectado varias semanas después de su elaboración. Por otra parte, nos demuestra que la máquina que lo realizaba presenta una desviación que hace que sea necesario controlar de forma más directa las medidas de las piezas que se efectúan en ella.
Si por el contrario no disponemos de este almacén para inventario, la pieza defectuosa se detectará casi al momento y será fácil determinar cuál es el número de defectuosas y su origen, que puede estar en que se produjo un fallo que se reparó y se empezó a calibrar nuevamente la máquina.
También se establece un hábito de mantenimiento preventivo debido a que el operario ve la necesidad y el objetivo de realizar estas operaciones rutinarias en apariencia inútiles. Así como se promueve la motivación y la utilización del talento interno para detectar situaciones de futuros fallos antes de que se produzcan a la vez que se mejora el lugar de trabajo simplificándolo y colocándolo de forma más eficiente.
Si profundizamos más en el ejemplo llegaremos a una mejora del producto ofrecido y de la actividad realizada proporcionando un caldo de cultivo perfecto para la innovación y el pensamiento creativo, por poner un ejemplo.
Para finalizar, detectar y reducir en la medida de lo posible estos ocho desperdicios, ya que eliminarlos de forma completa es una tarea casi imposible, serán la base de una nueva organización y los cimientos de una mejora continua que marcarán la diferencia con otras empresas de la competencia.
Tomado de: https://www.sbqconsultores.es
